REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

15 OCTOBRE 2021. - Arrêté ministériel accordant une subvention de 150 000,00 euros à l'asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » pour trois missions récurrentes relatives aux subsides et à la démocratie locale pour l'année 2021

Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Pouvoirs locaux, Vu l'ordonnance organique du 23 février 2006 portant les dispositions applicables au budget, à la comptabilité et au contrôle les articles 92 à 95 ;

Vu l'arrêté du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 18 juillet 2000 portant règlement de son fonctionnement et réglant la signature des actes du Gouvernement, l'article 5;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances;

Vu l'accord du Ministre du Budget ;

Vu le test Egalité des chances ;

Considérant que le budget des dépenses prévoit un montant de 225 000,00 euros en crédit d'engagement à l'article 10.001.27.01.43.40 de l' ordonnance du 18 décembre 2020Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 18/12/2020 pub. 09/02/2021 numac 2020044599 source region de bruxelles-capitale Ordonnance contenant le Budget général des Dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2021 type ordonnance prom. 18/12/2020 pub. 29/01/2021 numac 2020044598 source region de bruxelles-capitale Ordonnance contenant le Budget des Voies et Moyens de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2021 fermer contenant le budget général des dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'exercice 2021.

Considérant que l'Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale remplit une fonction importante d'information des communes et que dans ce contexte elle a élaboré une base de données reprenant l'ensemble des subsides dont peuvent bénéficier les pouvoirs locaux bruxellois;

Considérant que cette tâche requiert un investissement en personnel de plus en plus important puisque le nombre de fiches est en constante augmentation;

Considérant la nécessité de soutenir les communes dans la recherche de financement extra régionaux et notamment de subventions européennes;

Considérant l'importance de mettre en exergue l'image de la Région de Bruxelles-Capitale et d'impliquer la population régionale dans la démocratie locale, Arrête :

Article 1er.Dans la limite des crédits budgétaires prévus à cette fin à l'allocation de base 10.001.27.01.43.40 du budget général des dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'exercice 2021, une subvention d'un montant de 150 000,00 euros est octroyée à l'asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale », rue d'Arlon 53 b 4 à 1040 Bruxelles.

Art. 2.La subvention de 150 000 euros est allouée à l' asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » pour couvrir les trois missions suivantes : § 1. Une subvention d'un montant de 30.000,00 euros est octroyée à l'asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » à titre d'intervention pour le développement et la mise à jour de la base de données des subsides accessibles aux pouvoirs locaux bruxellois. § 2. Une subvention d'un montant de 60 000,00 EUR est octroyée à l'asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » pour les frais liés au développement d'un outil d'appui aux communes bruxelloises en matière de projets européens. § 3. Une subvention d'un montant de 60 000,00 euros est octroyée à l'asbl « Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale » pour couvrir partiellement les frais liés à l'organisation de la Semaine européenne de la Démocratie locale 2021.

Le bénéficiaire s'engage à assurer l'animation de la campagne auprès des communes et des CPAS, la coordination des actions entre les entités participantes et partenaires et la communication de celles-ci vers l'extérieur, notamment la presse et le Conseil de l'Europe. 27 500,00 euros de ce subside sont destinés aux frais de communication et de coordination de « l'Association de la Ville et des communes de la Région de Bruxelles-Capitale » Ces frais peuvent faire l'objet d'une sous-traitance; 32 500,00 euros de ce subside sont réservés à l'organisation d'événements dans le cadre de la Semaine européenne de la Démocratie locale 2021 selon les modalités suivantes : 1° Un maximum de 10 000,00 euros est affecté au financement d'évènements organisés individuellement par les communes et/ou les CPAS selon les modalités suivantes : -Pour chaque évènement individuel, le montant alloué est plafonné au total des frais exposés. -Le montant de 1 000,00 euros est attribué aux communes ou CPAS pour l'organisation de minimum 3 actions liées à la Semaine européenne de la Démocratie locale. La répartition des frais est laissée au libre choix des bénéficiaires. Si moins de 3 actions sont organisées, le montant octroyé sera plafonné à 600,00 euros. 2° Un maximum de 22 500,00 euros est affecté au financement d'événements collectifs d'ampleur régionale (comme la séance d'ouverture de la Semaine européenne de la démocratie locale 2021, une conférence, création d'un kit de communication "démocratie locale et participative" à destination des communes et CPAS...) organisés soit par l'AVCB elle-même, soit par plusieurs communes et/ou CPAS associés. 3° Si les montants prévus aux points 1° et 2° ne devaient pas être totalement consommés, le solde restant pourra être attribué pour les frais de promotion et de coordination relatifs à la Semaine européenne de la démocratie locale 2021 ou au financement d'événements collectifs en surplus des montants déjà destinés à cet effet. La collaboration entre plusieurs échevins pour un projet est encouragée par la Région. Un seul échevin est coordinateur du projet.

Dans le cadre des activités et réflexions relatives à la participation menées dans le cadre de la Semaine de la Démocratie locale, l'Association de la Ville et des communes de Bruxelles-Capitale veille à intégrer une attention à la question de la participation des publics-cibles de l'égalité des chances : femmes, personnes en situation de handicap et personnes d'origine étrangère. Cet aspect devra faire l'objet d'une explication dans le cadre du rapport d'activités visé à l'article 5 du présent arrêté.

Art. 3.Le subside se rapporte à la période allant du 1er janvier 2021 au 31 décembre 2021 et est destiné à l'intervention dans les coûts des trois missions énoncées à l'article 2.

En ce qui concerne l'organisation de la Semaine de la Démocratie locale, la subvention porte en particulier sur des évènements ponctuels individuels ou collectifs qui pourront se dérouler toute l'année soit entre le 1er janvier 2021 et le 31 décembre 2021.

Toutefois, pour l'application du présent arrêté, ces actions pourront entrer en considération, après validation par l'association de leur attachement à la Semaine européenne de la Démocratie locale, cet événement devant être envisagé comme une vitrine des actions réalisées par les communes bruxelloises durant toute l'année autour du thème défini par le Conseil de l'Europe.

Conformément à l'article 22, 6°, alinéa 2 de l' ordonnance du 18 décembre 2020Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 18/12/2020 pub. 09/02/2021 numac 2020044599 source region de bruxelles-capitale Ordonnance contenant le Budget général des Dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2021 type ordonnance prom. 18/12/2020 pub. 29/01/2021 numac 2020044598 source region de bruxelles-capitale Ordonnance contenant le Budget des Voies et Moyens de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2021 fermer contenant le budget général des dépenses de la Région de Bruxelles-Capitale pour l'année budgétaire 2021, et afin d'assurer la continuité des actions entreprises, l'Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale est autorisée à mettre en oeuvre les actions prévues dans le cadre de la subvention avant la date de la signature du présent arrêté.

Art. 4.La subvention visée à l'article 2 est octroyée aux conditions suivantes : 1° Il sera fait mention du soutien de Bruxelles Pouvoirs locaux dans toutes les publications de l'association (logo de Bruxelles Pouvoirs locaux sur les affiches et programmes).2° Il sera fait état du soutien de Bruxelles Pouvoirs locaux lors de tous les contacts avec les médias.

Art. 5.§ 1. La subvention de 150 000,00 euros sera liquidée en deux tranches sur le compte IBAN BE60 0910 1159 5670 du bénéficiaire : 1° Une avance de 50% soit 75 000 euros sera libérée contre remise : - De 3 tableaux de bord complétés au niveau des indicateurs d'évaluation.Soit respectivement un tableau de bord pour chacune des trois missions énoncées à l'article 2 du présent arrêté. - D'une déclaration de créance qui doit être adressée au Service public régional de Bruxelles selon les modalités prévues au paragraphe 2, pour le 15 octobre 2021 au plus tard. 2° Le solde sera liquidé : - Après réception et analyse des pièces justificatives visées au § 3 ; - Contre remise des trois tableaux de bord complétés en termes de résultats obtenus et d'un rapport d'activités rédigé sur base du canevas fourni par l'administration et contenant un chapitre par mission énoncée à l'article 2; - Sur présentation d'une déclaration de créance adressée au Service public régional de Bruxelles, selon les modalités prévues au § 2, et dans le délai de 30 jours suivant la réception, par le bénéficiaire, de l'invitation émanant de l'ordonnateur compétent. § 2. Les déclarations de créance visées au paragraphe 1er doivent être introduites directement sous format pdf à invoice@sprb.brussels.

La déclaration de créance indique : - Le motif du paiement ; - La mission visée à l'article 2 à laquelle se rapporte chaque paiement - Le montant demandé en paiement, - Le n° du visa d'engagement - Le n° de compte bancaire sur lequel ce montant doit être versé.

Le bénéficiaire utilisera uniquement la déclaration de créance qui lui sera transmise par l'administration. Ce document doit être daté et signé par une personne habilitée à engager le bénéficiaire. Le courrier de notification du montant accordé sera joint à l'envoi.

En cas de création ou modification de coordonnées bancaires, une attestation écrite du bénéficiaire doit être envoyée par courrier séparé à l'adresse suivante : Master Data - Bruxelles Finances et Budget - Iris Tower - 22ème étage, Place Saint-Lazare 2 à 1035 Bruxelles. § 3. Les pièces justificatives se composent : En ce qui concerne le développement et la mise à jour de la base de données des subsides accessibles aux pouvoirs locaux bruxellois : - Des comptes individuels 2021 reprenant les données personnelles, la date d'entrée en service, la date de fin éventuelle, ainsi que le salaire brut, les contributions patronales et les remboursements et primes éventuels. Le montant final sera calculé sur base de ce compte individuel ;

D'autres frais éventuels peuvent être acceptés. Il convient de demander l'autorisation de Bruxelles Pouvoirs Locaux pour tout frais non repris dans cet exemple.

En ce qui concerne l'outil d'appui aux communes bruxelloises en matière de projets européens : ? Pour ce qui est des frais de fonctionnement : des factures et preuves de paiement pour les frais d'études et de formation, les frais de location de salle, les frais de cantine. Les frais de cantine seront acceptés pour un montant qui ne peut dépasser 2500 euros et pour autant qu'il puisse être établi que ceux-ci sont en lien direct avec l'organisation d'activités dans le cadre de la subvention pour le développement d'un outil d'appui aux communes bruxelloises en matière de projets européens. ? Pour ce qui est des frais de personnel : des comptes individuels 2021 reprenant les données personnelles, la date d'entrée en service, la date de fin éventuelle, ainsi que le salaire brut, les contributions patronales et les remboursements et primes éventuels. Le montant final sera calculé sur base de ce compte individuel.

En ce qui concerne l'organisation de la semaine européenne de la démocratie locale : ? Pour ce qui est des frais de fonctionnement : des factures et preuves de paiement relatives aux dépenses énumérées dans le budget prévisionnel (frais de promotion, frais de coordination (hors frais de personnel) et soutien des actions). ? En ce qui concerne les frais de personnel (inclus dans les frais de coordination) : des comptes individuels 2021 reprenant les données personnelles, la date d'entrée en service, la date de fin éventuelle ainsi que le salaire brut. Ceux-ci ne seront pris en compte qu'à concurrence du temps de travail consacré à l'évènement.

Les pièces justificatives doivent être introduites au plus tard pour le 30 avril 2022 au Service public régional de Bruxelles, Bruxelles Pouvoirs Locaux, Direction des Initiatives subventionnées, Iris Tower, 24ème étage, Place Saint-Lazare 2, 1035 Bruxelles ou par courriel directement à pouvoirs-locaux@sprb.brussels.

Le bénéficiaire veillera à ce que le dossier complet soit déposé en une fois et dans son intégralité. Aucune pièce supplémentaire ne sera acceptée après la date mentionnée ci-dessus.

Lorsqu'une pièce justificative est subventionnée par plusieurs pouvoirs subsidiants, la ventilation entre pouvoirs subsidiants sera également reprise.

Les pièces justificatives seront soit acquittées, soit accompagnées des preuves de leur paiement (extraits de compte bancaire ou tout autre forme de preuve de paiement).

Les pièces justificatives qui concernent des frais de personnel doivent être accompagnées de tableaux récapitulatifs mentionnant le pourcentage du temps de travail se rapportant à la mission visée à l'article 2. Ces tableaux doivent être signés par la personne habilitée à engager le bénéficiaire.

Les pièces justificatives doivent être numérotées selon l'ordre chronologique et précédées d'une liste. Cette liste doit se clôturer par un total par mission et un total général et être datée et signée par une personne habilitée à engager le bénéficiaire.

Le contrôle des pièces justificatives par le service administratif gestionnaire doit permettre d'établir que toutes les dépenses engagées ont été réellement effectuées pour la réalisation des actions telles que prévues par le présent arrêté.

Si après contrôle des pièces justificatives, le montant que représentent les justificatifs acceptés est inférieur au montant du subside alloué, la subvention ne sera liquidée qu'à due concurrence des justificatifs acceptés.

En cas de non-exécution d'une ou plusieurs dispositions de l'arrêté, l'autorité subsidiante peut décider de réduire la subvention, de la supprimer ou d'en réclamer la restitution entière ou partielle.

Au terme du contrôle des pièces justificatives, le bénéficiaire dispose d'un délai de 15 jours à compter de la réception de la lettre de l'ordonnateur pour soumettre ses arguments en cas de désaccord sur les montants proposés.

L'ordonnateur compétent prend la décision finale après analyse des moyens développés par le bénéficiaire.

Art. 6.Le Ministre compétent pour les Pouvoirs locaux ou son Administration peut demander au bénéficiaire toutes informations complémentaires nécessaires au traitement du dossier et effectuer sur place toute démarche utile afin de les récolter.

Art. 7.La Direction des Initiatives subventionnées de Bruxelles Pouvoirs locaux du Service public régional de Bruxelles est le service administratif désigné pour s'assurer de la bonne gestion des crédits alloués par cet arrêté.

Concernant l'évaluation, l'administration a pour tâche, sur base du tableau de bord complété en termes de résultats et du rapport d'activités, de déterminer en concertation avec le bénéficiaire, si les objectifs fixés sont atteints.

Ces documents devront être remis à la Direction des Initiatives subventionnées, en même temps que les pièces justificatives visées à l'article 5, § 3 et porteront sur les actions menées durant cette même année.

Art. 8.Cet arrêté produit ses effets le 1er janvier 2021.

Art. 9.Le Ministre qui a les Pouvoirs locaux dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 15 octobre 2021.

Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Pouvoirs locaux, B. CLERFAYT