18 MARS 2020. - Arrêté royal portant ratification du règlement d'ordre intérieur de l' « Orde van Vlaamse balies »

PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu le Code judiciaire, l'article 491, remplacé par la loi du 4 juillet 2001Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/07/2001 pub. 25/07/2001 numac 2001009644 source ministere de la justice Loi modifiant, en ce qui concerne les structures du barreau, le Code judiciaire et la loi du 13 mars 1973 relative à l'indemnité en cas de détention préventive inopérante fermer;

Vu l'arrêté royal du 17 février 2002 portant ratification du règlement d'ordre intérieur de l' « Orde van Vlaamse balies »;

Vu l'examen du règlement d'ordre intérieur de l'Orde van Vlaamse balies et son approbation le 27 novembre 2019, visés à l'article 491 du Code judiciaire;

Vu l'avis du procureur général près la Cour de cassation, donné le 19 décembre 2019;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur de l'Orde van Vlaamse balies, annexé au présent arrêté, est ratifié.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 3.Le ministre qui a la Justice dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 18 mars 2020.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice K. GEENS

ANNEXE A L'ARRETE ROYAL DU 18 MARS 2020 PORTANT RATIFICATION DU REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DE L'« ORDE VAN VLAAMSE BALIES » Règlement d'ordre intérieur Article 1er - Définitions Pour l'application du présent règlement, il y a lieu d'entendre par : 1° Orde van Vlaamse balies : la personne morale définie à l'article 488, alinéa 1er, du Code judiciaire ;2° assemblée générale : l'organe de l'Orde van Vlaamse balies visé à l'article 489 du Code judiciaire ;3° conseil d'administration : l'organe de l'Orde van Vlaamse balies visé à l'article 489 du Code judiciaire ;4° président : le président de l'Orde van Vlaamse balies, également président du conseil d'administration ;5° règlement d'ordre intérieur : le règlement d'ordre intérieur visé à l'article 491 du Code judiciaire ;6° règlement : un règlement arrêté par l'Orde van Vlaamse balies comme visé à l'article 496 du Code judiciaire ;7° tribunal arbitral : le tribunal arbitral visé à l'article 502 du Code judiciaire ;8° Conseil fédéral des barreaux : le conseil visé à l'article 503 du Code judiciaire ;9° Ordre des avocats : la personne morale visée à l'article 431 du Code judiciaire, faisant partie de l'Orde van Vlaamse balies ;10° avocat : l'avocat inscrit aux tableau ou listes visés à l'article 430 du Code judiciaire des Ordres des avocats qui sont membres de l'Orde van Vlaamse balies.Pour l'application des dispositions du présent règlement d'ordre intérieur, un avocat ayant des cabinets dans plusieurs arrondissements judiciaires n'est pris en considération qu'une seule fois, à savoir auprès de l'Ordre des avocats du lieu où il a son cabinet principal ; 11° bâtonnier : le chef de l'Ordre des avocats visé à l'article 447 du Code judiciaire ;12° vice-bâtonnier : l'avocat élu par l'assemblée générale de l'Ordre des avocats pour assister le bâtonnier et se préparer à succéder au bâtonnier ;13° majorité des voix : la majorité de plus de la moitié des voix émises par les membres ayant voix délibérative, sans tenir compte des abstentions ni des votes blancs ou nuls ;14° majorité relative : la majorité qui consiste à obtenir de davantage de voix que les autres candidats ;15° circonscription électorale : le ressort d'un tribunal de première instance tel que défini dans l'annexe au Code judiciaire (Anvers, Flandre orientale, Flandre occidentale, Limbourg, Bruxelles et Louvain). Article 2 - Siège Le siège de l'Orde van Vlaamse balies est actuellement établi à Bruxelles, au 8, rue du Moniteur.

Il peut être déplacé vers tout autre endroit de la Région de Bruxelles-Capitale par l'assemblée générale.

Article 3 - Composition de l'assemblée générale 3.1. L'assemblée générale se compose : - du bâtonnier de chaque Ordre des avocats, qui est membre d'office ; - du vice-bâtonnier et, en son absence, du remplaçant désigné conformément au règlement de l'Ordre des avocats concerné, qui est membre d'office ; - des membres élus directement ; - du bâtonnier de l'Ordre des avocats à la Cour de cassation, avec voix consultative ; - des représentants auprès du Conseil des barreaux européens, avec voix consultative, pour autant qu'ils n'aient pas été élus en tant que membre. 3.2. Le nombre de membres élus directement est déterminé en fonction du nombre d'avocats inscrits au tableau ou sur la liste d'avocats par circonscription électorale au 1er décembre précédant le jour des élections.

Il y a un membre de l'assemblée générale par tranche entamée de 200 avocats dans une circonscription électorale.

Le nombre de membres à élire directement est déterminé après avoir soustrait le nombre de vice-bâtonniers siégeant d'office ou leurs remplaçants. 3.3. Le mandat de membre élu directement débute le 1er septembre qui suit l'élection et dure deux ans. Il est renouvelable.

Un membre de l'assemblée générale ne peut siéger que huit années consécutives à l'assemblée générale. Ce délai peut être dépassé lorsqu'un membre élu directement est rappelé après un certain délai pour siéger à l'assemblée générale en tant que vice-bâtonnier ou bâtonnier. 3.4. Le mandat de membre est personnel : en cas d'absence, le membre peut se faire représenter par un porteur de procuration qui est un membre de l'assemblée générale avec voix délibérative. Un porteur de procuration ne peut porter qu'une seule procuration.

Le bâtonnier peut être remplacé conformément à l'article 447 du Code judiciaire.

Le bâtonnier de l'Ordre des avocats à la Cour de cassation peut être remplacé par son représentant, membre du conseil de son Ordre. 3.5. L'assemblée générale pourra siéger valablement même lorsque les membres désignés d'office n'auront pas encore été élus ou désignés définitivement et/ou lorsqu'un mandat d'un membre élu sera contesté.

Article 4 - Election des membres de l'assemblée générale 4.1. Chaque Ordre des avocats organise tous les deux ans l'élection directe des membres de l'assemblée générale à élire directement, en même temps que l'élection visée à l'article 450 du Code judiciaire, mais par scrutin secret séparé. Un procès-verbal en est dressé et une copie certifiée conforme de ce procès-verbal est envoyée à l'Orde van Vlaamse balies dans les quinze jours qui suivent l'élection. 4.2. Tous les avocats ont voix délibérative et sont éligibles, sans préjudice de l'article 460 du Code judiciaire. 4.3. Les membres à élire directement sont élus à la majorité relative des suffrages. En cas de parité de suffrages pour le dernier mandat à conférer, le plus jeune candidat est élu. Les candidats qui n'ont pas été élus sont suppléants et sont classés en fonction du nombre de voix obtenues. En cas de parité de suffrages, l'ordre des suppléants est établi en fonction de leur âge, en commençant par le plus jeune.

A la clôture du scrutin, il est immédiatement procédé au dépouillement et le président en proclame le résultat devant l'assemblée générale de son Ordre. 4.4. Si un membre élu directement ne peut achever son mandat, il est remplacé pour le reste de la durée de ce mandat par le premier suppléant classé en ordre utile. A défaut de suppléants élus, le conseil de l'Ordre des avocats concerné désigne le suppléant par scrutin secret et envoie un extrait certifié conforme du rapport du conseil de l'Ordre à l'Orde van Vlaamse balies dans les quinze jours qui suivent la désignation. 4.5. Si un membre directement élu est un bâtonnier ou un vice-bâtonnier, ou son remplaçant, il sera remplacé par le premier suppléant classé en ordre utile sur la liste des membres non élus pour la durée durant laquelle son mandat coïncide avec celui de membre élu.

A défaut de suppléant élu, le bâtonnier invite les avocats à se porter candidats pour le mandat vacant lors du plus prochain conseil de l'Ordre qui désigne le successeur au scrutin secret, et fait parvenir à l'Orde van Vlaamse balies un extrait certifié conforme du rapport du conseil de l'Ordre dans les quinze jours qui suivent la désignation. 4.6. Au moins 30 jours avant, le bâtonnier informe les membres de l'Ordre des avocats des modalités de l'élection. Il invite par la même occasion les membres de son barreau qui remplissent les conditions à poser leur candidature.

Les candidats remettent leur candidature au bâtonnier au plus tard le dernier jour ouvrable qui précède une période de vingt jours avant l'élection, à midi.

Le bâtonnier examine la validité de chaque candidature, informe le cas échéant le candidat de la nullité de sa candidature et, en cas de contestation, réunit en urgence le conseil de l'Ordre, qui se prononce en dernier ressort sur la validité de la candidature. La liste des candidats, établie par ordre d'ancienneté aux tableau et listes visés à l'article 430 du Code judiciaire, est publiée et procurée à l'Orde van Vlaamse balies dès qu'elle est définitive.

Le bulletin de vote mentionne les candidats par ordre d'ancienneté aux tableau et listes visés à l'article 430 du Code judiciaire.

Lors du dépouillement, un bulletin de vote est considéré comme valide uniquement si le nombre de voix exprimées n'est pas supérieur au nombre de membres à élire.

Article 5 - Fonctionnement de l'assemblée générale 5.1. L'assemblée générale se réunit au moins une fois par trimestre.

Elle est convoquée chaque fois que le conseil d'administration l'estime nécessaire ou lorsqu'au moins un cinquième des membres ayant voix délibérative en font la demande et mentionnent dans cette demande les points à l'ordre du jour à examiner.

Lorsqu'au moins un cinquième des membres ayant voix délibérative demandent la tenue d'une assemblée, ils adressent cette demande au président en mentionnant les points à l'ordre du jour à examiner. Le président convoque l'assemblée générale dans le mois qui suit la demande. Il peut ajouter des points à l'ordre du jour. 5.2. L'assemblée générale est convoquée par le président du conseil d'administration ou, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, par le membre le plus âgé du conseil d'administration. Il fixe le jour, le lieu et l'heure de l'assemblée générale. La convocation à l'assemblée générale comporte l'ordre du jour. Sauf urgence, la convocation à l'assemblée générale doit être portée à la connaissance des membres au plus tard 12 jours avant l'assemblée.

Le président préside l'assemblée générale.

En cas d'absence ou d'empêchement du président, celui-ci est remplacé par un membre de l'assemblée générale désigné par l'assemblée générale. 5.3. Le président établit l'ordre du jour. Le président peut ajouter des points à l'ordre du jour à tout moment.

Si le conseil d'administration ou au moins un dixième des membres de l'assemblée générale ayant voix délibérative introduit, au plus tard huit jours avant l'assemblée, une demande écrite d'inscription d'un ou de plusieurs points supplémentaires à l'ordre du jour, le président est tenu d'y donner suite. Les autres membres de l'assemblée générale en sont informés sans délai. 5.4. Le président ou une personne désignée par lui contrôle la régularité de la composition de l'assemblée et la validité des procurations et représentations. En cas de contestation, un bureau provisoire est constitué afin de trancher immédiatement la contestation. Le bureau est composé du président ainsi que du plus âgé et du plus jeune des membres de l'assemblée ayant voix délibérative présents. 5.5. Les membres du conseil d'administration participent à l'assemblée générale avec voix consultative. En cas de conflit d'intérêts ou lorsque deux cinquièmes des membres présents l'estiment souhaitable, les membres du conseil d'administration quittent l'assemblée, qui sera alors dirigée par un président ad hoc désigné par l'assemblée. 5.6. Les assemblées sont publiques pour les avocats, sous réserve du droit de l'assemblée générale de décider de se réunir à huis clos.

Chaque assemblée générale donne lieu à l'établissement d'une liste de présence et à la rédaction d'un compte-rendu. 5.7. L'assemblée générale ne peut délibérer et prendre des décisions que si la majorité absolue de ses membres sont présents ou représentés. Si ce quorum n'est pas atteint, il est convoqué, au plus tôt 12 jours plus tard, une deuxième assemblée qui délibère et prend des décisions avec un ordre du jour inchangé, indépendamment du nombre de membres présents, pour autant que ceci ait été annoncé expressément dans une convocation spéciale. Si lors de cette deuxième assemblée, le quorum n'est à nouveau pas atteint, l'assemblée générale peut uniquement prendre des décisions sur les points mentionnés dans l'ordre du jour de la première assemblée. 5.8. Sauf disposition contraire dans le présent règlement, l'assemblée générale prend ses décisions à la majorité des voix.

Article 6 - Compétences de l'assemblée générale 6.1. L'assemblée générale représente les avocats et constitue l'organe suprême. L'assemblée générale dispose des compétences les plus étendues pour prendre des décisions sur des matières relevant de la compétence de l'Orde van Vlaamse balies.

Ses décisions sont contraignantes pour l'Orde van Vlaamse balies et les Ordres des avocats. 6.2. L'assemblée générale : - élit et révoque le président et les autres membres du conseil d'administration, et fixe la rémunération de leur mandat ; - approuve le règlement d'ordre intérieur et y apporte des modifications à la majorité de au moins deux tiers des voix ; - arrête les règlements et y apporte des modifications ; - approuve le projet de gestion du conseil d'administration et exerce un contrôle sur le fonctionnement du conseil d'administration ; - détermine le nombre d'administrateurs du conseil d'administration ; - approuve le budget que le conseil d'administration lui soumet chaque année. Le projet de budget est transmis au moins 12 jours avant aux membres de l'assemblée générale ; - détermine, sur la base du budget qui a été approuvé, la cotisation annuellement due par chaque Ordre des avocats. Cette cotisation est fixée en fonction du nombre d'avocats inscrits aux tableau et listes visés à l'article 430 du Code judiciaire au 1er décembre qui précède l'exercice ; - approuve chaque année les comptes avant le 30 juin et accorde décharge aux administrateurs et au commissaire aux comptes sur présentation par le conseil d'administration d'un rapport comptable motivé de l'exercice écoulé, lequel coïncide avec l'année civile. Les comptes sont transmis au moins 12 jours avant aux membres de l'assemblée générale ; - désigne les trois arbitres du tribunal arbitral parmi une liste de candidats présentée par le conseil d'administration et comportant au moins deux fois plus de candidats que d'arbitres à désigner ; - désigne les représentants auprès du Conseil des barreaux européens (CCBE) ; - désigne les délégués de l'Orde van Vlaamse balies auprès du Conseil fédéral des barreaux parmi une liste comportant au moins huit candidats présentée par le conseil d'administration ; - présente les bâtonniers ou les anciens bâtonniers appelés à faire partie de la commission de recours en qualité de membre ou de suppléant conformément à l'article 428ter, §§ 7 et 9, du Code judiciaire ; - présente les avocats appelés à faire partie de la commission d'examen en qualité de membre ou de suppléant conformément à l'article 428quater, §§ 3 et 5, du Code judiciaire ; - approuve les procès-verbaux des réunions de l'assemblée générale.

Article 7 - Composition du conseil d'administration 7.1. Le conseil d'administration se compose de minimum six et maximum huit administrateurs, dont le président. 7.2. Le mandat d'administrateur est incompatible avec celui de membre de l'assemblée générale ayant voix délibérative, de membre d'un conseil de l'Ordre des avocats et de président, secrétaire ou membre du conseil de discipline de première instance ou du conseil de discipline d'appel. 7.3. Le mandat des membres du conseil d'administration a une durée de trois ans et est renouvelable.

Article 8 - Election des membres du conseil d'administration 8.1. L'assemblée générale, présidée par son membre le plus âgé, élit les membres du conseil d'administration par scrutin secret. Le président du conseil d'administration est élu par scrutin séparé.

Tous les avocats sont éligibles, sauf décision contraire en application de l'article 460 du Code judiciaire. 8.2. Le président est élu au moins soixante jours avant l'élection du reste des membres du conseil d'administration. Le mandat d'administrateur et de président débute le 1er septembre qui suit l'élection et dure trois ans. 8.3. Au moins 40 jours avant l'élection, le président invite les avocats à se porter candidats et communique par la même occasion les modalités de l'élection à tous les membres de l'assemblée générale.

Les candidats remettent leur candidature contre accusé de réception au président au plus tard le dernier jour ouvrable qui précède une période de vingt jours avant l'élection, à midi.

Trois membres de l'assemblée générale habilités, examinent la validité de chaque candidature et se prononcent en dernier ressort sur la validité de la candidature après avoir convoqué le candidat afin de l'entendre.

La liste des candidats est publiée par ordre alphabétique dès la clôture du délai de candidature.

Les bulletins de vote pour l'élection du président et l'élection des autres administrateurs mentionnent chaque fois la liste des candidats établie par ordre alphabétique. Lors du dépouillement, un bulletin de vote est considéré comme valide uniquement si le nombre de voix exprimées n'est pas supérieur au nombre de mandats à pourvoir. 8.4. S'il n'y a qu'un seul candidat, le président du conseil d'administration est élu à la majorité d'au moins la moitié des voix des membres présents. S'il y a plusieurs candidats et qu'aucun candidat n'obtient la majorité au premier tour, un second tour est immédiatement organisé entre les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix au premier tour et le président est élu à la majorité relative des voix. En cas de parité de suffrages, il est tiré au sort parmi les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix. En cas de parité des suffrages, pour déterminer le second candidat du second tour, il est d'abord procédé à un vote pour déterminer lequel des deux candidats ou plus ayant obtenu le second plus grand nombre de voix au premier tour prendra part au second tour. Le candidat qui obtient une majorité relative dans ce scrutin prend part au second tour.

Les autres membres du conseil d'administration sont élus à la majorité relative. En cas de parité des suffrages pour le dernier administrateur à élire, un second tour est immédiatement organisé entre ces candidats. Le candidat qui obtient une majorité relative dans ce scrutin est élu en qualité d'administrateur.

Le scrutin étant déclaré clos, il est procédé au dépouillement et le président en proclame le résultat devant l'assemblée générale. Le résultat est également publié sur le site internet.

Il est dressé procès-verbal de l'élection. 8.5. Le mandat du membre du conseil d'administration débute le 1er septembre qui suit l'élection et dure trois ans, sans préjudice des dispositions de l'article 8.6. 8.6. L'assemblée générale peut à tout moment révoquer le président et un ou plusieurs membres du conseil d'administration.

Lorsqu'un mandat d'administrateur élu devient vacant, les membres de l'assemblée générale élisent un nouvel administrateur lors de la première assemblée générale utile qui suit pour achever le mandat en cours, conformément aux dispositions des articles 8.2 à 8.4.

Article 9 - Fonctionnement du conseil d'administration 9.1. Le conseil d'administration forme un collège qui est présidé par le président et, en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci, par le membre ayant le plus d'ancienneté. Le conseil d'administration ne peut délibérer et prendre des décisions que si la majorité de ses membres sont présents. 9.2. Le conseil d'administration prend ses décisions à la majorité des voix. En cas de parité des voix, la voix du président est prépondérante. 9.3. Un administrateur peut donner procuration à un autre administrateur, mais pas au président. Un administrateur peut détenir une procuration maximum. 9.4. Le conseil d'administration peut désigner un comité de direction pour faciliter le fonctionnement quotidien de l'Orde van Vlaamse balies.

Article 10 - Compétences du conseil d'administration Sans préjudice des dispositions de l'article 6, le conseil d'administration est compétent pour poser tous les actes nécessaires ou utiles à l'accomplissement des missions et des tâches confiées par la loi à l'Orde van Vlaamse Balies ainsi qu'à la réalisation du projet de gestion qu'il soumet à l'approbation de l'assemblée générale au début de son mandat de trois ans. Le conseil d'administration y affecte les moyens financiers mis à disposition conformément au budget approuvé et les moyens financiers supplémentaires qui s'avèrent nécessaires, mais uniquement après approbation de l'assemblée générale.

Il veille à l'organisation générale de l'Orde van Vlaamse balies, qui est constitué en fonction des missions et des tâches qui lui sont confiées dans le projet de gestion approuvé.

Il se charge de la composition et du fonctionnement des commissions qu'il établit. Les membres de la commission doivent être choisis en fonction de leurs compétences spécifiques, lesquelles doivent être axées sur une contribution qualitative aux intérêts collectifs du barreau dans son ensemble.

Il veille à l'organisation générale du secrétariat et recrute les membres du personnel nécessaires à cet effet.

Sur proposition de l'assemblée générale, il désigne les représentants qui, avec le président, représentent les actionnaires A chez DIPLAD ainsi qu'auprès d'autres sociétés/associations liées à l'OVB. Il exécute les décisions de l'assemblée générale.

Article 11 - Dispositions transitoires 11.1. Le présent règlement remplace le règlement d'ordre intérieur ratifié par l'arrêté royal du 17 février 2002 (et publié au Moniteur belge du 15 mars 2002). 11.2. Le présent règlement entre en vigueur le jour de la publication au Moniteur belge de l'arrêté royal qui le ratifie.

Gezien om gevoegd te worden bij Ons koninklijk besluit van 18 maart 2020 houdende bekrachtiging van het reglement van orde van de Orde van Vlaamse balies.

FILIP Van Koningswege : De Minister van Justitie, K. GEENS Vu pour être annexé à Notre arrêté du 18 mars 2020 portant ratification du règlement d'ordre intérieur de l' « Orde van Vlaamse balies ».

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS