22 AVRIL 2016. - Arrêté du Gouvernement flamand portant approbation du règlement d'ordre intérieur des commissions de sélection

LE GOUVERNEMENT FLAMAND, Vu le décret sur les Archives du 9 juillet 2010, l'article 11 ;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la gestion des archives, l'article 18 ;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le 24 mars 2016 ;

Sur la proposition de la Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Intégration civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté ;

Après délibération, Arrête :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur des commissions de sélection, mentionné dans l'annexe jointe au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.La Ministre flamand chargée de la politique générale en matière d'informatique et de technologie de communication au sein de l'administration flamande est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 22 avril 2016.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, Geert BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Intégration civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté, Liesbeth HOMANS

Annexe. Le règlement d'ordre intérieur des commissions de sélection, visé à l'article 1er Chapitre 1er. - Dispositions générales

Article 1er.Le présent règlement d'ordre intérieur porte sur le fonctionnement des commissions de sélection créées par l'article 11 du Décret sur les Archives du 9 juillet 2010 et précisées par l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la gestion des archives.

Art. 2.Pour l'application du présent règlement, on entend par : 1° l'arrêté : l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la gestion des archives ;2° commission de sélection : une commission de sélection telle que visée à l'article 8 de l'arrêté ;3° président et vice-président : le président et le vice-président, visés à l'article 12 de l'arrêté ;4° membres : les membres visés à l'article 12 de l'arrêté ;5° secrétariat : le point d'appui, visé à l'article 14 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 21 mars 2014 réglant la gestion des archives ;6° ministre : la Ministre flamande, chargée de la politique générale en matière d'informatique et de technologie de communication au sein de l'administration flamande. Chapitre 2. - Présidence

Art. 3.La commission de sélection est présidée par le président. Le président ouvre et clôt la réunion, dirige les discussions et les dépouillements du scrutin et est chargé du maintien de l'ordre.

Le président veille au bon fonctionnement de la commission de sélection concernée.

Lorsque le président est absent ou empêché, la commission de sélection est présidée par le vice-président.

Chapitre 3. - Membres

Art. 4.En concertation avec le président de la commission de sélection concernée, le secrétariat convoque un membre suppléant lorsqu'un membre effectif est absent pendant une longue période.

Lorsque le président est absent pendant au moins deux réunions, sa tâche est reprise par le vice-président et un nouveau vice-président temporaire est choisi parmi les membres.

Chapitre 4. - Secrétariat

Art. 5.Le secrétariat des commissions de sélection est chargé, entre autres, : 1° de l'envoi des convocations aux réunions, y compris de l'ordre du jour, visé à l'article 10, et des documents correspondants ;2° de la rédaction du procès-verbal de la réunion ;3° de la publication des procès-verbaux après leur approbation ;4° du suivi de l'exécution des décisions prises par la commission de sélection ;4° de la préparation du contenu des listes de sélection de sa propre initiative ;5° de la gestion des archives ;6° de la publication des listes de sélection établies ;7° de la présentation en vue de la ratification par le Gouvernement flamand des listes de sélection approuvées par la commission de sélection ;8° de la publication et la dissémination des listes de sélection sanctionnées. Le secrétariat contrôle la cohérence dans une seule liste de sélection et entre les différentes listes de sélection.

Le secrétariat n'a pas de droit de vote.

Toute correspondance et communication avec les commissions de sélection et les groupes de travail se fait à l'adresse du secrétariat.

Chapitre 5. - Réunions et ordre du jour

Art. 6.Les membres de la commission peuvent assister virtuellement aux réunions lorsqu'ils renoncent aux indemnités de parcours et de repas.

Si nécessaire, deux ou plusieurs commissions de sélection peuvent se réunir ensemble.

Au moins une fois par an, les présidents de toutes les commissions de sélection se concertent pour discuter la méthodologie et la compatibilité entre les listes de sélection et les affaires transversales. Ces réunions sont convoquées par le secrétariat et présidées en alternance par différents présidents.

Art. 7.Chaque président convoque sa propre commission de sélection, soit de sa propre initiative, soit sur demande écrite d'au moins deux membres à voix délibérative, soit à l'initiative du secrétariat.

Art. 8.En concertation avec chaque président, le secrétariat établit l'ordre du jour des réunions concernées, soit en exécution des décisions prises lors de la réunion précédente, soit de sa propre initiative, soit sur demande d'un des membres de la commission de sélection ou du président d'un groupe de travail.

Art. 9.Les membres remettent leurs préparations et les documents nécessaires au secrétariat de la commission de sélection, au plus tard le cinquième jour ouvrable précédant la réunion.

Le président et le secrétariat peuvent ajouter certains points de toute urgence à l'ordre du jour.

L'ordre du jour comporte des précisions sur les points de l'ordre du jour faisant l'objet d'une prise de décision par la commission de sélection.

Art. 10.L'ordre du jour et les documents correspondants sont joints à l'invitation et sont envoyés à tous les membres de la commission de sélection au plus tard cinq jours ouvrables précédant la date de la réunion.

Art. 11.Chaque point de l'ordre du jour est brièvement expliqué par la personne la plus appropriée, sur la base d'une évaluation du président.

Chapitre 6. - Procès-verbal et décisions

Art. 12.Le procès-verbal comporte au moins : 1° un aperçu des décisions de chaque point de l'ordre du jour ;2° les accords mutuels ;3° une énumération des membres présents, que ce soit physiquement ou virtuellement ;4° les éléments dont un membre demande de les faire acter. Le projet de procès-verbal est remis à tous les membres au plus tard dix jours ouvrables après la réunion.

Les membres qui assistent à la réunion peuvent formuler leurs remarques sur le projet de procès-verbal dans les cinq jours ouvrables. Le projet de procès-verbal est approuvé par les membres lors de la prochaine réunion ou dans le délai fixé par le secrétariat.

Le procès-verbal approuvé est mis à la disposition de tous les membres.

Art. 13.La commission de sélection veillera à ce que les décisions soient prises par consensus. En l'absence de consensus, la commission de sélection décide par un vote.

La commission de sélection ne peut statuer valablement que si la majorité des membres ayant voix délibérative est présente, que ce soit physiquement ou virtuellement.

Il peut y être dérogé dans des circonstances urgentes, telles que motivées par le procès-verbal.

Lorsque la majorité des membres ayant voix délibérative n'est pas présente, les décisions sont reportées à la réunion ultérieure. La réunion peut voter valablement quel que soit le nombre de membres à voix délibérative présents à cette réunion. Il y lieu de mentionner cela de façon explicite sur la convocation.

Art. 14.Il est voté à main levée. Lors du vote, la commission de sélection décide à la majorité simple des voix des membres présents.

En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante.

Des abstentions ne sont pas comptées.

Le procès-verbal mentionne explicitement la date du vote ainsi que le résultat anonymisé de ce vote.

Art. 15.Sur les cas non couverts par le présent règlement, une décision est prise pendant la réunion.

Chapitre 7. - Liste de sélection

Art. 16.Lors de la réunion, chaque commission de sélection élabore un projet de liste de sélection qui est gérée et mise à jour par le secrétariat. Le secrétariat peut soumettre les listes de sélection au contrôle par les intéressés ou experts.

Art. 17.Les intervenants peuvent soumettre des listes de sélection spécifiques à l'approbation aux commissions de sélection compétentes.

Pour des listes de sélection spécifiques, il peut être dérogé, après motivation, à la procédure standard pour approbation, telle que décrite aux articles 13 et 14. Dans ce cas, le vote à main levée est remplacé par un accord écrit explicite. Des abstentions ne sont pas comptées.

Les décisions sur les listes de sélection spécifiques sont communiquées par le secrétariat aux intervenants concernés dans les trente jours ouvrables. Lorsqu'il existe une argumentation bien étayée, qui est adressée à l'intervenant en question, il peut être dérogé à ce délai dans des cas exceptionnels.

Art. 18.Après approbation de la liste de sélection par la commission compétente, le secrétariat remet la liste de sélection au Gouvernement flamand pour être sanctionné, conformément à l'article 11, § 4, du Décret sur les archives du 9 juillet 2010. Pendant ces trente jours calendaires, des modifications sont toujours possibles lorsque la commission de sélection l'estime nécessaire.

Art. 19.Les listes de sélection sanctionnées par le Gouvernement flamand sont publiques et sont publiées sur le site web du secrétariat.

Art. 20.Lorsque la situation l'exige, la commission de sélection compétente peut actualiser les listes de sélection qui sont déjà sanctionnées par le Gouvernement flamand. Actualiser signifie apporter des modifications aux délais de conservation ou aux destinations ou ajouter ou supprimer une série. Ces adaptations et actualisations sont ensuite soumises au Gouvernement flamand pour être sanctionnées.

Chapitre 8. - Groupes de travail et experts

Art. 21.Chaque commission de sélection peut créer des groupes de travail si elle le juge nécessaire, et confier des tâches spécialisées à ces groupes de travail. Un groupe de travail a une tâche purement consultative et ne peut pas prendre de décisions au nom de la commission de sélection qui a créé le groupe de travail, ou au nom d'autres commissions de sélection.

Les commissions de sélection déterminent elles-mêmes la composition de leurs groupes de travail.

Art. 22.Un groupe de travail exécute ses travaux sous le contrôle et la surveillance de la commission de sélection qui a créé le groupe de travail.

La commission de sélection détermine la mission du groupe de travail et la façon dont le président du groupe de travail fait rapport à la commission de sélection. Le secrétariat peut apporter une aide administrative à un ou plusieurs groupes de travail.

Art. 23.En concertation avec le président du groupe de travail, le secrétariat du groupe de travail établit l'ordre du jour des réunions, soit en exécution des décisions prises lors de la réunion précédente, soit de sa propre initiative, soit sur demande d'un des membres du groupe de travail, soit en exécution d'une décision de la commission de sélection.

Art. 24.Chaque commission ou groupe de travail peut inviter des experts à une réunion.

Le secrétariat prend contact avec les experts et conclut les accords nécessaires.

Chapitre 9. - Dispositions finales

Art. 25.Les membres d'une commission de sélection peuvent à tout moment introduire une proposition de modification du règlement d'ordre intérieur auprès du président de la commission de sélection. La réunion conjointe des présidents statue par un vote sur cette proposition.

En cas de modification du règlement d'ordre intérieur, le secrétariat le soumet à l'approbation du Gouvernement flamand.

Vu pour être annexé à l'arrêté du Gouvernement flamand du 22 avril 2016 portant approbation du règlement d'ordre intérieur des commissions de sélection.

Bruxelles, le 22 avril 2016.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, Geert BOURGEOIS La Ministre flamande de l'Administration intérieure, de l'Intégration civique, du Logement, de l'Egalité des Chances et de la Lutte contre la Pauvreté, Liesbeth HOMANS