15 OKTOBER 2021. - Ministerieel besluit tot toekenning van een toelage van 150 000,00 euro aan de vzw "Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest" voor drie vaste opdrachten met betrekking tot subsidies en de lokale democratie voor het dienstjaar 2021

De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, bevoegd met Plaatselijke Besturen, Gelet op de organieke ordonnantie van 23 februari 2006 houdende de bepalingen die van toepassing zijn op de begroting, de boekhouding en de controle, artikelen 92 tot 95;

Gelet op het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 18 juli 2000Relevante gevonden documenten type besluit van de brusselse hoofdstedelijke regering prom. 18/07/2000 pub. 04/08/2000 numac 2000031263 bron ministerie van het brussels hoofdstedelijk gewest Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering tot regeling van haar werkwijze en tot regeling van de ondertekening van de akten van de Regering sluiten tot regeling van haar werkwijze en tot regeling van de ondertekening van de akten van de Regering, artikel 5;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën;

Gelet op het akkoord van de Minister van Begroting ;

Gelet op de Gelijkekansentest;

Overwegende dat de uitgavenbegroting een bedrag van 225 000,00 euro voorziet in vastleggingskrediet op het artikel 10.001.27.01.43.40 van de ordonnantie van 18 december 2020 houdende de algemene uitgavenbegroting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het begrotingsjaar 2021;

Overwegende dat de Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest een belangrijke rol vervult bij het informeren van de gemeenten en dat ze in dit verband een databank heeft opgericht die alle subsidies bevat waar de Brusselse plaatselijke besturen voor in aanmerking komen;

Overwegende dat dit werk een steeds toenemende investering in personeel vereist wegens een permanente toename van het aantal fiches;

Overwegende de noodzaak om de gemeenten te ondersteunen bij het zoeken van extra-gewestelijke financieringen en met name Europese subsidies;

Overwegende dat het belangrijk is het imago van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest in de schijnwerpers te plaatsen en de bevolking van het gewest te betrekken bij de lokale democratie, Besluit :

Artikel 1.Binnen de grenzen van de begrotingskredieten die hiertoe ingeschreven zijn op de basisallocatie 10.001.27.01.43.40 van de algemene uitgavenbegroting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het dienstjaar 2021, wordt een toelage ten bedrage van 150 000,00 euro toegekend aan de vzw "Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest", Aarlenstraat 53 b 4, te 1040 Brussel.

Art. 2.Een toelage van 150 000 euro wordt toegekend aan de vzw `Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest' voor de verwezenlijking van de volgende drie opdrachten: § 1. Een toelage voor een bedrag van 30.000,00 euro wordt toegekend aan de vzw `Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest', voor de ontwikkeling en de bijwerking van een databank van subsidies waarvoor de Brusselse plaatselijke besturen in aanmerking komen. § 2. Een toelage voor een bedrag van 60 000,00 euro wordt toegekend aan de vzw `Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest', voor de kosten in verband met de ontwikkeling van een ondersteuningsinstrument voor Brusselse gemeenten op het vlak van Europese projecten. § 3. Een toelage voor een bedrag van 60 000,00 euro wordt toegekend aan de vzw `Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest', om gedeeltelijk de kosten te dekken verbonden aan de organisatie van de Europese Week van de lokale Democratie 2021.

De begunstigde verbindt er zich toe te zorgen voor de animatie van de campagne bij de gemeenten en de OCMW's, de coördinatie van de acties tussen de deelnemende entiteiten en partners, en de communicatie rond deze acties naar de buitenwereld toe, met name de pers en de Raad van Europa. 27 500,00 euro van deze toelage is bestemd voor de communicatie- en coördinatiekosten van de "Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest". Deze kosten mogen via onderaanneming tot stand komen.

Van deze toelage wordt 32 500,00 euro gereserveerd voor de organisatie van evenementen in het kader van de Europese Week van de Lokale Democratie 2021, en dit op de volgende wijze: 1° Een maximumbedrag van 10 000,00 euro is bestemd voor de financiering van evenementen die worden georganiseerd door de afzonderlijke gemeenten en/of OCMW's volgens deze modaliteiten: -Voor elk afzonderlijk evenement is het toegekende bedrag geplafonneerd op het totaal van de aangegane kosten. - Een bedrag van 1 000,00 euro wordt aan de gemeenten of OCMW's toegekend voor de organisatie van minimaal 3 acties verbonden aan de Europese Week van de Lokale Democratie. Over de verdeling van de kosten mogen de begunstigden vrij beslissen. Indien minder dan 3 acties worden georganiseerd, zal het bedrag geplafonneerd worden op 600,00 euro. 2° Een maximumbedrag van 22 500,00 euro is bestemd voor de financiering van collectieve evenementen van gewestelijke omvang (zoals de openingssessie van de Europese week van de lokale democratie 2021, een conferentie en de aanmaak van een communicatiekit voor gemeenten en OCMW's over lokale participatieve democratie) die hetzij door de VSGB zelf, hetzij door meerdere gemeenten en/of OCMW's samen worden georganiseerd.3° Als het in punten 1° en 2° voorziene bedragen niet volledig opgebruikt zou zijn, mag het resterende saldo aangewend worden voor kosten voor promotie en coördinatie in verband met de Europese week van de lokale democratie 2021 of voor de financiering van collectieve evenementen, boven op de reeds daartoe bestemde bedragen. Het Gewest moedigt de samenwerking aan tussen meerdere schepenen voor een project. Eén enkele schepen coördineert het project.

In het kader van de activiteiten en denkoefeningen rond participatie in het kader van de Week van de Lokale Democratie, waakt de Vereniging van de Stad en de gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest erover aandacht te besteden aan de participatie van de doelgroepen van het gelijkekansenbeleid: vrouwen, personen in een handicapsituatie en personen van buitenlandse afkomst. Dit aspect moet toegelicht worden in het activiteitenverslag als bedoeld in artikel 5 van dit besluit.

Art. 3.De toelage heeft betrekking op de periode tussen 1 januari en 31 december 2021 en is een tegemoetkoming in de kosten van de drie in artikel 2 beschreven opdrachten.

Wat betreft de Europese Week van de Lokale Democratie heeft de toelage in het bijzonder betrekking op losstaande afzonderlijke of collectieve evenementen die in de periode tussen 1 januari 2021 en 31 december 2021 plaatsvinden.

Voor de toepassing van dit besluit zullen deze acties evenwel in aanmerking kunnen komen, na validatie door de vereniging van hun link met de Europese Week van de lokale Democratie, dit evenement moet immers gezien worden als een uitstalraam van de acties die de Brusselse gemeenten het hele jaar door gewijd hebben aan het door de Raad van Europa vastgelegde thema.

Overeenkomstig artikel 22, 6°, tweede lid van de ordonnantie van 18 december 2020 houdende de algemene uitgavenbegroting van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor het begrotingsjaar 2021 en met het oog op het waarborgen van de continuïteit van de acties die plaatsvinden, wordt de vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gemachtigd om de acties in het kader van de toelage uit te voeren vóór de ondertekening van dit besluit.

Art. 4.De toelage als bedoeld in artikel 2 wordt toegekend onder volgende voorwaarden: 1° De steun van Brussel Plaatselijke besturen wordt in alle publicaties (logo van Brussel Plaatselijke besturen op affiches en programma's) van de vereniging vermeld.2° Bij elk contact met de media wordt melding gemaakt van de steun van Brussel Plaatselijke besturen.

Art. 5.§ 1. De subsidie van 150 000,00 euro zal in twee schijven worden uitgekeerd op de bankrekening BE60 0910 1159 5670 van de begunstigde : 1° Een voorschot van 50%, namelijk 75 000 euro zal gestort worden tegen overlegging van: - 3 boordtabellen ingevuld op het gebied van de evaluatie-indicatoren. Respectievelijk éen voor elk van de in artikel 2 van dit besluit bedoelde opdrachten. - Een schuldvordering die uiterlijk op 15 oktober 2021 naar de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel moet worden verstuurd, volgens de regels nader bepaald in paragraaf 2. 2° Het saldo wordt uitgekeerd : - Na ontvangst en analyse van de in § 3 bedoelde verantwoordingsstukken; - Tegen overlegging van drie boordtabellen die wat betreft de behaalde resultaten ingevuld zijn, en van een activiteitenverslag dat volgens het door de Administratie bezorgde model moet worden opgesteld en dat aan elke opdracht als beschreven in artikel 2 een hoofdstuk wijdt; - Tegen overlegging van een schuldvordering gericht aan de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel volgens de modaliteiten bepaald in § 2, binnen de termijn van 30 dagen nadat de begunstigde het verzoek van de bevoegde ordonnateur heeft ontvangen. § 2. De in paragraaf 1 bedoelde schuldvorderingen moeten rechtstreeks in PDF-formaat naar invoice@gob.brussels.

De schuldvordering vermeldt: - De reden van de betaling - De opdracht als bedoeld in artikel 2 waarop elke betaling betrekking heeft - Het bedrag waarvan betaling wordt gevraagd, - Het visumnummer voor vastlegging - Het rekeningnummer waarop het bedrag moet worden gestort.

De begunstigde zal uitsluitend de schuldvordering gebruiken die hem door de administratie wordt overgemaakt. Het document moet gedateerd en ondertekend worden door een persoon die gemachtigd is de begunstigde te binden. De brief met de notificatie van het toegekend bedrag zal bij deze verzending worden toegevoegd.

Bij aanmaak of wijziging van bankgegevens moet er een schriftelijke verklaring van de begunstigde afzonderlijk verstuurd worden naar volgend adres: Master Data - Brussel Financiën en Begroting - Iris Tower - 22de verdieping, Sint-Lazarusplein 2 te 1035 Brussel. § 3. De verantwoordingsstukken bestaan uit: Wat de ontwikkeling en de bijwerking betreft van een databank van subsidies waarvoor de Brusselse plaatselijke besturen in aanmerking komen: - De individuele rekeningen 2021 met vermelding van de persoonlijke gegevens, de datum van indiensttreding, de eventuele einddatum, alsook het brutoloon, de werkgeversbijdragen en eventuele vergoedingen of premies. Het eindbedrag zal berekend worden op basis van deze individuele rekening.

Ook andere eventuele kosten kunnen aanvaard worden. Voor kosten die niet als voorbeelden zijn opgesomd, moet toestemming van Brussel Plaatselijke Besturen worden gevraagd.

Wat het ondersteuningsinstrument betreft voor Brusselse gemeenten op het vlak van Europese projecten: ? Wat de werkingskosten betreft: facturen en betalingsbewijzen voor de kostprijs van studies en opleidingen, de zaalhuurkosten en de kantinekosten. De kantinekosten zullen worden aanvaard voor een bedrag van ten hoogste 2500 euro, voor zover kan worden vastgesteld dat ze rechtstreeks in verband staan met de organisatie van activiteiten in het kader van de toelage voor de ontwikkeling van een ondersteuningsinstrument voor Brusselse gemeenten op het vlak van Europese projecten. ? Wat de personeelskosten betreft: de individuele rekeningen 2021 met vermelding van de persoonlijke gegevens, de datum van indiensttreding, de eventuele einddatum, alsook het brutoloon, de werkgeversbijdragen en eventuele vergoedingen of premies. Het eindbedrag zal berekend worden op basis van deze individuele rekening.

Wat de organisatie betreft van de Europese Week van de Lokale Democratie: ? Wat de werkingskosten betreft: facturen en betalingsbewijzen met betrekking tot de uitgaven die de voorlopige begroting opsomt (promotie- en coördinatiekosten (behalve personeelskosten) en ondersteuning van de acties). ? Wat de personeelskosten betreft (in de coördinatiekosten inbegrepen): de individuele rekeningen 2021 met vermelding van de persoonlijke gegevens, de datum van indiensttreding, de eventuele einddatum, alsook het brutoloon. Ze komen enkel in aanmerking in verhouding tot de arbeidstijd die aan het evenement wordt besteed.

De verantwoordingsstukken moeten uiterlijk op 30 april 2022 ingediend worden bij de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel, Brussel Plaatselijke Besturen, Directie Gesubsidieerde Initiatieven, Iris Tower, 24de verdieping, Sint-Lazarusplein 2 te 1035 Brussel of rechtstreeks per e-mail naar plaatselijke-besturen@gob.brussels.

De begunstigde moet ervoor zorgen dat het dossier volledig en in één keer wordt ingediend. Geen enkel bijkomend stuk zal aanvaard worden na de bovenvermelde datum.

Indien een uitgave gesubsidieerd wordt door meerdere overheden, moet een uitsplitsing volgens subsidiërende overheid mee bezorgd worden.

De verantwoordingsstukken moeten ofwel voor voldaan verklaard zijn, ofwel vergezeld zijn van de betalingsbewijzen (bankrekeninguittreksels of elke andere vorm van betalingsbewijs).

Bij de verantwoordingsstukken met betrekking tot personeelskosten moeten samenvattende tabellen worden gevoegd met vermelding van het percentage arbeidstijd dat aan de opdracht als bedoeld in artikel 2 wordt besteed. Die tabellen moeten worden ondertekend door de persoon die gemachtigd is de begunstigde te verbinden.

De verantwoordingsstukken moeten chronologisch genummerd zijn en vooraan moet een lijst zitten. Dit lijst moet afgesloten worden met het totale bedrag per opdracht en met een algemeen totaal, en moet gedateerd en ondertekend zijn door een persoon die ertoe gemachtigd is de begunstigde te verblinden.

De controle van deze stukken door de beherende administratieve dienst moet het mogelijk maken uit te maken of de vastgelegde uitgaven werkelijk plaatsvonden voor de verwezenlijking van de acties waarin dit besluit voorziet.

Indien na controle van de bewijsstukken het bedrag van de aanvaarde bewijsstukken lager ligt dan het bedrag van de toegekende subsidie, zal de subsidie slechts uitbetaald worden ten belope van het bedrag van de aanvaarde bewijsstukken.

Bij niet-uitvoering van een of meerdere bepalingen van deze besluit kan de subsidiërende overheid beslissen om de subsidie te verminderen, te schrappen of de volledige of gedeeltelijke terugbetaling te eisen.

Na de controle van de bewijsstukken beschikt de begunstigde, vanaf de ontvangst van de brief van de ordonnateur over 15 dagen tijd om zijn argumenten voor te leggen indien hij niet akkoord gaat met de voorgestelde bedragen.

De bevoegde ordonnateur neemt de eindbeslissing na analyse van de door de begunstigde uiteengezette middelen.

Art. 6.De Minister bevoegd voor Plaatselijke Besturen of zijn Administratie mag de begunstigde alle bijkomende gegevens vragen die nodig zijn voor de behandeling van het dossier en mag alle daartoe aangewezen stappen ondernemen om ze ter plaatse te bekomen.

Art. 7.De Directie Gesubsidieerde Initiatieven van Brussel Plaatselijke Besturen van de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel wordt aangewezen als de administratieve dienst die ermee belast is in te staan voor een goed beheer van de bij dit besluit toegekende kredieten.

Wat de evaluatie betreft, heeft de administratie als opdracht om in overleg met de begunstigden, op basis van de boordtabel waarin de resultaten zijn ingevuld en op basis van het activiteitenverslag, na te gaan of de doelstellingen werden bereikt.

Deze documenten moeten aan de Directie Gesubsidieerde Initiatieven bezorgd worden samen met de in artikel 5, § 3 bedoelde verantwoordingsstukken en moeten de acties tijdens het betrokken jaar betreffen.

Art. 8.Dit besluit heeft uitwerking op 1 januari 2021.

Art. 9.De Minister bevoegd voor de Plaatselijke besturen wordt belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 15 oktober 2021.

De Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met de plaatselijke Besturen, B. CLERFAYT