13 MAART 2008. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 423 van de programmawet (I) van 24 december 2002

VERSLAG AAN DE KONING Sire, Het ontwerp van koninklijk besluit dat ik de eer heb van Uwe Majesteit ter ondertekening voor te leggen, stelt de voorwaarden vast voor de erkenning van de verenigingen zonder winstoogmerk en van de stichtingen (die hierna allemaal « verenigingen » worden genoemd) die meewerken of wensen mee te werken aan het vervullen van de opdrachten van een van de federale wetenschappelijke instellingen waarvoor ik bevoegd ben en die eventueel hun maatschappelijke zetel in de betrokken instelling wensen te hebben.

Het geeft op die manier uitvoering aan artikel 423 van de programmawet (I) van 24 december 2002.

Deze wetsbepaling kwam er omdat het Rekenhof een opmerking had gemaakt over de veelheid van verenigingen zonder winstoogmerk die rond de federale wetenschappelijke instellingen hangen.

De overheid stelde overigens met name vast dat de instellingshoofden niet altijd van het bestaan van al deze verenigingen afwisten, dat sommige ervan niet meer actief waren maar toch nog altijd hun zetel in de instelling hadden, enz.

Het bleek dus noodzakelijk om enerzijds over meer duidelijkheid te beschikken over deze verenigingen, hun aantal, hun activiteiten, enz., en anderzijds iedere instelling in staat te stellen over een minimum aan controle te beschikken op die welke met haar samenwerken en die eventueel hun zetel in de instelling hebben.

Onderhavig ontwerp heeft algemeen genomen zo ook tot doel de controle van de overheid te versterken en het bestuur transparanter te maken, met name : -door de verschillende verenigingen zonder winstoogmerk te identificeren die samenwerken met de federale wetenschappelijke instellingen; - door de minimumvoorschriften vast te leggen die de betrokken instelling in staat stellen de activiteit van deze verenigingen te controleren en, zo nodig, zich te ontdoen van die welke niet actief of te veel worden; - door de toegang tot en de bezetting van de ruimten en het gebruik van de infrastructuur van de instelling door deze derden te regelen; - door de voorschriften terzake in de tien instellingen die tot mijn bevoegdheid behoren te uniformeren.

De klaarheid die dankzij dit « kadaster van de verenigingen » zal worden geschapen is des te belangrijker aangezien de functie van algemeen directeur van de federale wetenschappelijke instellingen sinds 2003 een mandaatfunctie is : het is nodig dat ieder nieuw instellingshoofd snel en duidelijk een beeld kan hebben van de verenigingen zonder winstoogmerk die meewerken aan het vervullen van de opdrachten van zijn instelling en die er, zo nodig, ruimten bezetten.

De erkenningsvoorwaarden die in onderhavig ontwerp zijn opgenomen zijn de minimumeisen om een transparante en efficiënte samenwerking tussen de instellingen en de betrokken verenigingen te waarborgen, maar waarbij tegelijk de noodzakelijke onafhankelijkheid wordt gevrijwaard van de instelling die de baas moet blijven over en de controle moet behouden over de uitvoering van haar opdrachten.

Onderhavig ontwerp wordt pas nu voorgesteld hoewel de wet die het principe invoert van 24 december 2002 dateert : dit komt omdat het opportuun bleek eerst te wachten tot de termijn was verlopen die de verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen hadden gekregen om zich te conformeren aan de nieuwe wetsbepalingen (wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen, zoals gewijzigd bij de wet van 2 mei 2002), namelijk 31 december 2005. Een van de fundamentele voorwaarden voor de toekenning en het behoud van de erkenning is immers dat de bepalingen van voornoemde wet van 27 juni 1921 nauwgezet worden nageleefd.

Het Departement van het Federaal Wetenschapsbeleid heeft gedurende deze periode de verschillende verenigingen die dat wensten geholpen zich aan de nieuwe wetsbepalingen aan te passen. Verschillende « slapende » verenigingen waarvan de zetel in een van de tien betrokken wetenschappelijke instellingen was gevestigd, werden overigens ontbonden.

Het ontwerp kan bij nader onderzoek als volgt worden samengevat : 1. Artikel 1 bakent het toepassingsgebied af en verschaft algemene definities. Het behoeft geen bijzondere commentaar. 2. In de artikelen 2 tot 5 komt de procedure aan bod die de verenigingen moeten volgen om te worden erkend. 2.1. Artikel 2 legt de voorwaarden vast waaraan iedere vereniging moet voldoen om te worden erkend.

Zo wordt vereist : 1° dat de vereniging over statuten beschikt en een boekhouding voert conform de bepalingen van voornoemde wet van 27 juni 1921;2° dat zij is opgericht om een doel te verwezenlijken, of activiteiten conform haar maatschappelijk doel voorstelt, die nauw verband houden met de opdrachten van de betrokken instelling of ervoor van bijzonder belang zijn;3° dat zij het bestaan aantoont van een manier om belangenconflicten te regelen. De bedoeling van deze laatste voorwaarde is iedere probleemsituatie te voorkomen die zou kunnen ontstaan doordat de meeste betrokken verenigingen onder hun leden of in hun beheersorganen, hetzij de wetenschappelijke instelling als dusdanig, hetzij leden van haar personeel die op persoonlijke titel handelen tellen.

De personeelsleden van de instelling worden zo attent gemaakt op het mogelijk bestaan van belangenconflicten tussen hun privé-activiteiten en -bezigheden en hun statuut van overheidsambtenaar (met name als gevolg van de verplichting waarin artikel 49 van het statuut van het Rijkspersoneel voorziet).

De aandacht van de verenigingen wordt overigens eveneens gevestigd op de beperkingen waarbinnen de instelling of een lid van haar personeel er actief werkzaam kan zijn : zij kunnen derhalve voor de beste oplossing kiezen om een efficiënt en gezond beheer van hun structuur te bewerkstelligen. 2.2. De artikelen 3 en 4 leggen de erkenningsprocedure zelf vast.

Iedere beslissing om de erkenning toe te kennen wordt omschreven in een « erkenningsakte » die de voorwaarden en grenzen van de beoogde samenwerking bevat. 2.3. Artikel 5 regelt de duur van de erkenning, namelijk een jaar en is stilzwijgend voor dezelfde duur hernieuwbaar. 3. Artikel 6 beschrijft de verplichtingen van de vereniging zodra zij is erkend. De verenigingen worden niet alleen verzocht voortdurend de algemene erkenningsvoorwaarden en iedere andere eventuele bijzondere voorwaarde na te leven, maar ook documenten mee te delen zodat de instelling de activiteit van de vereniging kan controleren : activiteitenverslag, programma van de geplande activiteiten voor het volgende jaar, jaarrekeningen, kopie van de processen-verbaal van de beslissingen van de algemene vergadering.

Aangezien elke vereniging in ieder geval de meeste van deze documenten moet aanmaken, brengt deze verplichting tot transparantie dus geenszins enig administratief meerwerk voor de verenigingen mee. 4. In de artikelen 7 en 8 wordt respectievelijk uiteengezet op welke manier de erkenning van de vereniging kan worden ingetrokken (zonder reden of wegens vastgestelde tekortkoming) of hoe de vereniging er kan aan verzaken.5. In de artikelen 9 tot 13 wordt dieper ingegaan op de algemene, overgangs- en slotbepalingen. 5.1. Artikel 9 stelt dat de Voorzitter van de Programmatorische Federale Overheidsdienst Wetenschapsbeleid op de hoogte zal worden gebracht van de toegekende erkenningen om via het bijhouden van één kadaster van de betrokken verenigingen voor de tien instellingen die onder mijn gezag staan op die manier de administratieve transparantie te vergroten. 5.2. Artikel 10 bakent af wat de toegestane erkenning algemeen inhoudt. 5.3. Artikel 11 regelt bij wijze van overgang de situatie van de verenigingen die op dit ogenblik met een instelling samenwerken of er hun maatschappelijke zetel hebben. 5.4. In artikel 12 wordt de inwerkingtreding geregeld. 6. Dit ontwerp van koninklijk besluit houdt rekening met de opmerkingen van de Raad van State. Ik heb de eer te zijn, Sire, Van Uwe Majesteit, de zeer eerbiedige en zeer getrouwe dienaar.

De Minister belast met het Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE

13 MAART 2008. - Koninklijk besluit tot uitvoering van artikel 423 van de programmawet (I) van 24 december 2002 ALBERT II, Koning der Belgen, Aan allen die nu zijn en hierna wezen zullen, Onze Groet.

Gelet op de programmawet (I) van 24 december 2002, inzonderheid op artikel 423, tweede lid;

Gelet op het advies van de Inspectie van Financiën, gegeven op 21 augustus 2006;

Gelet op de akkoordbevinding van Onze Minister van Begroting, gegeven op 26 februari 2007;

Gelet op het advies nr 42.953/4 van de Raad van State, gegeven op 23 mei 2007, met toepassing van artikel 84, § 1, eerste lid, 1°, van de gecoördineerde wetten op de Raad van State;

Op de voordracht van Onze Minister van Financiën, van Onze Minister van Begroting en van Onze Minister belast met Wetenschapsbeleid en op het advies van Onze in Raad vergaderde Ministers, Hebben Wij besloten en besluiten Wij : HOOFDSTUK 1. - Toepassingsgebied en definities

Artikel 1.Voor de toepassing van dit besluit, dient te worden verstaan onder : - « wetenschappelijke raad », de wetenschappelijke raad opgericht in elke federale wetenschappelijke instelling (hierna genoemd « instelling ») door het koninklijk besluit van 20 april 1965 betreffende het statuut der wetenschappelijke instellingen van de Staat; - « algemeen directeur », de houder van de managementfunctie N-1 als bedoeld in artikel 3, § 1, 1°, van het koninklijk besluit van 22 januari 2003 betreffende de aanduiding en de uitoefening van de managementfuncties in de wetenschappelijke instellingen van de Staat en dat diverse wijzigingen aanbrengt in de personeelsstatuten van de wetenschappelijke instellingen van de Staat; - « vereniging », ieder rechtspersoon opgericht overeenkomstig de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen. HOOFDSTUK 2. - Toekenning en erkenning

Art. 2.Om te worden erkend, moet de vereniging aan de volgende voorwaarden voldoen : 1° over statuten beschikken en een boekhouding voeren conform de bepalingen van voornoemde wet van 27 juni 1921;2° zijn opgericht om een doel te verwezenlijken, of activiteiten conform haar maatschappelijk doel voorstellen, die nauw verband houdt(en) met de opdrachten van de betrokken instelling of ervoor van bijzonder belang is (zijn);3° de aanwezigheid aantonen in haar statuten of welk ander nuttig document ook van een regeling voor belangenconflicten met betrekking tot personen die enerzijds, direct of indirect en in welk hoedanigheid dan ook door de betrokken instelling worden bezoldigd, en die anderzijds ook, op persoonlijke titel of als vertegenwoordiger van de betrokken instelling, leden van de vereniging of van een van de organen ervan, afgevaardigden voor het dagelijks beheer, vertegenwoordigers of gemachtigden ervan zijn. In die regeling moet worden vastgelegd dat voornoemde personen niet mogen deelnemen aan een beraadslaging of een beslissing nemen met als voorwerp een vermogensbelang of persoonlijke situaties eigen aan de betrokken instelling of die de autonomie en de vrijheid van beslissing van genoemde instelling zou beknotten.

Zij legt bovendien de nodige bepalingen vast om een geldige beraadslaging of besluitvorming mogelijk te maken in de situatie als bedoeld in dit punt, met inbegrip van de wijze waarop de betrokken persoon ertoe gehouden is akte te laten nemen van het bestaan van een dergelijke situatie van belangenconflict.

Art. 3.De aanvraag tot erkenning van een vereniging wordt bij een ter post aangetekende brief aan de algemeen directeur gericht.

De vereniging motiveert haar aanvraag en verstrekt alle inlichtingen in verband met de bezetting van de ruimten of het gebruik van de infrastructuur van de instelling waaraan wordt gedacht met het oog op de samenwerking. Zo nodig verduidelijkt zij of zij haar maatschappelijke zetel in de instelling wenst te hebben.

Zij voegt bij haar aanvraag : 1° de gecoördineerde tekst van haar statuten;2° de laatste jaarrekeningen goedgekeurd door de algemene vergadering en het bewijs dat de formaliteiten inzake publiciteit zijn vervuld wat de jaarrekeningen betreft van de drie vorige maatschappelijke jaren conform de bepalingen van voornoemde wet van 27 juni 1921.

Art. 4.§ 1. De algemeen directeur legt de aanvraag als bedoeld in artikel 3 van dit besluit ter advies voor aan de wetenschappelijke raad tijdens zijn eerstvolgende vergadering. § 2. Binnen de maand van het advies van de wetenschappelijke raad, stelt de algemeen directeur bij een ter post aangetekende brief de vereniging in kennis van zijn beslissing. § 3. Iedere beslissing tot toekenning van de erkenning gaat vergezeld van een erkenningsakte ondertekend door de algemeen directeur die het volgende bepaalt : 1° de specifieke voorwaarden en de grenzen waarbinnen de samenwerking zal verlopen;2° de voorwaarden inzake toegang tot de instelling, bezetting van de ruimten en gebruik van de infrastructuur ervan;3° zo nodig, het bedrag, of de berekeningswijze, van de financiële bijdrage aan de kosten voor de bezetting van de ruimten en het gebruik van de infrastructuur van de instelling;4° zo nodig, de toestemming de maatschappelijke zetel van de vereniging in de instelling te vestigen. Iedere wijziging in een van de onderdelen bepaald in de erkenningsakte is het voorwerp van een aanhangsel ondertekend door de algemeen directeur en ter kennis gebracht van de vereniging bij een ter post aangetekende brief. Het treedt in werking op de datum vastgelegd door de algemeen directeur en op zijn vroegst een maand na de kennisgeving.

Voor de rest van hun samenwerking, sluiten de vereniging en de instelling zo nodig specifieke overeenkomsten. Die kunnen afwijken van de rechten en plichten vastgelegd in dit besluit. Zij omschrijven bovendien de gevolgen van een eventuele intrekking van de erkenning of van een eventuele verzaking; bij ontstentenis wordt, in geval van intrekking van de erkenning of van verzaking, de overeenkomst beschouwd als van rechtswege ontbonden zonder vergoeding uit hoofde van geen enkele partij.

Art. 5.De erkenning wordt toegekend voor de duur van het kalenderjaar dat loopt op de datum van kennisgeving van de beslissing tot toekenning.

Zij is stilzwijgend hernieuwbaar, telkens voor de duur van een jaar. HOOFDSTUK 3. - Verplichtingen ten laste van de erkende vereniging

Art. 6.De erkende vereniging is verplicht : 1° gedurende de hele duur van de erkenning de voorwaarden na te leven als bedoeld in artikel 2 alsmede de termen van de erkenningsakte, van zijn aanhangsels en van de specifieke overeenkomsten gesloten conform artikel 4, § 3, derde lid;2° de algemeen directeur uiterlijk 1 juli van ieder jaar een verslag mee te delen van de activiteiten van het vorige jaar, het programma met de activiteiten van het lopende jaar, de rekeningen opgemaakt conform de voornoemde wet van 27 juni 1921 met betrekking tot het vorige jaar en de begroting van het lopende jaar;3° de algemeen directeur een kopie te bezorgen van het proces-verbaal van de beslissingen van de algemene vergadering, binnen de maand ervan;4° bij te dragen aan de kosten voor de bezetting van de ruimten en het gebruik van de infrastructuur van de instelling conform de bepalingen van de erkenningsakte. HOOFDSTUK 4. - Intrekking van de erkenning en verzaking

Art. 7.§ 1. De algemeen directeur kan de erkenning intrekken : 1° behalve bij niet-naleving van de plichten als bedoeld in artikel 6 van dit besluit of bij zware fout waardoor de samenwerking onmogelijk kan worden voortgezet, mits kennisgeving uiterlijk 30 september bij een ter post aangetekende brief gericht aan de vereniging, waarbij de intrekking uitwerking heeft op 31 december van het lopende jaar. Tenzij er een bijzondere reden bestaat, kan de algemeen directeur niet eerder tot de intrekking van de erkenning besluiten dan na het advies van de bevoegde wetenschappelijke raad te hebben ingewonnen; 2° bij niet-naleving van de plichten als bedoeld in artikel 6 van dit besluit of zware fout waardoor de samenwerking onmogelijk kan worden voortgezet, mits gemotiveerde kennisgeving gericht aan de vereniging bij een ter post aangetekende brief, waarbij de intrekking uitwerking heeft op de datum van genoemde kennisgeving. § 2. Vanaf de datum waarop de intrekking van de erkenning uitwerking heeft, beschikt de vereniging over een termijn van één maand om iedere bezetting van de ruimten van de instelling en gebruik van haar infrastructuur stop te zetten en om, zo nodig, de noodzakelijke maatregelen te nemen om haar maatschappelijke zetel te verplaatsen.

Art. 8.De vereniging kan op ieder ogenblik aan haar erkenning verzaken mits een opzeggingstermijn van drie maanden die ingaat de eerste dag van de maand volgend op de kennisgeving van deze beslissing aan de algemeen directeur bij een ter post aangetekende brief.

Na afloop van de opzeggingstermijn, moet de vereniging iedere bezetting van de ruimten van de instelling en gebruik van haar infrastructuur hebben stopgezet en, zo nodig, haar maatschappelijke zetel hebben verplaatst. HOOFDSTUK 5. - Algemene overgangs- en slotbepalingen

Art. 9.De algemeen directeur stelt de Voorzitter van de Programmatorische federale overheidsdienst Wetenschapsbeleid, binnen de maand van de datum ervan, in kennis van iedere beslissing tot toekenning van de erkenning, met inbegrip van de erkenningsakte, ieder aanhangsel aan genoemde akte, iedere beslissing tot intrekking en iedere verzaking.

Art. 10.De erkenning verleent aan de vereniging die ze krijgt en aan de personen die er in welke hoedanigheid ook deel van uitmaken, geen ander recht dan die welke uitdrukkelijk zijn omschreven bij dit besluit of die zijn vastgesteld in de erkenningsakte opgesteld conform dit besluit.

Art. 11.De verenigingen die op het ogenblik van de inwerkingtreding van dit besluit meewerken aan het vervullen van de opdrachten van een instelling of die hun maatschappelijke zetel hebben in een instelling, beschikken over een termijn van zes maanden vanaf de inwerkingtreding van dit besluit om een erkenningsaanvraag in te dienen.

Naast de documenten als bedoeld in artikel 3, voegen zij bij hun aanvraag een activiteitenverslag dat betrekking heeft op het kalenderjaar dat voorafgaat aan de erkenningsaanvraag en op het lopende jaar.

Ingeval de erkenning wordt geweigerd, beschikt de betrokken vereniging over een termijn van één maand om een einde te maken aan haar activiteiten in de instelling, iedere bezetting van de lokalen ervan en gebruik van haar infrastructuur stop te zetten en, zo nodig, de noodzakelijke maatregelen te nemen om haar maatschappelijke zetel te verplaatsen.

Het vorige lid is eveneens van toepassing op de vereniging die geen erkenningsaanvraag indient, waarbij de termijn van één maand waarvan sprake ingaat vanaf het aflopen van de termijn als bedoeld in het eerste lid.

Art. 12.Dit besluit treedt in werking op de eerste dag van de maand na de bekendmaking ervan in het Belgisch Staatsblad.

Art. 13.Onze Minister belast met het Wetenschapsbeleid is belast met de uitvoering van dit besluit.

Gegeven te Brussel, 13 maart 2008.

ALBERT Van Koningswege : De Minister van Financiën, D. REYNDERS De Minister van Begroting, Y. LETERME De Minister belast met het Wetenschapsbeleid, Mevr. S. LARUELLE