FEDERALE OVERHEIDSDIENST BINNENLANDSE ZAKEN

Ministeriële omzendbrief betreffende de identificatiekaarten van de gemeenschapswachten en de gemeenschapswacht-vaststellers Mevrouw, Mijnheer de Gouverneur, Mevrouw, Mijnheer de Burgemeester, Mevrouw, Mijnheer, De doelstelling van deze omzendbrief bestaat erin de procedure te beschrijven die zal worden gevolgd bij de opmaak en verdeling van de identificatiekaarten voor de gemeenschapswachten en de gemeenschapswachten-vaststellers.

Deze omzendbrief definieert de procedure en de taken en bevoegdheden van de diverse actoren. 1. Algemeen - Reglementaire bepalingen identificatiekaart Artikel 12 van de wet van 15 mei 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/2007 pub. 29/06/2007 numac 2007000628 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet type wet prom. 15/05/2007 pub. 13/08/2007 numac 2007000721 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet. - Duitse vertaling type wet prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid type wet prom. 15/05/2007 pub. 13/07/2007 numac 2007011352 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet tot wijziging van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen, wat de fusie door overneming van onderlinge verzekeringsverenigingen betreft type wet prom. 15/05/2007 pub. 08/06/2007 numac 2007000545 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van artikel 14 van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973 type wet prom. 15/05/2007 pub. 29/05/2007 numac 2007003270 bron federale overheidsdienst financien Wet tot bekrachtiging van het koninklijk besluit van 20 december 2006 betreffende de bijdrage in de werkings-, personeels- en oprichtingskosten van de kansspelcommissie verschuldigd door de houders van de vergunningen klasse A, B, C en E voor het kalenderjaar 2007 sluiten tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet, zoals gewijzigd bij wet van 13 januari 2014 stelt dat elke gemeenschapswacht en gemeenschapswacht-vaststeller houder moet zijn van een identificatiekaart waarvan het model door de minister van Binnenlandse Zaken wordt vastgesteld. De modaliteiten waaraan dit model dient te voldoen, zijn nader omschreven in het Ministerieel Besluit van 14 september 2020Relevante gevonden documenten type ministerieel besluit prom. 14/09/2020 pub. 02/10/2020 numac 2020031342 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Ministerieel Besluit tot bepaling van het model van identificatiekaart van de gemeenschapswachten en de gemeenschapswacht-vaststellers sluiten tot bepaling van het model van identificatiekaart van de gemeenschapswachten en de gemeenschapswachten-vaststellers.

De identificatiekaart is geldig voor een periode van vijf jaar vanaf haar uitreikingsdatum. Ze is voor gelijke periodes vernieuwbaar.

De identificatiekaart bevat volgende gegevens: - de naam, voornaam en foto van de houder; - de naam van de organiserende gemeente; - al naargelang van het geval, de functie van gemeenschapswacht of gemeenschapswacht-vaststeller; - de vervaldatum van de identificatiekaart.

De gemeenschapswachten en de gemeenschapswachten-vaststellers kunnen de activiteiten, zoals bedoeld in artikel 3 van de wet van 15 mei 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/2007 pub. 29/06/2007 numac 2007000628 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet type wet prom. 15/05/2007 pub. 13/08/2007 numac 2007000721 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet. - Duitse vertaling type wet prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid type wet prom. 15/05/2007 pub. 13/07/2007 numac 2007011352 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet tot wijziging van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen, wat de fusie door overneming van onderlinge verzekeringsverenigingen betreft type wet prom. 15/05/2007 pub. 08/06/2007 numac 2007000545 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van artikel 14 van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973 type wet prom. 15/05/2007 pub. 29/05/2007 numac 2007003270 bron federale overheidsdienst financien Wet tot bekrachtiging van het koninklijk besluit van 20 december 2006 betreffende de bijdrage in de werkings-, personeels- en oprichtingskosten van de kansspelcommissie verschuldigd door de houders van de vergunningen klasse A, B, C en E voor het kalenderjaar 2007 sluiten gewijzigd bij wet van 13 januari 2014, slechts uitoefenen indien zij de identificatiekaart op een duidelijk leesbare wijze dragen. 2. Wijze waarop de identificatiekaarten voor de gemeenschapswachten(-vaststellers) dienen aangevraagd te worden door de gemeente Het is de verantwoordelijkheid van de Algemene Directie Veiligheid en Preventie (verder ADVP) van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken om de kaarten te produceren en af te leveren. De volgende stappen zullen worden doorlopen om de gegevens te verzamelen voor de opmaak van de identificatiekaarten: 1. Alle steden en gemeenten zullen een brief ontvangen met de vraag of er binnen hun stad/gemeente gemeenschapswachten(-vaststellers) zijn aangesteld.Indien dit het geval is, wordt er gevraagd om een contactpersoon binnen de gemeente door te geven, met wie de verdere praktische zaken betreffende de aanmaak van de identificatiekaarten kunnen geregeld worden. 2. Deze aangeduide contactpersoon zal vervolgens een link ontvangen waarmee hij/zij toegang krijgt tot een webformulier waar de gegevens ingegeven kunnen worden die noodzakelijk zijn voor de aanmaak van de identificatiekaarten. Het gaat hier over volgende gegevens: - Naam - Voornaam - Naam gemeente - Functie: gemeenschapswacht of gemeenschapswacht-vaststeller - Foto (in bijlage) - Advies korpschef (in bijlage) - Attest geslaagde psychotechnische proef (in bijlage) - Opleiding: attest opleiding gemeenschapswacht, en naargelang de functie eveneens een attest opleiding gemeenschapswacht-vaststeller (in bijlage) - Uittreksel uit het strafregister (in bijlage) 3. De gemeente dient per gemeenschapswacht(-vaststeller) de gegevens door te geven via dit webformulier.4. De bijlagen die worden opgevraagd, kunnen worden toegevoegd aan het webformulier.5. De foto die wordt gevraagd per gemeenschapswacht(-vaststeller) dient een recente pasfoto te zijn waarbij de resolutie ligt tussen de 600 en 800 dpi.Het bestand van de foto dat in bijlage wordt overgemaakt, dient de naam te dragen van de gemeenschapswacht(-vaststeller) om verwarring uit te sluiten. 6. Het advies van de korpschef en het attest psychotechnisch onderzoek dewelke worden opgevraagd, zijn verplicht gesteld met de wetswijziging doorgevoerd met de wet van 15 juli 2018Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/07/2018 pub. 25/09/2018 numac 2018013779 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet houdende diverse bepalingen Binnenlandse Zaken sluiten houdende diverse bepalingen Binnenlandse Zaken, meer bepaald met artikel 39 van deze wet en dienen ingediend te worden voor de gemeenschapswachten(-vaststellers) die in dienst getreden zijn na 5 oktober 2018.7. De ADVP zal deze gegevens verzamelen in een beveiligde databank. Deze persoonsgegevens zullen enkel worden verwerkt voor de aanmaak van de identificatiekaarten voor de gemeenschapswachten(-vaststellers). 3. Bijhouden en actualiseren gegevens identificatiekaarten De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens nodig voor de opmaak van de identificatiekaarten van de gemeenschapswachten(-vaststellers) is de ADVP.In onderaanneming van de ADVP zal tevens de firma Zetes instaan voor de verwerking van de persoonsgegevens bij het aanmaken van de identificatiekaarten.

Het is echter de verantwoordelijkheid van de gemeente om elke wijziging van de gegevens onmiddellijk door te geven zodat de beveiligde databank geactualiseerd kan worden en een eventuele nieuwe identificatiekaart kan worden aangemaakt.

De gemeenten zijn er verder toe gehouden om 6 maanden voor de vervaldatum van een identificatiekaart van een gemeenschapswacht(-vaststeller) een aanvraag in te dienen voor een nieuwe identificatiekaart. Op dat moment zal er worden nagegaan of de gegevens waarover de directie beschikt nog actueel zijn.

Om in regel te zijn met de vigerende Europese regelgeving omtrent de gegevensbescherming (GDPR) zullen volgende maatregelen in acht worden genomen: - Er wordt een beveiligd toegangsbeheer vastgesteld voor de databank met persoonsgegevens van de gemeenschapswachten(-vaststellers) door de ADVP. - De persoonsgegevens die gedeeld worden met de firma Zetes die de identificatiekaarten aanmaakt, worden door deze verwerker onmiddellijk vernietigd, nadat de identificatiekaarten zijn aangemaakt. - De attesten die overgemaakt worden via het webformulier zullen na aanmaak van de kaart onmiddellijk worden vernietigd. - De stad/gemeente is ervoor verantwoordelijk dat de gemeenschapswachten(-vaststellers) de bijlage bij deze omzendbrief ontvangen die hen informeert over het doel van de verwerking van hun persoonsgegevens. Op deze manier weten de gemeenschapswachten(-vaststellers) dat hun persoonsgegevens enkel verwerkt worden voor het aanmaken van de identificatiekaarten en tot welke verwerkingsverantwoordelijke ze zich kunnen wenden om hun rechten uit te oefenen conform de GDPR. - Bovendien dient deze bijlage zichtbaar te worden opgehangen in het lokaal van de gemeenschapswachten(-vaststellers). 4. Verspreiding identificatiekaarten De identificatiekaarten zullen worden afgeleverd in de gemeentehuizen van de betrokken gemeenten per koerierdienst van de firma Zetes. De contactpersoon binnen de gemeente zal per mail verwittigd worden wanneer de kaarten worden afgeleverd en welke kaarten worden afgeleverd om te voorkomen dat er kaarten zouden verloren gaan. 5. Procedure bij verlies kaart De gemeenschapswacht(-vaststeller) die zijn kaart verliest, geeft dit door aan zijn verantwoordelijke binnen de gemeente. De gemeente dient de ADVP hiervan in te lichten zodat een nieuwe kaart kan worden aangemaakt.

Gezien een gemeenschapswacht(-vaststeller) enkel zijn activiteiten kan uitoefenen wanneer hij in het bezit is van zijn geldige identificatiekaart, wordt aangeraden om dit zo snel als mogelijk te doen. 6. Procedure vertrek gemeenschapswacht(-vaststeller) Wanneer een gemeenschapswacht(-vaststeller) om welke reden ook zijn activiteiten niet langer uitoefent binnen een gemeente dient betrokkene zijn kaart binnen de 5 dagen aan de gemeente te overhandigen of deze aangetekend toe te sturen. De gemeente dient vervolgens binnen de 5 dagen de kaart aangetekend terug te sturen aan de ADVP, die de kaart vernietigt en de gegevens van de betrokken persoon wist in het gegevensbestand. 7. Vervanging identificatiekaart De gemeente moet de identificatiekaart terugsturen naar de ADVP in de volgende gevallen: 1.De geldigheidsdatum is overschreden. 2. De foto van de houder van de kaart is niet meer gelijkend.3. De kaart werd beschadigd.4. De betrokkene is van naam of voornaam veranderd.5. De betrokkene voldoet niet langer aan de voorwaarden zoals bepaald in artikel 17, § 1, eerste lid, van de wet van 15 mei 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/2007 pub. 29/06/2007 numac 2007000628 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet type wet prom. 15/05/2007 pub. 13/08/2007 numac 2007000721 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet. - Duitse vertaling type wet prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid type wet prom. 15/05/2007 pub. 13/07/2007 numac 2007011352 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet tot wijziging van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen, wat de fusie door overneming van onderlinge verzekeringsverenigingen betreft type wet prom. 15/05/2007 pub. 08/06/2007 numac 2007000545 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van artikel 14 van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973 type wet prom. 15/05/2007 pub. 29/05/2007 numac 2007003270 bron federale overheidsdienst financien Wet tot bekrachtiging van het koninklijk besluit van 20 december 2006 betreffende de bijdrage in de werkings-, personeels- en oprichtingskosten van de kansspelcommissie verschuldigd door de houders van de vergunningen klasse A, B, C en E voor het kalenderjaar 2007 sluiten gewijzigd door de wet van 13 januari 2014.6. De betrokkene heeft zijn activiteiten bij de gemeente definitief beëindigd. De kaart die door de gemeente wordt overgemaakt, wordt onmiddellijk na ontvangst vernietigd en indien nodig wordt op vraag van de gemeente een nieuwe kaart aangemaakt. 8. Overgangsmaatregel Tot de gemeenschapswacht(-vaststeller) een nieuwe identificatiekaart, aangemaakt conform de wet en Ministerieel Besluit, heeft ontvangen, kan hij/zij de huidige identificatiekaart die aangemaakt werd door de gemeente blijven gebruiken. Hoogachtend, A. VERLINDEN

Bijlage bij de omzendbrief betreffende de identificatiekaarten van de gemeenschapswachten en de gemeenschapswachten-vaststellers Informatiedocument ter attentie van de gemeenschapswachten en de gemeenschapswachten-vaststellers over de verwerking van hun persoonsgegevens Op grond van artikel 12 van de wet van 15 mei 2007Relevante gevonden documenten type wet prom. 15/05/2007 pub. 29/06/2007 numac 2007000628 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet type wet prom. 15/05/2007 pub. 13/08/2007 numac 2007000721 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet. - Duitse vertaling type wet prom. 15/05/2007 pub. 31/07/2007 numac 2007000663 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet betreffende de civiele veiligheid type wet prom. 15/05/2007 pub. 13/07/2007 numac 2007011352 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet tot wijziging van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen, wat de fusie door overneming van onderlinge verzekeringsverenigingen betreft type wet prom. 15/05/2007 pub. 08/06/2007 numac 2007000545 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet tot wijziging van artikel 14 van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973 type wet prom. 15/05/2007 pub. 29/05/2007 numac 2007003270 bron federale overheidsdienst financien Wet tot bekrachtiging van het koninklijk besluit van 20 december 2006 betreffende de bijdrage in de werkings-, personeels- en oprichtingskosten van de kansspelcommissie verschuldigd door de houders van de vergunningen klasse A, B, C en E voor het kalenderjaar 2007 sluiten tot instelling van de functie van gemeenschapswacht, tot instelling van de dienst gemeenschapswachten en tot wijziging van artikel 119bis van de nieuwe gemeentewet (hierna « wet op de gemeenschapswachten ») is de minister van Binnenlandse Zaken belast met het uitreiken van de identificatiekaarten aan de gemeenschapswachten en gemeenschapswachten-vaststellers, na te hebben vastgesteld dat zij voldoen aan de voorwaarden opgenomen in artikel 8 van de wet op de gemeenschapswachten. In het kader van deze opdracht is er een verwerking van persoonsgegevens, door de FOD Binnenlandse Zaken, Algemene Directie Veiligheid en Preventie (verder ADVP), overeenkomstig artikel 6, c) van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming)).

De ADVP is hiervoor de verwerkingsverantwoordelijke.

Zowel voor de controle van de voorwaarden tot toekenning van de identificatiekaart als voor de aanmaak van deze kaart is immers een verwerking van persoonsgegevens vereist.

De persoonsgegevens worden uitsluitend doorgestuurd naar de bestemmelingen vermeld in dit document. 1) Verwerking van persoonsgegevens voor de controle van de voorwaarden tot toekenning van de identificatiekaart Om te kunnen nagaan of iedere gemeenschapswacht(-vaststeller) voor wie een identificatiekaart wordt aangevraagd, volgens de bij wet vastgestelde voorwaarden, hieraan voldoet, zendt de organiserende gemeente de volgende documenten naar de ADVP: - Het attest psychotechnisch onderzoek - Het attest van de opleiding gemeenschapswacht(-vaststeller) - Het advies van de korpschef - Uittreksel uit het strafregister Deze documenten worden uitsluitend verzameld om na te gaan of iedere gemeenschapswacht(-vaststeller) voldoet aan de wettelijke voorwaarden vastgesteld door de wet op de gemeenschapswachten, en worden niet verwerkt voor andere doeleinden. Zodra de kaarten zijn uitgereikt, worden deze documenten vernietigd door de verwerkingsverantwoordelijke. 2) Gegevensverwerking voor de aanmaak van de identificatiekaarten Om de identificatiekaarten van de gemeenschapswachten(-vaststellers) die voldoen aan de bij wet vastgestelde voorwaarden, te kunnen aanmaken, moet de ADVP beschikken over de persoonsgegevens die vermeld dienen te worden op de identificatiekaart, met name de naam, voornaam en de foto van de houder van de kaart. Er is dus bepaald dat elke organiserende gemeente voor iedere gemeenschapswacht(-vaststeller) de nodige informatie via een beveiligd webformulier doorstuurt voor de aanmaak van de kaart: naam, voornaam, functie (gemeenschapswacht of gemeenschapswacht-vaststeller) en een recente pasfoto.

Vervolgens worden de gegevens verwerkt in een beveiligde databank beheerd door de ADVP. Deze verwerking van persoonsgegevens heeft als uitsluitend doel de aanmaak van de identificatiekaarten van de gemeenschapswachten(-vaststellers). Een beveiligd toegangsbeheer wordt voorzien voor de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker.

De aanmaak van de kaarten wordt toevertrouwd aan een externe onderaannemer (verwerker). Deze firma zal de gegevens enkel en alleen verwerken om de kaarten aan te maken en vernietigt de persoonsgegevens na aanmaak van de identificatiekaarten. De persoonsgegevens worden eveneens vernietigd wanneer de kaart wordt ingetrokken of voortijdig wordt terug gestuurd.

De persoonsgegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke (ADVP) in de beveiligde databank bewaard gedurende 5 jaar, met name de geldigheidsduur van de identificatiekaarten, en worden bijgewerkt in functie van de informatie die door de gemeenten wordt verstrekt (schrapping, aanpassing of aanvulling van bepaalde gegevens, o.a. in functie van personeel dat vertrekt of wordt vervangen). De tabel wordt hernieuwd voor elke geldigheidsperiode van de kaarten. 3) Uitoefening van de rechten van de betrokken personen door deze twee soorten gegevensverwerkingen De gemeenschapswachten(-vaststellers) kunnen hun recht op inzage, rectificatie of beperking van de verwerking van hun gegevens uitoefenen bij de DPO IBZ door gebruik te maken van het formulier dat hen ter beschikking wordt gesteld door de FOD Binnenlandse Zaken via de volgende link: https://www.ibz.be/nl/hoe-kunt-u-uw-rechten-uitoefenen. Er is eveneens een word-formulier beschikbaar op de site dat met de post kan worden gestuurd aan de DPO IBZ, FOD Binnenlandse Zaken, Park Atrium - Koloniënstraat 11, 1000 Brussel Als de gemeenschapswachten(-vaststellers) na contact te hebben opgenomen met de DPO IBZ menen dat hun rechten niet worden nageleefd of dat de verwerking van hun persoonsgegevens een schending van de algemene verordening gegevensbescherming inhoudt, hebben zij het recht om bezwaar in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be - mail: contact@apd-gba.be - tel: +32 2 274 48 00 - adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, België.