14 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises

RAPPORT AU ROl Sire, L'arrêté qui est soumis à Votre signature a pour objet de moderniser et de rendre plus efficace la diffusion de la collection complète des comptes annuels et consolidés déposés à la Banque Nationale de Belgique, en remplaçant, pour les comptes déposés à partir du premier janvier 2000, le microfilm par le cd-rom comme support de diffusion de cette collection complète.

Depuis 1978, l'article 177bis des lois coordonnées sur les sociétés commerciales confie à la Banque Nationale de Belgique la tâche d'assurer la publicité des comptes annuels déposés chez elle en vertu de l'article 80 des mêmes lois coordonnées ou d'autres dispositions légales ou réglementaires qui s'y réfèrent ou ayant le même objet.

La détermination de la forme que prendrait cette diffusion ayant été laissée à Votre appréciation par l'article 177bis précité, l'article 21 de Votre arrêté du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises, qui a remplacé Votre arrêté du 7 août 1973 ayant le même objet, détermine que les comptes annuels et consolidés déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique sont publiés par celle-ci sous la forme : - de microfilms, en ce qui concerne la collection complète des comptes annuels et consolidés déposés au cours d'une année civile et; - de photocopies, en ce qui concerne les comptes de sociétés individuellement désignées.

Au cours de la période 1978-1998, le nombre de pages déposées est passé de 228.032 à 3.454.992 ce qui s'est inévitablement traduit par une très forte augmentation du nombre de microfilms nécessaires pour couvrir l'ensemble des comptes déposés au cours d'une année civile (46 microfilms en 1978 contre 647 en 1998).

Si le système mis en place en 1978 était performant eu égard aux possibilités techniques de l'époque, il n'en est plus de même actuellement. En effet, des évolutions technologiques enregistrées depuis le milieu des années 1980 (notamment la généralisation de l'utilisation des personal computers "PC" et de supports micro-informatiques à grande capacité d'archivage tels que le disque compact, ainsi que le développement d'Internet) ont mis en évidence les faiblesses inhérentes au microfilm, à savoir : - la difficulté de stockage et de manipulation d'une collection sans cesse plus volumineuse de microfilms, - l'impossibilité d'exploiter les comptes annuels reproduits sur les microfilms au moyen des logiciels bureautiques; - le coût élevé du matériel de lecture et de reproduction des microfilms et la charge administrative importante liée à la lourdeur de la recherche de l'information dans le chef des utilisateurs.

Dans ces conditions, une solution alternative au système actuel de diffusion sur microfilms de la collection complète des comptes déposés au cours d'une année civile consisterait : - dans un premier temps, à remplacer les microfilms par des disques compacts "cd-rom", et; - dans un deuxième temps et si le besoin s'en faisait sentir, à mettre les comptes déposés pendant la période séparant la parution de deux éditions successives du cd-rom à la disposition des abonnés, par le truchement du réseau Internet.

Cette solution permettrait : - de réduire le délai entre le dépôt des comptes et leur disponibilité pour l'abonné; - de leur faciliter l'accès aux informations contenues dans les comptes et leur retraitement dans le cadre d'applications bureautiques couramment répandues; - et de leur permettre d'économiser sur leurs coûts de fonctionnement et d'investissement.

Elle ouvrirait également, à plus longue échéance, la perspective d'une diffusion aisée des comptes annuels et consolidés par le canal d'Internet, comme c'est déjà le cas dans certains pays européens (notamment en France et en Grande-Bretagne).

L'arrêté qui est présenté à Votre signature prévoit pour cette raison que la diffusion de la collection complète des comptes déposés à la Banque Nationale de Belgique à partir du premier janvier 2000, sera assurée sur cd-rom au lieu de microfilms. La diffusion des copies de comptes individuels serait en revanche maintenue dans sa forme actuelle, sous réserve bien entendu que les copies ne seront plus imprimées à partir de microfilms mais à partir de cd-rom. Ce seul fait est sans influence sur le produit final délivré aux tiers intéressés.

Il faut par ailleurs souligner que le prix de l'abonnement à la collection complète des comptes déposés au cours d'une année civile est demeuré inchangé depuis 1985, nonobstant l'augmentation importante du nombre de microfilms livrés par la Banque Nationale de Belgique dans le cadre d'un abonnement annuel (205 microfilms par abonnement en 1985 contre 647 en 1998). Pour cette raison, il est raisonnable de porter le tarif annuel d'abonnement, fixé par l'article 22 de l'arrété royal du 25 novembre 1991 précité, de 30 000 BEF (743,68 EUR) à 60 510 BEF (1 500 EUR). De la sorte, ce tarif couvrira les frais de reproduction et d'envoi des supports faisant l'objet d'un abonnement annuel. Ce relèvement du prix de l'abonnement est en outre justifié par les éléments suivants : - la facilité, la convivialité et la rapidité des recherches effectuées au départ de cd-rom, qui entraînent des économies au niveau des coûts de fonctionnement; - les économies réalisables grâce à l'abandon d'un matériel coûteux à usage spécifique (lecteur-reproducteur de microfilms) au profit d'un matériel peu coûteux, performant et à usage pratiquement universel (PC avec lecteur de cd-rom).

Comme par le passé, les greffes des tribunaux de commerce continueront à recevoir à titre gratuit la collection complète des comptes déposés au cours d'une année civile. Cette collection leur sera également livrée sur cd-rom et non plus sur microfilms.

Enfin, l'arrêté soumis à Votre signature adapte le texte des articles 21 et 22 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 précité, sur plusieurs points techniques d'ordre secondaire. Ainsi : - la mention hétéroclite des comptes annuels et consolidés est remplacée par un renvoi uniforme aux documents visés à l'article 1, § 2 de cet arrêté, - l'inclusion explicite des comptes annuels des groupements d'intérêt économique et des groupements européens d'intérêt économique dans le champ d'application de l'article 21 est devenue superflue depuis l'entrée en vigueur des articles 15 et 16 de la loi du 29 juin 1993.

J'ai l'honneur d'être.

Sire, de Votre Majesté, le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN

AVIS DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de la Justice, le 5 mai 1999, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal « modifiant les articles 21 et 22 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises », a donné le 28 juin 1999 l'avis suivant : Compte tenu du moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat attire l'attention sur le fait qu'en raison de la démission du Gouvernement, la compétence de celui-ci se trouve limitée à l'expédition des affaires courantes. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien de la compétence ainsi limitée, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le Gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires.

Observation générale Dans le rapport au Roi, l'auteur du texte en projet met l'accent sur les faiblesses du système actuel de microfilms et souligne notamment : « - la difficulté de stockage et de manipulation d'une collection sans cesse plus volumineuse de microfilms; - l'impossibilité d'exploiter les comptes annuels reproduits sur les microfilms au moyen de logiciels bureautiques. ».

Des difficultés du même ordre apparaissent a fortiori lors de l'utilisation d'un support papier.

Le même rapport au Roi justifie le choix de la diffusion des comptes annuels au moyen d'un support numérique optique, le cédérom, notamment au motif que cette solution faciliterait pour les abonnés. « ... l'accès aux informations contenues dans les comptes et leur retraitement dans le cadre d'applications bureautiques couramment répandues; ».

Le Conseil d'Etat s'interroge sur la rédaction de l'article 1er, 1°, du projet (article 21, alinéa 1er, 2°, en projet) qui semble exclure la délivrance d'un cédérom ou d'un autre support magnétique. « ... lorsque la demande porte sur un ou plusieurs documents relatifs à des personnes morales individuellement désignées. ».

Quelque important que soit le volume des documents imprimés sur papier qui auront été sollicités par le demandeur, celui-ci ne pourra pas, dans cette hypothèse, bénéficier des progrès technologiques apportés par les applications bureautiques, sauf à acquérir l'intégralité de la collection. Le Conseil d'Etat n'aperçoit pas la raison d'une telle disproportion.

Examen du texte Intitulé L'intitulé d'un texte législatif ou réglementaire doit permettre sa recherche et son classement. Il n'apparaît pas utile d'allonger l'intitulé en citant les articles que l'on se propose de modifier.

Mieux vaut écrire : « Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 25 novembre 1991... ».

Préambule Alinéa 1er.

L'arrêté en projet trouve son fondement légal dans l'article 177bis des lois sur les sociétés commerciales, coordonnées le 30 novembre 1935. Cet alinéa serait mieux rédigé comme suit : « Vu les lois sur les sociétés commerciales, coordonnées le 30 novembre 1935, notamment l'article 177bis inséré par la loi du 24 mars 1978 et modifié par la loi du 18 juillet 1991;».

Alinéa 2.

Il est préférable de rédiger cet alinéa comme suit : « Vu l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises, notamment l'article 21 modifié par l'arrêté royal du 11 janvier 1993 et l'article 22; ».

Dispositif Article 1er. 1. L'article 177bis des lois coordonnées sur les sociétés commerciales qui contient la base légale du projet attribue trois pouvoirs au Roi. Les modifications apportées par l'article 1er, 1° et 2°, du projet répondent à la première attribution de pouvoir de cet article 177bis, et celles de l'article 2, à la deuxième.

La troisième attribution de pouvoir confie au Roi le soin de déterminer la forme de l'ensemble des documents dont le texte légal prévoit la distribution sans frais aux greffes des tribunaux de commerce.

Cette mission est remplie par la première phrase de l'article 21, alinéa 5, (devenant l'alinéa 4) du texte en projet. Mais elle est vidée de sa substance par la deuxième phrase du même alinéa, qui permet au Ministre de la Justice d'habiliter la Banque nationale à fournir aux greffes copie des documents. « ... sur tout autre support ou par tout autre canal de diffusion, pour autant que l'intégrité et la conformité des copies aux documents originaux déposés soient garanties. ».

Il n'est pas permis au Roi de transmettre à un ministre l'essentiel de l'attribution de pouvoir qu'il a reçue du législateur.

La deuxième phrase de l'article 21, alinéa 5, en projet est dépourvue de base légale et doit être omise. Au besoin si la nécessité l'exige, il convient de procéder à la modification souhaitée par voie d'un nouvel arrêté royal. 2. Dans la phrase liminaire, il y a lieu de préciser que l'article 21 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises a été modifié par l'arrêté royal du 11 janvier 1993.3. Au 1°, mieux vaut omettre les mots « du présent arrêté ».La même remarque vaut pour le 4°. 4. A l'article 21, alinéa 1er, le début du 2° a été mal traduit.Mieux vaut écrire : « documents imprimés sur papier.... » (1) 5. En finale de l'article 21, alinéa 6 (devenant l'alinéa 5) du projet, il convient de supprimer les mots « du présent arrêté ». Article 2.

Dans la phrase introductive, il y a lieu d'omettre également les mots « du présent arrêté ».

Observations finales 1. Pour assurer une concordance avec l'arrêté du 25 novembre 1991 précité, il convient d'écrire « Banque nationale de Belgique ».2. Le texte néerlandais du projet est susceptible d'amélioration.A titre d'exemple, certains observations à ce sujet sont faites dans la version néerlandaise du présent avis. _______ Note (1) Voir article 22, 2°, en projet. 14 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les lois sur les sociétés commerciales, coordonnées le 30 novembre 1935, notamment l'article 1 77bis, inséré par la loi du 24 mars 1978 et modifié par la loi du 18 juillet 1991;

Vu l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises, notamment l'article 21 modifié par l'arrêté royal du 11 janvier 1993, et l'article 22;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.A l'article 21 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises, modifié par l'arrêté royal du 11 janvier 1993, sont apportées les modifications suivantes : 1° I'alinéa 1er est remplacé par la disposition suivante : « La Banque nationale de Belgique délivre copie à ceux qui lui en font la demande, même par correspondance, des documents déposés auprès d'elle en vertu de l'article 1er, alinéa 2, sous forme de : 1° cd-rom, lorsque la demande porte sur l'ensemble des documents déposés;2° documents imprimés sur papier à partir des cd-rom susvisés, lorsque la demande porte sur un ou plusieurs documents relatifs à des personnes morales individuellement désignées";2° I'alinéa 2 est abrogé;3° I'alinéa 5 ancien, devenu l'alinéa 4, est remplacé par la disposition suivante : « La Banque nationale de Belgique fournit aux greffes des tribunaux de commerce, sans retard et gratuitement, une copie des cd-rom visés à l'alinéa 1er, 1°.". 4° à l'alinéa 6 ancien, devenu l'alinéa 5, les mots "des comptes annuels microfilmés par la Banque nationale de Belgique" sont remplacés par les mots "des documents visés à l'article 1er, alinéa 2".

Art. 2.L'article 22 du même arrêté royal est remplacé par la disposition suivante : « Les frais suivants sont dus à la Banque nationale de Belgique pour la délivrance de copies des documents visés à l'article 1er, alinéa 2 : 1° l'abonnement annuel aux cd-rom visés à l'article 21, alinéa 1er, 1°, est fixé à 60.510 BEF (1.500 EUR), taxe sur la valeur ajoutée non comprise. Cet abonnement couvre la livraison des cd-rom sur lesquels est reproduit l'ensemble des documents déposés auprès de la Banque nationale de Belgique pendant l'année civile pour laquelle l'abonnement est souscrit; 2° le prix des copies sur papier visées à l'article 21, alinéa 1er, 2° est fixé à 10 BEF (0,25 EUR) par feuille, frais de port, frais d'encaissement éventuels et taxe sur la valeur ajoutée non compris.» .

Art. 3.Les dispositions du présent arrêté sont applicables aux documents déposés auprès de la Banque nationale de Belgique à partir du 1er janvier 2000.

Art. 4.Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 14 décembre 1999.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de la Justice;

M. VERWILGHEN