10 MARS 2024. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale

RAPPORT AU ROI Sire, Cet arrêté royal modifie l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale, ci-après l'arrêté royal, tel que modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021. Comme son prédécesseur, cet arrêté vise à apporter de la clarté dans son application, mais aussi à revoir certains éléments constitutifs afin de les simplifier ou de les améliorer en tirant les leçons des cycles de programmation 2017-2021 et 2022-2026. La plupart des chapitres comprennent des modifications, mais qui ne remettent pas en cause les principes et les objectifs poursuivis par l'arrêté initial : travailler avec des organisations accréditées sur base de capacités démontrées, dans des contextes maîtrisés et mettant en oeuvre des programmes de qualité.

Discussion des articles Article 1er - modifiant plusieurs articles Les corrections apportées à ces multiples articles (23, 31, 32, 35, 37 ainsi qu'aux annexes 2 et 4) sont apportées uniquement à la version francophone de l'arrêté. Ces corrections d'ordre linguistique sont réalisées en considérant que « subvention » est le terme qui désigne les sommes octroyées par un pouvoir public, alors que le terme « subside » désignera également les sommes octroyées par des acteurs privés.

Article 2 - modifiant l'article 1er Les modifications opérées à l'article 1er concernent la révision d'une définition existante, la suppression d'une autre, et l'ajout de deux nouvelles définitions. - Le remplacement de la définition de « partenaire local » par celle de « partenaire » vise à la fois à mieux refléter le principe d'universalité, qui va de pair avec l'agenda 2030, et à confirmer que le concept de partenaire n'est pas exclusif aux interventions prenant place dans les pays dits « en développement ». En effet, ce concept et le principe même du partenariat sont tout aussi importants dans les interventions liées par exemple à l'éducation à la citoyenneté mondiale en Belgique, aux bourses, à la recherche, etc. De plus, la référence à une « autorité décentralisée » est remplacée par une « autorité publique » en considérant que le niveau d'autorité impliqué dans une intervention pourra varier selon l'ambition de l'intervention (local vs national), selon le secteur ou la thématique de l'intervention (par exemple, les appuis au niveau du secteur de la justice impliquent généralement de mobiliser les autorités centrales en la matière) ou encore selon le type d'organisation accréditée concerné (les acteurs institutionnels ont plus fréquemment comme interlocuteurs des autorités publiques, là où les organisations de la société civile s'adressent plutôt, mais pas uniquement, aux autres OSC). - La définition du terme « évaluation indépendante » reprise initialement à l'article 1er, 18° ne concordait pas avec le standard international : l'indépendance répond davantage à une norme qui fait référence à toutes les dispositions qui sont prises pour éviter que toute forme de pression ou d'influence indue ne soit exercée sur les constats de l'évaluation. D'une part, cela implique qu'une évaluation externe n'est pas une garantie d'indépendance en l'absence de ces dispositions. D'autre part, cela signifie que l'évaluation externe n'est pas la seule manière de procéder pour obtenir une évaluation indépendante : elle peut être conduite par tout individu, service ou organisation qui n'est pas partie de la conception et de la mise en oeuvre du programme. Sur cette base, la définition de « évaluation indépendante » apparait inopportune et est alors supprimée. - Le terme « contrôle financier » est utilisé à l'article 49, § 3 sans que sa définition ne soit suffisamment claire, alors que l'expérience a permis d'observer des confusions sur la nature du contrôle effectué à l'article 49, § 1er. L'ajout d'une définition doit alors permettre de s'assurer que toutes les parties disposeront d'une compréhension univoque. - L'ajout de la définition de collaboration doit permettre de clarifier les types de relations possibles entre organisations dans le cadre de la mise en oeuvre de programmes. Les collaborations sont le second type de relations potentielles, après les partenariats. Les collaborations visent principalement à atteindre un objectif commun aux deux organisations associées, qui lui-même concourt à l'atteinte d'un ou plusieurs outcomes du programme de l'organisation accréditée.

Les collaborations se distinguent donc des partenariats dans la mesure où elles n'impliquent pas de renforcements mutuels « structurels » entre les organisations associées.

Article 3 - modifiant l'article 2 Les modifications apportées à l'article 2 traduisent la volonté de simplifier l'examen du système de maîtrise des organisations qui souhaitent obtenir l'accréditation. En effet, les expériences des cycles précédents ont mis en évidence qu'il s'agit d'un processus mobilisant un investissement très important des organisations concernées et de l'administration. L'objectif est de retirer les domaines qui n'apportent pas une réelle plus-value (par exemple parce qu'ils ne sont pas assez déterminants au regard de l'investissement requis pour démontrer la réponse aux attentes qui y sont associées) ou de réorienter les domaines qui n'observaient pas les éléments adéquats pour démontrer effectivement les capacités de gestion des organisations.

Ces modifications impliquent la suppression de deux domaines de gestion, l'ajout d'un nouveau domaine et la redéfinition de deux domaines existants : - Suppression du domaine de la Gestion des Processus : La suppression de ce domaine est liée à l'évolution des standards internationaux qui ont inspirés l'examen du système de maîtrise de l'organisation préalable à l'obtention de l'Accréditation (par exemple les modèles de qualité EFQM ou ISO-9001). Ces standards internationaux privilégient désormais l'agilité, c'est-à-dire la capacité à répondre rapidement aux évolutions dans un contexte volatil, incertain, complexe et ambigu (VUCA), qui implique une attention mesurée à la normalisation et à la formalisation des processus pour ne pas en faire un frein à la réalisation de la mission de l'organisation. La gestion des processus est un moyen mobilisé dans les divers domaines de gestion, mais pas une fin en soi. - Suppression du domaine de la Gestion du Personnel : La suppression du domaine de la Gestion du Personnel fait suite au constat que ce domaine n'est pas si pertinent. D'une part, pour fonctionner toute organisation doit de fait disposer d'une politique en la matière, dont les effets transparaissent sur la totalité des autres domaines de gestion. D'autre part, il n'existe pas une référence absolue en matière de gestion du personnel, et il y a une grande diversité de possibilités. Le maintien de ce domaine peut mener à ériger une norme qui n'est en fait pas adéquate, et son examen s'avérait dès lors complexe. La suppression de ce domaine contribue à alléger l'examen préalable à l'obtention de l'accréditation, pour le concentrer sur les domaines les plus pertinents. - Ajout du domaine de l'Intégrité : L'ajout de l'intégrité comme domaine de gestion à part entière vise à mettre l'arrêté royal du 11 septembre 2016 en conformité avec les nouvelles dispositions reprises dans la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant des dispositions diverses en matière de santé type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer telle que modifiée par la loi du 20 juillet 2020. Cela implique l'adaptation de l'article 2 qui identifie les domaines de gestion, ainsi que la modification de l'annexe 1requi décrit ces domaines et les critères y relatifs, de même que la modification de l'annexe 3 qui détermine les sources d'information pour l'examen du système de gestion de l'organisation. Plus d'explications sont fournies en vis-à-vis des articles concernés. - Redéfinition du domaine de la Politique des partenariats : La révision de ce domaine répond à l'objectif de le rendre plus cohérent avec l'évolution de la vision relative aux partenariats dans le Secteur, ainsi qu'au niveau international, et qui met davantage l'accent sur l'universalité, qui va de pair avec l'agenda 2030. Il s'agit de mettre en place de relations équilibrées, avec des apports mutuels et permettant l'implémentation d'un agenda commun, c'est pourquoi la mention de « stratégie de renforcement des capacités des partenaires » n'apparaît plus opportun car reflétant une approche dépassée et trop unilatérale. Le choix d'observer la politique et plus seulement la gestion vise à éviter de questionner les relations entre organisations spécifiques. L'objectif est de reporter l'attention sur l'approche globale de l'organisation qui sollicite une accréditation, c'est-à-dire sur les éléments qui la guident dans l'établissement de relations avec d'autres organisations. - Redéfinition du domaine de la Transparence : La modification du domaine de gestion relatif à la transparence répond à la volonté d'axer davantage ce domaine sur la transparence proprement dite, et moins sur les dispositifs de communication généraux de l'organisation.

Elle implique la révision de la définition du domaine et de ses critères (article 2 et annexe 1) ainsi que la modification de l'annexe 3 qui détermine les sources d'informations. Plus d'explications sont fournies en vis-à-vis des articles concernés.

Par ailleurs, les modifications apportées à l'article 2 impliquent également d'apporter des précisions relatives à la manière de déterminer l'adéquation des capacités de gestion d'une organisation par rapport à son niveau de complexité. Elles reposent sur la méthode appliquée lors du premier cycle d'accréditation de 2015-2016 et visent à améliorer et clarifier l'approche, sans conduire à un changement radical.

Dans ce cadre, il est spécifié qu'il existe une relation linéaire entre complexité et capacité de gestion, qui traduit le fait qu'une organisation plus complexe doit être en mesure de démontrer un plus grand degré de capacité de gestion.

Il est également spécifié que l'adéquation est mesurée sur la mise en relation d'un score de complexité, calculé sur base des paramètres repris à l'annexe 2, avec un score de gestion, calculé sur base des critères repris à l'annexe 3. Cette relation devra faire l'objet d'un étalonnage en fonction de la méthodologie qui sera appliquée.

L'introduction de ce nouvel article doit permettre de renforcer la validité de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, en tirant les conclusions adéquates des constats qui sont effectués. Sachant que les ratios de liquidité et de solvabilité ont toujours fait partie des éléments examinés au cours des exercices précédents, la présente modification qui instaure des seuils minimums à respecter pour valider l'examen, vise à leur donner une valeur appropriée. De cette manière, il ne sera pas possible de compenser un résultat négatif à l'examen de ces aspects critiques des capacités de gestion financière, par la démonstration de capacités de gestion adéquates dans les autres domaines examinés. Il s'agit donc d'une mesure complémentaire qui contribue à limiter le risque qu'une subvention accordée ne soit pas utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée, conformément à l'article 121 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral. - Le ratio de liquidité vise à démontrer la capacité d'une organisation à rembourser ses dettes à court terme. - Le ratio de solvabilité vise à démontrer le degré d'autonomie financière d'une organisation, en faisant le rapport entre ses capitaux propres et le total du passif de l'organisation. Il doit illustrer la capacité d'une organisation à assurer la continuité de ses activités et à s'adapter à l'évolution de la situation financière en général.

Ces seuils ont été identifiés en s'inspirant des exigences d'ECHO, le service de la Commission européenne à la Protection Civile et Operations d'Aide Humanitaire Européennes, pour l'obtention des certificats permettant aux organisations de prétendre à des subventions de leur part. - Un ratio liquidité de 1 ou supérieur illustre une capacité à rembourser ses dettes à court terme. Le choix d'un seuil de 0,85 signifie qu'une légère faiblesse de la part des organisations est tolérée. - Un ratio de solvabilité inférieur ou égal à 0 signifie qu'une organisation n'aurait, en théorie, plus les moyens de fonctionner par elle-même, ce qui n'est pas tolérable. Les organisations qui sont l'émanation d'autres organismes, qui n'ont dès lors pas de revenus propres attestés dans leurs comptes mais qui peuvent compter sur les moyens et garanties fournis par ces organismes, pourront en faire la démonstration en expliquant en quoi cette situation répond à une stratégie délibérée et maîtrisée.

L'introduction de ces seuils n'est pas de nature à bouleverser le paysage des acteurs accrédités de la coopération non gouvernementale, en considérant que ces seuils étaient déjà atteints par la grande majorité des organisations, au cours des exercices précédents.

Toutefois, en considérant le contexte international et les crises à répétition, il sera tout de même offert l'opportunité aux organisations de démontrer que, lorsqu'un seuil n'est pas atteint, cela répond à une stratégie délibérée et maîtrisée de l'organisation.

Cela inclut la démonstration qu'il pourrait s'agir d'une situation conjoncturelle à laquelle l'organisation a adressé un plan de remédiation à court terme et en lien avec le plan financier indicatif que l'organisation doit fournir conformément à l'article 5, 1°, e) du même arrêté, ou encore la démonstration de l'existence de garanties suffisantes par atténuer le risque constaté. Par ailleurs, ces ratios sont observés sur base des 5 exercices les plus récents au moment de la réalisation de l'examen, par cohérence avec les attentes de l'article 5, 2°, mais également pour pouvoir observer l'évolution de l'organisation en tenant compte des crises de ces dernières années (COVID-19, inflation, etc.) et de leur impact sur la situation financière des organisations soumissionnaires. Le choix d'une moyenne arithmétique pour le calcul de ces ratios va dans le même sens, afin que les crises récentes et leur impact sur les comptes des organisations ne soient pas survalorisées.

Article 4 - modifiant l'article 3 De manière générale, le remplacement du paragraphe 3 répond à plusieurs objectifs : d'une part, il s'agit de réviser plusieurs indicateurs sur le fond et d'en ajouter de nouveaux, d'autre part, il s'agit également de spécifier la temporalité de chacun de ces indicateurs.

Le nombre d'indicateurs potentiels auxquels peut répondre une organisation afin de démontrer son assise sociétale est augmenté (passant de 5 à 8), afin d'intégrer de nouveaux indicateurs pertinents. Egalement, plusieurs indicateurs existants sont reformulés afin de permettre une meilleure prise en compte de l'implication de l'organisation, ou de la diversité de forme que peut prendre le soutien de la population belge à cette organisation. En contrepartie, le nombre minimum d'indicateurs à atteindre augmente également.

Celui-ci passe de deux sur cinq (40%) à cinq sur huit (62,5%). Cela traduit une hausse du niveau d'exigence qui est cohérente avec des indicateurs nouveaux ou reformulés, plus accessibles que les indicateurs initiaux. - Indicateur relatif aux conventions de collaborations : La reformulation rend explicite l'objectif de cet indicateur qui est de démontrer que l'organisation collabore effectivement avec d'autres institutions, en vue de réaliser ses objectifs, qui sont décrits dans son plan stratégique. La mention des « enjeux internationaux et du développement » doit permettre une compréhension large intégrant des thématiques « connexes » à la coopération au développement telles que par exemple l'aide à la jeunesse ou la lutte contre le racisme. Enfin, spécifier le fait que ces conventions doivent avoir été mises en oeuvre dans les trois ans précédant la demande d'accréditation doit permettre d'éviter la prise en compte de conventions qui n'auraient plus d'effet depuis une période trop prolongée, sans exclure les conventions de longue durée qui auraient été signées de longue date. - Indicateur relatif à l'appartenance à des réseaux nationaux : La mention des réseaux internationaux a été supprimée, afin de rendre l'indicateur plus cohérent avec la démonstration d'une assise sociétale en Belgique spécifiquement. L'objectif de l'indicateur est de démontrer que l'organisation partage ses expériences et/ou expertises avec d'autres organisations, et est ouverte aux expériences des autres, ainsi qu'aux débats dans le Secteur. La mention d'une participation « active » depuis au moins trois ans implique que l'organisation doit expliquer comment son expertise a alimenté le travail du réseau auquel elle appartient. Comme pour l'indicateur précédent, la reformulation vise à permettre de tenir compte de thématiques connexes à la coopération au développement. Parmi les réseaux nationaux potentiels, et de manière non exhaustive, il peut être cité : « Coalition contre la faim », « Be-cause health », « Educaid », « Coalition Climat », « Plateforme Droits de l'Enfant dans la coopération au développement », « Plateforme BE-Gender », « Conseil consultatif Genre et Développement », « Réseau Belge Ressources Naturelles », etc. - Indicateur relatif à la participation aux organes de décision de l'organisation : Cet indicateur, qui vise à démontrer la recherche de la transparence et de collaborations entre organisations, notamment associées dans le cadre de programmes communs, ne fait pas l'objet de modifications significatives sur son fond mais les attentes sont rendues plus claires. Il est spécifié que la participation d'autres OSC accréditées doit être avérée au moment de la demande car il faut tenir compte du renouvellement des organes de décision. Il est également rendu explicite qu'il s'agit d'au moins deux OSC, en sachant que cette participation peut avoir lieu au niveau du Conseil d'Administration et/ou de l'Assemblée Générale, de manière variable.

Cet indicateur est également complété afin de tenir compte de l'inclusion dans la société civile belge à travers la participation d'autres organisations formellement reconnues, que sont les organisations représentatives des travailleurs qui sont reconnues par la loi du 29 mai 1952 relative au Conseil national du Travail ainsi que par la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires. - Indicateurs relatifs « aux personnes qui donnent bénévolement de leur temps » et « au concours et au soutien de personnes » : Ces deux indicateurs sont issus de la scission de l'indicateur initial portant sur le nombre de membres, participants, sympathisants ou volontaires.

La modification vise à faire une distinction selon la nature de la participation, tout en supprimant la référence à des types de participants qui n'étaient pas suffisamment univoques. D'une part, l'implication bénévole (en conformité avec la loi du 3 juillet 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/2005 pub. 19/07/2005 numac 2005012166 source service public federal emploi, travail et concertation sociale Loi portant des dispositions diverses relatives à la concertation sociale type loi prom. 03/07/2005 pub. 29/07/2005 numac 2005000427 source service public federal justice et service public federal interieur Loi portant modification de certains aspects du statut des membres du personnel des services de police et portant diverses autres dispositions relatives aux services de police type loi prom. 03/07/2005 pub. 29/08/2005 numac 2005022674 source service public federal securite sociale Loi relative aux droits des volontaires type loi prom. 03/07/2005 pub. 23/09/2005 numac 2005015103 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi portant assentiment aux Actes internationaux suivants : fermer relative aux droits des volontaires et d'autres dispositions légales en matière de volontariat, telle que modifiée par la loi du 1er mars 2019) illustre l'appui de personnes qui donnent de leur temps à l'organisation et à la tenue de ses activités, dans l'intérêt de l'organisation, pour que celle-ci puisse mener à bien sa mission.Ces personnes bénévoles se distinguent du personnel rémunéré de l'organisation, ainsi que des membres du Conseil d'Administration ou de l'Assemblée Générale sachant que toute organisation est tenue par la loi d'avoir un CA et une AG. D'autre part, le concours et le soutien de personnes illustre la participation de personnes, par intérêt propre pour la nature et le contenu des activités de l'organisation. Ces personnes n'organisent pas les activités, mais elles y assistent, et/ou soutiennent l'organisation, notamment en relayant ses activités via les réseaux sociaux. Dans les deux cas, ces indicateurs ne sont plus quantifiés, car le nombre qui pourrait être attendu doit être en lien avec la taille de l'organisation et être fonction des publics visés par la mission et les activités de l'organisation, ce qui impliquera une appréciation plus qualitative que quantitative. Dans les deux cas également, ce nombre sera considéré sur cinq ans, afin d'observer son évolution dans le temps. - Indicateur relatif à la récolte de fonds en Belgique : Cet indicateur ne fait pas l'objet de modifications de fond, considérant qu'il atteint son objectif en l'état. Il permet de démontrer le soutien dont bénéficie une organisation de la part de la société belge, illustré par les dons, cotisations, dotations et legs en sa faveur. Le seuil de 14.000 euros par an est jugé satisfaisant pour permettre à une organisation d'affirmer qu'elle dispose d'un soutien suffisamment significatif et représentatif. Il est rendu explicite que le montant est calculé sur base de la moyenne des cinq années, afin d'atténuer les effets des fluctuations liées à un contexte de crise, par exemple. - Indicateur relatif à la signature du Code éthique de l'asbl Récolte de fonds Ethique : Ce nouvel indicateur vise à inciter les organisations à adhérer au Code éthique de l'asbl Récolte de fonds Ethique et à le respecter. Il doit permettre de démontrer que l'organisation veille à ne pas porter atteinte au travail effectué en matière d'éducation à la citoyenneté mondiale en Belgique ou de déconstruction des stéréotypes. Etre signataire illustre l'adhésion à ces principes. - Indicateur relatif au minimum de dépenses dédiées à la conscientisation et au changement des comportements : L'objectif de cet indicateur est de démontrer que les organisations contribuent à la conscientisation de la population belge sur les enjeux internationaux et du développement. L'identification d'un montant minimum dédié doit servir d'illustration à cette contribution. La proportion minimale attendue est issue du UNDP Human Development Report de 1993, page 8, qui recommandait de « consacrer jusqu'à 3% des dépenses engagées au titre de l'aide accordée par les pays donateurs pour sensibiliser leur opinion publique aux réalités (...) de l'interdépendance Nord - Sud ».

La contribution sera observée sous la forme d'une moyenne sur cinq ans.

Ensuite, il est spécifié que dans le cas où une organisation qui souhaite obtenir l'accréditation appartient à « une organisation institutionnelle plus grande » de droit belge, la démonstration de l'assise sociétale peut être opérée au niveau de cette dernière. Cette mention vise à clarifier un cas de figure qui n'est pas nouveau et qui s'applique aux organisations qui sont l'émanation d'autres en étant dédiée spécifiquement à la coopération au développement. Par exemple, les asbl liées aux organisations représentatives des termes, en sachant que ceux-ci n'ont pas de personnalité juridique, ou encore aux organisations qui disposent de multiples missions et où la coopération au développement n'est qu'une parmi d'autres comme les unions des villes et communes. L'appartenance d'une organisation à « une organisation institutionnelle plus grande » fait que la première pourra hériter des qualités, sous réserve qu'elles soient établies, de la seconde pour ce qui concerne la démonstration de l'assise sociétale.

Enfin, la modification apportée au paragraphe 4 est une correction linguistique, étant donné que l'expression "être membre de" saisit mieux l'appartenance formelle.

Article 5 - modifiant l'article 5 Trois modifications sont opérées à l'article 5.

La première modification vise à rendre cohérent le contenu du plan stratégique avec l'un des changements apportés à l'article 2, à savoir la suppression du domaine de gestion du personnel. Cette politique ne doit dès lors plus être présentée dans le plan stratégique, mais il reste pertinent que l'organisation donne une vue sur la manière dont ses ressources humaines seront mobilisées dans le cadre de la mise en oeuvre de celui-ci.

La seconde modification va de pair avec des modifications réalisées aux articles 3 et 8, qui visent à tenir compte du cas où une organisation qui souhaite obtenir l'accréditation appartient à une « organisation institutionnelle plus grande » de droit belge. En sachant que cette appartenance conduit à ce que certains éléments du plan stratégique soient déterminés au niveau de cette « organisation institutionnelle plus grande », il est alors nécessaire de permettre que les éléments de démonstration requis puissent être issus de cette dernière. Toutefois, seul le point a) comprend cette mention en considérant que les éléments b) à h) doivent être déterminés directement au niveau de l'organisation qui demande une accréditation.

Enfin, la troisième modification, qui va de pair avec le remplacement de l'annexe 3, doit permettre à une organisation qui demande une accréditation de fournir tout élément d'information qu'elle juge pertinent comme source d'information pour démontrer ses capacités de gestion. En effet, la liste des documents à fournir obligatoirement a été révisée afin d'éviter qu'une organisation ne doive en produire artificiellement lorsqu'elle ne dispose pas d'éléments correspondant à une appellation spécifique. Egalement, les expériences des cycles d'accréditation précédents ont relevé que les documents nécessaires et pertinents ne sont pas tous identifiés à l'avance, quand ils ne doivent pas respecter un standard reconnu.

Article 6 - modifiant l'article 8 La modification se situe dans le prolongement de celles opérées aux articles 3 et 5, qui fait que l'appartenance d'une organisation à « une organisation institutionnelle plus grande » de droit belge permet à l'organisation qui sollicite une accréditation d'hériter des qualités de la première, sous réserve qu'elles soient établies. En effet, cette démonstration implique de pouvoir fournir et prendre en compte les documents et sources d'informations produites au niveau de cette « organisation institutionnelle plus grande ».

Article 7 - modifiant l'article 9 La modification de l'article 9 porte sur une adaptation de fond et l'ajout de quatre nouveaux paragraphes.

Dans le paragraphe 3, le remplacement de la mention « sur base d'une expertise externe. » par « avec l'appui d'une expertise externe. » a pour objectif de donner une plus grande flexibilité pour déterminer l'approche qui sera retenue pour réaliser l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2. Cela pourrait notamment permettre une répartition des tâches dans l'examen des domaines, qui tiendrait mieux compte de l'expertise propre de l'administration, et qui permettrait de ne déléguer à un auditeur externe que les domaines nécessitant une maîtrise plus pointue que celle disponible en interne. A titre d'exemples, les domaines de la Gestion Axée Résultats et des Partenariats sont bien maîtrisés par l'administration, là où il reste plus pertinent de faire appel à une expertise externe pour les domaines de la gestion Financière ou de la gestion des Risques (au niveau organisationnel).

L'ajout d'un nouveau paragraphe 3/1 a pour objectif de poser les conditions permettant la potentielle prise en compte de certificats ou labels de qualité ayant impliqué un examen comparable à celui mis en oeuvre dans le cadre de l'accréditation. Ce type d'examen impliquant un investissement significatif de la part de l'organisation qui souhaite obtenir le label ou le certificat concerné, leur prise en compte permettrait de rationaliser les efforts investis.

Les certificats ou labels potentiels identifiés sont ceux remis par ECHO (Partenariat ACP ou Partenariat programmatique) au niveau d'exigence très proche de celui de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, mais aussi les certificats ISO 9000/ISO 9001, et « Recognised by EFQM » 3 étoiles ou plus. Comme ces certificats n'impliquent pas une attention identique ni tous les mêmes domaines, leur prise en compte impliquera la démonstration d'une équivalence. De plus, cette équivalence sera ciblée par domaine, et ne dispensera pas de l'examen des autres domaines de gestion qui n'auraient pas d'équivalents, afin d'assurer l'équité de traitement entre tous les soumissionnaires.

L'équité de traitement implique également de tenir compte de la durée de validité des certificats et labels, qui est différente de celle de l'accréditation. Dans ce cadre, l'une des conditions de prise en compte sera que lorsqu'un certificat ou label dispose d'une durée de validité inférieure ou égale à 3 ans (EFQM, ISO), celui-ci doit avoir été obtenu depuis moins de deux ans au moment de la demande d'accréditation. Parallèlement, l'organisation qui bénéficie d'un certificat ou d'un label de qualité devra obtenir son renouvellement à son terme, sous peine de devoir se soumettre à un réexamen tel que prévu à l'article 10, § 1er.

Il est précisé que le Ministre détermine le calendrier et les modalités de motivation et d'obtention des dispenses, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG. Cela doit permettre de répondre aux aspects purement pratiques et organisationnels afin que les organisations qui souhaitent valoriser l'obtention de labels de qualité soient informés adéquatement et puissent s'organiser pour passer l'examen en bonne et due forme dans le cas où ces labels ne pourraient pas être reconnus.

L'examen du domaine de la gestion financière ayant pour fonction de donner une vue très actualisée de la situation financière de l'organisation concernée, il est justifié de prévoir que celui-ci soit systématiquement examiné pour toutes les organisations soumissionnaires, indépendamment de l'obtention d'autres certificats ou labels de qualité qui couvriraient un domaine équivalent.

Enfin, considérant que les méthodologies et attentes pour l'obtention de ces certificats et labels de qualité ne sont pas toujours publiques, ce sera donc aux organisations soumissionnaires de démontrer l'équivalence, si elles veulent obtenir une ou plusieurs dispenses.

L'ajout d'un nouveau paragraphe 3/2 a également pour objectif d'apporter une simplification dans le cadre de la réalisation de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation, par la prise en compte du certificat ECB (Evaluation Capacity Building) remise par le Service d'Evaluation spéciale lors de l'examen du domaine de gestion axée résultats (GAR). Cette prise en compte prendrait la forme d'une dispense, sous condition. Cette modification part du constat qu'en matière de gestion axée résultat, suivi et évaluation, l'examen du domaine GAR et la certification ECB ont pratiquement les mêmes finalités stratégiques. Et surtout, qu'ils questionnent les mêmes aspects, bien que les dénominations puissent varier de l'un à l'autre. La certification ECB va cependant un pas plus loin, en mettant un accent sur l'amélioration du système de suivi-évaluation (MEAL) et sur le renforcement des capacités en la matière, à travers l'élaboration d'un plan d'amélioration, là où l'examen du domaine GAR fait la photographie de ces capacités à un moment donné. Dans ce cadre, il sera désormais possible de partir des conclusions de la certification, et surtout de l'observation des suites données au plan d'amélioration qui en est issu, pour déterminer si la capacité de gestion en matière GAR répond aux attentes et ainsi remplacer l'examen du domaine GAR. Cette modification est également justifiée en considérant que ces deux exercices mobilisent des ressources importantes de toutes les parties, et qu'il y a lieu de valoriser les produits disponibles (comme le plan d'amélioration) tout en limitant les potentielles redondances. Les organisations qui ne disposeraient pas de la certification ECB seront quant à elles examinées sur le domaine GAR proprement dit. La mention « dans les 8 ans précédant la demande d'accréditation » tire son origine du fait que les premiers examens menant à l'octroi de la certification ont été réalisés en 2017.

L'observation du suivi des conclusions de la certification et de la mise en oeuvre du plan d'amélioration qui en est issu, pourra être réalisée à l'occasion d'un dialogue institutionnel, tel que prévu à l'article 11. En pratique, le dialogue institutionnel qui abordera ce point devra être organisé à partir de 2024, jusqu'au plus tard la fin du premier semestre 2025, afin que les conclusions soient disponibles au moment de l'organisation de l'examen du système de maîtrise de l'organisation.

Enfin, il est prévu que le Ministre détermine les critères et les modalités de cet exercice, sur base d'une proposition du CCCNG, afin de disposer d'une approche uniforme et méthodique garantissant l'équité de traitement de toutes les organisations souhaitant valoriser leur certification.

L'ajout des paragraphes 6 et 7 a pour objectif de donner toute la clarté nécessaire pour les cas de fusions impliquant des organisations de la société civile, et les conséquences que ces fusions peuvent avoir sur l'accréditation, d'une part, et sur la reprise des droits et obligations liés aux programmes qui étaient mis en oeuvre par les organisations qui fusionnent, d'autre part. Ces précisions sont d'autant plus importantes que les fusions d'organisations qui ont des points communs sont encouragées par la Coopération belge au Développement. Elles doivent permettre autant de renforcer l'efficacité et l'atteinte des résultats sur le terrain, en considérant qu'il s'agit de l'aboutissement ultime des synergies et des programmes établis en commun, mais aussi elles doivent permettre de faire des économies d'échelle et ainsi renforcer l'efficience. La clarification doit dès lors permettre de faciliter autant que possible la réalisation de ces fusions.

Dans ce cadre, il est rendu clair deux cas de figure : - Lorsque les organisations qui fusionnent sont toutes accréditées en tant qu'organisation de la société civile, l'organisation qui est issue de la fusion hérite automatiquement de la même accréditation. - Lorsqu'une ou plusieurs des organisations qui fusionnent ne disposent pas de l'accréditation en tant qu'organisation de la société civile, l'organisation qui est issue de la fusion est susceptible de devoir repasser l'examen pour obtenir l'accréditation conformément à l'article 10, § 1er. Il s'agit d'une possibilité et non d'un automatisme : si l'organisation établit que ses capacités de gestion restent en adéquation avec l'évolution de sa complexité, alors elle pourrait hériter de l'accréditation sans devoir repasser l'examen.

Cela vise à avoir un équilibre entre la nécessité de réorganiser l'examen et la réduction des coûts/de l'investissement requis lorsqu'il est évident que la fusion n'induit pas de bouleversement sur l'organisation.

Ces deux clarifications doivent permettre d'éviter de décourager les organisations qui voudraient se lancer dans un processus de rapprochement, et qui craindraient que la question de l'accréditation induise une charge supplémentaire disproportionnée.

Par ailleurs, il est rendu clair que l'organisation issue de la fusion hérite des droits et obligations des organisations fusionnées conformément à l'article 13:1, § 2 Code des sociétés et des associations. Cela inclut les obligations relatives à la mise en oeuvre d'un programme, et le transfert de responsabilité dans l'obtention et la justification des subventions octroyées. Il est rendu explicite que la concrétisation de ce transfert impliquera de modifier le ou les arrêtés de subvention afin que soient repris les références à l'organisation issue de la fusion, en lieu et place de celles des organisations fusionnées.

Enfin, une dérogation est ajoutée pour assurer que l'organisation issue de la fusion puisse, le cas échéant, disposer de plus d'un programme pour le cycle de programmation en cours. En effet, dans le cas où plusieurs organisations accréditées disposeraient chacune de leur propre programme, il ne serait pas souhaitable de faire fusionner ces programmes en cours de mise en oeuvre dû à l'importante charge administrative que cela impliquerait pour toutes les parties.

L'organisation issue de la fusion pourrait donc conserver la gestion et la mise en oeuvre de plusieurs programmes, jusqu'à leur fin, et devrait ensuite introduire un programme unique pour le cycle suivant.

Article 8 - modifiant l'article 13 La modification de l'article 13 est opérée dans le but de rendre les Cadres Stratégiques Communs plus stratégiques et d'en écarter les éléments jugés trop opérationnels, qui auraient dès lors davantage leur place au niveau des programmes.

Ce recentrage doit permettre de conserver les éléments les plus pertinents : - Une analyse de contexte, couplée avec une analyse de risques ; - Sur base de ces analyses : l'identification des cibles stratégiques ; - Sur base des cibles stratégiques identifiées : l'identification des approches stratégiques, ainsi que des synergies et complémentarités ; - Les questions prioritaires pour l'apprentissage collectif entre les acteurs, si possible et si pertinent.

La recherche des synergies et des complémentarités conserve une attention centrale, et associe explicitement les partenaires qui y participent, ou qui en font l'objet. Par ailleurs, l'attention sur la coopération gouvernementale, lorsqu'un CSC prend place dans un pays partenaire au sens de l'article 2, 3° /1 de la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant des dispositions diverses en matière de santé type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au développement, est conservée mais est concentrée sur les aspects relatifs aux synergies et aux complémentarités. Cette attention est également étendue à l'aide humanitaire belge, en vue de la mise en place de l'approche nexus entre l'aide humanitaire et la coopération au développement, lorsque c'est pertinent et opportun.

Enfin, il est spécifié que le Ministre approuve les modalités d'élaboration des CSC, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG. Cette approche, est conforme à l'article 52, § 36.

Article 9 - modifiant l'article 14 Les modifications apportées font partie d'un ensemble de changements concernant le calendrier d'introduction et d'appréciation des Cadres Stratégiques Communs (article 14), d'une part, et des programmes (article 22), d'autre part.

Considérant que : - le point de départ du processus de préparation d'un nouveau cycle de programmation est matérialisé par la déclaration d'intention de formuler un ou plusieurs CSC thématique(s) conformément à l'article 2, 2° de l'AR du 11 septembre 2016 concernant le nombre des Cadres Stratégiques Communs de la coopération non gouvernementale et leur couverture géographique ou thématique ; - l'aboutissement de ce processus est matérialisé par la décision du Ministre d'octroyer une subvention tel que prévu à l'article 22, § 3 de l'AR du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale ; - ces points de départ et d'arrivée constituent deux limites peu susceptibles d'évoluer ; alors les modifications du calendrier des différentes étapes à l'intérieur de ces limites ont pour objectifs, d'une part, d'améliorer les conditions pour l'appréciation des propositions de Cadres Stratégiques Communs et des propositions de programmes par l'administration, ainsi que, d'autre part, de mettre en place les conditions permettant le démarrage effectif des programmes au plus proche du 1er janvier de l'année du début du cycle de programmation.

Ces modifications visent également à déterminer un timing équilibré pour mettre en oeuvre les différentes étapes entre l'administration et les acteurs accrédités de la coopération non gouvernementale. Cela implique notamment la prise en compte adéquate de différentes périodes de vacances qui croisent ces processus de long terme. C'est ce qui justifie de passer le délai d'organisation des dialogues relatifs à l'appréciation des CSC de six à huit semaines. Avec un dépôt au 15 décembre, l'administration serait en mesure de débuter l'examen plus tôt, mais l'organisation des dialogues stratégiques proprement dite ne pourrait pas débuter durant les vacances de Noël. Ainsi, la modification du délai permet de conserver le temps initialement prévu à cette fin, sans modifier la durée du processus d'examen des CSC proprement dit. La contrepartie est alors la réduction du délai entre la finalisation des avis de l'administration et la remise de la décision par le Ministre, passant de six à quatre semaines.

Ces aménagements du calendrier et l'atteinte de leurs objectifs sont à considérer en parallèle avec les modifications opérées aux articles 13 et 18, qui portent sur le contenu des CSC et des programmes.

A noter que, bien que le timing ne puisse être fixé précisément, l'ambition sera de remettre la décision d'accréditation dans les meilleurs délais, idéalement avant la rédaction des CSC, pour que les organisations finalement non accréditées n'aient pas à s'impliquer dans ces processus.

Article 10 - modifiant l'article 15 Deux modifications sont opérées à l'article 15.

La première vise à souligner l'une des finalités principales des dialogues stratégiques, à savoir l'observation de l'évolution des cibles stratégiques et la mise en évidence de la plus-value des organisations accréditées et de leurs partenaires qui interviennent dans un contexte donné. Il s'agit ici de rappeler un principe général qui guide le dialogue et ses différents points d'agenda.

La seconde modification, dans le prolongement d'une des modifications de l'article 13, vise à mettre en place les conditions permettant de créer les liens entre l'aide humanitaire et la coopération au développement, en vue d'une approche nexus. Après avoir ajouté la recherche de synergies et de complémentarités à l'article 13, il s'agit ici de faire de ces liens potentiels un point de discussion lors des dialogues stratégiques. A cette fin, il est également rendu explicite que les organisations accréditées, qui interviennent dans le cadre d'un financement de l'aide humanitaire dans un pays couvert par un CSC, sont bien invitées à participer au dialogue stratégique.

Transversalement le mot « accréditées » dans les mentions « organisations accréditées concernées par un CSC » est supprimé. Cette suppression illustre qu'il est possible et souhaité d'associer les organisations pertinentes, même si elles ne sont pas accréditées. Il s'agit là notamment de favoriser l'implication des partenaires sur le terrain, mais aussi d'autres acteurs tels ENABEL. Article 11 - modifiant l'article 18 Deux modifications sont opérées à l'article 18.

Le paragraphe 4 de l'article 18 est complété de manière à rendre plus explicites les autres critères de qualité sur lesquels sont fondés les avis de l'administration prévus à l'article 22, § 2. Ces critères ne sont cependant pas nouveaux, car il s'agit de points d'attention de longue date de la coopération non gouvernementale. Ils transparaissent d'ailleurs tout au long de l'arrêté royal du 11 septembre 2016, et leur mention à l'article 18 vise seulement à leur assurer la même valeur que les critères définis par le CAD de l'OCDE. Le terme « efficient » est supprimé de l'article 18, de sorte que l'efficience ne soit plus un critère lors de l'élaboration des avis de l'administration. Son retrait des critères d'avis est motivé par le fait qu'il s'agissait d'un critère à la pertinence incertaine au regard de toute l'approche mise en place par cet arrêté royal : des programmes d'une durée de 5 ans, avec des moyens globalisés impliquant un niveau de détail moindre que par le passé, mais aussi des flexibilités accordées aux organisations subventionnées pour pouvoir adapter le programme et ses moyens en cours de route, de manière à répondre rapidement aux changements de contexte. Dans ce cadre, juger de l'Efficience d'une proposition ex-ante s'avérait être un exercice périlleux et discutable. L'Efficience reste toutefois un principe général de bonne gestion des programmes, comme repris à l'article 33.

Les organisations subventionnées restent donc tenues de mettre tout en oeuvre pour le respecter au cours de l'exécution des programmes.

La modification au paragraphe 5 vise à introduire le plan d'évaluation inséré par la modification de l'article 44, comme partie intégrante d'un programme lors de son introduction et comme éléments concourant à son approche orientée résultats.

Article 12 - modifiant l'article 20 Trois modifications sont opérées à l'article 20.

La modification du paragraphe 4 vise à mieux accorder les attentes au niveau contenu des programmes par rapport aux éléments déjà examinés au niveau des capacités de gestion de l'organisation, pour le domaine de politique des partenariats prévu à l'article 2, 5°. En supprimant la mention de la stratégie de partenariat, on vise à une meilleure application du principe `Only once' mentionné au paragraphe 1er, alinéa 3 du même article. Enfin, la mention des « partenaires locaux » est remplacée par celle des « partenaires » conformément à l'introduction d'une nouvelle définition à l'article 1er, 3°.

La modification du paragraphe 5 vise à assurer la cohérence suite à l'élargissement de la notion de « partenaires » au lieu de « partenaires locaux ». Par ailleurs, il est rendu explicite que les relations avec des organisations qui ne sont pas des partenaires sont considérées comme des collaborations au sens de l'article 1er, 25°.

Enfin, dans ces deux paragraphes, les références à « l'exécution » ou à la « mise en oeuvre » du programme ont été supprimées pour refléter une approche où les autres organisations associées ne sont pas considérées comme de simples exécutants ou des sous-traitants. Par ailleurs, cette implication n'implique pas obligatoirement la mise à disposition d'une partie du budget du programme.

Article 13 - modifiant l'article 22 Les modifications apportées à l'article 22 font partie d'un ensemble de changements concernant le calendrier d'introduction et d'appréciation des Cadres Stratégiques Communs (article 14), d'une part, et des programmes (article 22), d'autre part. Pour une explication détaillée, il faut se référer à l'explication de l'article 9 de cet arrêté modificatif.

La modification de l'article 22 implique également un changement d'approche concernant la remise de l'avis de l'administration sur le programme. Jusqu'alors, l'avis définitif n'était transmis à l'organisation qu'au moment de la communication de la décision du Ministre. Cela signifiait que, dans le cas où elle n'obtenait pas l'approbation complète de sa proposition et le budget assorti, une organisation ne pouvait pas entamer de réflexion en vue d'adapter sa proposition de programme à la décision et au budget disponible. Or, plus cette réflexion débute tôt, plus les programmes sont susceptibles de pouvoir démarrer au plus proche du 1er janvier de la première année du cycle de programmation. La remise de l'avis définitif dissocié de la décision du Ministre et assorti d'un budget « sous réserve » a vocation à permettre le démarrage de cette réflexion au plus tôt.

Le budget restera « sous réserve » jusqu'à la remise de la décision du Ministre, qui dépend notamment du vote de la loi budgétaire à la fin de l'année qui précède le début du programme. La communication d'un budget « sous réserve » et de l'avis définitif avant la décision du Ministre impliquera alors : - une concertation en amont avec les autorités financières et politiques (administration, inspecteur des finances et cellule politique du ministre), respectant les différentes étapes du processus d'élaboration de la loi budgétaire, afin de prendre en compte la meilleure estimation du budget disponible ; - dans le cas où les crédits disponibles seraient inférieurs aux besoins, l'élaboration en amont d'une méthodologie d'allocation des subventions reposant sur la qualité des propositions et leur contribution aux objectifs de la Coopération belge au Développement tel que prévu à l'article 18, § 3 modifié.

A noter que cette approche s'inspire de celle qui était appliquée aux programmes des organisations non gouvernementales avant l'entrée en vigueur de l'arrêté royal du 11 septembre 2016. Elle ne constitue donc pas une réelle nouveauté. Dans ce cadre également, et bien qu'il ne soit pas opportun de fixer leur calendrier exact dans le présent arrêté, l'ambition est aussi de permettre la tenue de moments de dialogue entre les organisations accréditées et l'administration en amont de l'introduction des programmes pour en présenter les grandes lignes et tendances.

Par ailleurs, le paragraphe 3 est complété de manière à rendre plus explicite les bases de la décision du Ministre. Il est mis en évidence que celle-ci repose sur l'avis de l'administration, portant sur la qualité de la proposition et sur sa contribution aux objectifs de la Coopération belge au Développement, mais pas uniquement. En effet, cet avis peut intégrer tout élément d'information pertinent pouvant influencer la réalisation du programme ou l'utilisation des subventions. Ces informations peuvent provenir du suivi des programmes antérieurs ou subventionnés selon d'autres modalités, mais aussi des dialogues institutionnels prévus à l'article 11 ou encore des autres modalités d'échange avec l'organisation. L'objectif est de donner les moyens au Ministre de prendre en compte les éléments qui ne justifieraient pas le retrait d'une accréditation, mais qui seraient tout de même susceptibles d'avoir un impact sur la réalisation du programme ou sur la bonne utilisation de la subvention. A titre d'exemples, il peut être cité la capacité d'une Organisation de la Société Civile à constituer son apport-propre ou l'évolution vers une situation financière générale défavorable impliquant un risque significatif de mauvaise utilisation des subventions.

Les objectifs de la Coopération belge au Développement sont ici entendus au sens des articles du Chapitre 2 de la Loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant des dispositions diverses en matière de santé type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement, mais également au sens des priorités définies dans la Note de politique générale du Ministre qui a la Coopération au développement dans ses attributions.

Article 14 - modifiant l'article 28 L'ajout d'un nouveau paragraphe 4 à l'article 28 a pour objectif de contribuer à une forme d'équité de traitement entre les organisations de la société civile accréditées, dans un contexte où les budgets disponibles sont le plus souvent, et de manière significative, inférieurs à la demande. En effet, la répartition des budgets disponibles a toujours tenu compte d'une manière ou d'une autre de l'historique des financements accordés à une organisation accréditée, parallèlement à l'examen de la qualité de sa proposition de programme, dans le but de permettre à la fois une croissance raisonnable et un partage équitable entre toutes les organisations accréditées. Dès lors, il parait nécessaire de placer un cadre clair pour une organisation de la société civile accréditée pour la première fois, qui ne dispose pas d'un tel historique et qui n'a pas encore pu démontrer ses capacités d'exécution ni ses capacités à effectivement mobiliser l'apport-propre requis.

Le montant de maximum 1 million d'euros en moyenne par an a été identifié sur base du budget moyen sollicité par le passé par les organisations de la société civile accréditées de taille moyenne. Il est estimé suffisant pour donner l'occasion à une organisation nouvellement accréditée de faire ses preuves, sans déséquilibrer la répartition des budgets disponibles, tout en sachant que le montant réel de la subvention qui serait demandé sera toujours corrélé à la capacité de cette organisation de la société civile (OSC) à constituer son apport-propre.

La mesure ne s'adresse qu'aux OSC en sachant qu'il s'agit de la catégorie d'acteurs dont le nombre est le plus susceptible d'évoluer dans le temps.

A noter que par application de l'article 27, § 2, 7° de la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant des dispositions diverses en matière de santé type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer concernant la Coopération belge au Développement et de l'article 18, § 1er de l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale, cette mesure impliquera que les organisations de la société civile accréditées pour la première fois feront systématiquement partie de la demande groupée, à moins qu'elles ne fassent partie d'un programme commun. Enfin, il est spécifié que cette mesure ne s'adresse pas aux organisations qui seraient issues de la fusion ou du regroupement de différentes organisations préalablement accréditées, en sachant que ces dernières disposent de tout l'historique nécessaire.

Article 15 - modifiant l'article 29 La modification apportée au paragraphe 4 de l'article 29 vise à assurer que les organisations qui décident de s'impliquer dans un programme commun disposent des moyens suffisants pour assurer la coordination du programme. De l'expérience du cycle 2017-2021, il est ressorti que le montant issu de l'application du taux de coordination n'était pas toujours un incitatif consistant. En effet, lorsque les organisations qui s'associaient n'atteignaient pas ensemble un budget total suffisant, le montant obtenu par application de la formule s'avérait inférieur aux besoins réels pour assurer la coordination du programme commun. Dans ces conditions, des organisations ont alors préféré introduire des programmes séparément, plutôt que de s'associer.

La volonté étant d'encourager les acteurs non gouvernementaux à s'associer, l'identification d'un montant minimal vise à corriger cette situation et à donner à l'incitatif toute sa valeur. Le montant de 110.000 euros par an est issu de l'estimation du coût pour un équivalent temps plein calculé par application de la méthode de calcul prévue à l'article 39, sur base de l'indice santé de juillet 2022. Il s'agit d'une référence absolue, et la modification du paragraphe 4 ne prévoit pas que ce montant soit indexé annuellement.

L'ajout d'un nouvel alinéa concernant la possibilité pour les organisations nouvellement accréditées et issues du la fusion ou du regroupement de plusieurs organisations accréditées, poursuit le même objectif que la modification précédente. Il s'agit de mettre en place un incitant en considérant que les fusions ou regroupements d'organisations permettent de mutualiser les efforts et de concentrer les programmes, tout en sachant que les premières années de ces fusions ou rapprochements entrainent généralement des coûts supplémentaires qui peuvent être dissuasifs. La nouvelle mesure permet d'encourager les organisations à se rapprocher institutionnellement en permettant la prise en charge d'une partie des coûts liés au rapprochement de leurs programmes fusionnés. Cette mesure est une sorte d'investissement en considérant que des organisations qui n'auraient pas fusionné mais qui auraient introduit un programme commun, auraient pu demander légitimement des coûts de coordination, et en considérant que la fusion ou le regroupement permettront, à terme, des économies d'échelle au niveau de la gestion et de l'opérationnalisation du programme.

Article 16 - modifiant l'article 30 L'ajout d'un nouveau paragraphe 2 à l'article 30 vise à rendre explicite le principe selon lequel l'organisation doit assurer la transparence sur l'origine de l'apport propre (auprès de l'administration), d'une part, et son utilisation dans le cadre de son programme cofinancé par la coopération non gouvernementale belge (auprès des autres bailleurs publics), d'autre part. Dans ce cadre, et suite à l'adaptation de l'article 47, l'organisation sera désormais amenée à communiquer la constitution de son apport propre à chaque justification et, le cas échéant, à démontrer que les éventuels bailleurs publics qui contribuent à la constitution de l'apport propre pour le programme de la coopération non gouvernementale en soient bien informés. Ces adaptations font de la transparence l'une des mesures principales permettant de contribuer à réduire le risque de double financement.

Article 17 - modifiant l'article 32 La modification réalisée à l'article 32 concerne uniquement la suppression du terme « locaux » dans l'expression « partenaires locaux » afin de tenir compte du remplacement de la définition de « partenaire » à l'article 1er.

Article 18 - modifiant l'article 34 L'ajout d'un nouveau paragraphe 5 à l'article 34 doit permettre de clarifier le traitement qui sera donné aux dépenses qui ne seraient pas correctement imputées entre rubriques budgétaires générales. Cette question se posait en considérant que les articles 35 et 37 définissent les conditions cumulatives pour qu'une dépense puisse être mise à charge de la subvention, parmi lesquelles figure le fait que cette dépense doit être engagée conformément au budget approuvé, et considérant que les articles 20 et 34 définissent ensemble le budget approuvé. Il n'était en effet pas suffisamment explicite de quelle manière serait considérée une dépense mal imputée entre rubriques budgétaires générales, au regard de l'impact réel de cette erreur en cas de correction, alors que l'article 34 laisse une certaine marge de manoeuvre aux organisations pour ajuster leur budget sans approbation préalable de l'administration. L'ajout de ce paragraphe doit donc permettre de déterminer les conséquences adéquates de cette erreur, en observant les effets qu'auraient sa correction. Ainsi, la dépense concernée pourrait demeurer acceptable, en tout ou en partie, sous réserve de ne pas contrevenir aux principes fixés aux paragraphes 3 et 4 de l'article 34.

Dans le cas où la correction d'une erreur d'imputation impliquerait le dépassement des limites fixées aux paragraphes 3 et 4, une partie de la dépense pourrait tout de même être mise à charge de la subvention, jusqu'à concurrence de ces limites. Cela signifie qu'en cas de dépassement, ce n'est pas forcément l'intégralité de la dépense qui serait rejetée, mais bien l'excédent par rapport aux limites.

Il serait également attendu que l'organisation concernée démontre quelles mesures ont été prises pour que cette erreur ne se reproduise plus. Il s'agit par-là d'inciter à l'amélioration du système de contrôle interne des organisations, qui dispose d'une place importante dans l'ensemble de la chaine de contrôle. Chaque année, les erreurs existantes seront relevées lors des contrôles financiers. Ce n'est qu'à la fin du programme que le décompte sera effectué. En effet, procéder à une correction sur une rubrique implique de connaitre les dépenses totales imputées pour cette rubrique, afin de pouvoir comparer ces dépenses avec la marge de manoeuvre effective dont disposait l'organisation et au-delà de laquelle l'accord préalable de l'administration était nécessaire.

Considérant que le rapport de justification financière contenant l'erreur a été validé par un Commissaire aux comptes conformément à l'article 47, celui-ci ne serait cependant pas formellement corrigé, ni les rapports ultérieurs appartenant au même cycle de programmation.

Article 19 - ajout de l'article 34/1 L'ajout de l'article 34/1 concerne les ajustements apportés à la stratégie de l'intervention qui, contrairement aux ajustements budgétaires, ne disposaient pas d'une définition spécifique jusqu'alors. Ces ajustements, souvent réalisés en même temps que des ajustements budgétaires, peuvent toutefois se présenter de manière indépendante lorsqu'ils n'ont aucune incidence financière. L'objectif est donc de donner la clarté nécessaire en identifiant quels ajustements requièrent l'approbation préalable de l'administration, représentée par le directeur de la direction compétente pour la coopération non gouvernementale, et selon quelles modalités.

La liste des ajustements nécessitant une approbation préalable a pour but de prévoir l'implication de l'administration uniquement pour les modifications jugées les plus significatives car susceptibles d'influencer la stratégie de l'intervention, et donc l'atteinte de l'outcome. Afin d'assurer la clarté pour toutes les parties, il est précisé explicitement que les modifications qui ne sont pas listées ne nécessitent pas l'approbation préalable de l'administration, qu'il s'agisse du directeur compétent ou de tout autre représentant.

Le cas des partenaires ou des organisations avec lesquelles des collaborations ont été mises en place, et qui sont associées à la réalisation du programme et qui se voient mettre à disposition une partie du budget sur base d'une convention de collaboration, est particulier. Les modifications qui les concernent nécessiteront ou non l'approbation de l'administration, selon l'effet que ces modifications auront sur la stratégie et la théorie du changement. Cette distinction veut rendre clair que ce n'est pas sur la relation entre organisations que l'administration est appelée à se prononcer, mais bien sur ses effets sur les programmes. Les organisations accréditées, et les organisations de la société civile en particulier, sont libres de déterminer en toute autonomie quels seront leurs partenaires, et elles en assument la responsabilité. Il ne revient donc pas à l'administration d'en questionner la pertinence. Ce qui peut être questionné, c'est l'implication des organisations partenaires dans le programme. Ainsi, si cette implication ne change pas fondamentalement, il n'y a pas lieu de demander l'approbation préalable de l'administration. Par contre, le devoir d'information est mis en évidence afin d'assurer que l'administration ait bien connaissance de ces changements.

Article 20 - modifiant l'article 35 A l'article 35, deux modifications sont effectuées.

L'ajout du terme « numérisée » est la première modification. Elle vise à clarifier les attentes quant au format des pièces justificatives auxquelles l'administration, ou un tiers mandaté à cet effet, pourrait demander accès conformément à l'article 49, § 1er. La numérisation des pièces justificatives des dépenses mises à charge de la subvention se situe dans le prolongement naturel de l'évolution des pratiques administrative, d'archivage et de contrôle. L'introduction de cette attente ne constitue pas un changement radical pour les organisations accréditées, dans la mesure où nombre d'entre elles procédaient déjà de cette manière, en tout ou en partie. En effet, une part significative des dépenses n'est pas réalisée en Belgique, mais à l'étranger, par les représentations locales des organisations accréditées ou par les tiers qui se voient mettre à disposition une partie de la subvention sur base d'une convention conformément à l'article 35, 5°. Dans ce cadre, la gestion documentaire et le transfert des copies des pièces justificatives vers la Belgique, en considérant que les originaux doivent le plus souvent demeurer dans le pays où les dépenses ont été effectuées conformément aux dispositions légales propres à chaque pays, représente une charge logistique importante. Pour alléger ce processus, certaines organisations avaient alors fait le choix de passer à une approche entièrement numérique.

L'adaptation de l'article 35, 1° a donc surtout pour effet de rendre la pratique systématique.

Cette modification résout également les questionnements au niveau de l'administration, pour laquelle il est désormais clair que la numérisation est une pratique non seulement tolérée, ce qui n'était pas univoque par le passé, mais aussi nécessaire. Par ailleurs, cette adaptation doit permettre l'intégration de nouveaux outils numériques et de nouvelles méthodes dans l'approche de contrôle qui est mise en oeuvre par l'administration.

Cette modification va de pair avec l'ajout d'une dérogation par l'article 53, § 3 qui permet à une organisation subventionnée, sur base motivée, de ne pas fournir une pièce justificative numérisée.

Cette dérogation vise : - d'une part, à permettre aux organisations subventionnées dont ce n'était pas encore la pratique régulière d'assurer la transition vers la numérisation, tout en maintenant cette pratique au rang de norme à atteindre ; - d'autre part, à ne pas faire de la numérisation des pièces justificatives un obstacle à la mise en place de partenariats avec des organisations aux pratiques moins digitalisées. Les organisations subventionnées pourront alors inclure dans leurs partenariats un volet visant au renforcement de leurs partenaires sur cet aspect, étant entendu que la numérisation reste un objectif à atteindre ultérieurement.

La seconde modification qu'est le complément de l'article 35, alinéa 1er, 2°, vise à rendre explicite l'application du principe de l'annualité des dépenses dans le cadre de la justification des subventions de la coopération non gouvernementale. Pour qu'une dépense puisse être mise à charge de la subvention, il doit y avoir, dans la majorité des cas, concordance entre l'année justifiée sur laquelle une dépense est mise à charge, et l'année à laquelle la dépense se rapporte effectivement.

De cette manière, il est rendu clair que des dépenses réalisées en année X-1 ou X+1 ne pourront pas être mises à charge de la subvention de l'année X. Cependant, pour certains types de dépenses, comme l'achat de services (gaz, eau, électricité, internet, etc.) ou encore la régularisation de la T.V.A., la période de consommation et d'utilisation du service servira de référence. Ainsi, dans ces cas de figure, le principe d'annualité ne remet pas en question l'imputation de dépenses de l'année X effectuées à la fin de l'année X et imputées sur cette année X sur base de factures datées du début de l'année X+1 car son exécution, sa consommation, ou son utilisation s'effectuent durant l'année X. Article 21 - ajout de l'article 35/1 L'ajout d'un nouvel article 35/1 doit permettre de clarifier les conséquences de constatations opérées lors de l'examen du rapport financier introduit par une organisation, ou lors du contrôle financier de la subvention proprement dit.

Le premier paragraphe stipule que le solde non dépensé d'une tranche de la subvention peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme. De cette manière, il est clair qu'une organisation qui connaîtrait un retard de dépense a l'opportunité de rattraper ce retard jusqu'à la date de fin du programme. Cette disposition est conforme à l'esprit de l'article 32 et de l'état de dépenses qui y est prévu, mais rend ce principe plus explicite. Il est cependant précisé que l'application de ce principe est sans préjudice de l'article 32, § 3, 2°. Cela signifie qu'un solde qui dépasserait les seuils prévus par l'article 32 et qui ne ferait pas l'objet d'un rattrapage suffisant pourrait mener à une réduction définitive et irrévocable du budget du programme et du montant de la subvention.

Le second paragraphe signifie que, lorsque le montant des dépenses imputées à la subvention pour une année donnée dépasse le montant de la subvention versé pour cette même année, l'excédent sera tout de même comptabilisé dans le montant justifié (moins les éventuelles dépenses rejetées). L'excédent de dépenses devra être compensé par les tranches suivantes de la subvention, jusqu'à concurrence du montant total octroyé sur base de l'arrêté ministériel. Si le montant total des dépenses pour l'entièreté du programme dépasse le montant total de la subvention octroyée, alors l'excédent sera automatiquement à charge des fonds propres de l'organisation. Imputer des dépenses à la subvention jusqu'à dépasser le montant de la subvention versé pour cette année signifie également que c'est l'organisation qui sera responsable du préfinancement de l'excédent, sur base de ses fonds propres. Dans le cas où une organisation ferait le choix de préfinancer des dépenses sur base d'un emprunt, la DNS n° 3 de l'annexe 4 relative aux coûts non-subventionnables implique que les intérêts débiteurs éventuels ne pourront pas être mis à charge de la subvention. La prise en compte de montants à compenser (excès de dépense ou solde dit « négatif ») s'intègre dans la logique de programme quinquennal et est le miroir de l'approche conduisant à reporter le solde non utilisé d'une année (retard de dépense ou solde dit « positif ») pour permettre de le mobiliser les années suivantes (dans les limites imposées par l'article 32 de l'AR du 11 septembre 2016).

Le paragraphe 3 vise à rendre explicite les conséquences qu'auraient une dépense qui ne répondrait pas aux conditions cumulatives prévues à l'article 35. Le traitement prévu implique que le solde non dépensé de la subvention mobilisable pour les années ultérieures à la justification, dont est issue la dépense rejetée, sera augmenté à hauteur du montant de la dépense rejetée. Cela signifie concrètement que lorsqu'une dépense est rejetée à l'issue d'un contrôle financier, cela n'implique pas automatiquement ni immédiatement la récupération du montant de cette dépense. L'organisation subventionnée a donc l'opportunité de mobiliser ce montant pour réaliser des dépenses mises à charge de la subvention les années suivantes, jusqu'à la clôture du programme, pour autant que ces dépenses répondent aux conditions cumulatives prévues à l'article 35. Par contre, si la dépense est rejetée lors du contrôle financier de la dernière année et/ou si à l'issue de la mise en oeuvre du programme il reste un solde non dépensé de la subvention, alors ce montant pourra faire l'objet d'une récupération selon la procédure en vigueur.

Article 22 - modifiant l'article 36 La modification de l'article vise à spécifier le contenu attendu pour les conventions de partenariat ou les memorandums of understanding visés à l'article 35. En sachant que tout ce qui concerne les partenariats sera désormais uniquement observé au niveau de l'accréditation, il s'agissait de spécifier ces attentes, autrefois reprises dans le schéma de présentation des programmes de la coopération non gouvernementale. Il est également précisé que lorsque ces attentes ne sont pas applicables aux conventions d'une organisation qui demande l'accréditation celle-ci doit fournir une explication à ce sujet lors de l'examen. L'objectif est d'éviter une application mécanique de ces attentes alors qu'il existe des motifs les rendant non applicables, selon le type de partenariat, les organisations impliquées, l'existence ou l'absence de relations financières, etc. Cette liste est donc davantage une liste de guidances pour l'établissement de conventions de partenariat, plutôt qu'une liste contraignante dont les organisations ne peuvent pas s'écarter.

Article 23 - modifiant l'article 37 Les modifications apportées sont identiques à celles de l'article 35, car elles suivent la même logique. Pour une explication détaillée, il faut se référer à l'explication de l'article 20 de cet arrêté modificatif.

La suppression du terme « comptable » au 1° de l'article 37 vise à clarifier le fait qu'il n'y a pas de différence dans la nature des pièces justificatives citées aux articles 35 et 37 du présent arrêté.

Article 24 - ajout de l'article 37/1 La motivation de l'ajout de l'article 37/1 est identique à celle de l'ajout de l'article 35,/1 car elle suit la même logique. Pour une explication détaillée, il faut se référer à l'explication de l'article 21 de cet arrêté modificatif.

Article 25 - modifiant l'article 44 D'importantes modifications sont opérées à l'article 44, qui introduit le concept de « plan d'évaluation ».

La formulation initiale de l'article 44 était basée sur les recommandations issues de la « Méta-évaluation des programmes des acteurs non gouvernementaux » réalisée par le Service de l'Evaluation spéciale en 2013. L'expérience tirée du cycle de programmation 2017-2021 a cependant montré que l'approche basée sur la différenciation entre évaluations intermédiaires et finales n'était pas optimale et manquait de souplesse. Notamment, cela créait une importante mise en tension des objectifs de redevabilité et d'apprentissage, mais cela mettait aussi des limites aux approches possibles pour réaliser ces évaluations, qui ne tenaient pas suffisamment compte des autres éléments de monitoring existant.

Le changement apporté vise alors à confier davantage de responsabilités aux organisations subventionnées pour déterminer leur approche d'évaluation de manière moins mécanique, tout en tenant mieux compte de leur propre système de suivi, d'évaluation, de redevabilité de d'apprentissage (système MEAL en anglais - Monitoring, Evaluation, Accountability, Learning). Il s'agit de les amener à une véritable réflexion et une véritable planification qui, sur les aspects d'évaluation, prendra la forme d'un « Plan d'évaluation ». Dans ce cadre, le Plan d'évaluation est désormais cité à l'article 18 § 5 comme partie intégrante du programme et de la gestion axée résultat.

La mention d'« évaluation indépendante » est remplacée par « évaluation » tout court, en considérant que la définition reprise initialement à l'article 1er, 18° ne concordait pas avec un standard international : l'indépendance répond davantage à une norme qui fait référence à toutes les dispositions qui sont prises pour éviter que toute forme de pression ou d'influence indue ne soit exercée sur les constats de l'évaluation. D'une part, cela implique qu'une évaluation externe n'est pas une garantie d'indépendance en l'absence de ces dispositions. D'autre part, cela signifie que l'évaluation externe n'est pas la seule manière possible de procéder pour obtenir une évaluation indépendante : elle peut être conduite par tout individu, service ou organisation qui n'est pas partie de la conception et de la mise en oeuvre du programme. Cette adaptation du texte est importante car, selon les choix effectués, cela implique que de multiples approches sont possibles avec des évaluations internes, externes ou mixtes.

Cette modification a vocation à permettre une approche plus flexible dans l'organisation des évaluations : A la fois pour accorder une responsabilité adéquate à l'organisation subventionnée, mais aussi pour tenir compte du système de monitoring de l'organisation, de la réalité du terrain et de la disponibilité d'évaluateurs de qualité.

Il est spécifié que le plan d'évaluation devra décrire la manière dont les évaluations sont complémentaires au système de suivi de l'organisation subventionnée. Cette attente doit permettre de compenser le fait que l'évaluation de l'atteinte de tous les outcomes ne sera plus une obligation automatique. La complémentarité avec le système de suivi de l'organisation vise à : - Démontrer que les informations obtenues via les autres instruments de suivi sont d'une qualité suffisamment élevée pour combler l'absence d'évaluation. - Démontrer comment l'organisation subventionnée peut, par le biais de son système MEAL, apprendre et être suffisamment redevable sur les outcomes non évalués.

Il est identifié plusieurs éléments qui devront former le contenu minimum d'un plan d'évaluation. - La « portée » (Scope en anglais) de l'évaluation, qui se distingue du choix des thèmes/secteurs/pays parce qu'elle peut impliquer un ciblage plus spécifique à l'intérieur d'un outcome. Par exemple : dans le cas où la couverture géographique d'un outcome ne serait pas complète, ou encore dans le cas du ciblage d'un résultat spécifique à l'intérieur d'un outcome. - Il devra être identifié le(s) objectif(s) et l'approche retenue en sachant que des approches variables sont possibles selon qu'on vise la redevabilité, l'apprentissage ou la réorientation. En fonction, il pourrait être choisi d'organiser une évaluation interne, externe ou mixte. - La sélection parmi les critères d'évaluation du CAD de l'OCDE implique que l'organisation subventionnée doit choisir les critères examinés en fonction de ceux qui sont les plus pertinents au regard des objectifs et du timing de l'évaluation. Cette spécification vise à éviter une application mécanique de ces critères.

La motivation sera l'un des éléments cruciaux du Plan d'évaluation car elle devra démontrer et permettre de comprendre en quoi les choix effectués par l'organisation subventionnée sont opportuns et ne portent pas préjudice au suivi, à l'apprentissage et à la redevabilité du programme. Cela implique notamment qu'une attention particulière devra être fournie à motiver l'éventuel choix de ne pas évaluer un outcome. Par ailleurs, la mise en place de la logique de Plan d'évaluation n'exclut pas qu'une organisation puisse faire le choix de maintenir une approche d'évaluation comparable aux cycles précédents, avec une évaluation finale qui apprécierait l'atteinte de tous les outcomes à la fin de l'intervention, et la réalisation d'évaluations intermédiaires.

Il est spécifié que le Ministre approuve les modalités d'élaboration, d'évaluation et de mise en oeuvre des plans d'évaluation sur base d'une proposition formulée par le CCCNG. Cette approche, conforme à l'article 52, § 3 vise à donner la marge de manoeuvre nécessaire pour pouvoir prendre en compte les recommandations issues des processus de réflexion au niveau national ou international concernant la question de l'Evaluation. Il pourra ainsi en être tenu compte de manière adéquate lors de l'identification des modalités d'élaboration, d'évaluation et de mise en oeuvre des plans d'évaluation.

Le budget à prévoir pour le plan d'évaluation et les coûts d'audit correspond à minimum 1% des coûts directs. Bien que les modifications élargissent de fait les coûts qui peuvent être supportés par ce budget, car ne reprenant plus uniquement les évaluations externes, il n'est pas jugé nécessaire d'augmenter cette proportion en considérant qu'il ne s'agit que d'un minimum et que les organisations accréditées sont désormais suffisamment outillées pour déterminer elles-mêmes le budget approprié. Le cycle 2017-2021 et la certification ont conduit l'ensemble des organisations accréditées à une meilleure compréhension des enjeux de l'évaluation, par rapport aux cycles et règlementations antérieures. Une référence absolue s'avère désormais moins cruciale que lors de l'élaboration de l'arrêté initial, sans qu'il soit souhaité de l'abroger pour autant.

Enfin, un paragraphe 4 est ajouté pour spécifier les modalités de transmission des rapports d'évaluation et des réponses managériales.

Ce point est hérité de l'article 45 relatif à la justification morale, mais il a été déplacé en considérant que le timing de réalisation des évaluations et de transmission des rapports ne concordait pas : la justification morale est transmise à échéance fixe, alors que les rapports d'évaluation et les réponses managériales sont transmises progressivement au cours de la mise en oeuvre du programme. Par ailleurs, il est rendu explicite que les évaluations qui sont réalisées après la dernière année du programme voient leur(s) rapport(s) et leur(s) réponse(s) managériale(s) transmis à l'administration au plus tard le 30 juin de l'année suivant la fin du programme. Cela implique la réduction du délai après l'approbation de la réponse managériale ou du délai après la réception de la version finale du rapport d'évaluation. A titre d'exemple, une évaluation d'un programme 2022-2026 réalisée en avril 2027 conformément à la dérogation octroyée par l'article 35 alinéa 2, devra voir son rapport et sa réponse managériale transmis à l'administration au plus tard le 30 juin 2027.

Article 26 - modifiant l'article 45 A l'article 45, plusieurs modifications sont effectuées.

La première modification apportée vise à adapter le timing d'introduction des éléments portant sur l'état d'avancement du programme, afin de le rendre cohérent avec le timing pour l'introduction des éléments de la justification financière prévue à l'article 47. L'uniformisation des délais de rapportage est une forme de simplification administrative pour les différentes parties.

Le remplacement de l'alinéa 1er, 3° répond à son déplacement au niveau de l'article 44, afin d'éviter de créer des confusions entre le timing d'introduction des rapports d'évaluation et des réponses managériales, avec le timing de la justification morale, vu qu'ils ne sont pas identiques.

A propos du changement relatif aux leçons apprises, celui-ci vise à accorder à ces dernières la même base juridique que les scores de performance ou le rapportage IATI. En effet, l'apprentissage est un élément fondamental transparaissant dans l'ensemble de l'arrêté royal, tant au niveau individuel que collectif, comme l'illustrent particulièrement les articles 15, § 3 et 45, § 2, 1° du même arrêté.

Pour autant, les sources de cet apprentissage n'étaient pas suffisamment claires dans le texte initial. La mention de ces leçons apprises comme élément à part entière de la justification annuelle sur l'avancement du programme corrige donc cette situation.

Le remplacement du paragraphe 2 - plus précisément la non conservation du 3° initial est justifiée par son caractère obsolète : - Le formulaire des scores de performance défini par l'administration conformément à l'article 45, § 1er, 2° inclut un espace dédié aux explications à fournir par une organisation accréditée pour expliquer l'exécution de son programme, que cette exécution soit conforme aux prévisions ou qu'elle rencontre des problèmes. Il n'est donc pas nécessaire de disposer d'un rapport spécifique pour permettre à l'administration d'analyser l'origine des problèmes et d'apprécier les mesures correctrices prises, si ces éléments sont déjà expliqués dans les scores de performance. - Lorsqu'un problème est identifié dans un rapport d'évaluation, il est attendu que les mesures correctrices soient décrites dans la réponse managériale pour cette évaluation. A nouveau, il n'est donc pas nécessaire de disposer d'un rapport spécifique.

Par ailleurs, la modification du paragraphe 2 vise à clarifier la nature du rapport moral final. La version initiale de ce paragraphe pouvait laisser penser qu'il s'agissait d'un rapport au contenu bien différent des rapports transmis pendant l'exécution du programme. Il est désormais clair que le contenu est le même, avec pour seule nuance que le rapport moral final portera sur toute la durée programme, et non la seule année faisant l'objet de la justification. En effet, la synthèse des résultats de développement est disponible via la publication IATI ( § 1er, 1° ), les leçons majeures ressortent des leçons apprises ( § 1er, 3° ) et l'analyse des contributions aux CSC est reprise au niveau des Scores de performance ( § 1er, 2° ).

Enfin, le rapport moral final comprendra la démonstration par l'organisation subventionnée du bon respect de l'obligation de transparence envers le grand public, telle qu'établie à l'article 44, § 3. La démonstration vise à confirmer la publication sur les parties tout public d'un site web, et éviter que les rapports d'évaluation et les réponses managériales ne soient publiés que sur des pages à accessibilité limitée.

Article 27 - modifiant l'article 47 Les modifications réalisées à l'article 47 visent à compléter la justification financière pour mieux alimenter l'approche de contrôle.

Cela doit notamment permettre de tenir compte des conclusions et observations des contrôles et audits ayant déjà eu lieu. Dans ce cadre, il s'agit d'identifier les documents pertinents à fournir, lorsqu'ils existent, ainsi que de préciser des attentes complémentaires quant aux missions effectuées par les réviseurs d'entreprise.

Parmi les modifications apportées, il est désormais spécifiquement demandé au réviseur d'entreprise d'intégrer les dépenses les plus à risques dans les échantillons de pièces justificatives qui sont contrôlées (et le cas échéant, les dépenses dans les pays en développement). Le réviseur d'entreprises sera amené à présenter dans son rapport de missions de procédures convenues norme ISRS 4400 son analyse des risques et la liste des dépenses contrôlées sur cette base.

D'autres modifications apportées à l'article 47 visent à intégrer aux missions spécifiques ordonnées par le présent arrêté, des missions qui étaient jusque-là considérées comme facultatives. Il s'agit de missions cohérentes avec celles déjà prestées par les réviseurs d'entreprise, et qui permettent de les compléter utilement pour alimenter l'approche de contrôle tendant vers le single audit.

Désormais : - la vérification que les montants à charge de la subvention correspondent à des pièces justificatives vérifiables sera complétée par la confirmation que ces montants ne comprennent pas de coûts non-subventionnables. A noter que si un réviseur ne s'estime pas en mesure de vérifier certains coûts non-subventionnables, il sera amené à indiquer lesquels dans son rapport. Cette vérification des coûts non subventionnables n'est pas en soi un travail nouveau car les réviseurs étaient amenés à vérifier si les dépenses étaient éligibles et ainsi, qu'elles ne contenaient pas de coûts non subventionnables. Cet ajout rend ce travail de vérification plus explicite, mais il ne devrait donc pas entraîner un travail supplémentaire pour le réviseur d'entreprise ; - l'identification du montant total des revenus complémentaires sera accompagnée par la confirmation de leur traitement adéquat conformément à l'article 31 ; - la confirmation que les dépenses et recettes pour l'apport propre correspondent à des pièces justificatives vérifiables sera complétée par la confirmation du respect des règles relatives à l'origine et à la constitution de l'apport propre, conformément à l'article 30.

Dans le cadre de l'identification de mesures de gestion concernant le risque de double ou de multi-financement, tel que recommandé notamment lors de l'audit FIA de 2018, la transparence a été érigée comme l'une des mesures principales, au travers de la modification de l'article 30. Dans le prolongement de cette modification, l'article 47 est également adapté afin que soient fournis, lors de la remise du rapport financier annuel, les éléments qui permettent d'observer la concrétisation de cette transparence.Ainsi, sont désormais demandés : la liste des sources constituant l'apport propre de l'organisation pour l'année justifiée, ainsi que tout élément permettant de démontrer que l'organisation a assuré la transparence auprès des autres bailleurs publics (le cas échéant), sur la finalité de leurs fonds qui seraient mobilisés à titre de cofinancement. Ce principe n'est pas une nouveauté, car il était déjà repris dans une circulaire ministérielle relative à la justification financière et au contrôle datant de 2017.

Son inscription dans le présent arrêté permet cependant d'affirmer toute son importance et permet également d'assurer sa bonne prise de connaissance.

Le remplacement de la dénomination « Commissaire aux comptes » par « Réviseur d'entreprise membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises », doit permettre de davantage correspondre à la réalité de la répartition des missions entre ces deux rôles. En effet, il doit être noté que « réviseur d'entreprises » est un métier et « commissaire aux comptes » un mandat limité dans le temps. Si un commissaire aux comptes est nécessairement un réviseur d'entreprises, l'inverse n'est pas toujours vrai. Dans le cadre de ces deux rôles, il peut s'agir de la même personne, mais ce n'est pas automatiquement le cas. Dans le cadre du mandat de commissaire, un certain nombre d'activités et de documents sont réalisés et dans le cadre du métier de réviseur d'entreprises, d'autres activités et documents sont réalisés. Les adaptations apportées permettent dès lors une distinction correcte entre ces deux rôles.

De plus, les autres modifications apportées au paragraphe 1er visent à préciser les attentes ou à compléter les éléments attendus dans le cadre de la justification financière, de manière à améliorer la capacité de l'administration à effectuer sa mission de contrôle. En particulier, il s'agit pour les organisations subventionnées de fournir en annexe de leur justification financière les différentes lettres et différents rapports des réviseurs d'entreprise ou de Commissaire aux comptes (qui sont des éléments qui existent indépendamment du cadre d'octroi de subvention) afin de permettre la prise en compte systématique de leurs orientations, observations et conclusions lors de la définition de l'orientation du contrôle financier organisé par l'administration.

Par ailleurs, le 7° est complété de manière à préciser certaines attentes de bases relatives à un listing de dépenses, pour permettre de faire plus aisément le lien avec le budget prévisionnel et l'exécution budgétaire. Cette précision est de nature à simplifier le travail de contrôle de l'administration sans bouleverser la manière dont une organisation subventionnée organise sa comptabilité.

L'ajout des 8° et 9° concernant la transmission des lettres de mission du Commissaire aux comptes et du réviseur d'entreprise vise à encadrer et rendre systématique une pratique déjà effective. Comme les autres éléments définis à l'article 47, ces lettres de mission permettent d'alimenter l'approche de contrôle qui est mise en oeuvre par l'administration en lui permettant de s'informer des audits déjà réalisés. La bonne connaissance des missions dévolues au Commissaire et au réviseur permettra d'améliorer l'orientation du contrôle de l'administration. Le point 10° implique que le rapport du réviseur produit dans le cadre de sa mission définie au point 9° soit ensuite transmis à l'administration, pour qu'il puisse en être pris connaissance.

L'ajout des 11° et 12° vise également à alimenter l'approche de contrôle mise en oeuvre par l'administration, en lui permettant de davantage tenir compte des observations réalisées dans le cadre d'autres niveaux de contrôle. La lettre d'affirmation permet ainsi de prendre connaissance d'explications sur la situation de l'organisation, fournies au Réviseur d'entreprises. Par ailleurs, la communication écrite du Commissaire aux comptes qui est adressée aux instances dirigeantes de l'organisation subventionnée, lorsqu'elle existe, permettrait de prendre connaissance d'éventuels constats, recommandations ou observations relevés lors de l'audit mais que le Commissaire n'a pas repris dans son rapport d'audit, ou encore l'identification de faiblesses du contrôle interne de l'organisation subventionnée. Les éventuelles informations confidentielles seront traitées par l'administration conformément au Règlement général sur la protection des données, ce qui implique que l'accès à celles-ci sera circonscrit au strict nécessaire, et que leur conservation n'excèdera pas la durée de la réalisation du contrôle financier.

L'ajout d'un nouveau paragraphe 4 veut rendre explicite le fait qu'une organisation accréditée ne peut pas corriger les données reprises dans une justification financière remise à l'administration, en particulier lorsque la justification concernée a déjà fait l'objet d'un contrôle conformément à l'article 49, § 1er et en considérant que la justification financière a également fait l'objet d'une validation par le réviseur d'entreprise préalablement à sa transmission à l'administration. Sachant que chaque justification financière inclut les données pour l'année consolidées avec les données des années précédentes, cette limitation a pour objectif de cadrer les risques d'altération, qui pourraient avoir des conséquences sur le contrôle financier des subventions, voire sur l'ensemble de la chaîne de contrôle.

Il y a cependant une exception à cette règle : le cas où une organisation souhaiterait modifier la répartition des dépenses totales annuelles entre la subvention et l'apport propre. A titre d'exemple, ce cas de figure pourrait se présenter lorsqu'une organisation constate qu'elle disposait d'une capacité à fournir un apport propre supérieur à celui mobilisé et justifié dans le rapport d'une année X, alors que sa capacité à fournir un apport propre en année X+1 est inférieur à ses prévisions. Pouvoir revoir l'imputation du total des dépenses entre subvention et apport propre permettrait alors de rééquilibrer les comptes, d'assurer le respect de l'obligation de fournir 20% d'apport propre sur la totalité du programme, et de répondre aux fluctuations du contexte qui s'écartent des planifications. Toutefois, de telles corrections ne seraient possibles qu'à la condition de disposer de l'accord préalable de l'administration. Cela doit permettre d'assurer suffisamment de transparence sur ces changements et leurs motifs, mais aussi cela doit permettre à l'administration de prendre les éventuelles mesures nécessaires pour que ces changements n'interfèrent pas avec les contrôles financiers.

Article 28 - modifiant l'article 49 Le remplacement du paragraphe 1er comprend trois modifications.

La première est une correction de la terminologie utilisée, afin qu'il soit clair que le « contrôle » opéré est un « contrôle financier » au sens de l'article 1er, 24° et qui cible les aspects financiers, plus spécifiquement que ce qui est attendu par les articles 121 et 122 de la loi du 22 mai 2003Documents pertinents retrouvés type loi prom. 22/05/2003 pub. 03/07/2003 numac 2003003367 source service public federal budget et controle de la gestion et service public federal finances Loi portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral fermer portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral qui ont une portée plus large. Le terme « contrôle du rapport financier » n'était pas suffisamment explicite sur ce qu'il recouvrait ou sur ce qu'il excluait.

La seconde modification concerne le délai initial de « 24 mois du dépôt de ce rapport » pour procéder au contrôle financier, qui est supprimé. L'expérience a démontré que le délai présenté pour le « contrôle du rapport financier » était source de confusion, allant jusqu'à potentiellement restreindre les devoirs de contrôle de l'administration, sachant qu'un délai de 24 mois était insuffisant pour permettre à cette dernière d'effectuer sa mission dans des conditions raisonnables. Selon la compréhension du « contrôle du rapport financier », un tel timing était d'ailleurs jugé contradictoire avec l'article 50 initial de l'arrêté royal du 11 septembre 2016, qui stipulait que pour répondre aux besoins du contrôle, les pièces justificatives des dépenses à charge de la subvention étaient « tenues à la disposition de l'administration pendant quatre ans après la fin du programme ». La modification du paragraphe 1er permet donc de rétablir la clarté sur la nature du contrôle. Bien que le timing du contrôle ne soit plus spécifié, il est évident qu'il est de l'intérêt de toutes les parties, et particulièrement de l'administration, de réaliser ce contrôle dans les meilleurs délais. Une grande partie des modifications envisagées au niveau du contrôle financier vise à alimenter une approche de contrôle qui permette de mieux tenir compte des éléments existants ou du développement de nouveaux outils, afin de simplifier, d'améliorer et d'accélérer le contrôle financier, de le rendre plus efficace et plus pertinent.

Le remplacement du paragraphe 2 vise à clarifier la marge de manoeuvre dont dispose l'administration pour commanditer des évaluations externes, mais également des audits dans le cadre de l'utilisation des subventions de la coopération non gouvernementale. Elle doit notamment permettre à l'administration de disposer des moyens nécessaires pour donner les suites adéquates en cas de suspicion de fraude ou de violation de la charte d'intégrité visée à l'article 15/1 de la Loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant des dispositions diverses en matière de santé type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la coopération belge au développement, telle que modifiée par la loi du 20 juillet 2020. Dans ce cadre, la temporalité (à tout moment), la capacité d'initiative et la localisation (au siège ou sur le terrain) sont désormais rendues explicites. La suppression de la mention « internes » doit également permettre de clarifier que les audits et évaluations pourront porter tant sur l'organisation subventionnée que sur ses partenaires sur le terrain qui réalisent des dépenses imputées à la subvention conformément à l'article 35, 5° . Ce dernier point permettra d'encadrer une disposition ancienne attendue dans les conventions et qui prévoyait que l'administration belge ou son représentant pouvait à tout moment procéder à un contrôle financier de la subvention octroyée.

Au paragraphe 3, la mention relative au timing de la communication de la décision est supprimée car celle-ci ne correspondait pas à la réalité du processus administratif que représente un contrôle et l'entérinement de ses conclusions par les différents départements compétents de l'administration. En particulier, pour des programmes quinquennaux qui pourraient faire l'objet de plusieurs contrôles de l'utilisation de la subvention, la finalisation d'un contrôle au cours du programme ne coïncide pas avec la remise d'une décision. Celle-ci n'aura lieu qu'avec la clôture du processus de suivi et de contrôle après la fin du programme, et elle tiendra alors compte des conclusions de tous les contrôles portés sur le programme concerné. En outre, la décision pourra potentiellement amener à notifier l'existence d'un montant à rembourser par l'organisation subventionnée, ce qui ne peut être réalisé qu'à l'issue de la mise en oeuvre du programme. La décision est donc le fruit d'un processus de longue haleine qui ne peut pas être lié à un délai aussi précis. En outre, la suppression de la mention « finale » dans ce paragraphe 3 vise à clarifier le fait que la décision du directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale ne représente pas le point final du processus. En effet, cette décision doit encore être confirmée par les services de contrôle interne du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieure et Coopération au Développement, et ce n'est qu'à ce moment que cette décision sera réellement finale.

Article 29 - modifiant l'article 50 La modification de l'article 50 révise les attentes en matière de conservation et de mise à disposition des pièces justificatives dans le cadre de la coopération non gouvernementale, afin de les harmoniser avec les exigences reprises à l'article III.86 du Code de droit économique du 28 février 2013. La volonté initiale dans l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale était explicitement de prévoir un allongement de deux ans par rapport aux obligations légales des ASBL, en vue de répondre aux besoins du contrôle. En pratique, il est cependant apparu que cette différence de timing était source de complexité et de confusion pour les organisations subventionnées, en particulier pour la gestion des pièces justificatives des premières années d'un programme. La révision du délai indiqué à l'article 50 apporte donc une simplification grâce à une référence unique et harmonisée avec les autres normes en vigueur. L'ambition est également d'apporter une autre simplification en clarifiant la nature et la forme des pièces justificatives qui devront être conservées par les organisations. A cette fin, il est délégué au Ministre la responsabilité de les déterminer, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3.

Article 30 - modifiant l'article 52 La correction de la numérotation du second paragraphe 3 en paragraphe 4 doit prévenir toute confusion lorsqu'il est fait référence à l'article 52, § 3 dans le cadre des modifications des articles 13, 36 et 44.

Article 31 - modifiant l'article 53 Comme indiqué dans l'explication de la modification de l'article 35, l'ajout d'une dérogation à la numérisation des pièces justificatives vise à permettre aux organisations subventionnées d'effectuer la transition à l'issue de la publication du présent arrêté, et à assurer que cette attente ne crée pas d'obstacle à l'établissement de nouveaux partenariats avec des organisations aux pratiques moins digitalisées.

Elle permettra éventuellement de prendre en compte les cas de figure où la numérisation des pièces justificatives n'est pas opportune. Dans sa motivation, l'organisation subventionnée pourra donc présenter les raisons d'une absence de numérisation de pièces justificatives et, le cas échéant, son plan pour répondre à cette situation à terme.

Article 32 - modifiant l'annexe 1 Les modifications opérées au niveau de l'annexe 1resont de natures diverses : - Les modifications consécutives à l'adaptation de l'article 2 : d'une part, la suppression des domaines de gestion des processus et de gestion du personnel qui implique de supprimer les descriptions qui les concernent, et d'autre part, l'ajout du domaine de l'Intégrité qui nécessite d'introduire une nouvelle description ainsi que des critères qui seront utilisés pour l'analyse de la capacité de gestion. - Les modifications apportées à des domaines existants, qui ont pour objectif de recentrer les descriptions de ces domaines et les critères pour leur analyse, afin de les rendre plus pertinents. C'est notamment le cas de la politique des partenariats qui est revue afin de mettre davantage l'accent sur l'universalité, qui va de pair avec l'agenda 2030. Il s'agit de mettre en place de relations équilibrées, avec des apports mutuels et permettant l'implémentation d'agenda commun.C'est également le cas du domaine de la Transparence, dont la description et les critères sont reformulés de manière à véritablement cibler la transparence à travers une information accessible, actualisée et fiable, et non d'observer la stratégie générale de communication d'une organisation. - Les modifications ciblées visant à préciser l'objet d'un domaine de gestion et à en simplifier l'analyse. C'est le cas du domaine de la Gestion des Risques, pour lequel les références à la gestion des risques dans le cadre de la « réalisation des activités » ou des « interventions » sont supprimées. Avec ces modifications, il s'agit d'apporter une forme de simplification en assurant la bonne articulation des différents niveaux (périmètres) de gestion de risque qui font partie de la chaîne de contrôle permettant d'assurer la bonne destination des subventions. Dans ce cadre, l'accréditation ciblera spécifiquement les risques organisationnels et les risques financiers, alors que les risques liés aux interventions et aux contextes seront examinés au niveau des Cadres Stratégiques Communs (risques stratégiques et contextuels) et des Programmes (risques opérationnels et spécifiques aux programmes). L'importance de la gestion des risques n'est donc pas diminuée, mais elle est mieux articulée par rapport aux différents moments d'examens.

Article 33 - modifiant l'annexe 2 Deux modifications sont apportées à l'annexe 2.

La première est une légère reformulation qui vise à clarifier les éléments qui font l'objet de la comparaison, à savoir la part des subventions des pouvoirs publics fédéraux belges face à la part des subventions issues de toute autre autorité publique. Sont ainsi clairement exclus les subsides qui ne seraient pas issus de sources publiques, et qui ne sont donc pas d'une complexité comparable à celle venant de l'utilisation et de la justification de deniers publics. Par ailleurs, afin d'éviter que les organisations qui ne disposent pas de subventions de la Coopération belge au Développement depuis une période prolongée, combiné à des faibles subventions publiques, ne soient pas jugées excessivement complexes de manière disproportionnée, il est ajouté un cadre. Dans ce cas, elles se verront jugées avec le niveau de complexité le plus bas pour ce qui concerne la dispersion des donneurs d'ordre.

La seconde revient à fusionner les paramètres 6. a) et 6. b) en considérant que la répartition géographique des moyens humains n'est pas déterminante dans la complexité de l'organisation et qu'il y a plus de sens à observer le volume total de l'emploi de l'organisation par rapport à son chiffre d'affaires.

Article 34 - modifiant l'annexe 3 La majeure partie des modifications réalisées au niveau de l'annexe 3 visent à apporter de la simplification par la rationalisation.

L'expérience des cycles d'accréditation précédents a permis de constater qu'une liste trop précise des sources d'information était à l'origine d'une importante charge administrative pour les organisations sollicitant une accréditation, aboutissant notamment à la création artificielle de documents lorsque les organisations ne disposaient pas d'éléments correspondant à une appellation spécifique.

De plus, il est apparu que les documents nécessaires et pertinents ne sont pas tous identifiables à l'avance quand ils ne répondent pas à un standard reconnu. La modification a donc pour objectif de rationnaliser la liste des documents « standardisés » pour ne conserver que les plus pertinents, tout en introduisant la possibilité pour une organisation qui sollicite une accréditation de fournir toutes indications ou tous documents qu'elle jugerait utile comme source d'information et pour démontrer ses capacités de gestion.

L'adaptation de la liste doit également permettre de cibler les outils existant au sein d'une organisation, qui permettent de véritablement illustrer sa capacité de gestion plutôt que de se limiter à une politique décrite et formalisée. C'est particulièrement le cas pour le domaine de la Gestion des Risques pour lequel les outils sont plus éloquents sur les capacités de l'organisation qui sollicite une accréditation, que tout document narratif exposant la politique suivie. Enfin, les attentes relatives aux sources d'information pour les domaines de gestion qui ont été supprimés sont retirées, et les attentes relatives au domaine de l'Intégrité sont précisées.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, La Ministre de la Coopération au Développement, C. GENNEZ 10 MARS 2024. - Arrêté royal du 10 mars 2024 modifiant l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la Constitution, l'article 108 ;

Vu la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 29/03/2013 numac 2013024113 source service public federal sante publique, securite de la chaine alimentaire et environnement Loi portant des dispositions diverses en matière de santé type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement, les articles 26, § 7, alinéa 4 et 27, § 4, alinéa 2, remplacés par la loi du 16 juin 2016 ;

Vu l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 13 décembre 2023 ;

Vu l'accord de la secrétaire d'Etat au budget, donné le 15 février 2024 ;

Vu la demande d'avis adressée au Conseil d'Etat le 15 février 2024 en application de l'article 84, § 1er, 2° des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Vu l'avis n° 75.653/4 du Conseil d'Etat donné le 19 février 2024 en application de l'article 84, § 5 des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition de la Ministre de la Coopération au Développement, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Dans l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale, les modifications suivantes sont apportées : 1° dans les articles 23, § 2 et 32, § 2, alinéa 1er, 3° et § 3, alinéa 1er, 1°, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, de la version francophone, les mots « le subside » sont chaque fois remplacés par les mots « la subvention » ;2° dans l'article 31, § 1, 1°, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, et dans l'annexe 2 de la version francophone, le mot « subsides » est chaque fois remplacé par le mot « subventions » ;3° dans les articles 35, alinéa 1er, 6° et 37, 4°, remplacés par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, de la version francophone du même arrêté les mots « coût non-subsidiable » sont chaque fois remplacés par les mots « coût non-subventionnable » ;4° dans les articles 35, alinéa 1er, 6, 37, 4°, remplacés par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, et dans l'annexe 4 de la version francophone, les mots « coûts non-subsidiables » sont chaque fois remplacés par les mots « coûts non-subventionnables » ;5° dans l'annexe 2 de la version francophone, les mots « subsides reçus » sont chaque fois remplacés par les mots « subventions reçues » ;6° dans l'annexe 4 de la version francophone, le mot « subsidiée » est remplacé par le mot « subventionnée ».

Art. 2.Dans l'article 1er du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : a) le 3° est remplacé par ce qui suit : « 3° « partenaire » : une association représentative de la société civile, une institution d'intérêt public ou une autorité publique, liée par une convention de partenariat ou un memorandum of understanding à une organisation accréditée.» ; b) le 18° est supprimé ;c) l'article est complété par les 24° et 25° rédigés comme suit : « 24° « le contrôle financier » : le contrôle réalisé par l'administration, ou un tiers mandaté à cet effet, portant sur les aspects financiers des programmes, notamment le contenu des rapports financiers et des états financiers ou des listings de dépenses.Il observe également la régularité des pièces justificatives, leur caractère correct et complet, ainsi que le respect des règles de marchés publics, dans les limites fixées par les cadres légaux d'application ; 25° « collaboration » : relation entre deux organisations ou plus, quelle que soit leur situation géographique, concourant à l'atteinte d'un ou plusieurs objectifs au sein d'un programme.L'organisation qui collabore avec une organisation accréditée, et à qui une partie du budget est mis à disposition dans le cadre du programme quinquennal, lui est associée par une convention de collaboration ou un memorandum of understanding. ».

Art. 3.L'article 2 du même arrêté, est remplacé par ce qui suit : «

Art. 2.§ 1er. Dispose d'un système performant de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 2, 5° de la loi, l'organisation qui démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité.

La capacité de gestion est examinée à partir des critères suivants, regroupés en huit domaines qui sont décrits dans l'annexe 1re: 1° la gestion financière : la qualité des outils de gestion, la capacité à faire face à ses engagements financiers ;2° la gestion stratégique : le processus d'élaboration de la stratégie, le processus de planification stratégique, le suivi et pilotage de la stratégie ;3° l'intégrité : la formalisation d'une politique d'intégrité, la mise en oeuvre de la politique d'intégrité ;4° la gestion axée résultats : la qualité de la politique de gestion axée résultats, la maîtrise du processus de suivi-évaluation, la capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion axée résultats ;5° la politique des partenariats : la description de la politique de partenariat, la formalisation des partenariats ;6° la prise en compte de thèmes transversaux : thèmes du genre et de l'environnement ;7° la gestion des risques : la couverture de la gestion des risques de l'organisation, la maîtrise des risques ;8° la transparence : la formalisation d'une stratégie de transparence pour de l'information accessible, d'actualité et fiable. La capacité de gestion est déterminée par un score de gestion calculé sur base des domaines et critères repris à l'annexe 1. Le score de gestion est la moyenne arithmétique des scores de chaque domaine et critère. § 2. Le niveau de complexité de l'organisation est déterminé à partir des paramètres suivants, qui sont décrits dans l'annexe 2 : 1° la taille de l'organisation;2° la dispersion géographique;3° la dispersion thématique;4° la diversité des partenaires;5° la dispersion des donneurs d'ordre;6° le volume des moyens humains. Le score de complexité est la moyenne arithmétique des scores de chaque paramètre. Chaque paramètre est étalonné par l'administration sur base des données reprises dans les demandes d'accréditation des organisations soumissionnaires. § 3. Il existe une relation linéaire entre le niveau de complexité d'une organisation et sa capacité de gestion.

Une organisation démontre l'adéquation de sa capacité de gestion à son niveau de complexité sur base d'un étalonnage qui est approuvé par le Ministre dans le courant du deuxième trimestre de l'année suivant l'introduction de la demande d'accréditation, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. § 4. Pour le domaine de la gestion financière, la capacité à faire face à ses engagements financiers est notamment illustrée par un ratio de liquidité supérieur ou égal à 0,85 et un ratio de solvabilité supérieur à 0. Lorsque l'un de ces deux ratios n'est pas atteint, et qu'il n'est pas démontré par l'organisation que cette situation répond à une stratégie délibérée et maitrisée, alors il est considéré que les capacités de gestion financière sont insuffisantes et que l'organisation ne dispose pas d'un système performant de maîtrise de l'organisation au sens de l'article 26, § 1er, 5° de la loi.

Le ratio de liquidité est calculé sur base du rapport entre, d'une part, les créances à 1 an au plus, les placements de trésorerie et valeurs disponibles, ainsi que la régularisation d'actifs, et, d'autre part, les dettes à court terme ainsi que la régularisation du passif.

Le ratio est calculé sur base d'une moyenne arithmétique des 5 exercices les plus récents au moment de la réalisation de l'examen du système de maîtrise de l'organisation.

Le ratio de solvabilité est calculé sur base du rapport entre les capitaux propres et le total du passif de l'organisation. Le ratio est calculé sur base d'une moyenne arithmétique des 5 exercices les plus récents au moment de la réalisation de l'examen du système de maîtrise de l'organisation. ».

Art. 4.Dans l'article 3 du même arrêté, les paragraphes 3 et 4 sont remplacés par ce qui suit : « § 3. Dispose de l'assise sociétale démontrable en Belgique visée à l'article 26, § 2, 5° de la loi, l'organisation qui répond à au moins cinq des indicateurs suivants : 1° au cours des trois ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a établi des conventions de collaboration relatives à des enjeux internationaux et du développement avec au moins cinq institutions, autorités ou associations en Belgique, en appui à la réalisation de son plan stratégique tel que visé à l'article 5, 1° ;2° au moment de la demande d'accréditation et depuis au moins trois ans, l'organisation est membre actif d'au moins deux réseaux nationaux spécialisés dans les thématiques relatives aux enjeux internationaux et du développement ;3° au moment de la demande d'accréditation, ses organes de décision comprennent au moins deux organisations de la société civile accréditées au sens de l'article 26, § 2 de la loi ou organisations représentatives des travailleurs telles que reconnues par la loi du 29 mai 1952 relative au Conseil national du Travail ainsi que par la loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives de travail et les commissions paritaires ;4° au cours des cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a disposé régulièrement de personnes qui ont donné bénévolement de leur temps pour la mise en oeuvre de ses activités et la réalisation de sa mission ;5° au cours des cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a compté régulièrement sur le concours et le soutien de personnes pour ses activités ; 6° pendant les cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a récolté des fonds en Belgique à concurrence d'au moins 14.000 euros par an en moyenne ; 7° au moment de la demande d'accréditation, l'organisation est signataire du Code éthique de l'asbl Récolte de fonds Ethique ;8° En moyenne pendant les cinq ans précédant la demande d'accréditation, l'organisation a consacré minimum 3% de ses dépenses globales en Belgique, au renforcement des connaissances, aux changements de valeurs et de comportements, et à la prise de conscience des citoyens, des institutions et autorités publiques et des entreprises sur les enjeux internationaux et du développement. Lorsqu'une organisation est structurellement ancrée dans une organisation institutionnelle plus grande de droit belge, la démonstration de l'assise sociétale peut être opérée au niveau de cette organisation institutionnelle plus grande. § 4. Est considérée autonome comme prévu à l'article 26, § 2, 6° de la loi, l'organisation dont aucun membre du conseil d'administration ou de l'organe de direction est membre de : 1° du personnel du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;2° du personnel ou du conseil d'administration de Enabel;3° du personnel ou du conseil d'administration de la Société belge d'investissements pour les pays en développement;4° de la cellule stratégique du ministre.»

Art. 5.Dans l'article 5 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : a) au 1°, a), les mots « sa politique de ressources humaines » sont remplacés par les mots « la description de la manière dont ses ressources humaines sont mobilisées dans le cadre de la mise en oeuvre du plan stratégique » ;b) le 1°, a) est complété par la phrase suivante : « Lorsqu'une organisation est structurellement ancrée dans une organisation institutionnelle plus grande de droit belge, il peut être fait référence à des documents ou sources d'information issus de cette organisation institutionnelle plus grande.» ; c) l'article est complété par le 4° rédigé comme suit : « 4° Tout document utile comme source d'information au cours de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 26, § 1er, alinéa 2, 4° de la loi.».

Art. 6.L'article 8 du même arrêté est complété par un nouvel alinéa rédigé comme suit : « Lorsque l'organisation qui sollicite une accréditation est une organisation qui est structurellement ancrée dans une organisation institutionnelle plus grande, les documents et les sources d'information visées à l'alinéa 1er peuvent être ceux de cette organisation institutionnelle plus grande. ».

Art. 7.Dans l'article 9 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : a) dans le paragraphe 3, alinéa 3, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, les mots « sur base d'une expertise externe.» sont remplacés par les mots « avec l'appui d'une expertise externe. » ; b) sont insérés les paragraphes 3/1 et 3/2 rédigés comme suit : « § 3/1.Lors de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, il peut être tenu compte de l'obtention par l'organisation concernée d'autres certificats ou labels de qualité, en vue d'octroyer une dispense d'une partie de l'examen, aux conditions cumulatives suivantes : 1° Pour chaque domaine de gestion pour lequel une dispense est sollicitée, il est démontré l'existence d'une équivalence entre les attentes de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, et celles du certificat ou label de qualité que l'organisation a obtenu et souhaite valoriser ;2° Lorsque la durée de validité du certificat ou label de qualité est inférieure ou égale à 3 ans, celui-ci a été obtenu depuis moins de 2 ans au moment de la demande d'accréditation. Les certificats ou labels de qualité qu'une organisation peut prétendre valoriser dans le cadre de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2 appartiennent à la liste suivante : 1° certificat ECHO « partenariat ACP » ou « partenariat programmatique » pour les cycles 2021-2027 et 2028-2035 ;2° certification ISO 9000 et ISO 9001 « Management de qualité » ;3° certificat « Recognised by EFQM », ou équivalent, 3 étoiles ou plus ;4° ou un autre certificat équivalent. Lorsqu'une dispense est octroyée, elle ne recouvre que le domaine de gestion pour lequel l'équivalence a été démontrée.

Il ne peut pas être obtenu de dispense pour le domaine de la gestion financière, et celui-ci doit toujours faire l'objet de l'examen visé à l'article 2.

L'organisation qui bénéficie d'une dispense d'examen pour un ou plusieurs domaines de gestion s'engage à mettre tout en oeuvre pour renouveler l'obtention du certificat ou du label de qualité justifiant la dispense, pendant toute la durée de validité de l'accréditation. En cas de non renouvellement du certificat ou du label de qualité, l'organisation s'expose à un réexamen de la performance du système de maîtrise de l'organisation tel que visé à l'article 10, § 1er.

Le Ministre détermine le calendrier d'introduction des demandes de dispense, ainsi que les modalités de leur motivation et de leur obtention, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. § 3/2. Lors de l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, il peut être tenu compte de l'obtention par l'organisation concernée d'une certification octroyée par le service Evaluation spéciale conformément à l'article 2/1, 2° de l'arrêté royal 25 février 2010 portant création d'un service Evaluation spéciale de la Coopération internationale dans les 8 ans précédant la demande d'accréditation.

L'organisation qui dispose de cette certification peut obtenir une dispense de l'examen du domaine de gestion axée résultats sous réserve que les conclusions de la certification soient actualisées à l'occasion d'un dialogue institutionnel tel que prévu à l'article 11.

Le cas échéant, ce point de discussion est abordé dans un dialogue institutionnel prenant place dans l'année du dépôt de la demande d'accréditation ou au plus tard dans le premier semestre de l'année suivant le dépôt de la demande d'accréditation.

Le Ministre détermine les critères et modalités permettant d'observer si, en dialogue institutionnel, une organisation a tenu compte des conclusions de la certification, sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. » ; c) l'article est complété par les paragraphes 6 et 7, rédigé comme suit : « § 6.Lorsque plusieurs organisations de la société civile fusionnent, l'organisation qui est issue de cette fusion hérite automatiquement de l'accréditation en tant qu'organisation de la société civile, à la condition que chacune des organisations qui fusionnent se soient vu octroyer cette accréditation conformément à l'article 9, § 5. Lorsqu'une ou plusieurs des organisations qui fusionnent ne disposent pas d'une accréditation en tant qu'organisation de la société civile, l'organisation fusionnée s'expose à un réexamen de la performance du système de maîtrise de l'organisation tel que visé à l'article 10, § 1er. ; § 7. En cas de fusion d'organisations accréditées en tant qu'organisation de la société civile en cours de programme, l'organisation issue de la fusion hérite des droits et obligations des organisations fusionnées conformément à l'article 13:1, § 2 Code des sociétés et des associations. Cela inclut les obligations issues de l'octroi d'une subvention pour la mise en oeuvre d'un programme. Le cas échéant, l'arrêté de subvention fera l'objet d'une modification afin de se référer à l'organisation issue de la fusion.

Par dérogation à l'article 20, § 1er l'organisation accréditée en tant qu'organisation de la société civile qui est issue d'une fusion peut disposer de plus d'un programme si ceux-ci sont déjà en cours de mise en oeuvre au moment de la fusion, et ce jusqu'à la clôture du cycle de programmation concerné par ces programmes. ».

Art. 8.L'article 13 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 13.Chaque CSC contient les éléments suivants : 1° une analyse de contexte détaillée, focalisée sur le rôle des partenaires des organisations accréditées, l'identification des risques majeurs et avec une attention aux thèmes transversaux visés à l'article 11, § 2 de la loi ;2° la présentation des cibles stratégiques visées par les organisations accréditées dans le pays ou dans le thème du CSC et la justification de leur pertinence au développement ;3° par cible stratégique retenue, l'identification et la présentation des différentes approches des organisations concernées ;4° par cible stratégique retenue, l'identification des organisations accréditées qui contribuent, si pertinent, ensemble, en synergie et en complémentarité, ainsi qu'avec leurs partenaires, à sa réalisation ; Dans les pays partenaires, les organisations accréditées participantes explorent les synergies et les complémentarités avec la coopération gouvernementale.

Dans les pays couverts par des CSC où les organisations accréditées interviennent dans le cadre d'un financement de l'aide humanitaire belge, les organisations accréditées participantes explorent les synergies et les complémentarités avec ces interventions, en vue d'une approche nexus entre l'aide humanitaire et la coopération au développement. 5° la formulation des questions d'apprentissage qui donnent forme au processus d'apprentissage sur toute la durée du CSC ;6° une description de la manière dont le CSC a été élaboré, et en particulier les éléments permettant de constater la participation des organisations accréditées et de leurs partenaires. Le Ministre approuve les modalités d'élaboration des CSC sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. ».

Art. 9.Dans l'article 14 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° au paragraphe 1, les mots « avant le 1er mars de l'année qui précède son entrée en vigueur » sont remplacés par les mots « avant le 15 décembre de la deuxième année qui précède son entrée en vigueur » ;2° au paragraphe 2, les mots « endéans les six semaines » sont remplacés par les mots « endéans les huit semaines » ;3° au paragraphe 2, 4°, le mot « locaux » est supprimé.4° au paragraphe 2, le 5° est remplacé par ce qui suit « 5° l'opportunité des questions d'apprentissage.».

Art. 10.Dans l'article 15 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° au paragraphe 1er, le mot « locaux » est supprimé ;2° Le paragraphe 3, modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est remplacé par ce qui suit : « § 3.L'administration organise un dialogue stratégique avec les organisations concernées par un CSC, dont la finalité est d'observer l'évolution des cibles stratégiques et de relever la plus-value des organisations accréditées dans le cadre de ce CSC. Le dialogue stratégique porte au minimum sur le suivi de l'évolution du CSC et des apprentissages collectifs tirés de son opérationnalisation au sein des programmes en cours, sur l'approche nexus entre l'aide humanitaire et la coopération au développement, le cas échéant, ainsi que sur le parcours d'amélioration tel que prévu à l'article 14, § 4, alinéa 3, le cas échéant.

Le dialogue stratégique est organisé au moins 3 années sur 5, ainsi qu'à la demande de l'organisation référente ou de l'administration, avec un maximum de 5 fois pour la durée de validité du CSC. L'organisation accréditée qui intervient dans un pays couvert par un CSC dans le cadre d'un financement de l'aide humanitaire belge est invitée au dialogue stratégique.

Pour alimenter ce dialogue, l'administration et l'organisation référente échangent les points d'attention spécifiques qu'elles souhaitent aborder.

L'organisation référente transmet un document synthétisant toutes les informations utiles à cette fin.

L'organisation dont une partie du programme est couverte par un CSC doit participer au dialogue stratégique lié à ce CSC. Sauf cas de force majeure, cette partie du programme de l'organisation qui ne participe pas à deux dialogues stratégiques consécutifs ne s'inscrit plus dans le CSC et son budget ne contribue plus à la concentration visée à l'article 27, § 2, alinéa 3, 8° de la loi. ».

Art. 11.Dans l'article 18 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le paragraphe 4, modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est remplacé par ce qui suit : « § 4.Un programme est pertinent, cohérent, efficace, durable et génère un impact, tels que définis par le Comité d'Aide au Développement de l'Organisation de Coopération et de Développement Economiques. Il inclut des synergies de qualité, et tire les leçons des interventions antérieures et, le cas échéant, des apprentissages collectifs. » ; 2° le paragraphe 5 est complété par le 6° rédigé comme suit : « 6° un plan d'évaluation conforme à l'article 44.».

Art. 12.Dans l'article 20 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° les paragraphes 4 et 5 sont remplacés par ce qui suit : « § 4.La demande comprend également le rôle des partenaires dans le programme et la liste des partenaires connus au moment de la demande, par pays. § 5. La demande comprend également la liste des organisations accréditées ou non, connues au moment de la demande, avec lesquelles une collaboration a été mise en place dans le cadre du programme. ». 2° L'article est complété par le paragraphe 6 rédigé comme suit : « § 6.Le Ministre approuve les modalités d'élaboration des programmes sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. ».

Art. 13.L'article 22 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 22.§ 1er. La demande de subvention d'un programme est introduite par envoi recommandé ou par voie électronique auprès de l'administration au plus tard le 15 juin de l'année qui précède l'année du début du cycle de programmation.

La demande groupée de subvention est introduite par envoi recommandé ou par voie électronique auprès de l'administration au plus tard le 15 septembre de l'année qui précède l'année du début du cycle de programmation. § 2. L'administration communique son avis provisoire sur le programme, assorti d'un budget sous réserve, au plus tard le 1er novembre de l'année qui précède l'année du début du programme à l'organisation ou aux organisations demandeuses.

Ces dernières remettent à l'administration leurs remarques avant le 21 novembre de la même année au plus tard.

L'avis définitif intègre ces remarques ou les reprend comme points de désaccord. L'administration communique son avis définitif sur le programme, assorti d'un budget sous réserve, au plus tard le 15 décembre de l'année qui précède le début du programme à l'organisation ou aux organisations demandeuses. § 3. Le ministre prend sa décision au plus tard le 15 février de l'année du début du programme sur base de l'avis de l'administration qui lui est transmis pour le 15 janvier suivant la réception de la demande de subvention. Cet avis est fondé sur la qualité de la proposition de programme, selon les critères stipulés à l'article 18, § 4, ainsi que sur base de sa contribution aux objectifs de la Coopération belge au Développement. Cet avis reprend également tout élément d'information pertinent susceptible d'influencer la réalisation du programme ou la bonne utilisation de la subvention. ».

Art. 14.L'article 28 du même arrêté est complété par le paragraphe 4 rédigé comme suit : « § 4. Pour une organisation de la société civile ayant obtenu son accréditation pour la première fois avant le démarrage d'un nouveau cycle de programmation, et si elle n'est pas issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations préalablement accréditées, la subvention est plafonnée à 1 million d'euros par an en moyenne pour ce nouveau cycle de programmation. ».

Art. 15.Dans l'article 29, le paragraphe 4, modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est remplacé par ce qui suit : « § 4. La subvention des coûts de gestion est plafonnée au maximum à 10% du total des coûts directs du budget approuvé. Les coûts de gestion ne sont pas forfaitaires et doivent être motivés.

Lorsqu'un programme est introduit par plusieurs demandeurs, ce plafond est augmenté des coûts de coordination du programme. Le montant des coûts de coordination est équivalent au plus grand montant entre 110.000 euros par an ou le montant issu de l'application d'un pourcentage de taux des coûts de coordination (TCC), qui ne peut pas dépasser 4,5%.

TCC = 3* vNO-3 Où NO représente le nombre d'organisations accréditées qui ont introduit la demande de programme.

Lorsqu'un programme est introduit par une nouvelle organisation accréditée qui est issue de la fusion ou du regroupement de différentes organisations accréditées qui étaient séparées lors du précédent cycle de programmation, alors le plafond des coûts de gestion est augmenté des coûts de coordination du programme tels que calculé à l'alinéa 2, pour la durée du cycle de programmation suivant la fusion ou le regroupement.

Un montant d'au moins 1 % des coûts directs mais non compris dans le plafond normal des coûts de gestion est consacré à la mise en oeuvre du plan d'évaluation et aux coûts d'audit de l'intervention. ».

Art. 16.Dans l'article 30 du même arrêté, le paragraphe 2 abrogé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est rétabli dans la rédaction suivante : « § 2. L'organisation assure la transparence sur l'origine de son apport propre auprès de l'administration. Lorsque l'apport propre trouve son origine dans des sources publiques, l'organisation informe ces bailleurs publics de la finalité de leurs financements en tant que constituant de l'apport propre d'un programme de la coopération non gouvernementale belge. ».

Art. 17.Dans l'article 32, § 3, alinéa 2 du même arrêté, le mot « locaux » est supprimé.

Art. 18.L'article 34 du même arrêté est complété par le paragraphe 5 rédigé comme suit : « § 5. Dans le cadre du contrôle financier prévu à l'article 49, lorsqu'il est constaté que l'organisation subventionnée a fait une erreur dans l'imputation d'une dépense entre rubriques budgétaires générales, le montant de celle-ci peut tout de même être mis à charge de la subvention, en tout ou en partie, conformément aux article 35 et 37, aux conditions cumulatives suivantes : 1° Il est démontré comment l'erreur s'est produite ;2° il est démontré que la correction de cette erreur d'imputation n'entrainerait pas un dépassement des limites fixées au paragraphe 3. Dans le cas contraire, le montant de la dépense peut être mis à charge de la subvention jusqu'à concurrence des limites fixées au paragraphe 3. Le montant au-delà de ces limites ne pourra pas être imputé sur la subvention ;3° il est démontré que des mesures de correction du système de contrôle interne de l'organisation subventionnée ont été prises pour prévenir la répétition de cette erreur d'imputation.».

Art. 19.Dans le chapitre 5, section 3, sous-section 1re du même arrêté, il est inséré un article 34/1 rédigé comme suit : «

Art. 34/1.§ 1er. L'intervention est mise en oeuvre conformément au programme approuvé. § 2. Des demandes d'ajustements à la stratégie de l'intervention peuvent être introduites à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. § 3. L'approbation des ajustements à la stratégie de l'intervention par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale n'est exigée que lorsque les modifications proposées portent sur les éléments suivants : 1° modification apportée à la formulation de l'outcome ou à la formulation d'un indicateur de l'outcome, ou à la formulation de ses valeurs cibles à trois ans et cinq ans ;2° modification apportée à la zone d'intervention ;3° modification apportée à la liste des partenaires, lorsque cette modification à des effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement ;4° modification apportée à la liste des organisations avec lesquelles des collaborations ont été mises en place, qui sont associées à la réalisation du programme et qui se voient mettre à disposition une partie du budget sur base d'une convention de collaboration, lorsque cette modification à des effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement ;5° modification significative apportée à la théorie du changement ;6° ouverture d'un bureau local de l'organisation dans un pays où cela n'était pas prévu initialement, ou la relocalisation d'un bureau local dans un pays où il n'y en avait pas ou sans lien évident avec l'intervention. § 4. Toute modification qui porte sur un ou plusieurs des éléments visés au paragraphe 3 doit être approuvée par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale, qui statue dans un délai de 60 jours de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté. § 5. Les modifications apportées à la stratégie de l'intervention qui sont de toute autre nature ne nécessitent pas l'approbation préalable de l'administration.

Les modifications apportées à la liste des partenaires ou des organisations avec lesquelles des collaborations ont été mises en place et qui se voient mettre à disposition une partie du budget sur base d'une convention de collaboration, qui n'ont pas d'effets significatifs sur la stratégie et la théorie du changement, ne nécessitent pas l'approbation préalable de l'administration. Le cas échéant, ces modifications doivent seulement être notifiées à l'administration, et les conventions qui les concernent doivent être communiquées conformément à l'article 36. ».

Art. 20.Dans l'article 35 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : a) à l'alinéa 1er, au 1°, modifié par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, le mot « numérisée » est inséré entre les mots « pièce justificative » et les mots « et elle est identifiable » ;b) à l'alinéa 1er, le 2°, remplacé par l`arrêté royal du 7 octobre 2021, est complété par la phrase suivante : « La dépense est mise à charge de la subvention pour une année donnée du programme sur base d'une pièce justificative datée de cette même année ou sur base de l'année de la période de consommation, d'exécution ou d'utilisation du service concerné.» ; c) à l'alinéa 2, inséré par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, le mot « externe » est supprimé.

Art. 21.Dans le même arrêté, il est inséré un article 35/1 rédigé comme suit : «

Art. 35/1.§ 1. Lorsque le rapport financier introduit par une organisation conformément à l'article 47 ou 48 présente un solde non dépensé de la tranche de la subvention, ce solde peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme, sans préjudice de l'article 32, § 3, 2°. § 2. Lorsque le rapport financier introduit par une organisation conformément à l'article 47 ou 48 présente un excédent de dépense par rapport au montant de la tranche de la subvention, l'excédent de dépense pourra être compensé par les tranches suivantes de la subvention, jusqu'à concurrence du montant total octroyé sur base de l'arrêté de subvention. § 3. Dans le cadre du contrôle financier prévu à l'article 49, lorsqu'il est constaté qu'une dépense ne répond pas aux conditions cumulatives pour être mise à charge de la subvention comme coût direct conformément à l'article 35, le montant de cette dépense est alors ajouté au solde non dépensé de la subvention pour les années suivantes du programme, qui peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme. ».

Art. 22.L'article 36 du même arrêté est complété par l'alinéa 2 rédigé comme suit : « Les conventions de partenariat ou les memorandums of understanding visés à l'article 35, alinéa 1er, 5° doivent contenir les éléments suivants : 1° la description de l'objectif commun ;2° la description des responsabilités et des engagements mutuels des deux parties, y inclus : a) les apports et rôles de chaque partie par rapport à l'outcome et aux résultats ;b) la répartition des tâches entre chaque partie ;c) les droits et les devoirs de chaque partie ;d) les apports du partenaire pour les activités de l'organisation accréditée en Belgique ;e) une réflexion et les engagements en matière de stéréotypes et de représentations des bénéficiaires et des partenaires, pour les communications éventuelles issues du partenariat ;f) la vision commune en matière de renforcement mutuel des capacités ;3° les montants du financement et de la quote-part de la subvention octroyée au partenaire, ainsi qu'une mention stipulant que les relations financières commencent à date de l'approbation du programme par le Ministre ;4° les modalités selon lesquelles le partenaire prévoit la reprise et la durabilité des activités initiées en commun, le cas échéant ;5° une disposition réglant le transfert des droits de propriété des biens acquis au partenaire, au plus tard au terme du financement ;6° les objectifs et les modalités pratiques de l'engagement du personnel affecté à ce partenariat, pour chacune des parties ;7° une disposition prévoyant que l'administration belge, ou un tiers mandaté à cet effet, peut à tout moment procéder à un contrôle de l'utilisation de la subvention octroyée, tant au siège de l'organisation accréditée qu'au siège du partenaire, en vertu des articles 35, 5° et 50 de l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale ;8° l'identification des audits locaux éventuellement prévus ;9° les dispositions nécessaires en matière d'intégrité, conformément au point 5 de la charte d'intégrité, telle que visée à l'article 15/1 de la loi relative à la Coopération Belge au développement et érigée en référence nationale par l'arrêté royal du 28 février 2023. Le cas échéant, lorsqu'un ou plusieurs de ces éléments ne peuvent pas être contenus dans les conventions de partenariat ou les memorandums of understanding, ou ne sont pas applicables, l'organisation en fournira la motivation dans le cadre de l'examen du domaine de politique des partenariats, tel que prévu à l'article 2, 5°. "

Art. 23.Dans l'article 37 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : a) au 1° le mot « comptable » est supprimé ;b) au 1° le mot « numérisée » est inséré entre les mots « pièce justificative » et les mots « et elle est identifiable ».c) le 2°, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est complété par la phrase suivante : « La dépense est mise à charge de la subvention pour une année donnée du programme sur base d'une pièce justificative datée de cette même année ou sur base de l'année de la période de consommation, d'exécution ou d'utilisation du service concerné.».

Art. 24.Dans le même arrêté, il est inséré un article 37/1 rédigé comme suit : «

Art. 37/1.Dans le cadre du contrôle financier prévu à l'article 49, lorsqu'il est constaté qu'une dépense ne répond pas aux conditions cumulatives pour être mise à charge de la subvention comme coût d'administration conformément à l'article 37, le montant de cette dépense est alors ajouté au solde non dépensé de la subvention pour les années suivantes du programme, qui peut être mobilisé jusqu'à la fin de l'exécution du programme. ».

Art. 25.L'article 44 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 44.§ 1er. L'organisation subventionnée organise des évaluations, pour suivre ses interventions, en tirer des leçons et rendre des comptes, sur base d'un plan d'évaluation. Il peut s'agir d'évaluations externes, internes ou mixtes.

Le plan d'évaluation décrit la manière dont l'organisation subventionnée tirera des leçons et rendra des comptes. Il décrit également la manière dont les évaluations proposées se basent sur le système de suivi, d'évaluation, de redevabilité et d'apprentissage de l'organisation subventionnée. Il indique les liens et complémentarités entre suivi et évaluation, en motivant notamment le choix des outcomes à évaluer et ceux pour lesquels le suivi permettra d'apporter des informations pertinentes en explicitant les objectifs d'apprentissage et de redevabilité. Le cas échéant, il précise aussi en quoi l'évaluation peut s'inscrire dans des synergies et complémentarités, ou contribuer à un apprentissage collectif au-delà de l'organisation subventionnée, avec notamment d'autres organisations de la Coopération belge au Développement.

Il contient au minimum les éléments suivants : 1° les thèmes, secteurs, pays ou outcomes qui seront l'objet d'une évaluation ;2° la portée de l'évaluation ;3° les objectifs et l'approche retenus pour chaque évaluation ;4° le timing de chaque évaluation ;5° le budget prévu pour chaque évaluation ;6° les critères d'évaluation sélectionnés parmi les critères déterminés par le CAD de l'OCDE. Le Ministre approuve les modalités d'élaboration, d'appréciation et de mise en oeuvre des plans d'évaluation sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. § 2. Des demandes d'ajustements du plan d'évaluation peuvent être introduits jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. L'approbation des ajustements au plan d'évaluation par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale n'est exigée que lorsque les modifications proposées portent sur les éléments énumérés au paragraphe 1er, alinéa 3, 1° à 3°. L'administration statue dans un délai de 60 jours de la demande.

En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté. § 3. Le rapport d'évaluation de l'intervention subventionnée par la coopération belge ainsi que sa réponse managériale sont rendus publics par l'organisation subventionnée, à moins que l'évaluateur ou le conseil d'administration de l'organisation ne décide de la confidentialité de tout ou partie du rapport ou de sa réponse managériale. Dans ce cas, il est rendu public par l'organisation subventionnée que tout ou certaines parties du rapport ou de sa réponse managériale sont confidentiels et les raisons qui justifient ce choix. La publication se fait au minimum par le biais du site web de l'organisation subventionnée, dans un délai de trois mois après la réception du rapport final.

L'administration peut demander d'intégrer les leçons tirées des évaluations dans les interventions qui sont en cours. § 4. L'organisation subventionnée transmet à l'administration les rapports d'évaluation qui concernent ses interventions, accompagnés de leur réponse managériale, dans un délai de 30 jours après l'approbation de ladite réponse par les instances de l'organisation ou dans un délai de trois mois après la réception de la version finale du rapport d'évaluation. Lorsqu'une évaluation est organisée à l'issue du programme conformément à la dérogation octroyée à l'article 35 alinéa 2, les rapports d'évaluation accompagnés de leur réponse managériale sont transmis à l'administration au plus tard le 30 juin de l'année suivant la date de fin du programme. ».

Art. 26.Dans l'article 45 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : a) dans le paragraphe 1er, alinéa 1er, 1° et 2° les mots « 30 avril » sont chaque fois remplacés par les mots « 30 juin » ;b) au paragraphe 1er, alinéa 1er, le 3° est remplacé par ce qui suit : « 3° par la transmission à l'administration, pour le 30 juin de chaque année, des leçons apprises, par outcome, tirées de la mise en oeuvre du programme.Le cas échéant, ces leçons apprises seront partagées avec les membres du cadre stratégique commun dans lequel prend place l'outcome concerné. » ; c) le paragraphe 2 est remplacé par ce qui suit : « § 2.Un rapport moral final est remis à l'administration au plus tard le 30 juin de l'année suivant la date de fin du programme. Il contient les éléments repris au paragraphe 1er et porte sur toute la durée du programme.

Il inclut la confirmation par l'organisation subventionnée que l'ensemble des rapports et des réponses managériales portant sur des évaluations organisées dans le cadre du programme sont publiées par le biais du site web de l'organisation subventionnée, et démontre que ceux-ci sont effectivement accessibles au public conformément à l'article 44, § 3. ».

Art. 27.Dans l'article 47 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : a) au paragraphe 1er, le 2° est complété comme suit : « Cela inclut également la vérification et la confirmation que les montants totaux à charge de la subvention ne comprennent pas de coûts non-subventionnables.Ces vérifications s'effectuent sur base d'un échantillonnage de contrôle de pièces justificatives reprenant les dépenses identifiées comme les plus à risque, et, le cas échéant, les dépenses réalisées dans les pays en développement ; » ; b) au paragraphe 1er, le 4° est remplacé par ce qui suit : « 4° le montant total des revenus complémentaires pour l'exercice et la confirmation de leur traitement conforme à l'article 31 ;» ; c) au paragraphe 1er, le 5° est complété par les mots : « ainsi que la confirmation du respect des règles relatives à l'origine et à la constitution de l'apport propre, conformément à l'article 30 ;» ; d) au paragraphe 1er, le 7°, inséré par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est complété comme suit : « Le listing des dépenses sera organisé par nature de dépenses, de manière cohérente avec la structuration du budget prévisionnel tel que défini à l'annexe 5.» ; e) au paragraphe 1er, les mots « Commissaire aux comptes » sont chaque fois remplacés par les mots « réviseur d'entreprise membre de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises.» ; f) le paragraphe 1er est complété par les 8° à 13° rédigés comme suit : « 8° une copie de la lettre de mission du Commissaire aux comptes désigné par l'organisation subventionnée parmi les membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises, conformément à l'article 26, § 1er, 4° de la loi ;9° une copie de la lettre de mission de procédures convenues norme 4400 ISRS, définissant les missions convenues entre l'organisation subventionnée et le réviseur d'entreprise désigné parmi les membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises.Elles concernent au minimum, les missions complémentaires liées à l'article 47, § 1er, 2° à 5°, la vérification que les dépenses imputées sur la subvention n'intègrent pas des dépenses non subventionnables telles que définies à l'annexe 4 ainsi que les missions supplémentaires éventuelles réalisées à la demande de l'organisation subventionnée ; 10° une copie du rapport de missions de procédures convenues norme ISRS 4400, suivant la structuration validée par le Conseil de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises ;11° une copie de la lettre d'affirmation que l'organisation subventionnée adresse au Commissaire aux comptes dans le cadre de sa mission légale de vérification des comptes annuels de l'organisation ;12° le cas échéant, une copie de la communication écrite du Commissaire aux Comptes que ce dernier adresse aux instances dirigeantes de l'organisation subventionnée concernant les éléments importants relevés lors de l'audit, non repris dans son rapport d'audit ou concernant les faiblesses du contrôle interne ;13° le cas échéant, la liste des sources constituant l'apport propre pour l'année justifiée, conformément à l'article 30, § 1er, ainsi que tout élément démontrant que l'organisation a assuré la transparence sur la finalité des contributions des éventuels bailleurs publics qui en sont à l'origine, conformément à l'article 30, § 2.» ; g) l'article est complété par le paragraphe 4 rédigé comme suit : « § 4.Les informations présentées dans le rapport de justification financière ne peuvent pas faire l'objet d'une correction, à l'exception de la répartition des dépenses totales annuelles entre la subvention et l'apport propre, à la condition d'obtenir l'accord préalable de l'administration. ».

Art. 28.Dans l'article 49 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le paragraphe 1er, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est remplacé par ce qui suit : « § 1er.L'administration peut procéder à un contrôle financier, ou mandater un tiers à cet effet.

L'organisation donne par ailleurs accès à toutes les pièces justificatives jugées utiles par l'entité chargée du contrôle financier. » ; 2° le paragraphe 2 est remplacé par ce qui suit : « § 2.L'administration peut, à tout moment et de sa propre initiative, commanditer un audit ou une évaluation externe de l'utilisation de la subvention. L'organisation subventionnée facilite l'accès à toutes les ressources utiles à cet effet, soit dans le pays où se déroulent les activités subventionnées, soit au siège de l'organisation. » ; 3° au paragraphe 3, les mots « finale » et « dans un délai de 30 jours après sa réaction » sont supprimés.».

Art. 29.L'article 50 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 50.Les pièces justificatives des dépenses à charge de la subvention sont conservées et tenues à disposition de l'administration pendant sept ans conformément à l'article III.86 du Code de droit économique du 28 février 2013.

Le Ministre détermine la nature et la forme des pièces justificatives mentionnées à l'article 47 à conserver sur base d'une proposition formulée par le CCCNG conformément à l'article 52, § 3. ».

Art. 30.Dans l'article 52, § 4 du même arrêté, les mots « § 3 » sont remplacés par les mots « § 4 ».

Art. 31.L'article 53 du même arrêté, remplacé par l'arrêté royal du 7 octobre 2021, est complété par le paragraphe 3 rédigé comme suit : « § 3. Par dérogation aux articles 35, 1° et 37, 1°, une organisation subventionnée peut produire une pièce justificative qui n'est pas numérisée, sur base motivée, avec l'accord de l'administration. ».

Art. 32.Dans le même arrêté, l'annexe 1re est remplacée par l'annexe 1re jointe au présent arrêté.

Art. 33.Dans l'annexe 2 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : a) le 5° est remplacé par ce qui suit : « 5° la dispersion des donneurs d'ordre : Moyenne arithmétique, pour les quatre exercices comptables précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2, du ratio entre le montant total des subventions en provenance des pouvoirs publics fédéraux belges et le montant total des subventions reçues de toute autre autorité publique.Toutefois, si lors de l'introduction de leur demande d'accréditation, les organisations sont, soit non accréditées, soit ne bénéficient pas de subvention pour un programme quinquennal de l'Etat fédéral, et si, en même temps, elles ne bénéficient pas de subventions publiques supérieures à 50.000 euros en moyenne par an sur les 4 dernières années, elles seront évaluées dans la catégorie de complexité la plus basse pour ce paramètre. » ; b) le 6° est remplacé par ce qui suit : « 6° le volume des moyens humains : Le ratio entre le chiffre d'affaires visé en 1° et le volume de l'emploi total de l'organisation, au 31 décembre de l'année précédant l'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2.».

Art. 34.Dans le même arrêté, l'annexe 3 est remplacée par l'annexe 2 jointe au présent arrêté.

Art. 35.Le ministre qui a la Coopération au Développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 10 mars 2024.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de la Coopération au Développement, C. GENNEZ Annexe 1re à l'arrêté royal du 10 mars 2024 modifiant l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale Annexe 1re à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale « Art. N1. Annexe 1re- Description des domaines et critères utilisés pour l'analyse de la capacité de gestion d'une organisation 1° Gestion financière La gestion financière vise à garantir la santé financière de l'organisation en s'assurant que sa structure financière est équilibrée, qu'elle pourra faire face à ses différents engagements financiers et qu'elle dispose d'outils de gestion adaptés à ses besoins. Critères : a) Qualité des outils de gestion : l'organisation produit une comptabilité fiable ;b) Capacité de faire face à ses engagements financiers : l'organisation dispose des moyens financiers pour faire face à ses engagements à court et long terme ;2° Gestion stratégique La gestion stratégique d'une organisation vise à s'assurer que l'organisation élabore et met en oeuvre une stratégie efficace pour accomplir sa mission. Critères : a) Processus d'élaboration de la stratégie : la stratégie est conçue de manière à accomplir la mission de l'organisation ;b) Processus de planification stratégique : la stratégie est mise en oeuvre de sorte à atteindre les objectifs de l'organisation ;c) Suivi et pilotage de la stratégie : la stratégie est suivie, évaluée et adaptée afin d'atteindre les objectifs de l'organisation.3° Intégrité : La gestion de l'intégrité vise à permettre à l'organisation de réduire les risques d'atteintes à l'intégrité et, si nécessaire, d'y réagir de manière appropriée. Critères : a) Formalisation d'une politique d'intégrité : sur base de la charte d'intégrité, telle que visée à l'article 15/1 de la loi relative à la Coopération Belge au développement et érigée en référence nationale par l'arrêté royal du 28 février 2023, l'organisation a élaboré une politique d'intégrité qui comprend un volet préventif et un volet correctif et qui tient compte des risques d'intégrité tant morale que financière ;b) Mise en oeuvre de la politique d'intégrité : l'organisation dispose des codes, des procédures et des ressources (humaines et financières) nécessaires pour opérationnaliser la politique d'intégrité formulée.4° Gestion axée résultats La gestion par les résultats vise à gérer et mettre en oeuvre la stratégie en se concentrant sur les résultats souhaités (outcome) afin de s'assurer de leur atteinte. Critères : a) Qualité de la politique de gestion axée sur les résultats : une politique formalisée de gestion par les résultats existe et décrit les objectifs et les pratiques d'amélioration des résultats de l'organisation ;b) Maîtrise du processus de suivi et évaluation : l'organisation a mis en place une stratégie de suivi et d'évaluation de ses actions pour en optimaliser les résultats ;c) Capacité de l'organisation à mettre en oeuvre sa politique de gestion par les résultats : l'organisation dispose des moyens humains, techniques et financiers pour mettre en oeuvre sa politique de gestion axée sur les résultats.5° Politique des partenariats La politique de partenariats vise à garantir la capacité d'une organisation à entretenir des relations avec des partenaires sur base d'une confiance et d'apprentissages mutuels. Critères : Politique de partenariat : l'établissement, la formalisation et le maintien des partenariats sont basés sur l'égalité et l'apprentissages, ainsi que sur la définition et l'implémentation d'agenda commun ; 6° Prise en compte des thèmes transversaux La prise en compte des thèmes transversaux vise à garantir que l'organisation dispose d'une politique visant à intégrer le genre et l'environnement en tant que thèmes transversaux, et qu'elle dispose des outils et de l'expertise nécessaires pour appliquer cette politique. Critères : a) Thème du genre : l'organisation dispose d'une politique en matière de genre et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre ;b) Thème de l'environnement : l'organisation dispose d'une politique environnementale et des moyens humains, techniques et financiers nécessaires à sa mise en oeuvre.7° Gestion des risques La gestion des risques vise à identifier et évaluer les risques qu'encourt une organisation dans son fonctionnement interne et à mettre en oeuvre les mesures correctrices nécessaires afin d'atteindre ses objectifs de manière efficace et efficiente. Critères : a) Couverture de la gestion des risques : l'organisation a développé une approche d'identification et d'évaluation des risques auxquels elle est soumise au niveau de son fonctionnement interne ;b) Maîtrise des risques : l'organisation a défini et met en oeuvre une politique de maîtrise des principaux risques auxquels elle est confrontée. 8° Transparence L'application du principe de transparence contribue à créer un climat de confiance entre l'organisation et ses parties prenantes (employé.e.s, partenaires, donateurs publics et privés).

L'organisation est transparente car elle publie de l'information accessible, actualisée et fiable sur ses résultats et finances.

Critères : a) Formalisation d'une stratégie de transparence : l'organisation produit des informations fiables et les communique efficacement aux bons destinataires ;b) Accessibilité et fiabilité de l'information : l'organisation est en mesure de démontrer l'accessibilité, l'actualité et la fiabilité des informations produites pour ses différentes parties prenantes.».

Annexe 2 à l'arrêté royal du 10 mars 2024 modifiant l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale Annexe 3 à l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale « Art. N2. Annexe 3. - Sources d'information pour l'examen du système de gestion de l'organisation 1° Pour la gestion financière : a) rapports du commissaire aux comptes ;b) comptes annuels et, le cas échéant, la balance des comptes généraux complets ;c) document décrivant le système de contrôle interne de l'organisation ;2° Pour la gestion stratégique : a) plan stratégique tel qu'entendu à l'article 5, 1° ;b) document qui décrit le processus de conception et de suivi de la stratégie ;c) statuts ;3° Pour l'intégrité : a) un code éthique ;b) une procédure de signalement et de traitement des plaintes, liée au point de contact confidentiel ;c) document illustrant comment l'organisation met en oeuvre les différents points de la Charte d'intégrité ;4° Pour la gestion axée résultats : a) document exposant la politique de gestion axée résultat de l'organisation ;b) document reprenant la programmation des évaluations (calendrier, planning d'évaluation, budget) ;c) termes de référence des évaluations ;d) réponses managériales aux rapports d'évaluation ou document qui renseigne de la prise de connaissance des conclusions et recommandations des évaluations par au moins une instance de gouvernance ;e) preuves de formation du personnel en matière d'évaluation ;f) échantillon d'évaluations ;5° Pour la politique des partenariats : a) le ou les modèles standard d'accord de partenariat ou de protocole d'accord de l'organisation ;b) document reprenant la liste des partenaires ;c) document décrivant la politique de partenariat de l'organisation, notamment l'implication des partenaires dans l'élaboration d'agenda commun ;6° Pour la prise en compte des thèmes transversaux : a) charte ou politique en matière de genre ;b) charte ou politique en matière d'environnement ;7° Pour la gestion des risques : a) tableau de bord (ou outil équivalent) d'identification et de suivi des risques ;8° Pour la transparence : a) document qui formalise une procédure de communication de crise ;b) document avec la description de la stratégie de transparence de l'organisation, y compris quelques exemples de ce qui a été publié et via quels canaux.».

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de la Coopération au Développement, C. GENNEZ