9 MARS 2003. - Arrêté royal autorisant l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante à accéder aux informations du Registre national et à en utiliser le numéro d'identification.

Le fondement légal de l'arrêté est constitué par les articles 5, alinéa 1er, et 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante est un organisme public flamand, créé par le décret du 23 janvier 1991. Sa mission y est définie comme suit : formation, éducation et accompagnement d'indépendants et de petites et moyennes entreprises. Cette mission comprend cinq terrains d'action : la formation et l'éducation, l'accompagnement de l'entreprise, la promotion de l'éducation, la simplification administrative et la promotion de l'entreprise indépendante. L'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante ne peut réaliser ces tâches que grâce à un réseau cohérent dont font partie, outre l'institut, les centres, les secrétariats d'apprentissage, les enseignants et les organisations professionnelles.

Actuellement, les exigences posées à la formation et à l'éducation changent radicalement. La demande de programmes modulaires et à court terme qui répondent spécifiquement aux besoins des entrepreneurs augmente. Le parcours de formation des entrepreneurs change lui aussi.

Les entrepreneurs vont dorénavant se former en permanence plutôt que de se limiter à suivre la formation dont ils ont besoin pour exercer leur métier. Cette formation sera dispensée dans plusieurs organismes de formation, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du cadre de la formation réglementée des classes moyennes.

L'octroi du droit d'accès et d'utilisation du numéro d'identification du Registre national à l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante a pour objet de suivre de manière optimale, exhaustive et stable les futurs et les actuels indépendants et chefs de P.M.E. dans leur processus d'apprentissage. Il permettra en outre de communiquer de manière optimale avec les autres établissements d'enseignement qui dispensent, dans le cadre de l'obligation scolaire à temps partiel et de l'enseignement pour adultes, une formation et une éducation aux indépendants et aux petites et moyennes entreprises.

L'accès aux informations permettra une tenue à jour précise du fichier des élèves. Afin d'assurer l'application correcte de la législation sur l'obligation scolaire à temps partiel et le suivi adéquat de la formation des élèves, il est nécessaire de disposer d'informations exactes. A un stade ultérieur, les élèves pourront être informés des nouvelles formations et initiatives de perfectionnement.

Le numéro d'identification servira utilement : - comme numéro d'identification unique au sein des services de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante; - pour l'échange des informations entre l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante, les secrétariats d'apprentissage et les centres de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante.

Une enquête approfondie a été menée pour déterminer s'il est utile que l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante dispose des neuf informations du Registre national. Il en ressort que les informations demandées sont nécessaires pour que l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante puisse accomplir ses missions d'intérêt général.

Il convient de préciser à cet égard que les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° (les nom et prénoms), 2° (le lieu et la date de naissance), 3° (le sexe), 4° (la nationalité), 5° (la résidence principale) et 6° (le lieu et la date du décès) de la susdite loi du 8 août 1983 sont les informations minimales nécessaires pour constituer un dossier relatif à une personne physique (l'élève ou l'entrepreneur en formation).

L'accès aux informations concernant la profession (7°), l'état civil (8°) et la composition du ménage (9°) est également nécessaire étant donné que l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante assume également d'autres tâches dans le cadre de la formation des indépendants et des P.M.E., par exemple le tiers payant pour les rémunérations des enseignants dans les centres de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante (article 7 arrêté du Gouvernement flamand du 31 juillet 1991 fixant les conditions de travail et le régime pécuniaire des enseignants de l'apprentissage, la formation de chef d'entreprise, le recyclage et la reconversion, et la formation de consultants d'entreprise).

L'accès à l'historique des données est limité à une période de cinq années à partir de la communication des informations. Ce délai correspond au délai de prescription applicable en droit social dont relèvent les infractions à la réglementation relative à l'apprentissage et à la formation de chef d'entreprise.

Sur recommandation du Conseil d'Etat, il est prévu que la liste des membres du personnel autorisés à accéder aux informations du Registre national sera dressée annuellement et transmise selon la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

La Commission de la protection de la vie privée a émis son avis le 8 avril 2002 et le Conseil d'Etat le 27 août 2002.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN

AVIS N° 13/2002 DU 8 AVRIL 2002 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVE Projet d'arrêté royal autorisant l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, et l'article 8, alinéa 1er;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur du 4 mars 2002;

Vu le rapport de M. Frank Robben, Emet, le 8 avril 2002, l'avis suivant : 1. OBJET DE LA DEMANDE D'AVIS Le projet d'arrêté royal soumis pour avis par le Ministre de l'Intérieur à la Commission a pour but d'autoriser l'organisme d'intérêt public doté de la personnalité juridique : l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante (susmentionné « VIZO »), établi par l'article 20 du décret du Conseil flamand du 23 janvier 1991 concernant la formation et l'encadrement des indépendants ainsi que des petites et moyennes entreprises, et l'habiliter d'une part, à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques, et d'autre part, à en utiliser le numéro d'identification, pour l'accomplissement de ses tâches en rapport avec la formation et l'accompagnement des indépendants ainsi que des petites et moyennes entreprises. L'accès et l'usage du numéro d'identification sont réservés au fonctionnaire dirigeant de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante et aux employés qu'il désigne nommément et par écrit au sein de ses services en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs compétences respectives, à condition qu'ils soient revêtus d'un grade équivalent à un grade de niveau 1 des agents de l'Etat. 2. LEGISLATION APPLICABLE En vertu de l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, le Roi autorise l'accès au Registre national aux autorités publiques, aux organismes d'intérêt public visés par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public, aux notaires et aux huissiers de justice, pour les informations qu'ils sont habilités à connaître en vertu d'une loi ou d'un décret ainsi qu'à l'« Orde van de Vlaamse balies » et à l'« Ordre des barreaux francophones et germanophone », à seule fin de communiquer aux avocats les informations qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent comme auxiliaires de la justice. En vertu de l'article 8, alinéa 1er, de la même loi, le Roi peut, après avis de la Commission et par arrêté délibéré en Conseil des ministres, autoriser les autorités publiques et les organismes visés à l'article 5 de la loi à faire usage du numéro d'identification dans les limites et aux fins qu'il détermine. 3. EXAMEN DE LA DEMANDE D'AVIS En vertu de l'article 21 du décret susmentionné du Conseil flamand du 23 janvier 1991, l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante a pour mission la promotion et la coordination de la formation, de l'éducation, et de l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises. La formation, l'éducation et l'accompagnement précités sont de plus réglés par l'arrêté de l'Exécutif flamand du 31 juillet 1990 portant organisation et fixant les normes et le financement de la formation agréée dans le cadre de l'obligation scolaire à temps partiel, l'arrêté de l'Exécutif flamand du 31 juillet 1991 fixant les conditions de travail et le régime pécuniaire des enseignants de l'apprentissage, la formation de chef d'entreprise, le recyclage et la reconversion, et la formation de consultants d'entreprise, l'arrêté du Gouvernement flamand du 15 juillet 1997 portant agrément du programme de formation de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante comme formation estimée satisfaire aux conditions de l'obligation scolaire à temps partiel, l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 juillet 1996 concernant l'apprentissage, visé au décret du 23 janvier 1991 concernant la formation et l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises, l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 février 1999 relatif à la formation de l'entrepreneur, visée au décret du 23 janvier 1991 concernant la formation et l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises et l'arrêté ministériel du 20 novembre 1978 relatif à la formation prolongée, la reconversion professionnelle et le perfectionnement pédagogique complémentaire et le recyclage des enseignants.

La Commission est d'avis que les finalités pour lesquelles l'accès au Registre national et l'usage du numéro d'identification ont été demandés - à savoir l'accomplissement de ses tâches par l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante en rapport avec la formation et l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises - est légitime. L'autorisation accordée par le projet d'arrêté royal est justifiée par l'opportunité de suivre de manière optimale, exhaustive et stable les indépendants et les chefs de petites et moyennes entreprises présents et futurs dans leur processus d'apprentissage et de tenir à jour de façon précise le fichier des élèves. Le droit d'accéder au Registre national et d'utiliser son numéro d'identification permettra en outre de communiquer de manière optimale avec les autres établissements d'enseignement qui dispensent, dans le cadre de l'obligation scolaire à temps partiel et de l'enseignement pour adultes, une formation et une éducation aux indépendants et aux P.M.E.. Les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° (les nom et prénoms), 2° (les lieu et date de naissance), 3° (le sexe), 4° (la nationalité), 5° (la résidence principale) et 6° (les lieu et date de décès), de la loi précitée du 8 août 1983 sont, selon de demandeur, les informations minimales qui sont nécessaires pour constituer un dossier concernant une personne physique (l'élève ou l'entrepreneur en formation). L'accès aux informations concernant la profession (7°), l'état civil (8°) et la composition du ménage (9°) est également nécessaire puisque l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante remplit aussi d'autres missions dans le cadre de la formation des indépendants et des petites et moyennes entreprises, p. ex. celle de tiers payant pour les rémunérations des enseignants dans les centres de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante (article 7 de l'arrêté de l'Exécutif flamand du 31 juillet 1991 fixant les conditions de travail et le régime pécuniaire des enseignants de l'apprentissage, la formation de chef d'entreprise, le recyclage et la reconversion, et la formation de consultants d'entreprise).

L'article 2 du projet d'arrêté royal soumis pour avis à la Commission souligne que les informations obtenues du Registre national ne peuvent être utilisées qu'aux fins susmentionnées et ne peuvent être communiquées à des tiers; toutefois, par tiers il ne faut pas entendre, d'une part, les personnes physiques auxquelles se rapportent les informations et leurs représentants légaux et, d'autre part, les autorités publiques et les organismes désignés par arrêté royal pris en vertu de l'article 5 de la loi du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante aux fins susmentionnées.

Conformément à l'article 4 du projet d'arrêté royal, le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante en vue de l'accomplissement des tâches visées en rapport avec la formation et l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises. En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement de ces tâches avec, d'une part, le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal et, d'autre part, les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes déjà reçu l'autorisation à faire usage du numéro d'identification et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.

Le texte actuel de l'article 5 du projet d'arrêté royal prévoit que soit dressée et envoyée annuellement à la Commission, une liste des agents de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante qui ont accès au Registre national et qui sont autorisés à faire usage du numéro d'identification. La Commission préfère toutefois que la liste des personnes habilitées soit tenue à sa disposition, ce qui permet de l'actualiser en permanence.

La Commission n'a pas d'autres observations à formuler concernant ce projet.

Par ces motifs, La Commission émet un avis favorable sous réserve des observations formulées ci-dessus.

Pour le secrétaire, légitimement empêché, D. GHEUDE, conseiller.

Le président, P. THOMAS. AVIS 33.816/2/V DE LA SECTION DE LEGISLATION DU CONSEIL D'ETAT Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre des vacations, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 11 juillet 2002, d'une demande d'avis, dans un délai ne dépassant pas un mois, sur un projet d'arrêté royal "autorisant l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification", a donné le 27 août 2002 l'avis suivant : EXAMEN DU PROJET Dispositif Article 1er En son alinéa 1er, le texte en projet permet l'accès à l'historique des données enregistrées au Registre national sans limitation de temps puisqu'il renvoie purement et simplement à l'article 3, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

A défaut de justification dans le Rapport au Roi, de la nécessité d'accéder à l'intégralité des modifications successives des informations enregistrées dans le Registre, cette autorisation d'accès doit être supprimée; en effet, la divulgation de la récapitulation de ces changements, sans nécessité, constituerait une atteinte à la vie privée des intéressés, inadmissible en droit.

Si la nécessité de l'accès à l'historique venait à être démontrée, l'autorisation consentie par l'arrêté en projet devrait être, en ce cas, assortie d'un délai maximum de consultation de l'historique, déterminé selon les nécessités du service et justifié dans le Rapport au Roi, comme cela s'est fait dans de précédents arrêtés royaux (par exemple en prenant en considération le délai de prescription le plus long) (1). La sélection des données dont les états successifs pourraient être divulgués devrait, elle aussi, être justifiée.

Le projet sera adapté en conséquence. (1) En ce sens, voy., e.a., l'avis 31.178/2/V, donné le 14 août 2001, sur un projet devenu l'arrêté royal du 14 mars 2002 autorisant l'Agence régionale pour la Propreté. "Bruxelles-Propreté", à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques (Moniteur belge du 18 mai 2002).

Observation d'ordre linguistioue Article 2 La phrase introductive de la version néerlandaise de l'alinéa 2 devrait être rédigée comme suit : « Voor de toepassing van het eerste lid worden niet als derden beschouwd : ».

La chambre était composée de : MM. : R. Andersen, président du Conseil d'Etat;

P. Hanse et P. Vandernoot, conseillers d'Etat;

Mme C. Gigot, greffier.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur chef de section. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. M. Joassart référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. R. Andersen.

Le greffier, C. Gigot.

Le président, R. Andersen.

9 MARS 2003. - Arrêté royal autorisant l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à en utiliser le numéro d'identification ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 19 juillet 1991, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Considérant que la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, modifiée par la loi du 11 décembre 1998, laquelle est entrée en vigueur le 1er septembre 2001, notamment l'article 4, trouve à s'appliquer;

Considérant que le décret du Conseil flamand du 23 janvier 1991 concernant la formation et l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises, modifié par le décret du 7 juillet 1998, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté ministériel du 20 novembre 1978 relatif à la formation prolongée, la reconversion professionnelle, le perfectionnement pédagogique complémentaire et le recyclage des enseignants, modifié par l'arrêté du Gouvernement flamand du 27 septembre 1989, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté du Gouvernement flamand du 31 juillet 1990 portant organisation et fixant les normes et le financement de la formation agréée dans le cadre de l'obligation scolaire à temps partiel, modifié par l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 juillet 1996, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté du Gouvernement flamand du 31 juillet 1991 fixant les conditions de travail et le régime pécuniaire des enseignants de l'apprentissage, la formation de chef d'entreprise, le recyclage et la reconversion, et la formation de consultants d'entreprise, modifié par l'arrêté du Gouvernement flamand du 16 mars 1994, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 juillet 1996 concernant l'apprentissage, visé au décret du 23 janvier 1991 concernant la formation et l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises, modifié par l'arrêté du Gouvernement flamand du 10 février 1998, trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté du Gouvernement flamand du 15 juillet 1997 portant agrément du programme de formation de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante comme formation estimée satisfaire aux conditions de l'obligation scolaire à temps partiel trouve à s'appliquer;

Considérant que l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 février 1999 relatif à la formation de l'entrepreneur, visée au décret du 23 janvier 1991 concernant la formation et l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises, trouve à s'appliquer;

Vu l'avis n° 13/ 2002 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 8 avril 2002;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 27 mai 2002;

Vu la délibération du Conseil des Ministres sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;

Vu l'avis 33.816/2 du Conseil d'Etat, donné le 27 août 2002, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice, et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil, Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE Ier. - Accès aux informations

Article 1er.L'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante est autorisé à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. L'accès aux informations est destiné exclusivement à l'accomplissement de tâches relatives à la formation et à l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises, en exécution du décret du 23 janvier 1991 concernant la formation et l'accompagnement des indépendants et des petites et moyennes entreprises, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 31 juillet 1990 portant organisation et fixant les normes et le financement de la formation agréée dans le cadre de l'obligation scolaire à temps partiel, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 31 juillet 1991 fixant les conditions de travail et le régime pécuniaire des enseignants de l'apprentissage, la formation de chef d'entreprise, le recyclage et la reconversion, et la formation de consultants d'entreprise, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 15 juillet 1997 portant agrément du programme de formation de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante comme formation estimée satisfaire aux conditions de l'obligation scolaire à temps partiel, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 24 juillet 1996 concernant l'apprentissage, de l'arrêté du Gouvernement flamand du 23 février 1999 relatif à la formation de l'entrepreneur, et de l'arrêté ministériel du 20 novembre 1978 relatif à la formation prolongée, la reconversion professionnelle, le perfectionnement pédagogique complémentaire et le recyclage des enseignants.

L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de cinq années précédant la communication de ces informations.

L'accès aux informations est réservé : 1° au fonctionnaire dirigeant de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante;2° aux agents que la personne visée au 1° désigne nommément et par écrit à cette fin au sein de ses services, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs attributions respectives, à condition qu'ils soient revêtus d'un grade équivalent à un grade du niveau 1 des agents de l'Etat.

Art. 2.Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins mentionnées à l'alinéa 2 dudit article. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er : 1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations ainsi que leurs représentants légaux;2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 2, avec l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante. CHAPITRE II. - Utilisation du numéro d'identification

Art. 3.Les agents de l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante visés à l'article 1er, alinéa 3, sont autorisés à utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques.

L'autorisation d'utiliser le numéro d'identification est limitée à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2.

Art. 4.Le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par l'Institut flamand pour l'Entreprise indépendante en vue de l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2, avec : - le titulaire du numéro d'identification ou son représentant légal; - les autorités publiques et organismes qui, en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, ont eux-mêmes reçu l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires. CHAPITRE III. - Dispositions finales

Art. 5.La liste des agents désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3, avec indication de leur grade et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Art. 6.Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 9 mars 2003.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de l'Intérieur, A. DUQUESNE Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN