1 FEBRUARI 2000. - Koninklijk besluit tot vaststelling van de organieke voorschriften voor het financieel en materieel beheer van de wetenschappelijke instellingen van de Staat die ressorteren onder de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer

ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op artikel 37 van de Grondwet;

Gelet op de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991, inzonderheid op artikel 140;

Gelet op het koninklijk besluit nr. 504 van 31 december 1986 tot oprichting van de wetenschappelijke inrichtingen van de Staat, die ressorteren onder de beide Ministers van Onderwijs, of onder de Minister(s) aangewezen bij een in de Ministerraad overlegd koninklijk besluit, als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, bekrachtigd bij de wet van 30 maart 1987;

Gelet op de wet van 28 december 1992 houdende fiscale, financiële en diverse bepalingen, inzonderheid op artikel 128;

Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid op de artikelen 6 en 10;

Gelet op het koninklijk besluit van 31 maart 1987 betreffende de groepering van de wetenschappelijke inrichtingen van de Staat, die ressorteren onder de Minister tot wiens bevoegdheid de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden behoren en hun nadere organisatie als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 11 december 1987 en 9 december 1994;

Gelet op het koninklijk besluit van 31 maart 1987 betreffende het financieel en materieel beheer van de wetenschappelijke inrichtingen van de Staat of van hun groeperingen, die Staatsdiensten met afzonderlijk beheer zijn en die afhangen van beide Ministers van Onderwijs;

Overwegende dat tien jaar van het stelsel "van het afzonderlijk beheer" de wetenschappelijke instellingen die vroeger onder de Ministers van Onderwijs en van Education nationale ressorteerden en nu onder de Minister van Wetenschappelijk Onderzoek ressorteren, in staat gesteld hebben hun financieel en materieel beheer te verbeteren, maar dat dit stelsel dient aangepast te worden op grond zowel van de tijdens deze periode opgedane ervaring als van de nieuwe behoeften die naar voren zijn getreden;

Overwegende eveneens dat de ontwikkeling van de wetgeving en van de regelgeving inzake begrotingsaangelegenheden, ambtenarenzaken en overheidsopdrachten een aanpassing vereist van de bestaande verordeningsbepalingen betreffende het financieel en materieel beheer van deze instellingen om de modernisering en de versterking van hun beheersautonomie mogelijk te maken in het kader van een efficiëntere aanwending van de overheidsgelden;

Overwegende dat het noodzakelijk is de rol van de diverse partijen die tussenkomen in het beheer van deze instellingen beter te omschrijven, sommige administratieve of financiële procedures te vereenvoudigen of te preciseren, rekening houdende met name met de opmerkingen van het Rekenhof, en dat de efficiëntie van de controle dient verbeterd te worden door een doorzichtiger beheer;

Gelet op het advies van 18 december 1997 van het College der hoofden van de federale wetenschappelijke instellingen die onderworpen zijn aan het gezag van de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 4 oktober 1999;

Gelet op het akkoord van Onze Minister van Begroting, gegeven op 23 december 1999;

Gelet op het akkoord van Onze Minister van Ambtenarenzaken, gegeven op 30 november 1999;

Gelet op de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973, inzonderheid op artikel 3, § 1, vervangen door de wet van 4 juli 1989 en gewijzigd bij de wet van 4 augustus 1996;

Gelet op de hoogdringendheid;

Overwegende dat dit besluit bepalingen bevat met betrekking tot het begrotings- en boekhoudkundig beheer waarvan de inwerkingtreding moet overeenstemmen met de aanvang van een begrotingsjaar, en dus met de aanvang van een burgerlijk jaar, zijnde in dit geval 1 januari 2000;

Overwegende dat op 1 januari 2000 elke wetenschappelijke instelling een nieuwe beheerscommissie moet hebben ter vervanging van de beheerscommissies van de groeperingen en dat onderhavig besluit binnen de kortste keren moet gepubliceerd worden teneinde de installatie van deze commissies mogelijk te maken;

Overwegende dat elke wetenschappelijke instelling waarop dit besluit betrekking heeft een Staatsdienst met afzonderlijk beheer wordt door de afschaffing van de groeperingen, en dat het noodzakelijk is dat elke nieuw opgerichte beheerscommissie de nodige tijd moet hebben om haar rekenplichtige aan te duiden opdat deze operationeel zou zijn op 1 januari 2000;

Overwegende tenslotte dat de nieuwe kalender van de begrotingswerkzaamheden, die moet worden toegepast vanaf 1 januari 2000, zo snel mogelijk moet gekend zijn;

Op de voordracht van Onze Minister van Begroting, Onze Minister van Financiën en Onze Minister van Wetenschappelijk Onderzoek, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK I. - Definities en algemene principes

Artikel 1.In de zin van dit besluit dient te worden verstaan onder : a) "instelling(en)", de wetenschappelijke instelling(en) van de Staat die ressorteert (ressorteren) onder de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort : 1° het Algemeen Rijksarchief en de Rijksarchieven in de Provinciën;2° de Koninklijke Bibliotheek van België;3° het Belgisch Instituut voor Ruimte-aëronomie;4° het Koninklijk Meteorologisch Instituut van België;5° de Koninklijke Sterrenwacht van België;6° het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika;7° het Koninklijk Belgisch Instituut voor Natuurwetenschappen;8° de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedenis;9° de Koninklijke Musea voor Schone Kunsten van België;10° het Koninklijk Instituut voor het Kunstpatrimonium;b) "Minister", de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort;c) "Diensten", de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden;d) "secretaris-generaal", de secretaris-generaal van de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden;e) "college", het college der hoofden van de federale wetenschappelijke instellingen die onderworpen zijn aan het gezag van de Minister tot wiens bevoegdheid het Wetenschapsbeleid behoort;f) "pool", de verzameling van meerdere instellingen waarvan de opdrachten en de activiteiten als verwant beschouwd worden;de pool is geen groepering in de zin van artikel 1, § 2, van het bovengenoemd koninklijk besluit nr. 504 van 31 december 1986.

Art. 2.Iedere instelling is een Staatsdienst met afzonderlijk beheer.

Art. 3.De instellingen vormen vier polen.

De instellingen bedoeld in artikel 1, a), 1° en 2°, vormen de pool "Documentatie".

De instellingen bedoeld in artikel 1, a), 3°, 4 en 5°, vormen de pool "Ruimte".

De instellingen bedoeld in artikel 1, a), 6° en 7°, vormen de pool "Natuur".

De instellingen bedoeld in artikel 1, a), 8°, 9° en 10° vormen de pool "Kunst".

Art. 4.De beheersorganen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer zijn de beheerscommissie en de ordonnateur. HOOFDSTUK II. - De beheerscommissie

Art. 5.De beheerscommissie is belast met : 1° het vastleggen van het kaderprogramma van de activiteiten van de instelling bedoeld in artikel 42;2° het opstellen van de begroting voor het begin van het begrotingsjaar en het, zo nodig, aanpassen ervan in de loop van het begrotingsjaar;3° het goedkeuren, samen met de initiële begroting, van het jaarlijks investeringsplan;4° het opstellen en het periodiek onderzoeken van de overzichtstabel bedoeld in artikel 43;5° het goedkeuren van het jaarlijks activiteitenverslag;6° het afsluiten van de rekeningen van het afgelopen begrotingsjaar;7° het voorstellen aan de Minister of het vaststellen van de vergoedingen bedoeld in artikel 46;8° het goedkeuren van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten binnen de perken van het bepaalde van artikel 52;9° het voorstellen aan de Minister van het aanwervingsplan voor het statutair personeel, met uitzondering van het wetenschappelijk personeel, en het nemen, uitgaande van de in dit plan omschreven functieprofielen en met instemming van het Vast wervingssecretariaat en de Diensten, van de nodige maatregelen voor de selectieproeven van genoemd personeel;10° het voorstellen aan de Minister of aan de secretaris-generaal, volgens de geldende bepalingen inzake delegatie van bevoegdheid binnen de Diensten, van de indienstneming van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de kredieten ingeschreven in de begroting van de Diensten;11° het in dienst nemen van het contractueel personeel bezoldigd ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;12° het nauwgezet beheren van de middelen en het patrimonium van de instelling;13° het organiseren van de algemene (administratieve, logistieke en technische) diensten van de instelling;14° het bepalen van de behoeften betreffende de nieuw- en vernieuwbouw en het onderhoud van de infrastructuur en het waken over het rationeel gebruik ervan;15° het nemen van de maatregelen om de veiligheid van personen en goederen te verzekeren boven de essentiële veiligheidsmaatregelen genomen door het hoofd van de betrokken instelling;16° het beslissen tot de aankoop van artistieke of historische verzamelstukken binnen de perken van het bepaalde van artikel 47.

Art. 6.§ 1. De beheerscommissie is samengesteld uit : a) als stemgerechtigde leden : 1° het hoofd van de betrokken instelling;2° de hoofden van de andere instellingen die tot dezelfde pool behoren;3° twee personeelsleden van de Diensten of hun plaatsvervanger, waaronder ten minste een ambtenaar-generaal, aangewezen door de secretaris-generaal en goedgekeurd door de Minister;4° vier leden - twee Nederlandstaligen en twee Franstaligen - die geen deel uitmaken en geen deel uitgemaakt hebben van het personeel van de instellingen, noch van de Diensten - aangewezen door de Minister, waarvan twee op grond van een dubbeltal opgesteld door de hoofden van de betrokken instellingen en voorgedragen door de secretaris-generaal, Hun mandaat loopt over vier jaar en is vernieuwbaar. Ze worden gekozen voor hun ervaring inzake beheer.

Ze mogen geen mandaat beginnen als zij de leeftijd van 65 jaar overschreden hebben. b) als leden met raadgevende stem : 1° de bij de Minister geaccrediteerde Inspecteur van Financiën die belast is met de dossiers van de instellingen;2° de voorzitter van de Wetenschappelijke raad van de betrokken instelling en de voorzitters van de Wetenschappelijke raden van de andere instellingen die tot dezelfde pool behoren;3° de rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer en de rekenplichtingen van de andere instellingen die tot dezelfde pool behoren;4° de secretaris van de commissie van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer en de secretarissen van de commissies van de andere instellingen die tot dezelfde pool behoren;5° een personeelslid van de betrokken instelling en een personeelslid van de andere instellingen die tot dezelfde pool behoren, titularissen van een leidinggevende functie en van een andere taalrol dan die van het hoofd van hun instelling, aangewezen door de Minister op de voordracht opgesteld door de hoofden van de betrokken instellingen en voorgedragen door de secretaris-generaal. De beheerscommissies van de Staatsdiensten met afzonderlijk beheer die tot dezelfde pool behoren hebben dezelfde samenstelling. § 2. Het lid van de beheerscommissie dat ontslag neemt of overlijdt, wordt onmiddellijk vervangen. Het nieuwe lid voltooit het mandaat van zijn voorganger. § 3. Het lid van de beheerscommissie bedoeld in § 1, a), 4° dat, behalve om behoorlijk vastgestelde medische redenen, niet aan drie opeenvolgende vergaderingen van de beheerscommissie deelneemt, wordt als ontslagnemend beschouwd, Hij wordt op dezelfde wijze vervangen als die vastgelegd in § 1, a), 4°. § 4. Voor de personen bedoeld in § 1, a), 4° en b), 2°, wordt de functie van lid van de beheerscommissie vergoed via presentiegeld, waarvan het bedrag door de Minister vastgesteld wordt.

Het koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten is van toepassing op de leden van de beheerscommissie bedoeld in § 1, a), 4° en b), 2°, die daartoe gelijkgesteld worden met Rijksambtenaren met een graad van rang 15. § 5. De beheerscommissie kan iedere persoon uitnodigen om aan haar werkzaamheden deel te nemen wegens zijn ervaring op het gebied van de behandelde materie(s). In dat geval heeft deze persoon raadgevende stem.

Art. 7.De voorzitter van de beheerscommissie wordt door haar aangewezen onder de leden bedoeld in artikel 6, § 1, a), 3°.

De ondervoorzitters van de beheerscommissie zijn de hoofden van de instellingen die ervan lid zijn.

De secretaris van de beheerscommissie wordt door haar aangewezen onder het personeel van de betrokken instellingen of van de Diensten.

Art. 8.De beheerscommissie beraadslaagt onder voorzitterschap van de voorzitter of, bij diens afwezigheid van de oudste ondervoorzitter in functie als instellingshoofd.

Art. 9.De beheerscommissie vergadert zoveel maal als zij nodig acht en minstens viermaal per jaar. Zij komt bijeen in een van de instellingen van de betrokken pool.

De voorzitter roept schriftelijk minstens vijf werkdagen vooraf de leden van de commissie samen en dit ambtshalve of op gemotiveerd verzoek van het hoofd van de instelling, van een derde van de stemgerechtigde leden van de commissie of van de helft van de personeelsleden van de betrokken instelling die titularis zijn van een leidinggevende functie.

De uitnodiging vermeldt nauwkeurig de agenda, die met name ieder punt moet bevatten voorgesteld door een lid en dat de voorzitter minstens tien werkdagen vóór de vergadering bereikt moet hebben.

Art. 10.De beheerscommissie kan slechts geldig beraadslagen indien de meerderheid van haar stemgerechtigde leden aanwezig is.

Indien dit quorum niet bereikt wordt, beraadslaagt de commissie onder voorbehoud van formele goedkeuring van haar beslissingen tijdens de volgende vergadering. Voor deze goedkeuring is het quorum niet vereist, voor zover de tijdens de vorige vergadering genomen beslissingen expliciet op de agenda geplaatst zijn van de nieuwe vergadering.

Art. 11.De beslissingen van de commissie worden bij meerderheid van stemmen genomen. Bij staking van stemmen, wordt het in stemming gebrachte voorstel verworpen.

Art. 12.Uitgaande van een model opgesteld door het college, legt de beheerscommissie haar huishoudelijk reglement vast.

Art. 13.De beraadslagingen en de beslissingen van de beheerscommissie worden opgetekend in een ontwerp van notulen opgesteld in de taal van de secretaris.

Deze worden binnen vijf werkdagen na de vergadering aan de secretaris-generaal en aan de leden van de beheerscommissie gestuurd.

Deze laatste beschikken over tien werkdagen om hun opmerkingen aan de voorzitter kenbaar te maken.

Indien er na het verstrijken van deze termijn geen opmerkingen zijn, wordt het ontwerp van notulen beschouwd als goedgekeurd en door de voorzitter, de ondervoorzitter, hoofd van de betrokken instelling, en de secretaris ondertekend.

Indien een lid van de commissie binnen de gestelde termijn een opmerking heeft geformuleerd, wordt het ontwerp van notulen samen met deze opmerking aan de volgende vergadering van de beheerscommissie voorgelegd, die zich over de goedkeuring ervan uitspreekt.

Een kopie van de goedgekeurde notulen, opgesteld in het Nederlands en in het Frans, wordt aan de leden van de beheerscommissie gezonden alsmede aan de secretaris-generaal, die deze aan de Minister doorstuurt.

De goedgekeurde notulen worden ingeschreven in een speciaal register.

Kopieën of uittreksels die aan een of andere instantie voorgelegd moeten worden, worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Art. 14.§ 1. De beheerscommissie kan, uit eigen beweging of verzoek van de Minister of van de secretaris-generaal, samen vergaderen met de Wetenschappelijke raad van de betrokken instelling vergaderen om een specifiek probleem van deze instelling te onderzoeken. § 2. De beheerscommissies van de Staatsdiensten met afzonderlijk beheer die tot eenzelfde pool behoren kunnen, uit eigen beweging of op verzoek van de Minister of van de secretaris-generaal, samen vergaderen met de Wetenschappelijke raden van de betrokken instellingen om een specifiek probleem van een of van meerdere van deze instellingen te onderzoeken. HOOFDSTUK III. - De ordonnateur

Art. 15.De ordonnateur van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer is het hoofd van de betrokken instelling.

Art. 16.De ordonnateur is belast met : 1° het voorbereiden van de vergaderingen en het uitvoeren van de beslissingen van de beheerscommissie;2° het vaststellen van de rechten ten bate van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer;3° het aangaan van iedere uitgave ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, voor zover het bedrag van deze uitgave, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan 2,0 miljoen frank;4° machtiging te verlenen tot het aangaan van iedere uitgave ten laste van de begroting van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, voor zover die vooraf toegestaan werd, naargelang het geval, door de Minister, door de beheerscommissie of door hemzelf;5° het goedkeuren van de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen of diensten binnen de perken van het bepaalde van artikel 53.

Art. 17.De beheerscommissie draagt het dagelijks beheer van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer over aan haar ordonnateur. Het voorwerp en de grenzen van deze delegatie, die nooit betrekking kan hebben op de taken bedoeld in artikel 5, 1° tot 8°, zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement van de beheerscommissie.

De handelingen verricht door de ordonnateur in het kader van deze delegatie worden ter kennis gebracht van de beheerscommissie op haar eerstvolgende vergadering.

Art. 18.Na toestemming van de beheerscommissie kan de ordonnateur, onder zijn verantwoordelijkheid, bepaalde taken bedoeld in artikel 16 en/of bepaalde taken die hem opgedragen werden door de beheerscommissie ter uitvoering van artikel 17, overdragen aan de departements-, afdelings- of diensthoofden of aan de verantwoordelijken van gedecentraliseerde vestigingen van de betrokken instelling.

Art. 19.In afwijking van artikel 16, 3°, is de ordonnateur gemachtigd, ongeacht het bedrag, de dagelijkse uitgaven te doen betreffende de correspondentie, het gebruik van telecommunicatiemiddelen, de energie, het waterverbruik, het materieel en de producten voor dagelijks gebruik en voor de schoonmaak van de lokalen, en dit binnen de perken van de daartoe in de begroting ingeschreven kredieten.

De Minister kan, op advies van de beheerscommissie, de lijst wijzigen van de dagelijkse uitgaven bedoeld in voorgaand lid. HOOFDSTUK IV. - De rekenplichtige

Art. 20.De rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer wordt door de beheerscommissie aangewezen onder de personeelsleden van de betrokken instelling, of bij ontstentenis onder de personeelsleden van de Diensten, op voordracht van het hoofd van de betrokken instelling en met instemming van de secretaris-generaal.

Art. 21.De rekenplichtige is belast met : 1° het registreren van de vastgestelde rechten en het verrichten van de betalingen;2° het bewaren en behandelen van de gelden en waarden;3° het opstellen en bewaren van de bescheiden met betrekking tot de begrotingen en rekeningen, alsmede van ieder bewijsstuk;4° het bijhouden van de boekhouding en de inventaris van het vermogen. Hij is verantwoording verschuldigd jegens het Rekenhof.

Art. 22.De rekenplichtige ontvangt een jaarlijkse forfaitaire vergoeding waarvan het bedrag door de Minister vastgesteld wordt.

Art. 23.Op voorstel van de ordonnateur kan de beheerscommissie, onder het personeel van de betrokken instelling, hulprekenplichtigen aanwijzen belast met het bewaren, behandelen en beheren van sommige rekeningen en kassen.

De hulprekenplichtingen voeren hun taak uit onder rechtstreekse verantwoordelijkheid van de rekenplichtige van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer. HOOFDSTUK V. - De begroting

Art. 24.De Staatsdienst met afzonderlijk beheer maakt jaarlijks een begroting op die zonder uitzondering de ramingen omvat van al zijn inkomsten en uitgaven.

Onder inkomsten dient met name te worden verstaan de aan het begin van het begrotingsjaar beschikbare financiële middelen, de dotaties aan de Staatsdienst met afzonderlijk beheer uit de begroting van de Diensten, de eigen inkomsten van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, met inbegrip van de opbrengst van de realisatie en van de intresten van financiële rekeningen en de opbrengst van de verhuur van lokalen en van concessie van infrastructuur of van dienstverlening.

Onder uitgave dient te worden verstaan iedere som die de Staatsdienst met afzonderlijk beheer aan een derde moet betalen.

Art. 25.Het begrotingsjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december van hetzelfde jaar.

Art. 26.De voorstelling van de begroting, de classificaties ervan en de wijze van aanrekening van de inkomsten en de uitgaven worden vastgelegd door de Minister na akkoord van de Minister van Begroting.

Art. 27.§ 1. De inkomsten, met inbegrip van die afkomstig van de eigen activiteiten van de instelling, met name de vastgelegde vergoeding voor het bezoek aan de instelling door het publiek of voor een geleverde dienst, worden zonder onderscheid gebruikt om de uitgaven te dekken. § 2. De beheerscommissie kan evenwel, bij het opmaken van de jaarlijkse begroting of naar aanleiding van een bijzondere beslissing in verband met een activiteit, beslissen dat sommige inkomsten een specifieke bestemming krijgen. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.

Art. 28.De uitgaven mogen de inkomsten voor een gegeven begrotingsjaar niet overschrijden.

De financiële middelen beschikbaar aan het begin van dat begrotingsjaar mogen echter slechts bijdragen aan het evenwicht van de begroting voor zover ze uitgaven dekken die tot doel hebben het patrimonium van de betrokken instelling te vergroten of een specifieke onderzoek- of dienstverlenende activiteit te verrichten die met de inkomsten van een enkel begrotingsjaar niet uitgevoerd kan worden en waarvan het principe vooraf goedgekeurd werd door de beheerscommissie.

Iedere afwijking van de bepalingen van de vorige alinea vereist een expliciete toestemming van de Minister.

Art. 29.De begroting wordt opgemaakt per activiteitenprogramma en per basisallocatie.

Art. 30.Zodra vastgelegd in het kader van de goedkeuring of van de aanpassing van de begroting, is het bedrag van een basisallocatie qua uitgaven, voor de beheerscommissie en de ordonnateur, een uitgavenkrediet, dat wil zeggen een dienovereenkomstige uitgavenmachtiging en die niet voor andere doeleinden aangewend mag worden dan voor die waarin de begroting voorziet.

De herschikking van kredieten onder bepaalde basisallocaties in de loop van een begrotingsjaar wordt evenwel toegestaan op de voorwaarden en de wijze bepaald door de Minister.

Art. 31.De aan het einde van een begrotingsjaar niet opgebruikte kredieten worden automatisch geschrapt.

Art. 32.§ 1. In de begroting wordt jaarlijks een provisioneel krediet ingeschreven ten bedrage van een percentage van de ramingen van de bestaansmiddelenuitgaven. De Minister legt dit percentage vast, na akkoord van de Minister van Begroting. § 2. Het provisioneel krediet mag in de loop van het begrotingsjaar aangewend worden om het hoofd te bieden aan onvoorziene bestaansmiddelenuitgaven. De beheerscommissie motiveert haar beslissing terzake.

Art. 33.De beheerscommissie maakt voor 1 mei een voorstel van begroting op voor het volgende begrotingsjaar. Dit voorstel wordt opgemaakt uitgaande van de dotatie, berekend overeenkomstig de instructies van het betrokken begrotingsjaar.

Het voorstel is vergezeld van een lijst met nieuwe initiatieven en behoeften voor het volgende begrotingsjaar waarvan de dekking, volgens de beheerscommissie, een aanpassing vereist van de dotatie van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer. Deze lijst wordt gemotiveerd en opgesteld volgens een prioriteitenvolgorde.

Art. 34.§ 1. Ten laatste op het einde van de begrotingswerkzaamheden deelt de Minister aan de betrokken instelling het bedrag mee van de dotatie die zal ingeschreven worden in het ontwerp van algemene uitgavenbegroting van de Staat. § 2. De beheerscommissie maakt ten laatste vijftien dagen na deze mededeling de initiële begroting voor het betrokken begrotingsjaar op.

Art. 35.§ 1. De beheerscommissie maakt voor 1 maart een voorstel van aangepaste begroting op voor het lopende begrotingsjaar, op basis van de dotatie, berekend overeenkomstig de begrotingsinstructies.

Dit voorstel is vergezeld van de verantwoording van de erin vervatte aanpassingen. § 2. Ten laatste op het einde van de begrotingswerkzaamheden deelt de Minister aan de betrokken instelling het bedrag mee van de aangepaste dotatie die zal ingeschreven in het ontwerp van aangepaste algemene uitgavenbegroting van de Staat. § 3. De beheerscommissie maakt voor 30 april de aangepaste begroting voor het lopende jaar op.

Art. 36.Vooraleer de initiële en aangepaste begrotingen van een begrotingsjaar op te maken, onderzoekt de beheerscommissie de eventuele desbetreffende opmerkingen uitgebracht door de Inspecteur van Financiën bedoeld in artikel 6, § 1, b), 1°. Ze motiveert iedere beslissing die indruist tegen een van deze opmerkingen.

Art. 37.De Minister legt, met akkoord van de Minister van Begroting, het model vast van de in de algemene uitgavenbegroting van de Staat te publiceren begroting. HOOFDSTUK Vl. - De rekeningen

Art. 38.Aan het einde van ieder begrotingsjaar stelt de Staatsdienst met afzonderlijk beheer een rekening van uitvoering van de begroting, een beheersrekening en een vermogensstaat op, in de vorm vastgelegd door de Minister na akkoord van de Minister van Financiën.

Art. 39.§ 1. De beheerscommissie stelt, voor 1 maart, de rekeningen van het voorgaande jaar voor en deelt ze mee aan de secretaris-generaal. § 2. De beheerscommissie sluit voor 1 mei de rekeningen van het vorige begrotingsjaar af en deelt ze mee aan de secretaris-generaal die ze, samen met zijn eventuele opmerkingen, aan de Minister doorstuurt. § 3. De Minister keurt deze rekeningen voor 30 mei goed en maakt ze, met het oog op verzending naar het Rekenhof, over aan de Minister van Financiën.

Art. 40.De bewijsstukken met betrekking tot de rekeningen worden door de rekenplichtige in de betrokken instelling zelf bewaard.

Art. 41.Wanneer een andere rekenplichtige wordt aangewezen, om welke reden ook, moeten dezelfde bescheiden worden opgesteld als die bedoeld in artikel 38. HOOFDSTUK Vll. - Het beheer

Art. 42.De Staatsdienst met afzonderlijk beheer stelt een driejarig kaderprogramma van de activiteiten van de instelling op.

Het kaderprogramma beschrijft de manier waarop de Staatsdienst met afzonderlijk beheer er zich toe verbindt de statutaire opdrachten van de betrokken instelling te vervullen in de vorm van oogmerken, vastgesteld gelet op : a) het terzake door de regering en de minister uitgestippelde beleid;b) de toestand van zijn omgeving, in het bijzonder de verschillende soorten van publiek (instellingen en particulieren) waartoe de instelling zich richt;c) de structurele toestand waarin hij verwacht zich te bevinden, in het bijzonder de menselijke, financiële en logistieke middelen waarover hij beschikt en de overeenstemmende middelen die de regering hem zal toekennen. Het wordt opgesteld door het hoofd van de instelling en de departementshoofden, uitgaande van de richtlijnen verstrekt door de secretaris-generaal, en wordt voorgelegd aan de wetenschappelijke raad om zijn advies in te winnen.

Het wordt vervolgens vastgelegd bij met redenen omklede beslissing van de beheerscommissie en voorgelegd aan de Minister die het, binnen een termijn van vijftien werkdagen, goedkeurt, wijzigt of weigert. Na deze termijn wordt het kaderprogramma geacht door de Minister te zijn goedgekeurd.

Het wordt ieder jaar aangepast volgens het principe van het glijdend plan.

Art. 43.De Staatsdienst met afzonderlijk beheer stelt een overzichtstabel op waarmee de ontwikkeling van zijn beheer gevolgd en beoordeeld kan worden.

De overzichtstabel bevat een reeks indicatoren over de realisaties van de instelling (fysieke en statistische gegevens), over haar administratief en financieel beheer (begrotings- en boekhoudingsgegevens en gegevens met betrekking tot de human resources) en over de resultaten van haar activiteiten (graad van realisatie van de in het kaderprogramma omschreven doelstellingen).

De samenstelling van de overzichtstabel wordt bepaald door de beheerscommissie aan de hand van een minimummodel vastgelegd door de Minister na advies van het college.

De overzichtstabel wordt bijgewerkt op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december van ieder begrotingsjaar. De bijgewerkte overzichtstabel wordt binnen tien werkdagen voorgelegd aan de beheerscommissie, die ze op haar eerstvolgende vergadering onderzoekt.

Art. 44.Indien de overzichtstabel bedoeld in artikel 43 driemaal na elkaar een blijvend verschil vertoont tussen de doelstellingen bereikt door de instelling en die vastgelegd in het kaderprogramma bedoeld in artikel 42, hoewel de ervoor uitgetrokken middelen ter beschikking gesteld werden van de betrokken Staatsdienst met afzonderlijk beheer, wordt de uitvoering van het kaderprogramma opgeschort bij beslissing van de Minister. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.

Indien de overzichtstabel bedoeld in artikel 43 driemaal na elkaar een blijvend verschil vertoont tussen de reëel ter beschikking gestelde middelen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer en die vastgelegd in het kaderprogramma bedoeld in artikel 42, wordt de uitvoering van dit laatste opgeschort bij beslissing van de beheerscommissie. Deze beslissing wordt met redenen omkleed.

In de gevallen bedoeld in de twee vorige alinea's wordt, op initiatief van de secretaris-generaal, binnen vijftien werkdagen na de bewuste beslissing overleg gepleegd tussen de Minister en de beheerscommissie of hun vertegenwoordigers. Het leidt ofwel tot de bevestiging, ofwel tot de aanpassing van het kaderprogramma, op dezelfde wijze als die beschreven in artikel 42, laatste alinea.

Art. 45.De volledige en bijgewerkte lijsten van het personeel van de instelling en van de contracten van allerlei aard gesloten door de Staatsdienst met afzonderlijk beheer worden opgesteld en aan de beheerscommissie voorgelegd op dezelfde wijze zoals bepaald in artikel 43, laatste lid. Het model van deze lijsten wordt vastgelegd door het college.

Art. 46.§ 1. Op voorstel van de beheerscommissie van de instelling, in voorkomend geval opgesteld na overleg met de beheerscommissies van andere instellingen, legt de Minister het bedrag vast van de vergoeding voor het bezoek door de publiek aan de vaste collecties van de betrokken instelling, het gebruik van haar infrastructuur door derden of het leveren van regelmatige diensten ten bate van derden. § 2. De beheerscommissie is bevoegd om het bedrag vast te stellen van de vergoeding voor een door de instelling bij gelegenheid georganiseerde activiteit of geleverde dienst.

Art. 47.De beheerscommissie beslist tot de aankoop van artistieke of historische verzamelstukken voor zover het bedrag van deze aankoop meer dan 2,0 miljoen frank en minder dan 10,0 miljoen frank bedraagt, exclusief belasting over de toegevoegde waarde.

Boven dit bedrag ligt de beslissing bij de Minister.

De beslissing van de Minister of van de beheerscommissie, naargelang het geval, wordt genomen op advies van een raadgevende aankoopcommissie. Deze is samengesteld uit het hoofd van de instelling, de voorzitter van de wetenschappelijke raad en twee externe experten, een Nederlandstalige en een Franstalige, gekozen uit het academisch personeel van de universiteiten of de leidinggevende functies van de instellingen.

De raadgevende aankoopcommissie is ertoe gehouden jaarlijks een verslag over de aankopen op te stellen.

Art. 48.De financiële middelen die beschikbaar zijn aan het einde van een begrotingsjaar, mogen vanaf het begin van het volgend begrotingsjaar aangewend worden.

Art. 49.De jaarlijkse dotatie wordt vereffend in twee delen : 50 % voor het einde van de eerste trimester van het begrotingsjaar en 50 % voor het einde van de derde trimester van het begrotingsjaar.

Art. 50.De uitgaven worden betaald zonder voorafgaande tussenkomst van het Rekenhof.

Art. 51.§ 1. De Staatsdienst met afzonderlijk beheer legt een reservefonds aan, waarvan de grootte minstens gelijk is aan een percentage van het gemiddelde van de bestaansmiddelenuitgaven van de drie vorige begrotingsjaren. De Minister legt dit percentage vast, na akkoord van de Minister van Begroting. § 2. De middelen van het reservefonds die meer bedragen dan de minimumgrootte vastgelegd krachtens § 1 kunnen, op ieder ogenblik, aangewend worden voor een specifieke uitgave bij een met redenen omklede beslissing van de beheerscommissie. § 3. Om een aan het einde van een begrotingsjaar of van het beheer van een bijzondere activiteit bestaand onvoorzien negatief saldo aan te zuiveren of om het hoofd te bieden aan een dringende uitgave, kan de beheerscommissie aan de Minister voorstellen alle of een gedeelte van de middelen van het reservefonds aan te wenden, mits tegelijk een tijdschema voorgelegd wordt om het fonds opnieuw op zijn minimumgrootte te brengen.

Bij ontstentenis van een antwoord van de Minister binnen tien werkdagen nadat het dossier doorgezonden werd, wordt zijn beslissing gunstig geacht. HOOFDSTUK Vlll. - De overheidsopdrachten

Art. 52.Voor zover het voorwerp van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten vooraf goedgekeurd werd door de Minister en binnen de perken blijft van de kredieten die daartoe in de begroting voor het begrotingsjaar ingeschreven zijn, is de beheerscommissie gemachtigd de wijze te bepalen waarop de opdracht gegund wordt, het bijzonder bestek of de als zodanig geldende bescheiden vast te stellen, de procedure in te zetten en de opdracht te gunnen voor de behoeften van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, op voorwaarde dat het geschatte bedrag van de opdracht, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan : - 20,0 miljoen frank voor een opdracht die volgens de procedure van de openbare aanbesteding of van de algemene offerteaanvraag gegund wordt; - 10,0 miljoen frank voor een opdracht die volgens de procedure van de beperkte aanbesteding of van de beperkte offerteaanvraag gegund wordt; - 5,0 miljoen frank voor een onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking in de gevallen bedoeld in de artikelen 17, § 2, en 39, § 2, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

Art. 53.Voor zover het voorwerp van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen of diensten vooraf goedgekeurd werd door de beheerscommissie en binnen de perken blijft van de daartoe in de begroting voor het begrotingsjaar ingeschreven kredieten, is de ordonnateur gemachtigd de wijze te bepalen waarop de opdracht gegund wordt, het bijzonder bestek of de als zodanig geldende bescheiden vast te stellen, de procedure in te zetten en de opdracht te gunnen voor de behoeften van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer, op voorwaarde dat het geschatte bedrag van de opdracht, zonder belasting over de toegevoegde waarde, minder bedraagt dan : - 10,0 miljoen frank voor een opdracht die volgens de procedure van de openbare aanbesteding of van de algemene offerteaanvraag gegund wordt; - 5,0 miljoen frank voor een opdracht die volgens de procedure van de beperkte aanbesteding of van de beperkte offerteaanvraag gegund wordt; - 2,5 miljoen frank voor een onderhandelingsprocedure met of zonder bekendmaking in de gevallen bedoeld in de artikelen 17, § 2, en 39, § 2, van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.

Art. 54.De uitvoering van de overheidsopdracht voor aanneming van werken, leveringen en diensten wordt goedgekeurd door de ordonnateur.

Art. 55.Na het gunnen van een opdracht waarvan het bedrag, zonder belasting over de toegevoegde waarde, 2,5 miljoen frank overschrijdt, kan van de bepalingen en voorwaarden van de opdracht niet worden afgeweken en kunnen de boeten niet worden kwijtgescholden, dan bij een met redenen omklede beslissing van de Minister. HOOFDSTUK IX. - De controle

Art. 56.De Minister organiseert de controle op de schrifturen en de stukken betreffende de boekhoudingsverrichtingen.

Art. 57.§ 1. De secretaris-generaal ontvangt de agenda's, de ontwerpen van notulen en de door de beheerscommissie goedgekeurde notulen.

Hij heeft het recht, op zijn verzoek, inzage te krijgen in ieder dossier dat voorgelegd wordt aan de beheerscommissie of aan de ordonnateur.

Hij maakt aan de beheersorganen iedere opmerking die hij noodzakelijk acht. Hij waakt erover dat ze geen enkele beslissing nemen die strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, die de financiën van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer in het gedrang kan brengen of die het algemeen belang schaadt. § 2. Indien hij meent dat een dergelijke beslissing toch genomen is, stelt de secretaris-generaal ertegen beroep in bij de Minister binnen een termijn van vijf werkdagen nadat deze beslissing hem schriftelijk ter kennis gebracht is. Dit beroep wordt met redenen omkleed en ter kennis gebracht van het betrokken beheersorgaan.

De uitvoering van de betwiste beslissing wordt door het beroep opgeschort.

Binnen tien werkdagen na het beroep, geeft de Minister, indien hiertoe aanleiding bestaat, aan de secretaris-generaal ervan kennis dat hij de betwiste beslissing vernietigt aangezien deze strijdig is met de wetten, besluiten of reglementen, ze de financiën van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer in het gedrang brengt of het algemeen belang schaadt. Deze kennisgeving wordt met redenen omkleed. Zodra de vernietigingsbeslissing van de Minister hem ter kennis is gebracht, deelt de secretaris-generaal ze mee aan het betrokken beheersorgaan.

Indien, bij het verstrijken van deze termijn van tien werkdagen na het beroep, de Minister geen gebruik gemaakt heeft van de in de vorige alinea bepaalde prerogatieven, wordt de betwiste beslissing geacht conform te zijn en kan ze uitwerking hebben.

Art. 58.De Inspecteur van Financiën bedoeld in artikel 6, § 1, b), 1° oefent zijn prerogatieven uit in het kader van de administratieve en begrotingscontrole.

Art. 59.Het Rekenhof controleert de rekeningen van de Staatsdienst met afzonderlijk beheer.

Het kan deze controle ter plaatse uitoefenen en mag zich, te allen tijde, de bewijsstukken, overzichten, staten, inlichtingen of toelichtingen doen verstrekken betreffende de inkomsten, de uitgaven en het patrimonium. HOOFDSTUK X. - Algemene, opheffings- en slotbepalingen

Art. 60.Onverminderd de bepalingen van dit besluit, is het college gemachtigd ieder initiatief van gemeenschappelijk belang te nemen ter verbetering van het administratief en financieel beheer van de Staatsdiensten met afzonderlijk beheer bedoeld in artikel 2.

Art. 61.Iedere situatie waarin dit besluit niet voorziet wordt geregeld onder verwijzing naar de bepalingen met betrekking tot de Rijkscomptabiliteit.

Art. 62.§ 1. Opgeheven worden : - het koninklijk besluit van 31 maart 1987 betreffende de groepering van de wetenschappelijke inrichtingen van de Staat, die ressorteren onder de Minister tot wiens bevoegdheid de Federale diensten voor wetenschappelijke, technische en culturele aangelegenheden behoren en hun nadere organisatie als Staatsdiensten met afzonderlijk beheer, gewijzigd bij de koninklijke besluiten van 11 december 1987 en 9 december 1994; - het koninklijk besluit van 31 maart 1987 betreffende het financieel en materieel beheer van de wetenschappelijke inrichtingen van de Staat of van hun groeperingen, die Staatsdiensten met afzonderlijk beheer zijn en die afhangen van beide Ministers van Onderwijs. § 2. In afwijking van § 1 blijven de in de vermelde besluiten vastgestelde regels voor het vaststellen en goedkeuren van de begroting van kracht tot en met 31 december 2000 en blijven deze voor het vaststellen en goedkeuren van de rekeningen van kracht tot en met 31 december 2001, voor elke Staatsdienst met afzonderlijk beheer.

Art. 63.In afwijking van artikel 43, 4e lid, dient tijdens het jaar 2000 de overzichtstabel slechts op 30 juni en 31 december bijgewerkt te worden.

Art. 64.Dit besluit heeft uitwerking met ingang van 1 januari 2000, met uitzondering van de artikelen 31 en 42 die in werking treden op 1 januari 2001 en de artikelen 26, 29, 30, 32, 37, 38, 41, 51 en 56, die uitwerking hebben met ingang van 1 januari 2002.

Art. 65.Onze Minister van Wetenschappelijk Onderzoek is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Aalst, 1 februari 2000.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Begroting, J. VANDE LANOTTE De Minister van Financiën, D. REYNDERS De Minister van Wetenschappelijk Onderzoek, R. DEMOTTE