30 JANVIER 1998. - Arrêté royal autorisant l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser l'Administration du Budget, de la Comptabilité et la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

Le fondement légal de l'arrêté en projet est constitué par les articles 5, alinéa 1er, et 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'arrêté royal du 29 juin 1993 avait déjà autorisé l'Administration des Finances et du Budget du Ministère de la Communauté flamande à accéder à ces informations. Cet arrêté royal doit toutefois être abrogé pour les raisons suivantes: - l'Administration des Finances et du Budget et ses services ont été restructurés sous la nouvelle dénomination "Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière"; - les Communautés doivent désormais assurer elles-mêmes la perception de la radio-télévision redevance, mission qui était accomplie jusqu'à présent par la S.A. Belgacom ("Service Radio-Télévision Redevances").

Le projet d'arrêté soumis à la signature de Votre Majesté règle tant l'accès aux informations que l'utilisation du numéro d'identification par l'administration susvisée.

L'accès aux informations du Registre national est destiné à calculer avec efficacité et à exécuter les paiements et perceptions. L'accès est demandé pour les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2. Il y a lieu de préciser que les informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, 1° (nom et prénoms), 2° (lieu et date de naissance), 3° (sexe), 4° (nationalité), 5° (résidence principale) et 6° (lieu et date de décès) sont les informations minimales de base pour constituer un dossier relatif à une personne physique. Il convient par ailleurs de noter que l'accès à l'information relative à la profession (7°) s'avère également utile (notamment pour les questions fiscales où la profession donne des indications utiles en ce qui concerne la solvabilité du contribuable).

L'accès aux informations relatives à l'état civil (8°) et à la composition du ménage (9°) est également nécessaire (notamment pour assurer l'exécution correcte des jugements en matière d'aliments ou en vue de la perception d'impôts auprès des ayants cause en cas de décès du contribuable).

Quant à l'accès aux modifications successives apportées aux informations (historique des données, visé à l'article 3, alinéa 2), il permet de connaître les résidences successives du contribuable et de suivre l'évolution de la composition de son ménage.

L'accès à ces modifications successives (article 3, alinéa 2, de la loi précitée du 8 août 1983) est limité à une période de trente années précédant la demande, s'agissant des missions visées à l'article 1er.

Vu la nature différenciée des paiements et des perceptions effectués par les divisions de l'administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière, il a paru opportun d'opter pour la prescription trentenaire de droit commun, prévue à l'article 2262 du Code civil.

La proposition de la Commission de la protection de la vie privée de limiter ce délai à six ans n'a dès lors pas été suivie.

En ce qui concerne toutefois les tâches visées à l'article 2, l'accès aux modifications successives apportées aux informations est limité à une période de six années précédant la demande. L'article 28 de la loi du 13 juillet 1987 relative aux redevances radio et télévision dispose que toutes les actions pénales en matière de redevances radio et télévision de même que toutes les demandes de recouvrement, se prescrivent par trois ans. En cas d'interruption de la prescription, ce délai de trois ans peut être suivi d'un nouveau délai de trois ans, de sorte qu'une consultation des informations s'étendant sur une période supérieure à trois ans pourrait s'avérer nécessaire. Une consultation s'étendant sur une période plus longue pourrait également s'avérer nécessaire en cas de suspension de la prescription. C'est pourquoi, il est proposé de porter à six ans l'accès aux modifications successives apportées aux informations.

L'usage d'un numéro d'identification unique, à savoir le numéro du Registre national, s'avère utile car il permet d'éviter des erreurs et des doubles emplois en cas de personnes portant le même nom et parce qu'il garantit une recherche plus efficace des informations au Registre national. En outre, il facilite l'échange d'informations avec d'autres autorités et institutions également habilitées à utiliser ce numéro.

La perception de la radio-télévision redevance a été confiée en sous-traitance par la Communauté flamande à la s.c. "Centrum voor Informatica Provincies Antwerpen en Limburg", en abrégé "CIPAL". "CIPAL" accomplira cette tâche sous la responsabilité et le contrôle de l'administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande.

Suite à une observation formulée par la Commission de la protection de la vie privée dans son avis du 11 juin 1997, l'agrément du centre informatique ClPAL sera, par voie d'arrêté séparé, étendu à l'ensemble de la Communauté flamande pour ce qui concerne la perception de la radio-télévision redevance.

La S.A. Belgacom, actuellement chargée de la perception des redevances radio et télévision a exprimé le souhait de mettre fin à cette activité au 1er avril 1997. Il était dès lors impératif de procéder sans délai à l'élaboration d'une nouvelle procédure.

La Commission de la protection de la vie privée a émis son avis en date du 11 juin 1997.

Cet avis est favorable, sous réserve de quelques observations dont il a été tenu compte.

Etant donné que le régime proposé est appelé à se substituer au régime qui était en vigueur jusqu'ici, il s'impose d'abroger quelques arrêtés royaux, du moins en ce qu'ils s'appliquent à la Communauté flamande.

Il s'agit des arrêtés royaux des 17 décembre 1984 et 16 septembre 1986 autorisant respectivement le service RadioTélévision Redevances à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national, ainsi que l'arrêté royal du 29 juin 1993 autorisant l'Administration des Finances et du Budget du Département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations du Registre national.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, J. VANDE LANOTTE Le Ministre de la Justice, S. DE CLERCK

Commission de la Protection de la Vie privée. - Avis n° 14/97 du 11 juin 1997 : Projet d'arrêté royal autorisant l'administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques La Commission de la Protection de la Vie privée, Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur du 17 avril 1997;

Vu le rapport de M. Asscherickx;

Emet le 11 juin 1997, l'avis suivant: I. Objet de la demande d'avis La demande d'avis concerne un projet d'arrêté royal autorisant l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande (nouvelle dénomination de l'Administration des Finances et du Budget) ainsi que le centre informatique CIPAL S.C. (Centrum voor Informatica Provincies Antwerpen en Limburg S.C.) à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

II. Examen du projet 1. Justification de l'accès aux informations et de l'utilisation du numéro d'identification La perception de la redevance radio et télévision est actuellement assurée par Belgacom S.A. pour le compte des Communautés.

La S.A. Belgacom ne souhaite plus exécuter cette tâche au-delà du 31 décembre 1996 mais est prête à la poursuivre durant une période transitoire prenant fin le 31 mars 1997.

A partir de cette date, les Communautés devront assurer elles-mêmes la perception de la redevance radio et télévision.

Cette tâche ressort de la compétence de l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande, anciennement Administration des Finances et du Budget du département des Affaires générales du Ministère de la Communauté flamande (autorisée, par l'arrêté royal du 29 juin 1993, à accéder aux informations du Registre national).

Auparavant, le directeur du service "Radio-Télévision Redevances" était autorisé, en vertu de l'arrêté royal du 17 décembre 1984, à accéder au Registre national des personnes physiques et l'arrêté royal du 16 septembre 1986 réglait l'utilisation du numéro d'identification du Registre national en ce qui concerne le service "Radio-Télévision Redevances." Ces arrêtés seraient abrogés, pour ce qui concerne la Communauté flamande, par le nouvel arrêté.

Vu que l'on cherche à faire sous-traiter les missions du service de la redevance radio et télévision par le centre informatique CIPAL, pour le compte et sous la responsabilité de l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande, l'accès et l'autorisation d'utiliser sont également demandés pour ce centre informatique.

Le centre informatique CIPAL S.C. a été agréé par l'arrêté royal du 27 octobre 1986 pour l'exécution de missions auprès du Registre national des personnes physiques. 2. Accès aux informations L'article 1er du projet accorde l'accès à l'administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9° inclus, et alinéa 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Cet article stipule expressément quelles personnes sont autorisées à accéder (directeur général, chefs de division, comptables centralisateurs et directeur de la Cellule centrale de recouvrement ainsi que les fonctionnaires désignés nommément et par écrit compte tenu de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives).

L'article 2 accorde le même accès, en ce qui concerne le centre informatique CIPAL, à la personne chargée de sa direction et aux membres du personnel désignés nommément et par écrit par cette personne au sein de leurs services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives.

La Commission peut adhérer à cette disposition claire définissant les personnes recevant l'accès.

Le rapport au Roi justifie la nécessité d'accéder à toutes les informations demandées (données 1° à 6° inclus (les nom et prénoms, lieu et date de naissance, sexe, nationalité, résidence principale et lieu et date de décès) comme données de base indispensables; les données 7, 8 et 9 (profession, état civil et composition du ménage) afin de faciliter la perception par une meilleure connaissance de la solvabilité.

Quant à la nécessité de connaître l'historique des données, l'arrêté royal en projet prévoit, en ce qui concerne l'administration, que l'accès aux modifications successives soit limité à une période de trente années précédant la date de la demande des données et, en ce qui concerne CIPAL, à une période de six années.

Le premier délai est justifié en référence à la prescription trentenaire de droit commun, le deuxième délai (6 ans) en référence au fait que toutes les actions pénales en matière de redevances radio et télévision et toutes les demandes de recouvrement se prescrivent par 3 ans, délai qui peut être renouvelé une fois.

Compte tenu de ce qui précède, la Commission ne voit pas la nécessité, en ce qui concerne l'octroi de l'accès à l'administration elle-même, de prévoir l'accès aux modifications successives durant une période excédant 6 ans.

Concernant l'octroi de l'accès à CIPAL, la Commission estime que l'attribution des missions envisagées n'est pas conforme à l'arrêté d'agrément de CIPAL. L'article 3 de l'arrêté royal du 27 octobre 1986 précise en effet expressément que l'agrément se limite aux provinces d'Anvers et de Limbourg: si nécessaire, il faudra apporter une modification au règlement relatif à l'agrément du centre informatique précité, naturellement dans le respect de la disposition prévue à l'article 4 de l'arrêté royal du 16 octobre 1984 (notamment voir l'avis précédent de la Commission).

L'article 3 du projet limite l'utilisation des informations obtenues aux fins mentionnées dans la demande et en interdit la communication à des tiers. Dans le cadre de cette communication, ne sont pas considérés comme tiers, les personnes physiques auxquelles se rapportent les informations ainsi que leurs représentants légaux, et les pouvoirs publics et institutions désignés en vertu de l'article 5 de la loi du 8 août 1983, dans le cadre des rapports qu'ils entretiennent avec l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière de la Communauté flamande pour les finalités mentionnées dans le projet d'arrêté royal.

La Commission peut approuver ces dispositions. 3. Utilisation du numéro d'identification L'article 4 du projet autorise les fonctionnaires de l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière de la Communauté flamande mentionnés à l'article 1er, troisième alinéa, ainsi que les membres du personnel du centre informatique CIPAL visés à l'article 2, troisième alinéa, à utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques. Cette autorisation est limitée à l'accomplissement des tâches mentionnées dans le projet d'arrêté.

En vertu de l'article 5, le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification pour les missions en question et, en cas d'usage externe, il ne peut être utilisé que pour l'accomplissement des mêmes tâches dans les rapports nécessaires avec le titulaire du numéro ou son représentant légal et avec les autorités qui ont obtenu elles-mêmes l'autorisation, en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983, d'utiliser le numéro d'identification et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.

La Commission n'a aucune remarque à formuler sur ces dispositions. 4. Dispositions abrogatoires et finales En vertu de l'article 6 de l'arrêté en projet, les arrêtés royaux des 17 décembre 1984 (réglant accès pour le directeur du service Radio-Télévision Redevances), 16 septembre 1986 (réglant l'utilisation du numéro d'identification pour le service Radio- Télévision Redevances) et 29 juin 1993 (réglant l'accès aux informations de l'Administration des Finances et du Budget) sont abrogés en ce qui concerne la Communauté flamande. La Commission n'a aucune remarque à ce propos. 5. Communication de la liste des personnes désignées L'article 7 du projet prévoit que la liste des fonctionnaires et membres du personnel désignés, ayant reçu l'autorisation d'accès et d'utilisation, soit établie annuellement, en indiquant leur titre ou leur fonction, et transmise à la Commission de la protection de la vie privée suivant la même périodicité. La Commission peut approuver ce règlement. 6. Signature par les fonctionnaires et les membres du personnel désignés d'un document comportant une obligation de sécurité et de confidentialité. La Commission estime qu'il convient que les personnes dont il est question sous 5 soient invitées à signer un document mettant l'accent sur l'obligation d'assurer la sécurité et la confidentialité des données reçues du Registre national (voir, en ce sens, l'avis n° 06/94 du 2 mars 1994 de la Commission).

Par ces motifs: La Commission émet un avis favorable sous réserve des remarques précitées : - en ce qui concerne l'accès aux modifications successives des informations pour l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière, qui devrait être également limité à une période de 6 années (article 1er, dernier alinéa du projet). - en ce qui concerne la portée de l'agrément de CIPAL S.C.; - en ce qui concerne l'obligation dans le chef des fonctionnaires et membres du personnel désignés de signer un document de sécurité et de confidentialité qui devrait figurer dans le projet.

Le secrétaire, J. Paul.

Le président, P. Thomas.

30 JANVIER 1998. - Arrêté royal autorisant l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 5;

Vu la loi spéciale du 16 janvier 1989 relative au financement des Communautés et des Régions, notamment les articles 11 et 52;

Vu l'arrêté royal du 6 août 1990 fixant les modalités d'organisation de la trésorerie des Communautés, des Régions et de la Commission communautaire commune;

Vu l'arrêté royal du 17 juillet 1991 portant coordination des lois sur la comptabilité de l'Etat;

Vu la loi du 13 juillet 1987 relative aux redevances radio et télévision;

Vu l'avis n° 14/97 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 11 juin 1997;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3, § 1er, alinéa 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant que depuis le 1er avril 1997, les Communautés veillent elles-mêmes à la perception de la redevance radio et télévision;

Considérant qu'il importe dès lors de régler sans délai l'organisation efficace de cette perception;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Accès aux informations

Article 1er.L'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande est autorisée à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. L'accès aux informations est destiné exclusivement à opérer un calcul et une exécution plus efficaces des paiements et des perceptions dans le cadre des missions conférées à l'Administration précitée.

L'accès aux informations est réservé: 1° au directeur général de l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière;2° aux chefs de division de la division du Budget, de la division de la Comptabilité et de la division de la Gestion financière;3° aux comptables centralisateurs des Dépenses, des Recettes, des Fonds en souffrance et du Contentieux;4° au directeur de la Cellule centrale de recouvrement;5° aux fonctionnaires que les personnes visées sous 1° à 4° désignent nommément et par écrit au sein de leur service, compte tenu des fonctions qu'ils exercent et dans les limites de leurs attributions respectives. L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de trente années précédant la date d'interrogation desdites informations.

Art. 2.Pour la perception de la radio-télévision redevance, le centre informatique "Centrum voor Informatica Provincies Antwerpen en Limburg" s.c., en abrégé "CIPAL", peut également accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

Les tâches résultant de la perception de la radio-télévision redevance sont accomplies par la s.c. "CIPAL" au bénéfice de l'ensemble de la Communauté flamande, par ordre, en sous-traitance et sous la responsabilité de l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande.

L'accès aux informations est réservé : 1° à la personne chargée de la direction du centre informatique "CIPAL" mentionné à l'alinéa 1er;2° aux membres du personnel de "CIPAL" que la personne visée sous 1° désigne nommément et par écrit au sein de ses services, à raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives. L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de six années précédant la date d'interrogation desdites informations.

Art. 3.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, et de l'article 2, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2, et à l'article 2, alinéas 1er et 2. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2, et à l'article 2, alinéas 1er et 2. CHAPITRE II. - Utilisation du numéro d'identification

Art. 4.Les fonctionnaires de l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande, visés à l'article 1er, alinéa 3, et les membres du personnel du centre informatique "CIPAL", visés à l'article 2, alinéa 3, sont autorisés à utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques.

L'autorisation d'utiliser le numéro d'identification est limitée à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2 et à l'article 2, alinéas 1er et 2.

Art. 5.Le numéro d'identification du Registre national ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par l'Administration du Budget, de la Comptabilité et de la Gestion financière du Ministère de la Communauté flamande et par le centre informatique "CIPAL", aux fins d'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2, et à l'article 2, alinéas 1er et 2.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les rapports qui sont nécessaires à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2, et à l'article 2, alinéas 1er et 2, avec : 1° le titulaire du numéro ou son représentant légal;2° les autorités publiques et organismes qui, en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983, ont eux-mêmes obtenu l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification du Registre national et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires. CHAPITRE III. - Dispositions abrogatoires et finales

Art. 6.Sont abrogés : 1° pour ce qui concerne la Communauté flamande, l'arrêté royal du 17 décembre 1984 autorisant l'accès du directeur du service Radio-Télévision Redevances au Registre national des personnes physiques;2° pour ce qui concerne la Communauté flamande, l'arrêté royal du 16 septembre 1986 réglant l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques en ce qui concerne le service Radio-Télévision Redevances;3° l'arrêté royal du 29 juin 1993 autorisant 1'administration des Finances et du Budget du Département des Affaires générales et des Finances du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations du Registre national.

Art. 7.Les fonctionnaires et membres du personnel visés à l'article 1er, alinéa 3, et à l'article 2, alinéa 3, souscrivent une déclaration aux termes de laquelle ils s'engagent à respecter la sécurité et la confidentialité des informations obtenues du Registre national.

Art. 8.La liste des fonctionnaires et membres du personnel désignés conformément à l'article 1er, alinéa 3, et à l'article 2, alinéa 3, avec indication de leur titre ou de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Art. 9.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 30 janvier 1998.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, J. VANDE LANOTTE Le Ministre de la Justice, S. DE CLERCK