21 DECEMBRE 2022. - Arrêté royal visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objectif, conformément au prescrit des articles 43, § 3, 164/1, § 3 et 327/1, § 3 de l'ancien Code civil, remplacés par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, de déterminer les conditions dans lesquelles les déclarations peuvent être faites de manière électronique en matière d'état civil.

Les articles 43, § 3, 164/1, § 3 et 327/1, § 3 de l'ancien Code civil concernent les déclarations de naissance, de mariage et de reconnaissance. Seules ces trois déclarations sont visées dans ce projet.

Il est prévu que l'officier de l'état civil utilise une plateforme informatique sécurisée afin de permettre aux citoyens de faire des déclarations électroniques.

Les citoyens s'identifient de manière électronique conformément à un système d'identification électronique qui remplit les conditions définies par l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. Cela suppose que les utilisateurs doivent pouvoir s'identifier au moyen de leur carte d'identité électronique.

Chaque commune est responsable du développement d'une telle plateforme. Chaque plateforme est donc gérée à l'échelle communale.

Dans le même sens, chaque commune détermine la nécessité ou non de développer une telle plateforme et de permettre donc aux citoyens de faire des déclarations de manière électronique en matière d'état civil.

Le projet d'arrêté royal détermine les conditions propres à chaque déclaration (naissance, mariage ou reconnaissance).

La déclaration de naissance peut être faite de manière électronique aux conditions déterminées par l'article 2 du projet d'arrêté royal.

La déclaration de naissance peut être faite lorsque : a) le droit applicable prévoit qu'une présomption de paternité ou de comaternité s'applique ;b) une reconnaissance prénatale se trouve dans la BAEC ou pourrait y être enregistrée.Cette hypothèse vise donc également les reconnaissances prénatales faites à l'étranger et qui peuvent être reconnues par l'officier de l'état civil dans le cadre de la déclaration de naissance ; c-) uniquement la filiation maternelle doit être établie.

Cette dernière possibilité n'empêche pas la possibilité d'une reconnaissance dans l'acte de naissance. Dans ce cas, une déclaration de reconnaissance doit être faite en même temps.

Lors de la déclaration de naissance, le déclarant ou les déclarants doivent transmettre certaines informations par l'intermédiaire de la plateforme. Les données qui se trouvent dans le Registre national relatives au déclarant sont mises à la disposition de l'officier de l'état civil de manière automatique par l'identification du déclarant.

Le déclarant transmet également le numéro de Registre national de l'autre parent à l'égard duquel la filiation est/va être établie, ou, si celui-ci n'est pas inscrit au Registre national, son nom, ses prénoms, sa date de naissance et son domicile. Les données le concernant qui se trouvent dans le Registre national sont également mises à la disposition de l'officier de l'état civil. Il en va de même pour les déclarations de mariage et de reconnaissance. Ces données ne sont donc pas introduites manuellement et cela permet d'éviter des fautes de frappe ou d'autres erreurs de manipulation. Seules les données relatives à l'enfant et les informations relatives à une éventuelle reconnaissance prénatale sont introduites manuellement par le déclarant sur la plateforme informatique mise à sa disposition. Par ailleurs, certains documents doivent être transmis à l'officier de l'état civil. La plateforme doit pouvoir permettre de transmettre de manière sécurisée une version électronique de ces documents. Les documents ne peuvent être transmis par email traditionnel car ce système n'est pas suffisamment sécurisé. Cela ne libère pas les déclarants de délivrer les documents originaux lorsque ceux-ci sont exigés.

Lorsqu'une reconnaissance prénatale a été faite, le consentement des personnes visées à l'article 329bis de l'ancien Code civil doit être mentionné dans les documents qui sont transmis. Lorsque le consentement est transmis de manière électronique, il doit être issu d'un acte authentique revêtu d'une signature électronique qualifiée.

Si le consentement a été donné devant un notaire, l'acte authentique devra être transmis à l'officier de l'état civil.

En ce qui concerne l'article 3 de l'arrêté royal et la déclaration de mariage, les documents visés aux articles 164/2, § 2, § 3, § 6 et § 7 de l'ancien Code Civil peuvent être soumis de manière électronique.

Dans le même sens que pour les déclarations de naissance, la transmission de manière électronique de ces documents doit toutefois être sécurisée et avoir lieu par l'intermédiaire de la plateforme informatique spécialement développée par la commune.

Les déclarants qui sont inscrits à l'étranger peuvent s'adresser à la commune de leur dernière résidence, du lieu d'inscription d'un parent au deuxième degré, de leur lieu de naissance, ou à défaut, à Bruxelles, afin de faire leur déclaration de mariage.

Les déclarants doivent transmettre certaines informations lorsqu'ils introduisent leur déclaration, dont la date à laquelle ils souhaitent se marier, qui constitue la date à laquelle le délai visé à l'article 167 de l'ancien Code civil pour que le parquet rende son avis, prend court. Pour plus de facilité pour les communes, les plateformes informatiques peuvent prévoir un calendrier dans lequel les dates disponibles sont affichées.

L'article 4 concerne les conditions dans lesquelles la déclaration de reconnaissance peut être faite de manière électronique. Il est prévu que la déclaration de reconnaissance peut être faite de manière électronique à condition que la/les personne(s) qui doivent y consentir l'aient fait au moyen d'une signature électronique qualifiée. Si le consentement a été donné devant un notaire, l'acte authentique devra être transmis à l'officier de l'état civil.

Comme pour la déclaration de mariage, les documents visés à l'article 327/2, § 2, § 3, § 6 et § 7 de l'ancien Code Civil doivent être également transmis en originaux même s'ils ont été soumis de manière électronique par l'intermédiaire de la plateforme. Toutefois, en ce qui concerne le certificat de grossesse, il est fréquent que les médecins ne délivrent pas strictement de document original ou un certificat, mais par exemple, un email ou un document numérique, qui n'est pas signé par le médecin. Dans ce cas, selon l'appréciation de l'officier de l'état civil, ce document ne doit pas être soumis en original.

L'article 4, § 2, prévoit que le déclarant doit transmettre certaines informations lorsqu'il fait sa déclaration de manière électronique.

Cependant, lorsqu'il s'agit d'une reconnaissance prénatale, les données qui sont visées au 1° ne doivent pas être transmises, c'est-à-dire le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'enfant, étant donné qu'elles ne sont pas encore connues.

Dans le même sens que l'article 2, les consentements qui sont nécessaires à la reconnaissance doivent avoir été signés au moyen d'une signature électronique qualifiée. Si le consentement a été donné devant un notaire, l'acte authentique devra être transmis à l'officier de l'état civil.

Un accusé de réception est envoyé au(x) déclarant(s) lorsque les documents demandés sont présentés et complets. Il s'agit de l'accusé de réception visé aux articles 164/2, § 5 et 327/2, § 5 de l'ancien Code civil et pas d'un accusé de réception automatique lié à l'introduction de la déclaration de manière automatique. L'accusé de réception est signé par l'officier de l'état civil de manière électronique conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique.

Il est possible de confirmer l'envoi des données de manière électronique, mais cette confirmation est purement informative que le dépôt a été techniquement fait, mais cela ne remplace par l'accusé de réception visé aux articles 164/2, § 5, et 327/2, § 5, de l'ancien Code civil.

L'article 6 prévoit que l'officier de l'état civil peut demander à ce que le(s) déclarant(s) se présente(nt) en personne devant lui.

L'officier de l'état civil fait cette demande lorsqu'il s'estime insuffisamment informé. Cette possibilité découle de l'article 17 de l'ancien Code civil et donc de l'exercice de la fonction d'officier de l'état civil. L'article 17 prévoit que les personnes concernées par l'acte ou participant à son élaboration doivent communiquer à l'officier de l'état civil toutes les informations dont ce dernier a besoin pour établir l'acte, pour autant que ces informations ne soient pas disponibles dans une autre source authentique.

L'officier de l'état civil fixe le délai dans lequel la personne doit se présenter devant lui. En réponse à la remarque faite par le Conseil d'Etat, aucune conséquence n'est attachée à l'absence de comparution des parties.

La déclaration est signée de manière électronique par l'officier de l'état civil conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE

Conseil d'Etat, section de législation Avis 72.226/2 du 17 octobre 2022 sur un projet d'arrêté royal `visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil' Le 22 septembre 2022, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par la Vice-Première Ministre et Ministre de la Fonction publique, des Entreprises publiques, des Télécommunications et de la Poste à communiquer un avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil'.

Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 17 octobre 2022. La chambre était composée de Pierre Vandernoot, président de chambre, Patrick Ronvaux et Christine Horevoets, conseillers d'Etat, Christian Behrendt et Jacques Englebert, assesseurs, et Béatrice Drapier, greffier.

Le rapport a été présenté par Xavier Delgrange, premier auditeur chef de section .

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Pierre Vandernoot .

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 17 octobre 2022 .

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° , des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

Examen du projet Préambule Au premier visa, il y a lieu de préciser qu'outre l'article 43, § 3, de l'ancien Code civil, le fondement légal du projet gît à l'alinéa 5 de l'article 164/1, § 3, et à l'alinéa 6 de l'article 327/1, § 3, de l'ancien Code civil.

Dispositif Article 6 L'article 6 permet à l'officier de l'état civil de demander aux personnes recourant à la déclaration électronique de se présenter devant lui.

Les fondements légaux invoqués pour le projet dans son ensemble, et notamment pour son article 6, résident exclusivement dans les articles 43, § 3, 164/1, § 3, alinéa 5, et 327/1, § 3, alinéa 6, de l'ancien Code civil. Ces dispositions habilitent le Roi, pour les actes concernés, à « déterminer les conditions liées à une déclaration » électronique.

Le rapport au Roi se borne à indiquer que la demande de l'officier de l'état civil dont il est question à l'article 6 peut être formulée « dans tous les cas ». Ce faisant, aucune explication n'est donnée quant à la raison d'être de cette disposition.

Le rapport au Roi sera complété sur ce point en veillant à ce qu'il apparaisse à suffisance que la mise en oeuvre de l'article 6 ne peut être interprétée comme ajoutant aux dispositions concernées du Code civil des conditions de fond quant à l'établissement des actes en cause.

Le dispositif doit par ailleurs être complété pour énoncer quelles seraient les conséquences de l'absence de réponse, de la part des auteurs des déclarations concernées, à la demande qui leur serait adressée par l'officier de l'état civil sur la base de l'article 6, étant entendu que cette disposition ne saurait excéder l'habilitation conférée au Roi par les articles 43, § 3, 164/1, § 3, alinéa 5, et 327/1, § 3, alinéa 6, de l'ancien Code civil. L'objet de cette habilitation est en effet limité aux aspects strictement procéduraux de l'établissement des actes concernés lorsqu'ils sont établis par la voie électronique (« les conditions liées à une déclaration [...] électronique ») et ne peut être étendu aux conditions de fond portant sur l'établissement de ces actes, lesquelles relèvent des attributions du législateur.

Le greffier, Béatrice Drapier Le président, Pierre Vandernoot

21 DECEMBRE 2022. - Arrêté royal visant à déterminer les conditions liées aux déclarations électroniques en matière d'état civil PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'ancien Code civil, les articles 43, § 3, 164/1, § 3, alinéa 5, et 327/1, § 3, alinéa 6, remplacés par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 8 juin 2022 ;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 11 juillet 2022;

Vu l'avis n° 195/2022 de l'Autorité de protection des données, donné le 9 septembre 2022 ;

Vu l'avis n° 72.226/2 du Conseil d'Etat, donné le 17 octobre 2022, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Plateforme informatique

Article 1er.Si l'autorité communale veut permettre au citoyen de faire des déclarations électroniques en matière d'état civil, elle doit faire usage d'une plateforme informatique sécurisée.

Cette plateforme informatique sécurisée doit utiliser un système d'identification électronique qui remplit les conditions définies par l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. CHAPITRE 2 . - Conditions relatives aux déclarations électroniques

Art. 2.§ 1er. La déclaration de naissance visée à l'article 43 de l'ancien Code civil peut être faite de manière électronique : 1° lorsque le droit applicable prévoit qu'un lien de filiation s'établit par présomption ;2° lorsqu' un acte de reconnaissance prénatale se trouve dans la BAEC ou pourrait y être enregistré;ou 3° lorsque seule la filiation maternelle doit être établie. § 2. Le déclarant ou les déclarants s'identifient de manière électronique conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. Les données du déclarant issues du Registre national sont transmises à l'officier de l'état civil.

Le déclarant ou les déclarants transmettent les données suivantes: 1° la date de naissance, le lieu de la naissance, l'heure de la naissance, le sexe, le nom et les prénoms de l'enfant ;2° le numéro d'identification attribué en application de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, du père, si la filiation paternelle est établie, ou de la coparente, si la filiation à l'égard de celle-ci est établie, ou s'il n'est pas inscrit au Registre national, son nom, ses prénoms, sa date de naissance et son lieu de naissance;3° le cas échéant, le numéro d'acte de l'acte de reconnaissance prénatale, ou les informations relatives à la déclaration de reconnaissance par le père ou la coparente faite en vertu de l'article 4 lorsqu'elle est faite au moment de la déclaration de naissance ainsi que le numéro d'identification attribué en application de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, du père ou de la coparente, en mentionnant : a) le consentement des personnes visées à l'article 329bis de l'ancien Code civil;b) la date, le lieu et l'autorité où le consentement a été donné, ou l'autorité judiciaire, la date et le numéro d'identification de la décision judiciaire passée en force de chose jugée dans laquelle le consentement a été constaté.

Art. 3.§ 1er. La déclaration de mariage visée à l'article 164/1 de l'ancien Code civil peut être faite de manière électronique à condition que les personnes qui veulent se marier s'identifient de manière électronique conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. Les données du déclarant issues du Registre national sont transmises à l'officier de l'état civil.

Les documents visés à l'article 164/2, § 2, § 3, § 6 et § 7 de l'ancien Code Civil peuvent être soumis de manière électronique. Les documents originaux sont ensuite transmis à l'officier de l'état civil compétent. § 2. Les déclarants ou le déclarant en possession de la procuration transmettent les données suivantes : 1° le numéro d'identification attribué en application de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques de chacune des personnes qui souhaitent se marier ou lorsque l'un d'eux n'est pas inscrit dans le Registre national, son nom, son prénom, sa date de naissance et son lieu de naissance ; 2 ° la date à laquelle les déclarants souhaitent se marier ; 3° le numéro d'identification attribué en application de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, de chacun des témoins ou lorsqu'ils ne sont pas inscrits dans le Registre national, leur nom, leur prénom, leur date de naissance, et leur lieu de naissance. Le cas échéant, lorsque les déclarants résident à l'étranger, ils déterminent devant quel officier de l'état civil ils souhaitent se marier conformément à l'article 164/1, § 1er, alinéa 3, de l'ancien Code civil.

Art. 4.§ 1er. La déclaration de reconnaissance visée à l'article 327/1, § 1er, de l'ancien Code civil peut être faite de manière électronique à condition soit que la personne qui doit donner son consentement préalable et/ou l'enfant ait confirmé son consentement au moyen d'une signature électronique qualifiée conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique, soit que les consentements nécessaires donnés dans un acte authentique soient soumis et transmis conformément à l'alinéa 3.

Le déclarant s'identifie de manière électronique conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. Les données du déclarant issues du Registre national sont transmises à l'officier de l'état civil.

Les documents visés à l'article 327/2, § 2, § 3, § 6 et § 7 de l'ancien Code Civil peuvent être soumis de manière électronique. Les documents originaux sont ensuite transmis à l'officier de l'état civil compétent. § 2. Le déclarant transmet les données suivantes : 1° le cas échéant, le nom, les prénoms, la date de naissance et le lieu de naissance de l'enfant ;2° le numéro d'identification attribué en application de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, de l'autre parent ou s'il n'est pas inscrit au Registre national, son nom, ses prénoms, sa date de naissance et son lieu de naissance;3° le cas échéant, le consentement des personnes visées à l'article 329bis de l'ancien Code civil ou du parent à l'égard duquel le lien de filiation est déjà établi et/ou de l'enfant. CHAPITRE 3. - Accusé de réception

Art. 5.Les personnes ayant fait une déclaration électronique visée aux articles 3 et 4 reçoivent l'accusé de réception visé aux articles 164/2, § 5 et 327/2, § 5 de l'ancien Code civil signé de manière électronique conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique, de la part de l'officier de l'état civil lorsqu'il dispose des documents visés aux articles 164/2, § 2, § 3, § 6 et § 7 et 327/2, § 2, § 3, § 6 et § 7 de l'ancien Code Civil. CHAPITRE 4. - Comparution des personnes

Art. 6.L'officier de l'état civil devant lequel les démarches relatives à la déclaration électronique visée à l'article 43, § 3, à l'article 164/1, § 3, alinéa 5, et à l'article 327/1, § 3, alinéa 6, de l'ancien Code civil sont entamées, peut demander à ce que les personnes se présentent devant lui dans un délai qu'il fixe. CHAPITRE 5. - Signature par l'officier de l'état civil

Art. 7.La signature de la déclaration par l'officier de l'état civil, visée aux articles 164/1, § 2, alinéa 2, et 327/1, § 2, de l'ancien Code civil, se fait de manière électronique conformément à l'article 9 de la loi du 18 juillet 2017Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2017 pub. 09/08/2017 numac 2017020539 source service public federal strategie et appui Loi relative à l'identification électronique fermer relative à l'identification électronique. CHAPITRE 6. - Disposition finale

Art. 8.Le Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 21 décembre 2022.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE