12 SEPTEMBER 2008. - Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding

De Vlaamse Regering, Gelet op het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding, inzonderheid op artikel 10;

Gelet op het decreet van 7 mei 2004 betreffende de rechtspositie van de minderjarige in de integrale jeugdhulp, inzonderheid op artikel 4, op artikel 20 tot en met 23 en artikel 31;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 8 juni 2001 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven 5 juni 2008;

Gelet op het advies 44.799/1 van de Raad van State, gegeven op 15 juli 2008, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1° van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Werk, Onderwijs en Vorming en de Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen en definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° bekwame minderjarige leerling : de minderjarige leerling die tot een redelijke beoordeling van zijn belangen in staat is, rekening houdend met zijn leeftijd en zijn maturiteit.Een minderjarige van twaalf jaar of ouder wordt vermoed in staat te zijn tot een redelijke beoordeling van zijn belangen; 2° beroepsbeoefenaar : de beoefenaar vermeld in het koninklijk besluit nr.78 van 10 november 1967 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen, alsmede de beroepsbeoefenaar van een niet-conventionele praktijk als vermeld in de wet van 29 april 1999 betreffende de niet-conventionele praktijken inzake de geneeskunde, de artsenijbereidkunde, de kinesitherapie, de verpleegkunde en de paramedische beroepen; 3° centrum : een centrum voor leerlingenbegeleiding als vermeld in artikel 3 van het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding;4° CLB-medewerker : iedereen die, ongeacht zijn rechtspositie, in het centrum activiteiten verricht met het oog op leerlingenbegeleiding;5° niet-bekwame meerderjarige leerling : de meerderjarige leerling die valt onder het statuut van verlengde minderjarigheid of onbekwaamverklaring;6° ouders : de titularissen van het ouderlijk gezag of de personen die in rechte een leerling onder hun bewaring hebben;7° school : een school als vermeld in artikel 2, 28°, van het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding;8° centrumnet : een centrumnet als vermeld in artikel 2, 6°, van het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding;9° cliëntsysteem : de ouders, de opvoedingsverantwoordelijken en de personen die met de minderjarige samenwonen op het moment dat de minderjarige om toegang verzoekt;10° contextuele gegevens : gegevens die handelen over twee of meer personen van het cliëntsysteem. HOOFDSTUK II. - Samenstelling van het multidisciplinaire dossier en de dossiergegevens bijhouden, aanvullen en beheren

Art. 2.Het multidisciplinaire dossier verzamelt alle gekende gegevens die op papier of op een andere informatiedrager geregistreerd zijn door CLB-medewerkers in het kader van hun opdracht binnen het centrum, en die in verband staan met een leerling die tot de doelgroep van het centrum behoort.

Het multidisciplinaire dossier bevat minstens de volgende beschikbare gegevens : 1° de administratieve gegevens van de betrokken leerling : a) de identificatiegegevens van de leerling : voornaam, achternaam, geboortedatum, nationaliteit;b) de hoofdverblijfplaats en in voorkomend geval andere feitelijke verblijfplaatsen;c) school, onderwijsniveau, structuuronderdeel, leerjaar, klas;d) voornaam, achternaam, geboortedatum van de ouders;e) contactgegevens van de ouders;2° de gegevens over de verplichte begeleiding op het vlak van preventieve gezondheidszorg naar aanleiding van een algemeen of gericht consult : a) de gegevens die beschikbaar worden gesteld door de ouders;b) de gegevens die beschikbaar worden gesteld door de school;c) de gegevens die door Kind en Gezin en door de door Kind en Gezin erkende instellingen en diensten of door de behandelende arts beschikbaar worden gesteld;d) de gegevens die het resultaat zijn van het consult, met inbegrip van de nazorg;e) in voorkomend geval het gezondheidsbilan;3° de gegevens over de vaccinaties en over de profylactische maatregelen;4° de gegevens over de verplichte begeleiding inzake leerplicht : a) de notulen van het gestructureerde overleg tussen de school en het centrum over de voortgangscontrole van afwezigheden van de leerling;b) de begeleiding van leerplichtproblemen;c) een kopie van de documenten die de school moet bezorgen aan het beleidsdomein Onderwijs en Vorming naar aanleiding van schoolveranderingen;d) de gegevens van andere instanties die betrokken zijn bij de begeleiding van leerplichtproblemen;5° de gegevens in het kader van het verzekerd aanbod, zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse Regering van 28 augustus 2000 tot bepaling van sommige opdrachten van de CLB's;6° de gegevens van de vraaggestuurde begeleiding;7° een chronologisch overzicht van alle contacten en tussenkomsten in verband met de betrokken leerling, met vermelding van de aard van de tussenkomst en de naam van de betrokken CLB-medewerker;8° het resultaat van het eventuele multidisciplinaire overleg binnen het centrum, met inbegrip van de gekozen methodiek;9° de eventuele verwijzingen naar een externe dienst of persoon, met de vermelding van de naam ervan;10° de gegevens die werden meegedeeld aan de school of een personeelslid van de school;11° in voorkomend geval, de dossiers die zijn overgedragen door de vroegere PMS- en MST-centra.

Art. 3.§ 1. De directeur van het centrum is verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens van het multidisciplinaire dossier, met uitzondering van de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen.

De directeur kan taken die betrekking hebben op de verwerking van het multidisciplinaire dossier, delegeren aan CLB-medewerkers; alle overige CLB-medewerkers worden daarover ingelicht. § 2. De verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, valt onder de bevoegdheid van een beroepsbeoefenaar die in het centrum werkt.

De verantwoordelijke beroepsbeoefenaar kan taken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, delegeren aan CLB-medewerkers die ook beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg zijn; alle overige CLB-medewerkers worden daarover ingelicht.

Art. 4.Elke CLB-medewerker is wat zijn opdrachten betreft verantwoordelijk voor het aanvullen van het multidisciplinaire dossier en voor het operationeel houden van de aangebrachte gegevens.

Zo zorgt hij er onder meer voor dat, wat zijn opdrachten betreft, alle gegevens, vermeld in artikel 2, worden opgenomen in het multidisciplinaire dossier, en dat de gegevens die relevant zijn in het kader van de multidisciplinaire werking, worden besproken met of meegedeeld aan de andere betrokken CLB-medewerkers. HOOFDSTUK III. - Toegankelijkheid van de gegevens van het multidisciplinair dossier voor de CLB-medewerkers

Art. 5.Elke CLB-medewerker heeft, als hij betrokken is bij de begeleiding van de leerling in kwestie, toegang tot alle gegevens, vermeld in artikel 2. De toegang tot die gegevens voor de betrokken CLB-medewerker gebeurt steeds onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de verantwoordelijke beroepsbeoefenaar van het centrum.

Art. 6.In het belang van de leerling of van de ouders of ter vrijwaring van de rechten van derden worden gegevens ontoegankelijk gemaakt voor bepaalde CLB-medewerkers : 1° op verzoek van de bekwame minderjarige leerling;2° op verzoek van de bekwame meerderjarige leerling;3° op verzoek van de ouders, in eigen naam of namens de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling;4° ambtshalve, in uitzonderlijke gevallen die moeten worden gemotiveerd. De vraag, vermeld in punt 1° tot en met 3°, of de motivering, vermeld in punt 4°, wordt opgenomen in het multidisciplinaire dossier. In het chronologische overzicht vermeld in artikel 2, tweede lid, 6°, wordt de ontoegankelijkheid voor bepaalde CLB-medewerkers vermeld. HOOFDSTUK IV. - Raadpleging van de gegevens uit het multidisciplinaire dossier

Art. 7.§ 1. De bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier. De leerling heeft geen toegang tot die gegevens als ze : 1° louter betrekking hebben op derden;2° verstrekt werden door een derde en door die persoon als vertrouwelijk bestempeld werden;3° opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden. De ouder van de niet-bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier.

De ouder heeft evenwel geen toegang tot die gegevens als ze : 1° als vertrouwelijk bestempeld werden door de persoon die de gegevens heeft meegedeeld;2° louter betrekking hebben op een andere persoon dan zichzelf of de leerling;3° opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden. De ouder van de bekwame minder- en meerderjarige leerling heeft recht op toegang tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier die betrekking hebben op zichzelf. Na toestemming van de bekwame minder- of meerderjarige leerling heeft de ouder ook recht op toegang tot de gegevens die enkel de leerling betreffen of die tegelijk betrekking hebben op de leerling en op zichzelf. De ouder heeft geen toegang tot gegevens die als vertrouwelijk bestempeld werden door de persoon die de gegevens heeft meegedeeld of die opgesteld werden voor de gerechtelijke overheden.

Elke persoon die in een dossier vermeld wordt, heeft toegang tot de gegevens die hemzelf betreffen. § 2. De leerling kan het recht op toegang zelfstandig uitoefenen of zich laten bijstaan door een bijstandspersoon die : 1° door het beroepsgeheim gebonden is of personeelslid is van de school waar de leerling onderwijs volgt;2° op ondubbelzinnige wijze door de leerling aangewezen is;3° niet rechtstreeks betrokken is bij de jeugdhulpverlening. Als de leerling niet in staat is om zelf een bijstandspersoon aan te wijzen én er sprake is van een belangenconflict tussen de leerling en zijn ouders, wordt een bijstandspersoon aangewezen door het centrum om het recht op toegang uit te oefenen. De vaststelling dat er een tegenstrijdig belang is, valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de beroepsbeoefenaar van het centrum, in voorkomend geval naar aanleiding van een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzet van de leerling. De bijstandspersoon wordt gekozen in het belang van de leerling. § 3. Het recht op toegang wordt verleend door inzage in het dossier.

De inzage vindt steeds plaats onder begeleiding van een CLB-medewerker en onder de verantwoordelijkheid van de directeur van het centrum. De inzage van de gegevens over de gezondheid vindt plaats onder begeleiding van de beroepsbeoefenaar van het centrum. De voormelde personen duiden de informatie over de aanwezige dossierelementen voor de betrokkenen op een wijze die verstaanbaar is voor de leerling en de ouders. De inzage vindt uiterlijk plaats binnen tien werkdagen na het verzoek om inzage, rekening houdend met de vakantieregeling, vermeld in het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding.

Als een volledige inzage van bepaalde gegevens afbreuk zou doen aan het recht van de derde op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer, wordt de toegang tot die gegevens verstrekt via een gedeeltelijke inzage, een gesprek of een rapportage. Die beoordeling wordt gemaakt in overleg tussen de CLB-medewerker en de betrokken derde.

Personen die deel uitmaken van het cliëntsysteem worden, voor zover het gaat om contextuele gegevens, voor de toepassing van deze paragraaf, niet als derden beschouwd ten opzichte van elkaar. § 4. Als het verlenen van toegang aan een ouder van de leerling een tegenstrijdig belang kan opleveren met dat van de leerling, wordt het toegangsrecht van de ouder enkel uitgeoefend door een bijstandsfiguur van de leerling, als vermeld in § 2. De vaststelling dat er een tegenstrijdig belang is, valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de beroepsbeoefenaar van het centrum, in voorkomend geval naar aanleiding van een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzet van de leerling. § 5. De leerling heeft het recht om het dossier aan te vullen en mag zijn versie geven van de feiten, vermeld in het dossier. § 6. De persoon die toegang heeft tot de gegevens uit het multidisciplinaire dossier heeft recht op een afschrift van die gegevens waartoe hij toegang heeft door inzage en op een rapport van de gegevens waartoe hij toegang heeft door een gesprek of rapportage.

Ieder afschrift en ieder rapport is persoonlijk en vertrouwelijk, en mag enkel worden aangewend voor doeleinden van jeugdhulp. De CLB-medewerker die een afschrift of rapport bezorgt, wijst de minderjarige of de ouder daarop en voegt een toelichting daarover bij het afschrift of rapport. § 7. Het recht op toegang door de minderjarige geldt niet als de beroepsbeoefenaar of de directeur van het centrum van oordeel is dat het meedelen van de medische, respectievelijk niet-medische gegevens in het dossier klaarblijkelijk ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt. De ouder of de bijstandspersoon heeft wel recht op toegang voor zover het gaat om niet-medische gegevens.

Wanneer de beroepsbeoefenaar van oordeel is dat het meedelen van medische gegevens in het dossier klaarblijkelijk ernstig nadeel voor het welzijn van de leerling meebrengt, raadpleegt de beroepsbeoefenaar overeenkomstig artikel 7, § 4, van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt, voorafgaand een andere beroepsbeoefenaar, en voegt de beroepsbeoefenaar een schriftelijke motivering toe aan het dossier. De toegang wordt enkel toegezegd aan de bijstandspersoon als die een beroepsbeoefenaar is. § 8. Elk verzoek om vraag tot raadpleging, elke raadpleging en elke weigering tot raadpleging wordt vermeld in het chronologische overzicht, vermeld in artikel 2, 7°. HOOFDSTUK V. - Overdracht van gegevens uit het multidisciplinaire dossier

Art. 8.§ 1. De directeur van het centrum draagt het multidisciplinaire dossier over aan een ander centrum dat de leerling onder begeleiding heeft, tenzij er daartegen verzet wordt aangetekend door : 1° de bekwame minder- of meerderjarige leerling;2° de ouders, in eigen naam of namens de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling. Dit verzet moet schriftelijk ingediend worden binnen een termijn van tien dagen na de mededeling waarin de ouders of de leerling op de hoogte worden gebracht van de geplande overdracht. § 2. Het verzet, vermeld in § 1, kan geen betrekking hebben op de overdracht van de identificatiegegevens, de gegevens in het kader van de verplichte begeleiding van leerlingen met leerplichtproblemen, de vaccinatiegegevens, de gegevens in het kader van de algemene, de gerichte en de bijzondere consulten en de medische onderzoeken, vermeld in artikel 24, 1°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 maart 2000 tot bepaling van sommige opdrachten van de centra voor leerlingenbegeleiding.

Art. 9.Het centrum en de CLB-medewerkers mogen enkel in het belang van de leerling gegevens uit het multidisciplinaire dossier bezorgen aan de volgende derden : 1° het betrokken schoolpersoneel voor wat betreft de gegevens die nodig zijn om hun taak naar behoren te kunnen vervullen;2° anderen, om een verplichting na te komen die opgelegd wordt door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie, of op gemotiveerd verzoek of na schriftelijke toestemming van : a) de bekwame minder- of meerderjarige leerling;b) de ouders, in eigen naam of namens de niet-bekwame minder- of meerderjarige leerling. De overdracht van gegevens uit het multidisciplinaire dossier, vermeld in het eerste lid, vindt plaats onder de verantwoordelijkheid van de directeur en de beroepsbeoefenaar van het centrum. HOOFDSTUK VI. - Vernietiging van de gegevens uit het multidisciplinaire dossier

Art. 10.De multidisciplinaire dossiers worden door het centrum bewaard tot ten minste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde consult of de laatst uitgevoerde vaccinatie. Daarna start de directeur de geëigende procedure tot vernietiging, maar niet voor de betrokkene de leeftijd van 25 jaar heeft bereikt.

In afwijking van het eerste lid worden gegevens van leerlingen die hun studieloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, bewaard tot op het ogenblik dat de betrokkene de leeftijd van 30 jaar bereikt. HOOFDSTUK VII. - Informatieplicht van het centrum inzake het multidisciplinaire dossier

Art. 11.De directeur van het centrum draagt er, met behoud van de toepassing van artikel 7, zorg voor dat de betrokken leerling en de ouders op een gepaste wijze geïnformeerd worden over de dossiergegevens.

Ter uitvoering van het eerste lid informeert de directeur de leerling ten minste over de bewaringstermijn van het multidisciplinaire dossier, de mogelijkheid van overdracht van bepaalde dossierelementen, de persoon die zijn dossier bij bewaring verder beheert, de locatie en de verdere toegang tot het multidisciplinaire dossier na de beëindiging van het leerplichtonderwijs, conform de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. HOOFDSTUK VIII. - Slotbepalingen

Art. 12.De Vlaamse minister, bevoegd voor het onderwijs, en de Vlaamse minister, bevoegd voor het gezondheidsbeleid, kunnen ieder wat hem betreft nadere regels bepalen waaraan de samenstelling van het multidisciplinaire dossier, naar vorm, moet voldoen, zonder dat zij de lijst bedoeld in artikel 2, tweede lid, kunnen aanvullen met nieuwe gegevens.

Art. 13.Het besluit van de Vlaamse Regering van 8 juni 2001 betreffende het multidisciplinaire dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding wordt opgeheven.

Art. 14.Dit besluit treedt in werking op 1 september 2008.

Art. 15.De Vlaamse minister, bevoegd voor het Onderwijs, en de Vlaamse minister, bevoegd voor het Gezondheidsbeleid, zijn ieder wat hem betreft belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 12 september 2008.

De minister-president van de Vlaamse Regering, K. PEETERS De Vlaamse minister van Werk, Onderwijs en Vorming, F. VANDENBROUCKE De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, S. VANACKERE