31 AOUT 2014. - Arrêté royal portant approbation de la première adaptation du quatrième contrat d'administration entre l'Etat belge et l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, l'article 47;

Vu la loi du 25 avril 1963Documents pertinents retrouvés type loi prom. 25/04/1963 pub. 27/01/2015 numac 2015000030 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 25/04/1963 pub. 21/02/2013 numac 2013000100 source service public federal interieur Loi sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale. - Coordination officieuse en langue allemande fermer sur la gestion des organismes d'intérêt public de sécurité sociale et de prévoyance sociale;

Vu l'arrêté royal du 3 avril 1997 portant des mesures en vue de la responsabilisation des institutions publiques de sécurité sociale, en application de l'article 47 de la loi du 26 juillet 1996Documents pertinents retrouvés type loi prom. 26/07/1996 pub. 05/10/2012 numac 2012205395 source service public federal interieur Loi relative à la promotion de l'emploi et à la sauvegarde préventive de la compétitivité. - Coordination officieuse en langue allemande fermer portant modernisation de la sécurité sociale et assurant la viabilité des régimes légaux des pensions, modifié en dernier lieu par la loi du 10 décembre 2009;

Vu l'arrêté royal du 21 mai 2013 portant approbation du quatrième contrat d'administration de l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés;

Vu l'urgence;

Vu l'avis du Comité de Gestion, donné le 3 décembre 2013;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 20 mars 2014;

Vu l'accord du Ministre au Budget, donné le 26 mars 2014;

Sur la proposition de la Ministre des Affaires sociales, du Ministre du Budget, du Ministre des Finances, chargé de la Fonction publique, du Secrétaire d'Etat aux Affaires sociales, aux Familles et aux Personnes handicapées, chargé des Risques professionnels et du Secrétaire d'Etat à la Fonction publique et de l'avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.La première adaptation du quatrième contrat d'administration entre l'Etat belge et l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés est approuvée.

Art. 2.Le présent arrêté et l'adaptation du contrat d'administration ci-annexé produisent leurs effets le 5 mai 2014.

Art. 3.Le ministre qui les Affaires sociales dans ses attributions, le ministre qui a le Budget dans ses attributions et le ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 31 août 2014.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre des Affaires sociales, Mme L. ONKELINX Le Ministre du Budget, O. CHASTEL Le Ministre des Finances, chargé de la Fonction publique, K. GEENS Le Secrétaire d'Etat aux Affaires sociales, Ph. COURARD Le Secrétaire d'Etat à la Fonction publique, H. BOGAERT

AVENANT AU CONTRAT D'ADMINISTRATION 2013 - 2015 entre l'Etat belge et l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salaries Dans l'article « 2. Scission, 2. Initiatives (engagements) », trois alinéas sont ajoutés comme suit : « Par ailleurs, l'Office s'engage à mener une réflexion concrète au sujet des critères déterminant la compétence de chacune des entités fédérées et à préparer la répartition des dossiers conformément à ceux-ci afin d'en faciliter et d'en accélérer le transfert.

De plus, l'Office s'engage à poursuivre sans la moindre interruption l'octroi des prestations familiales du chef de travailleurs indépendants pour lesquels la compétence lui serait dévolue par suite de l'uniformisation des régimes indépendant et salarié.

Dans la mesure où ce souhait serait exprimé par une entité fédérée, l'Office s'engage à analyser la faisabilité de la digitalisation des dossiers actifs relevant de sa compétence, compte tenu des souhaits émis quant aux délivrables attendus, des délais requis pour la réalisation de l'ensemble de l'opération et du timing imposé ainsi que des moyens disponibles (humains, techniques, informatiques et financiers). L'Office s'engage à mettre à disposition l'expertise acquise dans le cadre de la réalisation de son projet de digitalisation tel que décrit à l'article 26 du présent contrat. » Dans l'article « 2. Scission, 3. Indicateurs de résultat », trois points sont ajoutés comme suit : - fonctionnalités développées dans Itinera pour permettre le transfert des dossiers vers les entités fédérées; - fonctionnalités développées dans Itinera pour permettre la poursuite des paiements en faveur des travailleurs indépendants relevant de sa compétence; - rapport sur la faisabilité de la digitalisation des dossiers.

Un article 2bis est inséré. « Article 2bis : Imputation des sommes payées pour le compte des entités fédérées » 1. Objectif Imputer à bon droit les sommes payées pour le compte de chacune des entités fédérées.2. Initiatives (engagements) L'ONAFTS s'engage à recueillir les données financières nécessaires auprès du circuit de paiement, sur base des facteurs de rattachement qui seront en vigueur, en vue de l'imputation correcte des paiements entre les différentes entités fédérées.3. Indicateurs de résultat Traitement mensuel des rapportages financiers provenant du circuit de paiement qui, une fois globalisés par l'Office, sont adressés aux entités fédérées.4. Plus-value En élargissant la portée et le traitement des rapportages financiers actuels, l'ONAFTS contribue à l'imputation correcte des sommes payées à charge des enveloppes financières constituées suite au transfert de compétence.» Dans l'article « 4. Gestion de données et lutte contre la fraude sociale, 3. Initiatives (engagements) 3.1. Cadastre des allocations familiales », les `Facteurs d'environnement' sont supprimés.

Dans l'article « 4. Gestion de données et lutte contre la fraude sociale, 3. Initiatives (engagements) 3.2. Echange des données », après le 4e alinéa, deux alinéas sont ajoutés comme suit : « De plus dans le cadre de la loi d'uniformisation, relative aux allocations familiales pour travailleurs salariés et travailleurs indépendants (LGAF), par laquelle le régime des allocations familiales des travailleurs indépendants serait incorporé entièrement dans celui des travailleurs salariés et de l'intégration des travailleurs indépendants au Cadastre qui en découlera, plusieurs flux, encore à définir, devront être développés.

L'Office s'engage à développer ces flux dans les délais utiles afin de garantir le droit aux allocations familiales également aux familles du secteur des indépendants dès l'application de la loi uniforme. » Dans l'article « 5. Contrôle, A. Contrôle de la gestion des organismes de paiements, 1. Objectif stratégique », les deux premiers alinéas sont remplacés par les dispositions suivantes : « En vertu de sa mission légale de régulateur, l'ONAFTS exerce une surveillance sur la qualité de la gestion des caisses d'allocations familiales.

Afin de garantir un service de qualité à toutes les familles, l'Office se propose d'effectuer désormais des mesures de qualité au sein de l'ONAFTS en tant qu'organisme de paiement. » Dans l'article « 5. Contrôle, A. Contrôle de la gestion des organismes de paiements, 3. Initiatives (engagements) En matière de contrôle administratif », les tirets 3 et 4 sont supprimés.

Dans l'article « 5. Contrôle, A. Contrôle de la gestion des organismes de paiements, 3. Initiatives (engagements) En matière de contrôle administratif », le 5e tiret est remplacé par les dispositions suivantes : - à partir de 2013, effectuer annuellement un contrôle administratif de l'ONAFTS en tant qu'organisme de paiement; néanmoins, les droits résiduaires et les prestations familiales garanties ne sont pas concernées par cette mesure de la qualité;

Le calendrier suivant est prévu : - dans l'évaluation 2013 (en 2012 pour le fonctionnement), une mesure de qualité selon l'architecture Dulbea pour les thèmes de contrôle de la checklist qui concernent transversalement tous les dossiers (les variables générales) et pour ceux qui concernent les enfants auxquels s'appliquent des conditions d'octroi particulières (les étudiants, les enfant bénéficiaires autres que les étudiants, les enfants atteints d'une affection et les enfants placés); - dans les évaluations 2014 et 2015 (en 2013 et 2014 pour le fonctionnement), une mesure de qualité selon l'architecture Dulbea, pour tous les thèmes de contrôle qui sont compris dans la checklist; donc également les suppléments.

Lors de l'exécution de cette mesure de qualité, un échantillon d'au moins 50 dossiers est examiné pour chaque variable.

Dans l'article « 5. Contrôle, A. Contrôle de la gestion des organismes de paiements, 3. Initiatives (engagements) En matière de contrôle administratif », les `Facteurs d'environnement' sont remplacés par la disposition suivante : « Pour ne pas menacer l'octroi de la subvention de responsabilisation, le contrôle de l'ONAFTS en tant qu'organisme de paiement ne peut s'effectuer avec les moyens disponibles qu'en plusieurs phases et à partir de 2013. » Dans l'article « 5. Contrôle, A. Contrôle de la gestion des organismes de paiements, 3. Initiatives (engagements) En matière de contrôle financier », les `Facteurs d'environnement' sont complétés par la disposition suivante, avant le texte existant : « L'Office ne peut mettre à disposition des caisses d'allocations familiales les moyens financiers dans les temps que si l'ONAFTS a reçu lui-même à temps les moyens nécessaires pour ce faire. » Dans l'article « 5. Contrôle, A. Contrôle de la gestion des organismes de paiements, 5. Plus-value », le 2e alinéa est remplacé par la disposition suivante : « Tous les dossiers sont intégrés dans une approche processuelle unique. Les demandes d'octroi des allocations familiales des familles adressées à l'ONAFTS et aux caisses d'allocations familiales sont traitées de la même manière. » L'article « 8. L'admissibilité, 3. Initiatives (engagements), § 2.

Engagements applicables en cas de reprise globale des dossiers d'employeurs du secteur public » est remplacé par la disposition suivante : « Dans le cadre des reprises des dossiers des employeurs du secteur public en vue de préparer la mise en oeuvre de la Sixième Réforme de l'Etat, tenant compte du fait que tous les employeurs du secteur public qu'ils relèvent de l'autorité du pouvoir fédéral ou de celui des entités fédérées seront repris avant le 1er janvier 2015, l'Office prend les engagements suivants : - la reprise de la gestion et du paiement des dossiers d'allocations familiales des employeurs du secteur public a lieu selon un planning global défini par l'Office afin que les premiers paiements réalisés par lui aient lieu au plus tard pour les droits relatifs au mois de septembre 2014; - à partir du 1er novembre 2013, l'Office est seul compétent pour examiner une nouvelle demande du fait d'une occupation au service d'un employeur dont les dossiers sont repris par l'Office à partir du 1er décembre 2013(1); - à partir du 1er janvier 2014, l'Office est seul compétent pour examiner une nouvelle demande du fait d'une occupation au service de la S.N.C.B.; - à partir du 1er mars 2014, l'Office est seul compétent pour examiner une nouvelle demande du fait d'une occupation au service d'un employeur relevant de la compétence du S. C. D. F.; - à partir du 1er juin 2014, l'Office est seul compétent pour examiner une nouvelle demande du fait d'une occupation au service de La Défense; - l'Office développe un processus automatisé de reprise des dossiers; les employeurs du secteur public doivent transmettre toutes les données correctes nécessaires à la reprise de leurs dossiers dans le respect du protocole déterminé par le Comité de Gestion en faisant usage de messages XML; - au moment de la reprise, pour autant que l'attributaire soit repris sur une Déclaration multifonctionnelle émise par l'employeur et que les données contenues dans celle-ci justifient l'existence d'un droit aux prestations familiales, la compétence de l'employeur dont les dossiers sont repris par l'Office est considérée comme ayant été établie par lui conformément aux dispositions légales et réglementaires; - au moment de la transmission du fichier XML de reprise, l'employeur est tenu de transmettre à l'Office la liste des travailleurs qu'il occupe et qui peuvent prétendre au bénéfice des allocations familiales du chef de leurs prestations tout en ne faisant pas l'objet d'une Déclaration multifonctionnelle; dans le mois suivant la fin de chacun des trimestres, il transmettra une liste mise à jour des travailleurs concernés; si l'employeur ne respecte pas cette obligation, l'Office tiendra compte de la dernière liste fournie et imputera à l'employeur la charge des prestations familiales qu'il aura payées; - il intégrera tous les acteurs des dossiers d'allocations familiales concernés par la reprise globale d'employeurs du secteur public dans le Cadastre des allocations familiales. » Dans l'article « 8. Admissibilité, 3. Initiatives (engagements), `Facteurs d'environnement spécifiques aux dossiers des employeurs du secteur public' », entre le 1er et le 2e tiret est inséré le tiret suivant : - Pour réaliser, dans le cadre de la préparation de la mise en oeuvre de la Sixième Réforme de l'Etat, les reprises de La Défense et du S.C.D.F., l'Office doit, en outre, bénéficier des crédits de personnel et de fonctionnement prévus par ces organismes de paiement des allocations familiales pour la gestion et le paiement des allocations familiales. En cas d'application de la mobilité d'office au sens de l'article 35 de l'arrêté royal du 15 janvier 2007 relatif à la mobilité des agents statutaires dans la fonction publique fédérale administrative, à l'égard des membres du personnel des organismes précités affectés à la gestion des dossiers allocations familiales, les crédits de personnel seront adaptés pour tenir compte de la charge salariale réelle pour l'Office, et plus particulièrement de la cotisation « pensions » destinée au Pool des parastataux. Le transfert des crédits de La Défense et du S.C.D.F. est réalisé progressivement en vertu du planning des reprises.

Dans l'article « 8. Admissibilité, 3. Initiatives (engagements), `Facteurs d'environnement spécifiques aux dossiers des employeurs du secteur public' », les tirets suivants sont ajoutés : - Pour mener à bien la reprise globale des employeurs du secteur public dans le cadre de la préparation de la mise en oeuvre de la Sixième Réforme de l'Etat, l'Office doit disposer du personnel nécessaire et qualifié, en ce compris pendant la phase préparatoire des reprises; - Les protocoles relatifs aux modalités de transfert des dossiers et données permettant la reprise des paiements par l'Office doivent être conclus en temps opportun; - Les employeurs doivent respecter le planning établi en vue de la reprise de leurs dossiers.

L' article « 9. Octroi et paiement, 2. Objectif opérationnel complémentaire en cas de reprise globale des dossiers d'un employeur du secteur public », le 2e alinéa est remplacé par la disposition suivante : « L'employeur public reste responsable de la continuité des paiements jusqu'à la date fixée dans le planning des reprises des dossiers par l'Office et même au-delà de cette date, chaque fois que les contrôles prévus dans le cadre de la procédure de reprise ont abouti au rejet d'un dossier du fait d'une inexactitude ou de l'absence d'une donnée indispensable à la poursuite de paiements corrects. Pour garantir la continuité des paiements, l'Office s'engage à communiquer à chaque employeur un planning précis relatif à la date pour laquelle celui-ci est tenu de transmettre à l'Office les fichiers de reprise contenant toutes les données nécessaires à la reprise et assurant la continuité des paiements. » L'article « 9. Octroi et paiement, 3. Initiatives, § 2. Engagements applicables en cas de reprise globale des dossiers d'employeurs du secteur public, `Facteurs d'environnement complémentaires relatifs à la reprise globale des dossiers d'un employeur du secteur public' » est complété par l'alinéa suivant : « Dans le cadre des reprises réalisées en vue de la mise en oeuvre de la Sixième Réforme de l'Etat, l'employeur doit, dans le fichier de reprise, transmettre à l'Office toutes les informations y prévues. En outre, il est tenu de transmettre à l'Office, dans le délai déterminé par ce dernier dans la demande, toutes les informations et documents indispensables à la détermination du droit auquel la famille peut légitiment prétendre lorsque ces informations et/ou documents ne sont disponibles que sur support papier. A défaut de recourir à la procédure de mise à jour du fichier XML spécialement développée à cet effet, l'employeur peut exceptionnellement recourir à la transmission des données en utilisant un document au format PDF. » Dans l'article « 17. Préparer et conseiller la gestion, 3. Initiatives (engagements) », le 2e tiret des `Facteurs d'environnement' est supprimé.

Un article 17bis est ajouté après l'article 17. « Article 17bis : Préparer et conseiller la gestion dans le cadre de la sixième réforme de l'Etat sur la base de l'accord de gouvernement » « Dans le cadre de la préparation adéquate du transfert de la compétence en matière d'allocations familiales, l'ONAFTS prend en charge, à la demande de la cellule de gestion du ministre, la préparation, le conseil et l'exécution de la gestion sur ce point.

En exécution de l'accord de gouvernement du 1er décembre 2011, stipulant que les différences restantes entre le régime des travailleurs salariés et le régime des travailleurs indépendants doivent être gommées avant le transfert des allocations familiales aux communautés et à la Cocom, l'Office a été chargé, par la cellule de gestion du ministre, de l'analyse détaillée et de la rédaction d'un projet de loi unique intégrant le régime des travailleurs indépendants au régime des travailleurs salariés. Cette loi unique est un préalable nécessaire au transfert de compétence en matière d'allocations familiales aux entités fédérées. En effet, en rationalisant le système, on permet un passage plus aisé du fédéral vers les entités fédérées.

En outre, sur demande de la cellule de gestion du ministre, l'Office est chargé de l'analyse et du développement d'initiatives légales et réglementaires concernant les aspects organiques du transfert de compétence, essentiels à un encadrement réglementaire correct et adéquat du transfert de compétence.

Enfin, cela concerne tous les aspects de la préparation et du conseil à la gestion, à la demande ou de sa propre initiative, qui sont liés à la scission et qui concernent la réglementation en matière d'allocations familiales, les aspects organiques du régime d'allocations familiales ou d'autres aspects, en tenant compte des priorités fixées par le ministre. » Dans l'article « 22. Fournir l'information aux familles, 1. Objectif stratégique », la disposition suivante est ajoutée après le 1er alinéa : « En vue du transfert de compétence, l'ONAFTS souhaite que les divers intéressés (familles, professionnels, entités) puissent disposer des informations actuelles et exactes. » Dans l'article « 22. Fournir l'information aux familles, 2. Objectifs opérationnels », le 1er tiret est remplacé par la disposition suivante : - offrant aux familles des informations actuelles et faciles d'accès sur les allocations familiales par le biais du site web de l'ONAFTS et de Facebook et en publiant régulièrement des bulletins d'information et des communiqués de presse sur des thèmes actuels ou lors de modifications importantes dans la réglementation;

Dans l'article « 22. Fournir l'information aux familles, 2. Objectifs opérationnels », la disposition suivante est ajoutée après le 1er tiret : - offrant, dans le cadre du transfert de compétence, des informations actuelles et exactes aux divers intéressés (familles, professionnels, communautés/politique) - par le biais d'un nouveau site web, pourvu du label AnySurfer; - par le biais de mailings ciblés aux familles; - par le biais de séances d'information pour les professionnels et les entités.

Dans l'article « 22. Fournir l'information aux familles, 3.

Initiatives (engagements), les dispositions suivantes sont ajoutées : - à développer un nouveau site web dans lequel seront présentés le nouveau nom et le nouveau contexte; - à créer une page Facebook; - à envoyer des mailings aux familles lors des phases importantes de la période de transition; - à organiser des séances d'information pour les entités (les professionnels) - à soumettre un plan de communication à l'approbation du Comité de gestion.

Dans l'article « 22. Fournir l'information aux familles, 4.

Indicateurs de résultats », les dispositions suivantes sont ajoutées : - La date de lancement du nouveau site web. - La date d'obtention du label AnySurfer. - La date de création de la page Facebook. - Le nombre de mailings aux familles et les dates. - Le nombre de séances d'information aux communautés (professionnels) et les dates. - La date d'approbation du plan de communication.

L'article « 22. Fournir l'information aux familles, 5. Plus-value » est remplacé par la disposition suivante : « Par le biais d'une stratégie d'information bien développée et facile d'accès, le citoyen reçoit une information rapide et simple, correcte et intégrée sur son droit aux allocations familiales et à l'allocation de naissance, ainsi que sur les montants en vigueur dans le régime des allocations familiales pour travailleurs salariés, et ce, également lors la période de transition du transfert de compétence. » Dans l'article « 23. Fournir des informations aux décideurs et au monde professionnel, 2. Objectifs opérationnels », le 1er tiret est remplacé par la disposition suivante : - recueillant auprès des organismes de paiement les données statistiques pertinentes sur les familles qu'ils desservent en tenant compte du transfert de compétence à partir de juillet 2014;

Dans l'article « 23. Fournir des informations aux décideurs et au monde professionnel, 2. Objectifs opérationnels », après le 4e tiret est inséré le tiret suivant : - effectuant les estimations, budgétaires et autres, qui lui sont demandées, notamment dans le cadre du transfert des compétences;

Dans l'article « 23. Fournir des informations aux décideurs et au monde professionnel, 3. Initiatives (engagements) », le 1er tiret est remplacé par la disposition suivante : - à publier régulièrement les statistiques par le biais de séries statistiques et autres études, ainsi que via le portail statistique sur le site web. Ces publications seront organisées par entité fédérée à partir des données recueillies en 2014;

Dans l'article « 23. Fournir des informations aux décideurs et au monde professionnel, 3. Initiatives (engagements) », le 3e tiret est remplacé par la disposition suivante : - à publier, en fonction des besoins, des études focus dans lesquelles des évolutions ou thèmes importants relatifs aux allocations familiales sont décrits d'une manière claire et qui sont accompagnées des commentaires adéquats. Les études focus sont publiées sur le site web;

Dans l'article « 23. Fournir des informations aux décideurs et au monde professionnel, 3. Initiatives (engagements) », après le 2e tiret est inséré le tiret suivant : - dans le cadre du transfert prévu de compétences aux entités fédérées, l'ONAFTS s'engage, en concertation avec les entités fédérées, à adapter le recueil et la publication des statistiques aux nouveaux besoins en information suscités par ce transfert. Cette réforme se fera en collaboration avec les caisses de paiement dans les limites de leurs possibilités techniques;

Dans l'article « 23. Fournir des informations aux décideurs et au monde professionnel, 4. Indicateurs de résultat », le 1er et le 2e tiret sont remplacés par les dispositions suivantes : - l'élaboration de nouvelles déclarations statistiques adaptées aux exigences dans le cadre du transfert des compétences à partir de juillet 2014; - le nombre d'études statistiques et de brochures publiées;

Dans l'article « 24. Etique et politique des ressources humaines, 3.

Initiatives (engagements), Gestion du changement » le 1er alinéa est remplacé par les dispositions suivantes : « Considérant l'impact du transfert de compétence sur l'ensemble du personnel et l'indispensable gestion du changement que cet impact va générer, la gestion des projets institués en raison dudit transfert est confiée à une équipe spécialisée, formée à cette fin, soutenant l'action des agents chefs ou membres de projets qui est prestée outre leurs fonctions usuelles et récompensée, pour ce motif, par le versement de primes de projet. Notamment, via l'un de ces projets, l'Office s'engage à soutenir ses collaborateurs responsables d'équipes à tous les niveaux dans le développement de leurs compétences en leadership afin que les changements auxquels ils seront confrontés soient supportés le mieux possible. » Le titre de l'article « 26. Digitalisation » est remplacé par « 26.

Digitalisation dans l'objectif de faciliter le télétravail de ses collaborateurs » Dans l'article « 26. Digitalisation, 1. Objectif stratégique », la disposition suivante est ajoutée : « La technique qui sera adoptée sera toutefois suffisamment sécurisée pour garantir aux pièces scannées une valeur probante (dès lors, après analyse pratique et juridique, la possibilité de détruire le document scanné reste envisageable). » Un article 26bis est ajouté après l'article 26. «

Article 26bis.Digitalisation dans l'objectif d'offrir à ses collaborateurs un environnement de travail sûr et agréable » 1. Objectif stratégique L'Office a toujours été soucieux d'optimaliser la gestion actuelle et future de son patrimoine immobilier au bénéfice du bien-être de l'ensemble de ses collaborateurs. Ayant constaté que le nombre de dossiers d'allocations familiales à traiter par ses services est sans cesse croissant et que la reprise massive de l'ensemble des dossiers gérés par les employeurs du secteur public va augmenter de manière significative le nombre de dossiers gérés, l'Office craint que la stabilité de certains de ses bâtiments (Antwerpen, Bruxelles, Charleroi et Liège) ne soit plus suffisamment garantie et qu'en outre, les espaces destinés au classement étant limités, les espaces de travail soient encombrés à un point tel que la qualité de cet environnement en soit affectée. Il a donc été décidé que le classement des dossiers actifs (c'est- à- dire les dossiers en paiement et à l'étude ) serait numérisé.

Vu le contexte incertain de la scission et du futur de l'Office, les dossiers seront digitalisés `bruts', c'est- à- dire sans tri préalable. Les dossiers supprimés ou refusés, conservés durant la durée légalement fixée, resteront conservés sous forme `papier' mais seront stockés dans des espaces spécifiques, prévus à cet effet.

Enfin, les solutions techniques à mettre en oeuvre privilégieront les synergies entre IPSS de manière à bénéficier d'une expertise immédiate et d'outils déjà présents. 2. Objectifs opérationnels Outre les avantages `classiques' qu'offre la digitalisation de données (gestion du dossier détachée du lieu de stockage;moins de manipulation et donc moins de perte de temps; consultation à distance du dossier indépendamment du lieu de conservation....), la numérisation des dossiers actifs doit permettre la suppression des classements `papier' dans les services de paiement concernés et donc, un allègement du poids devant être supporté par les bâtiments, mais aussi un environnement de travail plus agréable pour les collaborateurs, les espaces de travail étant moins encombrés. 3. Initiatives (engagements) L'Office s'engage à mener un projet de digitalisation des dossiers actifs d'allocations familiales des services de paiement où un risque existe quant à l'impossibilité pour les bâtiments de pouvoir continuer à supporter le poids des armoires de classement et des dossiers qu'elles contiennent (Antwerpen, Bruxelles, Charleroi et Liège). Dans un premier temps, l'Office cherchera à établir une synergie avec une IPSS ayant l'expertise voulue et pouvant mettre ses outils à disposition (logiciel de scannage, scanners et opérateurs).

Lorsque les conditions de l'externalisation seront définies (timing, délai, partage des tâches, possibilités techniques de transfert des données électroniques...), l'Office : - adaptera l'application Itinera de manière à permettre aux agents de consulter facilement les dossiers scannés depuis Itinera; - déterminera le lieu de stockage numérique des dossiers; - mettra sur pied l'organisation nécessaire à la préparation des opérations de numérisation : transfert des dossiers vers le lieu de digitalisation, détermination du personnel affecté au `nettoyage' des dossiers et mise en oeuvre effective de cette opération, impression des codes à barres d'identification...

Le PB Antwerpen devant normalement intégrer ses nouvelles installations à la rentrée 2014, les dossiers de ce bureau seront digitalisés par priorité avant ce déménagement.

Facteurs d'environnement L'IPSS auprès de laquelle la numérisation sera externalisée doit toujours pouvoir réaliser, conformément à ce qui aura été convenu, la digitalisation des dossiers actifs (scanners en nombre, scanners performants disponibles, opérateurs présents en nombre suffisant...).

Les ressources budgétaires, techniques et humaines de l'Office doivent être disponibles tout en gardant les moyens nécessaires afin de pouvoir répondre aux missions de base. 4. Indicateurs de résultat Rapport annuel d'exécution de la mission. 5. Plus-value La synergie inter-IPSS mise en oeuvre permettra à l'Office de réaliser un projet d'envergure plus rapidement, profitant de l'expertise développée par d'autres et des outils dont ils disposent déjà (pas de marché public à réaliser, opération effectuée à moindre coût, plus rapidement....).

L'environnement de travail des agents des bureaux concernés par le projet sera plus agréable, car moins encombrés par les dossiers `papier' et plus sûr car la stabilité du bâtiment sera garantie. » Un article 30bis est ajouté après l'article 30. « Article 30bis : Projets informatiques dans le cadre du transfert de la compétence » « La scission des allocations familiales va immanquablement entraîner une série de projets informatiques. Il s'agit entre autre de : - La reprise des services publics : dès 2013, le Département Familles reprend les dossiers d'allocations familiales de différents services publics. Vu l'importance du nombre de dossiers à reprendre, et la courte période d'implémentation imposé, il est important que l'informatique puisse maximaliser l'automatisation des processus de formatage et validation des données dossiers, ainsi que leur intégration dans l'application Itinera. Cela afin de réduire au minimum les manipulations ou corrections manuelles nécessaires. - La reprise des dossiers des indépendants. Comme pour les dossiers des services publics, ceux du régime des indépendants doivent être repris de manière automatique dans Itinera. Etant donné que les allocations familiales pour travailleurs indépendants ne participent pas jusqu'à présent au réseau organisé par Trivia, des travaux sont à effectuer à ce niveau, de même, si le transfert des dossiers est étendu aux données financières. - L'intégration dans les applications, pour chaque enfant, de la compétence d'une entité pour le financement. - La scission des barèmes selon les entités : chaque entité peut fixer de nouveaux montants dans la structure barémique existante. - DigiFam et DigitSol : projets de digitalisation de la correspondance entrante dans le cadre du projet télétravail, et digitalisation des dossiers actifs dans le cadre de la stabilisation des bâtiments.

La réalisation de ces projets génère une forte augmentation des volumes traités dans Itinera et Trivia et nécessite un renforcement de la capacité par l'achat de hardware (serveurs, ...) complémentaire et, notamment, une multiplication des environnements de développement dédiés aux tests que l'investissement humain et les licences qui y sont liées. » Dans l'article 64, le 1er alinéa est remplacé par ce qui suit : « Le budget de gestion de l'institution pour les exercices 2013, 2014 et 2015, fixé conformément à l'article 57 et à la décision du Conseil des Ministres du 30 novembre 2012, est ajusté comme suit :

2013

2014 (1)

2015 (2)

2013

2014 (1)

2015 (2)

Personeelsuitgaven

55.153.109

55.508.785

55.931.860

Dépenses de personnel

55.153.109

55.508.785

55.931.860

Werkingsuitgaven

13.193.536

13.377.367

12.417.797

Dépenses de fonctionnement

13.193.536

13.377.367

12.417.797

waarvan : Gewone werking

4.080.000

4.175.000

4.090.000

Dont : Fonctionnement ordinaire

4.080.000

4.175.000

4.090.000

Informatica

9.113.536

9.202.367

8.327.797

Informatique

9.113.536

9.202.367

8.327.797

Investeringen

2.191.295

3.173.216

1.707.936

Investissements

2.191.295

3.173.216

1.707.936

waarvan : Roerende investeringen

250.000

55.000

30.000

Dont : Investissements mobiliers

250.000

55.000

30.000

Informatica-investeringen

1.425.444

3.047.016

1.547.327

Investissements informatiques

1.425.444

3.047.016

1.547.327

Onroerende investeringen

515.851

71.200

130.609

Investissements immobiliers

515.851

71.200

130.609

Totaal

70.537.940

72.059.368

70.057.593

Total

70.537.940

72.059.368

70.057.593

(1) Les crédits de personnel sont calculés avec une indexation d'1 %.(2) Pour l'exercice 2015 : calcul en prix de 2014 » Dans l'article 64, le 2e alinéa est remplacé par ce qui suit : « Cette enveloppe de gestion comprend également les crédits pour l'exécution des mesures gouvernementales adoptées et pour la mise en oeuvre des projets de modernisation, comme décrit dans le contrat d'administration et dans l'avenant au contrat d'administration, ainsi que les moyens octroyés (tels que les crédits pour la fraude sociale et pour la reprise des dossiers de la SNCB). Les montants suivants doivent être ajoutés à la base des crédits de personnel de 2014 et 2015 : - le coût patronal supplémentaire des membres du personnel du SPF Défense et du SCDF, qui rejoindront l'ONAFTS dans le cadre de la mobilité (en particulier la cotisation au Pool des parastataux, pour les accidents du travail...); - dès que les revenus de gestion des organismes tiers disparaîtront en raison de l'introduction d'un taux de cotisation, le montant de ces revenus de gestion tel que prévu dans le budget (adapté) 2014; - la compensation pour les dossiers des indépendants qui sont gérés par l'Office, calculée comme étant la part dans l'indemnité pour frais de gestion qui est payée par l'INASTI, en fonction du nombre de dossiers gérés. (4,5 millions d'euros en 2014) » Dans l'article 64, la 1ère phrase du 3e alinéa est remplacée par la disposition suivante : « Conformément à l'article 5 de l'AR du 3 avril 1997, le montant maximal des crédits de personnel statutaire est fixé à 49.583.004 EUR pour l'exercice 2013, à 54.405.885 EUR pour l'exercice 2014 et à 56.761.158 EUR pour l'exercice 2015. » Il convient d'apporter encore une modification à la version française du contrat d'administration 2013-2015.

Dans l'article « 12. Appui à la gestion, 3. Indicateurs de résultat » le 2e tiret est remplacé par la disposition suivante : - Nombre de rapports soumis suite aux demandes d'information de cette autorité de tutelle.

Signé à Bruxelles, le 5 mai 2014.

Voor de RKW

Voor de Staat

Pour l'ONAFTS

Pour l'Etat

De vertegenwoordigers van de werknemers-, werkgevers- en gezinsorganisaties, aangeduid door het Beheerscomité,

De Vice-Eerste Minister en Minister van Sociale Zaken en Volksgezondheid,

Les représentants des organisations de travailleurs, d'employeurs et familiales, désignés par le Comité de gestion,

La Vice-Première Ministre et Ministre des Affaires sociales et de la Santé publique,

A. BETTENS E. DEMAN M.-H. SKA J.-F. TAMELLINI

Mevr. L. ONKELINX

A. BETTENS E. DEMAN M.-H. SKA J.-F. TAMELLINI

Mme L. ONKELINX

De Staatssecretaris voor Sociale Zaken, Gezinnen en Personen met een handicap,

Le Secrétaire d'Etat aux Affaires sociales, aux Familles et aux Personnes handicapées,

Ph. COURARD

Ph. COURARD

De Vice-Eerste Minister en Minister van Financiën, belast met Ambtenarenzaken,

Le Vice-Premier Ministre et Ministre des Finances, chargé de la Fonction publique,

Het Algemeen Bestuur,

K. GEENS

L'Administration générale,

K. GEENS

T. DEKENS A. OTTEVAERE

De Minister van Begroting en Administratieve Vereenvoudiging,

T. DEKENS A. OTTEVAERE

Le Ministre du Budget et de la Simplification administrative,

O. CHASTEL

O. CHASTEL

_______ Note (1) Les employeurs concernés sont l'Office national de Sécurité sociale;l'Agence wallonne pour l'Exportation; le Ministère de la Fédération Wallonie - Bruxelles; le Service public de Wallonie; le Centre wallon de Recherches agronomiques; le Service Permanent d'Assistance en matière administrative et pécuniaire des Cabinets de la Communauté française; le Secrétariat d'Aide à la gestion et au Contrôle interne des Cabinets de la Région wallonne; la Société wallonne de Crédit social; l'Université de Liège.