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Arrêté royal portant approbation du règlement de l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten
SERVICE PUBLIC FEDERAL ECONOMIE, P.M.E., CLASSES MOYENNES ET ENERGIE FEDERALE OVERHEIDSDIENST ECONOMIE, K.M.O., MIDDENSTAND EN ENERGIE
31 JUILLET 2020. - Arrêté royal portant approbation du règlement de 31 JULI 2020. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement
l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin 2020 relatif van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten van 30 juni 2020
au lieu de conservation des documents d'assurance betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten
PHILIPPE, Roi des Belges, FILIP, Koning der Belgen,
A tous, présents et à venir, Salut. Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.
Vu la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur Gelet op de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de
financier et aux services financiers, les articles 49, § 3, et 64 ; financiële sector en de financiële diensten, artikelen 49, § 3, en 64
Vu la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances, article 14 ; ; Gelet op de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen, artikel
Sur la proposition de la Ministre de l'Economie, 14 ; Op de voordracht van de Minister van Economie,
Nous avons arrêté et arrêtons : Hebben Wij besloten en besluiten Wij :

Article 1er.Le règlement de l'Autorité des services et marchés

Artikel 1.Het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en
financiers relatif au lieu de conservation des documents d'assurance, Markten betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten, dat
annexé au présent arrêté, est approuvé. bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.

Art. 2.Le ministre qui a l'Economie dans ses attributions est chargé

Art. 2.De minister bevoegd voor Economie is belast met de uitvoering
de l'exécution du présent arrêté. van dit besluit.
Donné à Bruxelles, le 31 juillet 2020. Gegeven te Brussel, 31 juli 2020.
PHILIPPE FILIP
Par le Roi : Van Koningswege :
La Ministre de l'Economie et des Consommateurs, De Minister van Economie en Consumenten,
N. MUYLLE N. MUYLLE
Annexe à l'arrêté royal du 31 juillet 2020 portant approbation du Bijlage bij het koninklijk besluit van 31 juli 2020 tot goedkeuring
règlement de l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en
2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten
Règlement de la FSMA du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation Reglement van de FSMA van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van
des documents d'assurance verzekeringsdocumenten
L'Autorité des services et marchés financiers, De Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten,
Vu la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur Gelet op de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de
financier et aux services financiers, les articles 49, § 3, et 64 ; financiële sector en de financiële diensten, de artikelen 49, § 3, en
Vu la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances, article 14 ; 64; Gelet op de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen, artikel
Vu la concertation intervenue avec la Banque nationale de Belgique ; 14; Gelet op het overleg met de Nationale Bank van België;
Vu l'avis du Conseil de surveillance, donné le 18 juin 2020 ; Gelet op het advies van de Raad van Toezicht, gegeven op 18 juni 2020;
Arrête : Besluit :
Section Ière. - Définitions Afdeling I. - Definities

Article 1er.Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par :

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
1° FSMA : l'Autorité des services et marchés financiers ; 1° FSMA: de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten;
2° conservation électronique : stockage sur un support numérique, 2° elektronische bewaring: opslag op een digitale, fotografische,
photographique, microphotographique, magnétique ou optique ; microfotografische, magnetische of optische drager;
3° documents d'assurance: 3° verzekeringsdocumenten:
- pour ce qui concerne les assureurs belges : tous les documents - voor de Belgische verzekeraars: alle documenten die overeenstemmen
correspondant aux originaux relatifs aux activités desdits assureurs. met de originelen en betrekking hebben op de activiteiten van die
Ceci inclut notamment (i) les contrats d'assurance (polices et verzekeraars. Deze omvatten onder meer (i) de
avenants), (ii) les courriers envoyés aux preneurs d'assurance par ces verzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), (ii) de brieven
assureurs et (iii) les reportings requis par ou en vertu de la loi du die deze verzekeraars aan de verzekeringnemers hebben verstuurd, (iii)
de rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4
4 avril 2014 relative aux assurances et (iv) les reportings april 2014 betreffende de verzekeringen, en (iv) de prudentiële
rapporteringen die met het oog op het prudentieel toezicht vereist
prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016 relative zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016 op het statuut van en
au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen;
aux fins du contrôle prudentiel. - voor de in België gevestigde bijkantoren van verzekeraars uit derde
- pour ce qui concerne les succursales établies en Belgique landen: alle documenten die overeenstemmen met de originelen en
d'assureurs relevant du droit de pays tiers : tous les documents betrekking hebben op de activiteiten van de Belgische vestiging van
correspondant aux originaux relatifs aux activités prestées par die verzekeraars of op de overeenkomsten waarvan het risico of de
l'établissement belge desdits assureurs ou relatifs aux contrats dont verbintenis in België is gelegen. Deze omvatten onder meer (i) de
le risque ou l'engagement est situé en Belgique. Ceci inclut notamment verzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), (ii) de brieven
(i) les contrats d'assurance (polices et avenants), (ii) les courriers die deze verzekeraars aan de verzekeringnemers hebben verstuurd, (iii)
envoyés aux preneurs d'assurance par ces assureurs et (iii) les de rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4
reportings requis par ou en vertu de la loi du 4 avril 2014 relative april 2014 betreffende de verzekeringen, en (iv) de prudentiële
aux assurances et (iv) les reportings prudentiels requis par ou en rapporteringen die met het oog op het prudentieel toezicht vereist
vertu de la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016 op het statuut van en
entreprises d'assurance ou de réassurance aux fins du contrôle prudentiel ; het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen;
4° EEE : Espace Economique Européen ; 4° EER: de Europese Economische Ruimte;
5° assureur : les assureurs belges au sens de l'article 5, 2°, de la 5° verzekeraar: de Belgische verzekeraars in de zin van artikel 5, 2°,
loi du 4 avril 2014 relative aux assurances (y compris leurs van de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen (inclusief
succursales établies à l'étranger) ainsi que les succursales établies hun in het buitenland gevestigde bijkantoren) alsook de in België
en Belgique d'assureurs de pays tiers au sens de l'article 5, 5°, de gevestigde bijkantoren van verzekeraars uit derde landen in de zin van
la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances ; artikel 5, 5°, van de wet van 4 april 2014 betreffende de
verzekeringen;
6° BNB : la Banque nationale de Belgique ; 6° NBB: de Nationale Bank van België;
7° GDPR ou « General Data Protection Regulation » : le Règlement (UE) 7° GDPR of "General Data Protection Regulation": Verordening (EU)
2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016
à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de
données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van
; die gegevens;
8° loi du 13 mars 2016 : la loi du 13 mars 2016 relative au statut et 8° wet van 13 maart 2016: de wet van 13 maart 2016 op het statuut van
au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance ; en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen;
9° loi du 4 avril 2014 : la loi du 4 avril 2014 relative aux 9° wet van 4 april 2014: de wet van 4 april 2014 betreffende de
assurances ; verzekeringen;
10° originaux : tous documents papiers ou électroniques ainsi que les 10° originelen: alle papieren of elektronische documenten en digitale
copies numérique ou sur un autre support (support photographique, of andere kopieën (op een fotografische, microfotografische,
microphotographique, magnétique, électronique ou optique) des magnetische, elektronische of optische drager) van papieren
documents papiers dans la mesure où ces copies sont assimilées aux documenten, voor zover deze kopieën op grond van een wettelijke
originaux en application d'une disposition légale ; bepaling met de originelen zijn gelijkgesteld;
11° pays tiers : un Etat qui n'est pas partie à l'accord sur l'EEE ; 11° derde land: een staat die geen partij is bij de overeenkomst
betreffende de EER;
12° règlement délégué 2015/35 : le règlement délégué de la Commission 12° Gedelegeerde Verordening 2015/35: de Gedelegeerde Verordening van
du 10 octobre 2014 complétant la directive 2009/138/CE du Parlement de Commissie van 10 oktober 2014 tot aanvulling van Richtlijn
européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de 2009/138/EG van het Europees Parlement en de Raad betreffende de
toegang tot en uitoefening van het verzekerings- en het
la réassurance et leur exercice ; herverzekeringsbedrijf;
13° siège : (i) le siège social de l'assureur belge ou son siège réel 13° zetel: (i) de hoofdzetel van de Belgische verzekeraar of zijn in
situé en Belgique ou (ii) le siège d'exploitation situé dans un Etat België gelegen werkelijke zetel, of (ii) de in een lidstaat van de EER
membre de l'EEE de la succursale d'un assureur belge ou (iii) le siège gevestigde zetel van het bijkantoor van een Belgische verzekeraar, of
d'exploitation situé en Belgique de la succursale belge d'un assureur (iii) de in België gevestigde zetel van het Belgische bijkantoor van
relevant du droit d'un pays tiers. een verzekeraar uit een derde land.
Section II. - Dossiers de conservation des documents d'assurance dans Afdeling II. - Dossiers inzake de bewaring van verzekeringsdocumenten
un lieu autre que le siège et faisant l'objet d'une procédure op een andere plaats dan de zetel waarvoor een vereenvoudigde
d'autorisation simplifiée goedkeuringsprocedure geldt
Sous-section 1ère. - Conservation électronique Onderafdeling 1. - Elektronische bewaring

Art. 2.§ 1er. Les assureurs qui ont l'intention de conserver sous

Art. 2.§ 1. Verzekeraars die voornemens zijn hun
forme électronique leurs documents d'assurance dans un datacenter ou verzekeringsdocumenten in elektronische vorm te bewaren in een
un « cloud » localisé dans un lieu autre que leur siège et qui est datacenter of in een cloud, op een andere plaats dan hun zetel, in
situé en Belgique ou dans l'EEE, peuvent bénéficier d'une procédure België of in de EER, kunnen in aanmerking komen voor een
d'autorisation simplifiée s'ils respectent les conditions suivantes : vereenvoudigde goedkeuringsprocedure indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen:
1. Les assureurs ont en permanence accès aux documents qui sont 1. De verzekeraars hebben permanent toegang tot de documenten die in
stockés dans le datacenter ou le « cloud » ; het datacenter of in de cloud zijn opgeslagen;
2. Les assureurs sont en mesure de répondre de manière complète et 2. De verzekeraars kunnen snel (i.e. binnen twee werkdagen na het
adéquate et avec rapidité (c'est-à-dire dans les deux jours ouvrables verzoek), volledig en adequaat reageren op de toegangsverzoeken van de
à compter de la demande) aux demandes d'accès de la FSMA, de la Banque FSMA, de Bank of de Belgische gerechtelijke autoriteiten;
ou des autorités judiciaires belges ;
3. Les assureurs gardent le contrôle des conséquences importantes sur 3. De verzekeraars behouden de controle over belangrijke consequenties
leur profil de risque, y compris si elles dépendent des décisions met betrekking tot hun risicoprofiel, ook indien deze afhangen van
prises par le prestataire de services au niveau du datacenter ou du « beslissingen van de dienstverlener in verband met het datacenter of de
cloud ». Cela signifie que les assureurs peuvent, en cas de cloud. Dit houdt in dat de verzekeraars, bij dergelijke belangrijke
modifications importantes au datacenter ou au « cloud », mettre fin au wijzigingen aan het datacenter of de cloud, de mogelijkheid moeten
contrat et transférer les documents d'assurance concernés sur un autre hebben om de overeenkomst te beëindigen en de betrokken
système avant l'introduction des modifications précitées si elles ne verzekeringsdocumenten over te brengen naar een ander systeem voor
lui conviennent pas ; voornoemde wijzigingen worden ingevoerd, als zij deze niet aanvaarden;
4. Pour ce qui concerne les documents d'assurance, le datacenter ou le 4. Wat de verzekeringsdocumenten betreft, moet het datacenter of de
« cloud » (i) garantit le caractère intangible et intact des documents cloud (i) waarborgen dat de daar bewaarde documenten onaantastbaar,
qui y sont conservés et leur disponibilité, (ii) garantit la intact en beschikbaar blijven, (ii) de vertrouwelijkheid van de
confidentialité des documents d'assurance et la protection des données verzekeringsdocumenten en de bescherming van de persoonsgegevens in
à caractère personnel conformément au GDPR et (iii) répond aux overeenstemming met de GDPR garanderen, en (iii) voldoen aan de
attentes prudentielles émises par la Banque en matière de sécurité prudentiële verwachtingen van de Bank op het gebied van IT-beveiliging
informatique et de continuité ; et en continuïteit; en
5. Si la conservation des documents d'assurance est confiée à un 5. Indien de bewaring van de verzekeringsdocumenten aan een derde
tiers, une convention est conclue entre les deux parties pour régler wordt toevertrouwd, wordt tussen de twee partijen een overeenkomst
les modalités de la conservation des documents et les droits et gesloten om de modaliteiten met betrekking tot de bewaring van de
obligations y relatifs. documenten en de bijbehorende rechten en plichten te regelen.
§ 2. Pour bénéficier de cette procédure d'autorisation simplifiée, les § 2. Om voor deze vereenvoudigde goedkeuringsprocedure in aanmerking
assureurs communiquent à la FSMA un dossier comprenant (i) une te komen, moeten de verzekeraars de FSMA een dossier bezorgen met (i)
een beschrijving van de wijze waarop de documenten zullen worden
description de la manière dont les documents seront conservés et (ii) bewaard, en (ii) een verklaring van de voorzitter van het
une attestation du Président du comité de direction de l'assureur directiecomité van de betrokken verzekeraar die bevestigt dat aan de
concerné confirmant que les conditions reprises au § 1 sont remplies. voorwaarden van § 1 is voldaan.
Si la conservation électronique fait l'objet d'une sous-traitance Indien de elektronische bewaring wordt uitbesteed (onder meer aan een
(notamment de type « cloud »), le dossier mentionné au premier alinéa aanbieder van clouddiensten), omvat het in het eerste lid bedoelde
comprendra en plus (i) l'accord écrit conclu avec le prestataire de dossier ook (i) de schriftelijke overeenkomst met de dienstverlener,
services, (ii) une description des documents d'assurance concernés par (ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten waarop de
la sous-traitance (y compris mais sans s'y limiter les données uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet beperkt tot
personnelles), (iii) les pays ou régions de l'EEE dans lesquels les de persoonsgegevens), (iii) de landen of regio's van de EER waar de
documents d'assurance seront conservés et (iv) en cas de verzekeringsdocumenten zullen worden bewaard, en (iv) bij uitbesteding
sous-traitance « cloud », le modèle de « cloud » aan een aanbieder van clouddiensten, het cloudmodel
(public/privé/hybride/community). (publiek/privaat/hybride/gemeenschappelijk).
La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de
informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen.
§ 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application § 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig
des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016 ainsi que de de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016 en artikel 14 van
l'article 14 de la loi du 4 avril 2014. de wet van 4 april 2014.
La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen.
§ 4. La FSMA se prononce dans les 8 semaines à compter de la date de § 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 8 weken na de datum van
réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan
comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur en ait worden beschouwd in de zin van paragraaf 2, en de verzekeraar ook de
également averti la Banque conformément au paragraphe 3. Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3.
A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving
l'assureur d'une décision de la FSMA, un recours est ouvert auprès du aan de verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden
Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep
y avait eu rejet de la demande. behandeld als was de aanvraag verworpen.
§ 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance § 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere
dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te
l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen
mesures administratives ou des sanctions administratives en nemen of administratieve maatregelen nemen of administratieve sancties
application de la loi du 4 avril 2014. opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014.
§ 6. En cas de changement majeur du système de conservation par § 6. Indien er in het bewaarsysteem een belangrijke wijziging optreedt
rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les ten opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is
assureurs en informent immédiatement la FSMA et la Banque. opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan
onmiddellijk in kennis.
Sous-section 2. - Conservation papier Onderafdeling 2. - Bewaring op papier

Art. 3.§ 1er. Les assureurs qui ont l'intention de conserver sous

Art. 3.§ 1. Verzekeraars die voornemens zijn hun
forme papier leurs documents d'assurance dans un lieu autre que leur verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan hun zetel op papier te
siège et dans la mesure où cet autre lieu est situé en Belgique ou bewaren, en voor zover die andere plaats zich in België of in de EER
dans l'EEE peuvent bénéficier d'une procédure d'autorisation bevindt, kunnen in aanmerking komen voor een vereenvoudigde
simplifiée s'ils respectent les conditions suivantes : goedkeuringsprocedure indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen:
1. Les documents relatifs à un même portefeuille d'activités sont 1. De documenten die betrekking hebben op dezelfde
conservés au même endroit ; activiteitenportefeuille, moeten op dezelfde plaats worden bewaard;
2. Le(s) lieu(x) de conservation doi(ven)t être accessible(s) à la 2. De bewaarplaats(en) moet(en) toegankelijk zijn voor de FSMA, de
FSMA, à la Banque et aux autorités judiciaires et respecter des Bank en de gerechtelijke autoriteiten, en moet(en) voldoen aan de
mesures de protection contre le feu visant à garantir l'intégrité des brandbeveiligingsmaatregelen om de integriteit van de documenten te
documents ; waarborgen;
3. Si tous les documents ne sont pas également conservés sur des 3. Indien alle documenten niet ook worden bewaard op IT-dragers die
supports IT localisés en Belgique ou dans l'EEE offrant des garanties zich in België of in de EER bevinden en die garanties bieden inzake de
de sécurité et de confidentialité, le(s) lieu(x) de conservation beveiliging en de vertrouwelijkheid, moet(en) de bewaarplaats(en) zich
doi(ven)t se situer en Belgique ; in België bevinden;
4. Les mesures de sécurité et de continuité doivent faire l'objet d'un 4. De beveiligings- en continuïteitsmaatregelen moeten periodiek door
contrôle périodique par l'assureur ; et de verzekeraar worden gecontroleerd; en
5. En cas de sous-traitance, une convention est conclue entre les deux 5. Bij uitbesteding moet tussen de twee partijen een overeenkomst
parties pour régler la conservation des documents et les droits et worden gesloten om de bewaring van de documenten en de bijbehorende
obligations y relatifs. rechten en plichten te regelen.
§ 2. Pour bénéficier de la procédure d'autorisation simplifiée, les § 2. Om voor de vereenvoudigde goedkeuringsprocedure in aanmerking te
assureurs communiquent à la FSMA un dossier comprenant (i) une komen, moeten de verzekeraars bij de FSMA een dossier indienen met (i)
description du système de conservation projeté et (ii) une attestation een beschrijving van het voorgenomen bewaarsysteem en (ii) een
du Président du comité de direction de l'assureur concerné confirmant verklaring van de voorzitter van het directiecomité van de betrokken
que les conditions reprises au § 1 sont remplies. verzekeraar die bevestigt dat aan de voorwaarden van § 1 is voldaan.
Si la conservation papier fait l'objet d'une sous-traitance, le Indien de bewaring op papier wordt uitbesteed, omvat het in het eerste
dossier mentionné au premier alinéa comprendra en plus (i) l'accord lid bedoelde dossier ook (i) de schriftelijke overeenkomst met de
écrit conclu avec le prestataire de services, (ii) une description des dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten
documents d'assurance concernés par la sous-traitance (y compris mais waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet
sans s'y limiter, les données personnelles) et (iii) la liste des pays beperkt tot de persoonsgegevens), en (iii) de lijst van de landen of
ou régions de l'EEE dans lesquels les documents d'assurance seront regio's van de EER waar de verzekeringsdocumenten zullen worden
conservés. bewaard.
La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de
informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen.
§ 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application § 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig
des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016 ainsi que de de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016 en artikel 14 van
l'article 14 de la loi du 4 avril 2014. de wet van 4 april 2014.
La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen.
§ 4. La FSMA se prononce dans les 8 semaines à compter de la date de § 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 8 weken na de datum van
réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan
comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur ait également worden beschouwd in de zin van paragraaf 2 en de verzekeraar ook de
averti la Banque conformément au paragraphe 3. A l'expiration de ce Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3. Na het
délai et en l'absence de notification à l'assureur d'une décision de verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving aan de
la FSMA, un recours est ouvert auprès du Conseil d'Etat. Dans ce verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden
dernier cas, le recours est traité comme s'il y avait eu rejet de la demande. ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld als was de aanvraag verworpen.
§ 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance § 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere
dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te
l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen
mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 4 avril 2014. nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014.
§ 6. En cas de changement majeur du système de conservation par § 6. Indien het bewaarsysteem een belangrijke wijziging ondergaat ten
rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is
assureurs en informent immédiatement la FSMA et la Banque. opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan
onmiddellijk in kennis.
Section III. - Dossiers de conservation des documents d'assurance dans Afdeling III. - Dossiers inzake de bewaring van verzekeringsdocumenten
un lieu autre que le siège et faisant l'objet de la procédure op een andere plaats dan de zetel waarvoor de klassieke
d'autorisation classique goedkeuringsprocedure geldt

Art. 4.§ 1er. Lorsque les assureurs décident de conserver - de

Art. 4.§ 1. Wanneer de verzekeraars beslissen hun
manière électronique ou papier - leurs documents d'assurance dans un verzekeringsdocumenten - elektronisch of op papier - te bewaren op een
lieu autre que leur siège et qui ne répond pas aux conditions visées andere plaats dan hun zetel, die niet voldoet aan de voorwaarden van
aux articles 2, § 1er et 3, § 1er ci-dessus, ils soumettent à la FSMA de artikelen 2, § 1, en 3, § 1 hierboven, moeten zij bij de FSMA een
une demande d'autorisation de faire usage du système de conservation aanvraag tot goedkeuring indienen om gebruik te mogen maken van het
projeté (ci-après, la « procédure classique »). voorgenomen bewaarsysteem (hierna de "klassieke procedure").
§ 2. La demande d'autorisation visée au § 1er doit être accompagnée § 2. De in § 1 bedoelde goedkeuringsaanvraag moet vergezeld gaan van
d'un dossier détaillé et circonstancié reprenant les informations een gedetailleerd en grondig gedocumenteerd dossier dat de volgende
suivantes : informatie bevat:
1. Une description du périmètre du système de conservation projeté ; 2. Les raisons pour lesquelles l'assureur considère qu'il est plus adéquat que la conservation des documents d'assurance se fasse à un lieu autre que le siège ; 3. Une copie des documents qui définissent les règles s'appliquant au système de conservation des documents d'assurance, notamment, en cas de sous-traitance, le contrat écrit régissant la relation avec le prestataire de service ; 4. Les pays ou régions où seront conservés les documents d'assurance; 5. Une description des mécanismes en place permettant de s'assurer que l'assureur a en permanence accès aux documents d'assurance stockés dans le système de conservation en projet et que ces documents sont accessibles à la FSMA, à la Banque et aux autorités judiciaires ; 1. Een beschrijving van de perimeter van het voorgenomen bewaarsysteem; 2. De redenen waarom de verzekeraar van mening is dat het beter is om de verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan de zetel te bewaren; 3. Een kopie van de documenten waarin de regels zijn vastgelegd die van toepassing zijn op het systeem voor de bewaring van de verzekeringsdocumenten, en met name, bij uitbesteding, de schriftelijke overeenkomst die de relatie met de dienstverlener regelt; 4. De landen of regio's waar de verzekeringsdocumenten zullen worden bewaard; 5. Een beschrijving van de mechanismen die ervoor zorgen dat de verzekeraar permanent toegang heeft tot de in het voorgenomen bewaarsysteem opgeslagen verzekeringsdocumenten en dat deze documenten toegankelijk zijn voor de FSMA, de Bank en de gerechtelijke autoriteiten;
6. Une attestation du Président du comité de direction confirmant que 6. Een verklaring van de voorzitter van het directiecomité die
(i) le système de conservation projeté n'est pas susceptible de bevestigt (i) dat het er niet naar uitziet dat het voorgenomen
compromettre gravement la qualité du système de gouvernance, bewaarsysteem wezenlijk afbreuk zal doen aan de kwaliteit van het
governancesysteem, het operationele risico onnodig zal doen toenemen
d'accroître indûment le risque opérationnel ou de nuire à la of de continuïteit en de toereikendheid van de dienstverlening aan de
prestation continue d'un niveau de service satisfaisant à l'égard des verzekeringnemers zal ondermijnen, en (ii) dat de plaats(en) waar de
assurés et (ii) le ou les lieux de conservation des documents verzekeringsdocumenten worden bewaard, waarborg(t)(en) dat de
d'assurance garantissent le caractère intangible et intact de verzekeringsdocumenten onaantastbaar en intact blijven, dat zij
documents d'assurance, leur disponibilité, leur confidentialité et la beschikbaar en vertrouwelijk blijven, en dat de persoonsgegevens
protection des données à caractère personnel conformément au GDPR ; conform de GDPR worden beschermd;
7. En cas de sous-traitance : (i) des informations détaillées 7. Bij uitbesteding: (i) gedetailleerde informatie over de
concernant le prestataire de services, (ii) une description des dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten
documents d'assurance concernés par la sous-traitance (y compris, mais waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet
sans s'y limiter, les données personnelles) et (iii) s'il s'agit d'une beperkt tot de persoonsgegevens), en (iii) bij uitbesteding aan een
sous-traitance « cloud » le modèle de « cloud » aanbieder van clouddiensten, het betrokken cloudmodel
(public/privé/hybride/community) concerné. (publiek/privaat/ hybride/gemeenschappelijk).
Dans les cas où le lieu de conservation de documents est situé dans un Wanneer de plaats waar de documenten worden bewaard, zich in een derde
pays tiers, y compris au siège d'exploitation d'une succursale établie land bevindt, inclusief in de zetel van een buiten de EER gevestigd
en dehors de l'EEE de l'assureur, le dossier doit être complété par : bijkantoor van de verzekeraar, moet het dossier worden aangevuld met:
- soit l'indication qu'il existe un accord de coopération approprié - ofwel de vermelding dat er een passende samenwerkingsovereenkomst
entre la FSMA et l'autorité de contrôle du pays tiers concerné et que bestaat tussen de FSMA en de toezichthouder van het betrokken derde
cet accord prévoit l'accès par la FSMA aux documents d'assurance, aux land en dat die overeenkomst de FSMA toegang verleent tot de
locaux et au personnel et ce, en vue du bon exercice des pouvoirs de verzekeringsdocumenten, de lokalen en het personeel, met het oog op de
contrôle de la FSMA ; effectieve uitoefening van de toezichtsbevoegdheden van de FSMA;
- soit la preuve que les documents d'assurance sont accessibles et - ofwel het bewijs dat de verzekeringsdocumenten toegankelijk en
auditables depuis une filiale ou une succursale située dans l'EEE. auditeerbaar zijn vanuit een dochteronderneming of bijkantoor in de EER.
La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de
informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande. informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen.
§ 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application § 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig
des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016 ainsi que de de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016 en artikel 14 van
l'article 14 de la loi du 4 avril 2014. de wet van 4 april 2014.
La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer. De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen.
§ 4. La FSMA se prononce dans les 3 mois à compter de la date de § 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 3 maanden na de datum van
réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan
comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur ait également worden beschouwd in de zin van paragraaf 2 en de verzekeraar ook de
averti la Banque conformément au paragraphe 3. Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3.
A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving
l'assureur d'une décision de la FSMA, un recours est ouvert auprès du aan de verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden
Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep
y avait eu rejet de la demande. behandeld als was de aanvraag verworpen.
§ 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance § 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere
dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te
l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen
mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 4 avril 2014. nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014.
§ 6. En cas de changement majeur du système de conservation par § 6. Indien het bewaarsysteem een belangrijke wijziging ondergaat ten
rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is
assureurs en informent immédiatement la FSMA et Banque. opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan
onmiddellijk in kennis.
Section IV. - Entrée en vigueur Afdeling IV. - Inwerkingtreding

Art. 5.Le présent règlement entre en vigueur le jour de l'entrée en

Art. 5.Dit reglement treedt in werking op de datum van
vigueur de l'arrêté royal qui l'approuve. inwerkingtreding van het koninklijk besluit tot goedkeuring ervan.
Bruxelles, le 30 juin 2020. Brussel, 30 juni 2020.
Le président de l'Autorité des services et marchés financiers De voorzitter van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten
Président, Voorzitter,
J.-P. Servais J.-P. Servais
Note explicative Toelichting
Het besluit dat wij de eer hebben ter ondertekening aan Uwe Majesteit
L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de votre voor te leggen, voorziet in de goedkeuring van het reglement van de
Majesté prévoit l'approbation du règlement de la FSMA du 30 juin 2020 FSMA van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van
relatif au lieu de conservation des documents d'assurance. verzekeringsdocumenten.
L'article 14 de la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances prévoit Artikel 14 van de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen
que les assureurs belges conservent les documents d'assurance à leur bepaalt dat de Belgische verzekeraars de verzekeringdocumenten moeten
siège principal (ou le siège d'exploitation des succursales au sein de bewaren in hun hoofdkantoor (of in de zetel van de bijkantoren in de
l'EEE) et les assureurs relevant du droit de pays tiers au siège belge EER) en de verzekeraars uit derde landen in de Belgische zetel van hun
de leurs succursales, ou en tout autre lieu préalablement agréé par la bijkantoren of op enige andere plaats die vooraf door de FSMA en de
FSMA et la Banque. Bank is goedgekeurd.
Tenant compte des évolutions technologiques récentes et du fait que Rekening houdend met de recente technologische ontwikkelingen en met
les documents d'assurance sont dorénavant très régulièrement conservés het feit dat verzekeringsdocumenten tegenwoordig zeer regelmatig in
dans des datacenters ou via une sous-traitance « cloud », la FSMA a datacenters of via uitbesteding in een cloud worden bewaard, heeft de
décidé de préciser ses attentes en matière de conservation dans un FSMA beslist haar verwachtingen ten aanzien van de bewaring op een
lieu autre que le siège. andere plaats dan de zetel te verduidelijken.
Le mode de conservation des documents reste quant à lui libre. De wijze waarop documenten worden bewaard, blijft vrij.
En outre, le présent règlement est sans préjudice d'autres Bovendien doen de bepalingen van dit reglement geen afbreuk aan andere
dispositions légales. A titre illustratif, les articles 76 et 588, § 1er, wettelijke bepalingen. Ter illustratie: de artikelen 76 en 588, § 1,
2°, de la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance et de réassurance prévoient que les entreprises d'assurance et de réassurance conservent les documents relatifs à leurs activités à leur siège ou en tout autre lieu préalablement autorisé par la Banque en concertation avec la FSMA. Le règlement qui est soumis pour approbation (ci-après, le règlement) poursuit deux objectifs. D'une part, il vise à mettre en place une procédure d'autorisation simplifiée pour la conservation des documents dans un autre lieu que le siège de l'assureur dans les cas où l'assureur satisfait à des critères déterminés par la FSMA (dont notamment le fait que l'assureur doit avoir, sauf cas exceptionnels, un accès permanent aux documents d'assurance). La principale conséquence de cette procédure est le fait 2° van de wet van 13 maart 2016 op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen bepalen dat iedere verzekerings- of herverzekeringsonderneming alle documenten die betrekking hebben op haar activiteiten bewaart in haar zetel of op elke andere plaats die de Bank vooraf heeft goedgekeurd in overleg met de FSMA. Met het reglement dat ter goedkeuring wordt voorgelegd (hierna "het reglement") worden twee doelstellingen nagestreefd. Enerzijds beoogt het reglement de invoering van een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure voor de bewaring van documenten op een andere plaats dan de zetel van de verzekeraar in de gevallen waarin de verzekeraar voldoet aan de door de FSMA vastgestelde criteria (inclusief het feit dat de verzekeraar, behalve in uitzonderlijke gevallen, permanent toegang moet hebben tot de verzekeringsdocumenten). Het belangrijkste gevolg van deze procedure
que la FSMA se prononce dans un délai plus court : 8 semaines au lieu is dat de FSMA sneller een beslissing neemt: binnen 8 weken in plaats
de 3 mois pour la procédure classique (délai d'ordre). van 3 maanden voor de klassieke procedure (termijn van orde).
D'autre part, le règlement précise le contenu du dossier à communiquer Anderzijds bepaalt het reglement de inhoud van het dossier dat aan de
à la FSMA pour recevoir une autorisation sur base de la procédure FSMA moet worden meegedeeld om haar goedkeuring te verkrijgen op basis
classique pour tous les cas autres que ceux qui permettent de recevoir van de klassieke procedure voor alle andere gevallen dan die waarin
une autorisation simplifiée (par exemple lorsque la conservation des een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure kan worden toegepast
documents d'assurance se fait, de manière électronique ou papier, dans (bijvoorbeeld wanneer de verzekeringsdocumenten elektronisch of op
un pays tiers hors de l'Espace Economique Européen). La FSMA se papier worden bewaard in een derde land buiten de Europese Economische
prononce dans un délai de 3 mois (délai d'ordre). Ruimte). De FSMA neemt een beslissing binnen 3 maanden (termijn van
A l'expiration des 2 délais précités (8 semaines/3 mois), le silence orde). Na het verstrijken van beide voornoemde termijnen (8 weken/3 maanden)
de la FSMA est réputé constituer une décision de refus susceptible de wordt het stilzwijgen van de FSMA beschouwd als een
recours devant le Conseil d'Etat. weigeringsbeslissing waartegen beroep kan worden ingesteld bij de Raad
Si la FSMA constate que les conditions pour bénéficier de la procédure van State. Indien de FSMA vaststelt dat niet is voldaan aan de voorwaarden om in
d'autorisation simplifiée ne sont pas remplies, elle en informera aanmerking te komen voor de vereenvoudigde goedkeuringsprocedure,
l'assureur concerné. stelt zij de betrokken verzekeraar daarvan in kennis.
Pour autant que de besoin, il est précisé que le non-respect de Voor zover nodig wordt gepreciseerd dat de niet-naleving van artikel
l'article 14 de la loi du 4 avril 2014 peut déboucher sur des mesures 14 van de wet van 4 april 2014 aanleiding kan geven tot
administratives ou des sanctions administratives. On songe notamment à administratieve maatregelen of administratieve sancties. Er wordt met
la faculté d'imposer des astreintes. name gedacht aan de mogelijkheid om dwangsommen op te leggen.
Le règlement concerne la conservation des documents relatifs aux Het reglement heeft betrekking op de bewaring van documenten met
activités des assureurs qui ont été définis comme visant les originaux betrekking tot de activiteiten van verzekeraars die gedefinieerd
des contrats d'assurance (polices et avenants), des courriers envoyés worden als originelen van verzekeringsovereenkomsten (polissen en
aux preneurs d'assurance et des reportings requis par ou en vertu de aanhangsels), brieven aan verzekeringnemers, rapporteringen die
la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances et des reportings vereist zijn door of krachtens de wet van 4 april 2014 betreffende de
verzekeringen, en prudentiële rapporteringen die vereist zijn door of
prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016. Par « krachtens de wet van 13 maart 2016. Onder "originelen" wordt elk
originaux » il est entendu tout document papier ou tout document papieren of elektronisch document verstaan. Deze term kan ook slaan op
électronique. En outre, cela vise également les copies numériques ou digitale of andere kopieën (op fotografische, microfotografische,
sur un autre support (support photographique, microphotographique, magnetische, elektronische of optische drager) van papieren
magnétique, électronique ou optique) des documents papiers dans la documenten, voor zover deze kopieën met de originelen zijn
mesure où ces copies sont assimilées aux originaux en application gelijkgesteld op grond van een wettelijke bepaling zoals artikel 14
d'une disposition légale telle que l'article 14 de la loi du 4 avril van de wet van 4 april 2014, artikel 71 van de gecoördineerde wet van
2014, l'article 71 de la loi coordonnée du 24 décembre 1996 portant 24 december 1996 tot organisatie van de openbare kredietsector en van
organisation du secteur public du crédit et de la détention des het bezit van de deelnemingen van de openbare sector in bepaalde
participations du secteur public dans certaines sociétés financières privaatrechtelijke financiële vennootschappen en artikel XII.25 van
de droit privé et l'article XII.25 du Code de droit économique. het Wetboek van economisch recht.
Puisque l'article 14 de la loi du 4 avril 2014 requiert que le lieu de Omdat artikel 14 van de wet van 14 april 2014 eist dat de plaats waar
conservation des documents soit préalablement agréé tant par la FSMA de documenten worden bewaard, vooraf door zowel de FSMA als de NBB
que par la BNB, les assureurs devront communiquer à chaque autorité un wordt goedgekeurd, moeten de verzekeraars elk van die twee
dossier spécifique. Il s'ensuit que la FSMA et la Banque se autoriteiten een specifiek dossier bezorgen. Daaruit vloeit voort dat
concerteront avant de rendre, chacune, leur décision. Afin de pouvoir de FSMA en de Bank met elkaar overleggen voor ze elk hun eigen
conserver les documents dans un autre lieu, l'assureur devra obtenir beslissing nemen. Om de documenten op een andere plaats te mogen
préalablement l'accord de chacune de ces autorités. bewaren, moet de verzekeraar vooraf het akkoord van elk van beide
autoriteiten verkrijgen.
Il est également noté que le champ d'application de l'article 14 de la Ook wordt opgemerkt dat het toepassingsgebied van artikel 14 van de
loi du 4 avril 2014 est en partie identique avec celui des articles 76 wet van 4 april 2014 gedeeltelijk identiek is aan het
et 588 de la loi du 13 mars 2016, lequel relève de la compétence de toepassingsgebied van de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart
contrôle exclusive de la BNB. Le règlement est donc à comprendre sans 2016, dat onder de uitsluitende toezichtsbevoegdheid van de NBB valt.
De bepalingen van dit reglement doen bijgevolg geen afbreuk aan de
préjudice des compétences de la Banque. bevoegdheden van de Bank.
Vu pour être annexé à Notre arrêté du 31 juillet 2020 portant Gezien om gevoegd te worden bij Ons besluit van 31 juli 2020 tot
approbation du règlement de l'Autorité des services et marchés goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële
financiers du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des Diensten en Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van
documents d'assurance. verzekeringsdocumenten.
PHILIPPE FILIP
Par le Roi : Van Koningswege :
La Ministre de l'Economie et des Consommateurs, De Minister van Economie en Consumenten,
N. MUYLLE N. MUYLLE
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