REGION DE BRUXELLES-CAPITALE

16 DECEMBRE 2021. - Circulaire précisant les modalités de publication en open data des inventaires des marchés publics et des subventions par les autorités bruxelloises visés par les décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019

Table des matières 1. Introduction 4 1.1. Objectif 4 1.2. Généralités légales autour de l'obligation de transparence 4 2. Définitions 5 3.Champ d'application 6 4. Instruments 7 4.1. Modalités de la publication 7 4.1.1. Mesure 7 4.1.2. Finalité 7 4.2. Modèle de données 7 4.2.1. Mesure 7 4.2.2. Finalité 7 4.2.3. Mise à jour 7 4.3. Périodes visées par la circulaire 8 5. Obligations de transparence et protection des données à caractère personnel 8 6.Délais de publication 11 7. Monitoring 11 8.Accompagnement et point de contact 11 9. Abrogation 11 10.Entrée en vigueur 11 Aux entités visées à l'article 3 des décret et ordonnance conjoints de la Région de Bruxelles-Capitale, la Commission communautaire commune et la Commission communautaire française du 16 mai 2019 relatifs à la publicité de l'administration dans les institutions bruxelloises, 1. Introduction 1.1. Objectif Le gouvernement compte à travers cette circulaire donner une nouvelle impulsion à la transparence des services publics. En effet, l'objectif est d'exposer des données relatives aux dépenses publiques de la manière la plus accessible au contrôle de tout individu. Ainsi, grâce aux données ouvertes, nous pourrons améliorer les possibilités d'analyses et les prises de décisions de deux manières différentes..

Pour ce faire, les données seront accessibles de manière régulière (avec l'objectif final qu'elles soient diffusées en temps réel) au format brut ou agrégé sur le portail bruxellois géré par Brussels Connect IT service du SPRB (Service public régional de Bruxelles). Les administrations régionales et les pouvoirs locaux seront invités à utiliser un format défini de sorte à permettre les comparaisons et les analyses détaillées améliorant le contrôle démocratique. Cette circulaire vise donc la transmission des données par les administrations bruxelloises nécessaires à l'accomplissement de cet objectif et suivant les normes de conformité imposées (dont le RGPD). 1.2. Généralités légales autour de l'obligation de transparence Le 16 mai 2019 ont été adopté les décret et ordonnance conjoints de la Région de Bruxelles-Capitale, la Commission communautaire commune et la Commission communautaire française relatifs à la publicité de l'administration dans les institutions bruxelloises.

Cette réglementation impose aux autorités administratives bruxelloises de disposer d'un site internet et, sur celui-ci, d'une rubrique « Transparence » dans laquelle doivent être publiés une série de documents repris à l'article 6 de ces décret et ordonnance conjoints.

En l'occurrence, cette rubrique doit contenir « au minimum : 1° un document décrivant les compétences, l'organisation et le fonctionnement de l'autorité administrative ;2° un inventaire des subventions accordées dans le courant de l'année précédente, mentionnant le bénéficiaire, l'objet de la subvention et son montant ; 3° un inventaire des études réalisées pour le compte de l'autorité administrative dans le courant de l'année précédente, pour autant qu'elles aient été réalisées par un partenaire externe [...] ; 4° un inventaire des marchés publics conclus dans le courant de l'année précédente, comprenant la mention de l'adjudicataire et le montant engagé ; 5° les appels à candidats et les conditions de recrutement, de promotion ou de remplacement de tous les emplois qu'elles entendent pourvoir [...] » .

Les décret et ordonnance conjoints susmentionnées ne sont pas les seuls textes réglementaires importants en matière de transparence et des opportunités de l'Open Data. Les directives européenne PSI et INSPIRE soutiennent la politique d'ouverture des données des pays membres de l'Union européenne et offrent un cadre afin de soutenir cette politique : ? La Directive « INSPIRE » sur le partage d'information spatiale environnementale pour l'assistance à l'élaboration de politiques transfrontalières (Directive UE 2007/2/EC du Parlement européen et du Conseil du 14 Mars 2007) ; ? La Directive « PSI » (Public Sector Information) sur la réutilisation des informations du secteur public (Directive (UE) 2019/1024 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 concernant les données ouvertes et la réutilisation des informations du secteur public qui remplace la directive 2013/37/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013).

Cette dernière Directive a été transposée par le biais de l' ordonnance du 27 octobre 2016Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 27/10/2016 pub. 10/11/2016 numac 2016031739 source region de bruxelles-capitale Ordonnance visant à l'établissement d'une politique de données ouvertes et portant transposition de la Directive 2013/37/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 modifiant la Directive 2003/98/CE du Parlement européen et du Conseil du 17 novembre 2003 concernant la réutilisation des informations du secteur public fermer visant à l'établissement d'une politique de données ouvertes (Open Data) et portant transposition de la Directive 2013/37/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 concernant la réutilisation des informations du secteur public. Cette ordonnance s'applique à tous les documents existants, détenus par les autorités publiques, et dont elles sont habilitées à autoriser la réutilisation, sous réserve des limitations et exceptions prévues dans l'ordonnance.

Enfin, la politique de données ouvertes est également reprise dans la Déclaration de politique générale commune au Gouvernement de la Région Bruxelles-Capitale et au Collège réuni de la Commission Communautaire Commune, pour la législature 2019-2024. 2. Définitions Pour l'application de la présente circulaire, il faut entendre par : a.« Autorités administratives régionales » : 1. les autorités administratives dépendant de la Région de Bruxelles-Capitale, en ce compris les organes consultatifs régionaux en matière d'environnement ou d'aménagement du territoire ;2. les autorités administratives qui exercent les compétences dévolues à l'Agglomération bruxelloise ;3. toute personne physique ou morale : a) qui exerce des fonctions administratives publiques, y compris des tâches, activités ou services spécifiques en rapport avec l'environnement ou l'aménagement du territoire ;b) ayant des responsabilités ou des fonctions publiques, ou fournissant des services publics, en rapport avec l'environnement ou l'aménagement du territoire sous le contrôle d'un organe ou d'une personne visée au point 1 ou 3, a).b. « Autres autorités administratives » : 1.les autorités administratives communales, en ce compris les organes consultatifs communaux en matière d'environnement ou d'aménagement du territoire ; 2. les intercommunales régionales et interrégionales soumises à la tutelle administrative de la Région de Bruxelles-Capitale ainsi qu'à leurs filiales, les ASBL communales et pluricommunales et les régies communales autonomes, visées par l' ordonnance du 5 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type ordonnance prom. 05/07/2018 pub. 12/07/2018 numac 2018031497 source region de bruxelles-capitale Ordonnance relative aux modes spécifiques de gestion communale et à la coopération intercommunale fermer relative aux modes spécifiques de gestion communale et à la coopération intercommunale ;3. les autorités administratives dépendant de la Commission communautaire commune ;4. les centres publics d'action sociale ;5. les associations visées au Chapitre XII et XIIbis de la loi du 8 juillet 1976Documents pertinents retrouvés type loi prom. 08/07/1976 pub. 18/04/2016 numac 2016000231 source service public federal interieur Loi organique des centres publics d'action sociale. - Coordination officieuse en langue allemande de la version applicable aux habitants de la région de langue allemande fermer, organique des centres publics d'action sociale ;6. les autorités administratives dépendant de la Commission communautaire française.c. « Autorités bruxelloises » : les autorités visées aux points a et b.d. « Décret et ordonnance conjoints » : les décret et ordonnance conjoints de la Région de Bruxelles-Capitale, la Commission communautaire commune et la Commission communautaire française du 16 mai 2019 relatifs à la publicité de l'administration dans les institutions bruxelloises.e. « Donnée » : séquence d'un ou plusieurs symboles permettant de donner une information.L'assemblage de données compose un document ou une base de données. f. « données à caractère personnel »: toutes informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, en vertu de l'article 4, 1) du RGPD g.« Inventaires » : documents mis à disposition qui comprennent des données dans un format numérique d'usage courant. h. « Subvention » : toute forme de soutien financier, de contribution, d'avantage ou d'aide, quelles que soient sa forme ou sa dénomination, accordée dans une finalité directe ou indirecte d'intérêt général, à une activité organisée par un tiers, quelle que soit la dénomination de cette activité.Constituent une subvention les avances de fonds récupérables consenties sans intérêts, octroyées en vue de promouvoir des activités utiles à l'intérêt général ou encore les aides de la Région de Bruxelles-Capitale prévues pour soutenir les entreprises et indépendants Bruxellois en cas de crise majeure. i. « Marché public » : contrat à titre onéreux conclu entre un ou plusieurs opérateurs économiques et un ou plusieurs adjudicateurs et ayant pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services, tel que défini par la loi du 17 juin 2016Documents pertinents retrouvés type loi prom. 17/06/2016 pub. 14/07/2016 numac 2016021053 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative aux marchés publics fermer relative aux marchés publics.j. Open Data : des données publiques à caractère non personnel, qui sont informatisées, répondent aux normes du format ouvert et peuvent être réutilisées gratuitement.k. « RGPD » : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).l. "LPD": loi du 30 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 30/07/2018 pub. 05/09/2018 numac 2018040581 source service public federal justice, service public federal interieur et ministere de la defense Loi relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel fermer relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel m.« Site internet régional » : le site www.datastore.brussels. n. "Règlement transparence": règlement 1306/2013 du 17 décembre 2013 relatif au financement, à la gestion et au suivi de la politique agricole commune et abrogeant les règlements (CEE) n° 352/78, (CE) n° 165/94, (CE) n° 2799/98, (CE) n° 814/2000, (CE) n° 1200/2005 et n° 485/2008 du Conseil concernant la publicité des subsides agricoles prévoyant une exception de publicité pour de très petits montants.3. Champ d'application La présente circulaire s'applique aux autorités bruxelloises, telles que définies au point 2, c, et concerne toutes les données relatives aux inventaires des marchés publics et des subventions visés par l'article 6 des décret et ordonnance conjoints. 4. Instruments 4.1. Modalités de la publication 4.1.1. Mesure Les données relatives aux inventaires des marchés publics et des subventions sont publiées sur le site internet régional sous la responsabilité des autorités bruxelloises. Les autorités bruxelloises envoient de manière manuelle ou automatique ces données vers le site internet régional.

Le renvoi au site internet régional, par les autorités bruxelloises, dans la rubrique « Transparence » de leurs sites internet, répond aux conditions de publication des décret et ordonnance conjoints, à condition que l'information recherchée apparaisse directement en cliquant sur le lien renseigné ou que le lien renvoie à la page contenant le document ou permettant de le télécharger. 4.1.2. Finalité La publication des données sur le site internet régional permettra une centralisation des inventaires et permettra une réutilisation des données à partir d'une plateforme unique et adéquate pour ce type de données.

Les données publiées sur le site internet régional pourront ensuite être facilement réutilisées par les autorités bruxelloises dans le cadre de leurs autres obligations de transparence, comme dans le cadre de la rédaction de rapports.

La présente circulaire est organisationnelle et n'entend fixer que les relations entre les divers acteurs intervenant dans la mise en oeuvre de la publicité active prévue aux articles 6 à 9 du Décret et ordonnance conjoints sans en modifier les principes. 4.2. Modèle de données 4.2.1. Mesure Les autorités bruxelloises utilisent un modèle standard de données pour l'extraction des données comptables relatives aux subventions et aux marchés publics.

Ce modèle est disponible sur le site internet régional. 4.2.2. Finalité L'utilisation d'un même standard permettra d'uniformiser les données publiées, facilitera ainsi la réutilisation des données et améliorera la transparence.

Un modèle unique de données permettra en effet : - De comparer les mêmes types de données, et - De construire des visualisations des dépenses publiques sur base des éléments supplémentaires donnés. 4.2.3. Mise à jour Le modèle de données est voué à évoluer pour fournir une plus grande quantité et une meilleure qualité d'information à l'utilisateur. Sa description sera donc mise à jour régulièrement sur le site datastore.brussels. Le format des fichiers demandé aux administrations, lui, n'évoluera pas. 4.3. Périodes visées par la circulaire Les autorités bruxelloises publient, chaque année, sur le site internet régional les données relatives à l'année précédente, dans les délais prévus au point 5. Ainsi, les autorités administratives régionales et les autres autorités administratives publient en 2022 les données relatives à l'année 2021. 5. Obligations de transparence et protection des données à caractère personnel 5.1 Dans le cadre de la mise en oeuvre de la présente circulaire, les autorités bruxelloises s'engagent à respecter le RGPD, en leur qualité de responsable du traitement, consistant en la communication des données et leur publication sur le site internet régional. Parmi ces données se trouvent en effet des « données à caractère personnel », étant toutes informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, en vertu de l'article 4, 1) du RGPD. Les autorités bruxelloises sont tenues de respecter les obligations mises à leur charge par le RGPD tels que: ? La responsabilisation par rapport aux traitements mis en oeuvre (accountability); ? L'information des personnes concernées au sujet du traitement de données établi par le Décret et ordonnance conjoints, conformément à l'article 13, § 3 du RGPD par l'utilisation des clauses reprises en Annexe 1. ? Mise en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque tel que repris aux articles 32 et suivants du RGPD. ? Respecter les droits de la personne concernée tels que visés au chapitre III du RGPD. ? La détermination des personnes de contact tant au CIRB qu'au sein de sa propre structure. ? Les périodes de rétention (légales) des données, en ce compris les archives.

Le CIRB agit comme « sous-traitant » au sens du RGPD, des autorités bruxelloises, étant l'entité qui récolte et publie les données - notamment à caractère personnel - sur le site internet régional. 5.2 Les données visées par le présent article sont, dans le respect du principe de minimisation, : - Le numéro BCE des bénéficiaires personnes physiques et morales ayant reçus des subsides ou obtenues des marchés publics; - Les personnes/entités sans numéros BCE seront pseudonymisées ; - Le montant total annuel des subventions versées aux bénéficiaires et supérieur à la somme de 2500 € par subvention ; - Le montant total des montants versés aux bénéficiaires en vertu d'un marché public et supérieur à 2500 € par marché. 5.3 La présente circulaire constitue les instructions, présentes et futures, documentées au sens de l'article 28 du RGPD. Le CIRB ne traite les données à caractère personnel que pour la bonne exécution du décret et ordonnance conjoints et pour le compte des autorités bruxelloises. 5.4 Le CIRB peut faire appel à un autre sous-traitant pour mener des activités de traitement spécifiques dans le cadre de l'exécution de la présente circulaire.

Sans préjudice de l'application de l'article 28.2 du RGPD, les autorités bruxelloises autorisent le CIRB à choisir un ou des sous-traitant(s) (sous-traitant de second rang) dans le cadre de l'exécution de la présente circulaire. Le CIRB met à disposition des autorités bruxelloises la liste tenue à jour des sous-traitants auquel elle fait appel à cet effet.

Le CIRB fait toujours appel à un ou des sous-traitant(s) qui présente(nt) des garanties suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits de la personne concernée. 5.5 Le CIRB s'engage à garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente circulaire et à mettre en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles afin que le traitement des données sous-traitées réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits des personnes concernées. Le CIRB s'assure notamment de l'existence d'une obligation de confidentialité, au minimum contractuel, s'imposant à tout employé ou agent du CIRB qui traite les données dans le cadre de ses fonctions. 5.6 Le CIRB informe immédiatement les autorités bruxelloises si elle considère qu'une activité ou opération de traitement menée ou déléguée par les autorités bruxelloises constitue une violation du RGPD ou de toute autre disposition du droit de l'Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données. 5.7 Le CIRB s'engage à prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut pour ce qui concerne la mission de sous-traitance qui lui est confiée par le biais de la présente circulaire. 5.8 Le CIRB prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées en ce qui concerne la sécurité des traitements effectués pour le compte des autorités bruxelloises conformément à l'article 32 du RGPD, et évalue périodiquement l'adéquation de ces mesures de sécurité. 5.9 Le CIRB notifie à l'autorité bruxelloise concernée toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 72 heures après en avoir pris connaissance.

Cette notification contient, sous forme d'un rapport, au moins : ? la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ; ? le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ; ? la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ; ? la description des mesures prises ou que le CIRB propose de prendre pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

En cas de violation de données à caractère personnel, le CIRB prendra des mesures correctrices appropriées afin de mettre fin à ladite violation de données à caractère personnel, à limiter le dommage (éventuel) et prévenir et/ou limiter une éventuelle violation de données à caractère personnel future.

De manière plus générale, dans la mesure du possible et pour autant que nécessaire, le CIRB assiste les autorités bruxelloises à l'exécution par les autorités bruxelloises de leurs obligations légales, en cas d'accès non autorisé et plus généralement de tout traitement illicite de données à caractère personnel traitées par le CIRB pour le compte des autorités bruxelloises. 5.10 Dans la mesure du possible, Le CIRB assiste les autorités bruxelloises, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, à s'acquitter de leurs obligations de donner suite aux demandes dont les personnes concernées la saisissent en vue d'exercer leurs droits : droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l'objet d'une décision individuelle automatisée (y compris le profilage). Lorsque les personnes concernées adressent au CIRB des demandes d'exercice de leurs droits, elle communique ces demandes dans les meilleurs délais par courrier électronique au délégué à la protection des données de l'autorité bruxelloise concernée. 5.11 Le CIRB s'engage à fournir aux autorités bruxelloises les informations utiles à la réalisation de toute analyse d'impact et/ou de toute consultation préalable de l'autorité de contrôle requise(s), le cas échéant, par le RGPD. 5.12 Le CIRB met à disposition sur demande toutes les informations, qui sont nécessaires pour permettre aux autorités bruxelloises de vérifier le respect du RGPD et de la présente circulaire, en ce compris les sous-traitant de second rang avec lesquels le CIRB traite les données visées par le décret et ordonnance conjoints. 5.13 Le CIRB tient par écrit (en ce compris sous forme électronique) un registre de toutes les catégories d'activités de traitement effectuées pour le compte des autorités bruxelloises comprenant au moins les données prévues à l'article 30, § 2, du RGPD. 5.14 Sur instructions des responsables de traitements, Le CIRB ne transfèrera aucune donnée à caractère personnel traitée vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu'elle n'y soit tenue en vertu du droit de l'Union ou du droit belge. Dans ce cas, le CIRB informe les autorités bruxelloises de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public. 5.15 Au terme de la mission de sous-traitance, le CIRB supprime les données à caractère personnel ou les transfère aux autorités bruxelloises ou à toute autre entité qu'elles désigneront selon les modalités de transmissions définies entre les parties. Les autorités bruxelloises devront communiquer leur choix dans les meilleurs délais avant le terme de la mission du CIRB. 5.16 Subséquemment à la publication des données sur le site internet régional, les données sont agrégées et publiées par Brussels Connect IT service du SPRB (Service Public Régional de Bruxelles) sur le portail de visualisation. Ceci constitue un traitement ultérieur au sens du RGPD, dont le responsable du traitement est Brussels Connect IT service du SPRB, qui remplit en cette qualité l'ensemble des obligations qui s'imposent dont celles prescrites par le RGPD. 6. Délais de publication Les données visées au point 4 doivent être publiées annuellement sur le site internet régional au plus tard : - Pour les autorités administratives régionales : le 31 mars ; - Pour les autres autorités bruxelloises : le 31 mars. 7. Monitoring easy.brussels est chargée de rédiger, au 2ème trimestre de chaque année, un rapport sur la publication des données sur le site internet régional.

Ce rapport annuel est adressé au Ministre en charge de la Simplification administrative. 8. Accompagnement et point de contact easy.brussels est chargée d'assister les entités bruxelloises dans l'application des mesures de la présente circulaire.

Cette assistance se concrétise par la rédaction de procédures relatives à la validation des données et à la publication sur le site internet régional.

Elle se concrétise également par l'organisation de sessions d'information et la mise en place d'un soutien par e-mail par le biais de l'adresse info@easy.brussels. 9. Abrogation La présente circulaire abroge la circulaire du 14 janvier 2021Documents pertinents retrouvés type circulaire prom. 14/01/2021 pub. 22/01/2021 numac 2021200215 source service public federal chancellerie du premier ministre Circulaire concernant l'octroi et le paiement d'une prime syndicale à certains membres du personnel du secteur public. - Année de référence 2020 fermer précisant les modalités pratiques de publication en open data des inventaires des marchés publics et des subventions visés par les décret et ordonnance conjoints du 16 mai 2019 en toutes ses dispositions.10. Entrée en vigueur La présente circulaire entre en vigueur le jour suivant son adoption. Bruxelles, le 16 décembre 2021.

Le Ministre-président du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale R. VERVOORT La Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargée de la Mobilité, des Travaux publics et de la Sécurité routière E. VAN DEN BRANDT Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé de la Transition climatique, de l'Environnement, de l'Energie et de la Démocratie participative A. MARON Le Ministre du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale, chargé des Finances, du Budget, de la Fonction publique et de la Promotion du Multilinguisme S. GATZ Le Ministre en charge de l'Emploi et de la Formation professionnelle, de la Transition numérique, des Pouvoirs locaux, du Bien-être animal et de la Simplification administrative, B. CLERFAYT