AUTORITE FLAMANDE

Economie, Sciences et Innovation

14 FEVRIER 2013. - Arrêté ministériel portant exécution de l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 décembre 2008 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat, en ce qui concerne la désignation et le fonctionnement des bureaux d'audit

Le Ministre flamand de l'Economie, de la Politique extérieure, de l'Agriculture et de la Ruralité, Vu le décret du 16 mars 2012 relatif à la politique d'aide économique, notamment l'article 37;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 décembre 2008 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat, notamment l'article 14, § 1er, 2°, § 2, § 2/1, § 3, 2° ;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er;

Vu l'urgence;

Considérant qu'il est prévu d'introduire une nouvelle méthodologie d'agrément pour l'agrément de prestataires de services au portefeuille PME avant le 1er avril 2013; que, dans cette optique, les accords de coopération avec les bureaux de placement privés dans le cadre du screening individuel dans le règlement d'agrément actuel ont déjà été résiliés, que la nouvelle méthode d'agrément ne pourra être appliquée qu'après la désignation d'un nombre minimal de bureaux d'audit;

Considérant que pour ces raisons, le présent arrêté doit entrer en vigueur d'urgence, Arrête : CHAPITRE 1er. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par : 1° Ministre : le Ministre flamand ayant l'économie dans ses attributions;2° arrêté du Gouvernement flamand du 19 décembre 2008 : l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 décembre 2008 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat;3° organisation : une société dotée de la personnalité juridique;4° prestataire de services : le prestataire de services, visé à l'article 13 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 décembre 2008;5° norme ppme : une norme de qualité pour la prestation de services promouvant l'entrepreneuriat, tels que visés à l'article 11 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 décembre 2008, qui se compose de différents indicateurs.La norme ppme est annexée au présent arrêté. Les informations détaillées relatives à la norme ppme sont disponibles sur le site web de l'« Agentschap Ondernemen » (Agence de l'Entrepreneuriat); 6° audit : enregistrer, selon une méthodologie standardisée, si un prestataire de services est conforme aux indicateurs repris dans la norme ppme;7° certification : une décision indiquant qu'un prestataire de services est suffisamment conforme aux indicateurs de la norme ppme;8° auditeur : la personne employée auprès d'un bureau d'audit désigné sur la base d'un contrat de travail ou d'un accord de coopération;9° commission de certification : une commission du bureau d'audit désigné, composée d'au moins deux auditeurs. CHAPITRE 2. - Champ d'application

Art. 2.En exécution de l'article 14, § 1er, 2°, § 2, § 2/1, et § 3, 2°, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 décembre 2008, un prestataire de services peut être agréé après une certification par un bureau d'audit désigné. CHAPITRE 3. - La désignation comme bureau d'audit Section 1re. - Les conditions de désignation comme bureau d'audit

Art. 3.Une organisation peut être désignée comme bureau d'audit si elle remplit les conditions suivantes : 1° être organisée selon les exigences de la norme ISO 17021, et le démontrer;2° respecter les exigences de la norme ISO 17021, et le démontrer;3° ne pas être un prestataire de services elle-même.

Art. 4.La désignation comme bureau d'audit est accordée pour une période de cinq ans qui prend cours à la date de la décision, visée à l'article 7. Section 2. - Procédure

Art. 5.L'organisation introduit une demande de désignation comme bureau d'audit conformément aux instructions sur le site web de l'« Agentschap Ondernemen ».

Art. 6.L'« Agentschap Ondernemen » apprécie si l'organisation répond aux conditions visées à l'article 3.

Art. 7.Le Ministre décide de la désignation de l'organisation sur la proposition de l'« Agentschap Ondernemen ».

Art. 8.L'« Agentschap Ondernemen » informe l'organisation par écrit de la décision. CHAPITRE 4. - Les conditions applicables au bureau d'audit désigné

Art. 9.Le bureau d'audit désigné continue à remplir les conditions visées à l'article 3.

Art. 10.Un auditeur du bureau d'audit désigné effectue l'audit et établit un rapport d'audit.

Art. 11.La commission de certification du bureau d'audit désigné décide, sur la base des rapports d'audit, de la certification des prestataires de services.

Art. 12.L'auditeur, visé à l'article 10, ou les auditeurs de la commission de certification, visés à l'article 11, ont suivi avec fruit la formation relative à la méthode d'audit, visée à l'article 1er, 6°.

Art. 13.Le bureau d'audit désigné désigne un délégué comme membre du comité de suivi, qui respecte les conditions du règlement de fonctionnement interne du comité de suivi, visé à l'article 18. CHAPITRE 5. - Exclusion du bureau d'audit désigné

Art. 14.Le bureau d'audit désigné peut être exclu de la désignation si les conditions du présent arrêté ne sont pas respectées.

Art. 15.Le Ministre décide de l'exclusion du bureau d'audit désigné sur la proposition de l'« Agentschap Ondernemen ».

Art. 16.L'« Agentschap Ondernemen » informe l'organisation par écrit de l'exclusion. CHAPITRE 6. - Le comité de suivi

Art. 17.Il est créé un comité de suivi, chargé : 1° du suivi du respect des conditions du présent arrêté par les bureaux d'audit désignés;2° du traitement des plaintes relatives aux bureaux d'audit désignés;3° de l'émission d'avis relatif à la désignation et à l'exclusion des bureaux d'audit;4° de l'organisation de la formation, visée à l'article 12.

Art. 18.L'« Agentschap Ondernemen » établit le règlement de fonctionnement interne du comité de suivi. CHAPITRE 7. - Contrôle

Art. 19.L'« Agentschap Ondernemen » peut contrôler, à partir de l'introduction de la demande de désignation comme bureau d'audit, visée à l'article 5, si les conditions du présent arrêté sont respectées. CHAPITRE 8. - Entrée en vigueur

Art. 20.Le présent arrêté entre en vigueur le 14 février 2013.

Bruxelles, le 14 février 2013.

Le Ministre flamand de l'Economie, de la Politique extérieure, de l'Agriculture et de la Ruralité, K. PEETERS Annexe NORME - PPME

A. Activité Description exigence :

Le prestataire de services communique de manière transparente sur ce que l'activité contient ou non, et sur l'expertise et l'expérience qu'il a acquises dans le cadre de cette activité. Il dispose de l'expertise et de l'expérience requises pour offrir et exécuter le service de manière professionnelle, ou il fait appel à un contractant compétent à cet effet.

A.1.

Le prestataire de services définit et communique les activités qu'il offre et exécute de manière claire, descriptive et étayée.

A.2.

Pour chaque projet, le prestataire de services communique clairement avec le client sur l'approche et les limites de la mission. Cette communication se fait de manière décrite et couvre le contexte, les objectifs, le contenu, la méthodologie, les modalités d'exécution (y compris celui qui exécute la mission) et la formation des prix. Le prestataire de services communique également clairement sur des dérogations éventuelles, le suivi et l'évaluation.

A.3.

Le prestataire de services vérifie auprès du donneur d'ordre dans quelle mesure la proposition répond à ses besoins.

A.4.

Pour chaque mission en cours ou exécuté, le prestataire de services tient un dossier de projet étendu et accessible. Il conserve les dossiers pendant une période adaptée à la nature des activités ou aux exigences d'archivage spécifiques qui y sont liées.

A.5.

Le prestataire de services dispose de ressources humaines appropriées suffisantes pour réaliser l'activité.

A.6.

Le prestataire de services utilise des moyens, de l'infrastructure et des processus d'appui adaptés pour planifier, suivre et exécuter l'activité. A cette fin, il utilise un système d'enregistrement dans lequel les projets exécutés peuvent être consultés.

B. Preuve d'expérience en matière de services prestés Description exigence :

Le prestataire de service dispose, au niveau de l'entreprise et au niveau individuel, des connaissances et du savoir-faire nécessaires pour effectuer une prestation de services spécifique. Ces connaissances et savoir-faire sont acquis pendant la carrière de l'individu qui réalisera la mission. Ils ne sont pas nécessairement limités à l'expérience acquise auprès du prestataire de services qui demande l'agrément. Le prestataire de services veille à ce que la personne disposant des connaissances et du savoir-faire appropriés soit affectée au projet approprié.

EXIGENCES GENERALES

B.1.

Le prestataire de services a presté et facturé un nombre de jours-homme représentatif. Représentatif signifie que les jours prestés sont répartis sur différents clients et sur un nombre de mois successifs. Ces jours ont été prestés dans une période récente. Cela s'applique à toute activité pour laquelle le prestataire de services demande un agrément.

B.2.

Le prestataire de services veille à ce que, et en porte la responsabilité, la personne disposant des connaissances, expérience et compétences appropriées, soit affectée. Cela s'applique à chaque phase du projet. Le prestataire de services utilise un système de gestion des compétences à cet effet.

B.3.

Le prestataire de services utilise des processus RH solides pour ses collaborateurs et contractants. Ceux-ci contiennent des exigences en ce qui concerne le recrutement et la sélection, l'intégration, la formation et l'accompagnement, le suivi et l'évaluation. L'évaluation en particulier concerne l'évaluation des missions qu'ils ont effectuées. Ces processus contribuent à l'octroi de projets (partiels) à des collaborateurs et des contractants.

EXIGENCES EN MATIERE D'EXPERIENCE

B.4.

Le prestataire de services communique clairement avec le client sur l'expérience de la personne exécutant la mission. Il s'agit de son expérience relative aux activités offertes, acquises ou non auprès du prestataire de services.

B.5.

Le prestataire de services dispose d'un nombre représentatif d'expérience en tant que prestataire de services, acquis dans le cadre de l'activité pour laquelle il demande un agrément.

C. Compétences spécifiques au domaine :

L'« Agentschap Ondernemen » soumet l'octroi d'un agrément à un nombre d'exigences spécifiques au domaine. Le prestataire de services et son (ses) prestataire(s) de services individuel(s) répondent, sur une base individuelle, à ces critères.

Description exigence :

Le prestataire de services a acquis de l'expérience avec une forme déterminée de prestation de services. Pour certains domaines, une compétence de fond spécifique est requise pour effectuer la prestation de services de manière professionnelle. L'activité concernée dans ce domaine spécifique est effectuée par une personne physique disposant de cette (ces) compétence(s) de fond spécifique(s) au domaine.

EXIGENCES EN MATIERE DE CONNAISSANCES

C.1.

Le prestataire de services communique clairement au client (potentiel) sur les connaissances dont dispose le prestataire de services individuel qui effectuera la mission, dans le domaine.

EXIGENCES EN MATIERE D'EXPERIENCE

C.2

Le prestataire de services communique clairement au client (potentiel) sur l'expérience dont dispose le prestataire de services individuel qui effectuera la mission, dans le domaine.

C.3.

Le prestataire de services individuel exécute les missions dans le domaine pour lequel le prestataire de services demande un agrément.

Cette exécution rend les clients contents.

C.4

Les prestataires de services répondent aux exigences fixées pour le domaine.

D. Enquête de satisfaction client Description exigence :

Le prestataire de services a des clients contents, en particulier pour les piliers et les domaines pour lesquels il demande un agrément. Il sonde la satisfaction de manière systématique et approfondie. Il offre à tous les clients la possibilité d'évaluer les services. L'enquête de satisfaction concerne les aspects thématiques et formels des services rendus. Les résultats de l'enquête sont accessibles. L'enquête aboutit à une amélioration continue.

D.1.

Le prestataire de services utilise une enquête de satisfaction client systématique écrite ou orale. Tous les clients ont la possibilité de donner leur avis.

D.2.

L'enquête de satisfaction concerne les aspects thématiques et formels des services. Tous les aspects de la prestation de services sont abordés de manière différenciée. Spécifiquement pour la formation : tant le participant que le donneur d'ordre ont la possibilité de donner leur avis. Le système permet l'attribution d'un score aux différentes parties.

D.3.

Le prestataire de services interroge le client, tant à titre intérimaire qu'à la fin, sur la mesure dans laquelle il est répondu aux attentes déterminées au préalable.

D.4.

Le prestataire de services enregistre les résultats de l'enquête de satisfaction client. Il résulte de l'enregistrement que l'évaluation est représentative et que les clients sont contents, tant en général que des services subventionnables.

D.5.

L'enquête de satisfaction permet d'inclure des témoignages concrets.

D.6

Le prestataire de services traite les résultats de l'enquête de satisfaction client de manière systématique et les enregistre.

D.7.

L'analyse et le traitement des résultats de l'enquête de satisfaction client contribuent à une amélioration continue.

E. Connaissance Portefeuille PME Description exigence :

Le prestataire de services connaît le portefeuille PME et ses règles, dans l'objectif d'une utilisation correcte de celui-ci.

EXIGENCES GENERALES

E.1.

Le prestataire de services décrit de manière ponctuelle et succincte les activités pour lesquelles il demande un agrément. Il se limite aux activités éligibles.

E.2.

Si le prestataire de services dispose déjà d'un agrément du Portefeuille PME, il présente une copie de la déclaration sur l'honneur qu'il a introduite dans le passé auprès de l'« Agentschap Ondernemen ». A défaut d'une copie, il communique par écrit le signataire de la déclaration sur l'honneur.

E.3.

La convention entre le prestataire de services et le donneur d'ordre est établie conformément aux prescriptions.

E.4.

La facture du prestataire de services au donneur d'ordre est établie conformément aux prescriptions.

E.5.

Les demandes de subvention sont introduites à temps.

E.6.

Le prestataire de services n'introduit des demandes de subvention que pour la prestation de services aux travailleurs dans l'entreprise, conformément aux prescriptions.

E.7.

Le prix pour un même service est le même, qu'il soit payé par le Portefeuille PME ou non.

EXIGENCES SPECIFIQUES AU PILIER

E.8.

Formation Le prestataire de services conserve les listes de présence.

E.9.

Formation Le prestataire de services délivre une attestation de formation personnalisée.

E.10.

Conseils : généralités Le prestataire de services conserve les conseils, les conseils stratégiques, les conseils destinés à l'entrepreneuriat international ou de l'exploration des technologies qu'il a fournis, ainsi que les états des prestations y afférents.

E.11.

Conseils : généralités Le prestataire de services n'introduit des demandes de subvention que pour des conseils qui ne sont pas de nature permanents ou périodiques.

Les conseils ne concernent pas les dépenses normales de l'entreprise.

E.12.

Conseils Le prestataire de services rend des conseils écrits comprenant une analyse, des conseils et un plan d'exécution.

E.13.

Conseils destinés à l'Entrepreneuriat international Le prestataire de services donne des conseils et recommandations efficaces écrits concernant des opportunités et des solutions aux entreprises qui souhaitent s'internationaliser.

E.14.

Conseils stratégiques Le prestataire de services rend des conseils écrits et sur mesure lors de moments charnières au sein d'une entreprise. Les conseils ont une ampleur minimale est sont établis conformément aux prescriptions.

F. Intégrité Description exigence :

Le prestataire de services respecte la réglementation, la législation et les pratiques commerciales acceptées. Il est compétent pour réaliser l'activité pour laquelle il demande un agrément.

COMPETENCE ET QUALITE

F.1.

Lorsque l'auditeur arrive, le prestataire de services donne immédiatement accès aux documents demandés. Le prestataire de services a méticuleusement préparé ces documents.

F.2.

Le prestataire de services a une personnalité juridique. Il est compétent pour réaliser l'activité pour laquelle il demande un agrément.

F.3.

Les administrateurs et responsables du prestataire de services dans le passé récent sont connus. Dans le passé, ils n'ont pas été mis en question ou associés à des enquêtes sur l'utilisation illégitime du Portefeuille PME ou à une faillite non excusable. Les administrateurs et responsables sont suffisamment attentifs à ce que cela s'applique également aux travailleurs et aux sous-traitants.

F.4.

Le prestataire de services effectue de manière indépendante les services pour lesquels un agrément est demandé.

F.5.

Le prestataire de services effectue lui-même les services pour lesquels il demande un agrément, ou il les sous-traite à une personne physique, un indépendant ou une entreprise unipersonnelle. Lorsqu'il sous-traite les services à un autre contractant, celui-ci est lui-même un prestataire de services agréé pour le Portefeuille PME. Le prestataire de services a un lien restreint avec des filiales, des entreprises mères ou des entreprises soeurs non agréées qui sont associées à l'exécution ou à la gestion des projets. Il dispose d'une convention de services valable pour la sous-traitance. Le prestataire de services maintient la responsabilité de tous les aspects des services rendus.

CONTINUITE ET PRATIQUES DES ENTREPRISES

F.6.

Le prestataire de services établit ses comptes annuels ou son compte de résultats à temps. Il les dépose à temps auprès de la Centrale des Bilans de la Banque nationale de Belgique si le droit des sociétés l'impose.

F.7.

Le prestataire de services remplit ses obligations sociales et fiscales.

F.8.

Le prestataire de services a connu un nombre restreint de changements de son siège social au cours des 3 dernières années.

F.9.

Le prestataire de services est solvable, rentable et dispose des ressources liquides nécessaires.

F.10.

Le prestataire de services gère activement les créances clients. Les arriérés de clients sont limités et peuvent être expliqués et appuyés.

Ils ne résultent pas d'une contestation éventuelle de la qualité des services rendus.

F.11.

Le prestataire de services respecte ses engagements financiers à l'égard de ses fournisseurs et d'autres bailleurs de fonds. Les arriérés aux fournisseurs et aux autres bailleurs de fonds sont limités et peuvent être expliqués et appuyés.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 14 février 2013 portant exécution de l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 décembre 2008 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat, en ce qui concerne la désignation et le fonctionnement des bureaux d'audit.

Le Ministre flamand de l'Economie, de la Politique extérieure, de l'Agriculture et de la Ruralité, K. PEETERS