7 SEPTEMBER 2012. - Besluit van de Vlaamse Regering betreffende controle en single audit

De Vlaamse Regering, Gelet op de bijzondere wet van 16 januari 1989Relevante gevonden documenten type wet prom. 16/01/1989 pub. 06/11/2008 numac 2008000907 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Bijzondere wet betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten betreffende de financiering van de Gemeenschappen en de Gewesten, artikel 51;

Gelet op het decreet van 8 juli 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 08/07/2011 pub. 05/08/2011 numac 2011035642 bron vlaamse overheid Decreet houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof sluiten houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof, artikelen 33, 48, 49, 50, 57 en artikel 67;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 15 mei 2012;

Gelet op advies 51.679/1/V van de Raad van State, gegeven op 2 augustus 2012;

Op voorstel van de minister-president van de Vlaamse Regering en de Vlaamse minister van Financiën, Begroting, Werk, Ruimtelijke Ordening en Sport;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK 1. - Definities en algemene bepalingen

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder : 1° controleactoren : de volgende instellingen of personen die controle- of toezichtwerkzaamheden uitvoeren bij de Vlaamse overheid of een onderdeel ervan : a) bedrijfsrevisoren als vermeld in artikel 2 van de wet van 22 juli 1953Relevante gevonden documenten type wet prom. 22/07/1953 pub. 28/10/2009 numac 2009000714 bron federale overheidsdienst binnenlandse zaken Wet houdende oprichting van een Instituut van de bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor, gecoördineerd op 30 april 2007. - Officieuze coördinatie in het Duits sluiten houdende oprichting van een instituut van de Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor;b) Inspectie van Financiën voor de toepassing van artikel 25 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2001Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/01/2001 pub. 30/03/2001 numac 2001035298 bron ministerie van de vlaamse gemeenschap Besluit van de Vlaamse regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne type besluit van de vlaamse regering prom. 19/01/2001 pub. 16/03/2001 numac 2001035208 bron ministerie van de vlaamse gemeenschap Besluit van de Vlaamse regering houdende de vaststelling van de criteria van toekenning van onderhoudstoelagen aan centra of diensten voor revalidatie type besluit van de vlaamse regering prom. 19/01/2001 pub. 23/02/2001 numac 2001035163 bron ministerie van de vlaamse gemeenschap Besluit van de Vlaamse regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 24 juli 1991 betreffende de inschrijving bij het Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap sluiten houdende regeling van de begrotingscontrole en -opmaak, alsook voor de auditwerkzaamheden die in het kader van de Europese structuurfondsen worden uitgevoerd;c) Interne Audit van de Vlaamse Administratie;d) interne-auditfuncties van de Vlaamse rechtspersonen, vermeld in artikel 4 van het rekendecreet;e) het IVA Centrale Accounting, enerzijds voor de taken, uitgevoerd door de controleurs van de vastleggingen, anderzijds voor de opmaak en consolidatie van de algemene rekeningen;f) de regeringsafgevaardigden : de personen, vermeld in artikel 49 van het rekendecreet;2° entiteit : een departement, een IVA zonder rechtspersoonlijkheid en elke rechtspersoon als vermeld in artikel 4, § 1 en § 2, van het rekendecreet;3° rekendecreet : het decreet van 8 juli 2011Relevante gevonden documenten type decreet prom. 08/07/2011 pub. 05/08/2011 numac 2011035642 bron vlaamse overheid Decreet houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof sluiten houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof;4° risicoanalyse : het analyseren van de interne en externe factoren die de kwaliteit van producten en diensten beïnvloeden of bedreigen, en bijgevolg ook de realisatie van de organisatiedoelstellingen kunnen belemmeren;5° risicomanagement : het proces van risicoanalyse en het nemen van maatregelen om de risico's tot een aanvaardbaar niveau te reduceren, en het vereiste risiconiveau te onderhouden;

Art. 2.Dit besluit is van toepassing op de rechtspersonen, vermeld in artikel 4, § 1 en § 2, van het rekendecreet.

Art. 3.§ 1. Er wordt een permanent dossier per entiteit opgesteld.

Het permanente dossier omvat geactualiseerde algemene informatie en entiteitgevoelige en vertrouwelijke informatie. Entiteitgevoelige en vertrouwelijke informatie wordt alleen ter beschikking gesteld van de betrokken entiteit en van de controleactoren die betrokken zijn bij die entiteit.

Onder algemene informatie wordt verstaan : 1° het oprichtingsdecreet, het oprichtingsbesluit of de statuten;2° de beheers- of managementovereenkomst, alsook de rapportering over de uitvoering ervan;3° het ondernemingsplan, alsook eventuele deelplannen;4° de samenstelling en taken van de raad van bestuur, het auditcomité, het remuneratiecomité en de andere comités;5° de organisatiestructuur, zowel hiërarchisch als, voor zover toepasselijk, geografisch;6° de delegaties en subdelegaties die de entiteit verkregen en verleend heeft;7° de specifieke regelgeving die van toepassing is op de entiteit;8° de controleactoren, de looptijd van hun mandaat, alsook de persoon of personen met wie contact moet worden opgenomen, met vermelding van hun contactgegevens;9° de goedgekeurde begrotingen van de laatste vijf jaar.Dat zijn begrotingen die rekening houden met goedgekeurde begrotingswijzigingen en herverdelingen; 10° de vijf meest recent opgestelde jaarrekeningen;11° de vijf meest recent opgestelde jaarverslagen. Onder entiteitgevoelige en vertrouwelijke informatie wordt verstaan : 1° de beschrijving van het risicomanagement van de entiteit;2° alle auditverslagen en aanbevelingsbrieven (managementletters) van de voorbije vijf jaar;3° de algemene aanbevelingen van de Inspectie van Financiën van de laatste vijf jaar;4° de verslagen van de regeringsafgevaardigde van de laatste vijf jaar;5° de opmerkingen van het IVA Centrale Accounting van de laatste vijf jaar. De Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en de begrotingen, mag het permanente dossier verder vorm geven. § 2. De permanente dossiers worden bijgehouden in een centraal register. Het IVA Centrale Accounting staat in voor het opzetten, organiseren en het autorisatiebeheer van het centraal register. Het register wordt zo opgezet dat iedere betrokken entiteit of controleactor, alsook het Rekenhof, zonder kosten of aanschaf van bijzondere software, toegang heeft tot het permanente dossier van de betrokken entiteit. § 3. Elke entiteit houdt haar contracten en overeenkomsten op een gestructureerde wijze bij, en verleent de controleactoren, alsook het Rekenhof, toegang tot die informatie. De controleactoren, alsook het Rekenhof, hebben toegang tot de centrale systemen die de overheidsopdrachten operationeel beheren.

Art. 4.De leidend ambtenaar is verantwoordelijk voor de risicoanalyse en het risicomanagement op het niveau van de entiteit. De leidend ambtenaar is de hoogste ambtelijke autoriteit van een entiteit ten aanzien van de raad van bestuur of, als er geen raad van bestuur geïnstalleerd is, ten aanzien van het bevoegde lid of de bevoegde leden van de Vlaamse Regering.

De controleactoren evalueren het door de entiteit geïnstalleerde risicomanagement. Ze volgen in overleg met het Rekenhof de risicoanalyse van de entiteit op en vullen de risicoanalyse aan.

De controleactoren stemmen hun auditaanpak op elkaar af in overleg met het Rekenhof.

Behalve in uitzonderlijke omstandigheden die een dringende audit noodzakelijk maken, stemmen de betrokken controleactoren de jaarplanning van de geplande controlewerkzaamheden op elkaar en op het Rekenhof af. De controleactoren lichten de entiteit tijdig in over de aanvang van een in de jaarplanning opgenomen controle. Bij belangrijke verschuivingen worden ook de andere controleactoren, alsook het Rekenhof, tijdig op de hoogte gebracht.

De controleactoren maken maximaal gebruik van de resultaten van de audit- en controlewerkzaamheden die al door de andere controleactoren en het Rekenhof zijn uitgevoerd. Om dat te realiseren, stellen de controleactoren de resultaten van hun audit ter beschikking aan de andere betrokken controleactoren en aan het Rekenhof.

Het derde, vierde en vijfde lid zijn niet van toepassing op de controles, uitgevoerd in het kader van artikelen 33, 35, § 1, en artikelen 48 en 49, van het rekendecreet en met inachtneming van artikelen 5 en 6 van dit besluit. HOOFDSTUK 2. - Inspectie van Financiën

Art. 5.Als de Inspectie van Financiën bijzondere audits, met toepassing van artikel 25 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 januari 2001Relevante gevonden documenten type besluit van de vlaamse regering prom. 19/01/2001 pub. 30/03/2001 numac 2001035298 bron ministerie van de vlaamse gemeenschap Besluit van de Vlaamse regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne type besluit van de vlaamse regering prom. 19/01/2001 pub. 16/03/2001 numac 2001035208 bron ministerie van de vlaamse gemeenschap Besluit van de Vlaamse regering houdende de vaststelling van de criteria van toekenning van onderhoudstoelagen aan centra of diensten voor revalidatie type besluit van de vlaamse regering prom. 19/01/2001 pub. 23/02/2001 numac 2001035163 bron ministerie van de vlaamse gemeenschap Besluit van de Vlaamse regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 24 juli 1991 betreffende de inschrijving bij het Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap sluiten houdende regeling van de begrotingscontrole en -opmaak, uitvoert, deelt ze de auditaanpak en het auditverslag aan de andere controleactoren, alsook aan het Rekenhof, mee, voor zover de Vlaamse Regering daarover geen andere beslissing neemt.

Art. 6.Minstens eenmaal per jaar geeft de Inspectie van Financiën aan de Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en begrotingen, in voorkomend geval, een overzicht van de algemene aanbevelingen en risico's die ze bij de betrokken entiteiten meent te hebben waargenomen. De voormelde minister stelt die algemene aanbevelingen en risico's ter beschikking aan de andere betrokken controleactoren en aan het Rekenhof. HOOFDSTUK 3. - IVA Centrale Accounting

Art. 7.Opmerkingen die het IVA Centrale Accounting formuleert over de juistheid, tijdigheid en autorisatie van de aan het IVA Centrale Accounting bezorgde documenten, worden ook aan de andere controleactoren en aan het Rekenhof gemeld. HOOFDSTUK 4. - Regeringsafgevaardigde

Art. 8.De Vlaamse minister, bevoegd voor de financiën en begrotingen, stelt de verslagen van de regeringsafgevaardigden ter beschikking van de controleactoren en van het Rekenhof. HOOFDSTUK 5. - Bedrijfsrevisoren

Art. 9.§ 1. Onverminderd andere opdrachten waarmee ze door de Vlaamse overheid kunnen worden belast, controleren de bedrijfsrevisoren : 1° het getrouwe beeld van de jaarrekening die door de entiteit aan de Vlaamse Regering bij de toepassing van het rekendecreet moet worden overgezonden;2° het aangepaste karakter en de werking van de administratieve en boekhoudkundige organisatie, gericht op de productie van financiële rapportering. § 2. Als de bedrijfsrevisoren hun opdracht uitvoeren, houden ze rekening met de mogelijkheid van fraude. De controle wordt zo opgevat dat de bedrijfsrevisoren een redelijke mate van zekerheid verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang, als gevolg van fraude of van het maken van fouten, bevatten. Van een controle kan evenwel niet worden verlangd dat ze elke fraude aan het licht brengt en de bedrijfsrevisoren zijn niet verplicht die op te sporen. § 3. De bedrijfsrevisoren kunnen op elk moment ter plaatse inzage nemen in de boeken, de brieven, de notulen en in alle documenten en geschriften van de entiteit die ze nodig achten voor de uitvoering van hun opdracht.

De bedrijfsrevisoren kunnen van de bestuurders, van de gemachtigden en van de personen die aangesteld zijn door de entiteit, alle ophelderingen en inlichtingen vorderen, en ze kunnen alle verificaties verrichten die ze nodig achten voor de uitvoering van hun opdracht. De bedrijfsrevisoren kunnen vorderen in het bezit te worden gesteld van inlichtingen over publiekrechtelijke of privaatrechtelijke rechtspersonen waarmee de entiteit een samenwerkingsakkoord heeft gesloten, voor zover ze die inlichtingen nodig achten om de financiële toestand van de entiteit te controleren. § 4. Ter certificering van de jaarrekening stelt de bedrijfsrevisor een verslag op dat uit de volgende elementen bestaat : 1° een inleiding, waarin ten minste wordt vermeld op welke jaarrekening de controle betrekking heeft;2° een beschrijving van de reikwijdte van de controle, waarin ten minste wordt aangegeven welke normen voor de controle bij de uitvoering ervan in acht zijn genomen en of de bedrijfsrevisor van het bestuursorgaan en de personen die aangesteld zijn door de entiteit, de toelichtingen en de informatie hebben verkregen die nodig zijn voor hun controle;3° de aanduiding dat de rekeningen in overeenstemming met het rekendecreet en de uitvoeringsbesluiten ervan zijn opgesteld;4° een verklaring waarin de bedrijfsrevisor zijn oordeel geeft of zowel de boekhouding, de balans, de resultatenrekening als de toelichtingen bij de balans, de resultatenrekening en de rapportering over de begroting een getrouw beeld van het vermogen, de financiële toestand en de verschillende resultaten van de entiteit geeft;5° de vermelding dat de bedrijfsrevisor al dan niet kennis heeft gekregen van verrichtingen die gedaan zijn of beslissingen die genomen zijn met overtreding van het oprichtingsdecreet of de statuten van de entiteit of van bepalingen uit het rekendecreet en de uitvoeringsbesluiten ervan. § 5. Ter certificering van de uitvoering van de begroting neemt de bedrijfsrevisor in zijn verslag een verklaring op waarin de bedrijfsrevisor zijn oordeel geeft of de uitvoering van de begroting en de aansluiting van de uitvoering van de begroting bij de jaarrekening correct zijn opgesteld. § 6. Ter certificering van de jaarlijkse ESR-rapportering neemt de bedrijfsrevisor in zijn verslag de volgende elementen op : 1° de vermelding dat de rapportering al dan niet is opgesteld in overeenstemming met de ESR-regels;2° de vermelding dat de ESR-rapportering al dan niet op een consistente wijze aansluit bij de rekeningen. § 7. Naast andere aanbevelingen over vastgestelde tekortkomingen inzake organisatiebeheersing formuleert de bedrijfsrevisor in de managementletter vastgestelde inefficiënties en inbreuken op andere regelgeving die financiële gevolgen voor de entiteit met zich mee hebben gebracht of zouden kunnen brengen. HOOFDSTUK 6. - Slotbepalingen

Art. 10.Dit besluit treedt in werking de dag na publicatie in het Belgisch Staatsblad, met uitzondering van artikel 4 dat in werking treedt op de dag van de inwerkingtreding van het artikel 16, 2° van het decreet houdende diverse bepalingen betreffende Financiën en Begroting.

Art. 11.De minister-president van de Vlaamse Regering en de Vlaamse minister van Financiën, Begroting, Werk, Ruimtelijke Ordening en Sport zijn belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 7 september 2012.

De minister-president van de Vlaamse Regering, K. PEETERS De Vlaamse minister van Financiën, Begroting, Werk, Ruimtelijke Ordening en Sport, Ph. MUYTERS