13 MARS 2008. - Arrêté royal portant exécution de l'article 423 de la loi-programme (I) du 24 décembre 2002

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté royal que j'ai l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté fixe les conditions d'agréation des associations sans but lucratif et des fondations (ci-après collectivement appelées « associations ») qui concourent ou désirent concourir à la réalisation des missions d'un des établissements scientifiques fédéraux qui relèvent de ma compétence et qui désirent éventuellement avoir leur siège social dans l'établissement concerné.

Il porte ainsi exécution de l'article 423 de la loi-programme (I) du 24 décembre 2002.

Cette disposition légale a été envisagée suite à une remarque formulée par la Cour des Comptes quant à la multiplicité des associations sans but lucratif « satellitaires » aux établissements scientifiques fédéraux.

Par ailleurs, il a notamment été constaté par l'autorité que les responsables d'établissement n'avaient pas toujours connaissance de l'existence de l'ensemble de ces associations, que certaines d'entre elles n'étaient plus actives tout en conservant leur siège au sein de l'établissement, etc.

Il est donc apparu nécessaire d'une part de disposer de plus de clarté sur ces associations, leur nombre, leurs activités, etc., et d'autre part de permettre à chaque établissement de disposer d'un minimum de contrôle sur celles qui collaborent avec lui et qui ont éventuellement leur siège au sein de l'institution.

Dans ses lignes générales, le présent projet a ainsi pour objectif de renforcer le contrôle de l'autorité et d'accroître la transparence de l'administration, notamment : -en permettant l'identification des différentes associations sans but lucratif qui collaborent avec les établissements scientifiques fédéraux; - en établissant les règles minimales permettant à l'établissement concerné d'assurer un contrôle de l'activité de ces associations et, le cas échéant, de pouvoir se séparer de celles qui deviennent inactives ou indésirables; - en réglant l'accès et l'occupation des locaux et de l'utilisation de l'infrastructure de l'établissement par ces tiers; - en assurant l'uniformité des règles en la matière dans les dix établissements relevant de ma compétence.

La clarté qu'apportera la mise en place de ce « cadastre des associations » est d'autant plus importante que la fonction de directeur général des établissements scientifiques fédéraux est depuis 2003 une fonction à mandat : il est nécessaire que chaque nouveau responsable d'établissement puisse avoir une vision rapide et claire des associations sans but lucratif qui collaborent à l'exécution des missions de son établissement et qui, le cas échéant, y occupent des locaux.

Les conditions d'agréation retenues dans ce projet constituent les exigences minimales en vue de garantir une collaboration transparente et efficace entre les établissements et les associations concernées, tout en préservant la nécessaire indépendance de l'établissement, lequel doit conserver la maîtrise et le contrôle de l'exécution de ses missions.

Le présent projet n'est présenté qu'à cette date alors que la loi qui institue le principe date du 24 décembre 2002 : ceci résulte du fait qu'il est apparu opportun d'attendre qu'arrive à échéance le délai qui a été accordé aux associations sans but lucratif et aux fondations pour se conformer aux nouvelles dispositions légales ( loi du 27 juin 1921Documents pertinents retrouvés type loi prom. 27/06/1921 pub. 19/08/2013 numac 2013000498 source service public federal interieur Loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations, telle que réformée par la loi du 2 mai 2002), soit le 31 décembre 2005. Le respect scrupuleux des dispositions de la loi précitée du 27 juin 1921 constitue en effet une des conditions fondamentales de l'octroi de l'agréation et de son maintien.

Pendant cette période, le Département de la Politique scientifique fédérale a assisté les diverses associations qui l'ont souhaité en vue de s'adapter aux nouvelles dispositions légales. Par ailleurs, il a été procédé à la dissolution de diverses associations « dormantes » dont le siège social était fixé dans un des dix établissements scientifiques concernés.

A l'analyse, le projet peut être résumé de la manière suivante : 1. L'article 1er détermine le champ d'application et donne des définitions générales. Il n'appelle aucun commentaire particulier. 2. Les articles 2 à 5 sont consacrés à la procédure à suivre par les associations en vue d'obtenir l'agréation. 2.1. L'article 2 fixe les conditions que chaque association doit remplir pour être agréées.

Il est ainsi requis : 1° que l'association dispose de statuts et tienne une comptabilité conformes aux dispositions de la loi précitée du 27 juin 1921;2° qu'elle soit constituée en vue de la réalisation d'un but, ou propose des activités conformes à son but social, présentant un lien étroit avec les missions de l'établissement concerné ou un intérêt particulier pour celui-ci;3° qu'elle justifie de l'existence d'un mode de règlement des conflits d'intérêts. Cette dernière condition a pour objectif de prévenir toute situation problématique due au fait que la plupart des associations concernées comptent parmi leurs membres ou parmi leurs organes de gestion, soit l'établissement scientifique en tant que tel, soit des membres de son personnel agissant à titre privé.

L'attention des membres du personnel de l'établissement est ainsi attirée sur l'existence possible de conflits d'intérêts entre les activités et occupations de la vie privée et leur statut d'agents de l'Etat (notamment en raison de l'obligation consacrée par l'article 49 du statut des agents de l'Etat).

L'attention des associations est par ailleurs également attirée sur les limites dans lesquelles l'établissement ou un membre de son personnel peut prendre une part active en leur sein : elles pourront dès lors envisager la meilleure solution pour assurer une gestion efficace et saine de leur structure. 2.2. Les articles 3 et 4 déterminent la procédure d'agréation en tant que telle.

Toute décision d'octroi d'agréation est consacrée dans un « acte d'agréation » qui reprend les conditions et les limites de la collaboration envisagée. 2.3. L'article 5 règle la durée de l'agréation : celle-ci est d'une année et est tacitement renouvelable pour des périodes identiques. 3. L'article 6 définit les obligations qui pèsent sur l'association une fois celle-ci agréée. Outre le respect continu des conditions générales d'agréation et de toute autre éventuelle condition particulière, les associations sont invitées à communiquer des documents permettant à l'établissement d'exercer un contrôle de l'activité de l'association : rapport d'activités, programme des activités envisagées pour l'année suivante, comptes annuels, copie des procès-verbaux des décisions de l'assemblée générale.

La plupart de ces documents devant être établis par chaque association en tout état de cause, cette obligation de transparence ne créée donc nullement une surcharge administrative pour les associations. 4. Les articles 7 et 8 exposent respectivement les modalités du retrait de l'agréation (sans motif ou pour manquement constaté) ou de la renonciation à celle-ci par une association.5. Les articles 9 à 13 détaillent les dispositions générales, transitoires et finales. 5.1. L'article 9 prévoit une information du Président du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique quant à l'octroi d'agréations, ceci afin de renforcer la transparence administrative par la tenue d'un cadastre unique des associations concernées pour les dix établissements relevant de mon autorité. 5.2. L'article 10 consacre la limite générale de l'agréation accordée. 5.3. L'article 11 règle à titre transitoire la situation des associations qui collaborent actuellement avec un établissement ou qui y ont leur siège social. 5.4. L'article 12 règle l'entrée en vigueur. 6. Le présent projet d'arrêté royal tient compte des remarques du Conseil d'Etat. J'ai l'honneur d'être, Sire, De Votre Majesté, le très respectueux et le très fidèle serviteur.

La Ministre chargée de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE

13 MARS 2008. - Arrêté royal portant exécution de l'article 423 de la loi-programme (I) du 24 décembre 2002 ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi-programme (I) du 24 décembre 2002, notamment l'article 423, alinéa 2;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 21 août 2006;

Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 26 février 2007;

Vu l'avis n° 42.953/4 du Conseil d'Etat, donné le 23 mai 2007, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre des Finances, de Notre Ministre du Budget, et de Notre Ministre chargée de la Politique scientifique et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er. - Champ d'application et définitions

Article 1er.Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par : - « conseil scientifique », le conseil scientifique créé dans chaque établissement scientifique fédéral (ci-après dénommé « établissement ») par l'arrêté royal du 20 avril 1965 relatif au statut organique des établissements scientifiques de l'Etat; - « directeur général », le titulaire de la fonction de management N-1 visée à l'article 3, § 1er, 1°, de l'arrêté royal du 22 janvier 2003 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management au sein des établissements scientifiques de l'Etat et apportant diverses modifications aux statuts du personnel des établissements scientifiques de l'Etat; - « association », toute personne morale constituée conformément à la loi du 27 juin 1921Documents pertinents retrouvés type loi prom. 27/06/1921 pub. 19/08/2013 numac 2013000498 source service public federal interieur Loi sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations. - Traduction allemande de dispositions modificatives fermer sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations. CHAPITRE 2. - De l'octroi de l'agréation

Art. 2.Pour être agréée, l'association doit remplir les conditions suivantes : 1° disposer de statuts et tenir une comptabilité conformes aux dispositions de la loi précitée du 27 juin 1921;2° être constituée en vue de la réalisation d'un but, ou proposer des activités conformes à son but social, présentant un lien étroit avec les missions de l'établissement concerné ou un intérêt particulier pour celui-ci;3° justifier de l'existence, dans ses statuts ou dans tout autre document utile, d'un mode de règlement des conflits d'intérêts concernant les personnes qui d'une part sont rémunérées, directement ou indirectement, et en quelque qualité que ce soit, par l'établissement concerné, et qui d'autre part sont également, à titre personnel ou en qualité de représentant de l'établissement concerné, membres de l'association ou d'un de ses organes, délégués à la gestion journalière, représentants ou mandataires de celle-ci. Ce mode de règlement doit prévoir que les personnes visées ci-avant ne peuvent participer à une délibération ou prendre une décision qui aurait pour objet un intérêt patrimonial ou des situations personnelles propres à l'établissement concerné ou qui serait de nature à restreindre l'autonomie et la liberté de décision dudit établissement.

Il arrête en outre les dispositions nécessaires pour permettre qu'il soit délibéré ou décidé valablement dans l'hypothèse visée au présent point, en ce compris la façon dont la personne concernée est tenue de faire acter l'existence d'une telle situation de conflit d'intérêts.

Art. 3.La demande d'agréation d'une association est adressée au directeur général par pli recommandé à la poste.

L'association motive sa demande et fournit tout renseignement quant à l'occupation des locaux ou à l'utilisation de l'infrastructure de l'établissement envisagées en vue de la collaboration. Le cas échéant, elle précise si elle souhaite avoir son siège social dans l'établissement.

Elle joint à sa demande : 1° le texte coordonné de ses statuts;2° les derniers comptes annuels approuvés par l'assemblée générale et la preuve de l'accomplissement des formalités de publicité en ce qui concerne les comptes annuels des trois exercices sociaux précédents conformément aux dispositions de la loi précitée du 27 juin 1921.

Art. 4.§ 1er. Le directeur général soumet la demande visée à l'article 3 du présent arrêté à l'avis du conseil scientifique lors de sa prochaine réunion. § 2. Dans le mois de l'avis du conseil scientifique, le directeur général notifie à l'association sa décision par pli recommandé à la poste. § 3. Toute décision d'octroi d'agréation est accompagnée d'un acte d'agréation signé par le directeur général qui stipule : 1° les conditions spécifiques et les limites dans lesquelles s'effectuera la collaboration;2° les conditions d'accès à l'établissement, d'occupation des locaux et d'utilisation de l'infrastructure de celui-ci;3° le cas échéant, le montant, ou le mode de calcul, de la participation financière aux frais d'occupation des locaux et d'utilisation de l'infrastructure de l'établissement;4° le cas échéant, l'autorisation d'installer le siège social de l'association dans l'établissement. Toute modification d'un des éléments stipulés dans l'acte d'agréation fait l'objet d'un avenant signé par le directeur général et notifié à l'association par pli recommandé à la poste. Il entre en vigueur à la date fixée par le directeur général et au plus tôt un mois après la notification.

Pour le surplus de leur collaboration, l'association et l'établissement concluent le cas échéant des conventions particulières. Celles-ci ne peuvent déroger aux droits et obligations stipulés dans le présent arrêté. Elles prévoient en outre les conséquences d'un éventuel retrait d'agréation ou d'une éventuelle renonciation; à défaut, la convention est en cas de retrait d'agréation ou de renonciation considérée comme résiliée de plein droit sans indemnité dans le chef d'aucune partie.

Art. 5.L'agréation est accordée pour la durée de l'année civile en cours à la date de la notification de la décision d'octroi.

Elle est renouvelable tacitement, chaque fois pour une durée de un an. CHAPITRE 3. - Obligations à charge de l'association agréée

Art. 6.L'association agréée est tenue : 1° de respecter pendant toute la durée de l'agréation les conditions visées à l'article 2 ainsi que les termes de l'acte d'agréation, de ses avenants et des conventions particulières conclues conformément à l'article 4, § 3, alinéa 3;2° de communiquer au directeur général au plus tard le 1er juillet de chaque année, un rapport des activités de l'année antérieure, le programme des activités de l'année en cours, les comptes établis conformément à la loi précitée du 27 juin 1921 relatifs à l'année antérieure et le budget de l'année en cours;3° de communiquer au directeur général une copie du procès-verbal des décisions de l'assemblée générale, dans le mois de celles-ci;4° de participer aux frais d'occupation des locaux et d'utilisation de l'infrastructure de l'établissement conformément aux dispositions de l'acte d'agréation. CHAPITRE 4. - Du retrait d'agréation et de la renonciation

Art. 7.§ 1er. Le directeur général peut retirer l'agréation : 1° sauf en cas de manquement aux obligations visées à l'article 6 du présent arrêté ou de faute grave qui rend impossible la poursuite de la collaboration, moyennant notification par pli recommandé à la poste adressée à l'association au plus tard le 30 septembre, le retrait prenant effet le 31 décembre de l'année en cours. Sauf motif particulier, le retrait d'agréation ne peut être décidé par le directeur général qu'après avoir recueilli l'avis du conseil scientifique compétent; 2° en cas de manquement aux obligations visées à l'article 6 du présent arrêté ou de faute grave qui rend impossible la poursuite de la collaboration, moyennant notification motivée adressée à l'association par pli recommandé à la poste, le retrait prenant effet à la date de ladite notification. § 2. A compter de la date de prise d'effet du retrait d'agréation, l'association dispose d'un délai d'un mois pour cesser toute occupation des locaux de l'établissement, utilisation de son infrastructure et, le cas échéant, pour prendre les mesures nécessaires pour déplacer son siège social.

Art. 8.L'association peut à tout moment renoncer à son agréation moyennant un préavis de trois mois prenant cours le premier jour du mois qui suit la notification de cette décision au directeur général par pli recommandé à la poste.

Au terme du préavis, l'association doit avoir cessé toute occupation des locaux de l'établissement, utilisation de son infrastructure et, le cas échéant, avoir procédé au déplacement de son siège social. CHAPITRE 5. - Dispositions générales, transitoires et finales

Art. 9.Le directeur général notifie au Président du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique, dans le mois de leur date, toute décision d'octroi d'agréation, en ce compris l'acte d'agréation, tout avenant au dit acte, toute décision de retrait et toute renonciation.

Art. 10.L'agréation ne confère à l'association qui en bénéficie et aux personnes qui en relèvent à quelque titre que ce soit, aucun droit autre que ceux expressément prévus par le présent arrêté ou dûment constatés dans l'acte d'agréation établi conformément au présent arrêté.

Art. 11.Les associations qui au moment de l'entrée en vigueur du présent arrêté concourent à la réalisation des missions d'un établissement ou ont leur siège social au sein d'un établissement disposent d'un délai de six mois à compter de l'entrée en vigueur du présent arrêté pour introduire une demande d'agréation.

Outre les documents visés à l'article 3, elles joignent à leur demande un rapport d'activités couvrant l'année civile précédant la demande d'agréation et l'année en cours.

En cas de refus d'agréation, l'association concernée dispose d'un délai d'un mois pour mettre un terme à ses activités au sein de l'établissement, cesser toute occupation des locaux de celui-ci et utilisation de son infrastructure et prendre, le cas échéant, les mesures nécessaires pour déplacer son siège social.

L'alinéa précédent est également applicable à l'association qui n'introduit pas de demande d'agréation, le délai d'un mois visé courant à compter de l'échéance du délai visé à l'alinéa 1er.

Art. 12.Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit sa publication au Moniteur belge.

Art. 13.Notre Ministre chargée de la Politique scientifique est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 13 mars 2008.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre des Finances, D. REYNDERS Le Ministre du Budget, Y. LETERME La Ministre chargée de la Politique scientifique, Mme S. LARUELLE