7 SEPTEMBRE 2012. - Arrêté du Gouvernement flamand relatif au contrôle et au single audit

Le Gouvernement flamand, Vu la loi spéciale du 16 janvier 1989 relative au financement des Communautés et des Régions, notamment l'article 51;

Vu le décret du 8 juillet 2011 réglant le budget, la comptabilité, l'attribution de subventions et le contrôle de leur utilisation, et le contrôle par la Cour des Comptes, notamment les articles 33, 48, 49, 50, 57 et 67;

Vu l'accord du Ministre flamand chargé du Budget, donné le mardi 15 mai 2012;

Vu l'avis n° 51.679/1/V du Conseil d'Etat, donné le 2 août 2012;

Sur la proposition du Ministre-Président du Gouvernement flamand et du Ministre flamand des Finances, du Budget, de l'Emploi, de l'Aménagement du Territoire et des Sports;

Après délibération, Arrête : CHAPITRE 1er. - Définitions et dispositions générales

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° acteurs de contrôle : les institutions ou personnes suivantes qui effectuent des travaux de contrôle ou de supervision auprès de l'Autorité flamande ou une division de celle-ci : a) les réviseurs d'entreprises tels que visés à l'article 2 de la loi du 22 juillet 1953Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/07/1953 pub. 28/10/2009 numac 2009000714 source service public federal interieur Loi créant un Institut des réviseurs d'entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d'entreprises, coordonnée le 30 avril 2007. - Coordination officieuseen langue allemande fermer créant un Institut des Réviseurs d'Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d'entreprises;b) l'Inspection des Finances en ce qui concerne l'application de l'article 25 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 janvier 2001 relatif au contrôle budgétaire et à l'établissement du budget et en ce qui concerne les travaux d'audit effectués dans le cadre des Fonds structurels européens;c) l'Audit interne de l'administration flamande;d) les fonctions d'audit interne des personnes morales flamandes, visées à l'article 4 du décret des Comptes;e) l'agence autonomisée interne « Centrale Accounting », pour les tâches effectuées par les contrôleurs des engagements, d'une part, et pour l'établissement et la consolidation des comptes généraux, d'autre part;f) les délégués du gouvernement : les personnes visées à l'article 49 du décret des Comptes;2° entité : un département, une agence autonomisée interne sans personnalité juridique et toute personne morale telle que visée à l'article 4, § 1er et § 2 du décret des Comptes;3° décret des Comptes : le décret du 8 juillet 2011 réglant le budget, la comptabilité, l'attribution de subventions et le contrôle de leur utilisation, et le contrôle par la Cour des Comptes;4° l'analyse des risques : l'analyse des facteurs internes et externes qui affectent ou menacent la qualité de produits et de services et qui peuvent, par conséquent, entraver la réalisation des objectifs organisationnels;5° gestion des risques : le processus de l'analyse des risques et de la prise de mesures dans le but de réduire les risques à un niveau acceptable et de maintenir le niveau de risque requis;

Art. 2.Le présent arrêté s'applique aux personnes morales visées à l'article 4, § 1er et § 2 du décret des Comptes.

Art. 3.§ 1er. Par entité, un dossier permanent est établi.

Le dossier permanent contient des informations générales actualisées et des informations sensibles, inhérentes à l'entité, et confidentielles. Les informations sensibles, inhérentes à l'entité, et confidentielles ne sont accessibles qu'à l'entité concernée et aux acteurs de contrôle associés à cette entité.

Par informations générales, il faut entendre : 1° le décret constitutif, l'arrêté de création ou les statuts;2° le contrat de gestion ou de management, de même que les comptes rendus de leur mise en oeuvre;3° le plan d'entreprise, de même que d'éventuels plans partiels;4° la composition et les tâches du conseil d'administration, du comité d'audit, du comité de rémunération et des autres comités;5° la structure organisationnelle, tant hiérarchique que géographique, si d'application;6° les délégations et sous-délégations que l'entité a obtenues et accordées;7° la réglementation spécifique applicable à l'entité;8° les acteurs de contrôle, la durée de leur mandat, de même que la personne ou les personnes avec qui il faut prendre contact, avec mention de leurs données de contact;9° les budgets approuvés des cinq dernières années.Ce sont des budgets qui tiennent compte des modifications et redistributions budgétaires approuvées; 10° les cinq comptes annuels les plus récents;11° les cinq rapports annuels les plus récents. Par informations sensibles, inhérentes à l'entité, et confidentielles, il faut entendre : 1° la description de la gestion de risques de l'entité;2° tous les rapports d'audit et lettres de recommandation (management letters) des cinq dernières années;3° les recommandations générales de l'Inspection des Finances des cinq dernières années;4° les comptes rendus du délégué du gouvernement des cinq dernières années;5° les remarques de l'agence autonomisée interne « Centrale Accounting » des cinq dernières années. Le Ministre flamand, chargé des finances et du budget, est habilité à façonner le dossier permanent par la suite. § 2. Les dossiers permanents sont conservés dans un registre central.

L'agence autonomisée interne « Centrale Accounting » est responsable de l'établissement, de l'organisation et de la gestion d'autorisations du registre central. Le registre est conçu de telle façon que chaque entité ou acteur de contrôle concernés, de même que la Cour des Comptes, a accès au dossier permanent de l'entité concernée, sans charges ou achat de logiciel spécifique. § 3. Chaque entité tient ses contrats et conventions de façon structurée et accorde accès à cette information aux acteurs de contrôle, de même qu'à la Cour des Comptes. Les acteurs de contrôle, de même que la Cour des Comptes, ont accès aux systèmes centraux de gestion opérationnelle des marchés publics.

Art. 4.Le fonctionnaire dirigeant est responsable de l'analyse des risques et de la gestion des risques au niveau de l'entité. Le fonctionnaire dirigeant est l'autorité officielle suprême d'une entité à l'égard du conseil d'administration ou, à défaut de conseil d'administration, à l'égard du membre ou des membres compétents du Gouvernement flamand.

Les acteurs de contrôle évaluent la gestion des risques instauré par l'entité. Ils font le suivi de l'analyse des risques de l'entité, en concertation avec la Cour des Comptes et apportent des ajouts à l'analyse des risques.

Les acteurs de contrôle alignent leur approche d'audit les uns sur les autres, en concertation avec la Cour des Comptes.

Sauf dans des circonstances exceptionnelles nécessitant un audit urgent, les acteurs de contrôle concernés alignent le planning annuel des travaux de contrôle envisagés les uns sur les autres et sur ceux de la Cour des Comptes. Les acteurs de contrôle informent l'entité bien à l'avance du début d'un contrôle repris dans le planning annuel.

En cas de reports importants, les autres acteurs de contrôle, de même que la Cour des Comptes, en sont informés à temps.

Les acteurs de contrôle exploitent au maximum les résultats des travaux d'audit et de contrôle qui ont déjà été effectués par les autres acteurs de contrôle et la Cour des Comptes. A cette fin, les acteurs de contrôle mettent les résultats de leur audit à la disposition des autres acteurs de contrôle concernés et à la Cour des Comptes.

Les alinéas trois, quatre et cinq ne s'appliquent pas aux contrôles effectués dans le cadre des articles 33, 35, § 1er et des articles 48 et 49 du décret des Comptes et dans le respect des articles 5 et 6 du présent arrêté. CHAPITRE 2. - Inspection des Finances

Art. 5.Lorsque l'Inspection des Finances procède à des audits spéciaux, en application de l'article 25 de l'arrêté du Gouvernement flamand du 19 janvier 2001 relatif au contrôle budgétaire et à l'établissement du budget, elle communique son approche de l'audit et le compte rendu de l'audit aux autres acteurs de contrôle, de même qu'à la Cour des Comptes, pour autant que le Gouvernement flamand ne prend pas d'autre décision à ce sujet.

Art. 6.L'Inspection des Finances remet, le cas échéant, un aperçu des recommandations et risques généraux qu'elle croit avoir constatés auprès des entités concernées au Ministre flamand, chargé des finances et des budgets, au moins une fois par an. Le Ministre précité met ces recommandations et risques généraux à la disposition des autres acteurs de contrôle concernés et à la Cour des Comptes. CHAPITRE 3. - Agence autonomisée interne « Centrale Accounting »

Art. 7.Les remarques formulées par l'agence autonomisée interne « Centrale Accounting » quant à l'exactitude, la ponctualité et l'autorisation des documents qui ont été remis à l'agence autonomisée interne « Centrale Accounting », sont aussi communiquées aux autres acteurs de contrôle et à la Cour des Comptes. CHAPITRE 4. - Délégué du gouvernement

Art. 8.Le Ministre flamand, compétent des finances et des budgets, met les comptes rendus des délégués du gouvernement, à la disposition des acteurs de contrôle et de la Cour des Comptes. CHAPITRE 5. - Réviseurs d'entreprises

Art. 9.§ 1er. Sans préjudice d'autres missions, dont ils peuvent être chargés par l'Autorité flamande, les réviseurs d'entreprises contrôlent : 1° l'image fiable des comptes annuels que l'entité est tenue de remettre au Gouvernement flamand, en application du décret des Comptes;2° le caractère ajusté et le fonctionnement de l'organisation administrative et comptable, axés sur la production de comptes rendus financiers. § 2. Dans l'exécution de leur mission, les réviseurs d'entreprises tiennent compte de l'éventualité de fraudes. Le contrôle est conçu tel que les réviseurs d'entreprises obtiennent un degré raisonnable de sûreté que les aperçus financiers ne contiennent pas d'anomalies d'intérêt matériel, résultant de fraudes ou d'erreurs. On ne peut toutefois pas attendre d'un contrôle qu'il mette à nu chaque cas de fraude et il n'incombe pas non plus aux réviseurs d'entreprises de les dépister. § 3. Les réviseurs d'entreprises peuvent à tout moment consulter sur les lieux les livres, lettres, notules et tous les documents et écrits de l'entité qu'ils jugent nécessaires à l'exécution de leur mission.

Les réviseurs d'entreprises peuvent réclamer aux administrateurs, aux mandataires et aux personnes désignées par l'entité, toutes les clarifications et informations et procéder à toutes les vérifications qu'ils jugent nécessaires pour l'exécution de leur mission. Les réviseurs d'entreprises peuvent requérir d'être mis en possession d'informations relatives aux personnes morales de droit public ou privé, avec lesquelles l'entité a conclu un accord de coopération, pour autant qu'ils jugent ces informations nécessaires pour contrôler la situation financière de l'entité. § 4. En guise de certification des comptes annuels, le réviseur d'entreprises établit un compte rendu, constitué des éléments suivants : 1° une introduction, dans laquelle il est au minimum fait état du compte annuel auquel le contrôle se rapporte;2° une description de l'ampleur du contrôle, reprenant au minimum les normes qui ont été respectées lors de la mise en oeuvre du contrôle et la confirmation ou l'infirmation que le réviseur d'entreprises de l'organe d'administration et les personnes désignées par l'entité ont obtenu les explications et l'information nécessaires pour leur contrôle;3° l'indication que les comptes sont conformes au décret des Comptes et que leurs arrêtés d'exécution ont été rédigés;4° une déclaration dans laquelle le réviseur d'entreprises évalue le degré de fiabilité de la comptabilité, du bilan, du compte de résultats, des notices explicatives accompagnant le bilan et le compte de résultats et des comptes rendus budgétaires quant à l'image qu'ils dressent des fonds, de la situation financière et des différents résultats de l'entité;5° la confirmation ou l'infirmation que le réviseur d'entreprises a eu connaissance de transactions qui ont été effectuées ou de décisions qui ont été prises en infraction avec le décret constitutif ou les statuts de l'entité ou les dispositions du décret des Comptes et de ses arrêtés d'exécution. § 5. En guise de certification de l'exécution du budget, le réviseur d'entreprises insère une déclaration dans son compte rendu, dans laquelle il évalue l'établissement correct de l'exécution du budget et de l'alignement de l'exécution du budget sur les comptes annuels. § 6. En guise de certification du compte rendu SER annuel, le réviseur d'entreprises y intègre les éléments suivants : 1° la mention que le compte rendu a été rédigé conformément/dérogatoirement aux règles SEC;2° la mention que le compte rendu SEC s'aligne de façon cohérente ou non aux comptes. § 7. Outre d'autres recommandations relatives aux défauts constatés en matière de gestion organisationnelle, le réviseur d'entreprises reprend dans la management letter les inefficacités et infractions à d'autres réglementations constatées susceptibles d'avoir entraîné ou d'entraîner des conséquences financières pour l'entité. CHAPITRE 6. - Dispositions finales

Art. 10.Le présent arrêté entre en vigueur le jour suivant sa publication au Moniteur belge, à l'exception de l'article 4, qui entre en vigueur le jour de l'entrée en vigueur de l'article 16, 2° du décret portant diverses dispositions relatives aux Finances et au Budget.

Art. 11.Le Ministre-président du Gouvernement flamand et le Ministre flamand des Finances, du Budget, de l'Emploi, de l'Aménagement du Territoire et des Sports, sont chargés de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 7 septembre 2012.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, K. PEETERS Le Ministre flamand des Finances, du Budget, de l'Emploi, de l'Aménagement du Territoire et des Sports, Ph. MUYTERS