16 OCTOBRE 2002. - Arrêté royal autorisant certains services du Palais royal à accéder au Registre national des personnes physiques

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser certains services du Palais Royal à accéder au Registre national des personnes physiques.

En vertu de l'article 37 et du titre III, chapitre III, de la Constitution coordonnée le 17 février 1994, le pouvoir exécutif fédéral appartient au Roi et le Roi, en tant que Chef de l'Etat, sous la responsabilité des Ministres, n'est pas seulement chargé de l'exécution des lois mais aussi de la politique générale du pays et de la gestion des services de l'Etat.

Le Roi doit dès lors être considéré comme une autorité publique au sens de l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

Il est vrai que les tâches visées à l'article 1er, alinéa 1er, du projet d'arrêté royal, pour lesquelles certains services du Palais royal demandent l'autorisation d'accès aux informations du Registre national, ne résultent formellement d'aucune disposition légale ou réglementaire.

Toutefois on ne peut nier que l'accomplissement des missions visées à l'article 1er, alinéa 1er, du projet d'arrêté royal, est inhérent à l'exercice de la fonction royale conformément à la Constitution. C'est un domaine, assez rare, où la coutume est source de droit.

Partant, la connaissance des informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 3°, 5° et 6°, 8° et 9°, et alinéa 2, de la susdite loi du 8 août 1983, auxquelles certains services du Palais royal peuvent accéder en application de l'article 1er, alinéa 1er, du projet d'arrêté royal, peut être considérée comme nécessaire à l'accomplissement de ces missions.

L'accès aux informations précitées du Registre national est destiné à l'accomplissement des tâches suivantes : 1° le traitement des requêtes adressées aux Souverains ou à des Membres de la Famille Royale;2° l'envoi des félicitations que les Souverains adressent aux jubilaires;3° l'acheminement des réponses aux marques d'attachement aux Souverains ou aux voeux adressés aux Souverains ou à des Membres de la Famille Royale;4° la tenue à jour des fichiers d'adresses de toutes les personnes qui entrent en contact avec la Cour dans le cadre des différentes activités auxquelles sont associés les Souverains ou des Membres de la Famille Royale. Les personnes autorisées à accéder aux informations sont énumérées limitativement à l'article 1er, alinéa 2, de l'arrêté en projet.

Le Gouvernement a également pris soin de vérifier si l'accès aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 3°, 5° et 6°, 8° et 9°, de la loi précitée du 8 août 1983 est réellement nécessaire pour l'exécution des tâches ci-avant énumérées : 1° (nom et prénoms) : ces informations sont effectivement nécessaires pour pouvoir identifier la personne concernée;2° (lieu et date de naissance) : cette information est importante pour les anniversaires et les jubilés.Dans le cas d'une demande d'aide sociale, il peut être important de savoir s'il s'agit d'un enfant ou d'un adulte; 3° (sexe) : cette information est importante pour pouvoir utiliser la formule d'adresse adéquate lorsqu'il est répondu aux lettres;4° (résidence principale) : la connaissance de l'adresse exacte est importante pour répondre au courrier.Elle permet également de tenir un fichier d'adresses correct; 5° (lieu et date du décès) : cette information est nécessaire pour la tenue à jour des fichiers de personnes, afin d'éviter d'éventuelles erreurs regrettables;6° (état civil) : cette information est importante pour s'adresser à une personne (par exemple pour lui envoyer une invitation).Elle permet également de vérifier la date du mariage, notamment pour l'envoi de félicitations; 7° (composition du ménage) : pour traiter les demandes présentant un caractère social ou lors de contacts avec certaines personnes, il est parfois important de savoir s'il y a des enfants (ou des personnes âgées) dans la famille. L'accès aux modifications successives apportées aux informations est également indispensable, surtout pour pouvoir contrôler les changements d'adresse successifs.

L'arrêté en projet a été rédigé de façon à garantir le respect dû à la vie privée des personnes auxquelles se rapportent les informations qui seront obtenues du Registre national.

C'est ainsi qu'aux termes de l'article 2 en projet, la liste des dignitaires et des membres du personnel de la Cour qui auront accès aux informations du Registre national sera transmise annuellement à la Commission de la protection de la vie privée.

Le Conseil d'Etat a émis son avis le 14 octobre 2002.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, De Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN

AVIS 34.189/2 DE LA SECTION DE LEGISLATION DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 25 septembre 2002, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant certains services du Palais Royal à accéder au Registre national des personnes physiques", a donné le 14 octobre 2002 l'avis suivant : Le projet n'appelle aucune observation.

La chambre était composée de : M. Y. Kreins, président de chambre;

M. J. Jaumotte et Mme M. Baguet, conseillers d'Etat;

MM. J. van Compernolle et B. Glansdorff, assesseurs de la section de législation;

Mme A.-C. Van Geersdaele, greffier assumé.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. M. Joassart, référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J. Jaumotte.

Le greffier, A.-C. Van Geersdaele.

Le président, Y. Kreins.

16 OCTOBRE 2002. - Arrêté royal autorisant certains services du Palais royal à accéder au Registre national des personnes physiques ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la Constitution coordonnée le 17 février 1994, notamment l'article 37 et le titre III, chapitre III;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995;

Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 5;

Considérant que les tâches de certains services du Palais royal, visées à l'article 1er, alinéa 1er, de cet arrêté sont inhérentes à l'exercice de la fonction royale, conformément à la Constitution;

Vu l'avis n° 34/189/2 du Conseil d'Etat donné le 14 octobre 2002;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Les services du Palais Royal sont autorisés à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 3°, 5° et 6°, 8° et 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques pour l'accomplissement des tâches ci-après énumérées : 1° le traitement des requêtes adressées aux Souverains ou à des Membres de la Famille Royale;2° l'envoi des félicitations que les Souverains adressent aux jubilaires;3° l'acheminement des réponses aux marques d'attachement aux Souverains ou aux voeux adressés aux Souverains ou à des Membres de la Famille Royale;4° la tenue à jour des fichiers d'adresses de toutes les personnes qui entrent en contact avec la Cour dans le cadre des différentes activités auxquelles sont associés les Souverains ou des Membres de la Famille Royale. L'accès aux informations est réservé aux dignitaires suivants : 1° a) le Grand Maréchal de la Cour;b) le Chef de Cabinet du Roi;c) le Chef de la Maison Militaire du Roi;d) le Grand-Maître de la Maison de la Reine Fabiola;e) le Conseiller du Prince Philippe.2° aux membres du personnel que les dignitaires visés au 1° désignent nommément et par écrit à cet effet, compte tenu de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives. L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de dix années précédant la communication de ces informations.

Art. 2.La liste des dignitaires et des membres du personnel visés à l'article 1er, alinéa 2, avec l'indication de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Art. 3.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins mentionnées audit article.

Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 2 : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes désignés en application de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec le Palais Royal aux fins visées à l'article 1er, alinéa 1er, dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.

Art. 4.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 16 octobre 2002.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN