8 JUNI 2001. - Besluit van de Vlaamse regering betreffende het multidisciplinair dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding

VERSLAG AAN DE VLAAMSE REGERING Voorliggend besluit geeft uitvoering aan artikel 10 van het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding, waarin gesteld wordt dat het centrum voor elke leerling een multidisciplinair dossier aanlegt.

Deze materie wordt in belangrijke mate medebeheerst door onder meer de Privacywet; daarom wordt hieronder artikelsgewijs een aantal raakpunten met andere wetgevingen toegelicht.

Artikel 1, 3° : Het besluit bepaalt de bevoegdheid van de 'ouders' inzake de raadpleging, de overdracht en de toegankelijkheid van de gegevens uit het multidisciplinair dossier. De 'ouders' die deze bevoegdheden kunnen uitoefenen zijn : a) de titularissen van het ouderlijk gezag. Indien de minderjarige twee ouders heeft, is elk van beide ouders titularis van de prerogatieven van het ouderlijk gezag, wat ook de onderlinge verhouding tussen hen mag zijn. Ingevolge artikel 374 van het Burgerlijk Wetboek kan een ouder, die niet meer samenleeft met de andere ouder, ontheven worden van het recht om bepaalde prerogatieven uit te oefenen; hij blijft in dit geval niettemin titularis van het ouderlijk gezag.

Slechts de ouders die ingevolge artikel 32 tot en met 35 van de Wet van 8 april 1965 betreffende de jeugdbescherming ontzet worden uit het titularisschap van het ouderlijk gezag, komen niet in aanmerking voor de bepalingen van dit besluit. b) de personen die in rechte een leerling onder hun bewaring hebben. Het betreft enerzijds de voogd, i.e. de persoon die bepaalde ouderlijke prerogatieven overneemt indien de minderjarige slechts één of geen ouder meer heeft en anderzijds de pleegvoogd, i.e de persoon die op basis van artikelen 475bis e.v. van het Burgerlijk Wetboek op contractuele basis de belangrijkste ouderlijke verplichtingen overneemt van de ouders, en meteen ook sommige prerogatieven van het ouderlijk gezag. c) de personen die in feite een leerling onder hun bewaring hebben. Het betreft niet de personen die de leerlingen occasioneel onder hun hoede hebben, als wel de pleegouders, i.e. de personen die het kind werkelijk bij zich opvoeden, zonder dat een wettelijk omschreven gezagsinstelling voor handen is.

Artikel 3 : Artikel 3 draagt de verantwoordelijkheid voor het verwerken van persoonsgegevens in beginsel op aan de directeur van het centrum.

Uitzondering wordt gemaakt voor persoonsgegevens betreffende de gezondheid; ingevolge artikel 7, § 4, van de Privacywet wordt de verantwoordelijkheid hier gelegd bij een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg.

Beide bevoegdheden kunnen worden gedelegeerd aan CLB-medewerkers; in het laatste geval moeten ook zij beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg zijn. Om de eenheid van het multidisciplinair dossier te vrijwaren, zullen in de centra eenduidige procedures moeten worden afgesproken die bij voorkeur voorwerp uitmaken van een intern reglement.

Het begrip 'verwerken' moet worden gelezen in de zin van artikel 1, § 2 van de Privacywet; het betreft "elke werking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procédés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens".

Ingevolge de memorie van toelichting bij de Privacywet (Gedr. St., Kamer, 1610/1 90/91, p. 12) zijn 'persoonsgegevens betreffende de gezondheid' "gegevens die betrekking hebben op de gezondheidstoestand, medisch onderzoek, geneeskundige verzorging, alsmede op behandelingen wegens alcoholisme of andere intoxicaties".

Onder 'beroepsbeoefenaars in de gezondheidszorg' begrijpt de memorie van toelichting bij de Privacywet de geneesheer, zijn vervanger, zijn opvolger en hun medische ploeg. Het begrip 'medische ploeg' wordt in de ruime zin van het woord beschouwd. Het betreft al diegenen die handelen onder het gezag en het toezicht van een geneesheer.

Artikel 9 : Dit artikel bepaalt de mogelijke afwijkingen op het beginsel dat dossiergegevens niet aan derden worden verstrekt. Zo het om persoonsgegevens betreffende de gezondheid gaat, geldt de voorwaarde dat moet voldaan zijn aan artikel 7, § 2 van de Privacywet. Dit artikel stelt dat ondermeer in volgende gevallen persoonsgegevens betreffende de gezondheid aan derden kunnen worden verstrekt : a) wanneer dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van een doelstelling vastgesteld door of krachtens de wet met het oog op de toepassing van de sociale zekerheid (bijvoorbeeld dossiergegevens in het kader van de verhoogde kinderbijslag of voor de inaanmerkingneming voor het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap);b) wanneer dit noodzakelijk is voor de bevordering en de bescherming van de volksgezondheid met inbegrip van bevolkingsonderzoek;c) wanneer dit noodzakelijk is voor het voorkomen van een concreet gevaar of voor de beteugeling van een bepaalde strafrechtelijke inbreuk;d) wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een recht in rechte;e) wanneer dit noodzakelijk is voor het wetenschappelijk onderzoek en verricht wordt onder de voorwaarden vastgesteld door de Koning bij een in Ministerraad overlegd besluit, na advies van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Brussel, 8 juni 2001.

De minister-president van de Vlaamse regering, P. DEWAEL De Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen, Mevr. M. VOGELS De Vlaamse minister van Onderwijs en Vorming, Mevr. M. VANDERPOORTEN

8 JUNI 2001 - Besluit van de Vlaamse regering betreffende het multidisciplinair dossier in de centra voor leerlingenbegeleiding De Vlaamse regering, Gelet op het decreet van 1 december 1998 betreffende de centra voor leerlingenbegeleiding, inzonderheid op artikel 10;

Gelet op het akkoord van de minister bevoegd voor de begroting, gegeven op 8 juni 2000;

Gelet op het protocol nr. 375 van 13 oktober 2000 houdende de conclusies van de onderhandelingen die werden gevoerd in de gemeenschappelijke vergadering van Sectorcomité X en van onderafdeling "Vlaamse Gemeenschap" van afdeling 2 van het Comité voor de provinciale en plaatselijke overheidsdiensten;

Gelet op het protocol nr. 150 van 13 oktober 2000 houdende de conclusies van de onderhandelingen die werden gevoerd in het Overkoepelend onderhandelingscomité bedoeld in het decreet van 5 april 1995 tot oprichting van onderhandelingscomités in het vrij gesubsidieerd onderwijs;

Gelet op de beraadslaging van de Vlaamse regering, op 27 oktober 2000, betreffende de aanvraag om advies bij de Raad van State binnen een maand;

Gelet op het advies van de Raad van State, gegeven op 14 december 2000, met toepassing van artikel 84, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen en van de Vlaamse minister van Onderwijs en Vorming;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Algemene bepalingen en definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder : 1° CLB : centrum voor leerlingenbegeleiding;2° CLB-medewerker : iedereen die, ongeacht zijn rechtspositie, in het centrum activiteiten verricht met het oog op leerlingenbegeleiding;3° ouders : de titularissen van het ouderlijk gezag of de personen die in rechte of in feite een leerling onder hun bewaring hebben;4° multidisciplinair dossier : de verzameling van alle gekende gegevens die op papier of andere informatiedrager geregistreerd zijn door CLB-medewerkers in hoofde van hun opdracht binnen het CLB, en die in verband staan met een leerling die tot de doelgroep van het centrum behoort; HOOFDSTUK II Samenstelling van het multidisciplinair dossier en het bijhouden, aanvullen en beheer van de dossiergegevens

Art. 2.Het multidisciplinair dossier bevat minstens de voorhanden zijnde gegevens inzake : 1° de administratieve gegevens van de betrokken leerling : a) de identificatiegegevens van de leerling : naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit b) adres van de woonplaats en in voorkomend geval van de verblijfplaats(en);c) school, onderwijsniveau, structuuronderdeel, leerjaar, klas;d) naam, voornaam, geboortedatum van de ouders;e) gegevens nodig voor de bereikbaarheid van de ouders;2° de gegevens met betrekking tot de verplichte begeleiding inzake preventieve gezondheidszorg naar aanleiding van een algemeen of gericht consult.Zij hebben betrekking op : a) de gegevens die beschikbaar werden gesteld door de ouders;b) de gegevens die beschikbaar worden gesteld door de school;c) de gegevens die door Kind en Gezin en de door haar erkende instellingen en diensten of door de behandelende arts beschikbaar worden gesteld;d) de gegevens die het resultaat zijn van het consult, met inbegrip van de nazorg;e) in voorkomend geval het gezondheidsbilan;3° de gegevens met betrekking tot de vaccinaties en inzake de profylactische maatregelen;4° de gegevens met betrekking tot de verplichte begeleiding inzake leerplicht.Zij hebben betrekking op : a) de notulen van het gestructureerde overleg tussen de school en het centrum met betrekking tot de opvolging van afwezigheden;b) de begeleiding van de leerling met leerplichtproblemen;c) een kopie van de documenten die de school moet bezorgen aan het departement Onderwijs naar aanleiding van schoolveranderingen;d) de gegevens van andere instanties die betrokken worden bij de begeleiding van de leerling inzake leerplichtproblemen;5° de gegevens in het kader van het verzekerd aanbod, zoals bepaald in het besluit van de Vlaamse regering van 28 augustus 2000 tot bepaling van sommige opdrachten van de CLB's;6° de gegevens van de vraaggestuurde begeleiding na instemming van de leerling van 14 jaar of ouder of de ouders van de leerling jonger dan 14 jaar;7° een chronologisch overzicht van alle contacten en tussenkomsten in verband met de betrokken leerling met vermelding van de aard van de tussenkomst en de naam van de betrokken CLB-medewerker;8° het resultaat van het gebeurlijk multidisciplinair overleg binnen het CLB met inbegrip van de gekozen methodiek;9° de eventuele verwijzingen naar een externe dienst of persoon, met de vermelding van de naam er van;10° de gegevens die werden meegedeeld aan de school of de leerkracht;11° in voorkomend geval, de dossiers die zijn overgedragen vanuit de vroegere PMS- en MST-centra.

Art. 3.§ 1. De directeur van het CLB is verantwoordelijk voor het verwerken van de gegevens van het multidisciplinair dossier, met uitzondering van de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen.

De directeur kan taken met betrekking tot het verwerken van het multidisciplinair dossier, delegeren naar bepaalde CLB-medewerkers; alle overige CLB-medewerkers worden hierover ingelicht. § 2. De verantwoordelijkheid voor het verwerken van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen valt onder de bevoegdheid van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, werkzaam in het CLB. De verantwoordelijke bedoeld in het eerste lid, kan taken met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens die de gezondheid betreffen delegeren naar bepaalde CLB-medewerkers die eveneens beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg zijn; alle overige CLB-medewerkers worden hierover ingelicht.

Art. 4.Elke CLB-medewerker is voor wat zijn opdrachten betreft verantwoordelijk voor het aanvullen van het multidisciplinair dossier en voor het operationeel houden van deze aangebrachte gegevens.

Zo zorgt hij er onder meer voor dat, voor wat zijn opdrachten betreft, alle onder artikel 2 bedoelde gegevens worden opgenomen in het multidisciplinair dossier en dat de gegevens die relevant zijn in het kader van de multidisciplinaire werking, worden besproken met of meegedeeld aan de andere betrokken CLB-medewerkers. HOOFDSTUK III. - Toegankelijkheid van de gegevens van het multidisciplinair dossier voor de CLB-medewerkers

Art. 5.Elke CLB-medewerker heeft, voor zover hij betrokken is bij de begeleiding van een bepaalde leerling, toegang tot alle gegevens bedoeld in artikel 2.

Art. 6.In het belang van de leerling, de ouders of ter vrijwaring van de rechten van derden kunnen de gegevens ontoegankelijk gemaakt worden voor de CLB-medewerkers die betrokken zijn bij de begeleiding van een bepaalde leerling : 1° op vraag van de leerling of de ouders;2° ambtshalve, in uitzonderlijke gevallen die moeten worden gemotiveerd. De in 1° bedoelde vraag of de in 2° bedoelde motivering wordt opgenomen in het multidisciplinair dossier en wordt vermeld in het chronologisch overzicht bedoeld in artikel 2, 7°. HOOFDSTUK IV. - Raadpleging van de gegevens uit het multidisciplinair dossier

Art. 7.§ 1. Hebben recht op toegang tot de gegevens van het multidisciplinair dossier : 1° de leerling jonger dan 14 jaar en zijn ouders, tenzij het begeleidende CLB-team dit strijdig acht met het beroepsgeheim of met de belangen van de leerling;2° de minderjarige, niet-ontvoogde leerling van 14 jaar of ouder en zijn ouders, tenzij de leerling zich uitdrukkelijk verzet tegen het recht op toegang door zijn ouders en op voorwaarde dat het begeleidende CLB-team, op basis van het beroepsgeheim of in het belang van de leerling, oordeelt dat dit verzet verantwoord is;3° de ontvoogde of meerderjarige leerling. § 2. Het recht op toegang gebeurt door middel van een gesprek met het begeleidende CLB-team dat de informatie over de aanwezige dossierelementen voor de betrokkenen duidt. Op verzoek van de leerling of zijn ouders wordt hiervan een schriftelijke samenvatting bezorgd.

Indien het recht op toegang wordt uitgeoefend door de leerling jonger dan 14 jaar, duidt het begeleidende CLB-team de gegevens op een wijze die verstaanbaar is voor de leerling. § 3. Elke vraag tot raadpleging, elke raadpleging en elke weigering tot raadpleging wordt vermeld in het chronologisch overzicht bedoeld in artikel 2, 7°. HOOFDSTUK V. - Overdracht van gegevens uit het multidisciplinair dossier

Art. 8.De directeur van het centrum moet, tenzij de leerling van 14 jaar of ouder of de ouders van de leerling jonger dan 14 jaar zich daar tegen verzetten, het multidisciplinair dossier overdragen naar een ander centrum dat de leerling onder toezicht heeft.

Dit verzet dient schriftelijk te gebeuren binnen een termijn van 30 dagen na de mededeling waarin de ouders of de leerling op de hoogte worden gebracht van de overdracht.

De leerling van 14 jaar of ouder of de ouders van de leerling jonger dan 14 jaar kunnen zich niet verzetten tegen de overdracht van de identificatiegegevens, de vaccinatiegegevens, de gegevens in het kader van de verplichte CLB-opdrachten, de bijzondere consulten en de medische onderzoeken bedoeld in artikel 24, 1° van het besluit van de Vlaamse regering van 17 maart 2000 tot bepaling van sommige opdrachten van de centra voor leerlingenbegeleiding.

Art. 9.Het centrum en de CLB-medewerkers mogen geen gegevens uit het multidisciplinair dossier bezorgen aan derden, tenzij : 1° aan het betrokken schoolpersoneel voor wat betreft de gegevens die nodig zijn om hun taak naar behoren te kunnen vervullen op voorwaarde dat de deontologische en privacyregels zijn gerespecteerd;2° aan anderen, op verzoek van of mits schriftelijke toestemming van de leerling van 14 jaar of ouder of de ouders van de leerling jonger dan 14 jaar en op voorwaarde dat de deontologische en privacyregels zijn gerespecteerd. Voor wat betreft de persoonsgegevens die de gezondheid betreffen geldt het eerste lid voor zover voldaan is aan artikel 7, § 2 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. HOOFDSTUK VI. - Vernietiging van de gegevens uit het multidisciplinair dossier

Art. 10.De multidisciplinaire dossiers worden door het centrum bewaard tot ten minste tien jaar na de datum van het laatst uitgevoerde consult of vaccinatie. Daarna start de directeur de geëigende procedure tot vernietiging, maar niet vroeger dan het ogenblik waarop de betrokkene de leeftijd van 25 jaar heeft bereikt.

In afwijking van het eerste lid, worden gegevens van leerlingen die hun studieloopbaan beëindigd hebben in het buitengewoon onderwijs, bewaard tot op het ogenblik dat betrokkene de leeftijd van 30 jaar bereikt. HOOFDSTUK VII. - Informatieplicht van het centrum inzake het multidisciplinair dossier

Art. 11.De directeur van het centrum draagt er, onverminderd artikel 7, zorg voor dat de betrokken leerling en de ouders op een gepaste wijze geïnformeerd worden over de dossiergegevens.

In uitvoering van het eerste lid informeert de directeur de leerling in het schooljaar waarin hij de leeftijd van 18 jaar bereikt heeft ten minste over de bewaringstermijn van het multidisciplinair dossier, de mogelijkheid van overdracht van bepaalde dossierelementen, de persoon die zijn dossier bij bewaring verder beheert evenals de locatie. HOOFDSTUK VIII. - Slotbepalingen

Art. 12.De Vlaamse minister, bevoegd voor het Onderwijs, en de Vlaamse minister, bevoegd voor het Gezondheidsbeleid, kunnen nadere regels bepalen waaraan de samenstelling van het multidisciplinair dossier, naar vorm en inhoud, moeten voldoen.

Art. 13.Dit besluit treedt in werking op 1 september 2001.

Art. 14.De Vlaamse minister, bevoegd voor Gezondheidsbeleid, en de Vlaamse minister, bevoegd voor het Onderwijs, zijn belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 8 juni 2001.

De minister-president van de Vlaamse regering, P. DEWAEL De Vlaamse minister van Welzijn, Gezondheid en Gelijke Kansen, Mevr. VOGELS De Vlaamse minister van Onderwijs en Vorming, Mevr. VANDERPOORTEN