31 JULI 2020. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten

FILIP, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de wet van 2 augustus 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 02/08/2002 pub. 04/09/2002 numac 2002003392 bron ministerie van financien Wet betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten type wet prom. 02/08/2002 pub. 04/09/2002 numac 2002003391 bron ministerie van financien Wet tot aanvulling, inzake de verhaalmiddelen tegen de beslissingen van de minister, de CBF, de CDV en de marktondernemingen, alsook inzake de tussenkomst van de CBF en van de CDV voor de strafgerechten, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten en tot wijziging van verschillende andere wetsbepalingen sluiten betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten, artikelen 49, § 3, en 64 ;

Gelet op de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen, artikel 14 ;

Op de voordracht van de Minister van Economie, Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Artikel 1.Het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten, dat bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.

Art. 2.De minister bevoegd voor Economie is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 31 juli 2020.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Economie en Consumenten, N. MUYLLE

Bijlage bij het koninklijk besluit van 31 juli 2020 tot goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten Reglement van de FSMA van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten De Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten, Gelet op de wet van 2 augustus 2002Relevante gevonden documenten type wet prom. 02/08/2002 pub. 04/09/2002 numac 2002003392 bron ministerie van financien Wet betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten type wet prom. 02/08/2002 pub. 04/09/2002 numac 2002003391 bron ministerie van financien Wet tot aanvulling, inzake de verhaalmiddelen tegen de beslissingen van de minister, de CBF, de CDV en de marktondernemingen, alsook inzake de tussenkomst van de CBF en van de CDV voor de strafgerechten, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten en tot wijziging van verschillende andere wetsbepalingen sluiten betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten, de artikelen 49, § 3, en 64;

Gelet op de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen, artikel 14;

Gelet op het overleg met de Nationale Bank van België;

Gelet op het advies van de Raad van Toezicht, gegeven op 18 juni 2020;

Besluit : Afdeling I. - Definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder: 1° FSMA: de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten;2° elektronische bewaring: opslag op een digitale, fotografische, microfotografische, magnetische of optische drager;3° verzekeringsdocumenten: - voor de Belgische verzekeraars: alle documenten die overeenstemmen met de originelen en betrekking hebben op de activiteiten van die verzekeraars.Deze omvatten onder meer (i) de verzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), (ii) de brieven die deze verzekeraars aan de verzekeringnemers hebben verstuurd, (iii) de rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen, en (iv) de prudentiële rapporteringen die met het oog op het prudentieel toezicht vereist zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen; - voor de in België gevestigde bijkantoren van verzekeraars uit derde landen: alle documenten die overeenstemmen met de originelen en betrekking hebben op de activiteiten van de Belgische vestiging van die verzekeraars of op de overeenkomsten waarvan het risico of de verbintenis in België is gelegen. Deze omvatten onder meer (i) de verzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), (ii) de brieven die deze verzekeraars aan de verzekeringnemers hebben verstuurd, (iii) de rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen, en (iv) de prudentiële rapporteringen die met het oog op het prudentieel toezicht vereist zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen; 4° EER: de Europese Economische Ruimte;5° verzekeraar: de Belgische verzekeraars in de zin van artikel 5, 2°, van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen (inclusief hun in het buitenland gevestigde bijkantoren) alsook de in België gevestigde bijkantoren van verzekeraars uit derde landen in de zin van artikel 5, 5°, van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen;6° NBB: de Nationale Bank van België;7° GDPR of "General Data Protection Regulation": Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;8° wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten: de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen;9° wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten: de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen;10° originelen: alle papieren of elektronische documenten en digitale of andere kopieën (op een fotografische, microfotografische, magnetische, elektronische of optische drager) van papieren documenten, voor zover deze kopieën op grond van een wettelijke bepaling met de originelen zijn gelijkgesteld;11° derde land: een staat die geen partij is bij de overeenkomst betreffende de EER;12° Gedelegeerde Verordening 2015/35: de Gedelegeerde Verordening van de Commissie van 10 oktober 2014 tot aanvulling van Richtlijn 2009/138/EG van het Europees Parlement en de Raad betreffende de toegang tot en uitoefening van het verzekerings- en het herverzekeringsbedrijf;13° zetel: (i) de hoofdzetel van de Belgische verzekeraar of zijn in België gelegen werkelijke zetel, of (ii) de in een lidstaat van de EER gevestigde zetel van het bijkantoor van een Belgische verzekeraar, of (iii) de in België gevestigde zetel van het Belgische bijkantoor van een verzekeraar uit een derde land. Afdeling II. - Dossiers inzake de bewaring van verzekeringsdocumenten

op een andere plaats dan de zetel waarvoor een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure geldt Onderafdeling 1. - Elektronische bewaring

Art. 2.§ 1. Verzekeraars die voornemens zijn hun verzekeringsdocumenten in elektronische vorm te bewaren in een datacenter of in een cloud, op een andere plaats dan hun zetel, in België of in de EER, kunnen in aanmerking komen voor een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. De verzekeraars hebben permanent toegang tot de documenten die in het datacenter of in de cloud zijn opgeslagen; 2. De verzekeraars kunnen snel (i.e. binnen twee werkdagen na het verzoek), volledig en adequaat reageren op de toegangsverzoeken van de FSMA, de Bank of de Belgische gerechtelijke autoriteiten; 3. De verzekeraars behouden de controle over belangrijke consequenties met betrekking tot hun risicoprofiel, ook indien deze afhangen van beslissingen van de dienstverlener in verband met het datacenter of de cloud.Dit houdt in dat de verzekeraars, bij dergelijke belangrijke wijzigingen aan het datacenter of de cloud, de mogelijkheid moeten hebben om de overeenkomst te beëindigen en de betrokken verzekeringsdocumenten over te brengen naar een ander systeem voor voornoemde wijzigingen worden ingevoerd, als zij deze niet aanvaarden; 4. Wat de verzekeringsdocumenten betreft, moet het datacenter of de cloud (i) waarborgen dat de daar bewaarde documenten onaantastbaar, intact en beschikbaar blijven, (ii) de vertrouwelijkheid van de verzekeringsdocumenten en de bescherming van de persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR garanderen, en (iii) voldoen aan de prudentiële verwachtingen van de Bank op het gebied van IT-beveiliging en continuïteit;en 5. Indien de bewaring van de verzekeringsdocumenten aan een derde wordt toevertrouwd, wordt tussen de twee partijen een overeenkomst gesloten om de modaliteiten met betrekking tot de bewaring van de documenten en de bijbehorende rechten en plichten te regelen. § 2. Om voor deze vereenvoudigde goedkeuringsprocedure in aanmerking te komen, moeten de verzekeraars de FSMA een dossier bezorgen met (i) een beschrijving van de wijze waarop de documenten zullen worden bewaard, en (ii) een verklaring van de voorzitter van het directiecomité van de betrokken verzekeraar die bevestigt dat aan de voorwaarden van § 1 is voldaan.

Indien de elektronische bewaring wordt uitbesteed (onder meer aan een aanbieder van clouddiensten), omvat het in het eerste lid bedoelde dossier ook (i) de schriftelijke overeenkomst met de dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet beperkt tot de persoonsgegevens), (iii) de landen of regio's van de EER waar de verzekeringsdocumenten zullen worden bewaard, en (iv) bij uitbesteding aan een aanbieder van clouddiensten, het cloudmodel (publiek/privaat/hybride/gemeenschappelijk).

De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. § 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten en artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten.

De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen. § 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 8 weken na de datum van ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan worden beschouwd in de zin van paragraaf 2, en de verzekeraar ook de Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3.

Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving aan de verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld als was de aanvraag verworpen. § 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen nemen of administratieve maatregelen nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten. § 6. Indien er in het bewaarsysteem een belangrijke wijziging optreedt ten opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan onmiddellijk in kennis.

Onderafdeling 2. - Bewaring op papier

Art. 3.§ 1. Verzekeraars die voornemens zijn hun verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan hun zetel op papier te bewaren, en voor zover die andere plaats zich in België of in de EER bevindt, kunnen in aanmerking komen voor een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen: 1. De documenten die betrekking hebben op dezelfde activiteitenportefeuille, moeten op dezelfde plaats worden bewaard;2. De bewaarplaats(en) moet(en) toegankelijk zijn voor de FSMA, de Bank en de gerechtelijke autoriteiten, en moet(en) voldoen aan de brandbeveiligingsmaatregelen om de integriteit van de documenten te waarborgen;3. Indien alle documenten niet ook worden bewaard op IT-dragers die zich in België of in de EER bevinden en die garanties bieden inzake de beveiliging en de vertrouwelijkheid, moet(en) de bewaarplaats(en) zich in België bevinden;4. De beveiligings- en continuïteitsmaatregelen moeten periodiek door de verzekeraar worden gecontroleerd;en 5. Bij uitbesteding moet tussen de twee partijen een overeenkomst worden gesloten om de bewaring van de documenten en de bijbehorende rechten en plichten te regelen. § 2. Om voor de vereenvoudigde goedkeuringsprocedure in aanmerking te komen, moeten de verzekeraars bij de FSMA een dossier indienen met (i) een beschrijving van het voorgenomen bewaarsysteem en (ii) een verklaring van de voorzitter van het directiecomité van de betrokken verzekeraar die bevestigt dat aan de voorwaarden van § 1 is voldaan.

Indien de bewaring op papier wordt uitbesteed, omvat het in het eerste lid bedoelde dossier ook (i) de schriftelijke overeenkomst met de dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet beperkt tot de persoonsgegevens), en (iii) de lijst van de landen of regio's van de EER waar de verzekeringsdocumenten zullen worden bewaard.

De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. § 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten en artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten.

De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen. § 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 8 weken na de datum van ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan worden beschouwd in de zin van paragraaf 2 en de verzekeraar ook de Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3. Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving aan de verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld als was de aanvraag verworpen. § 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten. § 6. Indien het bewaarsysteem een belangrijke wijziging ondergaat ten opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan onmiddellijk in kennis. Afdeling III. - Dossiers inzake de bewaring van verzekeringsdocumenten

op een andere plaats dan de zetel waarvoor de klassieke goedkeuringsprocedure geldt

Art. 4.§ 1. Wanneer de verzekeraars beslissen hun verzekeringsdocumenten - elektronisch of op papier - te bewaren op een andere plaats dan hun zetel, die niet voldoet aan de voorwaarden van de artikelen 2, § 1, en 3, § 1 hierboven, moeten zij bij de FSMA een aanvraag tot goedkeuring indienen om gebruik te mogen maken van het voorgenomen bewaarsysteem (hierna de "klassieke procedure"). § 2. De in § 1 bedoelde goedkeuringsaanvraag moet vergezeld gaan van een gedetailleerd en grondig gedocumenteerd dossier dat de volgende informatie bevat: 1. Een beschrijving van de perimeter van het voorgenomen bewaarsysteem;2. De redenen waarom de verzekeraar van mening is dat het beter is om de verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan de zetel te bewaren;3. Een kopie van de documenten waarin de regels zijn vastgelegd die van toepassing zijn op het systeem voor de bewaring van de verzekeringsdocumenten, en met name, bij uitbesteding, de schriftelijke overeenkomst die de relatie met de dienstverlener regelt;4. De landen of regio's waar de verzekeringsdocumenten zullen worden bewaard;5. Een beschrijving van de mechanismen die ervoor zorgen dat de verzekeraar permanent toegang heeft tot de in het voorgenomen bewaarsysteem opgeslagen verzekeringsdocumenten en dat deze documenten toegankelijk zijn voor de FSMA, de Bank en de gerechtelijke autoriteiten;6. Een verklaring van de voorzitter van het directiecomité die bevestigt (i) dat het er niet naar uitziet dat het voorgenomen bewaarsysteem wezenlijk afbreuk zal doen aan de kwaliteit van het governancesysteem, het operationele risico onnodig zal doen toenemen of de continuïteit en de toereikendheid van de dienstverlening aan de verzekeringnemers zal ondermijnen, en (ii) dat de plaats(en) waar de verzekeringsdocumenten worden bewaard, waarborg(t)(en) dat de verzekeringsdocumenten onaantastbaar en intact blijven, dat zij beschikbaar en vertrouwelijk blijven, en dat de persoonsgegevens conform de GDPR worden beschermd;7. Bij uitbesteding: (i) gedetailleerde informatie over de dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet beperkt tot de persoonsgegevens), en (iii) bij uitbesteding aan een aanbieder van clouddiensten, het betrokken cloudmodel (publiek/privaat/ hybride/gemeenschappelijk). Wanneer de plaats waar de documenten worden bewaard, zich in een derde land bevindt, inclusief in de zetel van een buiten de EER gevestigd bijkantoor van de verzekeraar, moet het dossier worden aangevuld met: - ofwel de vermelding dat er een passende samenwerkingsovereenkomst bestaat tussen de FSMA en de toezichthouder van het betrokken derde land en dat die overeenkomst de FSMA toegang verleent tot de verzekeringsdocumenten, de lokalen en het personeel, met het oog op de effectieve uitoefening van de toezichtsbevoegdheden van de FSMA; - ofwel het bewijs dat de verzekeringsdocumenten toegankelijk en auditeerbaar zijn vanuit een dochteronderneming of bijkantoor in de EER. De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. § 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten en artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten.

De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen. § 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 3 maanden na de datum van ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan worden beschouwd in de zin van paragraaf 2 en de verzekeraar ook de Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3.

Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving aan de verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld als was de aanvraag verworpen. § 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten. § 6. Indien het bewaarsysteem een belangrijke wijziging ondergaat ten opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan onmiddellijk in kennis. Afdeling IV. - Inwerkingtreding

Art. 5.Dit reglement treedt in werking op de datum van inwerkingtreding van het koninklijk besluit tot goedkeuring ervan.

Brussel, 30 juni 2020.

De voorzitter van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten Voorzitter, J.-P. Servais

Toelichting Het besluit dat wij de eer hebben ter ondertekening aan Uwe Majesteit voor te leggen, voorziet in de goedkeuring van het reglement van de FSMA van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten.

Artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen bepaalt dat de Belgische verzekeraars de verzekeringdocumenten moeten bewaren in hun hoofdkantoor (of in de zetel van de bijkantoren in de EER) en de verzekeraars uit derde landen in de Belgische zetel van hun bijkantoren of op enige andere plaats die vooraf door de FSMA en de Bank is goedgekeurd.

Rekening houdend met de recente technologische ontwikkelingen en met het feit dat verzekeringsdocumenten tegenwoordig zeer regelmatig in datacenters of via uitbesteding in een cloud worden bewaard, heeft de FSMA beslist haar verwachtingen ten aanzien van de bewaring op een andere plaats dan de zetel te verduidelijken.

De wijze waarop documenten worden bewaard, blijft vrij.

Bovendien doen de bepalingen van dit reglement geen afbreuk aan andere wettelijke bepalingen. Ter illustratie: de artikelen 76 en 588, § 1, 2° van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen bepalen dat iedere verzekerings- of herverzekeringsonderneming alle documenten die betrekking hebben op haar activiteiten bewaart in haar zetel of op elke andere plaats die de Bank vooraf heeft goedgekeurd in overleg met de FSMA. Met het reglement dat ter goedkeuring wordt voorgelegd (hierna "het reglement") worden twee doelstellingen nagestreefd.

Enerzijds beoogt het reglement de invoering van een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure voor de bewaring van documenten op een andere plaats dan de zetel van de verzekeraar in de gevallen waarin de verzekeraar voldoet aan de door de FSMA vastgestelde criteria (inclusief het feit dat de verzekeraar, behalve in uitzonderlijke gevallen, permanent toegang moet hebben tot de verzekeringsdocumenten). Het belangrijkste gevolg van deze procedure is dat de FSMA sneller een beslissing neemt: binnen 8 weken in plaats van 3 maanden voor de klassieke procedure (termijn van orde).

Anderzijds bepaalt het reglement de inhoud van het dossier dat aan de FSMA moet worden meegedeeld om haar goedkeuring te verkrijgen op basis van de klassieke procedure voor alle andere gevallen dan die waarin een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure kan worden toegepast (bijvoorbeeld wanneer de verzekeringsdocumenten elektronisch of op papier worden bewaard in een derde land buiten de Europese Economische Ruimte). De FSMA neemt een beslissing binnen 3 maanden (termijn van orde).

Na het verstrijken van beide voornoemde termijnen (8 weken/3 maanden) wordt het stilzwijgen van de FSMA beschouwd als een weigeringsbeslissing waartegen beroep kan worden ingesteld bij de Raad van State.

Indien de FSMA vaststelt dat niet is voldaan aan de voorwaarden om in aanmerking te komen voor de vereenvoudigde goedkeuringsprocedure, stelt zij de betrokken verzekeraar daarvan in kennis.

Voor zover nodig wordt gepreciseerd dat de niet-naleving van artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten aanleiding kan geven tot administratieve maatregelen of administratieve sancties. Er wordt met name gedacht aan de mogelijkheid om dwangsommen op te leggen.

Het reglement heeft betrekking op de bewaring van documenten met betrekking tot de activiteiten van verzekeraars die gedefinieerd worden als originelen van verzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), brieven aan verzekeringnemers, rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten betreffende de verzekeringen, en prudentiële rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten. Onder "originelen" wordt elk papieren of elektronisch document verstaan. Deze term kan ook slaan op digitale of andere kopieën (op fotografische, microfotografische, magnetische, elektronische of optische drager) van papieren documenten, voor zover deze kopieën met de originelen zijn gelijkgesteld op grond van een wettelijke bepaling zoals artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten, artikel 71 van de gecoördineerde wet van 24 december 1996 tot organisatie van de openbare kredietsector en van het bezit van de deelnemingen van de openbare sector in bepaalde privaatrechtelijke financiële vennootschappen en artikel XII.25 van het Wetboek van economisch recht.

Omdat artikel 14 van de wet van 14 april 2014 eist dat de plaats waar de documenten worden bewaard, vooraf door zowel de FSMA als de NBB wordt goedgekeurd, moeten de verzekeraars elk van die twee autoriteiten een specifiek dossier bezorgen. Daaruit vloeit voort dat de FSMA en de Bank met elkaar overleggen voor ze elk hun eigen beslissing nemen. Om de documenten op een andere plaats te mogen bewaren, moet de verzekeraar vooraf het akkoord van elk van beide autoriteiten verkrijgen.

Ook wordt opgemerkt dat het toepassingsgebied van artikel 14 van de wet van 4 april 2014Relevante gevonden documenten type wet prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet betreffende de verzekeringen sluiten gedeeltelijk identiek is aan het toepassingsgebied van de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016Relevante gevonden documenten type wet prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 bron federale overheidsdienst economie, k.m.o., middenstand en energie Wet op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen sluiten, dat onder de uitsluitende toezichtsbevoegdheid van de NBB valt.

De bepalingen van dit reglement doen bijgevolg geen afbreuk aan de bevoegdheden van de Bank.

Gezien om gevoegd te worden bij Ons besluit van 31 juli 2020 tot goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Economie en Consumenten, N. MUYLLE