22 DECEMBRE 2017. - Arrêté royal relatif aux marchés publics fédéraux centralisés dans le cadre de la politique fédérale d'achats

RAPPORT AU ROI Sire, Dans le cadre de la politique fédérale d'achats, cet arrêté royal crée un modèle de coopération au niveau fédéral pour la gestion de contrats communs selon les principes énoncés ci-après : 1° une structure de coordination et de décision entre les différents pouvoirs adjudicateurs concernés qui relèvent du champ d'application du présent arrêté ;2° une extension des services existants au sein du service public fédéral Stratégie et Appui, le centre de services Procurement ;3° des entités centralisant les achats au sein des pouvoirs adjudicateurs concernés qui relèvent du champ d'application du présent arrêté. Le projet d'arrêté royal poursuit les objectifs suivants : Le premier objectif consiste à accroître l'efficience des formes existantes d'achats fédéraux communs en ce qui concerne les marchés publics de services et de fournitures.

En effet, une étude approfondie a démontré que les procédures d'achat existantes au sein des pouvoirs adjudicateurs ne sont pas suffisamment efficientes. Cela provient notamment de la décentralisation des achats, de la faiblesse du taux de pénétration des achats communs, du nombre insuffisant de soumissionnaires et du manque de visibilité des achats.

Compte tenu de ce qui précède, une attention particulière est accordée à une homogénéisation accrue des formes d'achats communs existant au niveau fédéral par, premièrement, la mise en commun du savoir-faire dans le cadre des contrats communs et, deuxièmement, par la coordination des pouvoirs adjudicateurs qui relèvent du champ d'application du présent arrêté royal en vue de réaliser des économies d'échelle et d'aboutir à une standardisation.

Le deuxième objectif consiste à mettre en oeuvre un modèle de coopération efficace entre les services publics existants sur la base d'un modèle consensuel.

Les acteurs susvisés uniront leurs forces au sein d'une structure décisionnelle et de coordination sur la base d'un modèle consensuel.

Cette structure de décision sera composée du réseau de concertation stratégique des achats fédéraux (CSAF) et des réseaux de concertation tactique et opérationnelle des achats fédéraux (CTOA). Au sein du service public fédéral Stratégie et Appui, l'on créera le centre de services Procurement, lequel offrira des services de support en vue du soutien nécessaire dans le cadre des contrats communs.

Ces services sont fournis sur la base de quatre piliers, à savoir : (i) la connaissance, dans le sens du 'savoir-faire' en matière de marchés publics, (ii) les aspects juridiques, dans le sens de la nécessité de garantir la conformité juridique des documents de marchés publics par la révision juridique, (iii) la définition des besoins au sens des moyens pouvant capter les aspirations d'achat, (iv) les applications et outils, au sens des plateformes électroniques, qui canalisent la communication. Le troisième objectif est d'améliorer le taux de participation des petites et moyennes entreprises (PME) dans les marchés publics.

Cet objectif reprend l'un des objectifs visés dans la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics. Cet objectif a été fixé en prenant en considération le fait que le taux de participation des PME en Europe est à ce jour perçu comme trop faible en termes de pourcentage.

Le CSAF établira d'un commun accord une politique fédérale d'achats où seront déterminés des objectifs communs, y compris les objectifs relatifs au taux de participation des PME. Les CTOA prendront les mesures nécessaires pour exécuter la politique fédérale d'achats et les objectifs formulés. Le centre de services Procurement du service public fédéral Stratégie et Appui offrira également des services pour augmenter le taux de participation des PME. Entre autres en captant la connaissance des marchés et en effectuant le suivi d'indicateurs, le centre de services Procurement développera l'expertise et formulera des recommandations aux participants actifs afin de les soutenir.

Cette expertise et ces recommandations peuvent concerner entre autres : les stratégies de produits et les stratégies de fournisseurs favorables aux PME, la division en lots, les droits de propriété intellectuelle, les conditions minimales ou les garanties financières.

Le modèle de coopération encourage aussi la poursuite de la numérisation de l'administration fédérale et des marchés publics par l'installation d'une plateforme d'achats électronique qui supportera le processus d'achats pour le demandeur, l'acheteur et le fournisseur, et ce désormais aussi pour les petits marchés publics. A côté de cela, cette plateforme offrira aussi un environnement convivial pour entretenir ses propres données de contact, contrats et catalogues pendant l'exécution des marchés publics, qui sont alors partagés sur cette plateforme avec les pouvoirs adjudicateurs.

A l'heure actuelle, le manque de communication et/ou d'information concernant la réception des offres, les commandes, les livraisons et les paiements peut avoir un effet dissuasif sur les PME qui souhaitent participer aux marchés publics. Les PME ont en effet besoin de garanties sur le plan financier, elles doivent pouvoir s'assurer qu'elles seront payées à temps en cas de livraisons importantes. La transparence du processus de paiement via la plateforme est de nature à diminuer l'inquiétude des PME quant aux retards de paiement, et donc à stimuler leur participation aux marchés publics.

Le quatrième objectif est de promouvoir la durabilité des marchés publics de services et de fournitures. Cet objectif reprend l'un des objectifs prévus dans la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics.

En vue d'atteindre ces quatre objectifs, le CSAF prend les décisions stratégiques nécessaires en concertation avec des experts en la matière. Celles-ci sont traduites en objectifs chiffrés. Le CSAF veille à maintenir l'équilibre entre ces objectifs.

Dans le but de réaliser les objectifs précités, le présent projet est conçu comme suit : CHAPITRE Ier - Définitions CHAPITRE II - Champ d'application CHAPITRE III - Acteurs de la politique fédérale d'achats CHAPITRE IV - Principes de travail de la politique fédérale d'achats CHAPITRE V - Modalités de fonctionnement Section Ire - Généralités

Section II - Identification des opportunités de coopération

Section III - Intégration des besoins

Section IV - Passation

CHAPITRE VI - Contrôle CHAPITRE VII - Litiges CHAPITRE VIII - Disposition transitoire, entrée en vigueur, dispositions finales Le présent projet trouve son fondement juridique dans les articles 37 et 167, § 1er, alinéa 2, de la Constitution et dans l'article 169, alinéa 3, de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer concernant les marchés publics.

CHAPITRE Ier - Définitions L'article 1 définit les « contrats communs » auxquels le présent projet s'applique comme les marchés qui sont : (i) coordonnés de façon centralisée au niveau fédéral, (ii) réalisés au nom et pour le compte de plusieurs pouvoirs adjudicateurs tels que définis à l'article 1, et ceci (iii) conformément au présent projet d'arrêté.

Vu que la définition de pouvoir adjudicateur dans la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics (article 2, 1° ), en particulier pour ce qui concerne l'Etat fédéral, couvre d'un point de vue strictement juridique tous les services repris à l'article 2, § 1er, du présent projet d'arrêté, l'article 1er prévoit une définition fonctionnelle de « pouvoir adjudicateur », par laquelle chacun des services concernés - comme les institutions visées à l'article 2, § 2 - peut être considéré comme « pouvoir adjudicateur » pour l'application de cet arrêté.

CHAPITRE II - Champ d'application L'article 2 vise deux différents types de pouvoirs adjudicateurs : (i) les pouvoirs adjudicateurs qui relèvent obligatoirement du modèle de coopération en tant que participants actifs, et (ii) les pouvoirs adjudicateurs qui peuvent volontairement adhérer en tant que participants passifs à un contrat commun.

Cette dernière catégorie concerne les administrations dotée d'une autonomie de gestion mais sans personnalité juridique, les entreprises d'Etat, les organismes administratifs publics, les institutions publiques de sécurité sociale, les services de police, les zones de secours, et les autres pouvoirs adjudicateurs fédéraux tels que les assemblées législatives et leurs organes, la Cour des comptes, la Cour constitutionnelle, le Conseil d'Etat, le Conseil supérieur de la Justice, eGov, Smals, A.S.T.R.I.D., Bozar, ...

Il convient de spécifier qu'il n'y a aucun fondement juridique empêchant de considérer les services administratifs à comptabilité autonome comme des participants actifs. Etant donné que les besoins de ces services en termes d'achats sont souvent spécifiques et que le potentiel de centralisation n'est pas encore clair à l'heure actuelle, il a été décidé d'intégrer ces services comme participants actifs dans une deuxième phase, à savoir après la consolidation concluante de la politique fédérale d'achats entre les participants actifs actuels.

L'article 3 dispose en outre clairement que le champ d'application est limité aux marchés publics de services et de fournitures, au sens du titre 2 de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics, tenant compte des marchés exclus de cette loi. Cette définition couvre également les accords-cadres et les concours.

A contrario, les concessions de services, concessions de travaux et marchés publics de travaux sont donc exclus du champ d'application, ainsi que les marchés relevant du titre 3 de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics, et enfin tous les marchés relevant de la loi du 13 août 2011 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services dans les domaines de la défense et de la sécurité.

Par ailleurs, le présent projet n'est pas applicable aux marchés publics qualifiés de confidentiels ou de stratégiques au sens de l'article 3. La ratio legis de cet article est la protection de l'ordre public, à comprendre comme les intérêts essentiels de l'Etat qui soutiennent l'ordre économique ou moral de la société, ou la protection de la sécurité nationale, c'est-à-dire l'atténuation des risques graves pour le peuple belge concernant la sécurité, ou la protection des données de gestion stratégiques, à savoir les données relatives à l'orientation stratégique, qui ont un caractère intrinsèquement confidentiel et anticipatif.

Il peut s'agir de marchés publics tels que, sans être exhaustif, ceux relatifs à une étude de sécurité, des mesures d'instruction concernant des irrégularités éventuelles dans un service ou un audit portant sur des données confidentielles dont la divulgation porterait atteinte à l'ordre public.

Chaque pouvoir adjudicateur décide de manière discrétionnaire si un marché public entre dans cette catégorie. Cette décision est cependant toujours soumise au contrôle ou à la supervision des organes de contrôle ou de supervision au sein du pouvoir adjudicateur.

Les dispositions du présent projet ne sont pas, finalement, d'application pour les marchés publics dont les spécificités justifient leur passation sur un territoire étranger par des représentations diplomatiques et consulaires et qui dans la pratique sont généralement passés par procédure négociée sans publication préalable. Rien que pour les coûts d'intermédiation et, dans bon nombre de cas, pour les coûts d'expédition (transport, dédouanement...), cela risque de réduire à néant toute économie d'échelle. Par ailleurs, de grandes difficultés liées à l'accès à un service après-vente de qualité sont rencontrées lorsque les produits sont peu connus, ou peu vendus dans les postes diplomatiques concernés. CHAPITRE III - Acteurs de la politique fédérale d'achats Les articles 4, 5 et 6 traitent de la composition et du rôle des acteurs de la politique fédérale d'achats créés par cet arrêté.

Les membres du CSAF sont les coordinateurs stratégiques des participants actifs. Certains participants passifs sont invités, sur base volontaire, à déléguer des observateurs aux réunions du CSAF. Il s'agit de la Régie des Bâtiments, de la Police fédérale, des organismes administratifs publics et des institutions publiques de sécurité sociale. D'autres participants passifs et des experts peuvent être invités par le CSAF à participer à ses réunions.

Le rôle central du CSAF est décrit de manière détaillée. Les décisions du CSAF sont prises d'un commun accord entre les coordinateurs stratégiques des pouvoirs adjudicateurs présents. Ces décisions peuvent concerner, entre autres : l'initiation du processus pour un contrat commun, la désignation du participant actif qui effectuera la passation du contrat commun, et la définition de la politique d'achats fédérale.

Il est prévu un système de cascade où, dans un premier temps, seul le CSAF décide, par voie de consensus entre les coordinateurs stratégiques, des tâches relevant de sa compétence. A défaut de consensus sur les décisions à prendre par le CSAF, les plus hauts responsables administratifs des participants actifs décideront successivement par voie de consensus. En cas d'absence de consensus au sein des organes susmentionnés, le Conseil des ministres prendra la décision finale. Le ministre compétent pour le centre de services Procurement présente le cas échéant le dossier avec les décisions à prendre au Conseil des ministres.

L'article 4, § 3 stipule que les dispositions du § 2 ne sont pas d'application pour les achats communs concernant l'ICT. Par ICT, il faut entendre tout ce qui a trait aux systèmes d'information, de télécommunication et à leur sécurité. Cela comprend à la fois le hardware, le software et les services. Vu le besoin d'une expertise spécifique concernant les marchés ICT, il est souhaitable que la coordination de ceux-ci soit assurée par la structure de coordination existante (G-Cloud). Ceci ne signifie cependant aucunement que les différents participants, et donc aussi le centre de services Procurement, ne peuvent pas passer de contrats communs liés au domaine ICT. Il est tout à fait possible, et même souhaitable, que le délégué visé à l'art. 4, § 1er, 2° convienne avec le CSAF que pour certains appareils (smartphones, clés USB, docking stations...) ou consommables (toners pour imprimantes...), la coordination s'effectue par le modèle de coopération. La structure de coordination ICT doit principalement se consacrer, en tant que centrale d'achat, aux marchés qui requièrent les connaissances de spécialistes ICT. L'article 7 renvoie à la gestion centrale des achats. Le présent arrêté royal n'impose en aucun cas la création de nouveaux modèles d'organisation au sein des pouvoirs adjudicateurs concernés en vue de l'application du présent projet. Par conséquent, les interfaces existantes au sein des pouvoirs adjudicateurs concernés, et pour autant qu'elles soient disponibles, peuvent être incluses dans les processus internes tels qu'énumérés à l'article 7, alinéa 1er, 1° du présent arrêté. Le mot `estimation' figurant à l'article 7 renvoie expressément à l'estimation la plus précise possible, faite sur base des données disponibles au moment de l'estimation.

CHAPITRE IV - Principes de travail de la politique fédérale d'achats Les articles de ce chapitre énoncent expressément que le Conseil des ministres approuve la politique fédérale d'achats des participants actifs. Néanmoins, les plus hauts responsables administratifs des participants actifs, peuvent décider d'un commun accord que la politique fédérale d'achats doit être revue. En tout état de cause, le Conseil des ministres reste compétent pour approuver la politique fédérale d'achats.

Le centre de services Procurement fournit une assistance aux travaux du CSAF. Cet assistance peut consister à, sans être exhaustif, fournir des informations venant du `centre de connaissance du marché en ce qui concerne la faisabilité, ainsi qu'à contrôler la participation des acteurs du marché, et leur part en volume.

A l'article 9, il est clairement stipulé que, pour les acquisitions de fournitures et services, les contrats communs sont systématiquement privilégiés. Les autorités compétentes pour le contrôle et la supervision vérifient systématiquement, conformément à leurs prérogatives, s'il existe un contrat commun.

A l'article 9, 2°, la coordination concerne principalement la captation des besoins des pouvoirs adjudicateurs.

L'article 9, 7°, spécifie que les participants à un contrat commun doivent être clairement identifiés au moment du lancement de la procédure, mais aussi qu'ils poursuivent en principe leur participation jusqu'à la fin du contrat commun. Un participant pourrait revoir sa participation, notamment si pendant l'exécution du marché public des problèmes voient le jour qui pourraient mettre en danger le fonctionnement du service, moyennant une motivation au CSAF. Ces problèmes peuvent être les suivants (liste non exhaustive) : un caractère d'urgence pressante, le caractère manifestement inconciliable des spécifications techniques malgré l'utilisation de mesures qui devraient permettre de surmonter ces différences...

Le principe défini à l'article 9, 8°, n'empêche pas d'appliquer les marchés exclus, visés à l'article 3.

Les modalités de fonctionnement sont définies sous forme de procédures par le CSAF, comme précisé à l'article 10. Vu qu'un des objectifs du présent arrêté est l'implémentation d'un modèle de coopération efficient, il faut veiller à ce que, lors de son développement et de son application, d'autres collaborations en matière de marchés publics entre pouvoirs adjudicateurs participants ou non ne soient pas empêchées ou entravées (ex. l'adhésion ou le recours à d'autres centrales d'achat dans le cadre de projets à dimension `interfédérale'...). Ces collaborations existantes n'ont toutefois pas priorité sur le modèle de coopération. CHAPITRE V - Modalités de fonctionnement Concernant l'application de l'article 12, § 1er, les `accords ou modalités' à élaborer par le CSAF, sont à comprendre spécifiquement comme : - la manière dont les dépenses d'investissements sont communiquées à l'organe compétent, la notion de dépenses d'investissements devant être comprise à la lumière des règles d'imputation budgétaire (allocation de base) ; - la manière dont les dépenses courantes sont communiquées à l'organe compétent, la notion de dépenses courantes devant être comprise à la lumière des règles d'imputation budgétaire (allocation de base).

Il ressort des articles 15 à 18 que les participants actifs au modèle de coopération jouent, au sein du CTOA compétent, un rôle dans la passation des contrats communs en centralisant, intégrant et standardisant les besoins des participants. Cependant, le déroulement de la procédure de passation est en principe de la seule responsabilité du participant actif désigné pour passer le contrat commun.

Les modalités de contrôle et les obligations d'approbation imposées au participant actif qui passe le contrat commun restent d'application.

Ceci vise, en ce qui concerne les pouvoirs adjudicateurs qui tombent sous son champ d'application, l'arrêté royal du 16 novembre 1994 relatif au contrôle administratif et budgétaire et l'arrêté royal du 3 avril 2013 relatif à l'intervention du Conseil des ministres, aux délégations de pouvoir et aux habilitations en matière de passation et d'exécution des marchés publics, des concours de projets et des concessions de travaux publics au niveau fédéral.

Il est important de préciser que le projet ne porte pas atteinte aux règles de délégation (internes) existantes en vigueur chez les participants.

Par contre, l'article 14 précise que les participants passifs sont uniquement informés des contrats communs dont la passation est envisagée. Un participant passif est entièrement libre de décider de rejoindre un contrat commun ou non. Leur rôle se limite alors à exprimer leur besoin estimé, et à passer des commandes ou conclure des marchés pour leur bénéfice propre dans le cadre du contrat commun une fois le contrat commun conclu.

Pour chaque contrat commun auquel un participant passif souhaite participer, celui-ci fournit préalablement au centre de services Procurement une convention d'adhésion signée. A cette fin, une proposition de convention d'adhésion est mise à disposition par le centre de services Procurement.

Le CSAF ne refusera la participation d'aucun participant passif qui a exprimé son intérêt à participer aux contrats communs.

CHAPITRE VI - Contrôle L'article 19 renvoie aux indicateurs, qui peuvent s'entendre comme des indicateurs de performance.

L'article 20 dispose que le centre de services Procurement est chargé, outre les services de soutien, de faire un rapportage. Ce rapportage peut principalement se concentrer sur des indicateurs qui doivent également s'entendre comme des indicateurs de performance.

L'article 21 traite des litiges pouvant survenir lors de la passation et de l'exécution d'un contrat commun. Le pouvoir adjudicateur responsable de la passation du contrat commun este en justice durant la procédure de passation, comme dans le cas des recours en suspension ou annulation de la décision d'attribution du marché public ou de l'accord-cadre, sans être exhaustif. Par contre, chaque participant este en justice dans le cadre des litiges survenant lors de l'exécution des commandes ou des marchés qu'il a placés dans le cadre du contrat commun, comme, sans être exhaustif, en cas de litige concernant la réception, les retards ou les amendes, mais aussi en cas de recours contre la décision d'attribution des marchés basés sur un contrat-cadre (commandes).

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT La Ministre du Budget, S. WILMES

22 DECEMBRE 201 7. - Arrêté royal relatif aux marchés publics fédéraux centralisés dans le cadre de la politique fédérale d'achats PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les articles 37 et 167, § 1er, alinéa 2, de la Constitution ;

Vu l'article 169, alinéa 3 de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics ;

Vu l'avis de la Commission des marchés publics, donné le 29 mai 2017 ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 14 juin 2017 ;

Vu l'accord de la Ministre du Budget, donné le 14 juillet 2017 ;

Vu les avis n° 62.008/1/V et 62.464/1 du Conseil d'Etat, donnés respectivement le 15 septembre 2017 et le 13 décembre 2017, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Vu l'analyse d'impact de la règlementation, réalisée le 5 juillet 2017, conformément aux articles 6, § 1er, et 7, § 1er, de la loi du 15 décembre 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 15/12/2013 pub. 31/12/2013 numac 2013021138 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative fermer portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative ;

Sur la proposition du Ministre chargé de la Fonction publique et de la Ministre du Budget et de l'avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par : 1° contrats communs : les marchés publics coordonnés de façon centralisée qui sont réalisés au nom et pour le compte de plusieurs pouvoirs adjudicateurs définis au 2°.2° pouvoir adjudicateur : tout service ou institution mentionné à l'article 2.3° ) a) participant actif : le pouvoir adjudicateur qui participe obligatoirement au modèle de coopération et qui à cet égard peut être désigné pour passer un contrat commun.Il s'agit des pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 2, § 1er ; b) participant passif : le pouvoir adjudicateur qui peut adhérer librement à un contrat commun, sans pouvoir être désigné pour passer un contrat commun.Il s'agit des pouvoirs adjudicateurs visés à l'article 2, § 2. 4° les plus hauts responsables administratifs : le président du comité de direction d'un service public fédéral, le président d'un service public fédéral de programmation et le chef de la Défense.5° réseau de concertation stratégique des achats fédéraux (CSAF) : la structure de coordination du modèle de coopération entre les différents participants actifs.6° réseau de concertation tactique et opérationnelle des achats fédéraux (CTOA) : la structure de mise en oeuvre d'un contrat commun. CHAPITRE II - Champ d'application

Art. 2.§ 1er. Les dispositions du présent arrêté sont applicables aux services de l'Etat fédéral visés à l'article 2, alinéa 1er, 1°, de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral, pour lesquels le modèle de coopération est rendu obligatoire à l'exception des services de police visés à l'article 2, 2° de la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux. § 2. Les dispositions du présent arrêté sont applicables aux pouvoirs adjudicateurs suivants qui, en tant que participants passifs, peuvent adhérer à un contrat commun sous condition d'une conclusion d'une convention d'adhésion préalable à la passation de chaque marché commun : 1° les organismes administratifs publics visés à l'article 2, alinéa 1er, 3°, de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral ;2° les institutions publiques de sécurité sociale visées à l'article 3, § 2, de l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale, en application de l'article 47 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions ;3° les services de police visés à l'article 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998Documents pertinents retrouvés type loi prom. 07/12/1998 pub. 05/01/1999 numac 1998021488 source services du premier ministre Loi organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux fermer organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux ;4° les autres pouvoirs adjudicateurs fédéraux qui tombent sous les critères de l'article 2, 1°, a) ou c) de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics.

Art. 3.Les dispositions du présent arrêté s'appliquent exclusivement aux marchés publics de fournitures et de services relevant du champ d'application du titre 2 de la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics.

Cependant, sont exclus du champ d'application du présent arrêté : 1° les marchés publics qualifiés de stratégiques ou de confidentiels par le pouvoir adjudicateur concerné ainsi que les marchés déclarés secrets ou dont l'exécution doit s'accompagner de mesures particulières de sécurité, conformément à des dispositions législatives, réglementaires ou administratives en vigueur, ou lorsque la protection des intérêts essentiels du pays l'exige ;2° les marchés publics dont les spécificités justifient leur passation sur un territoire étranger par des représentations diplomatiques et consulaires. CHAPITRE III - Acteurs de la politique fédérale d'achat

Art. 4.§ 1er. Le CSAF est composé des coordinateurs stratégiques suivants : 1° un coordinateur stratégique délégué et mandaté par chaque plus haut responsable administratif ;2° un coordinateur stratégique spécialisé dans les contrats communs en matière d'ICT désigné par consensus par tous les plus hauts responsables administratifs. Chaque coordinateur stratégique est habilité à prendre, au sein du CSAF, des décisions au nom du participant actif qui l'a désigné. Il supervise la mise en oeuvre de la politique fédérale d'achats et la gestion des contrats communs au sein de ce participant actif.

De plus, le CSAF invite les participants passifs à déléguer, sur base volontaire, des observateurs pouvant être présents aux réunions du CSAF. Il s'agit : 1° d'un observateur mandaté par l'administrateur général de la Régie des Bâtiments ;2° d'un observateur mandaté par le commissaire général de la Police fédérale ;3° de deux observateurs mandatés par les fonctionnaires dirigeants des organismes administratifs publics visés à l'article 2, § 2, 1°, réunis en collège ;4° de deux observateurs mandatés par les administrateurs généraux des institutions publiques de sécurité sociale visés à l'article 2, § 2, 2°, réunis en collège. Les pouvoirs adjudicateurs définis à l'article 4, § 1er, informent le centre de services Procurement de l'identité du ou des coordinateur(s) stratégique(s) ou observateur(s) désigné(s) par eux dans les trente jours suivant l'entrée en vigueur du présent arrêté et lors de chaque remplacement. Le centre de services Procurement actualise la liste et les coordonnées des différents coordinateurs stratégiques et observateurs, et met celle-ci à la disposition des pouvoirs adjudicateurs.

Le CSAF peut inviter tant des experts que des observateurs supplémentaires à participer à ses réunions.

Tous les experts et observateurs n'ont qu'un rôle consultatif avant chaque processus décisionnel. Ils ne participent pas au processus décisionnel en soi. § 2. Le CSAF propose la direction stratégique de la politique fédérale d'achats des participants actifs et une vision à long terme pour les contrats communs, et définit les priorités pour les contrats communs.

Le CSAF prend les décisions relatives à l'identification des marchés publics pour lesquels des contrats communs doivent être réalisés, désigne le pouvoir adjudicateur responsable de la passation de chaque contrat commun conformément à l'article 15 du présent arrêté, et supervise la passation et l'exécution des contrats communs, en accord avec la politique fédérale d'achats.

Les décisions du CSAF sont prises par consensus entre les coordinateurs stratégiques des pouvoirs adjudicateurs présents concernés par cette décision.

A défaut de consensus visé à l'alinéa 3 sur des décisions à prendre par les coordinateurs stratégiques du CSAF présents, la décision est prise par les plus hauts responsables administratifs, ou, en l'absence de consensus entre ceux-ci, par le Conseil des ministres. Le ministre compétent pour le centre de services Procurement visé à l'article 6, soumet le dossier avec les décisions à prendre au Conseil des ministres. § 3. Les dispositions du § 2 ne s'appliquent pas aux contrats communs concernant l'ICT pour lesquels il existe une structure de gestion et de coordination spécifique. Pour les contrats communs dans ce domaine, les tâches du CSAF sont effectuées au sein de cette structure de gestion et de coordination spécifique, et le rapportage au CSAF est effectué par le délégué visé au § 1er, alinéa 1er, 2°.

Art. 5.§ 1er. Le CSAF met en place un CTOA pour chaque contrat commun, ou pour tous les contrats communs relevant d'un domaine spécifique.

Les membres du CTOA sont les coordinateurs opérationnels désignés par les participants actifs. § 2. Pour ce qui concerne les contrats communs concernés, les CTOA intègrent et standardisent les besoins des participants, supervisent la passation des marchés et contrôlent le fonctionnement des contrats communs sur la base des éléments fournis par le centre de services Procurement.

Les décisions des CTOA sont prises d'un commun accord entre les coordinateurs opérationnels des pouvoirs adjudicateurs présents.

Si un consensus ne peut être obtenu au sein d'un CTOA, il sera fait appel au CSAF pour prendre une décision d'un commun accord. § 3. Les dispositions du § 2 ne sont pas d'application pour les contrats communs concernant l'ICT pour lesquels il existe une structure de gestion et de coordination spécifique. Pour les contrats communs dans ce domaine, les tâches du CTOA sont effectuées au sein de cette structure de gestion et de coordination spécifique. La concertation à ce sujet avec le CSAF est effectuée via le délégué visé à l'article 4, § 1er, alinéa 1er, 2°.

Art. 6.§ 1er. Un centre de services Procurement est mis en place au sein du service public fédéral Stratégie et Appui. Il offre des services d'appui sur la base de quatre piliers fonctionnels, à savoir : (i) la connaissance, (ii) les aspects juridiques, (iii) la définition des besoins et (iv) les applications et les outils, et ce, au niveau stratégique, tactique et opérationnel. Le centre de services Procurement assure un rôle de coordination et de soutien pour ce qui concerne : 1° la gestion de la connaissance relative aux marchés publics, c'est-à-dire la collecte d'informations concernant les volumes, les prix, les contrats et les acteurs économiques, notamment en effectuant le suivi des indicateurs de performance des marchés publics au niveau fédéral et en organisant des formations, plus particulièrement pour les acheteurs fédéraux en vue de garantir ainsi le transfert de connaissances ;2° les aspects juridiques relatifs aux marchés publics ;3° la captation, la planification et le soutien de la définition des besoins pour les contrats communs ;4° la gestion des outils et applications nécessaires à l'exécution de la politique fédérale d'achats ;5° la préparation, la coordination et le secrétariat des réseaux de concertation ;6° le suivi et le contrôle de la procédure engagée. Le centre de services Procurement peut également être désigné pour passer des contrats communs sur la base de la procédure visée à l'article 15. § 2. Les dispositions du § 1er, alinéa 1er, 3°, 5° et 6° ne s'appliquent pas aux contrats communs concernant l'ICT pour lesquels il existe une structure de gestion et de coordination spécifique. Pour les contrats communs dans ce domaine, ces tâches sont effectuées au sein de cette structure de gestion et de coordination spécifique.

Le délégué visé à l'article 4, § 1er, alinéa 1er, 2° met cependant à disposition du centre de services Procurement l'information concernant les contrats communs dans le domaine ICT, de manière à ce que le centre de services Procurement puisse exercer son rôle global de coordination et de soutien.

Art. 7.§ 1er. Chaque participant actif est tenu : 1° de mettre en place une gestion centrale des achats permettant de mettre en oeuvre la politique fédérale d'achats et la gestion des contrats communs conformément au présent arrêté.Ces processus internes doivent assurer la centralisation, l'enregistrement, l'approbation et le suivi des besoins au sein du pouvoir adjudicateur concerné. 2° d'établir une planification indicative pluriannuelle revue annuellement qui comprend au minimum les éléments suivants : a) l'estimation des besoins globaux en termes de quantités ;b) l'estimation budgétaire de l'impact des besoins sur le pouvoir adjudicateur. § 2. Chaque participant actif désigne un coordinateur stratégique. CHAPITRE IV - Principes de travail de la politique fédérale d'achats

Art. 8.La politique fédérale d'achats des participants actifs est proposée par les coordinateurs stratégiques du CSAF sur la base du travail préparatoire effectué par le centre de services Procurement, validée par les plus hauts responsables administratifs, et approuvée par le Conseil des ministres.

Art. 9.La politique fédérale d'achats est fondée sur les principes de travail suivants : 1° pour l'acquisition de fournitures et de services, les contrats communs sont systématiquement privilégiés ;2° les participants actifs adhérant au modèle de coopération et le centre de service Procurement appliquent des processus uniformes pour la coordination des contrats communs ;3° l'organisation des contrats communs est définie au cas par cas au sein du CSAF, en particulier en ce qui concerne les participants et la désignation du pouvoir adjudicateur responsable de la passation d'un contrat commun ;4° un pouvoir adjudicateur visé à l'article 2, § 1er, qui ne souhaite pas participer à un contrat commun, doit, quand il a décidé de lancer un marché public pour des fournitures ou services similaires à ceux qui font l'objet d'un contrat commun, motiver sa décision devant le CSAF avant le lancement de la procédure de passation en question ;5° les CTOA évaluent marché par marché les possibilités de standardisation des besoins ;6° chaque participant actif effectue une planification indicative pluriannuelle de ses besoins, de son budget estimé et de ses achats ;7° les participants à un contrat commun sont clairement identifiés au moment du lancement de la procédure de passation et poursuivent en principe leur participation jusqu'à la fin du contrat commun.Un participant peut, moyennant une motivation au CSAF, revoir sa participation notamment si pendant l'exécution du marché public des problèmes, pouvant mettre en danger le fonctionnement du service, voient le jour ; 8° un participant actif à un contrat commun ne reconduit pas ses propres marchés pour des fournitures ou des services similaires et ne passe pas de nouveaux marchés pour ces fournitures ou services ;9° le participant qui prend en charge la passation du contrat commun élabore une proposition concernant les documents du marché et la soumet pour accord au CTOA. CHAPITRE V - Modalités de fonctionnement Section 1ère - Généralités

Art. 10.Les modalités de fonctionnement des contrats communs définies au présent chapitre sont détaillées dans des procédures approuvées par le CSAF sur la base de propositions du centre de services Procurement, y compris une procédure décrivant la manière dont les participants communiquent l'estimation annuelle et leurs besoins.

Les modalités de fonctionnement ne peuvent pas être appliquées de manière à affecter négativement des coopérations existantes pour la coordination des marchés publics entre des pouvoirs adjudicateurs participants ou entre des pouvoirs adjudicateurs participants et d'autres pouvoirs adjudicateurs.

Art. 11.Les modalités de fonctionnement des contrats communs définies au présent chapitre ainsi que les procédures définies à l'article 10, affectent le moins possible les procédures internes des pouvoirs adjudicateurs. Pour ce faire, le CSAF rédige un règlement d'ordre intérieur qui est approuvé par les plus hauts responsables administratifs où sont reprises les règles sur base desquelles les contrats communs sont réalisés, en particulier les dispositions concernant les délais de décision, le traitement des cas où un consensus n'est pas atteint, les délais en cas d'absence de propositions ou en cas de non-attribution. Section II - Identification des opportunités de coopération

Art. 12.§ 1er. Chaque participant actif transmet annuellement la planification pluriannuelle visée à l'article 7 au centre de services Procurement, conformément aux accords ou modalités conclus au sein du CSAF. Le centre de services Procurement effectue la captation, l'intégration et la coordination des besoins estimés dans la planification pluriannuelle. Ce processus est couplé avec le cycle budgétaire fédéral par le service public fédéral Stratégie et Appui. § 2. Chaque participant actif met à la disposition du centre de services Procurement une copie des documents du marché des marchés publics qu'il passe, à l'exception des marchés publics qui tombent sous le champ d'application de l'article 3, alinéa 2. Ces documents du marché sont placés dans une banque de données centrale des contrats.

Art. 13.Une proposition de passation d'un ou plusieurs contrats communs peut être soumise au CSAF : 1° par le centre de services Procurement : a) sur la base de son analyse de la planification pluriannuelle des besoins exprimés par les pouvoirs adjudicateurs conformément à l'article 12, § 1er ;b) sur la base de son analyse de la banque de données centrale des contrats visée à l'article 12, § 2 ;c) sur la base de son analyse des demandes d'achat ;2° par un participant actif, par le biais de son coordinateur stratégique ;3° par un participant passif, par le biais de son observateur.

Art. 14.Le centre de services Procurement informe les participants passifs des contrats communs dont la passation est envisagée par le CSAF. Chaque pouvoir adjudicateur visé à l'article 2, § 2, qui souhaite participer à un contrat commun en tant que participant passif en informe le centre de services Procurement dans les délais fixés par ce dernier. Le centre de services Procurement en informe le CSAF et le CTOA concerné.

Le CSAF ne refusera la participation d'aucun participant passif qui a exprimé son intérêt à participer aux contrats communs.

Pour chaque contrat commun auquel un participant passif souhaite participer, celui-ci fournit préalablement au centre de services Procurement une convention d'adhésion signée. A cette fin, une proposition de convention d'adhésion est mise à disposition par le centre de services Procurement. Section III - Intégration des besoins

Art. 15.Le CSAF désigne, pour chaque contrat commun, le centre de services Procurement ou un participant actif qui gérera la procédure de passation du contrat commun, sur la base de l'expertise et de la capacité disponible. Cette désignation est soumise à l'approbation du pouvoir adjudicateur concerné.

Art. 16.Chaque participant actif et passif à un contrat commun exprime ses besoins pour ce contrat commun auquel il participe au centre de services Procurement. Cette expression des besoins comprend en tout cas les exigences minimales énumérées à l'article 7, § 1er, 2°.

Avec le soutien du centre de services Procurement, le CTOA centralise, intègre et standardise les besoins des participants pour ce qui concerne le contrat commun. Section IV - Passation

Art. 17.En principe, les participants ne sont pas impliqués dans le choix de la procédure d'attribution, la rédaction des documents du marché, la sélection qualitative, l'évaluation des offres, l'attribution et la conclusion du marché public, lesquels relèvent de la compétence exclusive du pouvoir adjudicateur responsable de la passation du contrat commun. Cependant, avec l'accord du pouvoir adjudicateur responsable de la passation du contrat commun, le CTOA peut décider que d'autres participants actifs prendront part à la passation du marché sous la direction du pouvoir adjudicateur responsable de la passation du contrat commun.

Art. 18.Le pouvoir adjudicateur responsable de la passation du contrat commun informe le CTOA et le centre de services Procurement des décisions prises dans le cadre de la procédure de passation, et transmet le contrat finalisé au centre de services Procurement après la conclusion du marché public.

Au cas où le pouvoir adjudicateur responsable de la passation du contrat commun envisage la passation partielle ou la non-passation d'un contrat commun, il présentera cette intention au CTOA plénier. Le pouvoir adjudicateur responsable de la passation du contrat commun élaborera alors, en concertation avec les participants au contrat commun, un plan d'approche afin de répondre le plus efficacement possible aux besoins des organisations participantes. CHAPITRE VI - Contrôle

Art. 19.Le CSAF définit chaque année des indicateurs et des objectifs chiffrés permettant de mesurer dans quelle mesure les objectifs du présent arrêté sont atteints. Ceux-ci sont intégrés dans la politique fédérale d'achats.

Art. 20.Le centre de services Procurement effectue le suivi continu des indicateurs définis à l'article 19 et présente les résultats : 1° mensuellement au CSAF ;2° trois fois par an aux plus hauts responsables administratifs ;3° une fois par an au Conseil des ministres. CHAPITRE VII - Litiges

Art. 21.Le pouvoir adjudicateur responsable de la passation du contrat commun este en justice dans le cadre des litiges survenant durant la passation du contrat commun.

Sauf disposition contraire dans les documents du marché, chaque participant este en justice dans le cadre des litiges survenus pendant l'exécution des commandes ou des marchés qu'il a placés dans le cadre du contrat commun.

Sauf disposition contraire dans les documents du marché, chaque participant est responsable, en ce qui le concerne, pour l'exécution du contrat commun. En cas d'incident durant l'exécution, le participant concerné en informe le pouvoir adjudicateur ayant conclu le contrat commun.

Chaque pouvoir adjudicateur ayant conclu des contrats communs informe régulièrement le centre de services Procurement des incidents durant l'exécution de ces contrats communs. CHAPITRE VIII - Disposition transitoire, entrée en vigueur, dispositions finales

Art. 22.Dans l'attente de la mise en place d'une application spécifique pour la gestion du modèle de coopération, le centre de services Procurement analyse les besoins en fonction de la planification pluriannuelle qualitative et quantitative des besoins et des achats, ainsi que des contrats, qui lui sont transmis.

Art. 23.Le ministre ayant la Fonction publique dans ses attributions et la ministre ayant le Budget dans ses attributions sont, chacun en ce qui le concerne, chargés de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 22 décembre 2017.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre chargé de la Fonction publique, S. VANDEPUT La Ministre du Budget, S. WILMES