VLAAMSE OVERHEID

Economie, Wetenschap en Innovatie

14 FEBRUARI 2013. - Ministerieel besluit tot uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/12/2008 pub. 10/03/2009 numac 2009035199 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten sluiten tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten, wat betreft de aanstelling en de werking van de auditbureaus

De Vlaamse minister Van Economie, Buitenlands Beleid, Landbouw en Plattelandsbeleid, Gelet op het decreet van 16 maart 2012 betreffende het economisch ondersteuningsbeleid, artikel 37;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/12/2008 pub. 10/03/2009 numac 2009035199 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten sluiten tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten, artikel 14, § 1, 2°, § 2, § 2/1, § 3, 2° ;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, artikel 3, § 1;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat voorzien is om een nieuwe erkenningsmethodiek voor de erkenning van dienstverleners in de kmo-portefeuille in te voeren tegen 1 april 2013, dat in het licht daarvan de samenwerkingsovereenkomsten met de erkende private arbeidsbemiddelingsbureaus in het kader van de individuele screening in de huidige erkenningsregeling reeds werden opgezegd, dat de nieuwe erkenningsmethode pas toegepast kan worden als een minimumaantal auditbureaus zijn aangesteld;

Overwegende dat om die redenen dit besluit dringend in werking moet treden, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° minister : de Vlaamse minister, bevoegd voor de economie;2° besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/12/2008 pub. 10/03/2009 numac 2009035199 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten sluiten : het besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/12/2008 pub. 10/03/2009 numac 2009035199 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten sluiten tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten;3° organisatie : een vennootschap met rechtspersoonlijkheid;4° dienstverlener : de dienstverlener, vermeld in artikel 13 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/12/2008 pub. 10/03/2009 numac 2009035199 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten sluiten;5° kmop-norm : een kwaliteitsnorm voor het verlenen van ondernemerschapsbevorderende diensten als vermeld in artikel 11 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/12/2008 pub. 10/03/2009 numac 2009035199 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten sluiten, die is samengesteld uit verschillende indicatoren.De kmop-norm wordt als bijlage bij dit besluit gevoegd. De gedetailleerde informatie inzake de kmop-norm is ter beschikking op de website van het Agentschap Ondernemen; 6° audit : volgens een gestandaardiseerde methodiek registreren of een dienstverlener in overeenstemming is met de indicatoren die opgenomen zijn in de kmop-norm;7° certificering : een beslissing die aangeeft dat een dienstverlener op voldoende wijze in overeenstemming is met de indicatoren uit de kmop-norm;8° auditor : de persoon die met een arbeidsovereenkomst of met een samenwerkingsovereenkomst is tewerkgesteld bij een aangesteld auditbureau;9° certificatiecommissie : een commissie van het aangestelde auditbureau die samengesteld is uit minstens twee auditoren. HOOFDSTUK 2. - Toepassingsgebied

Art. 2.Ter uitvoering van artikel 14, § 1, 2°, § 2, § 2/1, en § 3, 2°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/12/2008 pub. 10/03/2009 numac 2009035199 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten sluiten kan een dienstverlener erkend worden na een certificering door een aangesteld auditbureau. HOOFDSTUK 3. - De aanstelling als auditbureau Afdeling 1. - De voorwaarden tot aanstelling als auditbureau

Art. 3.Een organisatie kan aangesteld worden als auditbureau als voldaan is aan al de volgende voorwaarden : 1° georganiseerd zijn volgens de vereisten van de ISO 17021-norm en dat aantonen;2° de vereisten van de ISO 17021-norm naleven en dat aantonen;3° zelf geen dienstverlener zijn.

Art. 4.De aanstelling als auditbureau wordt toegekend voor een periode van vijf jaar die ingaat op de datum van de beslissing, vermeld in artikel 7. Afdeling 2. - Procedure

Art. 5.De organisatie dient een aanvraag tot aanstelling als auditbureau in overeenkomstig de instructies op de website van het Agentschap Ondernemen.

Art. 6.Het Agentschap Ondernemen beoordeelt of de organisatie voldoet aan de voorwaarden, vermeld in artikel 3.

Art. 7.De minister beslist over de aanstelling van de organisatie op voorstel van het Agentschap Ondernemen.

Art. 8.De organisatie wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing door het Agentschap Ondernemen. HOOFDSTUK 4. - De voorwaarden die gelden voor het aangestelde auditbureau

Art. 9.Het aangestelde auditbureau blijft voldoen aan de voorwaarden vermeld in artikel 3.

Art. 10.Een auditor van het aangestelde auditbureau voert de audit uit en stelt een auditrapport op.

Art. 11.De certificatiecommissie van het aangestelde auditbureau beslist op basis van de auditrapporten over de certificering van de dienstverleners.

Art. 12.De auditor, vermeld in artikel 10, of de auditoren van de certificatiecommissie, vermeld in artikel 11, hebben met succes de opleiding over de auditmethode, vermeld in artikel 1, 6°, gevolgd.

Art. 13.Het aangestelde auditbureau wijst een afgevaardigde aan als lid van het toezichtcomité, die de voorwaarden naleeft van het intern werkingsreglement van het toezichtcomité, vermeld in artikel 18. HOOFDSTUK 5. - Uitsluiting van het aangestelde auditbureau

Art. 14.Het aangestelde auditbureau kan uitgesloten worden van de aanstelling als de voorwaarden van dit besluit niet worden nageleefd.

Art. 15.De minister beslist over de uitsluiting van het aangestelde auditbureau op voorstel van het Agentschap Ondernemen.

Art. 16.De organisatie wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de uitsluiting door het Agentschap Ondernemen. HOOFDSTUK 6. - Het toezichtcomité

Art. 17.Er wordt een toezichtcomité opgericht dat belast is met : 1° het toezicht op de naleving van de voorwaarden van dit besluit door de aangestelde auditbureaus;2° de behandeling van klachten over de aangestelde auditbureaus;3° het verlenen van advies met betrekking tot de aanstelling en uitsluiting van de auditbureaus;4° de organisatie van de opleiding, vermeld in artikel 12.

Art. 18.Het Agentschap Ondernemen stelt het intern werkingsreglement van het toezichtcomité op. HOOFDSTUK 7. - Controle

Art. 19.Het Agentschap Ondernemen kan, vanaf de indiening van de aanvraag tot aanstelling als auditbureau, vermeld in artikel 5, controleren of de voorwaarden van dit besluit worden nageleefd. HOOFDSTUK 8. - Inwerkingtreding

Art. 20.Dit besluit treedt in werking op 14 februari 2013.

Brussel, 14 februari 2013.

De Vlaamse minister van Economie, Buitenlands Beleid, Landbouw en Plattelandsbeleid, K. PEETERS

Bijlage KMOP - NORM

A. Activiteit Omschrijving vereiste :

De dienstverlener is transparant over wat al dan niet in de activiteit zit en over zijn opgebouwde expertise en ervaring binnen deze activiteit. Hij beschikt zelf over de nodige expertise en ervaring om de dienst op een professionele manier aan te bieden en uit te voeren of doet hiervoor een beroep op een bevoegde contractant.

A.1.

De dienstverlener omschrijft en communiceert de activiteiten die hij aanbiedt en uitvoert op een duidelijke, beschrijvende en gestaafde manier.

A.2.

De dienstverlener communiceert voor elk project duidelijk met de klant over de aanpak en de grenzen van de opdracht. Dit gebeurt op een beschreven manier en dekt context, doelstellingen, inhoud, methodologie, uitvoeringsmodaliteiten (met inbegrip van wie de opdracht uitvoert), en prijsstelling. De dienstverlener communiceert ook duidelijk over mogelijke afwijkingen, opvolging en evaluatie.

A.3.

De dienstverlener toetst bij de opdrachtgever af in welke mate het voorstel beantwoordt aan zijn behoeften.

A.4.

De dienstverlener houdt voor elke lopende of uitgevoerde opdracht een uitgebreid projectdossier bij dat toegankelijk is. Hij bewaart de dossiers over een periode die afgestemd is op de aard van de activiteiten of specifieke archiveringseisen die eraan verbonden zijn.

A.5.

De dienstverlener beschikt over voldoende geschikte menselijke middelen om de activiteit uit te voeren.

A.6.

De dienstverlener maakt gebruik van aangepaste ondersteunende middelen, infrastructuur en processen om de activiteit in te plannen, op te volgen en uit te voeren. Hij maakt hiervoor gebruik van een registratiesysteem waarin de uitgevoerde projecten te raadplegen zijn.

B. Bewijs van ervaring inzake de verleende diensten Omschrijving vereiste :

De dienstverlener beschikt op bedrijfsniveau en op individueel niveau over de nodige kennis en kunde om een specifieke dienstverlening uit te voeren. Deze kennis en kunde worden opgedaan doorheen de loopbaan van het individu dat de opdracht zal uitvoeren. Ze zijn niet noodzakelijk beperkt tot de ervaring opgedaan bij de dienstverlener die de erkenning aanvraagt. De dienstverlener ziet erop toe dat de persoon met de juiste kennis en kunde op het gepaste project wordt ingezet.

ALGEMENE VEREISTEN

B.1.

De dienstverlener heeft een representatief aantal mensdagen gepresteerd en gefactureerd. Representatief betekent dat de gepresteerde dagen verspreid zijn over verschillende klanten en gespreid zijn over een aantal opeenvolgende maanden. De dagen werden gepresteerd in een recente periode. Dit geldt voor elke activiteit waarvoor de dienstverlener een erkenning aanvraagt.

B.2.

De dienstverlener ziet erop toe en is ervoor verantwoordelijk dat de persoon met de juiste kennis, ervaring en competenties wordt ingezet.

Dit geldt voor elke fase van het project. De dienstverlener maakt hiervoor gebruik van een competentiebeheerssysteem.

B.3.

De dienstverlener gebruikt degelijke HR-processen voor zijn medewerkers en contractanten. Deze bevatten eisen met betrekking tot rekrutering en selectie, integratie, opleiding en begeleiding, opvolging en evaluatie. Wat de evaluatie betreft gaat dit in het bijzonder over de evaluatie van de opdrachten die ze hebben uitgevoerd. Deze processen dragen bij tot toekennen van (deel)projecten aan medewerkers en contractanten.

ERVARINGSVEREISTEN

B.4.

De dienstverlener communiceert duidelijk naar de klant over de ervaring van diegene die de opdracht uitvoert. Het betreft zijn ervaring met de aangeboden activiteiten, al dan niet opgedaan binnen de dienstverlener.

B.5.

De dienstverlener heeft een representatief aantal jaren ervaring als dienstverlener opgedaan binnen de activiteit waarvoor hij een erkenning aanvraagt.

C. Domeinspecifieke competenties :

Het Agentschap Ondernemen stelt een aantal domeinspecifieke vereisten voorop om in aanmerking te komen voor een erkenning. De dienstverlener en zijn te erkennen individuele dienstverlener(s) beantwoorden, op individuele basis, aan deze criteria.

Omschrijving vereiste :

De dienstverlener heeft ervaring opgedaan met een bepaalde vorm van dienstverlening. Voor bepaalde domeinen is er een specifieke inhoudelijke competentie vereist om de dienstverlening op een professionele manier uit te voeren. De desbetreffende activiteit in dit specifieke domein wordt uitgevoerd door een fysieke persoon die over deze domeinspecifieke inhoudelijke competentie(s) beschikt.

KENNISVEREISTEN

C.1.

De dienstverlener communiceert duidelijk aan de (potentiële) klant welke kennis de individuele dienstverlener die de opdracht zal uitvoeren, heeft in het domein.

ERVARINGSVEREISTEN

C.2

De dienstverlener communiceert duidelijk aan de (potentiële) klant welke ervaring de individuele dienstverlener die de opdracht zal uitvoeren, heeft in het domein.

C.3

De individuele dienstverlener voert de opdrachten uit in het domein waarvoor de dienstverlener een erkenning aanvraagt. Deze uitvoering stemt de klanten tot tevredenheid.

C.4

De individuele dienstverleners beantwoorden aan de voor het domein vooropgestelde eisen.

D. Klantentevredenheidspeiling Omschrijving vereiste :

De dienstverlener heeft tevreden klanten, in het bijzonder voor de pijlers en de domeinen waarvoor hij een erkenning aanvraagt. Hij peilt op een systematische en diepgaande manier naar de tevredenheid. Aan alle klanten biedt hij de mogelijkheid om de dienstverlening te evalueren. De tevredenheidspeiling slaat zowel op inhoudelijke als vormelijke aspecten van de verkregen dienst. De resultaten van de peiling zijn toegankelijk. De bevraging leidt tot continue verbetering.

D.1.

De dienstverlener hanteert een systematische schriftelijke of mondelinge klantentevredenheidspeiling. Alle klanten krijgen de mogelijkheid om hun mening te geven.

D.2.

De tevredenheidspeiling slaat zowel op inhoudelijke als vormelijke aspecten van de dienstverlening. Alle aspecten van de dienstverlening komen op een gedifferentieerde wijze aan bod. Specifiek voor opleiding : zowel de deelnemer als de opdrachtgever krijgen de mogelijkheid om hun mening te geven. Het systeem laat een scoring van de verschillende onderdelen toe.

D.3.

De dienstverlener bevraagt bij de klant zowel tussentijds als finaal de mate waarin de vooraf bepaalde verwachtingen ingelost zijn.

D.4.

De dienstverlener registreert de resultaten van de klantentevredenheidspeiling. Uit de registratie blijkt dat de evaluatie representatief is en dat de klanten tevreden zijn, zowel in het algemeen als over de subsidiabele dienstverlening.

D.5.

De tevredenheidspeiling laat toe om concrete getuigenissen op te nemen.

D.6.

De dienstverlener verwerkt systematisch de resultaten van de klantentevredenheidspeiling en registreert deze.

D.7.

De analyse en verwerking van de resultaten van de klantentevredenheidspeiling dragen bij tot continue verbetering.

E. Kennis KMO-Portefeuille Omschrijving vereiste :

De dienstverlener heeft kennis van de KMO-portefeuille en de regels ervan, met als doel deze correct te gebruiken.

ALGEMENE VEREISTEN

E.1.

De dienstverlener beschrijft gericht en bondig de activiteiten waarvoor hij een erkenningsaanvraag indient. Hij beperkt zich tot de activiteiten die hiervoor in aanmerking komen.

E.2.

Als de dienstverlener al beschikt over een erkenning van de KMO-Portefeuille, legt hij een kopie voor van de verklaring op erewoord die hij in het verleden heeft ingediend bij het Agentschap Ondernemen. Bij gebrek aan kopie communiceert hij schriftelijk wie de verklaring op erewoord ondertekend heeft.

E.3.

De overeenkomst tussen de dienstverlener en de opdrachtgever wordt conform de voorschriften opgesteld.

E.4.

De factuur van de dienstverlener aan de opdrachtgever wordt conform de voorschriften opgesteld.

E.5.

De subsidieaanvragen worden tijdig ingediend.

E.6.

De dienstverlener dient enkel subsidieaanvragen in voor dienstverlening aan werkenden in de onderneming, conform de voorschriften.

E.7.

De prijs voor eenzelfde dienst is dezelfde, ongeacht of deze door de KMO-Portefeuille wordt betaald of niet.

PIJLERSPECIFIEKE VEREISTEN

E.8.

Opleiding De dienstverlener bewaart de aanwezigheidslijsten.

E.9.

Opleiding De dienstverlener reikt een gepersonaliseerd vormingsattest uit.

E.10.

Advies : algemeen De dienstverlener bewaart het verleende advies, strategisch advies, advies voor internationaal ondernemen of de technologieverwerking en bijhorende prestatiestaten.

E.11.

Advies : algemeen De dienstverlener dient enkel subsidieaanvragen in voor adviezen die niet van permanente of periodieke aard zijn. De adviezen hebben geen betrekking op de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming.

E.12.

Advies De dienstverlener verleent een schriftelijk advies dat een analyse, een advies en een implementatieplan omvat.

E.13.

Advies Internationaal ondernemen De dienstverlener geeft schriftelijke doelmatige raadgevingen en aanbevelingen over opportuniteiten en oplossingen aan bedrijven die willen internationaliseren.

E.14.

Strategisch Advies De dienstverlener verleent schriftelijk en op maat advies bij kantelmomenten binnen een onderneming. Het advies is van een minimumomvang en conform de voorschriften.

F. Integriteit Omschrijving vereiste :

De dienstverlener leeft de regelgeving, de wetgeving en de algemeen aanvaarde handelspraktijken na. Hij is bevoegd om de activiteit waarvoor hij een erkenning aanvraagt, uit te voeren.

BEVOEGDHEID EN HOEDANIGHEID

F.1.

Bij de aankomst van de auditor geeft de dienstverlener onmiddellijk de toegang tot de opgevraagde documenten. De dienstverlener heeft deze documenten met zorg voorbereid.

F.2.

De dienstverlener heeft een juridisch bestaan. Hij is bevoegd om de activiteit waarvoor hij een erkenning aanvraagt, uit te voeren.

F.3.

De bestuurders en verantwoordelijken van de dienstverlener in een recent verleden zijn gekend. Ze zijn in het verleden niet in vraag gesteld of betrokken bij onderzoeken naar onrechtmatig gebruik van de KMO-Portefeuille of bij een niet-verschoonbaar faillissement. De bestuurders en verantwoordelijken besteden er de nodige aandacht aan dat dit ook het geval is voor medewerkers en onderaannemers.

F.4.

De dienstverlener voert de diensten waarvoor een erkenning wordt gevraagd op een onafhankelijke wijze uit.

F.5.

De dienstverlener voert de diensten waarvoor hij een erkenning vraagt zelf uit of hij besteedt ze uit aan een fysieke persoon, zelfstandige of éénpersoonsbedrijf. Als hij de diensten uitbesteedt aan een andere contractant is deze zelf een voor de KMO-Portefeuille erkende dienstverlener. De dienstverlener is beperkt verbonden met niet-erkende dochter-, moeder- of zusterbedrijven die betrokken zijn bij het uitvoeren of beheren van de projecten. Voor de uitbesteding beschikt hij over een geldige dienstenovereenkomst. De dienstverlener behoudt de verantwoordelijkheid over alle aspecten van de geleverde diensten.

CONTINUïTEIT EN BEDRIJFSPRAKTIJKEN

F.6.

De dienstverlener stelt zijn jaarrekeningen of resultatenrekening tijdig op. Hij legt deze tijdig neer bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België indien door het vennootschapsrecht opgelegd.

F.7.

De dienstverlener vervult zijn sociale en fiscale verplichtingen.

F.8.

De dienstverlener heeft een beperkt aantal veranderingen gekend van zijn maatschappelijke zetel in de voorbije 3 jaar.

F.9.

De dienstverlener is solvabel, rendabel en beschikt over de nodige liquide middelen.

F.10.

De dienstverlener beheert actief de klantenvorderingen. De achterstallige betalingen door klanten zijn beperkt, kunnen uitgelegd en gestaafd worden. Ze zijn niet het gevolg van mogelijke betwisting over de kwaliteit van de geleverde diensten.

F.11.

De dienstverlener respecteert zijn financiële engagementen ten aanzien van zijn leveranciers en andere geldschieters. De achterstallige betalingen aan leveranciers en andere geldschieters zijn beperkt, kunnen uitgelegd en gestaafd worden.

Gezien om gevoegd te worden bij het ministerieel besluit van 14 februari 2013 tot uitvoering van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 december 2008Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/12/2008 pub. 10/03/2009 numac 2009035199 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten sluiten tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten, wat betreft de aanstelling en de werking van de auditbureaus.

De Vlaamse minister van Economie, Buitenlands Beleid, Landbouw en Plattelandsbeleid, K. PEETERS