22 APRIL 2016. - Besluit van de Vlaamse Regering houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de selectiecommissies

DE VLAAMSE REGERING, Gelet op het Archief decreet van 9 juli 2010Relevante gevonden documenten type decreet prom. 09/07/2010 pub. 28/07/2010 numac 2010035533 bron vlaamse overheid Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2010 type decreet prom. 09/07/2010 pub. 05/08/2010 numac 2010204019 bron vlaamse overheid Decreet tot wijziging van het decreet van 30 april 2004 tot uniformisering van de toezichts-, sanctie- en strafbepalingen die zijn opgenomen in de regelgeving van de sociaalrechtelijke aangelegenheden, waarvoor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest bevoegd zijn type decreet prom. 09/07/2010 pub. 13/01/2011 numac 2010035903 bron vlaamse overheid Decreet houdende aanpassing van de Middelenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 2010 sluiten, artikel 11;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 21/03/2014 pub. 11/06/2014 numac 2014035495 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer sluiten tot regeling van het archiefbeheer, artikel 18;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 24 maart 2016;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding;

Na beraadslaging, Besluit :

Artikel 1.Het huishoudelijk reglement van de selectiecommissies, opgenomen in de bijlage die bij dit besluit is gevoegd, wordt goedgekeurd.

Art. 2.De Vlaamse minister, bevoegd voor het algemeen beleid inzake informatie- en communicatietechnologie in de Vlaamse administratie, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 22 april 2016.

De minister-president van de Vlaamse Regering, Geert BOURGEOIS De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding, Liesbeth HOMANS

Bijlage. Het huishoudelijk reglement van de selectiecommissies, vermeld in artikel 1 Hoofdstuk 1. - Algemene bepalingen

Artikel 1.Dit huishoudelijk reglement heeft betrekking op de werking van de selectiecommissies, opgericht bij artikel 11 van het Archief decreet van 9 juli 2010Relevante gevonden documenten type decreet prom. 09/07/2010 pub. 28/07/2010 numac 2010035533 bron vlaamse overheid Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2010 type decreet prom. 09/07/2010 pub. 05/08/2010 numac 2010204019 bron vlaamse overheid Decreet tot wijziging van het decreet van 30 april 2004 tot uniformisering van de toezichts-, sanctie- en strafbepalingen die zijn opgenomen in de regelgeving van de sociaalrechtelijke aangelegenheden, waarvoor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest bevoegd zijn type decreet prom. 09/07/2010 pub. 13/01/2011 numac 2010035903 bron vlaamse overheid Decreet houdende aanpassing van de Middelenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 2010 sluiten en nader uitgewerkt bij het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 21/03/2014 pub. 11/06/2014 numac 2014035495 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer sluiten tot regeling van het archiefbeheer.

Art. 2.Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder: 1° het besluit: het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 21/03/2014 pub. 11/06/2014 numac 2014035495 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer sluiten tot regeling van het archiefbeheer;2° selectiecommissie: een selectiecommissie als vermeld in artikel 8 van het besluit;3° voorzitter en vicevoorzitter: de voorzitter en de vicevoorzitter, vermeld in artikel 12 van het besluit;4° leden: de leden, vermeld in artikel 12 van het besluit;5° secretariaat: het steunpunt, vermeld in artikel 14 van het besluit van de Vlaamse Regering van 21 maart 2014Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 21/03/2014 pub. 11/06/2014 numac 2014035495 bron vlaamse overheid Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van het archiefbeheer sluiten tot regeling van het archiefbeheer;6° minister: de Vlaamse minister, bevoegd voor het algemeen beleid inzake informatie- en communicatietechnologie in de Vlaamse administratie. Hoofdstuk 2. - Voorzitterschap

Art. 3.De selectiecommissie wordt voorgezeten door de voorzitter. De voorzitter opent en sluit de vergadering, leidt de besprekingen en de stemopnemingen en handhaaft de orde over de vergadering.

De voorzitter waakt over de goede werking van de desbetreffende selectiecommissie.

Als de voorzitter afwezig of verhinderd is, wordt de selectiecommissie voorgezeten door de vicevoorzitter.

Hoofdstuk 3. - Leden

Art. 4.Het secretariaat roept, in overleg met de voorzitter van de desbetreffende selectiecommissie, een plaatsvervangend lid op als een effectief lid gedurende een lange tijd afwezig is. Als de voorzitter gedurende minstens twee vergaderingen afwezig is, wordt zijn taak overgenomen door de vicevoorzitter en wordt er uit de leden een nieuwe, tijdelijke vicevoorzitter gekozen.

Hoofdstuk 4. - Secretariaat

Art. 5.Het secretariaat van de selectiecommissies is onder meer belast met: 1° het versturen van de uitnodigingen voor de vergaderingen, met inbegrip van de agenda, vermeld in artikel 10, en de bijbehorende documenten;2° het opstellen van het verslag van de vergadering;3° de bekendmaking van de verslagen na de goedkeuring ervan;4° de voortgangsbewaking van de uitvoering van de beslissingen die de selectiecommissie genomen heeft;4° de inhoudelijke voorbereiding van de selectielijsten op eigen initiatief;5° het archiefbeheer;6° de bekendmaking van de selectielijsten die opgemaakt worden;7° de voorlegging ter bekrachtiging door de Vlaamse Regering van de selectielijsten die door de selectiecommissie zijn goedgekeurd;8° de publicatie en verspreiding van de bekrachtigde selectielijsten. Het secretariaat bewaakt de consistentie binnen één selectielijst en tussen de verschillende selectielijsten.

Het secretariaat heeft geen stemrecht.

Alle briefwisseling en communicatie met de selectiecommissies en werkgroepen wordt gericht aan het adres van het secretariaat.

Hoofdstuk 5. - Vergaderingen en agenda

Art. 6.De commissieleden kunnen de vergaderingen virtueel bijwonen als ze afstand doen van de reis- en maaltijdvergoedingen.

Als dat nodig is, kunnen twee of meer selectiecommissies samen vergaderen.

Minstens eenmaal per jaar overleggen de voorzitters van alle selectiecommissies om de methodologie, de onderlinge consistentie tussen de selectielijsten en transversale zaken te bespreken. Die vergaderingen worden bijeengeroepen door het secretariaat en worden door wisselende voorzitters voorgezeten.

Art. 7.Elke voorzitter roept zijn eigen selectiecommissie bijeen, hetzij op eigen initiatief, hetzij op schriftelijk verzoek van ten minste twee stemgerechtigde leden, hetzij op initiatief van het secretariaat.

Art. 8.Het secretariaat legt, in samenspraak met elke voorzitter, de agenda van de desbetreffende vergaderingen vast, hetzij ter uitvoering van de beslissingen die genomen zijn tijdens de vorige vergadering, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van een van de leden van de selectiecommissie of de voorzitter van een werkgroep.

Art. 9.De leden bezorgen hun voorbereidingen en de nodige documenten uiterlijk de vijfde werkdag voor de vergadering aan het secretariaat van de selectiecommissie.

De voorzitter en het secretariaat kunnen bij hoogdringendheid bepaalde punten aan de agenda toevoegen.

De agenda verduidelijkt over welke agendapunten de selectiecommissie minstens een beslissing moet nemen.

Art. 10.De agenda en de bijbehorende documenten worden bij de uitnodiging gevoegd en worden uiterlijk vijf werkdagen voor de datum van de vergadering naar alle leden van de selectiecommissie gestuurd.

Art. 11.Elk agendapunt wordt kort toegelicht door de persoon die daarvoor het meest geschikt is, op basis van een beoordeling van de voorzitter.

Hoofdstuk 6. - Verslag en beslissingen

Art. 12.Het verslag bevat minstens: 1° een overzicht van de besluiten van ieder agendapunt;2° de onderlinge afspraken;3° een opsomming van de aanwezige leden, met vermelding van wie fysiek en wie virtueel aanwezig is;4° de elementen waarvan een lid vraagt ze te notuleren. Het ontwerp van verslag wordt binnen een termijn van uiterlijk tien werkdagen na de vergadering aan alle leden bezorgd.

De leden die aanwezig zijn op de vergadering, kunnen binnen vijf werkdagen opmerkingen geven over het ontwerp van verslag. Het ontwerp van verslag wordt door de leden goedgekeurd tijdens de eerstvolgende vergadering of binnen de door het secretariaat gestelde termijn. Het goedgekeurde verslag wordt aan alle leden ter beschikking gesteld.

Art. 13.De selectiecommissie streeft ernaar om bij consensus te beslissen. Bij afwezigheid van consensus beslist de selectiecommissie door stemming.

De selectiecommissie kan alleen geldig beslissen als de meerderheid van de stemgerechtigde leden fysiek of virtueel aanwezig is.

In dringende omstandigheden, zoals gemotiveerd door de notulen, kan daarvan worden afgeweken.

Als de meerderheid van de stemgerechtigde leden niet aanwezig is, worden de beslissingen tot de volgende vergadering verdaagd. De vergadering kan daarover dan geldig stemmen ongeacht het aantal stemgerechtigde aanwezigen op die vergadering. Dat zal op de uitnodiging uitdrukkelijk worden vermeld.

Art. 14.Stemming gebeurt bij handopsteking. Bij de stemming beslist de selectiecommissie bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Onthoudingen worden daarbij niet als een stem beschouwd.

Het verslag vermeldt uitdrukkelijk wanneer er een stemming is geweest en de geanonimiseerde uitslag van die stemming.

Art. 15.Over gevallen waarin dit reglement niet voorziet, wordt een beslissing genomen tijdens de vergadering.

Hoofdstuk 7. - Selectielijst

Art. 16.Elke selectiecommissie werkt tijdens de vergadering aan een ontwerp van selectielijst, die beheerd en geüpdatet wordt door het secretariaat. Het secretariaat kan de selectielijsten ter controle voorleggen aan belanghebbenden of experten.

Art. 17.Zorgdragers kunnen specifieke selectielijsten ter goedkeuring voorleggen aan de bevoegde selectiecommissies.

Voor specifieke selectielijsten kan na motivering worden afgeweken van de standaardprocedure voor goedkeuring, zoals beschreven in artikel 13 en artikel 14. In dat geval wordt de handopsteking vervangen door een uitdrukkelijk schriftelijk akkoord. Onthoudingen worden daarbij niet als een stem beschouwd.

De beslissingen over specifieke selectielijsten worden binnen dertig werkdagen na ontvangst door het secretariaat meegedeeld aan de betrokken zorgdragers. Als er een goed onderbouwde argumentatie is, die aan de zorgdrager in kwestie is gericht, kan er uitzonderlijk van die termijn afgeweken worden.

Art. 18.Nadat de selectielijst door de bevoegde commissie is goedgekeurd, bezorgt het secretariaat de selectielijst ter bekrachtiging aan de Vlaamse Regering, overeenkomstig artikel 11, § 4, van het Archief decreet van 9 juli 2010Relevante gevonden documenten type decreet prom. 09/07/2010 pub. 28/07/2010 numac 2010035533 bron vlaamse overheid Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2010 type decreet prom. 09/07/2010 pub. 05/08/2010 numac 2010204019 bron vlaamse overheid Decreet tot wijziging van het decreet van 30 april 2004 tot uniformisering van de toezichts-, sanctie- en strafbepalingen die zijn opgenomen in de regelgeving van de sociaalrechtelijke aangelegenheden, waarvoor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest bevoegd zijn type decreet prom. 09/07/2010 pub. 13/01/2011 numac 2010035903 bron vlaamse overheid Decreet houdende aanpassing van de Middelenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het begrotingsjaar 2010 sluiten. Gedurende die dertig kalenderdagen zijn nog wijzigingen mogelijk als de bevoegde selectiecommissie dat nodig acht.

Art. 19.De door de Vlaamse Regering bekrachtigde selectielijsten zijn openbaar en worden bekendgemaakt via de website van het secretariaat.

Art. 20.Als de situatie dat vereist, kan de bevoegde selectiecommissie de selectielijsten die al door de Vlaamse Regering bekrachtigd zijn, actualiseren. Actualiseren is wijzigingen aan de bewaartermijnen of bestemmingen aanbrengen of een reeks toevoegen of schrappen. Die aanpassingen en actualiseringen worden vervolgens ter bekrachtiging aan de Vlaamse Regering voorgelegd.

Hoofdstuk 8. - Werkgroepen en experten

Art. 21.Elke selectiecommissie kan werkgroepen oprichten als ze dat nodig acht, en duidelijk gespecificeerde taken toevertrouwen aan die werkgroepen. Een werkgroep heeft een louter adviserende taak en kan geen beslissingen nemen namens de selectiecommissie die de werkgroep heeft opgericht, of namens andere selectiecommissies.

De selectiecommissies bepalen zelf de samenstelling van hun werkgroepen.

Art. 22.Een werkgroep voert zijn werkzaamheden uit onder toezicht en controle van de selectiecommissie die de werkgroep heeft opgericht.

De selectiecommissie bepaalt de opdracht van de werkgroep en de wijze waarop de voorzitter van de werkgroep aan de selectiecommissie rapporteert. Het secretariaat kan een of meer werkgroepen administratief ondersteunen.

Art. 23.Het secretariaat van de werkgroep legt, in samenspraak met de voorzitter van de werkgroep, de agenda van de vergaderingen vast, hetzij ter uitvoering van de beslissingen die genomen zijn tijdens de vorige vergadering, hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van een van de leden van de werkgroep, hetzij ter uitvoering van een beslissing van de selectiecommissie.

Art. 24.Elke commissie of werkgroep kan experten uitnodigen op een vergadering.

Het secretariaat neemt contact op met de experten en maakt de nodige afspraken.

Hoofdstuk 9. - Slotbepalingen

Art. 25.De leden van een selectiecommissie kunnen op elk moment een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement indienen bij de voorzitter van hun selectiecommissie. De gezamenlijke vergadering van voorzitters beslist, door middel van stemming, over dat voorstel.

Bij wijziging van het huishoudelijk reglement legt het secretariaat het ter goedkeuring voor aan de Vlaamse Regering.

Gezien om gevoegd te worden bij het besluit van de Vlaamse Regering van 22 april 2016 houdende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van de selectiecommissies.

Brussel, 22 april 2016.

De minister-president van de Vlaamse Regering, Geert BOURGEOIS De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur, Inburgering, Wonen, Gelijke Kansen en Armoedebestrijding, Liesbeth HOMANS