18 SEPTEMBER 2022. - Koninklijk besluit houdende goedkeuring van het reglement kwaliteitscontrole vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 16 maart 1803Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet op het notarisambt Officieuze coördinatie in het Duits sluiten op het notarisambt, artikel 91, eerste lid, 1°, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999 en artikel 91, vierde lid, ingevoegd bij de wet van 4 mei 1999;

Op de voordracht van de Minister van Justitie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het reglement kwaliteitscontrole en zijn twee bijlagen, aangenomen door de Nationale Kamer van notarissen op 23 juni 2022 en zoals bij dit besluit als bijlage gevoegd, worden goedgekeurd.

Art. 2.De minister bevoegd voor Justitie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 18 september 2022.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, V. VAN QUICKENBORNE

BIJLAGE BIJ HET KONINLIJK BESLUIT VAN 18 SEPTEMBER 2022 HOUDENDE GOEDKEURING VAN HET REGLEMENT KWALITEITSCONTROLE VASTGESTELD DOOR DE NATIONALE KAMER VAN NOTARISSEN Reglement kwaliteitscontrole Aangenomen door de algemene vergadering van de Nationale Kamer van notarissen van 23 juni 2022 Gezien het wettigheidsbeginsel zoals herinnerd door artikel 7 van de Deontologische Code van de Nationale Kamer van notarissen, gezien het criterium van integrale kwaliteit bedoeld in artikel 6 van voormelde Deontologische Code en gezien de bevoegdheid bedoeld in artikel 76, 4° van de wet van 16 maart 1803Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/03/1803 pub. 28/10/2009 numac 2009000678 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet op het notarisambt Officieuze coördinatie in het Duits sluiten op het notarisambt: Gezien artikel 40.4 van de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) en gezien artikel 5 van de Gedragscode van de Nationale Kamer van notarissen van 28 januari 2021 houdende verduidelijking van bepaalde modaliteiten met betrekking tot de toepassing van de Algemene verordening gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG) voor de notarissen: HOOFDSTUK I. - Principe

Artikel 1.Om de drie jaar maakt elke notaris of notarisassociatie het voorwerp uit van een controle georganiseerd door de kamer van notarissen over de kwaliteit van de werking van zijn kantoor. HOOFDSTUK II. - Toepassingsgebied van de controle

Art. 2.De controle heeft betrekking op de naleving van de verplichtingen in verband met: - de formaliteiten verbonden aan de akte, en - de kosten en honoraria, en - de bescherming van de persoonsgegevens. HOOFDSTUK III. - Organisatie van de controle door de kamer van notarissen

Art. 3.§ 1. De kamer van notarissen is belast met de organisatie van de kwaliteitscontrole in de kantoren van haar ambtsgebied. § 2. De kamer van notarissen delegeert de uitvoering van de kwaliteitscontrole: - ofwel aan een commissie van toezicht op de kwaliteit, samengesteld uit minstens drie leden, met inbegrip van een voorzitter, - ofwel aan de commissie van toezicht op de boekhouding. § 3. De notaris mag aan de controleur van de kamer van notarissen de verslagen overmaken die zijn functionaris voor gegevensbescherming opgemaakt heeft in het kader van zijn wettelijke controleopdracht, om aan te tonen dat de regels vervat in de gedragscode nageleefd werden.

De commissie houdt hiermee rekening in haar evaluatie.

Art. 4.§ 1. De controle wordt uitgevoerd door een notaris in functie of door een erenotaris. De controleurs worden aangewezen door de kamer van notarissen en gekozen tussen de leden of oud-leden van het genootschap. Voor de notarissen van het genootschap is de aanvaarding van een controleopdracht verplicht voor de erenotarissen is zij het niet. § 2. De notaris of erenotaris die aangewezen werd voor een kwaliteitscontrole, kan door de betrokken notaris gewraakt worden.

Hiertoe richt hij aan de voorzitter van de commissie bedoeld in artikel 3, § 2, uiterlijk acht dagen na de mededeling van de aanwijzing van de controleur, een gedagtekend en ondertekend geschrift waarin hij de naam vermeldt van de controleur die hij wil wraken, met opgave van de reden van de wraking. Indien de voorzitter van de commissie bedoeld in artikel 3, § 2, de reden opgegeven voor de wraking aanvaardt, wijst hij een andere controleur aan. Deze kan niet gewraakt worden. § 3. De controleurs zijn tot het beroepsgeheim gehouden. § 4. De eventuele kosten van de kwaliteitscontroles komen voor rekening van het genootschap van notarissen. De controleurs hebben enkel recht op de terugbetaling van hun kosten. HOOFDSTUK IV. - Controle van de boekhouding

Art. 5.De kwaliteitscontrole staat los van de driejaarlijkse controle van de boekhouding.

Niets belet dat de kwaliteitscontrole dezelfde dag plaatsvindt als die voorzien voor de driejaarlijkse controle van de boekhouding. HOOFDSTUK V. - Ondersteunings- en toezichtsmaatregelen

Art. 6.§ 1. De commissie bedoeld in artikel 3, § 2, kan, binnen de drie maanden na de controle, op aanbevelingen van de controleur en in overleg met de gecontroleerde notaris, bijkomende ondersteunings- en toezichtsmaatregelen voorstellen, zoals: - het toekennen van een aanpassingstermijn aan de notaris die niet aan zijn verplichtingen voldoet, en/of, - de organisatie van een aanvullende controle op kosten van de gecontroleerde notaris, en/of, - de verwijzing, op kosten van de gecontroleerde notaris, naar een expert gespecialiseerd in de organisatie van de kantoren of in een specifieke materie zoals de bescherming van de persoonsgegevens. § 2. Indien blijkt dat, ondanks de procedure voorzien in § 1, de werking van een notariskantoor nog steeds ontoereikend is, kunnen bijkomende ondersteunings- en toezichtsmaatregelen, zoals bedoeld in § 1, worden opgelegd door de kamer van notarissen. HOOFDSTUK VI. - Verplichtingen van de gecontroleerde notaris

Art. 7.De gecontroleerde notaris is gehouden om te antwoorden op elk verzoek om informatie van de kamer van notarissen of van de controleur.

De gecontroleerde notaris is gehouden om het nodige te doen met het oog op de naleving en de effectieve tenuitvoerlegging van de ondersteunings- en toezichtsmaatregelen uitgaande van de kamer van notarissen. HOOFDSTUK VII. - Controleformulier

Art. 8.§ 1. De kwaliteitscontrole gebeurt aan de hand van een formulier.

Het directiecomité van de Nationale Kamer van notarissen maakt het model van het formulier kwaliteitscontrole op, past het aan, vervangt het of heft het op.

Het directiecomité evalueert het formulier na één jaar toepassing en vervolgens om de drie jaren. § 2. Het formulier moet in tweevoud ingevuld worden: een exemplaar wordt aan de gecontroleerde notaris(sen) afgegeven; het tweede wordt binnen twee weken na de controle aan de voorzitter van de kamer van notarissen overgezonden. HOOFDSTUK VIII. - Verslag aan de Nationale Kamer van notarissen

Art. 9.Binnen de eerste drie maanden van elk jaar stelt de kamer van notarissen, aan de hand van de controles, een syntheseverslag op. Dit verslag wordt aan de Nationale Kamer van notarissen bezorgd.

Het syntheseverslag vermeldt de ondersteunings- en toezichtsmaatregelen en sancties die werden opgelegd, waaronder deze zoals bedoeld in artikel 5 van de Gedragscode.

De Nationale Kamer van notarissen kan aan de kamer van notarissen kopie vragen van de controleverslagen betreffende een of meer kantoren. HOOFDSTUK IX. - Opheffing

Art. 10.Het reglement van 22 januari 2008 inzake kwaliteitscontrole wordt opgeheven. HOOFDSTUK X. - Inwerkingtreding

Art. 11.Dit reglement treedt in werking op dezelfde dag als het koninklijk besluit houdende goedkeuring ervan.

Gezien om gevoegd te worden bij Ons besluit van 18 september 2022 houdende goedkeuring van het reglement kwaliteitscontrole vastgesteld door de Nationale Kamer van notarissen.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, V. VAN QUICKENBORNE

Voor de raadpleging van de tabel, zie beeld