AUTORITE FLAMANDE

Economie, Sciences et Innovation

11 SEPTEMBRE 2019. - Arrêté ministériel remplaçant l'annexe à l'arrêté ministériel du 14 février 2013 portant exécution de l'arrêté du Gouvernement flamand du 26 février 2016 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat et des trajectoires de croissance PME, en ce qui concerne la désignation et le fonctionnement des bureaux d'audit

LE MINISTRE FLAMAND DE L'EMPLOI, DE L'ECONOMIE, DE L'INNOVATION ET DES SPORTS, Vu le décret du 16 mars 2012 relatif à la politique d'aide économique, notamment l'article 37 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 26 février 2016 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat et des trajectoires de croissance PME, l'article 14, § 1er, 3°, et § 2, 2°, et § 3 ;

Vu l'arrêté ministériel du 14 février 2013 portant exécution de l'arrêté du Gouvernement flamand du 26 février 2016 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat et des trajectoires de croissance PME, en ce qui concerne la désignation et le fonctionnement des bureaux d'audit ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 5 septembre 2019 ;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, l'article 3, § 1er ;

Vu l'urgence ;

Considérant que le décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale et l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 mai 2019 portant exécution du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale sont entrés en vigueur ;

Considérant que les prestataires de services déjà enregistrés dans le cadre du modèle de qualité et d'enregistrement pour les prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale ne peuvent actuellement être enregistrés en tant que prestataires de services du portefeuille PME qu'après avoir démontré, lors d'un audit, qu'ils dispensent effectivement une formation ou effectuent des missions de conseil ;

Considérant que cela représente une charge de travail administrative inutile dans le contexte d'une meilleure rationalisation des groupes de prestataires de services ;

Considérant que le présent arrêté remédie à cette charge administrative supplémentaire de sorte que les prestataires de services enregistrés du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale puissent être enregistrés pour le portefeuille des PME avec une charge administrative minimale, ce qui limite les conditions économiques actuellement défavorables aux entreprises ;

Considérant que pour ces motifs, le présent arrêté doit entrer en vigueur d'urgence, Arrête :

Article 1er.L'annexe à l'arrêté ministériel du 14 février 2013 portant exécution de l'arrêté du Gouvernement flamand du 26 février 2016 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat et des trajectoires de croissance PME, en ce qui concerne la désignation et le fonctionnement des bureaux d'audit, remplacée par l'arrêté ministériel du 1er juillet 2019, est remplacée par l'annexe jointe au présent arrêté.

Art. 2.Le présent arrêté produit ses effets le 2 septembre 2019.

Bruxelles, le 11 septembre 2019.

Le Ministre flamand de l'Emploi, de l'Economie, de l'Innovation et des Sports, Ph. MUYTERS

Annexe à l'arrêté ministériel remplaçant l'annexe à l'arrêté ministériel du 14 février 2013 portant exécution de l'arrêté du Gouvernement flamand du 26 février 2016 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat et des trajectoires de croissance PME, en ce qui concerne la désignation et le fonctionnement des bureaux d'audit Annexe à l'arrêté ministériel du 14 février 2013 portant exécution de l'arrêté du Gouvernement flamand du 26 février 2016 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat et des trajectoires de croissance PME, en ce qui concerne la désignation et le fonctionnement des bureaux d'audit Annexe. Norme ppme telle que visée à l'article 1er, 5°

A. Activité Description de l'exigence : Le prestataire de services fait preuve de transparence quant au contenu de l'activité et quant à l'expertise et à l'expérience qu'il a acquises pour cette activité. Il possède l'expertise et l'expérience nécessaires pour offrir et exécuter le service de manière professionnelle, ou il fait appel à un contractant compétent pour le faire.

Exemption

Le présent module ne doit pas faire l'objet d'un audit pour les prestataires de services disposant d'un certificat Qfor ou ISO 9001 dont les activités consistent en la prestation de conseils, la formation à la prestation de conseils ou la formation, et les prestataires de services enregistrés comme prestataires de services dans le cadre du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale et de l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 mai 2019 portant exécution du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale.

Il en va de même pour les prestataires de services qui sont membres de l'IAB, de l'IBR ou de la BIBF pour la prestation de conseils.

A.1

Le prestataire de services décrit les activités admissibles qu'il propose et réalise, et communique ces activités de manière claire, descriptive et motivée.

A.2

Pour chaque projet, le prestataire de services communique clairement avec le client sur l'approche et la portée de la mission. Il donne une description détaillée, indiquant le contexte, les objectifs, le contenu, la méthodologie, les modalités d'exécution (y compris celui qui exécute la mission) et la fixation des prix. Le prestataire de services communique également clairement sur les dérogations possibles, le suivi et l'évaluation.

A.3

Le prestataire de services vérifie auprès du donneur d'ordre dans quelle mesure la proposition répond à ses besoins.

A.4

Pour chaque mission en cours ou réalisée, le prestataire de services tient un dossier de projet détaillé et accessible. Il conserve les dossiers pendant une période correspondant à la nature des activités ou déterminée par les exigences spécifiques d'archivage qui y sont liées.

A.5

Le prestataire de services dispose de ressources humaines appropriées suffisantes pour réaliser l'activité.

A.6

Le prestataire de services utilise les ressources, l'infrastructure et les processus de soutien appropriés pour planifier, surveiller et exécuter l'activité. Pour ce faire, il utilise un système d'enregistrement dans lequel les projets exécutés peuvent être consultés.

E. Preuve d'expérience en matière de services fournis Description de l'exigence : Le prestataire de service dispose, au niveau de l'entreprise et au niveau individuel, des connaissances et du savoir-faire nécessaires pour effectuer une prestation de services spécifique. Ces connaissances et ce savoir-faire sont acquis pendant la carrière de l'individu qui réalisera la mission. Ils ne sont pas nécessairement limités à l'expérience acquise auprès du prestataire de services qui demande l'enregistrement. Le prestataire de services veille à ce que la personne disposant des connaissances et du savoir-faire appropriés soit engagée pour le projet approprié.

Exemption

Le présent module ne doit pas faire l'objet d'un audit pour les prestataires de services disposant d'un certificat Qfor ou ISO 9001 dont les activités consistent en la prestation de conseils, la formation à la prestation de conseils ou la formation, et les prestataires de services enregistrés comme prestataires de services dans le cadre du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale et de l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 mai 2019 portant exécution du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale.

Il en va de même pour les prestataires de services qui sont membres de l'IAB, de l'IBR ou de la BIBF pour la prestation de conseils.

Les prestataires de services débutants sont exemptés de l'audit de ce module lors d'un premier audit. Lors de leur enregistrement en tant que prestataire de services, ils doivent faire auditer le module dans un délai de deux ans.

EXIGENCES GENERALES

E.1

Le prestataire de services a presté et facturé un nombre de jours-homme représentatifs. Par représentatifs, on entend que les jours prestés sont répartis sur différents clients et étalés sur un nombre de mois consécutifs. Ces jours ont été prestés dans une période récente. Cela s'applique à toute activité pour laquelle le prestataire de services demande l'enregistrement.

E.2

Le prestataire de services veille à ce que la personne possédant les connaissances, l'expérience et les compétences appropriées soit employée, et il en est responsable. Cela vaut pour chaque phase du projet. Le prestataire de services utilise un système de gestion des compétences à cet effet.

E.3

Le prestataire de services utilise des processus de ressources humaines efficaces pour ses collaborateurs et contractants. Il s'agit notamment des exigences en matière de recrutement et de sélection, d'intégration, de formation et d'accompagnement, de suivi et d'évaluation. L'évaluation porte en particulier sur les missions réalisées par les collaborateurs et les contractants. Les processus contribuent à l'octroi de projets (partiels) à eux.

EXIGENCES EN MATIERE D'EXPERIENCE

E.4

Le prestataire de services communique clairement avec le client sur l'expérience de la personne réalisant la mission. Il s'agit de son expérience des activités proposées, acquises ou non chez le prestataire de services.

E.5

Le prestataire de services a acquis un nombre représentatif d'années d'expérience en tant que prestataire de services dans l'activité pour laquelle il demande l'enregistrement.

T. Satisfaction des clients Description de l'exigence : Les clients se disent satisfaits du prestataire de services, en particulier du service faisant l'objet de sa demande d'enregistrement.

Il mesure la satisfaction de manière systématique et approfondie. Il offre à tous les clients la possibilité d'évaluer les services.

L'enquête de satisfaction concerne les aspects thématiques et formels des services rendus. Les résultats de l'enquête sont accessibles.

L'enquête conduit à une amélioration continue.

Exemption

Le présent module ne doit pas faire l'objet d'un audit pour les prestataires de services disposant d'un certificat Qfor ou ISO 9001 dont les activités consistent en la prestation de conseils, la formation à la prestation de conseils ou la formation, et les prestataires de services enregistrés comme prestataires de services dans le cadre du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale et de l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 mai 2019 portant exécution du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale.

Les prestataires de services débutants sont exemptés de l'audit de ce module lors d'un premier audit. En cas d'enregistrement, ils doivent faire auditer le module dans un délai de deux ans.

T.1

Le prestataire de services utilise une enquête de satisfaction client écrite ou orale systématique. Tous les clients sont invités à donner leur avis.

T.2

L'enquête de satisfaction porte à la fois sur les aspects thématiques et formels des services. Tous les aspects de la prestation de services sont abordés d'une manière différenciée. Spécifiquement pour la formation : tant le participant que le donneur d'ordre est invité à donner son avis. Le système permet l'attribution de scores différents aux différentes parties.

T.3

Le prestataire de services s'informe auprès du client, aussi bien par une enquête intermédiaire qu'une enquête finale, de la mesure dans laquelle les attentes prédéterminées ont été satisfaites.

T.4

Le prestataire de services enregistre les résultats de l'enquête de satisfaction client. Il ressort de l'enregistrement que l'évaluation est représentative et que les clients sont satisfaits, tant en général qu'en ce qui concerne la prestation de services subventionnable.

T.5

L'enquête de satisfaction permet d'inclure des témoignages concrets.

T.6

Le prestataire de services traite les résultats de l'enquête de satisfaction client de manière systématique et les enregistre.

T.7

L'analyse et le traitement des résultats de l'enquête de satisfaction client ou d'autres initiatives systématiques contribuent à une amélioration continue.

K. Connaissance Portefeuille PME Description de l'exigence : Le prestataire de services est bien informé du portefeuille de PME et de ses règles, dans le but de les utiliser correctement.

EXIGENCES GENERALES

K.1

Le prestataire de services décrit de manière ponctuelle et succincte les activités pour lesquelles il demande l'enregistrement. Il se limite aux activités éligibles.

K.2

Si le prestataire de services dispose déjà d'un enregistrement du portefeuille PME, il présente une copie de la déclaration sur l'honneur qu'il a introduite dans le passé. En l'absence d'une copie, il communique par écrit qui a signé la déclaration sur l'honneur.

K.3

La convention entre le prestataire de services et le donneur d'ordre est établie conformément aux prescriptions.

K.4

La facture du prestataire de services au donneur d'ordre est établie conformément aux prescriptions.

K.5

Le prestataire de services vérifie si les demandes de subvention ont été déposées à temps. Pour les demandes de subvention déposées avant le 1er avril 2016, le prestataire de services confirme uniquement les demandes de subvention déposées à temps. Pour les demandes de subvention déposées à compter du 1er avril 2016, le prestataire de services communique sur le site web quelles demandes de subvention ont été déposées après la date limite.

K.6

Le prestataire de services vérifie si la demande de subvention pour des services a été déposée à l'entreprise sollicitant l'aide.

Pour les demandes de subvention déposées avant le 1er avril 2016, le prestataire de services confirme uniquement les demandes de subvention pour la prestation de services à l'entreprise sollicitant l'aide.

Pour les demandes de subvention déposées à compter du 1er avril 2016, le prestataire de services communique sur le site web quelles demandes de subvention ne se rapportent pas à la prestation de services à l'entreprise sollicitant l'aide.

K.7

Il n'y a qu'un seul prix pour un même service, qu'il soit payé par le portefeuille PME ou non.

EXIGENCES SPECIFIQUES EN MATIERE DE FORMATION ET DE PRESTATION DE CONSEILS

K.8.1

Formation Le prestataire de services conserve les listes de présence.

K.8.2

Formation Le prestataire de services délivre une attestation de formation personnalisée.

K.8.3

Prestation de conseils Le prestataire de services conserve les conseils donnés et les pièces justificatives qui les accompagnent.

K.8.4

Prestation de conseils Le prestataire de services ne confirme des demandes de subvention que pour des conseils qui ne sont pas de nature permanente ou périodique.

Les conseils ne concernent pas les dépenses normales de l'entreprise.

K.8.5

Prestation de conseils Le prestataire de services donne des conseils écrits personnalisés sur mesure.

Les conseils peuvent prendre les formes suivantes : 1) des conseils et recommandations écrits comprenant une analyse de la problématique, des conseils proprement dits, un plan de mise en oeuvre et l'accompagnement de la mise en oeuvre ; 2) si les conseils sont donnés après le 1er avril 2016 : les conseils et recommandations écrits visant à identifier, cartographier et examiner les opportunités et les solutions relatives au fonctionnement de l'entreprise. I. Intégrité Description de l'exigence : Le prestataire de services respecte la réglementation, la législation et les pratiques commerciales acceptées. Il est compétent pour réaliser l'activité pour laquelle il demande l'enregistrement.

Exemption

Ce module ne doit pas faire l'objet d'un audit pour les prestataires de services qui sont membres de l'IAB, de l'IBR ou de la BIBF, et les prestataires de services enregistrés comme prestataire de services dans le cadre du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale et de l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 mai 2019 portant exécution du décret du 29 mars 2019 relatif au modèle de qualité et d'enregistrement des prestataires de services du domaine politique de l'Emploi et de l'Economie sociale.

Compétence et qualité

I.1

Dès l'arrivée de l'auditeur, le prestataire de services donne immédiatement accès aux documents demandés. Le prestataire de services a préparé ces documents avec soin.

I.2

Le prestataire de services a une personnalité juridique. Il est compétent pour réaliser l'activité pour laquelle il demande l'enregistrement.

I.3

Les administrateurs et les dirigeants du prestataire de services dans un passé récent sont connus.. Par le passé, elles n'ont pas été interrogées ou associées à des enquêtes sur l'utilisation illégitime du portefeuille PME ou une faillite inexcusable. Les administrateurs et responsables sont suffisamment attentifs à ce que cela s'applique également aux travailleurs et aux sous-traitants.

I.4

Le prestataire de services effectue de manière indépendante les services pour lesquels il demande l'enregistrement.

I.5

Le prestataire de services effectue lui-même les services pour lesquels il demande l'enregistrement, ou il les sous-traite. Il dispose d'un contrat de services valable pour la sous-traitance. Le prestataire de services maintient la responsabilité de tous les aspects des services rendus.

Continuité et pratiques de gestion

I.6

Le prestataire de services établit ses comptes annuels ou son compte de résultats à temps. Il les dépose à temps auprès de la Centrale des Bilans de la Banque nationale de Belgique si le droit des sociétés l'impose.

I.7

Le prestataire de services remplit ses obligations sociales et fiscales.

I.8

Le siège social du prestataire de services a subi un nombre limité de changements au cours des trois dernières années.

I.9

Le prestataire de services est solvable, rentable et dispose des liquidités nécessaires.

I.10

Le prestataire de services gère activement les créances clients. Les arriérés clients sont limités et peuvent être expliqués et justifiés.

Ils ne résultent pas d'une contestation éventuelle de la qualité des services rendus.

I.11

Le prestataire de services respecte ses engagements financiers à l'égard de ses fournisseurs et d'autres bailleurs de fonds. Les arriérés envers les fournisseurs et autres bailleurs de fonds sont limités et peuvent être expliqués et étayés.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 11 septembre 2019 remplaçant l'annexe à l'arrêté ministériel du 14 février 2013 portant exécution de l'arrêté du Gouvernement flamand du 26 février 2016 portant octroi d'aides aux petites et moyennes entreprises pour des services promouvant l'entrepreneuriat et des trajectoires de croissance PME, en ce qui concerne la désignation et le fonctionnement des bureaux d'audit.

Bruxelles, le 11 septembre 2019.

Le Ministre flamand de l'Emploi, de l'Economie, de l'Innovation et des Sports, Ph. MUYTERS