31 JUILLET 2020. - Arrêté royal portant approbation du règlement de l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 2 août 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 02/08/2002 pub. 04/09/2002 numac 2002003392 source ministere des finances Loi relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers fermer relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers, les articles 49, § 3, et 64 ;

Vu la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances, article 14 ;

Sur la proposition de la Ministre de l'Economie, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le règlement de l'Autorité des services et marchés financiers relatif au lieu de conservation des documents d'assurance, annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le ministre qui a l'Economie dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 31 juillet 2020.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de l'Economie et des Consommateurs, N. MUYLLE Annexe à l'arrêté royal du 31 juillet 2020 portant approbation du règlement de l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance Règlement de la FSMA du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance L'Autorité des services et marchés financiers, Vu la loi du 2 août 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 02/08/2002 pub. 04/09/2002 numac 2002003392 source ministere des finances Loi relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers fermer relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers, les articles 49, § 3, et 64 ;

Vu la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances, article 14 ;

Vu la concertation intervenue avec la Banque nationale de Belgique ;

Vu l'avis du Conseil de surveillance, donné le 18 juin 2020 ;

Arrête : Section Ière. - Définitions

Article 1er.Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par : 1° FSMA : l'Autorité des services et marchés financiers ;2° conservation électronique : stockage sur un support numérique, photographique, microphotographique, magnétique ou optique ;3° documents d'assurance: - pour ce qui concerne les assureurs belges : tous les documents correspondant aux originaux relatifs aux activités desdits assureurs. Ceci inclut notamment (i) les contrats d'assurance (polices et avenants), (ii) les courriers envoyés aux preneurs d'assurance par ces assureurs et (iii) les reportings requis par ou en vertu de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances et (iv) les reportings prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance aux fins du contrôle prudentiel. - pour ce qui concerne les succursales établies en Belgique d'assureurs relevant du droit de pays tiers : tous les documents correspondant aux originaux relatifs aux activités prestées par l'établissement belge desdits assureurs ou relatifs aux contrats dont le risque ou l'engagement est situé en Belgique. Ceci inclut notamment (i) les contrats d'assurance (polices et avenants), (ii) les courriers envoyés aux preneurs d'assurance par ces assureurs et (iii) les reportings requis par ou en vertu de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances et (iv) les reportings prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance aux fins du contrôle prudentiel ;4° EEE : Espace Economique Européen ;5° assureur : les assureurs belges au sens de l'article 5, 2°, de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances (y compris leurs succursales établies à l'étranger) ainsi que les succursales établies en Belgique d'assureurs de pays tiers au sens de l'article 5, 5°, de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances ;6° BNB : la Banque nationale de Belgique ;7° GDPR ou « General Data Protection Regulation » : le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ;8° loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer : la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance ;9° loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer : la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances ;10° originaux : tous documents papiers ou électroniques ainsi que les copies numérique ou sur un autre support (support photographique, microphotographique, magnétique, électronique ou optique) des documents papiers dans la mesure où ces copies sont assimilées aux originaux en application d'une disposition légale ;11° pays tiers : un Etat qui n'est pas partie à l'accord sur l'EEE ;12° règlement délégué 2015/35 : le règlement délégué de la Commission du 10 octobre 2014 complétant la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de la réassurance et leur exercice ;13° siège : (i) le siège social de l'assureur belge ou son siège réel situé en Belgique ou (ii) le siège d'exploitation situé dans un Etat membre de l'EEE de la succursale d'un assureur belge ou (iii) le siège d'exploitation situé en Belgique de la succursale belge d'un assureur relevant du droit d'un pays tiers. Section II. - Dossiers de conservation des documents d'assurance dans

un lieu autre que le siège et faisant l'objet d'une procédure d'autorisation simplifiée Sous-section 1ère. - Conservation électronique

Art. 2.§ 1er. Les assureurs qui ont l'intention de conserver sous forme électronique leurs documents d'assurance dans un datacenter ou un « cloud » localisé dans un lieu autre que leur siège et qui est situé en Belgique ou dans l'EEE, peuvent bénéficier d'une procédure d'autorisation simplifiée s'ils respectent les conditions suivantes : 1. Les assureurs ont en permanence accès aux documents qui sont stockés dans le datacenter ou le « cloud » ;2. Les assureurs sont en mesure de répondre de manière complète et adéquate et avec rapidité (c'est-à-dire dans les deux jours ouvrables à compter de la demande) aux demandes d'accès de la FSMA, de la Banque ou des autorités judiciaires belges ;3. Les assureurs gardent le contrôle des conséquences importantes sur leur profil de risque, y compris si elles dépendent des décisions prises par le prestataire de services au niveau du datacenter ou du « cloud ».Cela signifie que les assureurs peuvent, en cas de modifications importantes au datacenter ou au « cloud », mettre fin au contrat et transférer les documents d'assurance concernés sur un autre système avant l'introduction des modifications précitées si elles ne lui conviennent pas ; 4. Pour ce qui concerne les documents d'assurance, le datacenter ou le « cloud » (i) garantit le caractère intangible et intact des documents qui y sont conservés et leur disponibilité, (ii) garantit la confidentialité des documents d'assurance et la protection des données à caractère personnel conformément au GDPR et (iii) répond aux attentes prudentielles émises par la Banque en matière de sécurité informatique et de continuité ;et 5. Si la conservation des documents d'assurance est confiée à un tiers, une convention est conclue entre les deux parties pour régler les modalités de la conservation des documents et les droits et obligations y relatifs. § 2. Pour bénéficier de cette procédure d'autorisation simplifiée, les assureurs communiquent à la FSMA un dossier comprenant (i) une description de la manière dont les documents seront conservés et (ii) une attestation du Président du comité de direction de l'assureur concerné confirmant que les conditions reprises au § 1 sont remplies.

Si la conservation électronique fait l'objet d'une sous-traitance (notamment de type « cloud »), le dossier mentionné au premier alinéa comprendra en plus (i) l'accord écrit conclu avec le prestataire de services, (ii) une description des documents d'assurance concernés par la sous-traitance (y compris mais sans s'y limiter les données personnelles), (iii) les pays ou régions de l'EEE dans lesquels les documents d'assurance seront conservés et (iv) en cas de sous-traitance « cloud », le modèle de « cloud » (public/privé/hybride/community).

La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. § 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer ainsi que de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer.

La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. § 4. La FSMA se prononce dans les 8 semaines à compter de la date de réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur en ait également averti la Banque conformément au paragraphe 3.

A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à l'assureur d'une décision de la FSMA, un recours est ouvert auprès du Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il y avait eu rejet de la demande. § 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer. § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les assureurs en informent immédiatement la FSMA et la Banque.

Sous-section 2. - Conservation papier

Art. 3.§ 1er. Les assureurs qui ont l'intention de conserver sous forme papier leurs documents d'assurance dans un lieu autre que leur siège et dans la mesure où cet autre lieu est situé en Belgique ou dans l'EEE peuvent bénéficier d'une procédure d'autorisation simplifiée s'ils respectent les conditions suivantes : 1. Les documents relatifs à un même portefeuille d'activités sont conservés au même endroit ;2. Le(s) lieu(x) de conservation doi(ven)t être accessible(s) à la FSMA, à la Banque et aux autorités judiciaires et respecter des mesures de protection contre le feu visant à garantir l'intégrité des documents ;3. Si tous les documents ne sont pas également conservés sur des supports IT localisés en Belgique ou dans l'EEE offrant des garanties de sécurité et de confidentialité, le(s) lieu(x) de conservation doi(ven)t se situer en Belgique ;4. Les mesures de sécurité et de continuité doivent faire l'objet d'un contrôle périodique par l'assureur ;et 5. En cas de sous-traitance, une convention est conclue entre les deux parties pour régler la conservation des documents et les droits et obligations y relatifs. § 2. Pour bénéficier de la procédure d'autorisation simplifiée, les assureurs communiquent à la FSMA un dossier comprenant (i) une description du système de conservation projeté et (ii) une attestation du Président du comité de direction de l'assureur concerné confirmant que les conditions reprises au § 1 sont remplies.

Si la conservation papier fait l'objet d'une sous-traitance, le dossier mentionné au premier alinéa comprendra en plus (i) l'accord écrit conclu avec le prestataire de services, (ii) une description des documents d'assurance concernés par la sous-traitance (y compris mais sans s'y limiter, les données personnelles) et (iii) la liste des pays ou régions de l'EEE dans lesquels les documents d'assurance seront conservés.

La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. § 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer ainsi que de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer.

La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. § 4. La FSMA se prononce dans les 8 semaines à compter de la date de réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur ait également averti la Banque conformément au paragraphe 3. A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à l'assureur d'une décision de la FSMA, un recours est ouvert auprès du Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il y avait eu rejet de la demande. § 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer. § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les assureurs en informent immédiatement la FSMA et la Banque. Section III. - Dossiers de conservation des documents d'assurance dans

un lieu autre que le siège et faisant l'objet de la procédure d'autorisation classique

Art. 4.§ 1er. Lorsque les assureurs décident de conserver - de manière électronique ou papier - leurs documents d'assurance dans un lieu autre que leur siège et qui ne répond pas aux conditions visées aux articles 2, § 1er et 3, § 1er ci-dessus, ils soumettent à la FSMA une demande d'autorisation de faire usage du système de conservation projeté (ci-après, la « procédure classique »). § 2. La demande d'autorisation visée au § 1er doit être accompagnée d'un dossier détaillé et circonstancié reprenant les informations suivantes : 1. Une description du périmètre du système de conservation projeté ;2. Les raisons pour lesquelles l'assureur considère qu'il est plus adéquat que la conservation des documents d'assurance se fasse à un lieu autre que le siège ;3. Une copie des documents qui définissent les règles s'appliquant au système de conservation des documents d'assurance, notamment, en cas de sous-traitance, le contrat écrit régissant la relation avec le prestataire de service ;4. Les pays ou régions où seront conservés les documents d'assurance;5. Une description des mécanismes en place permettant de s'assurer que l'assureur a en permanence accès aux documents d'assurance stockés dans le système de conservation en projet et que ces documents sont accessibles à la FSMA, à la Banque et aux autorités judiciaires ;6. Une attestation du Président du comité de direction confirmant que (i) le système de conservation projeté n'est pas susceptible de compromettre gravement la qualité du système de gouvernance, d'accroître indûment le risque opérationnel ou de nuire à la prestation continue d'un niveau de service satisfaisant à l'égard des assurés et (ii) le ou les lieux de conservation des documents d'assurance garantissent le caractère intangible et intact de documents d'assurance, leur disponibilité, leur confidentialité et la protection des données à caractère personnel conformément au GDPR ;7. En cas de sous-traitance : (i) des informations détaillées concernant le prestataire de services, (ii) une description des documents d'assurance concernés par la sous-traitance (y compris, mais sans s'y limiter, les données personnelles) et (iii) s'il s'agit d'une sous-traitance « cloud » le modèle de « cloud » (public/privé/hybride/community) concerné. Dans les cas où le lieu de conservation de documents est situé dans un pays tiers, y compris au siège d'exploitation d'une succursale établie en dehors de l'EEE de l'assureur, le dossier doit être complété par : - soit l'indication qu'il existe un accord de coopération approprié entre la FSMA et l'autorité de contrôle du pays tiers concerné et que cet accord prévoit l'accès par la FSMA aux documents d'assurance, aux locaux et au personnel et ce, en vue du bon exercice des pouvoirs de contrôle de la FSMA ; - soit la preuve que les documents d'assurance sont accessibles et auditables depuis une filiale ou une succursale située dans l'EEE. La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. § 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer ainsi que de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer.

La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. § 4. La FSMA se prononce dans les 3 mois à compter de la date de réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur ait également averti la Banque conformément au paragraphe 3.

A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à l'assureur d'une décision de la FSMA, un recours est ouvert auprès du Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il y avait eu rejet de la demande. § 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer. § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les assureurs en informent immédiatement la FSMA et Banque. Section IV. - Entrée en vigueur

Art. 5.Le présent règlement entre en vigueur le jour de l'entrée en vigueur de l'arrêté royal qui l'approuve.

Bruxelles, le 30 juin 2020.

Le président de l'Autorité des services et marchés financiers Président, J.-P. Servais Note explicative L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de votre Majesté prévoit l'approbation du règlement de la FSMA du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance.

L'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances prévoit que les assureurs belges conservent les documents d'assurance à leur siège principal (ou le siège d'exploitation des succursales au sein de l'EEE) et les assureurs relevant du droit de pays tiers au siège belge de leurs succursales, ou en tout autre lieu préalablement agréé par la FSMA et la Banque.

Tenant compte des évolutions technologiques récentes et du fait que les documents d'assurance sont dorénavant très régulièrement conservés dans des datacenters ou via une sous-traitance « cloud », la FSMA a décidé de préciser ses attentes en matière de conservation dans un lieu autre que le siège.

Le mode de conservation des documents reste quant à lui libre.

En outre, le présent règlement est sans préjudice d'autres dispositions légales. A titre illustratif, les articles 76 et 588, § 1er, 2°, de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance et de réassurance prévoient que les entreprises d'assurance et de réassurance conservent les documents relatifs à leurs activités à leur siège ou en tout autre lieu préalablement autorisé par la Banque en concertation avec la FSMA. Le règlement qui est soumis pour approbation (ci-après, le règlement) poursuit deux objectifs.

D'une part, il vise à mettre en place une procédure d'autorisation simplifiée pour la conservation des documents dans un autre lieu que le siège de l'assureur dans les cas où l'assureur satisfait à des critères déterminés par la FSMA (dont notamment le fait que l'assureur doit avoir, sauf cas exceptionnels, un accès permanent aux documents d'assurance). La principale conséquence de cette procédure est le fait que la FSMA se prononce dans un délai plus court : 8 semaines au lieu de 3 mois pour la procédure classique (délai d'ordre).

D'autre part, le règlement précise le contenu du dossier à communiquer à la FSMA pour recevoir une autorisation sur base de la procédure classique pour tous les cas autres que ceux qui permettent de recevoir une autorisation simplifiée (par exemple lorsque la conservation des documents d'assurance se fait, de manière électronique ou papier, dans un pays tiers hors de l'Espace Economique Européen). La FSMA se prononce dans un délai de 3 mois (délai d'ordre).

A l'expiration des 2 délais précités (8 semaines/3 mois), le silence de la FSMA est réputé constituer une décision de refus susceptible de recours devant le Conseil d'Etat.

Si la FSMA constate que les conditions pour bénéficier de la procédure d'autorisation simplifiée ne sont pas remplies, elle en informera l'assureur concerné.

Pour autant que de besoin, il est précisé que le non-respect de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer peut déboucher sur des mesures administratives ou des sanctions administratives. On songe notamment à la faculté d'imposer des astreintes.

Le règlement concerne la conservation des documents relatifs aux activités des assureurs qui ont été définis comme visant les originaux des contrats d'assurance (polices et avenants), des courriers envoyés aux preneurs d'assurance et des reportings requis par ou en vertu de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer relative aux assurances et des reportings prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer. Par « originaux » il est entendu tout document papier ou tout document électronique. En outre, cela vise également les copies numériques ou sur un autre support (support photographique, microphotographique, magnétique, électronique ou optique) des documents papiers dans la mesure où ces copies sont assimilées aux originaux en application d'une disposition légale telle que l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer, l'article 71 de la loi coordonnée du 24 décembre 1996 portant organisation du secteur public du crédit et de la détention des participations du secteur public dans certaines sociétés financières de droit privé et l'article XII.25 du Code de droit économique.

Puisque l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer requiert que le lieu de conservation des documents soit préalablement agréé tant par la FSMA que par la BNB, les assureurs devront communiquer à chaque autorité un dossier spécifique. Il s'ensuit que la FSMA et la Banque se concerteront avant de rendre, chacune, leur décision. Afin de pouvoir conserver les documents dans un autre lieu, l'assureur devra obtenir préalablement l'accord de chacune de ces autorités.

Il est également noté que le champ d'application de l'article 14 de la loi du 4 avril 2014Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/04/2014 pub. 30/04/2014 numac 2014011239 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative aux assurances type loi prom. 04/04/2014 pub. 12/05/2014 numac 2014011245 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi portant insertion du Livre XVI, "Règlement extrajudiciaire des litiges de consommation" dans le Code de droit économique fermer est en partie identique avec celui des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 13/03/2016 pub. 23/03/2016 numac 2016011092 source service public federal economie, p.m.e., classes moyennes et energie Loi relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance fermer, lequel relève de la compétence de contrôle exclusive de la BNB. Le règlement est donc à comprendre sans préjudice des compétences de la Banque.

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 31 juillet 2020 portant approbation du règlement de l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de l'Economie et des Consommateurs, N. MUYLLE