7 JULI 2006. - Decreet houdende de goedkeuring van de normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en houdende wijziging van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid

Het Vlaams Parlement heeft aangenomen en Wij, Regering, bekrachtigen hetgeen volgt : Decreet houdende de goedkeuring van de normen voor Vlaamse Overheidscommunicatie en houdende wijziging van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid.

Artikel 1.Dit decreet regelt een gemeenschaps- en gewestaangelegenheid.

Art. 2.De normen voor de Vlaamse overheidscommunicatie, bedoeld in artikel 3 van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid, opgesteld door de Expertencommissie voor Overheidscommunicatie op 20 april 2006, worden goedgekeurd.

Art. 3.In artikel 2, eerste lid, 1°, van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid wordt c) vervangen door wat volgt : « c) de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest;».

Art. 4.In artikel 2, eerste lid, 1°, van hetzelfde decreet wordt d) vervangen door wat volgt : « d) alle andere instanties binnen het Vlaamse Gewest en de Vlaamse Gemeenschap die aan de algemene verplichting inzake actieve openbaarheid van bestuur onderworpen zijn op basis van een besluit van de Vlaamse Regering, genomen in uitvoering van artikel 28, § 1, tweede lid, van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. »

Art. 5.Aan artikel 3, § 2, tweede lid, van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid, worden de volgende woorden toegevoegd : « en bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad ».

Kondigen dit decreet af, bevelen dat het in het Belgisch Staatsblad zal worden bekendgemaakt.

Brussel, 7 juli 2006.

De minister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams minister van Institutionele Hervormingen, Landbouw, Zeevisserij en Plattelandsbeleid, Y. LETERME _______ Nota's (1) Zitting 2005-2006. Stukken. - Voorstel van decreet : 863, nr. 1. - Amendementen : 863, nr. 2. - Verslag : 863, nr. 3. - Tekst aangenomen door de plenaire vergadering : 863, nr. 4.

Handelingen. - Bespreking en aanneming. Middagvergadering van 5 juli 2006.

Bijlage Normen voor de Vlaamse overheidscommunicatie, bedoeld in artikel 3 van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid, opgesteld door de Expertencommissie voor overheidscommunicatie op 20 april 2006 NORMENKADER VOOR DE VLAAMSE OVERHEIDSCOMMUNICATIE Van de Vlaamse overheid mag worden verwacht dat ze streeft naar 'communicatie in beleid' d.w.z. dat ze haar beleid helder en duidelijk in teksten en regels vertaalt, in plaats van onduidelijk beleid achteraf te verhelderen en verduidelijken door middel van overheidscommunicatie. Toegegeven, het is niet eenvoudig om dat beleidsideaal te bereiken. Daarom is aanvullende overheidscommunicatie meestal onontbeerlijk (communicatie vóór beleid, over beleid en als beleid).

Normen inzake 'de zender van de boodschap' 1. Alle overheidscommunicatie is duidelijk als zodanig herkenbaar. 1.1. De Vlaamse overheid hanteert altijd een herkenbare huisstijl, zodat het voor de ontvanger duidelijk is van wie de communicatie komt. 1.2. De overheid maakt in haar beleidscommunicatie een onderscheid tussen beleid in ontwikkeling (d.i. communicatie vóór beleid) en goedgekeurd beleid (d.i. communicatie over beleid).

Bij communicatie inzake beleid in ontwikkeling vermeldt de overheid uitdrukkelijk in welke fase het initiatief zich bevindt. Dat gebeurt door een geijkte terminologie (beleidsvoorstel/ inspraakfase).

Communicatie inzake goedgekeurd beleid wordt altijd geïdentificeerd met hetzelfde (afzonderlijke, duidelijk herkenbare) overheidslabel. 1.3. In geval van goedgekeurd beleid is het toegestaan dat beleidsverantwoordelijken hun naam, functie, handtekening en/of beeltenis aan het initiatief verbinden, op voorwaarde dat die gegevens relevant zijn, op een discrete manier worden verwerkt en ondergeschikt zijn aan de verplichte vermelding (signatuur) van de « Vlaamse overheid » conform de huisstijlregels. 2. De overheid plant en ontwikkelt haar communicatie volgens professionele criteria. 2.1. De beleidscommunicatie van de Vlaamse overheid wordt centraal gecoördineerd door de diensten van de Vlaamse informatieambtenaar. 2.2. Om inzicht in de verhouding tussen de ingezette middelen en het effect van de communicatie mogelijk te maken, wordt bij alle campagnes gewerkt met een transparante begroting en worden de kosten openbaar gemaakt. 2.3. Analyse, planning, implementatie en evaluatie van overheidscampagnes gebeuren volgens de gangbare professionele werkwijzen. 3.A. De overheid communiceert politiek neutraal. 3.A.1. De overheid geeft de burgers ruimte om zich een eigen oordeel te vormen over wat ze communiceert. 3.A.2. De overheid leent zich niet tot propaganda en ondersteuning van partijpolitieke of ideologische doeleinden. 3.B. De overheid communiceert commercieel neutraal. 3.B.1. Sponsoring en gemengde (publieke en private) financiering van overheidscampagnes zijn mogelijk. 3.B.2. In de overheidscommunicatie is 'product placement' uit den boze. Dat geldt ook voor elk intentioneel gebruik van namen en logo's van commerciële bedrijven en merken. 3.B.3. In de overheidscommunicatie wordt niet verwezen naar producten die duidelijk met één firma in verband kunnen worden gebracht. 3.B.4. Externe bureaus die in opdracht van de Vlaamse overheid campagnes ontwikkelen, mogen hun naam discreet vermelden op alle uitingen, zoals gebruikelijk bij campagnes. 3.B.5. De mediasponsoring van overheidscampagnes is enkel toegestaan in de vorm van mediaruimte en zonder enige vorm van tegenprestatie.

Mediasponsors kunnen discreet worden vermeld. 4. De overheid maakt voor haar communicatie geen onderscheid tussen de omroepen en evenmin tussen de printmedia. 4.1. Omdat zowel de publieke als de private omroepen zich (ieder op hun manier) met de publieke zaak bezighouden, moeten ze als evenwaardig in overweging genomen worden bij de communicatiecampagnes van de overheid. Dat principe geldt ook voor de printmedia.

Normen inzake 'de boodschap' 5. De overheidscommunicatie is correct. 5.1. Opdat de burgers op de overheidscommunicatie kunnen vertrouwen, moeten de verschillende besturen absoluut juiste informatie verspreiden. 5.2. De verschillende besturen verbinden zich ertoe om foute informatie onmiddellijk recht te zetten. 6. De overheid communiceert helder in een bevattelijke taal. 6.1. De overheid communiceert in hedendaags Algemeen Nederlands. 6.2. Overheidscommunicatie wordt zo geformuleerd dat de doelgroepen de boodschap gemakkelijk en volledig begrijpen. 6.3. Voor communicatie in andere talen is het advies van de Vaste Commissie voor Taaltoezicht vereist. 7. De overheidscommunicatie is doelmatig en resultaatgericht. 7.1. Tijdens de beleidsvorming worden de rol en het belang van communicatie nadrukkelijk ingeschat en bepaald. 7.2. De keuze van campagnethema's wordt gemaakt op basis van prioriteiten die worden bekendgemaakt. 7.3. Ook de doelstellingen van een campagne van de Vlaamse overheid worden duidelijk en meetbaar aangegeven. 8. De inzet van middelen moet in verhouding staan tot het beoogde resultaat. 8.1. Vóór een campagnevoorstel wordt goedgekeurd, gaat de Vlaamse overheid na of een campagne wel het geschikte middel is om de doelstelling te verwezenlijken of substantieel bij te dragen tot de verwezenlijking. 8.2. De overheid zorgt voor een mediamix en een kanaalkeuze die rekening houden met de doelgroep(en) en de te verspreiden boodschap.

Dat geldt voor de vorm, de omvang en de kostprijs. 8.3. Campagnevoorstellen worden aangebracht via een 'campagnefiche' waarop beknopt de kerngegevens m.b.t. een campagne worden ingevuld. De fiches liggen ter inzage bij de informatieambtenaar van de Vlaamse overheid.

Normen inzake 'de ontvanger van de boodschap' 9. Overheidscommunicatie moet bereikbaar zijn voor het beoogde doelpubliek. 9.1. De Vlaamse overheid maakt goedgekeurd beleid actief en duidelijk bekend aan burgers of doelgroepen voor wie dat beleid bestemd is. 9.2. De toegang tot informatie over het beleid is laagdrempelig en gebruiksvriendelijk. Burgers vinden eenvoudig wat en wie ze zoeken. 9.3. De overheid ontwikkelt aangepaste mediaplannen voor thema's die moeilijk te bereiken doelgroepen aanbelangen. 10. De overheid verstrekt de informatie tijdig. 10.1. Tijdig wil zeggen dat de informatie verstrekt wordt op het ogenblik dat ze door de overheid wordt aangekondigd en op het ogenblik dat ze nodig of nuttig is voor de ontvanger. 10.2. De afweging van de dringendheid, de noodzaak of het nut van een campagne wordt door de overheid bepaald vanuit het standpunt van de doelgroep (de belanghebbenden) voor wie de campagne bedoeld is. 11. Beleidsinformatie van de Vlaamse overheid is vrij toegankelijk en gratis beschikbaar voor alle burgers. 11.1. Algemene informatie over de Vlaamse overheid (structuur, werking, doelstellingen, enz.) is op eenvoudig verzoek verkrijgbaar. 11.2. Bij uitgebreide vormen van informatie (bijvoorbeeld een boek) rekent de overheid hoogstens de kostprijs van de drager aan. 12. De overheid stuurt niet ongevraagd elektronische berichten naar de persoonlijke mailbox van de burgers. 12.1. Dit principe geldt voor alle elektronische toepassingen, ook het versturen van sms berichten en andere nieuwe (bestaande en toekomstige) technieken. 12.2. Indien de overheid burgers wil informeren door elektronische berichten, verstuurt zij eerst een elektronisch bericht met de vraag of de geadresseerde voortaan elektronische berichten van de overheid wil ontvangen. Indien de persoon niet reageert, staat dat gelijk met een negatief antwoord. Na 1 jaar mag dezelfde vraag opnieuw gesteld worden. 12.3. Elk elektronisch bericht bevat een eenvoudige en rechtstreekse elektronische uitschrijfmogelijkheid. 12.4. In uitzonderlijke gevallen, zoals crisissituaties, als burgers dringend moeten worden bereikt via operatoren en providers en als dat in het uitdrukkelijke belang van deze burgers is, mag de Vlaamse overheid wel elektronische berichten verzenden zonder voorafgaande toestemming.