5 JUNI 2009. - Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de subsidiëring en erkenning van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking via een beheersovereenkomst

De Vlaamse Regering, Gelet op het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid, artikel 21, § 1, vierde lid en § 3, gewijzigd bij het decreet van 20 maart 2009, artikel 23, § 1, vierde lid en § 3, gewijzigd bij het decreet van 20 maart 2009, artikel 36, tweede lid, en artikel 38, § 3;

Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 31 juli 1991 inzake gezondheidspromotie;

Gelet op het akkoord van de Vlaamse minister, bevoegd voor de begroting, gegeven op 30 april 2009;

Gelet op advies nummer 46.570/3 van de Raad van State, gegeven op 26 mei 2009, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de wetten op de Raad van State, gecoördineerd op 12 januari 1973;

Op voorstel van de Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin;

Na beraadslaging, Besluit : HOOFDSTUK I. - Definities

Artikel 1.In dit besluit wordt verstaan onder : 1° administrateur-generaal : de leidend ambtenaar van het agentschap;2° agentschap: het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, opgericht bij het Besluit van de Vlaamse Regering van 7 mei 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap 'Zorg en Gezondheid';3° beheersovereenkomst : een meerjarige overeenkomst tussen de Vlaamse Gemeenschap en een organisatie, waarin, na overleg, bepaald is voor welke activiteiten en onder welke voorwaarden een subsidie wordt toegekend;4° beleidsplan : de algemene planning, met inbegrip van de begroting, die aangeeft hoe de activiteiten worden uitgevoerd tijdens de duur van de beheersovereenkomst;5° beleidsthema : een thematisch gebied binnen het preventieve gezondheidsbeleid waarrond de Vlaamse overheid initiatieven neemt;6° decreet van 21 november 2003: het decreet van 21 november 2003 betreffende het preventieve gezondheidsbeleid;7° evaluatiecriterium : een element of parameter op basis waarvan het resultaat dat behaald wordt binnen een resultaatgebied wordt beoordeeld;8° financieel verslag: de rapportage over de besteding van de middelen tijdens een werkingsjaar;9° jaarplan : de planning voor een werkingsjaar, met inbegrip van een begroting, die het beleidsplan en de beheersovereenkomst concretiseert;10° jaarverslag: de rapportage over de uitvoering van de beheersovereenkomst in het algemeen en over de uitvoering van het jaarplan van het voorbije werkingsjaar in het bijzonder;11° methodiek : een geheel van te volgen vaste, weldoordachte werkwijzen om een bepaalde doelstelling te bereiken;12° minister : de Vlaamse minister, bevoegd voor het gezondheidsbeleid;13° resultaatgebied : een gebied waarin een resultaat moet worden behaald door een of meer activiteiten uit te voeren;14° variabele subsidie : de subsidie die berekend wordt op basis van vooraf bepaalde prestaties of prestatieniveaus en de bijbehorende financieringsparameters. HOOFDSTUK II. - Toepassingsgebied en algemene bepalingen

Art. 2.Dit besluit regelt de subsidiëring en de erkenning van partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking via een beheersovereenkomst.

Art. 3.§ 1. De minister lanceert een oproep om een beheersovereenkomst te sluiten als partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking in het kader van het preventieve gezondheidsbeleid.

Door een beheersovereenkomst te sluiten met de minister wordt, met toepassing van artikel 21, § 1, derde lid, en artikel 23, § 1, derde lid, van het decreet van 21 november 2003, de organisatie geacht te zijn erkend voor de duur van de beheersovereenkomst. § 2. Als het agentschap de uitvoering van de activiteiten en de financiële verantwoording voor de duur van de beheersovereenkomst als voldoende heeft geëvalueerd, kan de minister, na goedkeuring door de Vlaamse Regering, beslissen de beheersovereenkomst een keer te verlengen voor dezelfde duur, zonder een nieuwe oproep te lanceren.

Art. 4.§ 1. Voor de subsidiëring via een beheersovereenkomst worden de opeenvolgende stappen gevolgd : 1° de minister lanceert een oproep, na advies van de Inspecteur van Financiën;2° de kandidaten reageren op de oproep door het indienen van een voorstel van beleidsplan en een voorstel van jaarplan voor het eerste werkingsjaar;3° het agentschap onderzoekt de ontvankelijkheid van de voorstellen en de sterktes en zwaktes ervan;4° het agentschap pleegt overleg met alle kandidaten die een ontvankelijk voorstel hebben ingediend.Dat kan resulteren in nieuwe voorstellen van beleidsplan of nieuwe voorstellen van jaarplan voor het eerste werkingsjaar; 5° het agentschap rangschikt, indien van toepassing, de kandidaten op basis van de beoordeling van de voorstellen van beleidsplan en de voorstellen van jaarplan;6° het agentschap maakt voor de best gerangschikte kandidaat, op basis van het voorstel van beleidsplan en het voorstel van jaarplan voor het eerste werkingsjaar, een ontwerp van beheersovereenkomst op en stelt, indien nodig, aanpassingen voor aan het beleidsplan en het jaarplan voor het eerste werkingsjaar;7° het agentschap bezorgt het ontwerp van beheersovereenkomst aan de minister en de kandidaat;8° de minister onderhandelt met de kandidaat over het ontwerp van beheersovereenkomst.Dat kan leiden tot een akkoord of tot een aanpassing van het ontwerp van beheersovereenkomst, op voorwaarde dat de bepalingen van de oproep worden nageleefd. Indien de minister vaststelt dat er geen akkoord mogelijk is, ook na aanpassing, beslist de minister om hetzij af te zien van het sluiten van een beheersovereenkomst en de oproep terug te trekken, hetzij onderhandelingen op te starten met de kandidaat die als tweede gerangschikt werd, en de stappen vanaf 6° te hernemen; 9° na akkoord over het ontwerp van de beheersovereenkomst met de kandidaat legt de minister, indien dit vereist is volgens de regels inzake begrotingscontrole en -opmaak, het ontwerp van beheersovereenkomst ter goedkeuring voor aan de Vlaamse Regering;10° de minister en de kandidaat sluiten, na goedkeuring van het ontwerp, de beheersovereenkomst. De stappen, vermeld in het eerste lid, 2° tot en met 10°, verlopen volgens de procedure, vermeld in artikel 18.

De stappen en de procedure, vermeld in het eerste en het tweede lid, die betrekking hebben op een oproep, zijn niet van toepassing op de verlenging van een beheersovereenkomst, vermeld in artikel 3, § 2. § 2. Een beheersovereenkomst wordt, met toepassing van artikel 21, § 1, tweede lid, en artikel 23, § 1, tweede lid, van het decreet van 21 november 2003, gesloten voor minimaal drie jaar en voor maximaal vijf jaar. § 3. Een partnerorganisatie of een organisatie met terreinwerking wordt gesubsidieerd via een beheersovereenkomst door middel van : 1° een forfaitaire subsidie;2° een variabele subsidie;3° een combinatie van een forfaitaire en een variabele subsidie.

Art. 5.De werking van een partnerorganisatie omvat het hele Vlaamse Gewest en het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad.

Per combinatie van beleidsthema's, resultaatgebieden en doelgroepen kan er voor dezelfde periode met maar één partnerorganisatie een beheersovereenkomst worden gesloten. HOOFDSTUK III. - De subsidiëring en erkenning via een beheersovereenkomst Afdeling 1. - De oproep

Art. 6.§ 1. De oproep tot het sluiten van een of meer beheersovereenkomsten vermeldt minstens de volgende elementen : 1° de verplichting dat de kandidaat een rechtspersoon, een entiteit van een rechtspersoon met een eigen werking of een groepering van rechtspersonen of entiteiten van rechtspersonen met een eigen werking is;2° de verplichting dat de kandidaat, bij vestiging in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad, een unicommunautaire Nederlandstalige werking heeft, wat blijkt uit de werking, de interne beheersstructuur en de taalkundige inrichting;3° de verplichting dat de kandidaat, de partnerorganisatie of de organisatie met terreinwerking elke wijziging van de statuten onmiddellijk meedeelt aan het agentschap, als ze betrekking heeft op de uitvoering van de activiteiten in het kader van de beheersovereenkomst;4° of een beheersovereenkomst met een partnerorganisatie dan wel met een organisatie met terreinwerking beoogd wordt;5° de aard van de subsidie, vermeld in artikel 4, § 3, en de maximale subsidie die kan worden toegekend in het kader van de oproep;6° de vermoedelijke datum waarop de beheersovereenkomst ingaat en eindigt;7° een of meer beleidsthema's voor de beheersovereenkomst.Die beleidsthema's hebben betrekking op de initiatieven, vermeld in artikel 31 tot en met 33, 39 tot met 72, 74 en 75 van het decreet van 21 november 2003, of op een combinatie van die artikelen; 8° de resultaatgebieden;9° de activiteiten die minimaal uitgevoerd worden;10° de minimale kwaliteits- en samenwerkingsvereisten om de resultaten te behalen binnen een resultaatgebied;11° de doelgroepen waarop de beleidsthema's, de resultaatgebieden en de activiteiten betrekking hebben en de vermelding dat de kandidaat rekening houdt met de aandachtspunten, vermeld in artikel 7, § 1, van het decreet van 21 november 2003;12° de minimale evaluatiecriteria;13° indien van toepassing, de programmatie;14° de geldigheidsduur van de oproep;15° de procedure voor het indienen en afhandelen van de voorstellen van beleidsplan en de voorstellen van jaarplan voor het eerste werkingsjaar. § 2. Als de aard van de subsidie, vermeld in § 1, 5°, variabel is of een variabel deel bevat, worden over de variabele subsidie of het variabele deel van de subsidie de volgende gegevens opgenomen in de oproep : 1° de financieringsparameters om de uiteindelijke subsidie te bepalen, namelijk de prestaties of de prestatieniveaus en de maximale subsidie die daaraan verbonden is;2° de maximale subsidie die kan worden toegekend als variabele subsidie;3° de groei van de subsidie die wordt toegestaan. § 3. De resultaatgebieden, vermeld in § 1, 8°, zijn voor partnerorganisaties minstens een van de volgende : 1° het aanbod van informatie, documentatie en advies;2° de ontwikkeling van methodieken en materialen die, wat effectiviteit betreft, wetenschappelijk onderbouwd zijn;3° de ondersteuning van de implementatie van methodieken en materialen, met inbegrip van deskundigheidsbevordering;4° de uitbouw of het beheer van, of de deelname aan een operationeel informatiesysteem als vermeld in artikel 32, § 1, van het decreet van 21 november 2003;5° de uitbouw of het beheer van, of de deelname aan een epidemiologisch informatiesysteem als vermeld in artikel 32, § 2, van het decreet van 21 november 2003;6° de inhoudelijke of organisatorische coördinatie van aspecten van het preventieve gezondheidsbeleid. § 4. De procedure voor het indienen en het afhandelen van het voorstel van beleidsplan en het voorstel van jaarplan voor het eerste werkingsjaar, vermeld in § 1, 15°, heeft minstens betrekking op : 1° de vorm van de voorstellen;2° de wijze van indiening van de voorstellen;3° de uiterste datum van indiening van de voorstellen;4° de criteria waarop een voorstel van beleidsplan beoordeeld wordt. Voor partnerorganisaties gelden minstens de volgende criteria : 1° wetenschappelijke onderbouw;2° de kostenraming om de activiteiten die opgenomen zijn in het voorstel van beleidsplan te realiseren;3° de resultaatgerichtheid van de activiteiten die opgenomen zijn in het voorstel van beleidsplan;4° de meetbaarheid van de realisatie van de activiteiten die opgenomen zijn in het voorstel van beleidsplan;5° de bestaande netwerking en samenwerking. Als de beheersovereenkomst niet op 1 januari ingaat, heeft de eerste werkingsperiode, uitzonderlijk, betrekking op een langere of een kortere periode dan een kalenderjaar. In dat geval bepaalt de oproep de periode waarop het eerste werkingsjaar betrekking heeft. Verder in deze tekst wordt het begrip werkingsjaar gebruikt voor zowel werkingsjaar in de strikte zin van het woord als voor de eerste werkingsperiode. § 5. De oproep wordt gelanceerd, minstens een jaar voor de vermoedelijke datum waarop de beheersovereenkomst ingaat, of, indien van toepassing, een jaar voor het aflopen van de beheersovereenkomst. § 6. De oproep wordt voldoende kenbaar gemaakt, onder meer door publicatie op de website van het agentschap.

De oproep wordt in elk geval ook meegedeeld aan het raadgevend comité van het agentschap. Afdeling 2. - De beheersovereenkomst en het jaarplan

Art. 7.De beheersovereenkomst bevat minstens de volgende gegevens : 1° de contactgegevens van de personen binnen het agentschap en van de personen die namens de organisatie de eindverantwoordelijkheid dragen voor de voortgangscontrole van de beheersovereenkomst.Wijzigingen van die gegevens worden in de loop van de overeenkomst doorgegeven; 2° de gegevens over de subsidie die, overeenkomstig de oproep, wordt toegekend : a) de aard van de subsidie, vermeld in artikel 4, § 3;b) als de subsidie forfaitair is of een forfaitair deel bevat: de forfaitaire subsidie of de subsidie van het forfaitaire deel per werkingsjaar van de beheersovereenkomst;c) als de subsidie variabel is of een variabel deel bevat : de financieringsparameters om de uiteindelijke variabele subsidie of het variabel deel van de subsidie te bepalen, namelijk de prestaties of prestatieniveaus en de variabele subsidie of het variabel deel van de subsidie die daaraan verbonden is, de maximale variabele subsidie of het maximale variabel deel van de subsidie en de groei ervan die wordt toegestaan;d) de wijze waarop de variabele subsidie of het variabel deel van de subsidie voor het eerste werkingsjaar wordt berekend;3° de begin- en einddatum van de beheersovereenkomst;4° de beleidsthema's en de doelgroepen waarop de beheersovereenkomst betrekking heeft;5° de verplichting om, in overleg met het agentschap, in elk jaarplan op te nemen over welke resultaatgebieden, activiteiten of groepering van activiteiten, afzonderlijk gerapporteerd wordt in het financiële verslag;6° met toepassing van artikel 21, § 1, tweede lid, en artikel 23, § 1, tweede lid, van het decreet van 21 november 2003, het beleidsplan, bestaande uit ten minste de resultaatgebieden, de activiteiten, de kwaliteits- en samenwerkingsvereisten om de activiteiten uit te voeren, de doelgroepen waarop de resultaatgebieden en de activiteiten betrekking hebben, de evaluatiecriteria en de begroting;7° de jaarplannen, met inbegrip van de begrotingen, die elk werkingsjaar als bijlage worden gevoegd bij de beheersovereenkomst, en die goedgekeurd worden door het agentschap.

Art. 8.Voor een jaarplan in het kader van een beheersovereenkomst gelden al de volgende bepalingen : 1° een jaarplan beschrijft de gegevens die bezorgd moeten worden om de uitvoering van de activiteiten aan de hand van de evaluatiecriteria te beoordelen en, indien mogelijk, de manier waarop die gegevens meetbaar worden verzameld;2° een jaarplan beschrijft de resultaatgebieden, de activiteiten of de groepering van activiteiten waarover afzonderlijk gerapporteerd wordt in het financiële verslag;3° het agentschap kan de structuur van het jaarplan bepalen;4° het voorstel van jaarplan wordt ingediend voor 15 oktober van het werkingsjaar dat voorafgaat aan het werkingsjaar in kwestie.Voor het eerste werkingsjaar van de beheersovereenkomst wordt het voorstel van jaarplan ingediend voor het ondertekenen van de beheersovereenkomst, samen met het voorstel van beleidsplan; 5° het sluiten van een beheersovereenkomst houdt automatisch de goedkeuring in van het jaarplan voor het eerste werkingsjaar.De volgende jaarplannen binnen een beheersovereenkomst moeten worden goedgekeurd door het agentschap. Als het agentschap binnen twintig werkdagen nadat een jaarplan is ingediend geen opmerkingen formuleert, wordt het jaarplan geacht goedgekeurd te zijn. Afdeling 3. - De subsidiëringsvoorwaarden

Art. 9.§ 1. Om in aanmerking te komen voor een subsidie via een beheersovereenkomst moet een partnerorganisatie of een organisatie met terreinwerking aan al de volgende voorwaarden voldoen : 1° alle bepalingen van dit besluit naleven die van toepassing zijn op de partnerorganisatie of op de organisatie met terreinwerking waarmee een beheersovereenkomst wordt gesloten;2° de bepalingen in de beheersovereenkomst naleven;3° per werkingsjaar een jaarplan indienen als vermeld in artikel 8;4° het jaarplan uitvoeren;5° een jaarverslag als vermeld in paragraaf 2 indienen;6° een financieel verslag als vermeld in paragraaf 3 indienen. § 2. Voor het jaarverslag, vermeld in § 1, 5°, gelden al de volgende bepalingen : 1° het jaarverslag bevat ten minste de gegevens om aan de hand van de evaluatiecriteria de uitvoering van de activiteiten te kunnen beoordelen en een samenvatting van het jaarverslag die aangevuld kan worden met bijlagen;2° het jaarverslag wordt, tenzij het anders bepaald is in de beheersovereenkomst, ingediend bij het agentschap voor 31 maart van het jaar dat volgt op het werkingsjaar in kwestie;3° de structuur van het jaarverslag is afgestemd op de structuur van het jaarplan;4° het jaarverslag, of de samenvatting ervan, kan beschikbaar worden gesteld op de website van het agentschap. § 3. Een financieel verslag, als vermeld in § 1, 6°, wordt, tenzij het anders bepaald is in de beheersovereenkomst, ingediend bij het agentschap voor 31 maart van het jaar dat volgt op het werkingsjaar in kwestie en bevat al de volgende gegevens : 1° een resultatenrekening over de beheersovereenkomst;2° de oorsprong, de omvang en de besteding van de middelen die verkregen zijn buiten de beheersovereenkomst en die aangewend worden om de activiteiten, vermeld in de beheersovereenkomst, te realiseren;3° een genummerde lijst van de kosten die gemaakt zijn, met verwijzing naar de uitgavencategorie.De originele bewijsstukken worden bijgehouden door de organisatie; 4° een voor waar en echt verklaarde schuldvordering;5° indien van toepassing, een afschrijvingstabel met de lopende en de nieuwe afschrijvingen. De resultatenrekening, vermeld in het eerste lid, 1°, geeft onder andere informatie over : 1° de besteding van de subsidie per uitgavencategorie, en in het bijzonder over : a) de besteding van de subsidie aan personeelskosten per medewerker, met vermelding van de functie en de tewerkstellingstijd per medewerker;b) de besteding van de subsidie aan de uitbesteding van activiteiten;2° als het zo bepaald is in de beheersovereenkomst of het jaarplan, de besteding van de subsidie en de eventuele reserve, verdeeld per resultaatgebied, per activiteit of per groepering van activiteiten. Afdeling 4. - De subsidie via een beheersovereenkomst

Art. 10.De minister betaalt per werkingsjaar van de beheersovereenkomst, en overeenkomstig de bepalingen van de beheersovereenkomst, de subsidie uit.

Na de goedkeuring van het jaarplan voor het werkingsjaar in kwestie en na de goedkeuring door het Vlaams Parlement van de uitgavenbegroting voor het jaar in kwestie wordt de subsidie, binnen de beschikbare begrotingskredieten, uitbetaald.

Een subsidie via een beheersovereenkomst sluit niet uit dat een partnerorganisatie of een organisatie met terreinwerking een andere subsidie kan ontvangen tijdens de looptijd van een beheersovereenkomst.

Art. 11.De subsidie, vermeld in artikel 7, 2°, wordt elk werkingsjaar in januari geïndexeerd volgens de ontwikkeling van de gezondheidsindex en volgens de volgende formule : gezondheidsindex december x-1 basisbedrag X --------------- gezondheidsindex december x-2 In de formule vermeld in het eerste lid, wordt verstaan onder : 1° basisbedrag : de subsidie of de financieringsparameters, vermeld in artikel 7, 2°;2° x : het werkingsjaar waarop de subsidie of de financieringsparameters, vermeld in artikel 7, 2°, betrekking hebben;3° gezondheidsindex : het prijsindexcijfer dat berekend en benoemd wordt voor de toepassing van artikel 2 van het koninklijk besluit van 24 december 1993 ter uitvoering van de wet van 6 januari 1989 tot vrijwaring van 's lands concurrentievermogen, bekrachtigd bij de wet van 30 maart 1994 houdende sociale bepalingen.

Art. 12.In de subsidie, vermeld in de beheersovereenkomst, zijn de overheadkosten voor centraal beheer en algemene exploitatie inbegrepen. Dat geldt ook voor de kosten die gemaakt zijn door de universiteiten, vermeld in het Besluit van de Vlaamse Regering 14 juli 1993 tot regeling van de vergoeding van de centrale beheerskosten en de algemene exploitatiekosten van de universiteiten, verbonden aan de uitvoering van wetenschappelijke activiteiten die door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierd worden. Die kosten bedragen maximaal 10 % van de uiteindelijke subsidie voor een bepaald werkingsjaar.

Art. 13.§ 1. Als de subsidie alleen bestaat uit een forfaitaire subsidie, ontvangt de partnerorganisatie of de organisatie met terreinwerking per werkingsjaar vier gelijke delen van de subsidie voor dat werkingsjaar. Het eerste deel wordt na de ondertekening van het subsidiebesluit uitbetaald. § 2. Als de subsidie variabel is of een variabel deel bevat, ontvangt de partnerorganisatie of de organisatie met terreinwerking per werkingsjaar een voorschot in vier gelijke delen van de uiteindelijke subsidie voor dat werkingsjaar. Het eerste deel wordt na de ondertekening van het subsidiebesluit uitbetaald.

Elk deel bedraagt 22,5 % van de geïndexeerde subsidie en wordt berekend, indien van toepassing, op basis van het forfaitaire deel en volgens de prestaties en de financieringsparameters van het werkingsjaar dat voorafgaat aan het werkingsjaar in kwestie.

Als de prestaties en financieringsparameters van het werkingsjaar dat voorafgaat aan het werkingsjaar in kwestie, nog niet bekend zijn, wordt uitgegaan van de laatst beschikbare prestaties en financieringsparameters binnen dezelfde beheersovereenkomst.

Als er geen prestaties en financieringsparameters binnen dezelfde beheersovereenkomst bekend zijn, gelden de bepalingen van artikel 7, 2°, d), voor de berekening van de variabele subsidie of het variabele deel van de subsidie.

Het saldo van de subsidie van een werkingsjaar wordt bepaald op basis van een jaarafrekening door het agentschap als vermeld in paragraaf 3, en wordt uitbetaald na de goedkeuring door het agentschap van het financiële verslag en het jaarverslag.

Voorschotten die te veel werden uitbetaald, worden teruggevorderd. Om de terugvordering te vermijden, kunnen, op basis van prestaties of prestatieniveaus die al bekend zijn, een of meer voorschotten minder bedragen dan 22,5 % van de geïndexeerde subsidie. § 3. In de loop van het volgende werkingsjaar maakt het agentschap, op basis van zijn beoordeling van het jaarverslag en het financiële verslag, een jaarafrekening op.

Als uit de evaluatie door het agentschap blijkt dat de financiële verantwoording of de uitvoering van de activiteiten onvoldoende is, kan het agentschap beslissen een deel van de ingebrachte kosten niet te aanvaarden. De begunstigde kan tegen die beslissingen bezwaar aantekenen bij de minister.

Art. 14.Inkomsten die verkregen worden buiten de beheersovereenkomst, worden niet in mindering gebracht van de subsidie die toegekend wordt in het kader van de beheersovereenkomst, tenzij dubbele financiering wordt aangetoond. Als dubbele financiering van dezelfde activiteit wordt aangetoond, worden de uitgaven in kwestie niet als kosten aanvaard in het kader van de beheersovereenkomst.

Art. 15.De aanleg van een reserve, als vermeld in artikel 38, § 3, van het decreet van 21 november 2003, die opgebouwd wordt uit subsidies in het kader van een beheersovereenkomst, hierna reserve te noemen, wordt toegestaan.

De reserve wordt elk werkingsjaar, ter gelegenheid van de jaarafrekening door het agentschap, bepaald door de uiteindelijke subsidie in het kader van de beheersovereenkomst te verminderen met de uitgaven die aanvaard zijn door het agentschap in het kader van de uitvoering van de beheersovereenkomst.

De reserve die opgebouwd wordt in een bepaald werkingsjaar, mag niet meer bedragen dan een vierde van de geïndexeerde subsidie voor het werkingsjaar in kwestie.

De gecumuleerde reserve mag op het einde van een bepaald werkingsjaar nooit meer bedragen dan de helft van de geïndexeerde subsidie voor het werkingsjaar in kwestie.

Als de reserve die limieten overschrijdt, wordt dat verrekend bij de eerstvolgende uitbetaling van subsidies in het kader van de beheersovereenkomst of wordt het bedrag van de overschrijding van de reserve teruggevorderd.

De reserve is overdraagbaar naar een volgend werkingsjaar binnen een beheersovereenkomst of naar een eventuele volgende beheersovereenkomst.

Zonder afbreuk te doen aan de bepaling, vermeld in het vierde lid, wordt de reserve, in dit geval, verhoogd met de reserve, of een deel ervan, van een of meer partnerorganisaties of organisaties met terreinwerking waarvan de activiteiten, of een deel van de activiteiten worden voortgezet of overgenomen en die voordien analoge activiteiten uitvoerden en hun reserve opbouwden met subsidies van de Vlaamse overheid.

De reserve kan alleen aangewend worden voor de uitvoering van de activiteiten die opgenomen zijn in de beheersovereenkomst en voor de verbintenissen die eruit voortvloeien.

De aanwending van de geraamde reserve is inbegrepen in de begroting die opgenomen is in het jaarplan.

Als er geen nieuwe beheersovereenkomst wordt gesloten, wordt de reserve ingebracht bij de jaarafrekening van het laatste werkingsjaar van de beheersovereenkomst. In dat geval wordt de subsidie teruggevorderd.

Art. 16.Alleen de kosten die betrekking hebben op de uitvoering van de beheersovereenkomst, kunnen in rekening worden gebracht.

Kosten van reizen naar en verblijven in het buitenland en reis- en verblijfskosten van buitenlandse deskundigen zijn alleen vergoedbaar als het agentschap daarvoor op voorhand toestemming heeft verleend.

Kosten die verbonden zijn aan leningen, worden niet terugbetaald, behalve als het agentschap daarvoor op voorhand toestemming heeft verleend.

Voor de aankoop van uitrustingsgoederen voor een bedrag hoger dan 5 % van de subsidie voor het werkingsjaar in kwestie, moet op voorhand toestemming worden verleend door het agentschap.

Uitrustingsgoederen kunnen alleen worden gefinancierd als de kosten ervan gespreid worden afgeschreven. De afschrijvingstermijn voor informatica-apparatuur, hard- en software bedraagt minstens drie jaar.

Het aanwenden van middelen die verkregen zijn in het kader van een beheersovereenkomst, voor het al dan niet volledig verwerven van onroerende goederen is alleen mogelijk als de minister daarvoor op voorhand toestemming heeft verleend.

Art. 17.§ 1. Iedere mediacampagne over de activiteiten, vermeld in de beheersovereenkomst, wordt minimaal veertien dagen vooraf gemeld aan het agentschap. § 2. Resultaten van activiteiten die gefinancierd worden in het kader van de beheersovereenkomst, mogen alleen openbaar gemaakt worden of gepubliceerd worden nadat ze bezorgd zijn aan het agentschap. § 3. De steun van de Vlaamse overheid moet vermeld worden bij publicaties, presentaties en andere mededelingen over de activiteiten, vermeld in de beheersovereenkomst.

Die publicaties, presentaties en mededelingen worden, bij voorkeur elektronisch, bezorgd aan het agentschap. Als dat niet mogelijk is, wordt het agentschap daarover geïnformeerd. § 4. De Vlaamse overheid mag, zonder dat ze eventuele kosten moet betalen of aan andere verplichtingen moet voldoen, gebruikmaken van logo's, foto's, publicaties, documenten en andere materialen die hoofdzakelijk in het kader van de beheersovereenkomst werden ontwikkeld, en waarvan de begunstigde, of de onderaannemer ervan, de rechten bezit. § 5. Het agentschap kan twee vertegenwoordigers kosteloos laten deelnemen aan vormings- of studiedagen die door de partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking worden georganiseerd ter uitvoering van de beheersovereenkomst. De kosten voor de deelname aan intensieve trainingen en de reis- en verblijfskosten blijven ten laste van het agentschap. Afdeling 5. - De procedure voor het sluiten van een

beheersovereenkomst en voor het weigeren van het sluiten van een beheersovereenkomst

Art. 18.§ 1. Het voorstel van beleidsplan en het voorstel van jaarplan voor het eerste werkingsjaar worden ingediend bij de administrateur-generaal.

Bij het sluiten van een beheersovereenkomst wordt, nadat de oproep kenbaar is gemaakt, minstens in een periode van zestig dagen voorzien om het voorstel van beleidsplan en het voorstel van jaarplan voor het eerste werkingsjaar in te dienen. § 2. Een voorstel van beleidsplan en een voorstel van jaarplan voor het eerste werkingsjaar zijn ontvankelijk als ze minstens de gegevens bevatten om te kunnen beoordelen of aan de bepalingen van de oproep, vermeld in artikel 6, voldaan is.

De beslissing tot ontvankelijkheid of onontvankelijkheid wordt door het agentschap meegedeeld aan de kandidaat binnen dertig dagen nadat de administrateur-generaal het voorstel van beleidsplan of het voorstel van jaarplan voor het eerste werkingsjaar ontvangen heeft. De onontvankelijkheid moet gemotiveerd worden.

Als de kandidaat op de hoogte is gebracht van de onontvankelijkheid, heeft hij tien werkdagen de tijd om aan alle voorwaarden te voldoen.

Als hij niet of niet tijdig alle nodige formaliteiten vervult, vervalt het voorstel dat hij heeft ingediend. § 3. Het overleg, vermeld in artikel 4, § 1, 4°, wordt collectief gehouden. Tijdens dat overleg worden de voorstellen die zijn ingediend, niet openbaar gemaakt, maar worden onder meer de sterktes en de zwaktes van de verschillende voorstellen besproken.

De kandidaten kunnen een nieuw voorstel van beleidsplan en een nieuw voorstel van jaarplan indienen en zich eventueel scharen, achter de al dan niet aangepaste voorstellen. Binnen twintig werkdagen na het overleg moeten de nieuwe voorstellen worden ingediend bij de administrateur-generaal. § 4. De voorstellen van de kandidaten worden gerangschikt op basis van de beoordelingscriteria, vermeld in artikel 6, § 4, 4°. § 5. Als geen beheersovereenkomst wordt gesloten, kan de kandidaat, de partnerorganisatie of de organisatie met terreinwerking in kwestie, geen aanspraak maken op een vergoeding van de kosten die verbonden zijn aan activiteiten die hebben plaatsgevonden om een beheersovereenkomst te sluiten of de beheersovereenkomst te verlengen, of op een vergoeding voor het verlies van inkomsten door geen beheersovereenkomst te sluiten of de beheersovereenkomst niet te verlengen.

Art. 19.Alle gegevens en documenten worden elektronisch uitgewisseld tussen de kandidaat en het agentschap. Stukken die niet elektronisch beschikbaar zijn, worden per post of fax gestuurd. Afdeling 6. - Het toezicht

Art. 20.De voortgang van de realisatie van de activiteiten wordt bij partnerorganisaties of organisaties met terreinwerking onder meer gecontroleerd en aangestuurd tijdens een overleg, als het agentschap dat nodig acht.

Het overleg wordt door de partnerorganisatie of organisatie met terreinwerking voorbereid en gedocumenteerd.

Het agentschap kan andere deskundigen uitnodigen om deel te nemen aan dat overleg.

Art. 21.Het agentschap wordt belast met het toezicht op partnerorganisaties en op organisaties met terreinwerking waarmee een beheersovereenkomst is gesloten. Om dat toezicht uit te oefenen, kan het agentschap : 1° een overleg organiseren als vermeld in artikel 20;2° gebruikmaken van de gegevens uit dat overleg en uit de jaarverslagen;3° alle aanvullende gegevens die daarvoor nodig zijn, vragen aan de partnerorganisatie of de organisatie met terreinwerking;4° gebruikmaken van gegevens over de partnerorganisatie of de organisaties met terreinwerking die worden aangeleverd door derden;5° bij partnerorganisaties en organisaties met terreinwerking waarmee een beheersovereenkomst is gesloten, een onderzoek verrichten of laten verrichten door het agentschap Inspectie, opgericht bij het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 maart 2004 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap Inspectie Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.Het inspectieverslag wordt gevoegd bij het dossier dat door het agentschap wordt aangelegd, en het inspectieverslag wordt aan de partnerorganisatie of de organisatie met terreinwerking in kwestie bezorgd. HOOFDSTUK VI. - Slotbepalingen

Art. 22.Het Besluit van de Vlaamse Regering van 31 juli 1991 inzake gezondheidspromotie wordt opgeheven op 1 januari 2010, met inbegrip van de erkenningen verleend op basis van dit besluit.

Art. 23.Eventuele reserves van convenanten in het kader van het preventieve gezondheidsbeleid, gesloten met de Vlaamse Regering voor het in werking treden van dit besluit, worden overgedragen op een of meer organisaties waarmee voor analoge activiteiten een of meer beheersovereenkomsten worden gesloten.

Art. 24.§ 1. De convenanten van de volgende organisaties die van toepassing zijn op het ogenblik van de inwerkingtreding van dit besluit, kunnen, als het agentschap de uitvoering van de activiteiten en de financiële verantwoording als voldoende heeft geëvalueerd, eenmalig worden verlengd tot 31 december 2015 : a) de Vereniging voor Alcohol- en Andere Drugproblemen, afgekort VAD;b) Sensoa, de rechtsopvolger van het Interprovinciaal Aidscoördinaat;c) het Vlaams Instituut voor Gezondheidspromotie en Ziektepreventie, afgekort VIGEZ, de rechtsopvolger van het Vlaams Instituut voor Gezondheidspromotie. In het geval, vermeld in het eerste lid, blijft VIGEZ, jaarlijks tot 31 december 2015, de basissubsidie voor werkings- en personeelskosten ontvangen, en blijven VAD en Sensoa, jaarlijks tot 31 december 2015, de subsidie voor vaste kosten voor personeels- en werkingskosten ontvangen, op de wijze en volgens de regels die gelden voor de inwerkingtreding van dit besluit. § 2. De verlenging, vermeld in § 1 wordt toegepast, als de organisaties de minister daartoe per aangetekende zending verzoekt, uiterlijk op 30 oktober 2009. Als de organisatie hiertoe geen verzoek indient, verzaakt zij aan de verlenging, vermeld in § 1, en kan de minister al dan niet beslissen tot het lanceren van een oproep.

Art. 25.Artikel 18 en artikel 19 van het decreet van 20 maart 2009 houdende diverse bepalingen betreffende het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, treden in werking op de datum van de inwerkingtreding van dit besluit.

Art. 26.Dit besluit treedt in werking op 15 september 2009.

Art. 27.De Vlaamse minister, bevoegd voor het gezondheidsbeleid, is belast met de uitvoering van dit besluit.

Brussel, 5 juni 2009.

De minister-president van de Vlaamse Regering, K. PEETERS De Vlaamse minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, V. HEEREN