10 JUNI 2002. - Ministerieel besluit betreffende de kwaliteitszorg in de evaluatieteams

De Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen, Gelet op het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999;

Gelet op het decreet van 15 juli 1997 inzake interlandelijke adoptie;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 13 juli 2001 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse regering;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 19 april 2002 inzake interlandelijke adoptie;

Gelet op het advies van de raad van bestuur van Kind en Gezin, gegeven op 13 december 2000;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, hoofdstuk 1, vervangen bij de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de dringende noodzakelijkheid;

Overwegende dat de evaluatieteams, rekening houdend met het feit dat de voorziene overgangsperiode van drie jaar al loopt vanaf 1 januari 2001, onmiddellijk werk moeten kunnen maken van een kwaliteitsbeleid via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem, om hun werking te conformeren aan de bepalingen, opgenomen in het decreet van 29 april 1997 inzake de kwaliteitszorg in de welzijnsvoorzieningen, gewijzigd bij het decreet van 22 december 1999, Besluit : HOOFDSTUK I. - Kwaliteitsbeleid

Artikel 1.§ 1. Elk evaluatieteam ontwikkelt een kwaliteitsbeleid dat uitgaat van zijn missie, zijn maatschappelijke waarden en visie op het kernproces van het team. § 2. Het kwaliteitsbeleid is erop gericht om op een systematische wijze de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening alsook van de werking te bepalen, te plannen, te beheersen, te borgen en te verbeteren. § 3. Het evaluatieteam houdt bij het ontwikkelen van het kwaliteitsbeleid rekening met de verwachtingen van de gebruikers, de positionering van de eigen organisatie, de beschikbare middelen en de beschikbare teamleden. § 4. Het evaluatieteam neemt de nodige maatregelen om het kwaliteitsbeleid bekend te maken en te integreren in zijn werking. § 5. Het kwaliteitsbeleid concretiseert de doelstellingen op het vlak van de kwaliteitszorg via het uitwerken van een kwaliteitsplanning en een kwaliteitssysteem die worden beschreven in het kwaliteitshandboek. HOOFDSTUK II. - Kwaliteitsplanning

Art. 2.§ 1. De kwaliteitsplanning is een periodisch proces waarbij het evaluatieteam jaarlijks de doelstellingen vastlegt die nagestreefd zullen worden op het vlak van de kwaliteitszorg. § 2. Het evaluatieteam beschrijft bij elke doelstelling de middelen die ingezet zullen worden voor het bereiken van de doelstellingen. § 3. Het evaluatieteam beschrijft op welke wijze de doelstellingen zullen worden verwezenlijkt en met welke frequentie het realiseren van de doelstellingen zal worden gecontroleerd. Waar nodig corrigeert de voorziening de implementatiewijze. HOOFDSTUK III. - Kwaliteitssysteem

Art. 3.§ 1. Het evaluatieteam ontwikkelt een kwaliteitssysteem dat aangeeft hoe de beschikbare middelen worden ingezet en hoe de dienstverleningsprocessen worden georganiseerd, beheerst en geëvalueerd. § 2. Het evaluatieteam neemt de maatregelen die nodig zijn om het kwaliteitssysteem te implementeren, goed te doen functioneren en het aan te passen aan gewijzigde omstandigheden. § 3. Binnen het evaluatieteam wordt een verantwoordelijke aangewezen voor het kwaliteitsbeleid en voor de uitvoering en het onderhoud van het kwaliteitssysteem.

Art. 4.Het evaluatieteam beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het efficiënt en kwaliteitsgericht inzetten van de middelen.

Daartoe beschrijft het evaluatieteam : 1° hoe het zijn personele middelen inzet.Dit wordt onder meer geconcretiseerd in : a) hoe het evaluatieteam zijn teamleden selecteert op basis van een profiel- en functieomschrijving;b) hoe het evaluatieteam zijn teamleden informeert, begeleidt en inspraakmogelijkheden biedt;c) hoe het evaluatieteam zijn teamleden en medewerkers opleiding biedt;d) hoe het evaluatieteam zijn teamleden en medewerkers evalueert;e) hoe het evaluatieteam de voorwaarden creëert voor een functioneel samenwerkingsklimaat en een goede communicatie tussen alle teamleden;f) hoe het evaluatieteam voldoende kennis en vaardigheden in communicatie en de juiste attitude in organisatie en hulp- en dienstverlening waarborgt bij de teamleden;2° hoe de infrastructuur aangepast wordt aan de noden van de gebruikers;3° hoe het financiële beleid het mogelijk maakt om de kwaliteitsdoelen te bereiken en de dienstverleningsprocessen uit te voeren zoals beschreven;4° het systeem waarbij de voor de werking relevante documenten op een overzichtelijke wijze worden beheerd.Hiertoe : a) legt het evaluatieteam de bepalingen vast volgens dewelke persoonsgebonden documenten worden bijgehouden in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake beroepsgeheim;b) bundelt het evaluatieteam de documenten die uitgegeven worden door instanties, extern aan de voorziening, en die van rechtstreeks belang zijn voor het functioneren van het evaluatieteam in een overzichtelijk te raadplegen systeem;c) bundelt het evaluatieteam de gebruikte standaarddocumenten in een overzichtelijk geheel waarbij het doel waarvoor de documenten gebruikt worden, duidelijk is aangegeven;d) bundelt het evaluatieteam de documenten die eigen zijn aan het kwaliteitssysteem in een overzichtelijk kwaliteitshandboek dat voor de teamleden en de medewerkers toegankelijk is.

Art. 5.§ 1. Het evaluatieteam ontwikkelt een visie met betrekking tot de processen die een directe invloed uitoefenen op de kwaliteit van de dienstverlening en de werking van het evaluatieteam. Het gaat hierbij minstens om het volgende proces : het evalueren van de geschiktheid van de kandidaat-adoptanten die het voorbereidend programma doorlopen hebben en een eerstvolgend kind uit het buitenland adopteren. § 2. Het team neemt de nodige maatregelen om de beschreven visie op een doeltreffende wijze te verwezenlijken.

Art. 6.Het evaluatieteam beschrijft de maatregelen die genomen worden voor het beheersen van het dienstverleningsproces. Hiertoe beschrijft het evaluatieteam onder meer : 1° hoe binnen de evaluatie van de geschiktheid van de kandidaat-adoptant : a) een psychosociaal en medisch onderzoek uitgevoerd wordt conform de richtlijnen van Kind en Gezin;b) met het team een beslissing genomen wordt inzake de geschiktheid van de kandidaat-adoptant, die gerapporteerd wordt conform de richtlijnen van Kind en Gezin;c) advies gegeven wordt aan Kind en Gezin inzake de geschiktheid van de kandidaat-adoptant;2° hoe de gebruikers geïnformeerd worden over het beleid en de algemene werking van de voorziening;3° hoe de gebruikers worden onthaald;4° hoe afspraken gemaakt worden met de gebruikers over de dienstverlening en hoe gemaakte afspraken tijdens de dienstverlening gewijzigd kunnen worden;5° hoe de individuele gebruikersdossiers worden opgevolgd;6° hoe de afronding van de dienstverlening wordt geregeld in afspraak met de gebruiker en hoe een eventuele doorverwijzing of overgang naar een andere hulp- of dienstverleningsvorm gebeurt indien noodzakelijk.

Art. 7.§ 1. Het evaluatieteam beschrijft de maatregelen die genomen worden met betrekking tot het meten, analyseren en verbeteren van de dienstverlening. Hiertoe beschrijft het evaluatieteam minstens hoe het : 1° jaarlijks de globale werking evalueert.Hiertoe gaat het evaluatieteam minstens na of de beschreven dienstverleningsprocessen verlopen zoals vooropgesteld en of de kwaliteitsdoelstellingen zijn gerealiseerd; 2° op regelmatige basis de gehanteerde gespreks- en evaluatietechnieken evalueert;3° klachten registreert, doeltreffend behandelt en beantwoordt aan de klager binnen een redelijke termijn;4° op regelmatige wijze de tevredenheid van de gebruikers nagaat middels een geschikt instrument;5° op regelmatige wijze de tevredenheid van de teamleden nagaat middels een geschikt instrument. § 2. Het evaluatieteam stuurt zijn werking en eventueel het kwaliteitsbeleid bij, op basis van een analyse van resultaten van de onder § 1, 1° tot en met 5° vernoemde evaluaties. HOOFDSTUK IV. - Kwaliteitshandboek

Art. 8.§ 1. Het evaluatieteam bundelt in het kwaliteitshandboek alle relevante informatie over het kwaliteitsbeleid, zijn missie, waarden en visie op de doelgroep, zijn kwaliteitsplanning en zijn kwaliteitssysteem. § 2. Het evaluatieteam houdt bij het samenstellen van het kwaliteitshandboek rekening met de bepalingen, opgenomen in artikelen 1 tot en met 8 van dit besluit.

Art. 9.Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2002.

Brussel, 10 juni 2002.

M. VOGELS