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| Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën | Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques |
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| VLAAMSE OVERHEID 21 MEI 2021. - Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën Rechtsgrond Dit besluit is gebaseerd op: | AUTORITE FLAMANDE 21 MAI 2021. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques Fondement juridique Le présent arrêté est fondé sur : |
| - het Bestuursdecreet van 7 december 2018, artikel II.25; | - le Décret de gouvernance du 7 décembre 2018, l'article II.25. |
| Vormvereiste | Formalités |
| De volgende vormvereisten zijn vervuld: | Les formalités suivantes sont remplies : |
| - De Inspectie van Financiën heeft advies gegeven op 25 januari 2021. | - l'Inspection des Finances a donné un avis le 25 janvier 2021. |
| - De Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens | - la Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens |
| (Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère | |
| heeft advies nr. 2021/12 gegeven op 2 maart 2021. | personnel) a donné l'avis n° 2021/12 le 2 mars 2021. |
| - De Raad van State heeft advies 69.196/3 gegeven op 3 mei 2021, met | - Le Conseil d'Etat a donné l'avis n° 69.196/3 le 3 mai 2021, en |
| toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 2°, van de wetten op de | application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le |
| Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973. | Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973. |
| Motivering | Motivation |
| Dit besluit is gebaseerd op het volgende motief: | Le présent arrêté est fondé sur le motif suivant : |
| - Bij arrest nr. 249.405 van de Raad van State, afdeling | - Par l'arrêt n° 249.405 du Conseil d'Etat, section du Contentieux |
| Bestuursrechtspraak, IXe Kamer, van 6 januari 2021, werd het besluit | Administratif, IXe Chambre, du 6 janvier 2021, l'arrêté du |
| van de Vlaamse Regering van 18 januari 2019 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën vernietigd. Initiatiefnemer Dit besluit wordt voorgesteld door de Vlaamse minister van Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management. Na beraadslaging, DE VLAAMSE REGERING BESLUIT: Artikel 1.De overheidsinstantie, vermeld in artikel II.18 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, legt de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën, vermeld in artikel II.25 van het voormelde decreet, schriftelijk vast |
Gouvernement flamand du 18 janvier 2019 réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques a été annulé. Initiateur Le présent arrêté est proposé par le Ministre flamand des Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire. Après délibération, LE GOUVERNEMENT FLAMAND ARRETE : Article 1er.Après l'avis du fonctionnaire en charge de la protection des données, l'instance publique visée à l'article II.18 du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018 fixe la méthode de remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques, visée à l'article II.25 du décret précité, par écrit et par catégorie |
| per categorie van bestuursdocumenten, na advies van de functionaris | de documents administratifs. |
| voor gegevensbescherming. | |
| Het is mogelijk om één werkwijze als vermeld in het eerste lid vast te | Il est possible d'établir une procédure unique telle que visée à |
| stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten. | l'alinéa 1er pour différentes catégories de documents administratifs. |
| De werkwijze, vermeld in het eerste lid, leidt ertoe dat de | Il résulte de la méthode visée à l'alinéa 1er que la copie |
| elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van | électronique est une représentation complète et véridique du document |
| het analoge bestuursdocument en dat de rechten van de betrokkene | administratif analogique et que les droits de la personne concernée |
| overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming, vermeld in | restent garantis conformément au règlement général sur la protection |
| artikel I.4, 1°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, | des données, visé à l'article I.4, 1°, du Décret de gouvernance du 7 |
| gegarandeerd blijven. | décembre 2018. |
| De werkwijze, vermeld in het eerste lid, voldoet aan de eigen | La méthode visée à l'alinéa 1er est conforme à la maîtrise de la |
| organisatiebeheersing. | propre organisation. |
Art. 2.De werkwijze, vermeld in artikel 1, omvat al de volgende |
Art. 2.La méthode visée à l'article 1er comprend tous les éléments |
| elementen: | suivants : |
| 1° een vastlegging van de technische specificaties van de | 1° une définition des spécifications techniques de la copie |
| elektronische kopie; | électronique ; |
| 2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging; | 2° un plan d'étapes pour l'exécution du remplacement ; |
| 3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van | 3° une indication de la période de validité pendant laquelle la |
| kracht is. | méthode est en vigueur. |
| Het stappenplan, vermeld in het eerste lid, 2°, bevat de volgende | Le plan d'étapes visé à l'alinéa 1er, 2°, comprend les étapes |
| stappen: | suivantes : |
| 1° de registratie van al de volgende metagegevens: | 1° l'enregistrement de toutes les métadonnées suivantes : |
| a) de naam van de categorie van bestuursdocumenten en, als dat van | a) le nom de la catégorie de documents administratifs et, le cas |
| toepassing is, de naam van het dossier waartoe het individuele | échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel |
| bestuursdocument behoort; | se rapporte ; |
| b) de naam van het individuele bestuursdocument; | b) le nom du document administratif individuel ; |
| c) de datum waarop het analoge bestuursdocument is opgemaakt of | c) la date à laquelle le document administratif analogique a été |
| ontvangen; | établi ou reçu ; |
| d) de datum waarop de elektronische kopie is opgemaakt; | d) la date à laquelle la copie électronique a été établie ; |
| 2° een controle op juistheid van de metagegevens, de leesbaarheid van | 2° un contrôle de l'exactitude des métadonnées, de la lisibilité de la |
| de elektronische kopie en de mate waarin de elektronische kopie | copie électronique et de la mesure dans laquelle la copie électronique |
| volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met het analoge | est complète et véridique par rapport au document administratif |
| bestuursdocument; | analogique ; |
| 3° de vernietiging van de analoge bestuursdocumenten die vervangen | 3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été |
| zijn door een elektronische kopie. Die vernietiging is pas mogelijk | remplacés par une copie électronique. Cette destruction n'est possible |
| als voldaan is aan de voorwaarden, vermeld in punt 2°. | que si les conditions visées au point 2° sont remplies. |
Art. 3.De elektronische kopieën worden bewaard zodat: |
Art. 3.Les copies électroniques sont conservées afin de garantir : |
| 1° er geen informatieverlies optreedt; | 1° qu'il n'y a aucune perte d'information ; |
| 2° de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft; | 2° une lisibilité à long terme ; |
| 3° er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden; | 3° qu'aucune modification ne peut être apportée ; |
| 4° de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gegarandeerd blijft; | 4° la confidentialité des données personnelles ; |
| 5° elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de | 5° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur |
| authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd. | l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique. |
| De werkwijze, vermeld in artikel 1, wordt gedurende dezelfde periode | La méthode visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la |
| en op dezelfde wijze beheerd en bewaard als de elektronische kopieën. | même période et de la même manière que les copies électroniques. |
Art. 4.Bestuursdocumenten komen niet in aanmerking voor vervanging, |
Art. 4.Les documents administratifs n'entrent pas en ligne de compte |
| als vermeld in artikel 1, als de drager: | pour le remplacement visé à l'article 1er, si le support : |
| 1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft; | 1° fournit des informations contextuelles essentielles sur le document |
| 2° een specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke | administratif ; 2° a une signification actuelle, sociale, historique, religieuse, |
| of maatschappelijke betekenis heeft; | politique ou sociale spécifique ; |
| 3° museale waarde heeft. | 3° a une valeur muséale. |
Art. 5.De Vlaamse minister, bevoegd voor de digitalisering, is belast |
Art. 5.Le ministre flamand compétent pour la numérisation est chargé |
| met de uitvoering van dit besluit. | de l'exécution du présent arrêté. |
| Brussel, 21 mei 2021. | Bruxelles, le 21 mai 2021. |
| De minister-president van de Vlaamse Regering, Vlaams minister van | Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, Ministre flamand des |
| Buitenlandse Zaken, Cultuur, Digitalisering en Facilitair Management, | Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire, |
| J. JAMBON | J. JAMBON |