12 SEPTEMBRE 2008. - Arrêté du Gouvernement flamand relatif au dossier multidisciplinaire dans les centres d'encadrement des élèves

Le Gouvernement flamand, Vu le décret du 1er décembre 1998 relatif aux centres d'encadrement des élèves, notamment l'article 10;

Vu le décret du 7 mai 2004 relatif au statut du mineur dans l'aide intégrale à la jeunesse, notamment l'article 4, les articles 20 à 23 inclus et l'article 31;

Vu l'arrêté du Gouvernement flamand du 8 juin 2001 relatif au dossier multidisciplinaire dans les centres d'encadrement des élèves;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, rendu le 5 juin 2008;

Vu l'avis 44.799/1 du Conseil d'Etat, donné le 15 juillet 2008, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition du Ministre flamand de l'Emploi, de l'Enseignement et de la Formation et du Ministre flamand du Bien-Etre, de la Santé publique et de la Famille;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales et définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, on entend par : 1° élève mineur capable : l'élève mineur qui est capable d'apprécier raisonnablement ses intérêts, compte tenu de son âge et de sa maturité.Un mineur âgé de douze ans ou plus est jugé capable d'apprécier raisonnablement ses intérêts; 2° professionnel : le professionnel, visé à l'arrêté royal n° 78 du 10 novembre 1967 relatif à l'exercice des professions des soins de santé, ainsi que le praticien d'une pratique non conventionnelle, tel que visé à la loi du 29 avril 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 29/04/1999 pub. 24/06/1999 numac 1999022439 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi relative aux pratiques non conventionnelles dans les domaines de l'art médical, de l'art pharmaceutique, de la kinésithérapie, de l'art infirmier et des professions paramédicales fermer relative aux pratiques non conventionnelles dans les domaines de l'art médical, de l'art pharmaceutique, de la kinésithérapie, de l'art infirmier et des professions paramédicales;3° centre : un centre d'encadrement des élèves tel que visé à l'article 3 du décret du 1er décembre 1998 relatif aux centres d'encadrement des élèves;4° collaborateur CLB : toute personne effectuant, indépendamment de son statut, des activités dans le centre en vue de l'encadrement des élèves;5° élève majeur non capable : l'élève majeur relevant du statut de la minorité prolongée ou de l'interdiction;6° parents : les personnes exerçant l'autorité parentale ou assumant de droit la garde d'un élève;7° école : une école telle que visée à l'article 2, 28°, du décret du 1er décembre 1998 relatif aux centres d'encadrement des élèves;8° réseau-centres : un réseau-centres tel que visé à l'article 2, 6°, du décret du 1er décembre 1998 relatif aux centres d'encadrement des élèves;9° système des clients : les parents, les responsables de l'éducation et les personnes qui cohabitent avec le mineur au moment où il demande l'accès;10° données contextuelles : les données concernant deux ou plusieurs personnes faisant partie du système des clients. CHAPITRE II. - Composition du dossier multidisciplinaire et collecte, mise à jour et gestion des données du dossier

Art. 2.Le dossier multidisciplinaire contient toutes les données connues enregistrées sur support papier ou autre par les collaborateurs CLB dans le cadre de leur charge au sein du centre, et portant sur un élève qui appartient au groupe cible du centre.

Le dossier multidisciplinaire comprend au moins les données disponibles suivantes : 1° les données administratives relatives à l'élève concerné;a) les données d'identification de l'élève : prénom, nom, date de naissance, nationalité;b) la résidence principale et, le cas échéant, les autres résidences de fait;c) l'école, le niveau d'enseignement, la subdivision structurelle, l'année d'études, la classe;d) le prénom, le nom, la date de naissance des parents;e) les données de contact des parents;2° les données relatives à l'encadrement obligatoire en matière des soins de santé préventifs suite à une consultation générale ou dirigée : a) les données mises à disposition par les parents;a) les données mises à disposition par l'école;c) les données mises à disposition par "Kind en Gezin" et par les organismes ou services reconnus par "Kind en Gezin" ou mises à disposition par le médecin traitant;d) les données qui sont le résultat de la consultation, y compris la postcure;e) le cas échéant, le bilan de santé;3° les données relatives aux vaccinations et aux mesures prophylactiques;4° les données relatives à l'encadrement obligatoire pour ce qui est de la scolarité obligatoire : a) les procès-verbaux de la concertation structurée entre l'école et le centre sur le suivi des absences de l'élève;b) l'encadrement en cas de manquements à l'obligation scolaire;c) une copie des documents que l'école doit fournir au domaine politique de l'Enseignement et de la Formation lorsqu'un élève change d'école;d) les données des autres instances impliquées dans l'encadrement des manquements à l'obligation scolaire;5° les données dans le cadre de l'offre garantie, telle que définie dans l'arrêté du Gouvernement flamand du 28 août 2000 définissant certaines missions des centres d'encadrement des élèves;6° les données relatives à l'encadrement fondé sur la demande;7° un aperçu chronologique de tous les contacts et interventions relatifs à l'élève concerné, avec mention de la nature de l'intervention et du nom du collaborateur CLB concerné;8° le résultat de l'éventuelle concertation multidisciplinaire au sein du centre, y compris la méthodologie appliquée;9° les références éventuelles à un service ou une personne externe, avec mention du nom de celui-ci ou celle-ci; 10° les données communiquées à l'école ou à un membre du personnel de l'école;11° le cas échéant, les dossiers transférés par les anciens centres PMS et MST.

Art. 3.§ 1er. Le directeur du centre est responsable du traitement des données du dossier multidisciplinaire, à l'exception des données à caractère personnel portant sur la santé.

Le directeur peut déléguer les tâches relatives au traitement du dossier multidisciplinaire à certains collaborateurs CLB; tous les autres collaborateurs CLB en sont informés. § 2. La responsabilité du traitement des données à caractère personnel concernant la santé relève de la compétence d'un professionnel qui travaille dans le centre.

Le professionnel responsable peut déléguer des tâches relatives au traitement des données à caractère personnel concernant la santé, à des collaborateurs CLB qui sont également des praticiens professionnels des soins de santé; tous les autres collaborateurs CLB en sont informés.

Art. 4.Tout collaborateur CLB est, dans les limites de ses missions, responsable de la mise à jour du dossier multidisciplinaire et veille à ce que les données apportées par lui restent opérationnelles.

Ainsi, dans les limites de ses missions, il veille entre autres à ce que, toutes les données, visées à l'article 2, soient reprises dans le dossier multidisciplinaire, et que les données pertinentes dans le cadre du fonctionnement multidisciplinaire, soient discutées avec les autres collaborateurs concernés ou leur soient communiquées. CHAPITRE III. - Accessibilité des données du dossier multidisciplinaire pour les collaborateurs CLB

Art. 5.A condition qu'il soit intéressé à l'encadrement d'un certain élève, le collaborateur CLB a accès à toutes les données visées à l'article 2. L'accès à ces données est toujours accordé au collaborateur CLB concerné sous la responsabilité du directeur et du professionnel responsable du centre.

Art. 6.Dans l'intérêt de l'élève ou des parents ou pour sauvegarder les droits de tiers, les données sont rendues inaccessibles à certains collaborateurs CLB. 1° à la demande de l'élève mineur capable;2° à la demande de l'élève majeur capable;3° à la demande des parents, en leur propre nom ou au nom de l'élève mineur ou majeur non capable;4° d'office, sauf dans des cas exceptionnels justifiés. La demande visée aux points 1° à 3° inclus, ou la motivation, visée au point 4°, est reprise dans le dossier multidisciplinaire.

L'inaccessibilité pour certains collaborateurs CLB est mentionnée dans l'aperçu chronologique visé à l'article 2, deuxième alinéa, 6°. CHAPITRE IV. - Consultation des données du dossier multidisciplinaire

Art. 7.§ 1er. L'élève mineur et majeur capable a droit d'accès aux données du dossier multidisciplinaire. L'élève n'a pas droit d'accès à ces données si celles-ci : 1° n'ont trait qu'à des tiers;2° étaient fournies par un tiers qui les a qualifiées de confidentielles;3° ont été établies pour les pouvoirs judiciaires. Le parent de l'élève mineur et majeur non capable a droit d'accès aux données du dossier multidisciplinaire. Néanmoins, le parent n'a pas droit d'accès à ces données si celles-ci : 1° ont été qualifiées de confidentielles par la personne qui a communiqué ces données;2° ne portent que sur une autre personne que lui-même ou l'élève;3° ont été établies pour les pouvoirs judiciaires. Le parent de l'élève mineur et majeur capable a droit d'accès aux données du dossier multidisciplinaire qui ont trait à lui-même. Après consentement de l'élève mineur ou majeur capable, le parent a également droit d'accès aux données qui se rapportent exclusivement à l'élève ou qui se rapportent à l'élève et à lui-même. Le parent n'a pas d'accès aux données qui ont été qualifiées de confidentielles par la personne qui a communiqué ces données ou qui étaient établies pour les pouvoirs judiciaires.

Toute personne mentionnée dans un dossier, a accès aux données qui portent sur lui-même. § 2. L'élève peut exercer le droit d'accès de manière autonome ou se faire assister par un intervenant qui : 1° est tenu par le secret professionnel ou est membre du personnel de l'école où l'élève suit un enseignement;2° est désigné de manière explicite par l'élève;3° n'est pas directement associé aux services d'aide à la jeunesse. Si l'élève n'est pas capable de désigner lui-même un intervenant et si l'élève et ses parents se trouvent confrontés à un conflit d'intérêts, le centre désigne un intervenant pour exercer le droit d'accès. La constatation d'un conflit d'intérêts relève de la responsabilité du directeur et du professionnel du centre, le cas échéant, suite à une opposition explicite et justifiée par l'élève. L'intervenant est choisi dans l'intérêt de l'élève. § 3. Le droit d'accès est satisfait par consultation du dossier. La consultation a lieu avec l'assistance d'un collaborateur CLB et sous la responsabilité du directeur du centre. La consultation des données relatives à la santé a lieu avec l'assistance du professionnel du centre. Les personnes précitées expliquent aux personnes intéressées l'information sur les éléments contenus dans le dossier d'une façon compréhensible pour l'élève et les parents. La consultation a lieu au plus tard dix jours ouvrables après la demande d'accès, en tenant compte du régime des vacances, visé au décret du 1er décembre 1998 relatif aux centres d'encadrement des élèves.

Au cas où la consultation complète de certaines données porterait préjudice au droit du tiers à la protection de sa vie privée, l'accès à ces données est accordé par le biais d'une consultation partielle, d'un entretien ou d'un rapportage. Cette évaluation est faite en concertation entre le collaborateur CLB et le tiers concerné.

Les personnes faisant partie du système des clients ne sont pas considérées comme tiers entre eux, pour l'application du présent paragraphe, dans la mesure où il s'agit de données contextuelles. § 4. Si l'autorisation d'accès à un parent de l'élève crée un conflit d'intérêts avec ceux de l'élève, le droit d'accès du parent n'est exercé que par un intervenant désigné pour l'élève, tel que visé au § 2. La constatation d'un conflit d'intérêts relève de la responsabilité du directeur et du professionnel du centre, le cas échéant, si l'élève dépose opposition explicite et justifiée. § 5. L'élève a le droit de compléter son dossier et de donner sa version des faits mentionnés dans son dossier. § 6. La personne ayant accès aux données du dossier multidisciplinaire a droit à une copie de ces données auxquelles il a accès par consultation et à un rapport des données auxquelles il a accès par un entretien ou un rapportage.

Toute copie et tout rapport est personnel et confidentiel, et ne peut être utilisé qu'à des fins d'aide à la jeunesse. Le collaborateur CLB qui transmet une copie ou un rapport, le signale au mineur ou au parent et joint une note explicative à la copie ou au rapport. § 7. Le droit d'accès par le mineur ne s'applique pas lorsque le professionnel ou le directeur du centre juge que la communication des données respectivement médicales ou non médicales du dossier cause manifestement un dommage sérieux au bien-être de l'élève. Le parent ou l'intervenant a cependant droit d'accès pour autant qu'il s'agisse de données non médicales.

Lorsque le professionnel estime que la communication des données médicales ou non médicales du dossier cause manifestement un dommage sérieux au bien-être de l'élève, le professionnel consulte au préalable, conformément l'article 7, § 4, de la loi du 22 août 2002Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/08/2002 pub. 26/09/2002 numac 2002022737 source ministere des affaires sociales, de la sante publique et de l'environnement Loi relative aux droits du patient fermer relative aux droits du patient, un autre professionnel, et il ajoute une motivation écrite au dossier. L'accès n'est autorisé à l'intervenant que si celui-ci est un professionnel. § 8. Chaque demande de consultation, chaque consultation et chaque refus de consultation est mentionné dans l'aperçu chronologique visé à l'article 2, 7°. CHAPITRE V. - Transfert de données du dossier multidisciplinaire

Art. 8.§ 1er. Le directeur du centre assure le transfert du dossier multidisciplinaire à un autre centre qui accompagne l'élève, à moins qu'une opposition soit formée par : 1° l'élève mineur ou majeur capable;2° les parents, en leur propre nom ou au nom de l'élève mineur ou majeur non capable. Cette opposition doit être déposée par écrit dans un délai de dix jours après la communication dans laquelle les parents ou l'élève sont mis au courant du transfert envisagé. § 2. L'opposition, visée au § 1er, ne peut pas porter sur un transfert des données d'identification, des données dans le cadre de l'encadrement obligatoire des élèves ne respectant pas l'obligation scolaire, des données de vaccination, des données dans le cadre des consultations générales, dirigées et spéciales et des examens médicaux, visés à l'article 24, 1°, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 17 mars 2000 définissant certaines missions des centres d'encadrement des élèves.

Art. 9.Le centre et les collaborateurs CLB ne peuvent transmettre que dans l'intérêt de l'élève des données du dossier multidisciplinaire aux tiers suivants : 1° le personnel concerné de l'école pour ce qui est des données nécessaires à l'accomplissement convenable de leur tâche;2° d'autres personnes afin de respecter une obligation imposée par ou en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance, ou sur demande motivée ou par autorisation écrite de : a) l'élève mineur ou majeur capable;b) les parents, en leur propre nom ou au nom de l'élève mineur ou majeur non capable. Le transfert de données du dossier multidisciplinaire, visé au premier alinéa, s'effectue sous la responsabilité du directeur et du professionnel du centre. CHAPITRE VI. - Suppression des données du dossier multidisciplinaire

Art. 10.Les dossiers multidisciplinaires sont conservés par le centre jusqu'à dix ans au moins après la date de la dernière consultation ou de la dernière vaccination. Ensuite, le directeur entame la procédure appropriée visant la suppression, mais il ne la commence cependant pas avant que le concerné ait atteint l'âge de 25 ans.

Par dérogation au premier alinéa, les données des élèves ayant terminé leur carrière scolaire dans l'enseignement spécial sont conservées jusqu'au moment où le concerné a atteint l'âge de 30 ans. CHAPITRE VII. - Obligation d'information du centre concernant le dossier multidisciplinaire

Art. 11.Le directeur du centre veille à ce que, sans préjudice de l'application de l'article 7, l'élève concerné et les parents soient informés de manière appropriée des données de dossier.

En exécution du premier alinéa, le directeur informe l'élève au moins du délai de conservation du dossier multidisciplinaire, de la possibilité de transfert de certains éléments du dossier, de la personne qui continue à gérer son dossier lors de la conservation, du lieu et de l'accès ultérieur au dossier multidisciplinaire après la fin de l'obligation scolaire, conformément à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel. CHAPITRE VIII. - Dispositions finales

Art. 12.Le Ministre flamand chargé de l'enseignement et le Ministre flamand chargé de la politique de santé peuvent, chacun en ce qui le concerne, arrêter les conditions de forme relatives à la composition du dossier multidisciplinaire, sans qu'ils puissent compléter par de nouvelles données la liste mentionnée à l'article 2, deuxième alinéa.

Art. 13.L'arrêté du Gouvernement flamand du 8 juin 2001 relatif au dossier multidisciplinaire dans les centres d'encadrement des élèves est abrogé.

Art. 14.Le présent arrêté entre en vigueur le 1er septembre 2008.

Art. 15.Le Ministre flamand ayant l'Enseignement dans ses attributions et le Ministre flamand ayant la Politique de Santé dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 12 septembre 2008.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, K. PEETERS Le Ministre flamand de l'Emploi, de l'Enseignement et de la Formation, F. VANDENBROUCKE Le Ministre flamand du Bien-être, de la Santé publique et de la Famille, S. VANACKERE