18 SEPTEMBRE 2022. - Arrêté royal portant approbation du règlement sur le contrôle de qualité établi par la Chambre nationale des notaires

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 16 mars 1803Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 source service public federal interieur Loi contenant organisation du notariat Coordination officieuse en langue allemande fermer contenant organisation du notariat, l'article 91, alinéa 1er, 1°, inséré par la loi du 4 mai 1999 et l'article 91, alinéa 4, inséré par la loi du 4 mai 1999 ;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le règlement sur le contrôle de qualité et ses deux annexes, adoptés le 23 juin 2022 par la Chambre nationale des notaires et tels qu'annexés au présent arrêté, sont approuvés.

Art. 2.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 18 septembre 2022.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE ANNEXE A L'ARRETE ROYAL DU 18 SEPTEMBER 2022 PORTANT APPROBATION DU REGLEMENT SUR LE CONTROLE DE QUALITE ETABLI PAR LA CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES Règlement sur le contrôle de qualité Adopté par l'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires du 23 juin 2022 Eu égard au principe de légalité tel que rappelé par l'article 7 du Code de déontologie de la Chambre nationale des notaires, eu égard au critère de qualité totale prévu à l'article 6 du Code de déontologie précité et eu égard à la compétence visée à l'article 76, 4° de la loi du 16 mars 1803Documents pertinents retrouvés type loi prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 source service public federal interieur Loi contenant organisation du notariat Coordination officieuse en langue allemande fermer contenant organisation du notariat : Eu égard à l'article 40.4 du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) et eu égard à l'article 5 du Code de conduite de la Chambre nationale des notaires du 28 janvier 2021 précisant certaines modalités d'application du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (RGPD) pour les notaires : CHAPITRE Ier. - Principe

Article 1er.Tous les trois ans, chaque notaire ou chaque association de notaires fait l'objet d'un contrôle organisé par la Chambre des notaires concernant la qualité du fonctionnement de son étude. CHAPITRE II. - Champ d'application du contrôle

Art. 2.Le contrôle porte sur le respect des obligations relatives : - aux formalités liées à l'acte, et - aux coûts et honoraires, et - à la protection des données à caractère personnel. CHAPITRE III. - Organisation du contrôle par la Chambre des notaires

Art. 3.§ 1er. La Chambre des notaires est chargée de l'organisation du contrôle de qualité dans les études situées dans son ressort. § 2. La Chambre des notaires délègue la réalisation du contrôle de qualité : - soit à une commission de contrôle de qualité composée d'au moins trois membres en ce compris un président, - soit à la commission de contrôle de comptabilité. § 3. Le notaire peut transmettre au contrôleur de la chambre des notaires les rapports qui ont été établis par son délégué à la protection des données dans le cadre de sa mission de contrôle légale, afin de prouver que les règles contenues dans le code de conduite ont été respectées. La commission en tient compte dans son évaluation.

Art. 4.§ 1er. Le contrôle est effectué par un notaire en fonction ou par un notaire honoraire. Les contrôleurs sont désignés par la Chambre des notaires et choisis parmi les membres ou les anciens membres de la compagnie. Pour les notaires de la compagnie, l'acceptation d'une mission de contrôle est obligatoire, elle ne l'est pas pour les notaires honoraires. § 2. Le notaire ou le notaire honoraire qui a été désigné pour effectuer un contrôle de qualité peut être récusé par le notaire concerné. A cet effet, il adresse au président de la commission visée à l'article 3, § 2, au plus tard dans les huit jours qui suivent la communication de la désignation du contrôleur, un écrit, daté et signé, mentionnant le nom du contrôleur dont il demande la récusation, ainsi que le motif de la récusation. Si le président de la commission visée à l'article 3, § 2, admet le motif invoqué pour la récusation, il désigne un autre contrôleur. Celui-ci ne peut pas être récusé. § 3. Les contrôleurs sont tenus au secret professionnel. § 4. Les coûts éventuels relatifs aux contrôles de qualité sont à charge de la compagnie des notaires. Les contrôleurs ont droit uniquement au remboursement de leur frais. CHAPITRE IV. - Contrôle de la comptabilité

Art. 5.Le contrôle de qualité existe indépendamment du contrôle trisannuel de la comptabilité.

Rien n'empêche que le contrôle de qualité ait lieu le même jour que celui prévu pour le contrôle trisannuel de la comptabilité. CHAPITRE V. - Mesures de support et d'encadrement

Art. 6.§ 1er. La commission visée à l'article 3, § 2, peut, endéans les trois mois qui suivent le contrôle, sur recommandations du contrôleur et en concertation avec le notaire contrôlé, proposer des mesures de support et d'encadrement supplémentaires, tels que : - l'octroi d'un délai de mise en conformité au notaire qui ne satisfait pas à ses obligations, et/ou, - l'organisation d'un contrôle additionnel aux frais du notaire contrôlé, et/ou, - le renvoi, aux frais du notaire contrôlé, vers un expert spécialisé dans l'organisation des études ou dans une matière spécifique comme celle de la protection des données à caractère personnel. § 2. S'il apparaît que, malgré la procédure prévue au § 1er, le fonctionnement d'une étude notariale n'est toujours pas satisfaisant, des mesures de support et d'encadrement supplémentaires, telles que visées au § 1er, peuvent être imposées par la Chambre des notaires. CHAPITRE VI. - Obligations du notaire contrôlé

Art. 7.Le notaire contrôlé est tenu de répondre à toute demande de renseignements émanant de la Chambre des notaires ou du contrôleur.

Le notaire contrôlé est tenu de prendre les actions nécessaires au respect et à la mise en place effective des mesures de support et d'encadrement émanant de la Chambre des notaires. CHAPITRE VII. - Formulaire de contrôle

Art. 8.§ 1er. Le contrôle de qualité se fait à l'aide d'un formulaire.

Le comité de direction de la Chambre nationale des notaires établit le modèle de formulaire de contrôle de qualité, l'adapte, le remplace, ou le supprime.

Le comité de direction évaluera le formulaire au terme d'une année d'application et ensuite tous les trois ans. § 2. Le formulaire doit être complété en deux exemplaires : un exemplaire est délivré au(x) notaire(s) contrôlé(s) ; le deuxième formulaire est envoyé dans les deux semaines suivant le contrôle au président de la Chambre des notaires. CHAPITRE VIII. - Rapport à la Chambre nationale des notaires

Art. 9.Dans les trois premiers mois de chaque année, la Chambre des notaires établit un rapport de synthèse sur la base des contrôles. Ce rapport est transmis à la Chambre nationale des notaires.

Le rapport de synthèse mentionne les mesures de support et d'encadrement et les sanctions qui ont été imposées, parmi lesquelles celles visées à l'article 5 du Code de conduite.

La Chambre nationale des notaires peut demander à la Chambre des notaires une copie des rapports de contrôle concernant une ou plusieurs étude(s). CHAPITRE IX. - Abrogation

Art. 10.Le règlement du 22 janvier 2008 sur le contrôle qualité est abrogé. CHAPITRE X. - Entrée en vigueur

Art. 11.Le présent règlement entre en vigueur le même jour que l'arrêté royal y portant approbation.

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 18 septembre 2022 portant approbation du règlement sur le contrôle de qualité établi par la Chambre nationale des notaires.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, V. VAN QUICKENBORNE .

Pour la consultation du tableau, voir image