21 MEI 2021. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën

Rechtsgrond Dit besluit is gebaseerd op: - het Bestuurs decreet van 7 december 2018Relevante gevonden documenten type decreet prom. 07/12/2018 pub. 19/12/2018 numac 2018032457 bron vlaamse overheid Bestuursdecreet sluiten, artikel II.25;

Vormvereiste De volgende vormvereisten zijn vervuld: - De Inspectie van Financiën heeft advies gegeven op 25 januari 2021. - De Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens heeft advies nr. 2021/12 gegeven op 2 maart 2021. - De Raad van State heeft advies 69.196/3 gegeven op 3 mei 2021, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973.

Motivering Dit besluit is gebaseerd op het volgende motief: - Bij arrest nr. 249.405 van de Raad van State, afdeling Bestuursrechtspraak, IXe Kamer, van 6 januari 2021, werd het besluit van de Vlaamse Regering van 18 januari 2019 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën vernietigd.

Initiatiefnemer Dit besluit wordt voorgesteld door de Vlaamse minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management.

Na beraadslaging, DE VLAAMSE REGERING BESLUIT:

Artikel 1.De overheidsinstantie, vermeld in artikel II.18 van het Bestuurs decreet van 7 december 2018Relevante gevonden documenten type decreet prom. 07/12/2018 pub. 19/12/2018 numac 2018032457 bron vlaamse overheid Bestuursdecreet sluiten, legt de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën, vermeld in artikel II.25 van het voormelde decreet, schriftelijk vast per categorie van bestuursdocumenten, na advies van de functionaris voor gegevensbescherming.

Het is mogelijk om één werkwijze als vermeld in het eerste lid vast te stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten.

De werkwijze, vermeld in het eerste lid, leidt ertoe dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument en dat de rechten van de betrokkene overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming, vermeld in artikel I.4, 1°, van het Bestuurs decreet van 7 december 2018Relevante gevonden documenten type decreet prom. 07/12/2018 pub. 19/12/2018 numac 2018032457 bron vlaamse overheid Bestuursdecreet sluiten, gegarandeerd blijven.

De werkwijze, vermeld in het eerste lid, voldoet aan de eigen organisatiebeheersing.

Art. 2.De werkwijze, vermeld in artikel 1, omvat al de volgende elementen: 1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is. Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende stappen: 1° de registratie van al de volgende metagegevens: a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele bestuursdocument behoort;b) de naam van het individuele bestuursdocument;c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of ontvangen;d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt;2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge bestuursdocument;3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen zijn door een elektronische kopie.Die vernietiging is pas mogelijk als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°.

Art. 3.De elektronische kopieën worden bewaard zodat: 1° er geen informatieverlies optreedt;2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft;3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden;4° de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gegarandeerd blijft;5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd. De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën.

Art. 4.Bestuursdocumenten komen niet in aanmerking voor vervanging, als vermeld in artikel 1, als de drager: 1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;2° een specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;3° museale waarde heeft.

Art. 5.De Vlaamse minister, bevoegd voor de digitalisering, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 21 mei 2021.

De minister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management, J. JAMBON