BRUSSELS HOOFDSTEDELIJK GEWEST

27 NOVEMBER 2014. - Omzendbrief betreffende de uitwerking en opvolging van een personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe

Overeenkomstig de bepalingen van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 27 maart 2014 houdende het administratief statuut en de bezoldigingsregeling van de ambtenaren van het ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en van de instellingen van openbaar nut in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, wordt er een personeelsplan opgesteld waarin per activiteitsdomein, per niveau, per rang en per graad het aantal statutaire en contractuele personeelsleden, uitgedrukt in voltijdse equivalenten, vastgelegd wordt die noodzakelijk geacht worden om de opdrachten te vervullen die werden toegewezen aan het ministerie en de betrokken instellingen van openbaar nut. Dit plan moet jaarlijks worden goedgekeurd ter vervanging van organieke kaders.

Deze omzendbrief beoogt de methodologie voor de uitwerking van deze personeelsplannen te verduidelijken.

De diensten zijn ertoe gehouden om de hieronder vermelde richtlijnen na te leven bij het uitwerken en opvolgen van hun personeelsplan op basis van de personeelsenveloppe. 1. Principes Het personeelsplan bepaalt per activiteitsdomein, per niveau, per rang en per graad het aantal statutaire en contractuele personeelsleden, uitgedrukt in voltijdse equivalenten, die nodig geacht worden voor de uitvoering van de opdrachten die toegewezen werden aan het ministerie en de instelling van openbaar nut. Het plan beschrijft voor het jaar waarop het betrekking heeft de gewenste eindprojectie inzake aantal bezoldigde VTE's. De personeelsenveloppe stemt overeen met de jaarlijkse budgettaire kosten van het personeelsplan. Het moet passen binnen de grenzen van de beschikbare begrotingsmiddelen voor het betrokken jaar.

Er wordt op gewezen dat er per instelling een personeelsplan bestaat.

Het is gebaseerd op een globaal budget, maar : ? voor de Gewestelijke Overheidsdienst van Brussels moet het personeelsplan uitgesplitst worden in subenveloppen per algemene directie, binnen de globale personeelsenveloppe; ? voor de ION's kan het uitgesplitst worden naar de operationele entiteiten, binnen deze globale enveloppe.

Naast de globale aantallen per niveau, rang en graad, dient het plan eveneens het onderscheid aan te geven tussen de betrekkingen die op termijn zullen worden ingevuld door statutaire medewerkers en de betrekkingen die altijd ingevuld zullen worden door contractuele personeelsleden (arbeidsovereenkomsten voor bijkomende of specifieke opdrachten, startbaanovereenkomsten...).

Ter herinnering : zonder afbreuk te doen aan de bepalingen met betrekking tot de mandatarissen, de contractuelen voor uitzonderlijke en specifieke opdrachten en de startbaanovereenkomsten, moeten de banen die bestemd zijn voor het vervullen van permanente opdrachten ingevuld worden door statutaire medewerkers. 2. Methodologie 2.1. Personeelplan Er moeten drie referentiesituaties worden bepaald : ? Kader A : "AS IS" : stemt overeen met de huidige HR-situatie (bezoldigd personeel in dienst). ? Kader B : "ONREDUCEERBARE TO BE" : betreft de situatie inzake reeds genomen beslissingen die echter nog niet uitgevoerd werden (b.v. lopende aanwervingen...) ? Kader C : "OPERATIONELE TO BE" : geeft de operationele beslissingen weer die aangewezen zijn in het licht van de huidige of bijkomende gebeurtenissen, bovenop de twee vorige kaders. 2.2. Enveloppen Met elke situatie van het personeelsplan (de kaders A, B en C) komt een begrotingsraming overeen : A) Raming AS IS op basis van de payroll : deze omvat de projectie van alle voorzienbare uitgaven op basis van : -> het aantal personeelsleden op de loonlijst in de maand waarvoor de berekening gebeurt; -> de eventuele uitgaven verricht buiten het gestandaardiseerde bezoldigingsbeheer (voor het ministerie bijvoorbeeld de economische en handelsattachés, die in deviezen betaald worden); -> de nog te voorziene diverse niet-recurrente uitgaven; -> de uitgaven die inherent zijn aan de normale werkgeverslasten (vakbondspremies/bijdrage FOP...); -> de vermoedelijke besparingen als gevolg van gekende pensioneringen; -> de raming van de meerkosten verbonden aan de automatische loonindexering.

B) Raming van de niet-samendrukbare TO BE : Dit kader betreft alle van reeds goedgekeurde en lopende procedures voor het invullen van betrekkingen (bevordering/overgang naar een hoger niveau/werving), in aanvulling op het kader A. C) Raming van de bijkomende budgettaire hypotheses : Dit kader heeft betrekking op bijkomende beleidskeuzes. De "recurrente" keuzes omvatten : -> het al dan niet aanwenden van de budgettaire marge die vrijkomt als gevolg van voorzienbare uitdiensttredingen om te voorzien in vervanging of in het vervullen van andere opdrachten. -> Hierbij komen nog "specifieke" hypotheses (nieuwe beleidslijnen, sectorale akkoorden enz.) die afhangen van politieke keuzes of nieuwe elementen die in aanmerking genomen moeten worden bij het opstellen van de begroting.

Voor elk van deze situaties moeten de eraan verbonden kosten bepaald worden, om zo de personeelsenveloppe vast te stellen. Optelling van de kaders A, B en C geeft de raming van het globale personeelsbudget dat vereist is voor het beschouwde jaar.

Voor het jaar 2015 moet men zich baseren op de personeelskredieten die goedgekeurd werden tijdens de vorming van de begrotingen.

Een omzendbrief betreffende de vorming van personeelsenveloppes zal de te volgen stappen beschrijven voor de volgende jaren. 2.3. Bepaling van de referentiesituatie "AS IS" Doelstelling : De referentiesituatie "AS IS" geeft de human resources tijdens de referentiemaand (november 2015 wat het personneelsplan 2016 betreft en september voor de volgende jaren) weer.

Ze dient als basis voor de projecties inzake human resources en budgettaire lasten voor de jaren T en T+1 (lopend jaar en volgend jaar).

Voor de "AS IS" bestaat het principe erin de kosten per medewerker te ramen voor de rest van het jaar T en voor het jaar T+1. 2.4. De "niet-samendrukbare TO BE" Doelstelling : de onvermijdelijke kosten voor T en T+1 bepalen.

De "niet-samendrukbare TO BE" bevat de "AS IS", waaraan de lopende aanwervingen, de bevorderingen, de selecties voor mandaten, enz. werden toegevoegd.

Fasen Fase 1 : De gemiddelde aanwervings- en bevorderingskosten bepalen per rang en per categorie (statutair, contractueel, startbaanovereenkomst...) voor de jaren T en T+1.

Fase 2 : Een lijst opmaken van de vacante betrekkingen voor de lopende wervingen, bevorderingen en mandaatselecties met opgave van de vermoedelijke data van indiensttreding per rang en per categorie.

Fase 3 : De kosten voor T en T+1 ramen aan de hand van de gegevens die resulteren uit de fasen 1 en 2. 2.5. De "operationele TO BE" Doelstelling : Door de weerslag van de operationele beslissingen te integreren in de "niet-samendrukbare TO BE" bekomt men de "operationele TO BE".

Fasen Fase 1 : - De evenementen bepalen die niet zijn opgenomen in de "NIET-SAMENDRUKBARE TO BE" (b.v. nieuwe opdrachten) en de behoeften kwantificeren in VTE's per niveau en per rang - Nagaan of er rekening gehouden moet worden met een indexsprong.

Fase 2 : De begrotingsuitgaven ramen die verbonden zijn aan fase 1. 2.6. Hoe VTE definiëren? De definitie van een voltijds equivalent (VTE) voor de personeelsplannen is een puur budgettaire definitie : het VTE van een personeelslid komt overeen met het bezoldigingspercentage dat van toepassing is op het desbetreffende personeelslid.

Deze definitie drong zich op als de meest objectieve manier om de verschillende definities van VTE te harmoniseren die naast elkaar bestaan bij de verschillende administraties.

Dit heeft niet te veronachtzamen gevolgen voor het beheer van de personeelsplannen : ? Een personeelslid dat niet effectief aanwezig is in de administratie maar dat wel door het bestuur betaald wordt, zal meetellen in het VTE-totaal van het personeelsplan. Dit heeft bijvoorbeeld betrekking op ? de naar de gewestelijke kabinetten gedetacheerde personeelsleden voor wie in geen enkele budgettaire compensatie is voorzien. ? de statutaire personeelsleden in bevallingsrust, die bezoldigd blijven ten laste van het budget van de administratie.

Het vervangen van dit personeelsleden kan enkel beoogd worden voor de in het plan beschikbare plaatsen en moet altijd binnen de budgettaire grenzen van het plan blijven. ? Een niet-bezoldigd personeelslid zal bijgevolg een VTE met een nulwaarde hebben. Niettemin blijft deze persoon in het personeelsregister van de administratie staan, maar door zijn/haar niet-bezoldiging wordt het mogelijk de budgettaire marge die zijn/haar afwezigheid vrijmaakt te recupereren voor het invullen van een vervangingscontract. 3. Uitwerking van het personeelsplan 3.1. De synthese van de drie kaders geeft het personeelsplan voor het betrokken jaar.

Dit bestaat erin de "OPERATIONELE TO BE" te kwantificeren per rang en per niveau, evenals de eraan verbonden budgettaire middelen.

In alle hieronder beschreven gevallen moet het ontwerp van personeelsplan het voorwerp uitmaken van vakbondsoverleg voor het definitief goedgekeurd wordt. 3.2.

A) Voor het ministerie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest moet het personeelsplan conform de bepalingen van de bestuursovereenkomst zijn.

De directieraad stelt minstens een personeelsplan per begrotingsjaar op. Het wordt opgesteld op basis van ontwerpen die opgemaakt zijn door de besturen in overleg met hun toezichthoudende minister(s) of functioneel bevoegde staatsecretaris. Het personeelsplan moet overeenkomstig de beschikbare budgettaire middelen voor het betrokken begrotingsjaar zijn.

Het personeelsplan wordt ter advies voorgelegd aan de Inspectie van Financiën vooraleer het overgemaakt wordt aan de minister of de staatssecretaris bevoegd voor Openbaar Ambt met het oog op goedkeuring door de Regering uiterlijk op 31 december van het jaar dat voorafgaat aan de uitvoering van dit plan.

Bij ontstentenis van een personeelsplan of ingeval het personeelsplan niet wordt goedgekeurd door de Regering, blijft het laatst vastgestelde of goedgekeurde plan van toepassing.

B) Voor de instellingen van openbaar nut van categorie A moet het personeels-plan conform de bepalingen van de bestuursovereenkomst zijn.

De raad van bestuur stelt minstens een personeelsplan per begrotingsjaar op. Het personeelsplan moet overeenkomstig de beschikbare budgettaire middelen voor het betrokken begrotingsjaar zijn.

Het personeelsplan wordt overgemaakt aan de functioneel bevoegde minister of staatssecretaris, waarna het ter advies wordt voorgelegd aan de Inspectie van Financiën en ter goedkeuring aan de minister of staatsecretaris die bevoegd is voor Openbaar Ambt. Vervolgens wordt het voorgelegd aan de Regering met het oog op goedkeuring tegen uiterlijk 31 december van het jaar voorafgaand aan de uitvoering van het plan.

Bij ontstentenis van een personeelsplan of ingeval het personeelsplan niet wordt goedgekeurd door de Regering, blijft het laatst vastgestelde of goedgekeurde plan van toepassing.

C) Voor de instellingen van categorie B, moet het personeelsplan conform zijn met onder andere de bepalingen van het beheersovereenkomst van de instelling en van zijn eventuele bijlagen.

De raad van bestuur stelt minstens een personeelsplan per begrotingsjaar op. Het personeelsplan moet overeenkomstig de beschikbare budgettaire middelen voor het betrokken begrotingsjaar zijn.

Het beheerscomité of de raad van bestuur keurt het personeelsplan goed mits de regeringscommissarissen een gunstig advies gegeven hebben met betrekking tot de conformiteit van het plan met de wettelijke en reglementaire bepalingen alsook met de bepalingen van de beheersovereenkomst.

Bij ontstentenis van dit advies binnen de maand volgend op de overmaking aan de regeringscommissarissen, wordt dit advies geacht gunstig te zijn.

Bij gebrek aan een gunstig advies van de regeringscommissarissen, kan de functioneel bevoegde minister of staatssecretaris het personeelsplan goedkeuren mits de ministers of staatssecretarissen bevoegd voor Begroting en Openbaar Ambt hiermee instemmen.

Indien een van deze laatsten zich niet akkoord verklaart, legt de toezichthoudende minister het plan ter goedkeuring voor aan de Regering.

Bij ontstentenis van een personeelsplan of ingeval het personeelsplan niet wordt goedgekeurd door de Regering, blijft het laatst vastgestelde of goedgekeurde plan van toepassing. 3.3. De vaststelling of goedkeuring van het personeelsplan door de Regering houdt de toestemming in om de erin voorziene betrekkingen in te vullen via werving, bevordering, mobiliteit of indienstneming. 3.4. Wanneer het personeelsbudget gewijzigd wordt door een verlaging of een verhoging van de kredieten, wordt er een update van het personeelsplan doorgevoerd op basis van dezelfde principes en volgens hetzelfde validatieschema. 3.5. Het personeelsplan evenals alle erin aangebrachte wijzigingen worden ter kennis gebracht van alle personeelsleden. Bovendien vindt publicatie in het Belgisch Staatsblad plaats. 4. Presentatie van het personeelsplan Voor de GOB : Detail van de budgettaire ramingen

Raming

Marge t.o.v. jaar T

AS IS

Niet-samendrukbare TO BE

Operationele TO BE

Voorbeeld : Detail van het personeelsplan (VTE)

Rangen

Graden

Statutairen en mandatarissen

CBSO

CE

CUTB

VTE

VTE

VTE

VTE

A7

Secretaris-generaal

A6

Adjunct-secretaris-generaal

A5

Directeur-generaal

A4

Directeur-diensthoof

I3

Ingenieur-directeur

A3

Directeur

I2

Eerste ingenieur

A2EHN

Eerste attaché expert van hoog niveau

A2

Eerste attaché

I1

Ingenieur

A1

Attaché

B2

Eerste assistent

B1

Assistent

C2

Eerste adjunct

C1

Adjunct

D2

Eerste klerk

D1

Klerk

E2

Eerste beambte

E1

Beambte

Totaal :

Verwachtingspercentage van de doelstelling in instatutaire VTE's

Rangen

Graden

VTE

%

I3

Ingenieur-directeur

A3

Directeur

I2

Eerste ingenieur

A2EHN

Eerste attaché expert van hoog niveau

A2

Eerste attaché

I1

Ingenieur

A1

Attaché

B2

Eerste assistent

B1

Assistent

C2

Eerste adjunct

C1

Adjunct

D2

Eerste klerk

D1

Klerk

E2

Eerste beambte

E1

Beambte

Totaal :

Voor de ION : Detail van de budgettaire ramingen

Raming

Marge t.o.v. jaar T

AS IS

Niet-samendrukbare TO BE

Operationele TO BE

Voorbeeld : Detail van het personeelsplan (VTE)

Rangen

graden

Statutairen en mandatarissen

CBSO

CEB

CUTB

VTE

VTE

VTE

VTE

A5

Directeur-generaal

A4+

Adjunct-directeur-generaal

A4

Directeur-diensthoof

I3

Ingenieur-directeur

Wetenschappelijn directeur

A3

Directeur

I2

Eerste ingenieur

Eerste wetenschappelijk attaché

A2EHN

Eerste attaché expert van hoog niveau

A2

Eerste attaché

Havenkapitein

I1

Ingenieur

Wetenschappelijk attaché

Geneesheer

A1

Attaché

B2

Eerste assistent

B1

Assistent

C2

Eerste adjunct

C1

Adjunct

D2

Eerste klerk

D1

Klerk

E2

Eerste beambte

E1

Beambte

Totaal :

Verwachtingspercentage van de doelstelling in instatutaire VTE's

Rangs

Grade

ETP

%

I3

Ingenieur-directeur

Wetenschappelijn directeur

A3

Directeur

I2

Eerste ingenieur

Eerste wetenschappelijk attaché

A2EHN

Eerste attaché expert van hoog niveau

A2

Eerste attaché

Havenkapitein

I1

Ingenieur

Wetenschappelijk attaché

Geneesheer

A1

Attaché

B2

Eerste assistent

B1

Assistent

C2

Eerste adjunct

C1

Adjunct

D2

Eerste klerk

D1

Klerk

E2

Eerste beambte

E1

Beambte

Totaal :

De Staatssecretaris bevoegd voor Ambtenarenzaken, Mevr. F. LAANAN