9 MARS 2001. - Arrêté royal portant approbation du règlement d'ordre intérieur des commissions de nomination pour le notariat

ALBERT II, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, notamment l'article 38, § 11, rétabli par la loi du 4 mai 1999Documents pertinents retrouvés type loi prom. 04/05/1999 pub. 01/10/1999 numac 1999009663 source ministere de la justice Loi modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat fermer;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 5 janvier 2001;

Vu la délibération du Conseil des Ministres le 12 janvier 2001 sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai ne dépassant pas un mois;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, donné le 14 février 2001, en application de l'article 84, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.Le règlement d'ordre intérieur, visé à l'article 38, § 11, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, établi par les commissions de nomination réunies pour le notariat le 25 novembre 2000 et annexé au présent arrêté, est approuvé.

Art. 2.Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Art. 3.Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 9 mars 2001.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN

Règlement d'ordre intérieur des commissions de nomination pour le notariat Vu la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat (ci-après : « loi du 25 ventôse an XI »), notamment l'article 38, § 11, deuxième phrase, la commission de nomination de langue française pour le notariat, la commission de nomination de langue néerlandaise pour le notariat, et les commission de nomination réunies, ont établi le présent règlement d'ordre intérieur : CHAPITRE Ier. - Dispositions générales

Article 1er.Le présent règlement porte, pour tout ce qui n'a pas été réglé par la loi du 25 ventôse an XI ou par ses arrêtés d'application, sur le mode de fonctionnement de la commission de nomination de langue française pour le notariat, de la commission de nomination de langue néerlandaise pour le notariat et des commissions de nomination réunies, constituées par ladite loi.

Art. 2.Au sens du présent règlement, il faut entendre par : 1° la loi : la loi du 25 ventôse an XI, modifiée pour la dernière fois par les lois du 4 mai 1999;2° la commission francophone : la commission de nomination de langue française pour le notariat, visée à l'article 38, § 1er, de la loi;3° la commission néerlandophone : la commission de nomination de langue néerlandaise pour le notariat, visée à l'article 38, § 1er, de la loi;4° les commissions réunies : les commissions de nomination réunies visées à l'article 38, § 3, de la loi.

Art. 3.Le président de chaque commission assure la représentation protocolaire et le bon fonctionnement de celle-ci. En cas d'absence ou d'empêchement, il est remplacé par le vice-président. En cas d'empêchement de ce dernier, le secrétaire remplit cette fonction.

Art. 4.Sauf si la convocation à la réunion en dispose autrement, les activités des commissions se déroulent à leur siège.

Art. 5.Le président convoque les membres, fixe le lieu, la date et l'heure de début et de la fin présumée des réunions. Il ouvre et clôture les séances. Il conduit les débats.

Art. 6.En cas de demande motivée de convocation par des membres, conformément au présent règlement, la commission ou le groupe de travail concerné se réunit dans les quinze jours de la demande, sauf si les demandeurs marquent leur accord pour que la réunion se tienne à une date ultérieure.

Art. 7.Le président établit l'ordre du jour de la réunion. Un membre qui souhaite voir figurer un point à l'ordre du jour en fait la demande au président en temps utile. Le président inscrit le point à l'ordre du jour de la réunion suivante.

Les convocations sont envoyées à tous les membres effectifs et, s'il y a lieu, aux membres suppléants huit jours au moins avant la date de la réunion.

Les convocations indiquent les lieu, date, heure de la réunion et le projet d'ordre du jour. Elles sont accompagnées d'une copie des documents à examiner.

Un membre qui souhaite introduire une proposition d'amendements à un texte proposé l'adressera au président au moins trois jours avant la date de la séance.

Art. 8.En cas d'urgence appréciée par le président, les convocations sont envoyées au moins deux jours avant la réunion.

Dans ce cas, de nouveaux points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour de l'accord de la majorité des membres présents.

Des propositions d'amendements visées à l'article 7, alinéa 4 peuvent être déposées le jour même de la réunion.

Art. 9.Tout envoi peut, moyennant accord préalable du destinataire, être effectué par courrier électronique ou par télécopie. Les destinataires assurent la confidentialité des documents qui leur sont adressés par ces moyens.

Le membre effectif empêché de prendre part à la séance en informe sans délai son suppléant et le président.

Art. 10.Le président est assisté par le secrétaire, éventuellement aidé, sous sa responsabilité, par une personne qu'il désigne parmi les membres du personnel administratif. Les secrétaires sont responsables de la rédaction des procès-verbaux des réunions. Ceux-ci mentionnent la manière dont les décisions ont été prises et, s'il y a eu vote, les modalités et les résultats de celui-ci. Ils sont signés par le président et le secrétaire. Les procès-verbaux sont adressés aux membres dès leur signature, en vue de leur approbation à la réunion suivante.

Art. 11.Le secrétaire veille à la conservation des archives de la commission. CHAPITRE II. - Les bureaux

Art. 12.Le bureau de chaque commission se réunit en principe deux fois par mois, sauf durant les vacances judiciaires, sur convocation de son président. Il établit au début de l'année judiciaire l'agenda annuel de ses réunions ordinaires et de celles de la commission.

Art. 13.En fonction des nécessités, un bureau peut se faire assister par des membres, effectifs ou suppléants, de la commission concernée.

Art. 14.Le bureau de chaque commission coordonne les activités de celle-ci et veille à l'exécution de ses décisions. Il est, en outre, chargé de la gestion journalière.

Les engagements de dépenses et ordres de paiement, dans les limites du budget, sont signés par deux membres du bureau des commissions réunies ou de la commission concernée.

Si l'engagement ou l'ordre de paiement dépasse la somme ou la contre-valeur de 250 euro il doit être signé par le président et un autre membre du bureau des commissions réunies ou de la commission concernée.

En cas d'empêchement du président, les engagements de dépenses et les ordres de paiement dont le montant excède 250 euro peuvent valablement être signés par deux membres du bureau des commissions réunies spécialement mandatés à cette fin.

Art. 15.Le bureau de chaque commission est seul chargé de la promotion de la communication externe de celle-ci.

Chacun des membres des commissions conserve son droit d'expression individuel, qui peut être exercé à des fins académiques ou didactiques pour autant que le membre précise sans équivoque que son opinion lui est personnelle et n'engage pas les commissions.

Art. 16.Le bureau transmet régulièrement l'agenda de ses activités aux membres des commissions. Ceux-ci peuvent consulter au siège des commissions tous les documents de travail et en prendre copie, sans frais.

Art. 17.Les commissions réunies assurent les fonctions de gestion que la loi ne réserve pas à une commission. CHAPITRE III. - Les commissions

Art. 18.Chaque commission se réunit en réunion ordinaire au moins une fois par trimestre.

Chaque commission se réunit en réunion extraordinaire aussi souvent que ses missions l'exigent. Le président la convoque lorsqu'il l'estime opportun ou si la commission, son bureau ou un groupe de travail le demande. Elle se réunit également à la demande d'au moins trois membres effectifs.

Art. 19.En fonction des nécessités, les commissions instituent en leur sein des groupes de travail dont elles fixent les missions. Elles déterminent l'étendue des missions qu'elles leur confient.

Art. 20.Les commissions approuvent les avis, propositions, rapports, directives, programmes et autres actes de leur bureau, ainsi que les avis, propositions et rapports de commissions et groupes de travail.

Chaque document approuvé par les commissions porte, sous la signature du président et du secrétaire, mention de cette approbation et de sa date. S'il échet, il est transmis aux autorités concernées. La décision de rejet d'une proposition de modification de texte est annexée au texte de la proposition rejetée. Ces documents sont conservés au siège des commissions, où ils peuvent être consultés par les membres des commissions concernées.

Art. 21.Pour toute élection de membres du bureau, le quorum de présence requis par l'article 38, § 9, de la loi du 25 ventôse an XI s'applique par analogie. Le vote a lieu au scrutin secret.

La décision est prise à la majorité simple.La procédure détaillée des élections est fixée par la commission au plus tard quinze jours avant le scrutin.

Art. 22.Les commissions réunies arrêtent les comptes sur rapport de deux commissaires aux comptes, qu'elles désignent.

Art. 23.Les commissions réunies sont seules compétentes pour connaître des manquements éventuels relevés dans le chef d'un membre effectif ou suppléant. CHAPITRE IV. - Incompatibilités, conflits d'intérêt et déontologie

Art. 24.Les membres des commissions sont soumis au régime d'incompatibilités visé à l'article 38, § 6, de la loi, et au régime de conflits d'intérêts visé à l'article 38, § 10, de la loi. Ils sont tenus, tout comme les experts et les membres du personnel administratif, au secret professionnel pour toutes les données recueillies dans le cadre de l'exercice de leurs missions.

Dès la survenance d'une cause d'incompatibilité, le membre donne sa démission. Lorsque le membre se trouve en situation de conflit d'intérêts, il est tenu d'informer le président de sa commission.

Le membre dont la situation de conflit d'intérêts est retenue s'abstient de connaître du dossier concerné et de participer à la délibération et au vote. Il sera fait mention de l'existence du conflit au procès-verbal de la réunion.

Art. 25.Les membres des commissions informent directement le président de la commission à laquelle ils appartiennent des crimes et délits dont ils auraient connaissance dans le cadre de l'exercice de leurs missions. Celui-ci prend les mesures qui s'imposent, après avoir recueilli l'avis motivé de la commission.

Art. 26.Les membres des commissions évitent de porter atteinte à la confiance des tiers et de compromettre l'indépendance dont ils doivent faire preuve dans l'exercice de leurs missions.

Art. 27.Les membres des commissions sont tenus de respecter les délais impartis pour leurs missions, de participer régulièrement aux réunions et de respecter les décisions des commissions.

Art. 28.Le manquement aux obligations déontologiques découlant des articles précédents peut constituer un motif grave entraînant d'office le constat de la fin du mandat du membre qui en est l'auteur.

La gravité du manquement reproché doit être telle qu'elle empêche immédiatement et définitivement la continuation du mandat; elle est appréciée eu égard, notamment, aux fonctions exercées au sein des commissions, au caractère répétitif des manquements et à l'intérêt des commissions.

Art. 29.Les manquements aux règles déontologiques sont dénoncés aux commissions réunies par le président, un bureau, une commission ou un groupe de travail.

Le président ou, s'il est en cause, le vice-président, nomme, parmi les membres effectifs, deux rapporteurs chargés d'entendre l'intéressé. Les rapporteurs convoquent l'intéressé et, s'il comparaît, l'entendent, le cas échéant en présence de son avocat. Ils constituent un dossier contenant la dénonciation, le rapport d'audition et les éventuelles observations écrites du membre. Ils établissent un rapport à l'intention des commissions réunies.

Les commissions réunies classent l'affaire sans suite, ou donnent un avertissement à l'intéressé ou constatent la fin d'office du mandat de celui-ci. Leur décision est prise au scrutin secret, la moitié au moins des membres de chaque groupe linguistique étant présents, et à la majorité absolue des suffrages dans chaque groupe linguistique.

S'il y a lieu, la décision est portée à la connaissance des autorités compétentes. CHAPITRE V. - Plaintes relatives au fonctionnement des études notariales

Art. 30.Dès réception d'une plainte d'un particulier, le président de la commission à laquelle elle est adressée la transmet au secrétaire.

Celui-ci veille à : 1° l'enregistrer en lui conférant un numéro d'ordre et à en assurer la conservation;2° en accuser réception au plaignant dans les quinze jours;3° en informer, dans le même délai, la personne ou l'étude notariale qui fait l'objet de la plainte et la chambre des notaires dans le ressort de laquelle se situe l'étude notariale en cause.

Art. 31.Dans les quinze jours de l'enregistrement de la plainte, le président de la commission nomme deux rapporteurs parmi ses membres, le premier étant notaire et le second ne pouvant être ni notaire ni candidat-notaire.

Les rapporteurs examinent, dans les quinze jours de leur désignation, si la commission est compétente pour connaître de la plainte, si celle ci est recevable et si elle peut être traitée par la commission.

Ils rédigent un rapport motivé contenant leurs conclusions et le soumettent à la commission, pour examen à sa prochaine réunion.

Art. 32.Si la commission considère qu'elle n'est pas compétente pour connaître de la plainte ou que celle-ci est irrecevable ou ne peut pas être traitée par elle, elle rend une décision motivée et définitive en ce sens. Le président en informe sans délai le plaignant, la personne ou l'étude notariale qui fait l'objet de la plainte et la chambre des notaires concernée.

Si la commission considère que la plainte doit être traitée par elle, le président de la commission : 1° charge les rapporteurs d'entamer l'instruction au fond de la plainte;2° propose à la chambre des notaires concernée de surseoir à statuer si elle est saisie de la même plainte et de suspendre toute procédure disciplinaire qu'elle aurait engagée dans la même affaire, jusqu'à ce que la commission se soit prononcée;3° informe le plaignant et la personne ou l'étude notariale qui fait l'objet de la plainte du suivi réservé à celle-ci.

Art. 33.Les rapporteurs peuvent recueillir tous renseignements complémentaires du plaignant et de la personne ou de l'étude notariale qui fait l'objet de la plainte. Ils doivent les entendre à leur demande. Moyennant leur accord préalable, ils peuvent recueillir auprès de tiers toutes informations qu'ils jugent utiles pour l'instruction de la plainte et la solution du litige. Ils tiennent la commission et la chambre des notaires concernée régulièrement informées de leurs démarches.

Art. 34.S'il apparaît aux rapporteurs que la plainte relève de la compétence d'une autorité disciplinaire ou judiciaire, ils en informent aussitôt le président de la commission, en déposant des conclusions motivées en ce sens.

La commission statue sur l'affaire à sa prochaine réunion. Si elle suit les conclusions des rapporteurs, le président de la commission transmet la plainte, avec l'avis motivé de la commission, soit à l'autorité disciplinaire compétente, soit au procureur du roi compétent. Le président en informe aussitôt le Ministre de la Justice et, si ce n'est pas déjà fait, la chambre des notaires concernée, en leur donnant copie de la plainte et de l'avis motivé de la commission.

Il transmet cet avis au plaignant et à la personne ou à l'étude notariale qui fait l'objet de la plainte.

Art. 35.Si les rapporteurs considèrent qu'il y a lieu de tenter une conciliation entre les parties, ils rédigent un projet d'accord en ce sens et l'adressent au président de la commission. Après approbation de ce projet par la commission, statuant à sa prochaine réunion, le président le soumet aux parties.

Lorsque la conciliation aboutit, les parties signent le projet d'accord, dont copie est adressée par le président à la chambre des notaires concernée. Il est fait mention de cet accord au procès-verbal de la prochaine réunion de la commission.

Lorsque la conciliation échoue ou s'il apparaît aux rapporteurs qu'elle ne peut être tentée, ceux-ci proposent à la commission un projet de recommandation pouvant offrir une solution au litige ou un projet de décision sur la suite à réserver à la plainte. La commission se prononce sur ce projet à sa prochaine réunion. Le président en informe sans délai le plaignant, la personne ou l'étude notariale qui fait l'objet de la plainte et la chambre des notaires concernée.

Art. 36.Dans le courant du premier trimestre de chaque année civile, le secrétaire de la commission rédige un rapport sur le traitement des plaintes effectuées durant l'année écoulée. L'identité des plaignants et des personnes ou des études notariales qui ont fait l'objet de plaintes ne peut y figurer. Après son approbation par la commission, ce rapport est adressé par le président au Ministre de la Justice. CHAPITRE VI. - Dispositions finales

Art. 37.Jusqu'au 31 décembre 2001 le montant de « 10 085 BEF » est d'application au lieu du montant de « 250 EUR » mentionné à l'article 14.

Art. 38.Le présent règlement intérieur est applicable dès l'entrée en vigueur de l'arrêté royal d'approbation.

Art. 39.Toute modification au présent règlement est proposée par un président de commission ou par quatre membres, dont deux appartenant à la commission francophone et deux à la commission néerlandophone.

Les modifications sont soumises au Roi, en la personne du Ministre de la Justice, par le président des commissions réunies, après avoir été approuvée par les commissions.

Fait et approuvé à Bruxelles, le 25 novembre 2000.

Pour la commission de nomination de langue française pour le notariat : Michel Verwilghen, Président.

Vu pour être annexé à Notre arrêté du 9 mars 2001 portant approbation du règlement d'ordre intérieur des commissions de nomination pour le notariat.

ALBERT Par le Roi : Le Ministre de la Justice, M. VERWILGHEN