10 JUIN 2002. - Arrêté ministériel relatif à la gestion de la qualité dans les équipes d'évaluation

La Ministre flamande de l'Aide sociale, de la Santé et de l'Egalité des Chances, Vu le décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 décembre 1999;

Vu le décret du 15 juillet 1997 relatif à l'adoption internationale;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 13 juillet 2001 fixant les compétences des membres du Gouvernement flamand;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 avril 2002 relatif à l'adoption internationale;

Vu l'avis du conseil d'administration de "Kind en Gezin", donné le 13 décembre 2000;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant que les équipes d'évaluation, compte tenu du fait que la période de transition prévue de trois années court déjà depuis le 1er janvier 2001, doivent pouvoir entamer immédiatement l'élaboration d'une politique de qualité par la voie d'une planification de la qualité et d'un système de la qualité, pour conformer leur fonctionnement aux dispositions du décret du 29 avril 1997 relatif à la gestion de la qualité dans les établissements d'aide sociale, modifié par le décret du 22 décembre 1999, Arrête : CHAPITRE Ier. - La politique de qualité

Article 1er.§ 1er. Chaque équipe d'évaluation développe une politique de qualité, sur la base de sa mission, ses normes sociales et sa vision sur le processus essentiel de son équipe. § 2. La politique de qualité vise à fixer, à organiser, à planifier, à garantir et à améliorer de façon systématique la qualité des services offerts, ainsi que du fonctionnement. § 3. Pour le développement de la politique de qualité, l'équipe d'évaluation tient compte des attentes des usagers, du positionnement de la propre organisation, des moyens disponibles et des membres de l'équipe disponibles. § 4. L'équipe d'évaluation prend les mesures nécessaires pour rendre publique la politique de qualité et pour l'intégrer dans son fonctionnement. § 5. La politique de qualité concrétise les objectifs sur le plan de la gestion de la qualité par la voie de l'élaboration d'une planification de la qualité et d'un système de la qualité, décrits dans un manuel de la qualité. CHAPITRE II. - La planification de qualité

Art. 2.§ 1er. La planification de qualité est un processus périodique dans lequel l'équipe d'évaluation détermine chaque année les objectifs qui seront poursuivis sur le plan de la gestion de la qualité. § 2. L'équipe d'évaluation décrit pour chaque objectif les moyens qui seront utilisés pour atteindre les objectifs. § 3. L'équipe d'évaluation décrit de quelle façon les objectifs seront atteints et avec quelle fréquence leur réalisation sera contrôlée. Au besoin, la structure corrige le mode de mise en oeuvre. CHAPITRE III. - Le système de la qualité

Art. 3.§ 1er L'équipe d'évaluation développe un système de la qualité qui indique comment les moyens disponibles sont utilisés et comment les processus de services sont organisés, contrôlés et évalués. § 2. L'équipe d'évaluation prend les mesures, nécessaires visant la mise en oeuvre du système de la qualité, son bon fonctionnement et son adaptation à la situation changée. § 3. Au sein de l'équipe d'évaluation, un responsable sera désigné pour la politique de qualité et pour l'exécution et le maintien du système de la qualité.

Art. 4.§ 1er. L'équipe d'évaluation décrit les mesures visant une utilisation efficace et qualitative des moyens.

A cette fin, l'équipe d'évaluation décrit : 1° comment la gestion du personnel est assurée, ce qui se concrétise entre autres dans la façon dont : a) l'équipe d'évaluation sélectionne ses membres sur la base d'une description de profil et de fonction;b) l'équipe d'évaluation informe et accompagne ses membres et les offre une possibilité de participer;c) l'équipe d'évaluation propose une formation à ses membres;d) l'équipe d'évaluation évalue ses membres;e) l'équipe d'évaluation crée les conditions pour un climat de coopération fonctionnel et une bonne communication entre tous les membres;f) l'équipe d'évaluation garantit dans le chef des membres suffisamment de connaissances et d'aptitudes communicatives et une bonne attitude en matière d'organisation et d'aide et services;2° comment l'infrastructure est adaptée aux besoins des usagers;3° comment la politique financière permet de réaliser les objectifs de la qualité et d'exécuter les processus de services comme décrit;4° le système dans lequel les documents pertinents pour le fonctionnement sont gérés de façon bien ordonnée.Pour ce faire : a) l'équipe d'évaluation fixe les conditions selon lesquelles des documents personnels sont gérés conformément à la législation en vigueur en matière de secret professionnel;b) l'équipe d'évaluation regroupe les documents émis par des instances externes de la structure et qui sont d'importance directe pour le fonctionnement de la structure dans un système bien ordonné facile à consulter;c) l'équipe d'évaluation réunit les documents standard utilisés dans un ensemble bien ordonné dans lequel le but pour lequel les documents sont utilisés, est clairement indiqué;d) l'équipe d'évaluation réunit les documents qui sont propres au système de la qualité dans un manuel de la qualité qui est clair et facilement accessible aux membres.

Art. 5.§ 1er. L'équipe d'évaluation développe une vision en ce qui concerne les processus qui ont une influence directe sur la qualité des services et sur le fonctionnement de l'équipe d'évaluation. Il s'agit au moins du processus suivant : L'évaluation de l'aptitude des candidats adoptants qui ont suivi le programme préparatoire et qui vont adopter le premier enfant venant de l'étranger. § 2. L'équipe prend les mesures nécessaires pour réaliser la vision décrite d'une façon efficace.

Art. 6.L'équipe d'évaluation décrit les mesures qui sont prises pour contrôler le processus des services. Pour ce faire l'équipe d'évaluation décrit entre autres comment : 1° dans le cadre de l'évaluation de l'aptitude du candidat adoptant : a) un examen psychosocial et médical est effectué conformément aux directives de "Kind en Gezin";b) une décision est prise avec l'équipe en matière de l'aptitude du candidat adoptant qui est rapportée conformément aux directives de "Kind en Gezin";c) un avis est donné à "Kind en Gezin" concernant l'aptitude du candidat adoptant;2° les usagers sont informés sur la politique et sur le fonctionnement général de la structure;3° les usagers sont accueillis;4° des accords sont conclus avec les usagers sur les services et comment d'éventuelles modifications peuvent être apportées au cours de la prestation de services;5° les dossiers d'usagers individuels sont suivis;6° la finalisation des services est réglée en accord avec l'usager et comment un éventuel renvoi ou un passage à une autre forme de services est fait si nécessaire.

Art. 7.§ 1er. L'équipe d'évaluation décrit les mesures prises pour la mesure, l'analyse et l'amélioration des services. Pour ce faire, l'équipe décrit au moins comment elle : 1° évalue annuellement le fonctionnement complet.A cet effet, l'équipe vérifie au moins si le processus de services décrit se déroule comme prévu et si les objectifs en matière de qualité sont réalisés; 2° évalue sur une base régulière les techniques de discussion et d'évaluation utilisées;3° enregistre des plaintes, les traite efficacement et donne une réponse au plaignant dans un délai acceptable;4° vérifie régulièrement la satisfaction des usagers professionnels au moyen d'un instrument adéquat;5° vérifie régulièrement la satisfaction des membres de l'équipe au moyen d'un instrument adéquat. § 2. L'équipe d'évaluation corrige son fonctionnement et éventuellement la politique de qualité, sur la base d'une analyse des résultats des évaluations mentionnées sous § 1er, 1° à 5°. CHAPITRE IV. - Le manuel de la qualité

Art. 8.§ 1er. L'équipe d'évaluation regroupe dans le manuel de la qualité toute l'information pertinente en ce qui concerne la politique de qualité, sa mission, ses normes et sa vision concernant le groupe-cible, sa planification de la qualité et son système de la qualité. § 2. L'équipe d'évaluation tient compte, en rédigeant le manuel de la qualité, des dispositions des articles 1 à 8 inclus du présent arrêté.

Art. 9.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2002.

Bruxelles, le 10 juin 2002.

Mme M. VOGELS