16 AVRIL 2004. - Arrêté du Gouvernement flamand portant création de l'agence autonomisée interne « Audit interne de l'Administration flamande » et portant transformation du comité d'audit de la Communauté flamande en Comité d'Audit de l'Administration flamande

Le Gouvernement flamand, vu la loi spéciale du 8 août 1980 de réformes institutionnelles, notamment l'article 87, § 1er;

Vu le décret cadre sur la politique administrative du 18 juillet 2003, notamment l'article 34, § 1er, alinéa trois;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 septembre 2000 relatif à la création et au fonctionnement de la cellule d'Audit interne au sein du Ministère de la Communauté flamande;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 10 octobre 2003 réglant la délégation de compétences de décision aux chefs des agences autonomisées internes de l'Administration flamande;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du budget, donné le 21 janvier 2004;

Vu la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas trente jours;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, donné le 24 février 2004, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, modifié par la loi du 2 avril 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 02/04/2003 pub. 14/05/2003 numac 2003000376 source service public federal interieur Loi modifiant certains aspects de la législation relative à l'organisation et au fonctionnement de la section de législation du Conseil d'Etat type loi prom. 02/04/2003 pub. 02/05/2003 numac 2003000309 source service public federal interieur Loi modifiant la loi du 15 avril 1994, relative à la protection de la population et de l'environnement contre les dangers résultant des rayonnements ionisants et relative à l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire, et réglant le transfert de certains agents du Service de la Sûreté de l'Etat dans le domaine de l'énergie nucléaire type loi prom. 02/04/2003 pub. 16/04/2003 numac 2003000298 source service public federal interieur Loi modifiant la loi du 4 juillet 1989 relative à la limitation et au contrôle des dépenses électorales engagées pour les élections des Chambres fédérales, ainsi qu'au financement et à la comptabilité ouverte des partis politiques, et modifiant le Code électoral fermer;

Considérant qu'il est indiqué, en vue de l'accomplissement efficace de certaines tâches relatives à l'exécution de la politique en matière d'évaluation de systèmes de contrôles et examens administratifs internes, de créer une agence autonomisée interne sans personnalité juridique à caractère sui generis;

Sur la proposition du Ministre-Président du Gouvernement flamand, Après délibération, Arrête : TITRE Ier. - Création d'une agence autonomisée interne « Audit interne de l'Administration flamande » CHAPITRE Ier. - Dénomination, objet et missions de l'agence

Article 1er.Au sein du Ministère de la Communauté flamande « Services du Ministre-Président », il est créé une agence autonomisée interne sans personnalité juridique, sous le nom « Audit interne de l'Administration flamande », dénommée ci-après « l'agence ».

L'agence fait partie du domaine politique « Services du Ministre-Président ».

Art. 2.L'agence a pour mission d'être un partenaire indépendant, objectif et qualifié de la gestion des départements, des agences autonomisées internes et des agences autonomisées externes de droit public, lors de la maîtrise des risques financiers, légaux et organisationnels, afin de créer une valeur ajoutée lors du développement d'une organisation efficiente, efficace, éthique et qualitative.

Art. 3.La mission de l'agence consiste en : 1° d'évaluer, en ce qui concerne les entités administratives visées à l'article 34, § 1er, du décret cadre politique administrative, le système de contrôle interne et de vérifier s'il est adéquat et efficace, de formuler des recommandations visant à l'améliorer, et de réaliser à cet effet des audits financiers, des audits de conformité et des audits opérationnels.Ces audits concernent plus particulièrement la fourniture de services de conseil à l'Administration flamande sur le système de contrôle interne concernant : a) la gestion effective et efficace des risques;b) la fiabilité des rapports financiers et gestionnels;c) le respect de la réglementation et des procédures;d) le fonctionnement effectif et efficace des services, non compris le suivi et l'évaluation des contrats de gestion;e) la protection de l'actif.2° d'effectuer, d'initiative ou sur la demande de tiers, des examens administratifs auprès des entités administratives précitées. Sans préjudice de l'article 34, § 2, du décret cadre politique administrative, l'agence a, sans aucune limitation, accès aux informations, documents et biens matériels et immatériels, des entités administratives visées à l'article 34, § 1er, du décret cadre politique administrative. A cet effet, l'agence a également accès à tous les immeubles, espaces et installations où des tâches ou compétences de l'Administration flamande sont réalisées.

Les rapports d'audit sont uniquement transmis à l'audité, à son supérieur hiérarchique, et au donneur d'ordre.

Art. 4.La concrétisation du mode d'accomplissement des tâches de l'agence, par des objectifs stratégiques et opérationnels, est réglée dans le contrat de gestion visé à l'article 21.

Art. 5.Une charte d'audit est rédigée, qui est soumise à l'approbation du Comité d'audit. La charte d'audit clarifie les aspects repris dans le décret cadre politique administrative et dans le présent arrêté, en ce qui concerne les objectifs, les tâches, la place dans l'organisation et le fonctionnement de la fonction d'audit interne.

Art. 6.Dans l'accomplissement de ses missions et tâches, l'agence agit au nom des personnes morales Communauté flamande et Région flamande. CHAPITRE II. - Pilotage et direction de l'agence

Art. 7.Le chef de l'agence est chargé de la direction générale, du fonctionnement et de la représentation de l'agence.

Art. 8.Le pilotage de l'agence se fait par le contrat de gestion. La négociation du contrat de gestion, ainsi que toute prolongation, modification, suspension ou résiliation de ce contrat, se fait entre le Comité d'audit et le chef de l'agence.

Le contrat de gestion est conclu entre le Comité d'audit et le chef de l'agence. CHAPITRE III. - Contrôle, suivi et tutelle

Art. 9.Le contrôle, le suivi et la tutelle de l'agence se font conformément aux dispositions de l'article 23.

L'agence fait rapport au sujet de ses activités et constatations au Comité d'audit.

Art. 10.L'agence assure le contrôle interne de ses processus d'entreprise et activités.

Art. 11.Les services compétents du Ministère flamand des Finances et du Budget certifient les comptes, après avoir effectué un examen de certification.

Art. 12.Conformément à l'article 9 du décret cadre politique administrative et à l'article 25 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 10 octobre 2003 réglant la délégation de compétences de décision aux chefs des agences autonomisées internes de l'Administration flamande, les informations fournies et le rapportage par l'agence comprennent au moins : 1° un plan d'entreprise annuel et un plan opérationnel à moyen et à long terme;2° un rapport périodique relatif à l'utilisation des délégations conférées;3° un rapport annuel, ainsi qu'un rapport final, relatifs à l'exécution du contrat de gestion, sur la base d'indicateurs et d'indices présentant un intérêt politique et gestionnel. CHAPITRE IV. - Délégation de compétences de décision

Art. 13.Le chef de l'agence a délégation de compétence de décision pour les matières fixées à l'arrêté du Gouvernement flamand du 10 octobre 2003 réglant la délégation de compétences de décision aux chefs des agences autonomisées internes de l'Administration flamande, dénommé ci-après « l'arrêté général de délégation ».

Art. 14.L'utilisation des délégations est soumise aux conditions et limitations générales, ainsi qu'aux dispositions relatives à la possibilité de sous-délégation, la réglementation en cas de remplacement et la justification, telles que définies à l'arrêté général de délégation.

TITRE II. - Transformation du comité d'audit de la Communauté flamande en Comité d'Audit de l'Administration flamande CHAPITRE Ier. - Le Comité d'audit de l'Administration flamande

Art. 15.Le Comité d'audit, créé par l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 septembre 2000 relatif à la création et au fonctionnement de la cellule d'Audit interne au sein du Ministère de la Communauté flamande, est transformé en le Comité d'audit de l'Administration flamand, dénommé ci-après « le Comité d'audit ».

Art. 16.Le Comité d'audit compte neuf membres, y compris le président, avec une majorité d'experts indépendants. Il se compose : 1° de deux membres du Gouvernement flamand;2° de cinq experts indépendants;3° de deux représentants des domaines politiques. Les experts indépendants sont désignés, sur la présentation du Comité d'audit, par le Gouvernement flamand pour une période de cinq ans qui peut être renouvelée une fois au maximum. Parmi les experts indépendants, le Gouvernement flamand désigne le président du Comité d'audit.

Chaque fois qu'un ou plusieurs mandats d'experts indépendants sont à conférer au Comité d'audit, les candidatures d'au moins un homme et une femme sont présentées par mandat.

Le Gouvernement flamand désigne les représentants des domaines politiques.

Art. 17.Le Comité d'audit se réunit au moins six fois par an. Les procèsverbaux des réunions sont envoyés au Gouvernement flamand.

Le Comité d'audit établira un règlement d'ordre intérieur.

Art. 18.Par séance, les experts indépendants du Comité d'audit reçoivent une indemnité de 996,84 euros (100 %). Par séance, le président du Comité d'audit reçoit une indemnité supplémentaire de 498,42 euros (100 %). En cas de plus de six réunions par an, l'indemnité pour les experts indépendants s'élève à 398,74 euros (100 %) par séance et l'indemnité supplémentaire pour le président s'élève à 199,37 euros (100 %) à partir de la septième séance.

Les indemnités mentionnées à l'alinéa premier suivent l'évolution de l'indice des prix à la consommation, conformément à la loi du ler mars 1977 organisant un régime de liaison à l'indice des prix à la consommation du Royaume de certaines dépenses dans le secteur public, telle que modifiée par l'arrêté royal n° 178 du 30 décembre 1982 et sans préjudice de l'article 2 de l'arrêté royal du 24 décembre 1993 portant exécution de la loi du 6 janvier 1989Documents pertinents retrouvés type loi prom. 06/01/1989 pub. 18/02/2008 numac 2008000108 source service public federal interieur Loi spéciale sur la Cour d'arbitrage fermer de sauvegarde de la compétitivité du pays. Les montants à 100 % sont liés à l'indice-pivot de base 138,01 (base ler janvier 1990). CHAPITRE II. - Tâches et compétences du Comité d'audit

Art. 19.Le Comité d'audit assure l'indépendance de l'agence.

Art. 20.Le Comité d'audit fournit des services de conseil au Gouvernement flamand 1° dans le cadre des problématiques générales estimées importantes par le Comité d'audit;2° sur l'audit du système de contrôle interne;3° sur le système de contrôle interne, sur la base des activités de l'agence, telles que définies à l'article 3.

Art. 21.§ 1. Le Comité d'audit assure le pilotage de l'agence. Ce pilotage se fait par le contrat de gestion. § 2. Le comité d'audit est compétent pour négocier et conclure le contrat de gestion, ainsi que pour approuver toute prolongation, modification, suspension ou résiliation du contrat.

Sur la proposition du Comité d'audit, le contrat de gestion ainsi que toute prolongation, modification, suspension ou résiliation du contrat, sont soumis par le Ministre-Président à la ratification du Gouvernement flamand.

Art. 22.Le Comité d'audit approuve la charte d'audit, mentionnée à l'article 5, ainsi que toute modification de la charte.

Art. 23.§ 1. Le Comité d'audit est responsable du suivi et de la tutelle de l'agence. A cet effet, le Comité d'audit approuve entre autres le plan d'entreprise annuel de l'agence. § 2. Dans le cadre de la fourniture de services de conseil ainsi que dans le cadre du suivi et de l'exercice de la tutelle, le Comité d'audit peut demander à tout moment au chef de l'agence des informations, des rapports et une justification concernant certaines matières, tant au niveau agrégé qu'au niveau de sujets et dossiers individuels. Le cas échéant, le Comité d'audit dispose de la possibilité d'entendre chaque membre du personnel de l'Administration flamande dans ce cadre. § 3. Moyennant l'approbation du Comité d'audit, et après une procédure de sélection à laquelle le Comité d'audit est également associé, une personne ou instance qualifiée et indépendante est désignée qui sera chargée de l'évaluation du fonctionnement de l'agence. La périodicité de cette évaluation sera fixée par le Comité d'audit. § 4. Le Comité d'audit peut faire effectuer un examen administratif au sein de l'agence.

Art. 24.Le Comité d'audit doit régulièrement examiner ses propres prestations, et se demander s'il a réalisé les objectifs qui lui sont imposés et s'il a assumé ses responsabilités.

Art. 25.Le Comité d'audit établit un rapport annuel pour le Gouvernement flamand.

TITRE III. - Dispositions finales

Art. 26.L'arrêté du Gouvernement flamand du 8 septembre 2000 relatif à la création et au fonctionnement de la cellule d'Audit interne au sein du Ministère de la Communauté flamande est abrogé.

Art. 27.Les membres du Comité d'audit qui ont été désignés sur la base de l'article 7 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 septembre 2000 relatif à la création et au fonctionnement de la cellule d'Audit interne au sein du Ministère de la Communauté flamande, continuent à exercer ce mandat après l'entrée en vigueur du présent arrêté. Cette règle s'applique également à la fonction du président.

En ce qui concerne les experts indépendants, le premier mandat de cinq ans a pris cours à la date de leur nomination sur la base de l'article 7 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 septembre 2000 relatif à la création et au fonctionnement de la cellule d'Audit interne au sein du Ministère de la Communauté flamande.

Le mandat sur la base de l'article 7, alinéa deux, 2°, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 septembre 2000 relatif à la création et au fonctionnement de la cellule d'Audit interne au sein du Ministère de la Communauté flamande, prend fin au plus tard à la date d'approbation définitive par le Gouvernement flamand de l'arrêté du Gouvernement relatif à l'organisation de l'Administration flamande, dans lequel les domaines politiques sont fixés.

Art. 28.Le Gouvernement flamand fixe la date d'entrée en vigueur du présent arrêté.

Art. 29.Le Ministre-Président est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 16 avril 2004.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, B. SOMERS