13 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises

RAPPORT AU ROI Sire, L'arrêté que le Gouvernement a l'honneur de soumettre à Votre signature a pour objet : - de moderniser et de rendre plus efficace la tenue par les greffes des tribunaux de commerce du dossier ouvert au nom des entreprises situées dans leur arrondissement judiciaire; - d'assouplir le dépôt des comptes annuels et consolidés des entreprises; - et d'uniformiser le régime de fixation des tarifs de publication d'actes et de documents aux Annexes au Moniteur belge.

Votre arrêté du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises dispose que le greffe de chaque tribunal de commerce constitue un dossier relatif : - aux sociétés commerciales, selon le cas de droit belge ou de droit étranger mais ayant en Belgique une succursale ou un siège d'opération, inscrites au registre du commerce tenu par ce tribunal.

Ce dossier forme dans ce cas une subdivision spéciale du dossier constitué dans le cadre des lois relatives au registre du commerce, coordonnées le 20 juillet 1964; - aux sociétés civiles à forme commerciale, aux groupements d'intérêt économique et aux groupements européens d'intérêt économique de droit belge, lorsqu'ils ont établi leur siège social dans le ressort territorial du tribunal de commerce concerné; - aux groupements d'intérêt économique et aux groupements européens d'intérêt économique de droit étranger qui ont une succursale ou un siège d'opération dans le ressort territorial du tribunal de commerce concerné; - aux sociétés étrangères dont les effets sont repris à la cote officielle d'une bourse belge des valeurs mobilières; - ainsi qu'aux organismes publics ayant une mission statutaire à caractère industriel, commercial ou financier et établis dans le ressort territorial du tribunal de commerce concerné.

Chacun de ces dossiers contient les actes, extraits d'actes, procès-verbaux et documents dont la publicité est prévue par les lois coordonnées sur les sociétés commerciales, par la loi du 12 juillet 1989 portant diverses mesures d'application du Règlement (CEE) n° 2137/85 du Conseil du 25 juillet 1985 relatif à l'institution d'un groupement européen d'intérêt économique, par la loi du 17 juillet 1989 sur les groupements d'intérêt économique et par l'arrêté royal du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises.

Par exception, les comptes annuels et consolidés des entreprises ne sont pas versés dans ces dossiers mais centralisés auprès de la Centrale des Bilans de la Banque Nationale de Belgique, dans ce cas, seule une mention du dépôt de ces comptes est versée au dossier de l'entreprise.

A l'heure actuelle, ces pièces sont reçues par les greffes des tribunaux de commerce, conservées et mises à la disposition des tiers, sur support papier.

Ce support présente toutefois de sérieux inconvénients : - la conservation de ces pièces nécessite un espace d'archivage, qui se traduit par des coûts de location, d'entretien et de fonctionnement; - le travail administratif découlant de la mise à jour des dossiers, de leur inventarisation, de leur mise à la disposition du public et de leur classement, est considérable; - le risque de perte, de vol, de destruction ou de mauvais classement d'une pièce est réel.

Compte tenu de l'évolution technologique intervenue ces dernières années dans le domaine informatique, l'arrêté soumis à Votre signature a pour objet d'ouvrir la possibilité de tenir les dossiers précités non seulement sur papier, mais également sur support informatique, en faisant, entre autre, usage de la délégation prévue par l'article 10, § 2, alinéa 2, des lois coordonnées sur les sociétés commerciales, qui dispose que "le Roi détermine les modalités de constitution du dossier".

Chaque dossier pourra dès lors comporter une partie matérielle, qui contiendra les pièces déposées sur papier, et une partie électronique qui contiendra les pièces déposées par un canal informatique. Une mention à portée générale apposée sur la couverture de la partie matérielle du dossier, attirera l'attention des tiers intéressés sur l'existence de la partie électronique de ce même dossier, dont le contenu pourra être consulté par exemple via impression d'un listing mis à jour ou par un terminal.

Cette dématérialisation pourra, dans une première phase, être appliquée pour les pièces qui ne proviennent pas de l'entreprise elle-même mais d'une source externe informatisée. C'est le cas du texte de la mention de dépôt des comptes annuels et consolidés, qui est transmis par la Banque Nationale de Belgique et versé dans le dossier de l'entreprise déposante.

Outre les inconvénients déjà énumérés ci-dessus, la transmission sur papier du texte de ces mentions de dépôt issues du "Recueil des mentions" constitué par la Banque Nationale de Belgique dans son système informatique, présente en effet deux inconvénients complémentaires : - les dépôts de comptes annuels sont concentrés durant la période de mai à septembre. Les greffes reçoivent donc de grandes quantités de documents à verser dans le dossier des entreprises concernées au moment où le personnel est réduit à cause des vacances annuelles. Ceci entraîne un retard dans le classement des mentions de dépôt dans le dossier des entreprises déposantes qui, dans l'intervalle, n'est pas exhaustif; - en outre, les greffes doivent réintroduire manuellement les données figurant sur ces mentions dans leur propre application informatique, ce qui est à la fois un investissement considérable en termes de temps de travail et une source d'erreur.

Or, la Banque Nationale de Belgique envoie chaque jour, par télétransmission, le texte des mentions de dépôt au Moniteur belge, qui le publie aux Annexes au Moniteur belge en vertu de l'article 10, § 2, de l'arrêté précité.

Le Centre de Traitement de l'Information du Ministère de la Justice récupérera dès lors ces données, les triera par greffe et les injectera automatiquement dans l'application informatique propre du greffe concerné, qui sera ainsi dispensé de l'encodage manuel de ces données dans sa propre application informatique.

La possibilité pour les intéressés de consulter directement un registre informatisé des mentions de dépôt plutôt que la partie matérielle du dossier de l'entreprise soulagera en outre la charge des greffes, facilitera et accélérera l'accès aux données et garantira enfin l'exhaustivité et l'actualité de ces données.

L'arrété qui est soumis à Votre signature modifie encore Votre arrêté du 25 novembre 1991 précité à deux autres égards : - jusqu'à présent, l'entreprise doit déposer ses comptes annuels ou consolidés auprès du siège de la Banque Nationale de Belgique correspondant au tribunal de commerce auprès duquel son dossier est tenu. Ce tableau de correspondance est publié au Moniteur belge.

Par souci de simplification, singulièrement dans le chef des tiers-déposants professionnels (fiduciaires, bureaux comptables, etc.), liberté sera désormais laissée aux entreprises de choisir le siège de la Banque Nationale de Belgique auprès duquel elles déposeront leurs comptes annuels et consolidés, étant entendu que les copies des comptes sont de toute façon disponibles auprès de l'ensemble des sièges de la Banque Nationale de Belgique, quel que soit le siège où ils ont été déposés : - actuellement, l'arrêté du 25 novembre 1991 précité dispose que le montant des frais de publication aux Annexes au Moniteur belge de la mention de dépôt des comptes annuels est fixé par arrêté royal, alors que le montant des frais de publication aux dites Annexes des autres actes, extraits d'actes, procès-verbaux et documents est fixé par arrêté ministériel. Or, il semble cohérent que ces deux tarifs inscrits tous deux au Budget de l'Etat et couvrant le même type de prestation, soient fixés au moyen du même instrument juridique.

L'arrêté soumis à Votre signature dispose dès lors que les frais de publication d'actes d'entreprises aux Annexes au Moniteur belge seront désormais tous fixés par arrêté ministériel, quelle que soit la nature de l'acte faisant l'objet de cette publication.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, le très respectueux, et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, VERWILGHEN

AVIS DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de la Justice, le 20 octobre 1999, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal « modifiant l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises », a donné le 1er décembre 1999 l'avis suivant : Examen du projet Observation préliminaire Le but principal de l'arrêté en projet est de permettre que le dossier des entreprises puisse comporter, outre une partie matérielle contenant les pièces déposées sur papier, une partie électronique contenant les pièces déposées par un canal informatique. Le rapport au Roi précise que « cette dématérialisation pourra être appliquée pour les pièces qui ne proviennent pas de l'entreprise elle-même mais d'une source externe informatisée » et cite, à titre d'exemple, le texte de la mention de dépôt des comptes annuels et consolidés transmis par la Banque nationale de Belgique et versé dans le dossier de l'entreprise déposante.

Renseignements pris auprès du fonctionnaire délégué, il apparaît qu'actuellement, le texte de la mention de dépôt des comptes annuels et consolidés est, en réalité, le seul document qui puisse être déposé dans la partie électronique du dossier.

Préambule A l'alinéa 1er, le fondement légal indiqué doit être mentionné avec plus de précision, à savoir l'article 10, § 2, alinéa 2, des lois coordonnées sur les sociétés commerciales, remplacé par la loi du 6 mars 1973 et modifié par la loi du 24 mars 1978. En outre, il convient également de tenir compte de : a) l'article 80, alinéas 4 et 5, des mêmes lois coordonnées qui constitue le fondement légal des articles 6 et 7 de l'arrêté en projet;b) l'article 10, § 3, alinéa 3, des mêmes lois coordonnées qui constitue le fondement légal de l'article 8 de l'arrêté en projet. Mieux vaut, dès lors, rédiger l'alinéa 1er comme suit : « Vu les lois coordonnées sur les sociétés commerciales, notamment l'article 10, § 2, alinéa 2, remplacé par la loi du 6 mars 1973 et modifié par la loi du 24 mars 1978, l'article 10, § 3, alinéa 3, remplacé par la loi du 6 mars 1973 et l'article 80, alinéas 4 et 5, remplacé par la loi du 18 juillet 1991; ».

Dans les alinéas 2 et 3, il faut mentionner avec plus de précision le fondement légal de l'article 5 de l'arrêté en projet et indiquer le fondement légal de l'article 8 de l'arrêté en projet, dans la mesure où ce dernier s'applique aux groupements européens d'intérêt économique et aux groupements d'intérêt économique. C'est pourquoi, il est proposé de rédiger ces deux alinéas comme suit : « Vu la loi du 12 juillet 1989 portant diverses mesures d'application du Règlement (CEE) n° 2137/85 du Conseil du 25 juillet 1985 relatif à l'institution d'un groupement européen d'intérêt économique, notamment l'article 6, § 2, alinéa 2 et § 3, alinéa 3;

Vu la loi du 17 juillet 1989 sur les groupements d'intérêt économique, notamment l'article 7, § 3, alinéa 4 et § 4, alinéa 3; ».

A l'alinéa 5, la mention de l'arrêté royal du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises n'est pas pertinente. En effet, ce n'est pas cet arrêté royal mais bien l'article 10, § 2, de la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer précitée qui constitue le fondement légal de l'article 3 de l'arrêté en projet. La mention de ce fondement légal doit être insérée entre les alinéas 1er et 2 du préambule. Il est proposé de rédiger l'alinéa nouveau comme suit : « Vu la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises, notamment l'article 10, § 2, remplacé par la loi du 1er juillet 1983; ».

Dispositif Article 1er Dans le liminaire, il convient de remplacer les mots « comme suit » par les mots « par les alinéas suivants ».

Article 6 Conformément aux règles de légistique, il est préférable de diviser l'article en projet en « 1° » et« 2° » au lieu de « a) » et « b) ». La même remarque vaut pour l'article 8 de l'arrêté en projet.

Article 8 Sous le b) devenant 2°, mieux vaut écrire : « au § 2, l'alinéa 4 est abrogé. ».

Article 9 L'article 17, § 1er de l'arrêté royal du 25 novembre 1991, modifié par l'article 8, 1°, de l'arrêté en projet, habilite le Ministre de la justice à fixer le tarif des frais de publication aux annexes au Moniteur belge, de la mention visée à l'article 10, § 2, dudit arrêté.

Dans le même temps, le tarif précité fixé à l'article 17, § 2, alinéa 4, de l'arrêté royal du 25 novembre 1991, est abrogé (article 8, 2°, de l'arrêté en projet).

Il convient cependant d'éviter que ce tarif ne soit abrogé avant que n'entre en vigueur l'arrêté ministériel susmentionné. A cet égard, le fonctionnaire délégué a indiqué qu'il est prévu de faire entrer en vigueur le nouveau tarif à fixer par arrêté ministériel, le 1er janvier 2000 afin que celui-ci puisse être appliqué à toute l'année budgétaire 2000.

Dans cette optique, il est proposé de libeller l'article 9 comme suit, pour autant que le projet devienne un arrêté royal publié au Moniteur belge au plus tard le 1er janvier 2000 et que l'arrêté ministériel évoqué soit pris et publié dans le même délai : « Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2000. ».

La chambre était composée de : MM. : J.-J. Stryckmans, premier président;

Y. Kreins, P. Quertainmont, conseillers d'Etat;

F. Delperee, J. Kirkpatrick, assesseurs de la section de législation;

Mme J. Gielissen, greffier assumé.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. P. Brouwers, référendaire.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J.-J. Stryckmans.

Le greffier, J. Gielissen.

Le premier président, J.-J. Stryckmans.

13 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les lois coordonnées sur les sociétés commerciales, notamment l'article 10, § 2, alinéa 2, remplacé par la loi du 6 mars 1973 et modifié par la loi du 24 mars 1978, l'article 10, § 3, remplacé par la loi du 6 mars 1973 et l'article 80, alinéas 4 et 5, remplacé par la loi du 18 juillet 1991;

Vu la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises, notamment l'article 10, § 2, remplacé par la loi du 1er juillet 1983;

Vu la loi du 12 juillet 1989 portant diverses mesures d'application du Règlement (CEE) n° 2137/85 du Conseil du 25 juillet 1985 relatif à l'institution d'un groupement européen d'intérêt économique, notamment l'article 6, § 2, alinéa 2 et § 3, alinéa 3;

Vu la loi du 17 juillet 1989 sur les groupements d'intérêt économique, notamment l'article 7, § 3, alinéa 4 et § 4, alinéa 3;

Vu l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises, modifié par les arrêtés royaux des 11 janvier 1993, 14 février 1994, 28 décembre 1995, 19 décembre 1996, 22 décembre 1997 et 8 décembre 1998;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.L'article 2 de l'arrêté royal du 25 novembre 1991 relatif à la publicité des actes et documents des sociétés et des entreprises, est complété par les alinéas suivants : « La subdivision spéciale du dossier peut également être composée d'une partie électronique. Le cas échéant, l'existence d'une partie électronique est mentionnée dans la partie matérielle de ce dossier.

Les pièces déposées dans la partie électronique de ce dossier reçoivent un numéro d'ordre. Un inventaire des pièces que contient cette partie électronique est automatiquement tenu à jour. Cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée. »

Art. 2.Les articles 3, 4, 5 et 6 du même arrêté sont complétés par l'alinéa suivant : « Le dossier peut également être composé d'une partie électronique. Le cas échéant, l'existence d'une partie électronique est mentionnée dans la partie matérielle de ce dossier. »

Art. 3.Un article 6bis, rédigé, comme suit, est inséré dans le même arrêté : « Le dossier visé à l'article 10, § 3 de l'arrêté royal du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du 17 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/07/1975 pub. 30/06/2010 numac 2010000387 source service public federal interieur Loi relative à la comptabilité des entreprises fermer relative à la comptabilité et aux comptes annuels des entreprises, peut se composer d'une partie matérielle et d'une partie électronique. Le cas échéant, l'existence d'une partie électronique est mentionnée dans la partie matérielle de ces dossiers.

Le greffier ou son délégué vise, donne un numéro d'ordre et classe chacune des pièces qui doivent être versées dans la partie matérielle de ces dossiers. Le greffier tient à jour un inventaire des pièces.

Ces inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée.

Les pièces déposées dans la partie électronique du dossier reçoivent un numéro d'ordre. Un inventaire des pièces que contient cette partie électronique est automatiquement tenu à jour. Cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée. »

Art. 4.L'article 7, § 5, alinéas 3 et 4, du même arrêté est remplacé par les alinéas suivants : « Le greffier ou son délégué vise, donne un numéro d'ordre et classe chacune des pièces qui doivent être versées dans la partie matérielle des dossiers. Le greffier tient à jour un inventaire des pièces. Cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée.

Les pièces déposées dans la partie électronique de ces dossiers reçoivent un numéro d'ordre. Un inventaire des pièces que contient cette partie électronique est automatiquement tenu à jour. Cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée. »

Art. 5.L'article 8, § 6, alinéas 3 et 4, du même arrêté, est remplacé par les alinéas suivants : « Le greffier ou son délégué vise, donne un numéro d'ordre et classe chacune des pièces qui doivent être versées dans la partie matérielle des dossiers. Le greffier tient à jour un inventaire des pièces. Cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée.

Les pièces déposées dans la partie électronique de ces dossiers reçoivent un numéro d'ordre. Un inventaire des pièces que contient cette partie électronique est automatiquement tenu à jour. Cet inventaire mentionne le numéro d'ordre, l'objet et la date de dépôt de la pièce déposée. »

Art. 6.A l'article 10 du même arrêté, sont apportées les modifications suivantes : 1° au § 2, les mots « sur support magnétique » sont supprimés;2° au § 3, les mots « pour y être versé » sont remplacé par les mots « pour être versé dans la partie électronique de ce dossier ».

Art. 7.L'article 11, § 1er, alinéa 3, du même arrêté, modifié par l'arrêté royal du 11 janvier 1993, est remplacé par l'alinéa suivant : « Sans préjudice des modalités techniques définies par la Banque Nationale de Belgique pour le dépôt opéré par télétransmission, le dépôt des pièces visées à l'article 1er, alinéa 2, est effectué par envoi ordinaire ou recommandé ou par remise aux guichets. »

Art. 8.A l'article 17 du même arrêté, modifié par les arrêtés royaux du 11 janvier 1993, 14 février 1994, 19 décembre 1996 et 8 décembre 1998, sont apportées les modifications suivantes : 1° Au § 1er la phrase est complétée par les mots « ainsi que le tarif des frais de publication aux Annexes au Moniteur belge de la mention visée à l'article 10, § 2, qui sont perçus par la Banque Nationale de Belgique pour le compte de la Direction du Moniteur belge »;2° au § 2, l'alinea 4 est abrogé.

Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2000.

Art. 10.Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 13 décembre 1999.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN