31 JULI 2020. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement van de Nationale Bank van België van 12 mei 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekerings- of herverzekeringsdocumenten

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 22 februari 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/02/1998 pub. 28/03/1998 numac 1998003158 bron ministerie van financien Wet tot vaststelling van het organiek statuut van de Nationale Bank van België sluiten tot vaststelling van het organiek statuut van de Nationale Bank van België, artikel 12bis;

Gelet op de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen, de artikelen 76 en 588, § 1, 2° ;

Gelet op de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen, artikel 14;

Op de voordracht van de Minister van Economie en Consumenten, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het reglement van de Nationale Bank van België betreffende de bewaarplaats van verzekerings- of herverzekeringsdocumenten, dat bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.

Art. 2.De minister bevoegd voor Economie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 31 juli 2020.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Economie en Consumenten, N. MUYLLE

Bijlage bij het koninklijk besluit van 31 juli 2020 tot goedkeuring van het reglement van de Nationale Bank van België van 12 mei 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekerings- of herverzekeringsdocumenten Reglement van de Nationale Bank van België van 12 mei 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekerings- of herverzekeringsdocu-menten De Nationale Bank van België, Gelet op de wet van 22 februari 1998Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/02/1998 pub. 28/03/1998 numac 1998003158 bron ministerie van financien Wet tot vaststelling van het organiek statuut van de Nationale Bank van België sluiten tot vaststelling van het organiek statuut van de Nationale Bank van België, artikel 12bis;

Gelet op de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen, de artikelen 76 en 588;

Gelet op de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen, artikel 14;

Gelet op het overleg met de FSMA en met de Beroepsverening van Verzekeringsondernemingen, Assuralia, Besluit : Afdeling I. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: 1° Bank: de Nationale Bank van België;2° elektronische bewaring: opslag op een digitale, fotografische, microfoto grafische, magnetische of optische drager;3° verzekerings- of herverzekeringsdocumenten: alle documenten met betrekking tot de activiteiten van verzekerings- of herverzekeringsondernemingen die overeenstemmen met de originelen waaronder (i) verzekerings- of herverzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), (ii) brieven die door deze ondernemingen aan de verzekeringnemers zijn verstuurd (iii) prudentiële rapporteringen die met het oog op het prudentieel toezicht vereist zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen en (iv) rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen;4° EER: Europese Economische Ruimte;5° verzekerings- of herverzekeringsondernemingen: verzekerings- of herverzekeringsondernemingen naar Belgisch recht in de zin van artikel 5, 1°, van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen, met inbegrip van hun in het buitenland gevestigde bijkantoren, alsook de in België gevestigde bijkantoren van verzekeringsondernemingen die onder het recht van een derde land ressorteren;6° FSMA: de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten;7° GDPR of General Data Protection Regulation: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;8° wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten: de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen;9° wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten: de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen;10° originelen: alle papieren of elektronische documenten en digitale of andere kopieën (op een fotografische, microfoto grafische, magnetische, elektronische of optische drager) van papieren documenten, voor zover deze kopieën op grond van een wettelijke bepaling met de originelen zijn gelijkgesteld;11° derde land: een staat die geen partij is bij de overeenkomst betreffende de EER;12° Gedelegeerde Verordening 2015/35: de Gedelegeerde Verordening van de Commissie van 10 oktober 2014 tot aanvulling van Richtlijn 2009/138/EG van het Europees Parlement en de Raad betreffende de toegang tot en uitoefening van het verzekerings- en het herverzekeringsbedrijf;13° zetel: (i) de hoofdzetel van de Belgische verzekerings- of herverzekeringsonderneming of haar in België gevestigde werkelijke zetel, of (ii) de in een lidstaat van de EER gevestigde zetel van het bijkantoor van de Belgische verzekerings- of herverzekeringsonderneming, of (iii) de in België gevestigde zetel van het Belgische bijkantoor van de verzekerings- of herverzekeringsonderneming uit een derde land. Afdeling II. - Dossiers inzake de bewaring van verzekerings- of

herverzekeringsdocumenten op een andere plaats dan de zetel waarvoor een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure geldt Onderafdeling 1. - Elektronische bewaring

Art. 2.§ 1. Verzekerings- of herverzekeringsondernemingen die voornemens zijn hun verzekerings- of herverzekeringsdocumenten in elektronische vorm te bewaren in een datacenter of in een cloud, op een andere plaats dan hun zetel, in België of in de EER, kunnen in aanmerking komen voor een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen hebben permanent toegang tot de documenten die in het datacenter of de cloud zijn opgeslagen;2. de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen kunnen snel (dat wil zeggen binnen twee werkdagen na het verzoek), volledig en adequaat reageren op de toegangsverzoeken van de Bank, de FSMA of de Belgische gerechtelijke autoriteiten;3. de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen behouden de controle over belangrijke consequenties met betrekking tot hun risicoprofiel, ook indien deze afhangen van beslissingen in verband met het datacenter of de cloud die aan de kant van de dienstverlener worden genomen.Dit houdt in dat de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen, in geval van dergelijke belangrijke wijzigingen aan het datacenter of de cloud, de mogelijkheid moeten hebben om de overeenkomst te beëindigen en de betrokken verzekerings- of herverzekeringsdocumenten over te brengen naar een ander systeem voordat de voornoemde wijzigingen worden ingevoerd, als ze deze niet aanvaardt; 4. wat de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten betreft, moet het datacenter of de cloud (i) waarborgen dat de daar bewaarde documenten onaantastbaar, intact en beschikbaar blijven, (ii) de vertrouwelijkheid van de verzekeringsdocumenten en de bescherming van de persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR garanderen en (iii) voldoen aan de prudentiële verwachtingen van de Bank op het gebied van IT-beveiliging en continuïteit ;en 5. indien de bewaring van de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten aan een derde wordt toevertrouwd, wordt tussen de twee partijen een overeenkomst gesloten om de bewaring van de documenten en de bijbehorende rechten en plichten te regelen. § 2. Om voor deze vereenvoudigde goedkeuringsprocedure in aanmerking te komen, moeten de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen aan de Bank een dossier bezorgen met (i) een beschrijving van de wijze waarop de documenten zullen worden bewaard en (ii) een verklaring van de voorzitter van het directiecomité van de betrokken onderneming, waarin wordt bevestigd dat aan de voorwaarden van § 1 is voldaan.

Indien de elektronische bewaring wordt uitbesteed (in het bijzonder aan een aanbieder van clouddiensten), mag dit dossier deel uitmaken van de kennisgeving inzake kritieke of belangrijke uitbesteding die aan de Bank moet worden bezorgd overeenkomstig de artikelen 92 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten en 274 van Gedelegeerde Verordening 2015/35.

Naast de elementen die in elk uitbestedingsdossier moeten worden opgenomen, moet het in het eerste lid bedoelde dossier ook het volgende omvatten: (i) de schriftelijke overeenkomst met de dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet beperkt tot de persoonsgegevens), (iii) de landen of regio's van de EER waar de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten zullen worden bewaard en (iv) in geval van uitbesteding aan een aanbieder van clouddiensten, het cloud model (publiek/privaat/hybride/gemeenschappelijk).

De Bank kan de verzekerings- of herverzekeringsonderneming vragen haar dossier aan te vullen met de informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. § 3. Wanneer de bewaarde documenten betrekking hebben op verzekeringsovereenkomsten die door Belgische verzekeraars zijn gesloten of, in het geval van verzekeraars uit een derde land, op overeenkomsten die door Belgische bijkantoren zijn gesloten of op in België gelegen risico's, moet de verzekeraar dit dossier ook aan de FSMA meedelen overeenkomstig artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten.

De Bank zal met de FSMA overleg plegen alvorens een beslissing te nemen. § 4. De Bank neemt een beslissing binnen 8 weken na de datum van ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig in de zin van paragraaf 2 kan worden beschouwd en de onderneming ook de FSMA ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3.

Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving aan de onderneming van een beslissing van de Bank, kan er een beroep worden ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld als was de aanvraag verworpen. § 5. Indien de verzekerings- of herverzekeringsonderneming haar verzekerings- of herverzekeringsdocumenten op een andere plaats dan haar zetel bewaart zonder dat zij daarvoor voorafgaandelijk de toestemming heeft verkregen van de Bank, kan de Bank administratieve maatregelen nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten. § 6. Indien er in het bewaarsysteem een belangrijke wijziging optreedt ten opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is opgenomen, stellen de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen de Bank en de FSMA daarvan onmiddellijk in kennis.

Onderafdeling 2. - Bewaring op papier

Art. 3.§ 1. Verzekerings- of herverzekeringsondernemingen die voornemens zijn hun verzekerings- of herverzekeringsdocumenten op papier te bewaren, op een andere plaats dan hun zetel, en voor zover die andere plaats zich in België of in de EER bevindt, kunnen in aanmerking komen voor een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. documenten die betrekking hebben op dezelfde activiteitenportefeuille moeten op dezelfde plaats worden bewaard;2. de bewaarplaats(en) moet(en) toegankelijk zijn voor de Bank, de FSMA en de gerechtelijke autoriteiten en moet(en) voldoen aan de brandbeveiligingsmaatregelen om de integriteit van de documenten te waarborgen;3. indien niet alle documenten eveneens worden bewaard op IT-dragers die zich in België of in de EER bevinden en die garanties bieden inzake de beveiliging en de vertrouwelijkheid, moet(en) de bewaarplaats(en) zich in België bevinden;4. de beveiligings- en continuïteitsmaatregelen moeten periodiek worden gecontroleerd door de verzekerings- of herverzekeringsonderneming;en 5. in geval van uitbesteding moet tussen de twee partijen een overeenkomst worden gesloten om de bewaring van de documenten en de bijbehorende rechten en plichten te regelen. § 2. Om voor de vereenvoudigde goedkeuringsprocedure in aanmerking te komen, moeten de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen een dossier indienen met (i) een beschrijving van het voorgenomen bewaarsysteem en (ii) een verklaring van de voorzitter van het directiecomité van de betrokken onderneming, waarin wordt bevestigd dat aan de voorwaarden van § 1 is voldaan.

Indien de bewaring op papier wordt uitbesteed, mag dit dossier deel uitmaken van de kennisgeving inzake belangrijke of kritieke uitbesteding die aan de Bank moet worden bezorgd overeenkomstig de artikelen 92 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten en 274 van Gedelegeerde Verordening 2015/35. Naast de elementen die in elk uitbestedingsdossier moeten worden opgenomen, moet het in het eerste lid bedoelde dossier ook het volgende omvatten: (i) de schriftelijke overeenkomst met de dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet beperkt tot de persoonsgegevens), (iii) de lijst van de landen of regio's van de EER waar de verzekeringsdocumenten zullen worden bewaard.

De Bank kan de verzekerings- of herverzekeringsonderneming vragen haar dossier aan te vullen met de informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. § 3. Wanneer de bewaarde documenten betrekking hebben op verzekeringsovereenkomsten die door Belgische verzekeraars zijn gesloten of, in het geval van verzekeraars uit een derde land, op overeenkomsten die door Belgische bijkantoren zijn gesloten of op in België gelegen risico's, moet de verzekeraar dit dossier ook aan de FSMA meedelen overeenkomstig artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten.

De Bank zal met de FSMA overleg plegen alvorens een beslissing te nemen. § 4. De Bank neemt een beslissing binnen 8 weken na de datum van ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig in de zin van paragraaf 2 kan worden beschouwd en de onderneming ook de FSMA in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3. Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving aan de onderneming van een beslissing van de Bank, kan er een beroep worden ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld als was de aanvraag verworpen. § 5. Indien de verzekerings- of herverzekeringsonderneming haar verzekerings- of herverzekeringsdocumenten op een andere plaats dan haar zetel bewaart zonder dat zij daarvoor voorafgaandelijk de toestemming heeft verkregen van de Bank, kan de Bank administratieve maatregelen nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten. § 6. Indien het bewaarsysteem een belangrijke wijziging ondergaat ten opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is opgenomen, stellen de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen de Bank en de FSMA daarvan onmiddellijk in kennis. Afdeling III. - Dossiers inzake de bewaring van verzekerings- of

herverzekeringsdocumenten op een andere plaats dan de zetel waarvoor de klassieke goedkeuringsprocedure geldt

Art. 4.§ 1. Wanneer de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen besluiten hun verzekerings- of herverzekeringsdocumenten - elektronisch of op papier - te bewaren op een andere plaats dan hun zetel, die niet voldoet aan de voorwaarden van de artikelen 2, § 1 en 3, § 1 hierboven, moeten zij bij de Bank een aanvraag tot goedkeuring indienen om gebruik te mogen maken van het voorgenomen bewaarsysteem (hierna de "klassieke procedure"). § 2. De in § 1 bedoelde goedkeuringsaanvraag moet vergezeld gaan van een gedetailleerd en grondig gedocumenteerd dossier dat de volgende informatie bevat: 1. een beschrijving van de perimeter van het voorgenomen bewaarsysteem;2. De redenen waarom de onderneming van mening is dat het beter is om de documenten op een andere plaats dan de zetel te bewaren;3. Een kopie van de documenten waarin de regels zijn vastgelegd die van toepassing zijn op het systeem voor de bewaring van de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten, en met name, in het geval van uitbesteding, de schriftelijke overeenkomst die de relatie met de dienstverlener regelt;4. De landen of regio's waar de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten zullen worden bewaard;5. Een beschrijving van de mechanismen die ervoor zorgen dat de verzekerings- of herverzekeringsonderneming permanent toegang heeft tot de in het voorgenomen bewaarsysteem opgeslagen verzekerings- of herverzekeringsdocumenten en dat deze documenten toegankelijk zijn voor de Bank, de FSMA en de gerechtelijke autoriteiten;6. Een verklaring van de voorzitter van het directiecomité waarin wordt bevestigd dat (i) het er niet naar uitziet dat het voorgenomen bewaarsysteem wezenlijk afbreuk zal doen aan het governancesysteem, het operationele risico onnodig zal doen toenemen of de continuïteit en toereikendheid van de dienstverlening aan de verzekeringnemers zal ondermijnen en (ii) de plaats(en) waar de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten worden bewaard, waarborgt of waarborgen dat de verzekeringsdocumenten onaantastbaar en intact blijven, garandeert of garanderen de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid ervan evenals de bescherming van persoonsgegevens overeenkomstig de GDPR, en voldoet of voldoen aan de prudentiële verwachtingen van de Bank op het gebied van beveiliging en continuïteit, zoals uiteengezet in de circulaires die op de website van de Bank zijn gepubliceerd;7. In geval van uitbesteding: (i) gedetailleerde informatie over de dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet beperkt tot de persoonsgegevens) en (iii) in geval van uitbesteding aan een aanbieder van clouddiensten, het betrokken cloud model (publiek/privaat/hybride/gemeenschappelijk). Indien de bewaring wordt uitbesteed, mag dit dossier deel uitmaken van de kennisgeving inzake kritieke of belangrijke uitbesteding die aan de Bank moet worden bezorgd overeenkomstig de artikelen 92 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten en 274 van Gedelegeerde Verordening 2015/35.

Wanneer de plaats waar de documenten worden bewaard zich in een derde land bevindt, inclusief op de zetel van een buiten de EER gevestigd bijkantoor van de verzekerings- en/of herverzekeringsonderneming, moet het dossier worden aangevuld met: - Ofwel de vermelding dat er een passende samenwerkingsovereenkomst bestaat tussen de Bank en de toezichthouder van het betrokken derde land en dat die overeenkomst de Bank toegang verleent tot de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten, de lokalen en het personeel, met het oog op de effectieve uitoefening van de toezichtsbevoegdheden van de Bank; - Ofwel het bewijs dat de verzekeringsdocumenten toegankelijk en auditeerbaar zijn vanuit een dochteronderneming of bijkantoor in de EER. De Bank kan de verzekerings- of herverzekeringsonderneming vragen haar dossier aan te vullen met de informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. § 3. Wanneer de bewaarde documenten betrekking hebben op verzekeringsovereenkomsten die door Belgische verzekeraars zijn gesloten of, in het geval van verzekeraars uit een derde land, op overeenkomsten die door Belgische bijkantoren zijn gesloten of op in België gelegen risico's, moet de verzekeraar dit dossier ook aan de FSMA meedelen overeenkomstig artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten.

De Bank zal met de FSMA overleg plegen alvorens een beslissing te nemen. § 4. De Bank neemt een beslissing binnen 3 maanden na de datum van ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig in de zin van paragraaf 2 kan worden beschouwd en de onderneming ook de FSMA in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3.

Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving aan de onderneming van een beslissing van de Bank, wordt de Bank geacht de aanvraag te hebben verworpen en kan de verzekerings- of herverzekeringsonderneming een beroep instellen bij de Raad van State. § 5. Indien de verzekerings- of herverzekeringsonderneming haar verzekerings- of herverzekeringsdocumenten op een andere plaats dan haar zetel bewaart zonder dat zij daarvoor voorafgaandelijk de toestemming heeft verkregen van de Bank, kan de Bank administratieve maatregelen nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten. § 6. Indien het bewaarsysteem een belangrijke wijziging ondergaat ten opzichte van de informatie in het oorspronkelijke dossier, brengen de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen de Bank en de FSMA daarvan onmiddellijk op de hoogte. Afdeling IV. - Inwerkingtreding

Art. 5.Dit reglement treedt in werking op de datum van inwerkingtreding van het koninklijk besluit tot goedkeuring ervan.

Brussel, 12 mei 2020.

De Gouverneur, P. WUNSCH

Toelichting Het besluit dat wij de eer hebben ter ondertekening aan Uwe Majesteit voor te leggen, voorziet in de goedkeuring van het reglement van de Nationale Bank van België van 12 mei 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekerings- of herverzekeringsdocumenten.

Artikel 76 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekerings-ondernemingen bepaalt dat de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen alle documenten die betrekking hebben op hun activiteiten moeten bewaren op hun zetel of op elke andere plaats die vooraf door de Nationale Bank van België (hierna "de Bank") is goedgekeurd in overleg met de FSMA. Artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen, dat een beperkter toepassingsgebied heeft (zie verder), bepaalt ook dat de Belgische verzekeraars deze documenten moeten bewaren op hun hoofdkantoor en de buitenlandse verzekeraars op de Belgische zetel van hun bijkantoren of op enige andere plaats die vooraf door de FSMA en de Bank is goedgekeurd.

Rekening houdend met de recente technologische ontwikkelingen en met het feit dat verzekerings- of herverzekeringsdocumenten tegenwoordig zeer regelmatig in datacenters of via uitbesteding in een cloud worden bewaard, heeft de Bank besloten haar verwachtingen ten aanzien van de bewaring op een andere plaats dan de hoofdzetel te verduidelijken. De wijze waarop documenten worden bewaard, blijft vrij. Er dient echter te worden opgemerkt dat wanneer de datacenters eigendom zijn van een derde en in elk geval wanneer gebruik wordt gemaakt van een cloud, het om een uitbesteding in prudentiële zin gaat, wat inhoudt dat ook de regels van artikel 92 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten moeten worden toegepast.

Met het reglement dat ter goedkeuring wordt voorgelegd (hierna "het reglement") worden twee doelstellingen nagestreefd.

Enerzijds beoogt het de invoering van een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure voor het bewaren van documenten op een andere plaats dan de zetel van de verzekerings- of herverzekeringsonderneming voor de gevallen waarin de onderneming voldoet aan de door de Bank vastgestelde criteria (inclusief het feit dat de onderneming, behalve in uitzonderlijke gevallen, permanent toegang moet hebben tot verzekerings- of herverzekeringsdocumenten). Het belangrijkste gevolg van deze procedure is dat de Bank sneller een beslissing neemt: binnen 8 weken in plaats van 3 maanden voor de klassieke procedure (termijn van orde).

Bovendien bepaalt het reglement de inhoud van het dossier dat aan de Bank moet worden meegedeeld om haar goedkeuring te verkrijgen op basis van de klassieke procedure voor alle andere gevallen dan die waarin een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure kan worden toegepast (bijvoorbeeld wanneer de verzekerings- of herverzekeringsdocumenten elektronisch of op papier worden bewaard in een derde land buiten de Europese Economische Ruimte). De Bank neemt een beslissing binnen 3 maanden (termijn van orde).

Na het verstrijken van de twee voornoemde termijnen (8 weken/3 maanden) wordt het stilzwijgen van de Bank beschouwd als een beslissing tot weigering waartegen een beroep kan worden ingesteld bij de Raad van State.

Indien de Bank vaststelt dat niet is voldaan aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor de vereenvoudigde goedkeuringsprocedure, stelt zij de betrokken onderneming daarvan in kennis.

Voor zover nodig zij gepreciseerd dat de niet-naleving van artikel 76 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten aanleiding kan geven tot administratieve maatregelen of administratieve sancties. Er wordt met name gedacht aan de mogelijkheid om dwangsommen op te leggen.

Het reglement heeft betrekking op het bewaren van documenten met betrekking tot de activiteiten van verzekerings- of herverzekeringsondernemingen die gedefinieerd worden als originelen van verzekerings- of herverzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), brieven aan verzekeringnemers, prudentiële rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten en rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen. Onder "originelen" wordt elk papieren of elektronisch document verstaan. Deze term kan ook slaan op digitale of andere kopieën (op fotografische, microfotografische, magnetische, elektronische of optische drager) van papieren documenten, voor zover deze kopieën met de originelen zijn gelijkgesteld op grond van een wettelijke bepaling zoals artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten, artikel 71 van de gecoördineerde wet van 24 december 1996 tot organisatie van de openbare kredietsector en van het bezit van de deelnemingen van de openbare sector in bepaalde privaatrechtelijke financiële vennootschappen en artikel XII.25 van het Wetboek van economisch recht.

Dit toepassingsgebied is gedeeltelijk identiek aan het beperktere toepassingsgebied van artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten, dat betrekking heeft op documenten met betrekking tot door de Belgische verzekeraars gesloten verzekeringsovereenkomsten of, in het geval van verzekeraars die onder het recht van een derde land ressorteren, documenten die betrekking hebben op door de Belgische bijkantoren gesloten overeenkomsten of op in België gelegen risico's. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de correcte naleving van artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten ligt bij de FSMA en de Bank.

Wanneer de bewaarde documenten ook betrekking hebben op deze overeenkomsten, moeten de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen een specifiek dossier bezorgen aan elke autoriteit en zullen de Bank en de FSMA onderling overleg plegen alvorens hun respectievelijke beslissingen te nemen.

De bepalingen van dit reglement doen bijgevolg geen afbreuk aan de bevoegdheden van de FSMA inzake het bewaren van de voornoemde documenten.

Gezien om gevoegd te worden bij Ons besluit van 31 juli 2020 tot goedkeuring van het reglement van de Nationale Bank van België van 12 mei 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekerings- of herverzekeringsdocumenten.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Economie en Consumenten, N. MUYLLE