21 SEPTEMBRE 2005. - Arrêté royal portant approbation du code de déontologie établi par la Chambre nationale des notaires

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, notamment l'article 91, alinéa 1er, 1°, et alinéa 2, inséré par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat fermer;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le code de déontologie établi le 22 juin 2004 par la Chambre nationale des notaires, reproduit en annexe du présent arrêté, est approuvé et a force obligatoire.

Art. 2.Notre Ministre de la Justice est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 21 septembre 2005.

ALBERT Par le Roi : La Ministre de la Justice, Mme L. ONKELINX

Annexe CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES CODE DE DEONTOLOGIE adopté par l'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires le 22 juin 2004

Article 1er.Le présent code de déontologie est établi par la Chambre nationale des notaires en exécution de l'article 91, alinéa 1er, 1°, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, désignée ci-après « la loi organique du notariat ».

Il s'applique à toutes les personnes susceptibles de faire l'objet des peines disciplinaires visées aux articles 96 et 97 de ladite loi. CHAPITRE Ier. - Principe général

Art. 2.Le notaire s'abstient de tout comportement portant atteinte à la confiance des citoyens dans l'institution notariale ou contraire à la dignité du notariat. CHAPITRE II. - Des devoirs spécifiques du notaire en tant qu'officier public

Art. 3.Le notaire prête son ministère chaque fois qu'il en est requis. Il ne peut le refuser que dans les cas suivants : 1° lorsque l'acte qu'il est requis de recevoir contient des dispositions contraires à une loi d'ordre public ou susceptibles d'induire les tiers en erreur;2° lorsque les parties à l'acte agissent en fraude des droits des tiers ou de l'autorité;3° lorsqu'il est incompétent pour un des motifs énumérés par la loi organique du notariat;4° lorsque les parties le requièrent d'authentifier soit une convention dans une matière étrangère à la compétence juridique qui peut normalement être attendue de tout notaire, soit des déclarations ou des constatations qui ne ressortent pas du ministère notarial.

Art. 4.Le notaire se conforme aux exigences de l'authenticité qu'il confère aux actes qu'il reçoit. Il relate fidèlement tous les faits qu'il constate lui-même ainsi que les déclarations des parties.

Art. 5.Lorsque le notaire dispose d'une signature électronique qui l'identifie en cette qualité, il s'abstient de l'utiliser en dehors de l'exercice de ses fonctions et également d'en permettre l'utilisation par des tiers, même lorsqu'il s'agit de ses collaborateurs agissant pour les besoins de l'exercice de ses fonctions.

Art. 6.Le notaire exerce son ministère avec disponibilité et diligence.

Il organise son étude de manière telle qu'il dispose à cet effet des moyens humains et matériels suffisants.

Art. 7.Dans la préparation de ses dossiers, la rédaction de ses actes, le calcul de ses honoraires et l'accomplissement des formalités postérieures à la réception des actes, le notaire applique les prescriptions légales, ainsi que ses règles professionnelles.

Art. 8.Le notaire respecte la règle de l'unicité de résidence. A cette fin, et sauf circonstances exceptionnelles, il s'abstient de recevoir des actes et de traiter d'un dossier avec un client en dehors de son étude. Il impose la même règle à ses collaborateurs. CHAPITRE III. - Des devoirs du notaire vis-à-vis de ses clients

Art. 9.Le notaire témoigne de la plus parfaite probité. Les conseils qu'il donne ne sont jamais inspirés par son propre intérêt.

Art. 10.Le notaire, même chargé d'une mission judiciaire, cherche toujours à concilier les parties.

Art. 11.Le notaire respecte ses obligations légales en matière d'information et de conseil.

A cet effet, il veille à maintenir ses connaissances juridiques à jour.

Art. 12.Dans le traitement de ses dossiers et la rédaction de ses actes, le notaire fait preuve d'une parfaite impartialité.

Le devoir d'impartialité subsiste lorsque chaque partie fait choix d'un notaire différent, même s'il s'exerce dans ce cas de manière adaptée à cette situation.

Lorsque le notaire est désigné par justice, il respecte en outre l'exigence d'impartialité au sens de l'article 6 de la Convention européenne de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales.

Art. 13.Même dans les cas où le secret professionnel garanti par l'article 458 du Code pénal n'est pas en jeu, parce que les informations détenues par le notaire ne peuvent pas être considérées comme confidentielles, le notaire est tenu à un devoir de discrétion, qui lui interdit de communiquer ces informations à des tiers, sauf si cette communication est nécessaire ou utile pour les opérations dont il est chargé.

A cet égard, le notaire tient compte de ce que la correspondance échangée entre deux notaires n'est pas confidentielle, sauf convention contraire.

Art. 14.Le notaire ne communique sa comptabilité, en tout ou en partie, qu'à la Chambre provinciale dont il dépend, et aux membres de la commission de contrôle de la comptabilité désignés par elle, sans préjudice du droit de l'administration fiscale d'obtenir des renseignements et documents relatifs à une ou plusieurs opérations déterminées, et dans les cas prévus par la loi.

Art. 15.Lorsque le notaire adresse au client une demande de provision pour un acte soumis au droit proportionnel d'enregistrement, il la détaille en distinguant au moins trois postes : les droits d'enregistrement, les honoraires et les frais divers d'acte.

Art. 16.Le notaire sur le compte duquel des fonds ont été versés rend compte à son client de l'emploi de ces fonds, que ceux-ci soient versés à titre de provision pour frais d'acte ou qu'ils soient destinés à des tiers. Il lui rend pareillement compte des intérêts produits par les comptes rubriqués ouverts conformément à l'article 34 de la loi organique du notariat. CHAPITRE IV. - Des devoirs du notaire vis-à-vis de ses confrères

Art. 17.Les notaires se doivent mutuellement assistance dans l'exercice de leur ministère.

Lorsqu'ils interviennent dans un même dossier, ils s'assurent mutuellement une collaboration loyale et efficace. Ils ont l'obligation de prévenir en temps utile leur confrère, s'ils constatent dans son chef une erreur ou une omission, en évitant dans la mesure du possible d'y mêler le client. L'intérêt de celui-ci prévaut cependant toujours sur celui du confrère.

Art. 18.En réunion et dans la correspondance, le notaire s'exprime vis-à-vis de ses confrères avec courtoisie.

D'une manière générale, il s'abstient de dénigrer un confrère. S'il estime que celui-ci a manqué aux devoirs de sa charge, il l'en avise par un courrier ou un entretien confidentiel.

Il laisse toujours à ses autorités professionnelles le soin d'apprécier s'il y a lieu de faire intervenir les clients dans un conflit avec un de ses confrères.

Art. 19.Chaque partie a le libre choix du notaire. Tout comportement d'un notaire visant à influencer ce libre choix et à s'attirer ou s'attacher la clientèle est proscrit.

Il est en particulier défendu au notaire : 1° d'effectuer une démarche vis-à-vis d'un client pour lui proposer son ministère;2° de rémunérer directement ou indirectement des tiers en vue d'être chargé d'un dossier;3° de se porter caution pour un client;4° de recevoir des actes sans être provisionné, à l'exception des procurations et des actes de notoriété ou d'actes qui devraient être reçus d'urgence.Dans ce dernier cas, la chambre des notaires doit en être avisée; 5° l'ouverture régulière de l'étude à la clientèle en dehors des jours et heures de travail, sauf exception admise par la chambre des notaires.

Art. 20.Lorsqu'un notaire se voit confier un dossier dont un de ses confrères était initialement en charge, il a l'obligation : - d'en aviser immédiatement ce confrère; - de s'enquérir des frais et honoraires qui resteraient dus à ce dernier; - de communiquer au client cet état de frais et honoraires, si son confrère lui en fait la demande, et d'inviter le client à en acquitter le montant sans délai.

A défaut de réponse du client, le notaire nouvellement nommé s'abstient d'accomplir tout nouveau devoir dans le dossier concerné.

Si le client conteste le bien-fondé de l'état de frais et honoraires du notaire déchargé, le notaire nouvellement nommé propose au client de bloquer en son étude le montant litigieux, en attendant l'issue du litige.

En cas de refus du client, le notaire en avise son confrère, et peut poursuivre le traitement du dossier.

Art. 21.Le notaire s'abstient de faire une démarche personnelle, même par personne interposée, auprès du collaborateur d'un de ses confrères, en vue de le faire entrer à son service, sauf si ce collaborateur s'est manifesté comme demandeur d'emploi. CHAPITRE V. - Des devoirs du notaire vis-à-vis des institutions notariales

Art. 22.L'assistance aux assemblées générales est obligatoire pour tous les membres de la compagnie. Les membres empêchés doivent expliquer les raisons de cet empêchement au président de la chambre, préalablement et par écrit.

Art. 23.Le notaire s'acquitte ponctuellement du paiement des cotisations établies par la compagnie et par la Chambre nationale.

Art. 24.Le notaire répond avec courtoisie et célérité à la correspondance qui lui est adressée par le président et les autres membres de la chambre de la compagnie dont il fait partie, de même qu'aux demandes émanant de la commission de contrôle de la comptabilité.

Art. 25.Sans préjudice du droit pour le notaire d'exprimer librement son opinion, même publiquement, celui-ci s'exprime avec pondération, en public et dans ses rapports avec les médias, à propos du notariat en général et des institutions notariales en particulier. Il s'abstient, dans le même contexte, de toute attaque personnelle.

Art. 26.Le notaire a l'obligation d'informer sa chambre provinciale, avec la discrétion voulue, de tout comportement professionnel d'un confrère portant atteinte à la dignité de la profession. CHAPITRE VI. - Des devoirs du notaire vis-à-vis de ses collaborateurs

Art. 27.Le notaire impose à ses collaborateurs, pour ce qui les concerne, le respect du présent Code de déontologie et de toutes les prescriptions qui s'imposent au notariat.

Si un collaborateur y porte atteinte de manière répétée, le notaire a l'obligation de mettre fin à son emploi.

En outre, le notaire dont l'avis est sollicité soit par la commission d'évaluation, soit par le comité d'avis prévus par les articles 37 et 38bis de la loi organique du notariat est tenu de faire état des manquements à la déontologie qu'il aurait constatés dans le chef d'un de ses collaborateurs ou anciens collaborateurs.

Art. 28.Le notaire assure à ses collaborateurs une formation suffisante et continue. Il permet en particulier à ceux qui sont porteurs d'un diplôme de notariat d'assister, dans une mesure raisonnable, aux réunions de formation organisées par la profession ou les établissements d'enseignement supérieur.

Art. 29.Le notaire ne peut interdire à ses collaborateurs d'exercer une activité professionnelle complémentaire en dehors de leur horaire de travail. Toutefois le contrat d'emploi ou le contrat de collaboration avec un travailleur indépendant doit exclure l'exercice de professions telles qu'agent immobilier, courtier en crédit ou en assurances ou promoteur immobilier, ainsi que l'établissement régulier de déclarations de successions.

Art. 30.Le notaire ne peut autoriser ses collaborateurs à recevoir la clientèle à domicile ou en tout autre endroit que l'étude. CHAPITRE VII. - Du règlement des conflits

Art. 31.En cas de litige d'ordre professionnel entre deux notaires, chacun de ceux-ci s'abstient d'agir en justice contre son confrère sans en avoir préalablement référé à sa chambre, et avant que celle-ci n'ait rendu son avis.

S'il s'agit de notaires appartenant à des compagnies différentes, chacun s'adresse à la chambre de sa compagnie, sans préjudice de la compétence attribuée à la Chambre nationale des notaires par l'article 91, alinéa 1er, 4°, de la loi organique du notariat.

Art. 32.En cas de litige d'ordre professionnel avec un tiers dépendant d'un ordre professionnel reconnu par la loi, le notaire s'abstient d'agir en justice contre ce tiers sans en avoir préalablement référé à la chambre des notaires, et avant que celle-ci n'ait rendu son avis après avoir, si elle le juge opportun, pris préalablement contact avec les représentants de l'ordre auquel appartient le tiers.

Art. 33.En cas de litige avec un client portant sur des honoraires, des salaires ou des frais d'actes, le notaire, avant de s'adresser aux tribunaux, demande l'avis de sa chambre au moins un mois à l'avance.

Art. 34.Le notaire est tenu de participer loyalement à toute procédure de conciliation mise en oeuvre par la chambre. CHAPITRE VIII. - De l'information et de la publicité

Art. 35.Dans tous les moyens de communication dont il use, le notaire concilie les exigences de l'information à laquelle le public a droit et la prohibition de recourir à des procédés de type commercial, visant à s'attirer la clientèle.

A cet égard, il respecte strictement les règles déontologiques édictées par la Chambre nationale en la matière. CHAPITRE IX. - Des règles spécifiques à la négociation immobilière

Art. 36.Le notaire qui pratique la négociation immobilière respecte strictement les règles relatives à la pratique notariale en la matière émanant tant de la compagnie des notaires dont il dépend que de la Chambre nationale, ainsi que les règles déontologiques en la matière émanant de la Chambre nationale. CHAPITRE X. - Des règles spécifiques à la médiation

Art. 37.Le notaire qui pratique la médiation respecte strictement les règles déontologiques en la matière émanant de la Chambre nationale. CHAPITRE XI. - Des règles spécifiques aux missions judiciaires

Art. 38.Le notaire chargé d'une mission de justice par le tribunal respecte non seulement l'obligation d'impartialité prévue par l'article 9, alinéa 3, de la loi organique du notariat, mais également les exigences de l'impartialité objective, telle qu'elle résulte de l'article 6 de la Convention européenne de sauvegarde des droits de l'homme et des libertés fondamentales.

Art. 39.Dans l'exercice de ses missions de justice, le notaire veille à appliquer le principe du contradictoire. Il s'abstient donc, sauf consentement préalable et exprès de l'autre partie, de recevoir une des parties en particulier. De même, il communique immédiatement à l'autre partie tous renseignements et pièces qui lui auraient été communiqués par l'une d'elles.

Art. 40.Le notaire qui n'est pas désigné par justice s'abstient d'intervenir dans la procédure, sauf à la demande expresse d'une des parties, à titre de conseil particulier. Dans cette hypothèse, il respecte les prérogatives du notaire désigné par le tribunal, et reste tenu de son obligation générale d'impartialité, qui lui interdit de se comporter comme le défenseur unilatéral des intérêts d'une des parties. Il s'abstient de participer aux réunions. CHAPITRE XII. - Des règles particulières applicables aux notaires honoraires

Art. 41.Le notaire honoraire s'acquitte loyalement vis-à-vis de son successeur des obligations mises à sa charge par l'article 55, § 1er, de la loi organique du notariat. L'indemnité qu'il perçoit en vertu de l'article 55 implique, s'il poursuit une activité professionnelle dans le notariat, qu'il s'abstienne de tout acte de concurrence à l'égard de son successeur. En particulier, un notaire en fonction s'abstient de conclure une convention de collaboration avec un notaire honoraire autre que son prédécesseur, si son étude est située dans les environs directs de l'étude dont le notaire honoraire était titulaire, et spécialement si elle est située dans le même canton de justice de paix, dans la même commune ou dans une commune limitrophe.

Art. 42.Le notaire honoraire qui preste ses services à un notaire en fonction s'abstient de tirer profit de son titre ou de ses relations pour démarcher la clientèle. Il n'utilise pas, dans ses prestations de service au notaire en fonction, un papier à lettre personnel où figurent son nom et sa qualité de notaire honoraire. CHAPITRE XIII. - Des règles particulières applicables aux candidats-notaires

Art. 43.Lorsqu'un candidat-notaire est au service d'un notaire en fonction, il avertit ce dernier en temps utile du fait qu'il veut mettre fin à ses prestations dans son étude et cela : - s'il postule une étude vacante, au plus tard au moment où il pose sa candidature comme prévu à l'article 43, § 1er, de la loi organique du notariat; - s'il projette de s'associer avec un autre notaire en fonction, au plus tard au moment de la conclusion du contrat d'association visé à l'article 50, § 4, de la loi organique, sans préjudice du respect du délai de préavis prescrit par la législation sociale.