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| Decreet houdende de goedkeuring van de normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en houdende wijziging van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid | Décret portant approbation des normes pour la communication des autorités flamandes et modifiant le décret du 19 juillet 2002 relatif au contrôle de la communication des autorités flamandes |
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| VLAAMSE OVERHEID 7 JULI 2006. - Decreet houdende de goedkeuring van de normen voor Vlaamse overheidscommunicatie en houdende wijziging van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid Het Vlaams Parlement heeft aangenomen en Wij, Regering, bekrachtigen | AUTORITE FLAMANDE 7 JUILLET 2006. - Décret portant approbation des normes pour la communication des autorités flamandes et modifiant le décret du 19 juillet 2002 relatif au contrôle de la communication des autorités flamandes Le Parlement flamand a adopté et Nous, Gouvernement, sanctionnons ce |
| hetgeen volgt : | qui suit : |
| Decreet houdende de goedkeuring van de normen voor Vlaamse | Décret portant approbation des normes pour la communication des |
| Overheidscommunicatie en houdende wijziging van het decreet van 19 | autorités flamandes et modifiant le décret du 19 juillet 2002 relatif |
| juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse | au contrôle de la communication des autorités flamandes. |
| overheid. Artikel 1.Dit decreet regelt een gemeenschaps- en |
Article 1er.Le présent décret règle une matière communautaire et |
| gewestaangelegenheid. | régionale. |
Art. 2.De normen voor de Vlaamse overheidscommunicatie, bedoeld in |
Art. 2.Les normes applicables aux initiatives de communication des |
| artikel 3 van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de | autorités flamandes, visées à l'article 3 du décret du 19 juillet 2002 |
| communicatie van de Vlaamse overheid, opgesteld door de | relatif au contrôle de la communication des autorités flamandes, |
| Expertencommissie voor Overheidscommunicatie op 20 april 2006, worden goedgekeurd. | établies par la Commission d'experts pour la communication des autorités, le 20 avril 2006, sont approuvées. |
Art. 3.In artikel 2, eerste lid, 1°, van het decreet van 19 juli 2002 |
Art. 3.A l'article 2, alinéa premier, 1°, du décret du 19 juillet |
| houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid wordt | 2002 relatif au contrôle de la communication des autorités flamandes, |
| c) vervangen door wat volgt : | le c) est remplacé par la disposition suivante : |
| « c) de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de | « c) les services, institutions et personnes morales qui relèvent de |
| Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest; ». | la Communauté flamande ou de la Région flamande; ». |
Art. 4.In artikel 2, eerste lid, 1°, van hetzelfde decreet wordt d) |
Art. 4.A l'article 2, alinéa premier, 1°, du même décret, le d) est |
| vervangen door wat volgt : | remplacé par la disposition suivante : |
| « d) alle andere instanties binnen het Vlaamse Gewest en de Vlaamse | « d) toutes les autres instances au sein de la Région flamande et de |
| Gemeenschap die aan de algemene verplichting inzake actieve | la Communauté flamande qui sont assujetties à l'obligation générale de |
| openbaarheid van bestuur onderworpen zijn op basis van een besluit van | publicité active de l'administration en vertu d'un arrêté du |
| de Vlaamse Regering, genomen in uitvoering van artikel 28, § 1, tweede | Gouvernement flamand, pris en exécution de l'article 28, § 1er, alinéa |
| lid, van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van | deux, du décret du 26 mars 2004 relatif à la publicité de |
| bestuur. » | l'administration. » |
Art. 5.Aan artikel 3, § 2, tweede lid, van het decreet van 19 juli |
Art. 5.A l'article 3, § 2, alinéa deux, du décret du 19 juillet 2002 |
| 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid, | relatif au contrôle de la communication des autorités flamandes, sont |
| worden de volgende woorden toegevoegd : « en bekendgemaakt in het | ajoutés les mots suivants : « et publiées au Moniteur belge ». |
| Belgisch Staatsblad ». Kondigen dit decreet af, bevelen dat het in het Belgisch Staatsblad | Promulguons le présent décret, ordonnons qu'il soit publié au Moniteur |
| zal worden bekendgemaakt. | belge. |
| Brussel, 7 juli 2006. | Bruxelles, le 7 juillet 2006. |
| De minister-president van de Vlaamse Regering, | Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, |
| Vlaams minister van Institutionele Hervormingen, Landbouw, Zeevisserij | Ministre flamand des Réformes institutionnelles, de l'Agriculture, de |
| en Plattelandsbeleid, | la Pêche en Mer et de la Ruralité, |
| Y. LETERME | Y. LETERME |
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| Nota's (1) Zitting 2005-2006. Stukken. - Voorstel van decreet : 863, nr. 1. - Amendementen : 863, nr. 2. - Verslag : 863, nr. 3. - Tekst aangenomen door de plenaire vergadering : 863, nr. 4. Handelingen. - Bespreking en aanneming. Middagvergadering van 5 juli 2006. Bijlage Normen voor de Vlaamse overheidscommunicatie, bedoeld in artikel 3 van het decreet van 19 juli 2002 houdende de controle op de communicatie van de Vlaamse overheid, opgesteld door de Expertencommissie voor overheidscommunicatie op 20 april 2006 NORMENKADER VOOR DE VLAAMSE OVERHEIDSCOMMUNICATIE Van de Vlaamse overheid mag worden verwacht dat ze streeft naar 'communicatie in beleid' d.w.z. dat ze haar beleid helder en duidelijk in teksten en regels vertaalt, in plaats van onduidelijk beleid achteraf te verhelderen en verduidelijken door middel van overheidscommunicatie. Toegegeven, het is niet eenvoudig om dat beleidsideaal te bereiken. Daarom is aanvullende overheidscommunicatie meestal onontbeerlijk (communicatie vóór beleid, over beleid en als beleid). Normen inzake 'de zender van de boodschap' 1. Alle overheidscommunicatie is duidelijk als zodanig herkenbaar. 1.1. De Vlaamse overheid hanteert altijd een herkenbare huisstijl, zodat het voor de ontvanger duidelijk is van wie de communicatie komt. 1.2. De overheid maakt in haar beleidscommunicatie een onderscheid tussen beleid in ontwikkeling (d.i. communicatie vóór beleid) en goedgekeurd beleid (d.i. communicatie over beleid). Bij communicatie inzake beleid in ontwikkeling vermeldt de overheid uitdrukkelijk in welke fase het initiatief zich bevindt. Dat gebeurt door een geijkte terminologie (beleidsvoorstel/ inspraakfase). Communicatie inzake goedgekeurd beleid wordt altijd geïdentificeerd met hetzelfde (afzonderlijke, duidelijk herkenbare) overheidslabel. 1.3. In geval van goedgekeurd beleid is het toegestaan dat beleidsverantwoordelijken hun naam, functie, handtekening en/of beeltenis aan het initiatief verbinden, op voorwaarde dat die gegevens relevant zijn, op een discrete manier worden verwerkt en ondergeschikt zijn aan de verplichte vermelding (signatuur) van de « Vlaamse overheid » conform de huisstijlregels. 2. De overheid plant en ontwikkelt haar communicatie volgens professionele criteria. 2.1. De beleidscommunicatie van de Vlaamse overheid wordt centraal gecoördineerd door de diensten van de Vlaamse informatieambtenaar. 2.2. Om inzicht in de verhouding tussen de ingezette middelen en het effect van de communicatie mogelijk te maken, wordt bij alle campagnes gewerkt met een transparante begroting en worden de kosten openbaar gemaakt. 2.3. Analyse, planning, implementatie en evaluatie van overheidscampagnes gebeuren volgens de gangbare professionele werkwijzen. 3.A. De overheid communiceert politiek neutraal. 3.A.1. De overheid geeft de burgers ruimte om zich een eigen oordeel te vormen over wat ze communiceert. 3.A.2. De overheid leent zich niet tot propaganda en ondersteuning van partijpolitieke of ideologische doeleinden. 3.B. De overheid communiceert commercieel neutraal. 3.B.1. Sponsoring en gemengde (publieke en private) financiering van overheidscampagnes zijn mogelijk. 3.B.2. In de overheidscommunicatie is 'product placement' uit den boze. Dat geldt ook voor elk intentioneel gebruik van namen en logo's van commerciële bedrijven en merken. 3.B.3. In de overheidscommunicatie wordt niet verwezen naar producten die duidelijk met één firma in verband kunnen worden gebracht. 3.B.4. Externe bureaus die in opdracht van de Vlaamse overheid campagnes ontwikkelen, mogen hun naam discreet vermelden op alle uitingen, zoals gebruikelijk bij campagnes. 3.B.5. De mediasponsoring van overheidscampagnes is enkel toegestaan in de vorm van mediaruimte en zonder enige vorm van tegenprestatie. Mediasponsors kunnen discreet worden vermeld. 4. De overheid maakt voor haar communicatie geen onderscheid tussen de omroepen en evenmin tussen de printmedia. 4.1. Omdat zowel de publieke als de private omroepen zich (ieder op hun manier) met de publieke zaak bezighouden, moeten ze als evenwaardig in overweging genomen worden bij de communicatiecampagnes van de overheid. Dat principe geldt ook voor de printmedia. Normen inzake 'de boodschap' 5. De overheidscommunicatie is correct. 5.1. Opdat de burgers op de overheidscommunicatie kunnen vertrouwen, moeten de verschillende besturen absoluut juiste informatie verspreiden. 5.2. De verschillende besturen verbinden zich ertoe om foute informatie onmiddellijk recht te zetten. 6. De overheid communiceert helder in een bevattelijke taal. 6.1. De overheid communiceert in hedendaags Algemeen Nederlands. 6.2. Overheidscommunicatie wordt zo geformuleerd dat de doelgroepen de boodschap gemakkelijk en volledig begrijpen. 6.3. Voor communicatie in andere talen is het advies van de Vaste Commissie voor Taaltoezicht vereist. 7. De overheidscommunicatie is doelmatig en resultaatgericht. 7.1. Tijdens de beleidsvorming worden de rol en het belang van communicatie nadrukkelijk ingeschat en bepaald. 7.2. De keuze van campagnethema's wordt gemaakt op basis van prioriteiten die worden bekendgemaakt. 7.3. Ook de doelstellingen van een campagne van de Vlaamse overheid worden duidelijk en meetbaar aangegeven. 8. De inzet van middelen moet in verhouding staan tot het beoogde resultaat. 8.1. Vóór een campagnevoorstel wordt goedgekeurd, gaat de Vlaamse overheid na of een campagne wel het geschikte middel is om de doelstelling te verwezenlijken of substantieel bij te dragen tot de verwezenlijking. 8.2. De overheid zorgt voor een mediamix en een kanaalkeuze die rekening houden met de doelgroep(en) en de te verspreiden boodschap. Dat geldt voor de vorm, de omvang en de kostprijs. 8.3. Campagnevoorstellen worden aangebracht via een 'campagnefiche' waarop beknopt de kerngegevens m.b.t. een campagne worden ingevuld. De fiches liggen ter inzage bij de informatieambtenaar van de Vlaamse overheid. Normen inzake 'de ontvanger van de boodschap' 9. Overheidscommunicatie moet bereikbaar zijn voor het beoogde doelpubliek. 9.1. De Vlaamse overheid maakt goedgekeurd beleid actief en duidelijk bekend aan burgers of doelgroepen voor wie dat beleid bestemd is. 9.2. De toegang tot informatie over het beleid is laagdrempelig en gebruiksvriendelijk. Burgers vinden eenvoudig wat en wie ze zoeken. 9.3. De overheid ontwikkelt aangepaste mediaplannen voor thema's die moeilijk te bereiken doelgroepen aanbelangen. 10. De overheid verstrekt de informatie tijdig. 10.1. Tijdig wil zeggen dat de informatie verstrekt wordt op het ogenblik dat ze door de overheid wordt aangekondigd en op het ogenblik dat ze nodig of nuttig is voor de ontvanger. 10.2. De afweging van de dringendheid, de noodzaak of het nut van een campagne wordt door de overheid bepaald vanuit het standpunt van de doelgroep (de belanghebbenden) voor wie de campagne bedoeld is. 11. Beleidsinformatie van de Vlaamse overheid is vrij toegankelijk en gratis beschikbaar voor alle burgers. 11.1. Algemene informatie over de Vlaamse overheid (structuur, werking, doelstellingen, enz.) is op eenvoudig verzoek verkrijgbaar. 11.2. Bij uitgebreide vormen van informatie (bijvoorbeeld een boek) rekent de overheid hoogstens de kostprijs van de drager aan. 12. De overheid stuurt niet ongevraagd elektronische berichten naar de persoonlijke mailbox van de burgers. 12.1. Dit principe geldt voor alle elektronische toepassingen, ook het versturen van sms berichten en andere nieuwe (bestaande en toekomstige) technieken. 12.2. Indien de overheid burgers wil informeren door elektronische berichten, verstuurt zij eerst een elektronisch bericht met de vraag of de geadresseerde voortaan elektronische berichten van de overheid wil ontvangen. Indien de persoon niet reageert, staat dat gelijk met een negatief antwoord. Na 1 jaar mag dezelfde vraag opnieuw gesteld worden. 12.3. Elk elektronisch bericht bevat een eenvoudige en rechtstreekse elektronische uitschrijfmogelijkheid. 12.4. In uitzonderlijke gevallen, zoals crisissituaties, als burgers dringend moeten worden bereikt via operatoren en providers en als dat in het uitdrukkelijke belang van deze burgers is, mag de Vlaamse overheid wel elektronische berichten verzenden zonder voorafgaande | Notes (1) Session 2005-2006. Documents. - Proposition de décret : 863, n° 1. - Amendements : 863, n° 2. - Rapport : 863, n° 3. - Texte adopté en séance plénière : 863, n° 4. Annales. - Discussion et adoption : séance de midi du 5 juillet 2006. Annexe Normes pour les initiatives de communication des autorités flamandes, telles que visées à l'article 3 du décret du 19 juillet 2002 relatif au contrôle de la communication des autorités flamandes, établies par la Commission d'experts pour la communication des autorités, le 20 avril 2006 CADRE NORMATIF POUR LA COMMUNICATION DES AUTORITES FLAMANDES On est en droit d'attendre de la part de l'autorité flamande à ce qu'elle aspire à la 'communication en politique', en d'autres termes, à ce qu'elle traduise sa politique de façon claire et limpide dans des textes et règles, au lieu de préciser et d'expliquer a posteriori une politique peu claire par le biais d'initiatives de communication des autorités. Certes, cet idéal politique n'est pas facile à atteindre. C'est pourquoi une communication publique complémentaire s'impose dans la plupart des cas (communication avant la politique, sur la politique et en tant que politique). Normes pour 'l'émetteur du message' 1. Toute communication émanant des autorités est claire dans la mesure où elle est identifiable en tant que telle. 1.1. L'autorité flamande observe à tout moment un « style maison » bien identifiable, de sorte que le receveur de l'information sache clairement d'où provient la communication. 1.2. Dans sa communication politique, les autorités publiques font une distinction entre la politique en préparation (soit, la communication avant la politique) et la politique approuvée (soit, la communication sur la politique). Lors de toute communication sur la politique en préparation, les autorités publiques indiquent clairement dans quelle phase l'initiative en question se trouve. Cela se fait par une terminologie appropriée et standardisée (proposition politique/phase de participation). La communication relative à la politique approuvée est toujours identifiée par le même label public (distinct, clairement identifiable). 1.3. Dans le cas d'une politique approuvée, les responsables politiques peuvent lier leurs nom, fonction, signature et/ou image à l'initiative à condition que ces données soient pertinentes, traitées de manière discrète et subordonnées à la mention obligatoire (la signature) de l'« autorité flamande », conformément aux règles du style maison. 2. Les autorités publiques planifient et développent leur communication selon des critères professionnels. 2.1. La communication politique de l'autorité flamande fait l'objet d'une coordination centrale par les services de le fonctionnaire flamand de l'information. 2.2. Afin de pouvoir appréhender la proportion entre les moyens engagés et l'impact de la communication, toutes les campagnes sont réalisées sur la base d'un budget transparent et le coût est rendu public. 2.3. L'analyse, la planification la mise en oeuvre et l'évaluation des campagnes publiques se font selon les méthodes professionnelles usuelles. 3.A. La communication des autorités publiques est politiquement neutre. 3.A.1. Les autorités publiques laissent aux citoyens la faculté de se faire une opinion propre sur leurs messages de communication. 3.A.2. Les autorités publiques ne se prêtent pas à du propagande ni à l'appui de finalités partisanes ou idéologiques. 3.B. La communication des autorités publiques est neutre du point de vue commercial. 3.B.1. Le sponsoring (parrainage) et le financement mixte (public et privé) de campagnes publiques font partie des possibilités. 3.B.2. Le 'product placement' est à éviter dans la communication des autorités. Il en va de même pour tout usage intentionnel de noms et de logos d'entreprises et de marques commerciales. 3.B.3. Dans la communication des autorités, il n'est pas fait référence à des produits qui peuvent être clairement liés à une seule entreprise. 3.B.4. Des bureaux externes qui développent des campagnes pour le compte de l'autorité flamande, peuvent mentionner leur nom de manière discrète sur toutes sortes de support, comme c'est l'usage dans des campagnes. 3.B.5. Le sponsoring médiatique de campagnes publiques n'est autorisé que sous forme d'espace médias et sans la moindre forme de compensation. Les sponsors médiatiques peuvent faire l'objet d'une mention discrète. 4. Dans leur communication, les autorités publiques n'opèrent aucune distinction entre les chaînes de radio et de télévision ni entre médias écrits. 4.1. Etant donné que les chaînes tant publiques que privées s'occupent (chacune à sa manière) de la cause publique, elles doivent être prises en considération sur pied d'égalité dans le cadre des campagnes de communication des autorités publiques. Le même principe s'applique aux médias écrits. Normes relatives au 'message' 5. La communication des autorités est correcte. 5.1. Afin que les citoyens puissent avoir confiance dans la communication des autorités, il est indispensable que les différentes administrations diffusent des informations correctes. 5.2. Les différentes administrations s'engagent à rectifier immédiatement toute information erronée. 6. La communication des autorités publiques est claire et formulée dans un langage compréhensible. 6.1. La communication des autorités publiques s'effectue dans le « Algemeen Nederlands » (néerlandais standard) contemporain. 6.2. La communication des autorités est formulée de manière telle que les groupes cibles puissent facilement et intégralement comprendre le message. 6.3. Pour la communication dans d'autres langues, l'avis de la Commission permanente de contrôle linguistique est requis. 7. La communication des autorités publiques est efficace et axée sur le résultat. 7.1. Pendant la formation de la politique, le rôle et l'importance de la communication sont clairement évalués et définis. 7.2. Le choix des thèmes de la campagne est opéré sur la base de priorités qui sont rendues publiques. 7.3. Les objectifs d'une campagne de l'autorité flamande sont également désignés de manière claire et mesurable. 8. L'engagement de moyens doit être proportionné au résultat escompté. 8.1. Avant l'approbation d'une proposition de campagne, l'autorité flamande vérifie si une campagne constitue bien le moyen adéquat pour réaliser l'objectif ou pour apporter une contribution substantielle à la réalisation. 8.2. Les autorités publiques veillent à un mix de médias et un choix de canaux qui tient compte du/des groupe(s)-cible(s) et du message à diffuser. Ce principe s'applique à la forme, à l'ampleur et au coût. 8.3. Les propositions de campagne sont introduites par le biais d'une « fiche campagne » sur laquelle sont reprises de manière succincte les données essentielles relatives à une campagne déterminée. Les fiches peuvent être consultées auprès de l'agent d'information de l'autorité flamande. Normes relatives au 'receveur du message' 9. La communication des autorités publiques doit être accessible au public cible visé. 9.1. L'autorité flamande communique sa politique approuvée de manière active et claire aux citoyens ou groupes cibles auxquels cette politique s'adresse. 9.2. L'accès aux informations relatives à la politique est aisé et convivial. Les citoyens trouvent facilement qui et ce qu'ils cherchent. 9.3. Les autorités publiques développent des plans médias adaptés pour des thèmes qui intéressent des groupes cibles difficiles à atteindre. 10. Les autorités publiques fournissent les informations en temps utile. 10.1. On entend par « temps utile » que les informations sont fournies au moment où elles sont annoncées par les autorités publiques et au moment où elles sont nécessaires ou utiles pour le receveur. 10.2. La pondération de l'urgence, de la nécessité ou de l'utilité d'une campagne est opérée par les autorités publiques, compte tenu de la position du groupe cible (les intéressés) auquel s'adresse la campagne. 11. L'information politique de l'autorité flamande est librement accessible et gratuitement disponible pour l'ensemble des citoyens. 11.1. Les informations générales sur l'autorité flamande (structure, fonctionnement, objectifs, etc.) sont disponibles sur simple demande. 11.2. Pour des supports d'information plus larges (par exemple un livre), les autorités publiques réclameront au maximum le coût réel du support. 12. Les autorités publiques n'envoient pas de messages électroniques à la boîte aux lettres personnelle des citoyens sans demande de leur part. 12.1. Ce principe s'applique à l'ensemble des applications électroniques, en ce compris l'envoi de sms et d'autres techniques nouvelles (existantes et futures). 12.2. Lorsque les autorités publiques souhaitent informer les citoyens par des messages électroniques, elles envoient d'abord un message électronique demandant au destinataire s'il souhaite désormais recevoir des messages électroniques émanant des autorités publiques. Toute absence de réaction de l'intéressé est assimilée à une réponse négative. La même question peut à nouveau être posée après 1 an. 12.3. Tout message électronique comprend une option simple et directe de désabonnement par voie électronique. 12.4. Dans des cas exceptionnels, tels que des situations de crise, lorsqu'il faut d'urgence joindre des citoyens par le biais d'opérateurs et de fournisseurs d'accès, dans l'intérêt explicite de ces citoyens, l'autorité flamande peut toutefois envoyer des messages |
| toestemming. | électroniques sans autorisation préalable. |