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Meertalige weergave van Koninklijk Besluit van 31/07/2020
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Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten Arrêté royal portant approbation du règlement de l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance
FEDERALE OVERHEIDSDIENST ECONOMIE, K.M.O., MIDDENSTAND EN ENERGIE SERVICE PUBLIC FEDERAL ECONOMIE, P.M.E., CLASSES MOYENNES ET ENERGIE
31 JULI 2020. - Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement 31 JUILLET 2020. - Arrêté royal portant approbation du règlement de
van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten van 30 juni 2020 l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin 2020 relatif
betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten au lieu de conservation des documents d'assurance
FILIP, Koning der Belgen, PHILIPPE, Roi des Belges,
Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet. A tous, présents et à venir, Salut.
Gelet op de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de Vu la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur
financiële sector en de financiële diensten, artikelen 49, § 3, en 64 financier et aux services financiers, les articles 49, § 3, et 64 ;
; Gelet op de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen, artikel Vu la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances, article 14 ;
14 ; Op de voordracht van de Minister van Economie, Sur la proposition de la Ministre de l'Economie,
Hebben Wij besloten en besluiten Wij : Nous avons arrêté et arrêtons :

Artikel 1.Het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en

Article 1er.Le règlement de l'Autorité des services et marchés
Markten betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten, dat financiers relatif au lieu de conservation des documents d'assurance,
bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd. annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.De minister bevoegd voor Economie is belast met de uitvoering

Art. 2.Le ministre qui a l'Economie dans ses attributions est chargé
van dit besluit. de l'exécution du présent arrêté.
Gegeven te Brussel, 31 juli 2020. Donné à Bruxelles, le 31 juillet 2020.
FILIP PHILIPPE
Van Koningswege : Par le Roi :
De Minister van Economie en Consumenten, La Ministre de l'Economie et des Consommateurs,
N. MUYLLE N. MUYLLE
Bijlage bij het koninklijk besluit van 31 juli 2020 tot goedkeuring Annexe à l'arrêté royal du 31 juillet 2020 portant approbation du
van het reglement van de Autoriteit voor Financiële Diensten en règlement de l'Autorité des services et marchés financiers du 30 juin
Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van verzekeringsdocumenten 2020 relatif au lieu de conservation des documents d'assurance
Reglement van de FSMA van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van Règlement de la FSMA du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation
verzekeringsdocumenten des documents d'assurance
De Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten, L'Autorité des services et marchés financiers,
Gelet op de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de Vu la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur
financiële sector en de financiële diensten, de artikelen 49, § 3, en financier et aux services financiers, les articles 49, § 3, et 64 ;
64; Gelet op de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen, artikel Vu la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances, article 14 ;
14; Gelet op het overleg met de Nationale Bank van België; Vu la concertation intervenue avec la Banque nationale de Belgique ;
Gelet op het advies van de Raad van Toezicht, gegeven op 18 juni 2020; Vu l'avis du Conseil de surveillance, donné le 18 juin 2020 ;
Besluit : Arrête :
Afdeling I. - Definities Section Ière. - Définitions

Artikel 1.Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

Article 1er.Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par :
1° FSMA: de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten; 1° FSMA : l'Autorité des services et marchés financiers ;
2° elektronische bewaring: opslag op een digitale, fotografische, 2° conservation électronique : stockage sur un support numérique,
microfotografische, magnetische of optische drager; photographique, microphotographique, magnétique ou optique ;
3° verzekeringsdocumenten: 3° documents d'assurance:
- voor de Belgische verzekeraars: alle documenten die overeenstemmen - pour ce qui concerne les assureurs belges : tous les documents
met de originelen en betrekking hebben op de activiteiten van die correspondant aux originaux relatifs aux activités desdits assureurs.
verzekeraars. Deze omvatten onder meer (i) de Ceci inclut notamment (i) les contrats d'assurance (polices et
verzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), (ii) de brieven avenants), (ii) les courriers envoyés aux preneurs d'assurance par ces
die deze verzekeraars aan de verzekeringnemers hebben verstuurd, (iii) assureurs et (iii) les reportings requis par ou en vertu de la loi du
de rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4
april 2014 betreffende de verzekeringen, en (iv) de prudentiële 4 avril 2014 relative aux assurances et (iv) les reportings
rapporteringen die met het oog op het prudentieel toezicht vereist
zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016 op het statuut van en prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016 relative
het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen; au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance
- voor de in België gevestigde bijkantoren van verzekeraars uit derde aux fins du contrôle prudentiel.
landen: alle documenten die overeenstemmen met de originelen en - pour ce qui concerne les succursales établies en Belgique
betrekking hebben op de activiteiten van de Belgische vestiging van d'assureurs relevant du droit de pays tiers : tous les documents
die verzekeraars of op de overeenkomsten waarvan het risico of de correspondant aux originaux relatifs aux activités prestées par
verbintenis in België is gelegen. Deze omvatten onder meer (i) de l'établissement belge desdits assureurs ou relatifs aux contrats dont
verzekeringsovereenkomsten (polissen en aanhangsels), (ii) de brieven le risque ou l'engagement est situé en Belgique. Ceci inclut notamment
die deze verzekeraars aan de verzekeringnemers hebben verstuurd, (iii) (i) les contrats d'assurance (polices et avenants), (ii) les courriers
de rapporteringen die vereist zijn door of krachtens de wet van 4 envoyés aux preneurs d'assurance par ces assureurs et (iii) les
april 2014 betreffende de verzekeringen, en (iv) de prudentiële reportings requis par ou en vertu de la loi du 4 avril 2014 relative
rapporteringen die met het oog op het prudentieel toezicht vereist aux assurances et (iv) les reportings prudentiels requis par ou en
zijn door of krachtens de wet van 13 maart 2016 op het statuut van en vertu de la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des
het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen; entreprises d'assurance ou de réassurance aux fins du contrôle prudentiel ;
4° EER: de Europese Economische Ruimte; 4° EEE : Espace Economique Européen ;
5° verzekeraar: de Belgische verzekeraars in de zin van artikel 5, 2°, 5° assureur : les assureurs belges au sens de l'article 5, 2°, de la
van de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen (inclusief loi du 4 avril 2014 relative aux assurances (y compris leurs
hun in het buitenland gevestigde bijkantoren) alsook de in België succursales établies à l'étranger) ainsi que les succursales établies
gevestigde bijkantoren van verzekeraars uit derde landen in de zin van en Belgique d'assureurs de pays tiers au sens de l'article 5, 5°, de
artikel 5, 5°, van de wet van 4 april 2014 betreffende de la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances ;
verzekeringen;
6° NBB: de Nationale Bank van België; 6° BNB : la Banque nationale de Belgique ;
7° GDPR of "General Data Protection Regulation": Verordening (EU) 7° GDPR ou « General Data Protection Regulation » : le Règlement (UE)
2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif
betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des
verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données
die gegevens; ;
8° wet van 13 maart 2016: de wet van 13 maart 2016 op het statuut van 8° loi du 13 mars 2016 : la loi du 13 mars 2016 relative au statut et
en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen; au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance ;
9° wet van 4 april 2014: de wet van 4 april 2014 betreffende de 9° loi du 4 avril 2014 : la loi du 4 avril 2014 relative aux
verzekeringen; assurances ;
10° originelen: alle papieren of elektronische documenten en digitale 10° originaux : tous documents papiers ou électroniques ainsi que les
of andere kopieën (op een fotografische, microfotografische, copies numérique ou sur un autre support (support photographique,
magnetische, elektronische of optische drager) van papieren microphotographique, magnétique, électronique ou optique) des
documenten, voor zover deze kopieën op grond van een wettelijke documents papiers dans la mesure où ces copies sont assimilées aux
bepaling met de originelen zijn gelijkgesteld; originaux en application d'une disposition légale ;
11° derde land: een staat die geen partij is bij de overeenkomst 11° pays tiers : un Etat qui n'est pas partie à l'accord sur l'EEE ;
betreffende de EER;
12° Gedelegeerde Verordening 2015/35: de Gedelegeerde Verordening van 12° règlement délégué 2015/35 : le règlement délégué de la Commission
de Commissie van 10 oktober 2014 tot aanvulling van Richtlijn du 10 octobre 2014 complétant la directive 2009/138/CE du Parlement
2009/138/EG van het Europees Parlement en de Raad betreffende de européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de
toegang tot en uitoefening van het verzekerings- en het
herverzekeringsbedrijf; la réassurance et leur exercice ;
13° zetel: (i) de hoofdzetel van de Belgische verzekeraar of zijn in 13° siège : (i) le siège social de l'assureur belge ou son siège réel
België gelegen werkelijke zetel, of (ii) de in een lidstaat van de EER situé en Belgique ou (ii) le siège d'exploitation situé dans un Etat
gevestigde zetel van het bijkantoor van een Belgische verzekeraar, of membre de l'EEE de la succursale d'un assureur belge ou (iii) le siège
(iii) de in België gevestigde zetel van het Belgische bijkantoor van d'exploitation situé en Belgique de la succursale belge d'un assureur
een verzekeraar uit een derde land. relevant du droit d'un pays tiers.
Afdeling II. - Dossiers inzake de bewaring van verzekeringsdocumenten Section II. - Dossiers de conservation des documents d'assurance dans
op een andere plaats dan de zetel waarvoor een vereenvoudigde un lieu autre que le siège et faisant l'objet d'une procédure
goedkeuringsprocedure geldt d'autorisation simplifiée
Onderafdeling 1. - Elektronische bewaring Sous-section 1ère. - Conservation électronique

Art. 2.§ 1. Verzekeraars die voornemens zijn hun

Art. 2.§ 1er. Les assureurs qui ont l'intention de conserver sous
verzekeringsdocumenten in elektronische vorm te bewaren in een forme électronique leurs documents d'assurance dans un datacenter ou
datacenter of in een cloud, op een andere plaats dan hun zetel, in un « cloud » localisé dans un lieu autre que leur siège et qui est
België of in de EER, kunnen in aanmerking komen voor een situé en Belgique ou dans l'EEE, peuvent bénéficier d'une procédure
vereenvoudigde goedkeuringsprocedure indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen: d'autorisation simplifiée s'ils respectent les conditions suivantes :
1. De verzekeraars hebben permanent toegang tot de documenten die in 1. Les assureurs ont en permanence accès aux documents qui sont
het datacenter of in de cloud zijn opgeslagen; stockés dans le datacenter ou le « cloud » ;
2. De verzekeraars kunnen snel (i.e. binnen twee werkdagen na het 2. Les assureurs sont en mesure de répondre de manière complète et
verzoek), volledig en adequaat reageren op de toegangsverzoeken van de adéquate et avec rapidité (c'est-à-dire dans les deux jours ouvrables
FSMA, de Bank of de Belgische gerechtelijke autoriteiten; à compter de la demande) aux demandes d'accès de la FSMA, de la Banque
ou des autorités judiciaires belges ;
3. De verzekeraars behouden de controle over belangrijke consequenties 3. Les assureurs gardent le contrôle des conséquences importantes sur
met betrekking tot hun risicoprofiel, ook indien deze afhangen van leur profil de risque, y compris si elles dépendent des décisions
beslissingen van de dienstverlener in verband met het datacenter of de prises par le prestataire de services au niveau du datacenter ou du «
cloud. Dit houdt in dat de verzekeraars, bij dergelijke belangrijke cloud ». Cela signifie que les assureurs peuvent, en cas de
wijzigingen aan het datacenter of de cloud, de mogelijkheid moeten modifications importantes au datacenter ou au « cloud », mettre fin au
hebben om de overeenkomst te beëindigen en de betrokken contrat et transférer les documents d'assurance concernés sur un autre
verzekeringsdocumenten over te brengen naar een ander systeem voor système avant l'introduction des modifications précitées si elles ne
voornoemde wijzigingen worden ingevoerd, als zij deze niet aanvaarden; lui conviennent pas ;
4. Wat de verzekeringsdocumenten betreft, moet het datacenter of de 4. Pour ce qui concerne les documents d'assurance, le datacenter ou le
cloud (i) waarborgen dat de daar bewaarde documenten onaantastbaar, « cloud » (i) garantit le caractère intangible et intact des documents
intact en beschikbaar blijven, (ii) de vertrouwelijkheid van de qui y sont conservés et leur disponibilité, (ii) garantit la
verzekeringsdocumenten en de bescherming van de persoonsgegevens in confidentialité des documents d'assurance et la protection des données
overeenstemming met de GDPR garanderen, en (iii) voldoen aan de à caractère personnel conformément au GDPR et (iii) répond aux
prudentiële verwachtingen van de Bank op het gebied van IT-beveiliging attentes prudentielles émises par la Banque en matière de sécurité
en continuïteit; en informatique et de continuité ; et
5. Indien de bewaring van de verzekeringsdocumenten aan een derde 5. Si la conservation des documents d'assurance est confiée à un
wordt toevertrouwd, wordt tussen de twee partijen een overeenkomst tiers, une convention est conclue entre les deux parties pour régler
gesloten om de modaliteiten met betrekking tot de bewaring van de les modalités de la conservation des documents et les droits et
documenten en de bijbehorende rechten en plichten te regelen. obligations y relatifs.
§ 2. Om voor deze vereenvoudigde goedkeuringsprocedure in aanmerking § 2. Pour bénéficier de cette procédure d'autorisation simplifiée, les
te komen, moeten de verzekeraars de FSMA een dossier bezorgen met (i) assureurs communiquent à la FSMA un dossier comprenant (i) une
een beschrijving van de wijze waarop de documenten zullen worden
bewaard, en (ii) een verklaring van de voorzitter van het description de la manière dont les documents seront conservés et (ii)
directiecomité van de betrokken verzekeraar die bevestigt dat aan de une attestation du Président du comité de direction de l'assureur
voorwaarden van § 1 is voldaan. concerné confirmant que les conditions reprises au § 1 sont remplies.
Indien de elektronische bewaring wordt uitbesteed (onder meer aan een Si la conservation électronique fait l'objet d'une sous-traitance
aanbieder van clouddiensten), omvat het in het eerste lid bedoelde (notamment de type « cloud »), le dossier mentionné au premier alinéa
dossier ook (i) de schriftelijke overeenkomst met de dienstverlener, comprendra en plus (i) l'accord écrit conclu avec le prestataire de
(ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten waarop de services, (ii) une description des documents d'assurance concernés par
uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet beperkt tot la sous-traitance (y compris mais sans s'y limiter les données
de persoonsgegevens), (iii) de landen of regio's van de EER waar de personnelles), (iii) les pays ou régions de l'EEE dans lesquels les
verzekeringsdocumenten zullen worden bewaard, en (iv) bij uitbesteding documents d'assurance seront conservés et (iv) en cas de
aan een aanbieder van clouddiensten, het cloudmodel sous-traitance « cloud », le modèle de « cloud »
(publiek/privaat/hybride/gemeenschappelijk). (public/privé/hybride/community).
De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des
informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande.
§ 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig § 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application
de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016 en artikel 14 van des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016 ainsi que de
de wet van 4 april 2014. l'article 14 de la loi du 4 avril 2014.
De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen. La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer.
§ 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 8 weken na de datum van § 4. La FSMA se prononce dans les 8 semaines à compter de la date de
ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré
worden beschouwd in de zin van paragraaf 2, en de verzekeraar ook de comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur en ait
Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3. également averti la Banque conformément au paragraphe 3.
Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à
aan de verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden l'assureur d'une décision de la FSMA, un recours est ouvert auprès du
ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il
behandeld als was de aanvraag verworpen. y avait eu rejet de la demande.
§ 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere § 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance
plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu
hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des
nemen of administratieve maatregelen nemen of administratieve sancties mesures administratives ou des sanctions administratives en
opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014. application de la loi du 4 avril 2014.
§ 6. Indien er in het bewaarsysteem een belangrijke wijziging optreedt § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par
ten opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les
opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan assureurs en informent immédiatement la FSMA et la Banque.
onmiddellijk in kennis.
Onderafdeling 2. - Bewaring op papier Sous-section 2. - Conservation papier

Art. 3.§ 1. Verzekeraars die voornemens zijn hun

Art. 3.§ 1er. Les assureurs qui ont l'intention de conserver sous
verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan hun zetel op papier te forme papier leurs documents d'assurance dans un lieu autre que leur
bewaren, en voor zover die andere plaats zich in België of in de EER siège et dans la mesure où cet autre lieu est situé en Belgique ou
bevindt, kunnen in aanmerking komen voor een vereenvoudigde dans l'EEE peuvent bénéficier d'une procédure d'autorisation
goedkeuringsprocedure indien zij aan de volgende voorwaarden voldoen: simplifiée s'ils respectent les conditions suivantes :
1. De documenten die betrekking hebben op dezelfde 1. Les documents relatifs à un même portefeuille d'activités sont
activiteitenportefeuille, moeten op dezelfde plaats worden bewaard; conservés au même endroit ;
2. De bewaarplaats(en) moet(en) toegankelijk zijn voor de FSMA, de 2. Le(s) lieu(x) de conservation doi(ven)t être accessible(s) à la
Bank en de gerechtelijke autoriteiten, en moet(en) voldoen aan de FSMA, à la Banque et aux autorités judiciaires et respecter des
brandbeveiligingsmaatregelen om de integriteit van de documenten te mesures de protection contre le feu visant à garantir l'intégrité des
waarborgen; documents ;
3. Indien alle documenten niet ook worden bewaard op IT-dragers die 3. Si tous les documents ne sont pas également conservés sur des
zich in België of in de EER bevinden en die garanties bieden inzake de supports IT localisés en Belgique ou dans l'EEE offrant des garanties
beveiliging en de vertrouwelijkheid, moet(en) de bewaarplaats(en) zich de sécurité et de confidentialité, le(s) lieu(x) de conservation
in België bevinden; doi(ven)t se situer en Belgique ;
4. De beveiligings- en continuïteitsmaatregelen moeten periodiek door 4. Les mesures de sécurité et de continuité doivent faire l'objet d'un
de verzekeraar worden gecontroleerd; en contrôle périodique par l'assureur ; et
5. Bij uitbesteding moet tussen de twee partijen een overeenkomst 5. En cas de sous-traitance, une convention est conclue entre les deux
worden gesloten om de bewaring van de documenten en de bijbehorende parties pour régler la conservation des documents et les droits et
rechten en plichten te regelen. obligations y relatifs.
§ 2. Om voor de vereenvoudigde goedkeuringsprocedure in aanmerking te § 2. Pour bénéficier de la procédure d'autorisation simplifiée, les
komen, moeten de verzekeraars bij de FSMA een dossier indienen met (i) assureurs communiquent à la FSMA un dossier comprenant (i) une
een beschrijving van het voorgenomen bewaarsysteem en (ii) een description du système de conservation projeté et (ii) une attestation
verklaring van de voorzitter van het directiecomité van de betrokken du Président du comité de direction de l'assureur concerné confirmant
verzekeraar die bevestigt dat aan de voorwaarden van § 1 is voldaan. que les conditions reprises au § 1 sont remplies.
Indien de bewaring op papier wordt uitbesteed, omvat het in het eerste Si la conservation papier fait l'objet d'une sous-traitance, le
lid bedoelde dossier ook (i) de schriftelijke overeenkomst met de dossier mentionné au premier alinéa comprendra en plus (i) l'accord
dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten écrit conclu avec le prestataire de services, (ii) une description des
waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet documents d'assurance concernés par la sous-traitance (y compris mais
beperkt tot de persoonsgegevens), en (iii) de lijst van de landen of sans s'y limiter, les données personnelles) et (iii) la liste des pays
regio's van de EER waar de verzekeringsdocumenten zullen worden ou régions de l'EEE dans lesquels les documents d'assurance seront
bewaard. conservés.
De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des
informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande.
§ 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig § 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application
de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016 en artikel 14 van des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016 ainsi que de
de wet van 4 april 2014. l'article 14 de la loi du 4 avril 2014.
De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen. La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer.
§ 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 8 weken na de datum van § 4. La FSMA se prononce dans les 8 semaines à compter de la date de
ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré
worden beschouwd in de zin van paragraaf 2 en de verzekeraar ook de comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur ait également
Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3. Na het averti la Banque conformément au paragraphe 3. A l'expiration de ce
verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving aan de délai et en l'absence de notification à l'assureur d'une décision de
verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden la FSMA, un recours est ouvert auprès du Conseil d'Etat. Dans ce
ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep behandeld als was de aanvraag verworpen. dernier cas, le recours est traité comme s'il y avait eu rejet de la demande.
§ 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere § 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance
plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu
hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des
nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014. mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 4 avril 2014.
§ 6. Indien het bewaarsysteem een belangrijke wijziging ondergaat ten § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par
opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les
opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan assureurs en informent immédiatement la FSMA et la Banque.
onmiddellijk in kennis.
Afdeling III. - Dossiers inzake de bewaring van verzekeringsdocumenten Section III. - Dossiers de conservation des documents d'assurance dans
op een andere plaats dan de zetel waarvoor de klassieke un lieu autre que le siège et faisant l'objet de la procédure
goedkeuringsprocedure geldt d'autorisation classique

Art. 4.§ 1. Wanneer de verzekeraars beslissen hun

Art. 4.§ 1er. Lorsque les assureurs décident de conserver - de
verzekeringsdocumenten - elektronisch of op papier - te bewaren op een manière électronique ou papier - leurs documents d'assurance dans un
andere plaats dan hun zetel, die niet voldoet aan de voorwaarden van lieu autre que leur siège et qui ne répond pas aux conditions visées
de artikelen 2, § 1, en 3, § 1 hierboven, moeten zij bij de FSMA een aux articles 2, § 1er et 3, § 1er ci-dessus, ils soumettent à la FSMA
aanvraag tot goedkeuring indienen om gebruik te mogen maken van het une demande d'autorisation de faire usage du système de conservation
voorgenomen bewaarsysteem (hierna de "klassieke procedure"). projeté (ci-après, la « procédure classique »).
§ 2. De in § 1 bedoelde goedkeuringsaanvraag moet vergezeld gaan van § 2. La demande d'autorisation visée au § 1er doit être accompagnée
een gedetailleerd en grondig gedocumenteerd dossier dat de volgende d'un dossier détaillé et circonstancié reprenant les informations
informatie bevat: suivantes :
1. Een beschrijving van de perimeter van het voorgenomen bewaarsysteem; 2. De redenen waarom de verzekeraar van mening is dat het beter is om de verzekeringsdocumenten op een andere plaats dan de zetel te bewaren; 3. Een kopie van de documenten waarin de regels zijn vastgelegd die van toepassing zijn op het systeem voor de bewaring van de verzekeringsdocumenten, en met name, bij uitbesteding, de schriftelijke overeenkomst die de relatie met de dienstverlener regelt; 4. De landen of regio's waar de verzekeringsdocumenten zullen worden bewaard; 5. Een beschrijving van de mechanismen die ervoor zorgen dat de verzekeraar permanent toegang heeft tot de in het voorgenomen bewaarsysteem opgeslagen verzekeringsdocumenten en dat deze documenten toegankelijk zijn voor de FSMA, de Bank en de gerechtelijke autoriteiten; 1. Une description du périmètre du système de conservation projeté ; 2. Les raisons pour lesquelles l'assureur considère qu'il est plus adéquat que la conservation des documents d'assurance se fasse à un lieu autre que le siège ; 3. Une copie des documents qui définissent les règles s'appliquant au système de conservation des documents d'assurance, notamment, en cas de sous-traitance, le contrat écrit régissant la relation avec le prestataire de service ; 4. Les pays ou régions où seront conservés les documents d'assurance; 5. Une description des mécanismes en place permettant de s'assurer que l'assureur a en permanence accès aux documents d'assurance stockés dans le système de conservation en projet et que ces documents sont accessibles à la FSMA, à la Banque et aux autorités judiciaires ;
6. Een verklaring van de voorzitter van het directiecomité die 6. Une attestation du Président du comité de direction confirmant que
bevestigt (i) dat het er niet naar uitziet dat het voorgenomen (i) le système de conservation projeté n'est pas susceptible de
bewaarsysteem wezenlijk afbreuk zal doen aan de kwaliteit van het compromettre gravement la qualité du système de gouvernance,
governancesysteem, het operationele risico onnodig zal doen toenemen
of de continuïteit en de toereikendheid van de dienstverlening aan de d'accroître indûment le risque opérationnel ou de nuire à la
verzekeringnemers zal ondermijnen, en (ii) dat de plaats(en) waar de prestation continue d'un niveau de service satisfaisant à l'égard des
verzekeringsdocumenten worden bewaard, waarborg(t)(en) dat de assurés et (ii) le ou les lieux de conservation des documents
verzekeringsdocumenten onaantastbaar en intact blijven, dat zij d'assurance garantissent le caractère intangible et intact de
beschikbaar en vertrouwelijk blijven, en dat de persoonsgegevens documents d'assurance, leur disponibilité, leur confidentialité et la
conform de GDPR worden beschermd; protection des données à caractère personnel conformément au GDPR ;
7. Bij uitbesteding: (i) gedetailleerde informatie over de 7. En cas de sous-traitance : (i) des informations détaillées
dienstverlener, (ii) een beschrijving van de verzekeringsdocumenten concernant le prestataire de services, (ii) une description des
waarop de uitbesteding betrekking heeft (met inbegrip van maar niet documents d'assurance concernés par la sous-traitance (y compris, mais
beperkt tot de persoonsgegevens), en (iii) bij uitbesteding aan een sans s'y limiter, les données personnelles) et (iii) s'il s'agit d'une
aanbieder van clouddiensten, het betrokken cloudmodel sous-traitance « cloud » le modèle de « cloud »
(publiek/privaat/ hybride/gemeenschappelijk). (public/privé/hybride/community) concerné.
Wanneer de plaats waar de documenten worden bewaard, zich in een derde Dans les cas où le lieu de conservation de documents est situé dans un
land bevindt, inclusief in de zetel van een buiten de EER gevestigd pays tiers, y compris au siège d'exploitation d'une succursale établie
bijkantoor van de verzekeraar, moet het dossier worden aangevuld met: en dehors de l'EEE de l'assureur, le dossier doit être complété par :
- ofwel de vermelding dat er een passende samenwerkingsovereenkomst - soit l'indication qu'il existe un accord de coopération approprié
bestaat tussen de FSMA en de toezichthouder van het betrokken derde entre la FSMA et l'autorité de contrôle du pays tiers concerné et que
land en dat die overeenkomst de FSMA toegang verleent tot de cet accord prévoit l'accès par la FSMA aux documents d'assurance, aux
verzekeringsdocumenten, de lokalen en het personeel, met het oog op de locaux et au personnel et ce, en vue du bon exercice des pouvoirs de
effectieve uitoefening van de toezichtsbevoegdheden van de FSMA; contrôle de la FSMA ;
- ofwel het bewijs dat de verzekeringsdocumenten toegankelijk en - soit la preuve que les documents d'assurance sont accessibles et
auditeerbaar zijn vanuit een dochteronderneming of bijkantoor in de EER. auditables depuis une filiale ou une succursale située dans l'EEE.
De FSMA kan de verzekeraar vragen zijn dossier aan te vullen met de La FSMA peut demander à l'assureur de compléter son dossier des
informatie die zij nodig acht om over de aanvraag te kunnen beslissen. informations qu'elle juge nécessaires pour statuer sur la demande.
§ 3. Het dossier moet ook aan de Bank worden meegedeeld overeenkomstig § 3. Le dossier est également à communiquer à la Banque en application
de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart 2016 en artikel 14 van des articles 76 et 588 de la loi du 13 mars 2016 ainsi que de
de wet van 4 april 2014. l'article 14 de la loi du 4 avril 2014.
De FSMA zal met de Bank overleggen alvorens een beslissing te nemen. La FSMA se concertera avec cette dernière avant de se prononcer.
§ 4. De FSMA neemt een beslissing binnen 3 maanden na de datum van § 4. La FSMA se prononce dans les 3 mois à compter de la date de
ontvangst van het dossier, voor zover het dossier als volledig kan réception du dossier, pour autant que ce dossier puisse être considéré
worden beschouwd in de zin van paragraaf 2 en de verzekeraar ook de comme complet au sens du paragraphe 2 et que l'assureur ait également
Bank ervan in kennis heeft gesteld overeenkomstig paragraaf 3. averti la Banque conformément au paragraphe 3.
Na het verstrijken van deze termijn en bij gebreke van kennisgeving A l'expiration de ce délai et en l'absence de notification à
aan de verzekeraar van een beslissing van de FSMA, kan beroep worden l'assureur d'une décision de la FSMA, un recours est ouvert auprès du
ingesteld bij de Raad van State. In dit laatste geval wordt het beroep Conseil d'Etat. Dans ce dernier cas, le recours est traité comme s'il
behandeld als was de aanvraag verworpen. y avait eu rejet de la demande.
§ 5. Indien de verzekeraar zijn verzekeringsdocumenten op een andere § 5. Si l'assureur entreprend de conserver ses documents d'assurance
plaats dan zijn zetel bewaart zonder daarvoor vooraf toestemming te dans un autre lieu que son siège sans avoir préalablement obtenu
hebben gekregen van de FSMA, kan deze administratieve maatregelen l'accord de la FSMA, celle-ci dispose de la possibilité de prendre des
nemen of administratieve sancties opleggen overeenkomstig de wet van 4 april 2014. mesures administratives ou des sanctions administratives en application de la loi du 4 avril 2014.
§ 6. Indien het bewaarsysteem een belangrijke wijziging ondergaat ten § 6. En cas de changement majeur du système de conservation par
opzichte van de informatie die in het oorspronkelijke dossier is rapport aux informations reprises dans le dossier initial, les
opgenomen, stellen de verzekeraars de FSMA en de Bank daarvan assureurs en informent immédiatement la FSMA et Banque.
onmiddellijk in kennis.
Afdeling IV. - Inwerkingtreding Section IV. - Entrée en vigueur

Art. 5.Dit reglement treedt in werking op de datum van

Art. 5.Le présent règlement entre en vigueur le jour de l'entrée en
inwerkingtreding van het koninklijk besluit tot goedkeuring ervan. vigueur de l'arrêté royal qui l'approuve.
Brussel, 30 juni 2020. Bruxelles, le 30 juin 2020.
De voorzitter van de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten Le président de l'Autorité des services et marchés financiers
Voorzitter, Président,
J.-P. Servais J.-P. Servais
Toelichting Note explicative
Het besluit dat wij de eer hebben ter ondertekening aan Uwe Majesteit
voor te leggen, voorziet in de goedkeuring van het reglement van de L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de votre
FSMA van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van Majesté prévoit l'approbation du règlement de la FSMA du 30 juin 2020
verzekeringsdocumenten. relatif au lieu de conservation des documents d'assurance.
Artikel 14 van de wet van 4 april 2014 betreffende de verzekeringen L'article 14 de la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances prévoit
bepaalt dat de Belgische verzekeraars de verzekeringdocumenten moeten que les assureurs belges conservent les documents d'assurance à leur
bewaren in hun hoofdkantoor (of in de zetel van de bijkantoren in de siège principal (ou le siège d'exploitation des succursales au sein de
EER) en de verzekeraars uit derde landen in de Belgische zetel van hun l'EEE) et les assureurs relevant du droit de pays tiers au siège belge
bijkantoren of op enige andere plaats die vooraf door de FSMA en de de leurs succursales, ou en tout autre lieu préalablement agréé par la
Bank is goedgekeurd. FSMA et la Banque.
Rekening houdend met de recente technologische ontwikkelingen en met Tenant compte des évolutions technologiques récentes et du fait que
het feit dat verzekeringsdocumenten tegenwoordig zeer regelmatig in les documents d'assurance sont dorénavant très régulièrement conservés
datacenters of via uitbesteding in een cloud worden bewaard, heeft de dans des datacenters ou via une sous-traitance « cloud », la FSMA a
FSMA beslist haar verwachtingen ten aanzien van de bewaring op een décidé de préciser ses attentes en matière de conservation dans un
andere plaats dan de zetel te verduidelijken. lieu autre que le siège.
De wijze waarop documenten worden bewaard, blijft vrij. Le mode de conservation des documents reste quant à lui libre.
Bovendien doen de bepalingen van dit reglement geen afbreuk aan andere En outre, le présent règlement est sans préjudice d'autres
wettelijke bepalingen. Ter illustratie: de artikelen 76 en 588, § 1, dispositions légales. A titre illustratif, les articles 76 et 588, § 1er,
2° van de wet van 13 maart 2016 op het statuut van en het toezicht op de verzekerings- of herverzekeringsondernemingen bepalen dat iedere verzekerings- of herverzekeringsonderneming alle documenten die betrekking hebben op haar activiteiten bewaart in haar zetel of op elke andere plaats die de Bank vooraf heeft goedgekeurd in overleg met de FSMA. Met het reglement dat ter goedkeuring wordt voorgelegd (hierna "het reglement") worden twee doelstellingen nagestreefd. Enerzijds beoogt het reglement de invoering van een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure voor de bewaring van documenten op een andere plaats dan de zetel van de verzekeraar in de gevallen waarin de verzekeraar voldoet aan de door de FSMA vastgestelde criteria (inclusief het feit dat de verzekeraar, behalve in uitzonderlijke gevallen, permanent toegang moet hebben tot de verzekeringsdocumenten). Het belangrijkste gevolg van deze procedure 2°, de la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance et de réassurance prévoient que les entreprises d'assurance et de réassurance conservent les documents relatifs à leurs activités à leur siège ou en tout autre lieu préalablement autorisé par la Banque en concertation avec la FSMA. Le règlement qui est soumis pour approbation (ci-après, le règlement) poursuit deux objectifs. D'une part, il vise à mettre en place une procédure d'autorisation simplifiée pour la conservation des documents dans un autre lieu que le siège de l'assureur dans les cas où l'assureur satisfait à des critères déterminés par la FSMA (dont notamment le fait que l'assureur doit avoir, sauf cas exceptionnels, un accès permanent aux documents d'assurance). La principale conséquence de cette procédure est le fait
is dat de FSMA sneller een beslissing neemt: binnen 8 weken in plaats que la FSMA se prononce dans un délai plus court : 8 semaines au lieu
van 3 maanden voor de klassieke procedure (termijn van orde). de 3 mois pour la procédure classique (délai d'ordre).
Anderzijds bepaalt het reglement de inhoud van het dossier dat aan de D'autre part, le règlement précise le contenu du dossier à communiquer
FSMA moet worden meegedeeld om haar goedkeuring te verkrijgen op basis à la FSMA pour recevoir une autorisation sur base de la procédure
van de klassieke procedure voor alle andere gevallen dan die waarin classique pour tous les cas autres que ceux qui permettent de recevoir
een vereenvoudigde goedkeuringsprocedure kan worden toegepast une autorisation simplifiée (par exemple lorsque la conservation des
(bijvoorbeeld wanneer de verzekeringsdocumenten elektronisch of op documents d'assurance se fait, de manière électronique ou papier, dans
papier worden bewaard in een derde land buiten de Europese Economische un pays tiers hors de l'Espace Economique Européen). La FSMA se
Ruimte). De FSMA neemt een beslissing binnen 3 maanden (termijn van prononce dans un délai de 3 mois (délai d'ordre).
orde). Na het verstrijken van beide voornoemde termijnen (8 weken/3 maanden) A l'expiration des 2 délais précités (8 semaines/3 mois), le silence
wordt het stilzwijgen van de FSMA beschouwd als een de la FSMA est réputé constituer une décision de refus susceptible de
weigeringsbeslissing waartegen beroep kan worden ingesteld bij de Raad recours devant le Conseil d'Etat.
van State. Indien de FSMA vaststelt dat niet is voldaan aan de voorwaarden om in Si la FSMA constate que les conditions pour bénéficier de la procédure
aanmerking te komen voor de vereenvoudigde goedkeuringsprocedure, d'autorisation simplifiée ne sont pas remplies, elle en informera
stelt zij de betrokken verzekeraar daarvan in kennis. l'assureur concerné.
Voor zover nodig wordt gepreciseerd dat de niet-naleving van artikel Pour autant que de besoin, il est précisé que le non-respect de
14 van de wet van 4 april 2014 aanleiding kan geven tot l'article 14 de la loi du 4 avril 2014 peut déboucher sur des mesures
administratieve maatregelen of administratieve sancties. Er wordt met administratives ou des sanctions administratives. On songe notamment à
name gedacht aan de mogelijkheid om dwangsommen op te leggen. la faculté d'imposer des astreintes.
Het reglement heeft betrekking op de bewaring van documenten met Le règlement concerne la conservation des documents relatifs aux
betrekking tot de activiteiten van verzekeraars die gedefinieerd activités des assureurs qui ont été définis comme visant les originaux
worden als originelen van verzekeringsovereenkomsten (polissen en des contrats d'assurance (polices et avenants), des courriers envoyés
aanhangsels), brieven aan verzekeringnemers, rapporteringen die aux preneurs d'assurance et des reportings requis par ou en vertu de
vereist zijn door of krachtens de wet van 4 april 2014 betreffende de la loi du 4 avril 2014 relative aux assurances et des reportings
verzekeringen, en prudentiële rapporteringen die vereist zijn door of
krachtens de wet van 13 maart 2016. Onder "originelen" wordt elk prudentiels requis par ou en vertu de la loi du 13 mars 2016. Par «
papieren of elektronisch document verstaan. Deze term kan ook slaan op originaux » il est entendu tout document papier ou tout document
digitale of andere kopieën (op fotografische, microfotografische, électronique. En outre, cela vise également les copies numériques ou
magnetische, elektronische of optische drager) van papieren sur un autre support (support photographique, microphotographique,
documenten, voor zover deze kopieën met de originelen zijn magnétique, électronique ou optique) des documents papiers dans la
gelijkgesteld op grond van een wettelijke bepaling zoals artikel 14 mesure où ces copies sont assimilées aux originaux en application
van de wet van 4 april 2014, artikel 71 van de gecoördineerde wet van d'une disposition légale telle que l'article 14 de la loi du 4 avril
24 december 1996 tot organisatie van de openbare kredietsector en van 2014, l'article 71 de la loi coordonnée du 24 décembre 1996 portant
het bezit van de deelnemingen van de openbare sector in bepaalde organisation du secteur public du crédit et de la détention des
privaatrechtelijke financiële vennootschappen en artikel XII.25 van participations du secteur public dans certaines sociétés financières
het Wetboek van economisch recht. de droit privé et l'article XII.25 du Code de droit économique.
Omdat artikel 14 van de wet van 14 april 2014 eist dat de plaats waar Puisque l'article 14 de la loi du 4 avril 2014 requiert que le lieu de
de documenten worden bewaard, vooraf door zowel de FSMA als de NBB conservation des documents soit préalablement agréé tant par la FSMA
wordt goedgekeurd, moeten de verzekeraars elk van die twee que par la BNB, les assureurs devront communiquer à chaque autorité un
autoriteiten een specifiek dossier bezorgen. Daaruit vloeit voort dat dossier spécifique. Il s'ensuit que la FSMA et la Banque se
de FSMA en de Bank met elkaar overleggen voor ze elk hun eigen concerteront avant de rendre, chacune, leur décision. Afin de pouvoir
beslissing nemen. Om de documenten op een andere plaats te mogen conserver les documents dans un autre lieu, l'assureur devra obtenir
bewaren, moet de verzekeraar vooraf het akkoord van elk van beide préalablement l'accord de chacune de ces autorités.
autoriteiten verkrijgen.
Ook wordt opgemerkt dat het toepassingsgebied van artikel 14 van de Il est également noté que le champ d'application de l'article 14 de la
wet van 4 april 2014 gedeeltelijk identiek is aan het loi du 4 avril 2014 est en partie identique avec celui des articles 76
toepassingsgebied van de artikelen 76 en 588 van de wet van 13 maart et 588 de la loi du 13 mars 2016, lequel relève de la compétence de
2016, dat onder de uitsluitende toezichtsbevoegdheid van de NBB valt. contrôle exclusive de la BNB. Le règlement est donc à comprendre sans
De bepalingen van dit reglement doen bijgevolg geen afbreuk aan de
bevoegdheden van de Bank. préjudice des compétences de la Banque.
Gezien om gevoegd te worden bij Ons besluit van 31 juli 2020 tot Vu pour être annexé à Notre arrêté du 31 juillet 2020 portant
goedkeuring van het reglement van de Autoriteit voor Financiële approbation du règlement de l'Autorité des services et marchés
Diensten en Markten van 30 juni 2020 betreffende de bewaarplaats van financiers du 30 juin 2020 relatif au lieu de conservation des
verzekeringsdocumenten. documents d'assurance.
FILIP PHILIPPE
Van Koningswege : Par le Roi :
De Minister van Economie en Consumenten, La Ministre de l'Economie et des Consommateurs,
N. MUYLLE N. MUYLLE
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