20 MAI 2009. - Arrêté royal fixant les règles de la gestion du service de l'Etat à gestion séparée « Secrétariat polaire »

RAPPORT AU ROI Sire, L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté assure la mise en ceuvre des articles 61 à 63 de la lai du 24 juillet 2008 portant des dispositions diverses (1).

L'article 61 dispose en effet qu'il est créé au sein du Service public fédéral de programmation Politique scientifique un service de l'Etat à gestion séparée Ainsi qu'en dispose cet alinéa, nous en avons délibéré en Conseil des Ministres.

Les règles de gestion du service de I'Etat à gestion séparée qui ont été définies dans cet arrêté sont comparables aux règles de gestion arrêtées antérieurement pour d'autres services d'Etat à gestion séparée comme le réseau BELNET. Elles respectent égaiement les engagements pris par l'Etat dans le cadre de la convention conclue entre lui et la Fondation Polaire internationale le 15 juin 2007 et dans le cadre de l'avenant conclu entre l'Etat et la même Fondation le 22 décembre 2008, conformément à la décision du Conseil des Ministres, convention conclue dans le cadre de la cession de la base par l'IPF à l'Etat. La publication de cet arrêté est un prérequis urgent et indispensable pour entamer les démarches devant permettre le transfert de la base à l'Etat.

Dans sa décision du 21 novembre 2008, le Conseil des Ministres a précisé que « après avis du Conseil d'Etat, qui sera demandé en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, le projet peut être soumis à la signature du Chef de l'Etat ».

Conformément à cette décision, l'avis du Conseil d'Etat a été sollicité et rendu en date du 29 décembre 2008. Cet avis a été reçu le 15 janvier 2009.

L'avis du Conseil d'Etat estime que les règles de gestion proposée tendent à créer un service décentralisé alors que la loi du 24 juillet 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/07/2008 pub. 07/08/2008 numac 2008202687 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses (1) fermer portant des dispositions diverses tend seulement à prévoir conformément à l'article l40 des lois coordonnées sur la comptabilité de l'Etat que la gestion de ce service sera séparée de celle des services d'administration générale de l'Etat.

Le Conseil d'Etat indique ainsi que le projet tend à confier la gestion du secrétariat polaire à des organes de gestion; le Conseil stratégique et le directeur et que le Ministre ne conserverait toutefois essentiellement que des pouvoirs de contrôle.

Pour répondre à cet avis, il convient de souligner que les règles de gestion du Service « Secrétariat Polaire » sont comparables à celles établies pour le Service d'Etat à gestion séparée BELNET, telles que reprises dans PAR du 1er février 2000 fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle du Réseau télématique beige de la recherche en tant que service de l'Etat à gestion séparée, service établi sur base de dispositions légales comparables à celles de la loi portant des dispositions diverses du 24 juillet 2008. II convient en outre de préciser que ces règles mettent en oeuvre les engagements pris par l'Etat dans le cadre de la convention précitée avec l'IPF, convention mentionnée dans le cadre de l'adoption de la loi.

L'avis utilise le conditionnel quand il dit déduire que les délégations et modalités prévues pour la gestion du service conduiraient à limiter les pouvoirs du Ministre à des pouvoirs de contrôle et à conduire le service à échapper au contrôle hiérarchique du Ministre. En réalité, le projet d'arrêté royal prévoit simplement une série de délégations au Conseil stratégique, au Directeur du Secrétariat et au Président du SPP dans le cadre de la gestion du service de l'Etat à gestion séparée « Secrétariat Polaire » sans pour autant limiter les pouvoirs du Ministre à des pouvoirs de contrôle. Il est bien entendu que le Ministre garde bel et bien une autorité hiérarchique sur le service et sa gestion. Pour ces différentes raisons, suite à l'avis du Conseil d'Etat auquel il est répondu dans le présent rapport, le projet d'arrêté royal n'a pas été fondamentalement modifié (seule une disposition a été insérée précisant que l'approbation du budget du service est acquise par la promulgation de la loi contenant le budget général des dépenses).

Conformément à la décision du Conseil des Ministres du 21 novembre 2008, il est par conséquent soumis à la signature de Votre Majesté.

Son entrée en vigueur est fixée au 31 mars 2009.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre des Finances, D. REYNDERS La Ministre de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE Le Secrétaire d'Etat au Budget M. WATHELET

20 MAI 2009. - Arrêté royal fixant les règles de la gestion du service de l'Etat à gestion séparée « Secrétariat Polaire » ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les articles 37 et 107, alinéa 2 de la Constitution;

Vu les lois sur la comptabilité de l'Etat, coordonnées le 17 juillet 1991, notamment l'article 140;

Vu la loi du 24 juillet 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/07/2008 pub. 07/08/2008 numac 2008202687 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses (1) fermer portant des dispositions diverses (I), notamment les articles 61 à 63;

Vu l'arrêté royal du 12 décembre 2002 portant création du Service public fédéral de programmation Politique Scientifique, notamment l'article 2, modifié par l'arrêté royal du 5 août 2006;

Considérant qu'à l'initiative de la Fondation Polaire Internationale (IPF), le Gouvernement a décidé de participer à l'établissement d'une nouvelle station scientifique belge en Antarctique, dénommée « Princess Elisabeth »;

Considérant la convention de partenariat conclue entre l'Etat fédéral et la Fondation polaire Internationale (IPF), fondation d'utilité publique, signée le 15 juin 2007;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 17 novembre 2008 Vu l'accord de Notre Secrétaire d'Etat au Budget, donné le 19 novembre 2008;

Vu l'avis n° 45.587/4 du Conseil d'Etat, donné le 29 décembre 2008, en application de l'article 84, § 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Vu l'urgence motivée par le fait que le Secrétariat Polaire doit devenir opérationnel en tant que service de l'Etat à gestion séparée au plus tard pour la mise en fonctionnement de la base prévue en mars 2009 et que cela implique que ce service doit disposer au plus tard à cette date de règles relatives à la gestion financière et organique et pouvoir disposer du personnel et des moyens nécessaires;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Politique scientifique, et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil;

Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er - Dispositions générales

Article 1er.Au sens du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : -« Ministre », le Ministre ayant la politique scientifique dans ses attributions; - "Secrétariat Polaire", le Secrétariat Polaire, en tant que service de l'Etat à gestion séparée; - « Station », la Station polaire « Princess Elisabeth » érigée sur le continent Antarctique; - « Fondation », l'International Polar Foundation (IPF); - "SPP Politique scientifique", le Service public fédéral de Programmation Politique scientifique; - « Président », le Président du Conseil stratégique du Secrétariat Polaire; - « directeur », le directeur du Secrétariat polaire.

Art. 2.Le SPP Politique scientifique assure l'hébergement du Secrétariat Polaire et met gratuitement à sa disposition l'infrastructure nécessaire à son fonctionnement. La localisation du Secrétariat Polaire est fixée par le Ministre.

Art. 3.Les organes de gestion du Secrétariat Polaire sont le Conseil stratégique et le directeur. CHAPITRE II. - Des missions du Secretariat polaire

Art. 4.Le Secrétariat Polaire assure la gestion financière, administrative et matérielle de la Station. Il veille à permettre d'associer les partenaires potentiels des activités de la station à ses objectifs que sont la mise en oeuvre, la promotion des activités scientifiques de la station et la diffusion de la connaissance scientifique relative aux recherches en Antarctiques et aux changements climatiques.

Dans ce cadre, il est notamment chargé : - de l'entretien et de la maintenance au sens large incluant la logistique opérationnelle de la Station et de ses équipements, qui seront confiés à la Fondation dans le cadre d'un accord de partenariat à conclure entre lui et la Fondation, conformément à la Convention conclue le 15 juin 2007 entre l'Etat et la Fondation; - de la mise en oeuvre et de la promotion des activités scientifiques de la Station; - du programme scientifique de la base ainsi que de la diffusion de la connaissance scientifique relative aux recherches antarctiques et aux changements climatiques; - de prendre toutes les initiatives utiles en vue de faciliter, soutenir et développer les activités de la Station et du Secrétariat, notamment par le partenariat avec des tiers; - d'assurer le respect de la convention conclue entre l'Etat et la Fondation. CHAPITRE III. - Des organes de gestion du secretariat polaire Section 1re. - Le Conseil stratégique

Sous-section 1re - Compétences

Art. 5.Le Conseil stratégique est chargé : 1° de proposer à l'approbation du Ministre le plan stratégique des activités du Secrétariat Polaire et de la Station tel que visé à l'article 41;2° de fixer avant le 30 juin de chaque année le programme annuel des activités du Secrétariat Polaire et de la Station dans le respect du plan stratégique.Pour ce qui concerne les activités de la Station, le programme est fixé par le Secrétariat Polaire sur base notamment des activités de recherche sélectionnées par le SPP Politique Scientifique. Ce service communique au Conseil stratégique sa liste des activités au plus tard le 30 mars de chaque année après avoir consulté le Secrétariat Polaire quant aux possibilités d'utilisation de la Station pendant la période concernée; 3° d'établir le budget d'un exercice avant le début de celui-ci et, le cas échéant, de l'adapter au cours de l'exercice;4° d'approuver, en même temps que le budget initial, le plan annuel des investissements;5° d'établir et d'examiner périodiquement le tableau de bord visé à l'article 42;6° d'établir et d'approuver le rapport annuel d'activités;7° d'arrêter les comptes de l'année écoulée;8° de fixer les redevances pour les prestations de services fournies par le Secrétariat et la Station ainsi que pour l'utilisation par des tiers de la Station et de ses équipements.Aucune redevance ne pourra être perçue pour les prestations et services fournis aux chercheurs engagés dans des programmes de la politique scientifique fédérale; 9° d'approuver les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services dans les limites des dispositions de l'article 50;10° de proposer au Ministre, le plan de recrutement pour le personnel statutaire dans les limites des emplois attribués au Secrétariat Polaire dans le cadre organique du SPP Politique scientifique;11° de proposer au Ministre l'engagement du personnel contractuel rémunéré à charge des crédits inscrits au budget du SPP Politique scientifique;12° d'engager le personnel contractuel rémunéré à charge du budget du service de l'Etat à gestion séparée;13° de gérer consciencieusement les ressources et le patrimoine du service du Secrétariat Polaire;14° de fixer, dans le cadre de l'accord de partenariat conclu avec la Fondation, les besoins pour ce qui concerne l'entretien et la maintenance au sens large de la Station, en ce compris la logistique opérationnelle y liée, de veiller à leur utilisation rationnelle et de prendre les mesures pour assurer la sécurité des personnes et des biens;15° d'organiser les services généraux du Secrétariat Polaire;16° d'approuver les projets visant à obtenir des financements, publics et privés, européens et internationaux pour la Station;17° de gérer les droits d'image de la Station dans le cadre d'une convention à conclure avec la Fondation;18° de prendre tout acte de gestion quelconque qui ne relève pas de la gestion journalière. Sous-section 2. - Composition

Art. 6.§ 1er. Le Conseil stratégique est composé de : 1° en qualité de représentants de l'Etat fédéral : a) de deux représentants désignés par le Ministre ayant la Politique scientifique fédérale dans ses attributions;b) d'un représentant désigné par le Ministre ayant les Affaires étrangères dans ses attributions;c) d'un représentant désigné par le Ministre ayant l'Environnement dans ses attributions;d) d'un représentant désigné par le Ministre ayant la Défense dans ses attributions;e) d'un représentant désigné par le Premier Ministre.2° en qualité de représentants du secteur privé : a) la Fondation;b) cinq représentants désignés par le Ministre sur proposition de la Fondation. Les membres du Conseil stratégique sont désignés pour un mandat de cinq ans. Ce mandat est renouvelable.

La Fondation et les membres visés au 2°, b), qui sont des personnes morales, désignent leur représentant et en communiquent l'identité au Ministre.

Art. 7.Tout membre du Conseil stratégique démissionnaire ou qui n'est plus en mesure d'assumer sa charge, est remplacé immédiatement selon la même procédure que celle visée à l'article 6.

Art. 8.L'Inspecteur des Finances accrédité auprès du SPP Politique scientifique, le Président du SPP Politique scientifique, le directeur du Secrétariat Polaire et le comptable du Secrétariat Polaire participent aux réunions du Conseil stratégique avec voix consultative.

Art. 9.Les fonctions de membre, de président et de vice-président du Conseil stratégique sont rétribuées par un jeton de présence, dont le montant est fixé par le Ministre.

L'arrêté royal du 18 janvier 1965 portant réglementation générale en matière de frais de parcours s'applique aux membres du Conseil stratégique, ceux-ci étant assimilés à cet effet aux agents de l'Etat titulaires de la classe A4.

Art. 10.Le Conseil stratégique peut inviter toute personne à participer à ses travaux en raison de son expérience dans la (les) matière(s) traitée(s). Dans ce cas, cette personne a voix consultative.

Sous-section 3. - Fonctionnement

Art. 11.Le président et le vice-président du Conseil stratégique sont choisis par le Ministre dans chacune des deux catégories de membres visées à l'article 6. Ils sont désignés pour un mandat de cinq ans.

Le secrétaire du Conseil stratégique est choisi par celui-ci parmi les membres du personnel du Secrétariat Polaire et est mis à la disposition du président du Conseil stratégique pour l'exercice de sa mission.

Art. 12.Le président du Conseil stratégique en dirige les débats ou, en son absence, le vice-président.

Le président, le vice-président et le directeur préparent en concertation les réunions du Conseil stratégique.

Dans l'attente de la désignation du directeur du Secrétariat Polaire, le Président assume les tâches visées aux articles 19 et 20.

Art. 13.Le Conseil stratégique tient au minimum six réunions par an.

Le président convoque les membres du Conseil stratégique par écrit ou par courriel au moins cinq jours ouvrables à l'avance, d'autorité ou sur demande motivée du directeur ou d'un tiers des membres du Conseil ayant voix délibérative.

La convocation précise l'ordre du jour, qui doit notamment comporter tout point émanant d'un membre qui est parvenu au président au moins dix jours ouvrables avant la réunion. Elle comporte également les documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour. En cas d'urgence, cette transmission peut être effectuée au plus tard la veille du jour de la réunion.

Art. 14.Le Conseil stratégique ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres avec voix délibérative est présente ou représentée. Chaque membre peut avoir au maximum une procuration d'un autre membre Si ce quorum visé à l'alinéa 1er n'est pas atteint, le Conseil stratégique délibère sous réserve d'une ratification formelle de ses décisions lors de la réunion suivante. Pour cette ratification, le quorum n'est pas requis pour autant que les décisions prises lors de la réunion précédente aient explicitement été jointes à l'ordre du jour de la nouvelle réunion.

Art. 15.Les décisions du Conseil stratégique sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, la proposition soumise au vote est rejetée.

Art. 16.En cas d'urgence ou de nécessité dûment motivée, il peut être procédé à une consultation écrite des membres du Conseil stratégique entre deux réunions.

Les modalités de cette consultation sont fixées dans le règlement d'ordre intérieur visé à l'article 18. Ces modalités déterminent au moins les moyens de communication auxquels il peut être recouru pour consulter les membres, le contenu de la consultation écrite, les voies par lesquelles les membres peuvent faire part de leur suffrage quant à la proposition soumise et le délai endéans lequel celui-ci doit être émis.

La procédure écrite ne peut jamais porter sur des dossiers relatifs aux points 1° à 4°, 7°, 10° et 11° des pouvoirs du Conseil stratégique visé à l'article 5. La délibération du Conseil stratégique n'est valable que si la majorité de ses membres a fait parvenir son suffrage dans les formes et les délais requis.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, la proposition soumise au vote est rejetée.

Toute décision prise conformément à la procédure visée à l'alinéa 1er devra faire l'objet d'une ratification formelle lors de la réunion suivante au Conseil stratégique.

Art. 17.Les délibérations et les décisions du Conseil stratégique sont consignées dans un projet de procès-verbal, rédigé en langue française et en langue néerlandaise.

Celui-ci est envoyé dans les cinq jours ouvrables à dater de la réunion aux membres du Conseil stratégique. Ces derniers disposent de dix jours ouvrables pour faire part par écrit de leurs observations au président.

En l'absence de remarque à l'expiration de ce délai, le projet de procès-verbal est considéré comme approuvé et signé par le président, le vice-président et le secrétaire.

Si, dans le délai imparti, un membre du Conseil stratégique a émis une observation, le projet de procès-verbal est soumis avec cette observation à la réunion suivante du Conseil stratégique, qui se prononce sur son approbation.

Une copie du procès-verbal approuvé, est envoyée aux membres du Conseil stratégique, au Ministre de la politique scientifique fédérale et au Président du SPP Politique scientifique.

Les procès-verbaux approuvés sont repris dans un registre particulier.

Les copies ou extraits qui doivent être soumis à une instance quelconque sont signés par le président et le secrétaire.

Art. 18.Le Conseil stratégique arrête son règlement d'ordre intérieur. Section 2. - Le directeur

Sous-section 1re. - Compétences

Art. 19.Le directeur du Secrétariat Polaire est chargé : 1°d'assurer la coordination de l'ensemble de l'activité du Secrétariat Polaire et de gérer consciencieusement les ressources du Secrétariat; 2° d'exécuter les décisions du Conseil stratégique;3° de mettre en oeuvre en concertation avec le Président, le plan stratégique et le programme d'activités arrêtés par le Conseil stratégique et de faire rapport au Conseil stratégique de l'état d'avancement de ceux-ci lors de chaque réunion du Conseil stratégique;4° de rédiger un rapport annuel des activités du Secrétariat Polaire et de la station ainsi qu'un tableau de bord qu'il soumet au Conseil stratégique lors de sa première réunion de l'année qui suit le rapport concerné;5° de constater les droits au profit du service de l'Etat à gestion séparée; 6° d'engager toute dépense à charge du budget du service de l'Etat à gestion séparée pour autant que le montant de cette dépense, hors taxe sur la valeur ajoutée, soit inférieur à 50.000 euro ; 7° d'autoriser l'engagement de toute autre dépense à charge du budget du service de l'Etat à gestion séparée pour autant que celle-ci ait été préalablement autorisée, selon les cas, par le Ministre ou par le Conseil stratégique;8° d'exécuter les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services dans les limites des dispositions de l'article 51; 9° de signer tout contrat ou convention permettant l'exécution des actes de la gestion journalière dont la valeur d'engagement, hors taxe sur la valeur ajoutée, n'est pas supérieure à 50.000 EUR; 10° de signer tout autre contrat relatif aux services rendus par le Secrétariat Polaire à des tiers dans le cadre de ses missions et qui engendrent une recette. Les actes posés par le directeur dans le cadre de la gestion journalière sont portés à la connaissance du conseil stratégique lors de sa réunion suivante.

Par dérogation au point 6°, le directeur est autorisé à engager, quel qu'en soit le montant, les dépenses courantes relatives au courrier, à l'utilisation des moyens de télécommunication, aux énergies, à la consommation d'eau, au matériel et produits d'usage quotidien et de nettoyage des locaux du Secrétariat Polaire et de la Station, et ce dans les limites des crédits inscrits à ces fins dans le budget.

Art. 20.Le directeur du Secrétariat Polaire est également investi de la gestion journalière.

Sous-section 2. - Désignation

Art. 21.Le directeur du Secrétariat Polaire est engagé par le Ministre conformément aux dispositions de l'arrêté royal du 25 avril 2005 fixant les conditions d'engagement par contrat de travail dans certains services publics et de l'arrêté royal du 11 février 1991 fixant les droits individuels et pécuniaires des personnes engagées par contrat de travail dans les services publics fédéraux. Section 3. - Le comptable

Art. 22.Le comptable du service de l'Etat à gestion séparée est désigné par le Conseil stratégique sur proposition du directeur du Secrétariat Polaire en accord avec le président et le vice-président.

Art. 23.Le comptable est chargé : 1° de l'enregistrement des droits constatés et de l'exécution des paiements;2° de la garde et du maniement des fonds et des valeurs;3° de l'élaboration et de la garde des documents relatifs aux budgets et comptes, ainsi que de toute pièce justificative;4° de la tenue de la comptabilité et de l'inventaire du patrimoine. Il est justiciable de la Cour des Comptes.

Art. 24.Le comptable bénéficie d'une allocation forfaitaire annuelle, dont le montant est fixé par le Ministre. CHAPITRE 4. - Du budget

Art. 25.Le Secrétariat Polaire établit annuellement un budget comportant les prévisions de toutes ses recettes et de toutes ses dépenses et ce sans exception.

Par recette, il y a lieu d'entendre notamment les moyens financiers disponibles au début de l'année budgétaire, la dotation au service de l'Etat à gestion séparée en provenance du budget de l'Etat, les recettes propres du service de l'Etat à gestion séparée, y compris le produit de la réalisation et des intérêts des comptes financiers et le produit de la location de locaux et de concession d'infrastructure ou de prestation de service.

Par dépense, il y a lieu d'entendre toute somme à payer à un tiers par le service de l'Etat à gestion séparée.

Art. 26.L'année budgétaire commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de la même année.

Par dérogation à l'alinéa précédent, le premier exercice débutera le 1er avril 2009.

Art. 27.La présentation du budget, ses classifications et le mode d'imputation des recettes et des dépenses sont arrêtés par le Ministre après accord du Ministre du Budget.

Art. 28.Les recettes comportent le solde de l'année antérieure, la dotation de l'Etat et les recettes propres.

Art. 29.Le budget est établi par programme d'activités et par allocation de base.

Art. 30.Une nouvelle redistribution de crédits entre certaines allocations de base au cours d'une année budgétaire est autorisée aux conditions et modalités fixées par le Ministre.

Art. 31.Les crédits non utilisés à l'issue d'une année budgétaire sont automatiquement annulés.

Art. 32.Au plus tard le 30 juin, le Conseil stratégique établit une proposition de budget pour l'année budgétaire suivante. La proposition est établie sur la base d'une dotation calculée conformément aux instructions budgétaires de l'année budgétaire concernée.

La proposition est accompagnée d'une liste des initiatives et besoins nouveaux de l'année budgétaire suivante dont la couverture nécessite, selon le Conseil stratégique, une adaptation de la dotation du service de l'Etat à gestion séparée. Cette liste est motivée et établie selon un ordre de priorités.

Art. 33.§ 1er. Au plus tard à la fin des travaux budgétaires, le Ministre communique au Secrétariat Polaire le montant de la dotation telle qu'elle sera inscrite dans le projet de budget général des dépenses de l'Etat. § 2. Au plus tard quinze jours après cette communication, le Conseil stratégique établit le budget initial de l'année budgétaire en cause.

Art. 34.§ 1er. Au plus tard le 31 mars, le Conseil stratégique établit une proposition d'ajustement pour l'année budgétaire en cours sur la base d'une dotation calculée conformément aux instructions budgétaires.

Cette proposition est accompagnée par la justification des adaptations qui y sont contenues. § 2. Au plus tard à la fin de travaux budgétaires, le Ministre communique au Secrétariat Polaire le montant de la dotation ajustée telle qu'elle sera inscrite dans le projet de budget général ajusté des dépenses de l'Etat. § 3. Au plus tard quinze jours après cette communication, le Conseil stratégique établit le budget ajusté de l'année budgétaire en cours. § 4. L'approbation du budget du Secrétariat Polaire est acquise par la promulgation de la loi contenant le Budget général des dépenses. Si l'approbation n'est pas acquise avant le début de l'année budgétaire, les dépenses de même nature que celles qui sont autorisées dans le budget précédent peuvent être effectuées dès le 1er janvier.

Art. 35.Avant d'établir les propositions des budgets initiaux et ajustés d'une année budgétaire, le Conseil stratégique examine les observations éventuelles y relatives formulées par l'Inspecteur des Finances accrédité auprès du SPP Politique scientifique. Il motive toute décision qui irait à l'encontre d'une de ces observations. CHAPITRE 5. - Des comptes

Art. 36.A l'issue de chaque année budgétaire, le comptable du Secrétariat Polaire établit son compte de gestion.

Art. 37.A l'issue de chaque année budgétaire, le service de l'Etat à gestion séparée établit un compte d'exécution du budget, un tableau récapitulatif de concordance, un état de l'inventaire du patrimoine pour les actifs fixes et un état de l'actif et du passif dans la forme arrêtée par le Ministre après accord du Ministre des Finances.

Art. 38.§ 1er. Au plus tard le 31 mars, les comptes d'exécution budgétaire de l'année précédente sont présentés au Conseil stratégique, qui les arrête et les communique au Président. Le Président les transmet au Ministre avec ses commentaires éventuels. § 2. Au plus tard le 31 mai, le Ministre approuve les comptes et les transmet au Ministre des Finances en vue de leur expédition à la Cour des Comptes.

Art. 39.Les pièces justificatives relatives aux comptes sont conservées par le comptable au sein même du Secrétariat Polaire.

Art. 40.Lors d'un changement de comptable, pour quelque raison que ce soit, le comptable sortant établit son compte de gestion tel que visé à l'article 36. CHAPITRE 6. - De la gestion

Art. 41.Le Secrétariat Polaire établit un plan stratégique à cinq ans de ses activités et de celles de la Station.

Le plan stratégique décrit la manière dont le service de l'Etat à gestion séparée s'engage à exécuter les missions du Secrétariat Polaire sous forme d'objectifs, fixés eu égard aux missions fixées par le présent arrêté, aux nécessités de la gestion de Station, aux perspectives de recherche établies sur base des propositions du SPP Politique scientifique notamment.

Le Ministre et le Secrétariat Polaire peuvent de commun accord à tout moment revoir le plan stratégique.

Art. 42.Le Secrétariat Polaire établit un tableau de bord permettant de suivre et d'apprécier l'évolution de sa gestion et de celle de la Station.

Le tableau de bord comprend une série d'indicateurs sur les réalisations du Secrétariat Polaire et de la Station (données physiques et statistiques), sur leur gestion administrative et financière (données budgétaires, comptables et relatives aux ressources humaines) et sur les résultats de leurs activités (taux de réalisation des objectifs définis dans le plan stratégique).

La composition du tableau de bord est fixée par le Conseil stratégique sur la base d'un modèle minimum arrêté par le Ministre.

Le tableau de bord est actualisé à la date du 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre de chaque année budgétaire. Le tableau de bord actualisé est transmis dans les dix jours ouvrables au Conseil stratégique, qui l'examine à sa plus prochaine réunion.

Art. 43.Si le tableau de bord visé à l'article 42 montre trois fois consécutivement un décalage persistant entre les objectifs atteints par le Secrétariat Polaire et ceux fixés dans le plan stratégique visé à l'article 41, alors que les ressources qui y étaient prévues ont été mises à la disposition du service de l'Etat à gestion séparée concerné, l'exécution du plan stratégique est suspendue par décision du Ministre. Cette décision est dûment motivée.

Dans les cas visés aux alinéas précédents, une concertation entre le Ministre et le Conseil stratégique ou ses représentants est organisée dans les quinze jours ouvrables après la décision en question. Elle débouche, soit sur la confirmation, soit sur l'adaptation du plan stratégique, selon des modalités identiques à celles prévues à l'article 41.

Art. 44.Le Conseil stratégique peut demander au directeur du Secrétariat Polaire de lui fournir tous les outils de gestion qui lui sembleront utiles pour sa mission.

Art. 45.Lors de chaque réunion du Conseil stratégique, le directeur du Secrétariat Polaire fournit outre le rapport visé à l'article 19, 3°, les documents suivants : - la liste des projets avec des tiers conclus ou en cours d'exécution; - l'inventaire des contrats et conventions de tous ordres qui ont été passés ou conclus par le service de l'Etat à gestion séparée.

Art. 46.§ 1er. L'acceptation des dons et legs de toute nature est décidée par : 1° le directeur du Secrétariat Polaire lorsque la valeur du don ou du legs est inférieure à 50.000 EUR, hors prélèvements fiscaux; 2° le Conseil stratégique lorsque la valeur est supérieure à 50.000 EUR et inférieure à 250.000 EUR, hors prélèvements fiscaux; 3° le Ministre lorsque la valeur est supérieure à 250.000 EUR, hors prélèvements fiscaux.

Les décisions relatives aux dons et legs de toute nature qui impliquent une acceptation de charges, requièrent un avis préalable du Service public fédéral Justice. Cet avis doit être émis dans les deux mois de la notification de la demande; passé ce délai, l'avis est réputé favorable.

Art. 47.La dotation annuelle est liquidée en deux parties : 65 % avant la fin du premier trimestre de l'année budgétaire et 35 % après approbation des comptes de l'année précédente.

Art. 48.Les dépenses sont payées sans l'intervention préalable de la Cour des Comptes.

Art. 49.§ 1er Le Secrétariat Polaire constitue un fonds de réserve, dont la hauteur est au moins égale à un pourcentage de la moyenne des dépenses de subsistance des trois années budgétaires précédentes. Le Ministre fixe ce pourcentage après accord du Ministre du Budget. § 2. Les moyens du fonds de réserve qui dépassent la hauteur minimale fixée en vertu du § 1er peuvent être, à tout moment, affectés à une dépense spécifique par décision motivée du Conseil stratégique. § 3. Pour apurer un solde négatif imprévu existant à la fin d'une année budgétaire ou celui résultant de la gestion d'une activité particulière ou pour faire face à une dépense impérieuse, le Conseil stratégique peut proposer au Ministre de la Politique scientifique l'utilisation de tout ou partie des moyens du fonds de réserve, moyennant la production simultanée d'un échéancier visant la reconstitution du fonds à sa hauteur minimale.

A défaut de réponse du Ministre de la Politique scientifique dans les dix jours ouvrables après la transmission du dossier, sa décision est réputée favorable. CHAPITRE 7. - Des marchés publics

Art. 50.Pour autant que l'objet du marché public de travaux, de fournitures ou de services ait été approuvé au préalable par le Ministre et qu'il s'inscrive dans les limites des crédits ouverts à cette fin dans le budget de l'année budgétaire, le Conseil stratégique est habilité à fixer le mode de passation du marché, à arrêter le cahier spécial des charges ou les documents en tenant lieu, à initier la procédure et à attribuer le marché pour les besoins du service de l'Etat à gestion séparée, à la condition que le montant estimé du marché, hors taxe sur la valeur ajoutée, soit inférieur à : 250.000 EUR s'il fait l'objet d'une adjudication publique ou d'un appel d'offre général; 125.000 EUR s'il fait l'objet d'une adjudication restreinte ou d'un appel d'offre restreint; 62.000 EUR s'il fait l'objet d'une procédure de négociation avec ou sans publicité dans les cas visés aux articles 17, § 2 et 39, § 2, de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services.

Art. 51.Après l'attribution d'un marché, le directeur du Secrétariat Polaire est chargé d'en assurer l'exécution.

Il informe en tout cas le Conseil stratégique, dans le rapport visé à l'article 19, 3°, de la bonne exécution et de la clôture de chaque marché. CHAPITRE 8. - Du contrôle

Art. 52.Le Ministre organise le contrôle des écritures et des pièces relatives aux opérations comptables.

Art. 53.Le Ministre de la Politique scientifique reçoit les ordres du jour et les procès-verbaux approuvés du Conseil stratégique, ainsi que le rapport de gestion visé à l'article 45.

Il a le droit, à sa demande, d'obtenir communication de tout dossier soumis au Conseil stratégique ou au directeur du Secrétariat Polaire.

Le Ministre fait aux organes de gestion toute observation qu'il estime nécessaire. Le Président du SPP Politique scientifique veille à ce que ceux-ci ne prennent aucune décision qui soit contraire aux lois, arrêtés ou règlements, qui puisse compromettre les finances du service de l'Etat à gestion séparée ou qui lèse l'intérêt général.

S'il estime qu'une telle décision a néanmoins été prise, le Président du SPP Politique scientifique prend un recours contre elle auprès du Ministre dans un délai de cinq jours ouvrables après que cette décision ait été portée par écrit à sa connaissance. Ce recours est motivé et porté à la connaissance de l'organe de gestion concerné.

L'exécution de la décision contestée est suspendue par le recours.

Dans les dix jours ouvrables après le recours, le Ministre notifie, s'il y a lieu, au Président du SPP Politique scientifique qu'il annule la décision contestée dans la mesure où il juge que celle-ci est contraire aux lois, arrêtés ou règlements, qu'elle compromet les finances du service de l'Etat à gestion séparée ou qu'elle lèse l'intérêt général. Cette notification est motivée. Dès que la décision d'annulation du Ministre est portée à sa connaissance, le président du SPP Politique scientifique la communique à l'organe de gestion concerné.

Si, à l'expiration de ce délai de dix jours ouvrables après le recours, le Ministre n'a pas fait usage des prérogatives définies à l'alinéa précédent, la décision contestée est réputée désormais conforme et peut sortir ses effets.

Art. 54.L'Inspecteur des Finances accrédité auprès du Service, exerce ses prérogatives dans le cadre du contrôle administratif et budgétaire.

Art. 55.La Cour des Comptes contrôle les comptes du service de l'Etat à gestion séparée.

Elle peut exercer ce contrôle sur place et se faire transmettre, à tout moment, les pièces justificatives, relevés, états, informations ou précisions concernant les recettes, les dépenses et le patrimoine. CHAPITRE 9. - Dispositions générales, modificatives et finales

Art. 56.Toute situation non prévue est réglée par référence aux dispositions relatives à la comptabilité de l'Etat.

Art. 57.L'article 2, alinéa 2, de l'arrêté royal du 12 décembre 2002 portant création du Service public fédéral de programmation Politique scientifique, modifié par l'arrêté royal du 5 août 2006, est complété par le point 11° rédigé comme suit : « 11° la gestion du service « Secrétariat Polaire » pour la gestion financière et matérielle de la station scientifique « Princess Elisabeth » érigée sur le Continent Antarctique. »

Art. 58.Entrent en vigueur le 31 mars 2009 : 1° les articles 61 à 63 de la loi du 24 juillet 2008Documents pertinents retrouvés type loi prom. 24/07/2008 pub. 07/08/2008 numac 2008202687 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi portant des dispositions diverses (1) fermer portant des dispositions diverses (I);2° le présent arrêté.

Art. 59.Notre Ministre de la Politique scientifique est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 20 mai 2009.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre des Finances, D. REYNDERS La Ministre de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE Le Secrétaire d'Etat au Budget, M. WATHELET