7 OCTOBRE 2021. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale

RAPPORT AU ROI Sire, Cet arrêté royal modifie l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale, ci-après l'arrêté royal. Sans changer fondamentalement l'approche de la coopération non gouvernementale, les modifications visent pour l'essentiel à apporter de la clarté dans son application, de même qu'à simplifier certains aspects que l'expérience des 5 dernières années a permis d'identifier comme trop complexes à mettre en oeuvre, que ce soit pour l'administration et/ou les organisations accréditées.

Discussion des articles Article 1er - modifiant l'article 1er La modification de la définition du terme « impact » a pour but de rendre l'arrêté royal cohérent avec la nouvelle définition fournie par le Comité d'Aide au Développement de l'OCDE, qui a été officialisée fin 2019.

Plusieurs définitions sont ajoutées : - Le cycle de programmation correspond au cycle quinquennal qui voit le démarrage (1er janvier année X), la mise en oeuvre et la clôture (31 décembre année X+4) à la fois des Cadres Stratégiques Communs, ci-après CSC, et des programmes, en tant que modalités indissociables de la coopération non gouvernementale. L'ajout de ce terme et sa définition permettent de faciliter l'identification de la temporalité et de l'articulation des différents processus. Plusieurs clarifications et simplifications (moment de l'introduction de la demande d'accréditation [art.9], nombre de dialogues Institutionnels [art.11] et stratégiques [art. 15], nombre de programmes introduits par un acteur [art. 20], moment de l'introduction du programme [art. 22]) sont à comprendre au regard du « cycle de programmation » quinquennal. - Le terme « programme commun » correspond au terme usuel utilisé tant par l'administration que les organisations accréditées, pour désigner les programmes qui associent plusieurs acteurs accrédités au sens de l'article 27, § 2 de la loi. Afin d'éviter toute confusion, il est proposé de reprendre cette terminologie usuelle dans le texte de l'arrêté royal, en assurant son lien avec la définition fournie dans la loi. Le terme « programme individuel » est également clarifié pour la même raison. - L'utilisation du terme « lignes budgétaires » se trouve pour la première fois à l'article 20, § 2, alinéa 1er, 1° de l'arrêté royal.

Pour plus de clarté, il est jugé préférable de relocaliser leur définition à l'article 1er. L'article 20, § 2, alinéa 1er, 1° s'en retrouvera d'autant allégé, et l'article 34 pourra désormais également y faire référence pour clarifier les niveaux d'ajustements budgétaires et la flexibilité octroyée aux organisations accréditées dans le cadre de la mise en oeuvre de leur programme. Cette relocalisation est accompagnée d'une correction du texte dans les deux langues afin de supprimer la mention du rôle de « coordination » du bureau local.

Cette mention engendrait des confusions car les lignes budgétaires concernent uniquement les coûts opérationnels, alors que les activités relatives à la « coordination » correspondent à des coûts de gestion conformément à la définition que reprise à l'article 1er, 11°.

Egalement, cette mention pouvait amener à comprendre les activités du bureau local dans un sens plus restrictif qu'escompté, au risque de ne pas englober leurs tâches véritablement opérationnelles, comme par exemple les activités qu'un bureau local peut mener afin de renforcer les capacités des partenaires locaux. Enfin, afin de rendre explicite la structuration de l'information attendue pour les lignes budgétaires, un modèle de tableau budgétaire des coûts opérationnels sera compris dans une nouvelle annexe à l'arrêté royal. Elle constituera la cinquième annexe de l'arrêté royal. - L'ajout de la définition du terme « poste budgétaire » dans l'article 1er vise à répondre à un manque de clarté. En effet, les postes budgétaires sont mentionnés pour la première fois à l'article 34, § 3, alinéa 1er, 1°, mais ils ne disposaient jusqu'alors pas d'une définition dans l'arrêté royal, qui permette de déterminer clairement ce que recouvre ce terme. Afin de répondre à ce manquement, une définition est fournie, en cohérence avec la finalité de l'article 34 et des marges d'ajustements qui y sont évoquées. Egalement, afin de rendre explicite le niveau et la structuration de l'information attendus pour les postes budgétaires, les catégories qu'ils recouvrent et leur architecture seront désormais décrits sur base de modèles de tableaux budgétaires pour les coûts opérationnels et pour les coûts de gestion, compris dans une nouvelle annexe à l'arrêté royal. Elle constituera la cinquième annexe de l'arrêté royal.

Article 2 - modifiant l'article 9 Avec cette modification qui voit notamment le remplacement de la mention « au moins tous les 5 ans », l'accréditation sera désormais organisée à échéance fixe tous les 5 ans. Il s'agit d'une simplification qui permettra de ne pas devoir organiser d'examen pour un nombre limité d'acteurs dans l'intervalle, acteurs qui se retrouveraient ensuite en décalage par rapport aux autres ACNG et au cycle de programmation en général. Ce calendrier ne concerne toutefois que les demandes d'accréditation et pas les éventuels réexamens d'accréditation tels que prévus à l'article 10, § 1er qui doivent pouvoir avoir lieu à tout moment.

L'inclusion de l'introduction numérique auprès de l'administration en charge de son traitement, permettra de suivre l'évolution des voies de communication. Cela permettra également d'ouvrir la possibilité de potentielles méthodes numériques du traitement de ces demandes, en vue de renforcer l'efficacité du processus.

Article 3 - modifiant l'article 11 La modification vise des simplifications à deux niveaux : d'abord par la suppression de l'obligation d'annualité du dialogue institutionnel, et ensuite par la définition d'un agenda plus large et plus flexible.

L'adaptation du calendrier de tenue des dialogues institutionnels permet une approche plus flexible car l'expérience a démontré qu'il n'est pas toujours pertinent d'organiser un dialogue annuel avec une organisation. L'obligation d'organiser le dialogue au moins 3 fois à l'intérieur d'un cycle de programmation doit alors permettre de réaliser les dialogues de manière suffisamment régulière, tout en laissant la possibilité d'en organiser davantage lorsque la situation d'un ACNG le justifie et à la demande de l'une des parties, jusqu'à un maximum de 5 fois pour conserver l'idée initiale de dialogue annuel.

L'expérience a également démontré que la définition trop formelle de l'agenda limite la réelle appropriation de l'outil que constitue le dialogue institutionnel. Un agenda orienté autour « d'au moins le suivi de l'évolution de l'organisation et de son programme en cours de mise en oeuvre » permettra de couvrir l'ensemble des matières potentiellement abordées à la demande de l'administration ou de l'organisation concernée. Dans ce cadre les points issus de la définition initiale de l'agenda, tels que l'évolution institutionnelle et organisationnelle, les leçons tirées au niveau de la théorie du changement et de la gestion des risques, la cohérence interne et externe du programme, de même que les constats issus du suivi et des contrôles du programme, ainsi que la préparation du programme suivant, resteront des points pertinents, mais ils seront désormais abordés au moment où l'organisation accréditée et l'administration le jugeront le plus adéquat.

Article 4 - modifiant l'article 12 L'introduction de la mention du rôle des CSC comme « point de départ » du cycle de programmation quinquennal vise à apporter plus de clarté dans l'articulation des cycles successifs. En effet, plusieurs simplifications (moment de l'introduction de la demande d'accréditation [art.9], nombre de dialogues Institutionnels [art.11] et stratégiques [art. 15], nombre de programmes introduits par un acteur [art. 20], moment de l'introduction du programme [art. 22]) doivent être comprises au regard du cycle de programmation quinquennal. Si les CSC et les programmes sont indissociables et complémentaires, l'entrée en vigueur et la fin des CSC représentent le point de départ et la clôture d'un cycle de programmation. En effet, leur validité est fixée à 5 ans, contrairement aux programmes qui pourraient être plus courts, tout en sachant qu'ils ne peuvent en aucun cas excéder la durée validité des CSC qu'ils opérationnalisent.

Les CSC sont donc les « balises » du cycle de programmation.

Un nouveau paragraphe est ajouté à l'article, qui doit permettre au ministre de gérer les éventuelles exceptions sur la durée de validité d'un CSC, sans que ces exceptions ne viennent perturber le cycle normal de programmation établi au paragraphe 1er. En effet, la durée de 5 ans et le démarrage systématique au 1er janvier suivant la date d'approbation octroient une linéarité et une régularité jugées adéquates pour la majorité des types d'intervention et donc des CSC qui les encadrent. Cependant, l'expérience a permis de constater que certaines modalités de coopération, telle que la coopération académique, pourraient trouver un sens à calquer leur calendrier d'intervention sur le calendrier scolaire, en lieu et place du calendrier civil, auquel cas un démarrage au 1er janvier assorti d'une durée fixée à 5 ans engendre des complications dans l'articulation entre CSC et programmes. Inclure une disposition d'exception, sur base motivée, permettra d'y répondre en offrant aux acteurs accrédités la possibilité de s'inscrire dans un même CSC, sans être handicapés par leur calendrier de référence. Ainsi, pour le CSC qui serait concerné par l'exception, les acteurs institutionnels dont le programme est calqué sur le calendrier académique démarreront leurs activités au 1er septembre, alors que les autres acteurs institutionnels et organisations de la société civile maintiendront le démarrage de leurs activités au 1er janvier. Le CSC à la durée prolongée permettra de couvrir l'ensemble, tout en sachant que conformément à l'article 18, § 3, un programme ne dépassera jamais une durée de 5 ans. Il est possible que cette prolongation engendre une courte période de superpositions de deux CSC entre deux cycles de programmation différents, mais cette situation n'aura aucune conséquences financières, car les subsides sont octroyés par programme, qui eux ne connaitront jamais de superposition au vu de leur durée fixée à 5 ans maximum.

Article 5 - modifiant l'article 14 La modification de l'article 14 concerne l'ajout d'un alinéa reprenant l'une des dispositions transitoires de l'article 53, § 3, alinéa 2 : « Par ailleurs, lorsqu'un élément de ce CSC est considéré comme faible lors de son appréciation, l'approbation du CSC est assortie d'un parcours d'amélioration qui est suivi lors des dialogues stratégiques prévus à l'article 15, § 3 ». L'article 53 étant appelé à être abrogé, il était dès lors nécessaire de reprendre à l'emplacement adéquat car cette disposition, transitoire à l'origine, a démontré sa pertinence dans le processus itératif d'amélioration des CSC au cours de leur mise en oeuvre.

Article 6 - modifiant l'article 15 Tout comme pour les dialogues institutionnels, la modification vise une simplification à deux niveaux : d'abord par la suppression de l'obligation d'annualité du dialogue stratégique, et ensuite par la définition d'un agenda plus large et plus flexible.

L'adaptation du calendrier de tenue des dialogues stratégiques permet une approche plus flexible car l'expérience a permis de constater qu'il n'est pas toujours pertinent d'organiser un dialogue annuel pour un CSC, notamment lorsqu'il n'y a pas d'évolution contextuelle notable ou que le CSC présente d'emblée une bonne qualité. L'obligation d'organiser le dialogue au moins 3 années sur 5 pour la durée de validité du CSC permettra de réaliser les dialogues de manière suffisamment régulière, tout en laissant la possibilité d'en organiser davantage lorsque la situation d'un CSC le justifie, et à la demande de l'une des parties, jusqu'à un maximum de 5 fois pour conserver l'idée initiale de dialogue annuel. Une telle approche permettra également de répondre de manière flexible aux contradictions inhérentes à la succession des CSC, qui pourraient impliquer l'organisation d'un dialogue stratégique de suivi (5ème du cycle en cours) la même année que le dialogue stratégique d'appréciation d'un futur CSC sur un même pays ou sur une même thématique que le cycle précédent. Considérant que le dialogue stratégique « d'appréciation » sera toujours organisé, conformément à l'article 14, § 2 de l'AR, cette simplification permettra d'éviter de devoir organiser un second dialogue « de suivi » la même année.

Egalement, l'expérience a permis d'observer que la définition de l'agenda était trop formelle et limitait la réelle appropriation de l'outil que constitue le dialogue stratégique. Un agenda portant au minimum sur le « suivi de l'évolution du CSC et des apprentissages collectifs tirés de son opérationnalisation au sein des programmes en cours » permet de couvrir l'ensemble des matières potentiellement abordées à la demande de l'administration ou des organisations concernées associées dans le CSC concerné. Dans ce cadre, les points issus de la définition initiale de l'agenda, tels que le suivi des cibles stratégiques, la concrétisation des synergies et des complémentarités, l'intégration des thèmes transversaux, les apprentissages collectifs, ainsi que le suivi des points d'attention relevés lors de l'appréciation du CSC et l'analyse de l'opportunité d'ajuster le contenu du CSC resteront des points pertinents, mais ils seront désormais abordés au moment où les organisations accréditées et l'administration le jugeront le plus adéquat. A cela est toutefois ajouté de manière explicite la mention du suivi du parcours d'amélioration, le cas échéant, compte tenu de son intégration dans l'article 14, § 4.

Article 7 - modifiant l'article 16 La modification vise à clarifier l'approche quinquennale applicable à la couverture des coûts de coordination et d'animation des CSC, octroyant de fait une forme de flexibilité dans l'utilisation de ce budget. Notamment, cette flexibilité vise à permettre que les montants non dépensés d'une année puissent être mobilisés une autre, tant que le montant total quinquennal prévu n'est pas dépassé. Le mode de calcul, identifié en référence aux articles 28, § 3 et 39, sert à identifier le montant total octroyé pour la couverture de l'ensemble des coûts de l'ensemble des CSC approuvés. La modification est assortie d'une correction des références. En effet, c'est l'article 26 qui porte sur la demande de subvention des Fédérations, mais c'est l'article 24, 4° qui identifie les activités des fédérations subventionnables, portant sur « la coordination générale des CSC et le financement de leur formulation, de leur animation et de leur suivi par les organisations référentes » auxquelles il est ici fait référence.

Article 8 - modifiant l'article 18 La modification vise à apporter des clarifications sur les conditions budgétaires à respecter par les programmes pour leur introduction directement auprès de l'administration, en simplifiant les conditions applicables pour les programmes communs. Un programme individuel devra disposer d'un budget annuel moyen d'au moins 2.000.000 EUR ou 750.000 EUR, alors qu'un programme commun pourra être introduit directement auprès de l'administration sur base d'un budget annuel moyen d'au moins 100.000 EUR. L'objectif est d'encourager l'introduction de programmes communs et d'alléger la demande groupée, en partant du principe que les programmes communs (en parallèle à leur potentiel en termes de synergies) représentent en eux-mêmes une modalité de simplification administrative plus adéquate que la demande groupée. L'ajout de cette porte d'entrée permet alors aux organisations disposant de petits budgets d'envisager d'introduire un programme en commun, sans se traduire par une « injonction » ni encourager la création de programmes communs « artificiels » dont le seul but serait d'atteindre les seuils budgétaires.

Pour les organisations à petits budgets qui n'introduiraient pas un programme commun, la demande groupée (CFR article 20, § 1er, alinéa 1er) resterait la modalité d'introduction privilégiée.

La modification du § 4 de l'article avec l'ajout de la mention « cohérent » a pour but d'aligner l'arrêté royal avec les critères d'évaluations correspondant aux définitions adaptées fournies par le Comité d'Aide au Développement de l'OCDE, qui ont été officialisées fin 2019.

Article 9 - modifiant l'article 20 La modification au § 1er vise à clarifier, le fait que, dans le cadre de la coopération non gouvernementale, une organisation ne peut avoir qu'un seul programme en cours par cycle de programmation, qu'il s'agisse d'un programme individuel ou d'un programme commun, et que sa modalité d'introduction soit directement auprès de l'administration, ou via la demande groupée. Cela permet de limiter le risque que l'administration doive assurer l'octroi de plusieurs subsides et le suivi de plusieurs programmes pour une même organisation accréditée (exemple : l'ACNG X introduit un programme via la demande groupée, et un second en commun avec d'autres ACNG accrédités). Les subsides étant octroyés par programme, une multiplicité de programmes induit une multiplicité de suivi et donc une charge supplémentaire pour l'administration.

Au § 2, la modification vise à apporter une clarification, en établissant explicitement le lien entre la loi et l'arrêté royal. En effet, l'article 27, § 2, alinéa 3, 6° de la loi, mentionne l'introduction d'un « budget précis », alors que l'article 20, § 2 de l'AR n'utilise pas ce terme. Cette référence explicite permettra de prévenir de nouveaux débats quant au fait que la définition de l'article 20 corresponde ou non à l'idée de « budget précis » tel que prévu par la loi. En outre, la suppression de la mention « le cas échéant » impliquera que les lignes budgétaires (coûts opérationnels) et les postes budgétaires (coûts opérationnels et coûts de gestion) soient systématiquement mentionnés, afin de permettre la mise en place de modèles standards de tableaux budgétaires des coûts opérationnels et des coûts de gestion, désormais repris dans la cinquième annexe de l'arrêté royal.

Egalement, la modification implique que l'article 20, § 2 fasse référence aux lignes budgétaires, désormais définies à l'article 1er, 22°, tout en introduisant la notion de postes budgétaires, définis à l'article 1er, 23°. Cette modification, parallèle à l'adaptation de la formulation de l'article 34, vise à éliminer les confusions de terminologie faisant suite à l'absence de définition de « postes budgétaires », tout en identifiant l'ensemble des éléments constitutifs du budget précis visé à l'article 27, § 2, alinéa 3, 6° de la loi.

Par ailleurs, les modifications comprennent des corrections du texte en français, pour assurer la cohérence avec la version néerlandaise qui au § 2, 2° et 3° « vermeldt » (« mentionne ») les rubriques budgétaires générales des coûts opérationnels d'une part, et des coûts de gestion d'autre part. Le terme « mentionne » est jugé plus adéquat que « détaille » car ce dernier peut laisser entendre que d'autres niveaux d'information sont attendus que ceux définis dans le présent arrêté royal aux articles 1er et 20. Cette modification ne s'applique toutefois pas aux coûts d'administration dont la ventilation est de nature à varier selon l'acteur qui y fait appel, et impliquant dès lors l'introduction d'un budget tel que mentionné à l'article 29, § 3.

Enfin, la mention d'un programme « commun à plusieurs organisations accréditées » est remplacée par la mention de « programme commun » afin de reprendre la terminologie usuelle désignant ce type de programme, tout en respectant le sens de l'article 27, § 2 de la loi, comme établi par l'article 1er, 21° de cet arrêté royal.

Article 10 - modifiant l'article 21 La modification vise à apporter une clarification, en rendant explicite le fait que l'analyse effectuée par la fédération dans le cadre de la demande groupée est une analyse provisoire. C'est-à-dire que le résultat de cette analyse est susceptible d'évoluer ou d'être entériné lorsque l'administration la réceptionne et procède à la vérification de la cohérence des analyses pour l'ensemble des programmes, qui deviendront les « Avis provisoires », préalablement à leur transmission aux organisations accréditées (conformément à l'article 22, § 2). Cela afin de s'assurer que des constats comparables n'amènent pas à des conclusions différentes au motif qu'ils auraient été identifiés directement par l'administration, d'une part, et par la fédération, d'autre part.

La modification implique également la suppression du « 2° une synthèse des résultats de l'analyse, par programme individuel » car il est apparu que ce travail n'apportait pas de plus-value particulière au regard de la méthodologie d'usage pour l'examen des programmes.

Article 11 - modifiant l'article 22 Les modifications ont pour objectif de rendre l'arrêté royal cohérent par rapport aux nouvelles modalités numériques d'introduction des programmes. La modalité « envoi recommandé » est toutefois conservée tant que le système d'introduction numérique des programmes n'est pas pleinement opérationnel. Egalement, il est procédé à une légère révision du délai pour l'introduction de la demande groupée auprès de l'administration, afin de l'avancer de 15 jours. Ce délai supplémentaire permettra à l'administration de disposer de davantage de temps pour assurer la vérification de la cohérence des analyses remises par la fédération avec celles réalisées directement par l'administration, tout en laissant un délai suffisant pour permettre à la fédération de réaliser sa mission.

A noter que les acteurs institutionnels dont le programme est calqué sur le calendrier académique verront également leur proposition soumise au plus tard le 1er août de l'année qui précède le début du cycle de programmation. Cette situation engendrera un temps de latence entre la remise de la décision telle que prévue à l'article 22, § 3, et le démarrage des activités de ces programmes. Cependant, ce temps de latence n'est pas un problème du fait de la nature même de ces programmes dont les stratégies sont moins directement impactées par des évolutions contextuelles. De plus, le cas échéant, les évolutions significatives qui auraient lieu pourront toujours être traitées grâce à l'article 34. En outre, le traitement de l'ensemble des programmes au même moment représente une simplification administrative significative qu'il convient de conserver, qui permet également d'observer les opportunités de collaborations et de synergies entre les programmes des différents types d'acteurs accrédités, là où un traitement différencié dans le temps ferait courir le risque de perte de visibilité et de cohérence.

Article 12 - modifiant l'article 24 La modification vise à rendre cohérente et explicite le rôle de la fédération dans le cadre de l'analyse de la demande groupée, conformément aux modifications apportées à l'article 21 : il s'agit de réaliser une analyse provisoire des programmes, en ce qu'elle est susceptible d'évoluer ou d'être entérinée par l'administration pour devenir l'Avis provisoire transmis aux organisations accréditées.

Article 13 - modifiant l'article 25 Les modifications portent sur deux corrections distinctes en français (terminologie) et en néerlandais (absence de mention), mais qui ont toutes les deux pour objectif d'assurer la cohérence avec la loi qui fait référence aux thèmes de la coopération au développement.

Article 14 - modifiant l'article 29 La modification apportée à l'article 29 avec l'ajout des mots « du budget approuvé » vise à rendre explicite le fait que l'identification du montant total des coûts de gestion susceptibles d'être subventionnés est bien effectuée en référence au budget approuvé.

Cette nuance permet de distinguer le budget prévisionnel du budget réellement dépensé. En l'absence de cette précision, il pouvait être considéré que les coûts de gestion subventionnés seraient plafonnés à 10% des coûts directs dépensés. Or, en cas de crise, il est possible que la réalisation des coûts opérationnels soit momentanément interrompue, sans que ce ne soit le cas des coûts de gestion qui recouvre l'encadrement du programme et la recherche d'alternatives pour répondre à la crise. Lier la subvention des coûts de gestion aux coûts directs réellement dépensés induirait un effet punitif inadéquat.

Article 15 - modifiant l'article 30 Le paragraphe 2 de l'article 30 visait initialement à encourager la concentration des programmes dans les CSC, en laissant la possibilité aux organisations accréditées de s'en écarter, sous réserve de disposer de fonds privés pour constituer l'apport-propre de cette partie du programme. In fine, il est apparu que l'objectif d'incitation à la concentration dans les CSC est majoritairement assuré grâce à l'article 17, qui stipule que 90% du budget destiné au financement des programmes doit contribuer aux choix stratégiques des cadres stratégiques communs approuvés, ainsi qu'à l'article 18, § 2 qui stipule qu'un programme concentre son budget des coûts opérationnels à hauteur d'au moins 75 % dans la réalisation d'un ou plusieurs CSC. Ainsi, sans remettre en cause cette volonté de concentration, la suppression du paragraphe 2 de l'article 30 permettra aux organisations accréditées d'à nouveau pouvoir saisir les opportunités qui se présenteraient en termes de financements publics pour une partie de programme qui ne contribue pas à la réalisation d'un CSC, opportunités au bénéfice des populations et des partenaires locaux. La suppression de ce paragraphe permettra de résoudre la question soulevée par le Conseil d'Etat dans son avis 59.876 du 31 août 2016 qui posait la question du caractère suffisamment justifié de la mesure au regard des principes constitutionnels d'égalité et de non-discrimination.

L'ancien paragraphe 4 est modifié avec l'ajout des modalités d'adaptation du plan de financement du programme. En effet, pour des programmes de 5 ans, il est difficile d'avoir des prévisions exactes à si longue échéance. L'objectif est de rendre explicite dans l'arrêté royal le fait qu'un ACNG peut mettre à jour les prévisions pour les moyens à valoriser, ainsi que leur mode de calcul, dans son plan de financement à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. L'objectif de planification raisonnable est conservé, tout en octroyant explicitement une flexibilité permettant de saisir les opportunités qui se présenteraient en cours de mise en oeuvre du programme. Afin de limiter la complexité, les délais octroyés pour l'introduction de la demande d'adaptation et sa réponse sont harmonisés avec les délais fournis pour les autres formes d'adaptations nécessitant potentiellement l'accord préalable de l'administration (les ajustements stratégiques et les ajustements budgétaires). La modification est également l'occasion de préciser que l'agent compétent pour prendre cette décision est le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale.

Article 16 - modifiant l'article 31 L'article 31 remplacé contient un nouveau paragraphe 1er, spécifiant les 4 catégories de revenus complémentaires. Au cours des années écoulées, le besoin s'étant fait ressentir de spécifier ces catégories ainsi que leur modalité de traitement, ces éléments ont été définis à travers la circulaire ministérielle relative à la justification financière et au contrôle. Il est cependant plus adéquat de reprendre directement la définition de ces catégories dans l'arrêté royal afin d'assurer leur validité et leur publicité.

Le premier paragraphe de l'ancien article 31 est devenu le paragraphe 2.

Comme pour les moyens à valoriser traités à l'article 30, dans le paragraphe 3, l'ancien paragraphe 2 est repris avec l'ajout des modalités d'adaptation du plan de financement du programme (alinéa 2).

En effet, pour des programmes de 5 ans, il est difficile d'avoir des prévisions exactes à si longue échéance. L'objectif est de rendre explicite dans l'arrêté royal le fait qu'un ACNG peut mettre à jour les prévisions pour les revenus complémentaires dans son plan de financement à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. L'objectif de planification raisonnable est conservé, tout en octroyant explicitement une flexibilité permettant de saisir les opportunités qui se présenteraient en cours de mise en oeuvre du programme. Afin de limiter la complexité, les délais octroyés pour l'introduction de la demande d'adaptation et sa réponse sont harmonisés avec les délais fournis pour les autres formes d'adaptations nécessitant potentiellement l'accord préalable de l'administration (les ajustements stratégiques et les ajustements budgétaires). La modification est également l'occasion de préciser que l'agent compétent pour prendre cette décision est le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale.

Article 17 - modifiant l'article 32 La première modification vise à clarifier ce que recouvrent exactement les termes « tranche justifiée » et « tranche versée », dans la mesure où des confusions sont possibles avec le vocabulaire d'usage en matière de liquidation des subsides. En adaptant la formulation en « tranche justifiée du programme, incluant le subside et, le cas échéant, l'apport-propre » et « tranche versée au programme, incluant le subside et, le cas échéant, l'apport-propre », il devient clair que la tranche en question sera observée au regard du montant versé par l'Etat belge (subside) et du montant versé par l'organisation accréditée (apport-propre), le cas échéant. L'absence de prise en compte de l'apport-propre introduirait une iniquité de traitement entre les OSC et les AI (qui ne sont pas tenus de fournir un apport-propre) lors de l'observation de l'exécution du budget et de la vérification du respect des conditions de liquidation des tranches suivantes.

Les modifications des paragraphes 3 et 4 de l'article 32 ont pour vocation de permettre une meilleure accessibilité au subside octroyé pour la dernière année du programme, tout en respectant les objectifs initiaux de planification et de limitation de l'accumulation de trésorerie. En effet, dans un contexte changeant et de crises imprévisibles, comme le COVID 19 a permis d'en faire l'expérience, la formulation initiale du paragraphe 4 s'avérait trop punitive. Si l'objectif d'encouragement de la bonne planification du budget était et reste pertinent, les bouleversements contextuels imprévisibles peuvent perturber significativement l'exécution d'un programme, même avec la meilleure planification.

La limitation de l'introduction d'une déclaration de créance après le 1er juillet, assortie d'un payement sur base du rapport financier final au-delà de cette date, introduisait un poids conséquent pour les organisations qui souhaitaient malgré tout rattraper le retard de leur programme, et faisait peser sur leurs épaules le préfinancement des dépenses jusqu'au contrôle financier final et au versement du solde du subside, dans des délais hors de leur sphère de contrôle. Dès lors, afin de répondre aux objectifs de planification et de limitation de l'accumulation de la trésorerie, il est désormais prévu que des déclarations de créance puissent être introduites après le 1er juillet, tout en étant obligatoirement réduites de la partie du solde qui dépasse le minimum à justifier prévu initialement, mais également en tenant compte des dépenses réalisées depuis l'introduction du dernier rapport de justification financière, via un état de dépenses.

De cette manière, il est permis aux organisations d'arriver au plus juste de leurs besoins budgétaires pour atteindre les résultats fixés au terme du programme. Pour l'administration, cette nouvelle règle permet également d'éviter de devoir prévoir un budget à liquider pour un programme terminé, mais qui n'aurait pas encore fait l'objet d'un contrôle financier.

L'identification d'un délai de 90 jours avant la fin du programme pour l'introduction de la dernière déclaration de créance permet de disposer d'un délai raisonnable pour assurer l'exécution de la tranche qui serait versée.

Enfin, l'absence d'introduction d'une déclaration de créance dans ces conditions sera désormais considérée comme la renonciation irrévocable à la dernière tranche.

La modification du § 6 vise à clarifier la formulation du paragraphe, en reprenant la même terminologie que celle utilisée à l'article 20, § 2, alinéa 2 pour désigner les programmes communs. En effet, des collaborations entre plusieurs organisations accréditées sont possibles dans différents cas de figure (synergies notamment) sans que le programme ne soit commun au sens de l'article 27, § 2 de la loi, auquel cas il y a lieu de les distinguer clairement.

Article 18 - modifiant l'article 34 La première modification de l'article, § 1er, vise à remettre en évidence le caractère indissociable du programme et de son budget.

Elle permet de rappeler que les dépenses réalisées seront examinées à la fois au regard de leur nature et au regard de leur contribution à l'atteinte des outcomes du programme. Dans le cadre de la flexibilité octroyée par cet article, notamment pour les ajustements qui ne requièrent pas l'approbation préalable de l'administration, la contribution à l'atteinte de l'outcome revêt un caractère essentiel pour confirmer l'éligibilité d'une dépense telle qu'elle est examinée à l'article 35.

La seconde modification, § 2, correspond à une simplification via la révision du délai d'introduction des demandes d'ajustements budgétaires, de leur moment de discussion, et de leur moment d'application. Les ajustements peuvent être introduits à tout moment, pour toute la durée du programme restant, avec comme délai ultime le 30 août précédent la fin du programme pour l'introduction de la demande. La pratique a démontré que l'exigence d'introduire les ajustements budgétaires l'année précédant leur mise en application était source de contradictions avec la volonté d'octroyer plus de flexibilité pour s'adapter rapidement aux changements, en particulier dans les contextes fragiles ou de crise (COVID19), ainsi qu'avec le suivi dans une approche quinquennale et non plus annuelle. Les délais sont donc revus pour revenir aux pratiques des règlementations antérieures qui autorisaient les demandes d'ajustements jusqu'à 4 mois avant la fin d'une intervention/d'un outcome. Ce délai était considéré comme une garantie suffisante pour assurer que les ultimes ajustements réalisés n'avaient pas vocation à exécuter l'argent non dépensé du programme, sans plus-value réelle au niveau de l'atteinte des outcomes. En outre, les ajustements ne sont plus liés au dialogue institutionnel car la formulation initiale de l'article créait un lien de subordination entre la demande et le dialogue institutionnel, ce qui s'est avéré inadéquat au regard de leurs calendriers respectifs qui peuvent être différents. La suppression de cette mention rend explicitement la flexibilité nécessaire pour pouvoir traiter rapidement les demandes d'ajustements, en particulier lorsqu'elles répondent à des situations de crise. La modification est également l'occasion de préciser que l'agent compétent pour prendre cette décision est le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale.

La troisième modification correspond à la correction de la numérotation des points du § 3, qui comprenait deux fois 2°, assortie d'une correction du texte en français pour le rendre cohérent avec le texte en néerlandais, et ainsi inclure la mention de budget pluriannuel « initial » du programme. La mention « initial » est importante car les dépassements des limites doivent être observées par rapport au budget initial sans quoi elles changeraient en fonction des ajustements successifs. Ce qui risquerait d'amener au cumul progressif d'ajustements ne nécessitant pas l'approbation préalable de l'administration, jusqu'à dépasser les seuils au-delà desquels l'accord formel aurait été attendu. En outre, la modification introduit une clarification quant au traitement des ajustements au niveau des « lignes budgétaires » qui n'étaient jusqu'alors pas mentionnées dans cet article, mais bien dans l'article 20, au contraire des postes budgétaires. En cohérence avec leur définition fournie à l'article 1er, 22°, les lignes budgétaires correspondant à une forme de ventilation des coûts opérationnels, elles peuvent donc être librement ajustées sans nécessité d'accord préalable de l'administration.

La quatrième modification, § 4, vise la clarification par la suppression de la référence à une « demande d'ajustement isolée » et à son délai de traitement, dont la différence par rapport une demande d'ajustement en général était peu explicite. Il est alors opté pour une formulation plus simple avec des modalités de traitement harmonisées réduisant la complexité administrative. Le délai de 60 jours est conservé comme référence unique en considérant qu'il s'agit d'un maximum théorique, au-delà duquel l'absence de réaction entrainera l'approbation automatique, tout en sachant que l'administration veille naturellement à traiter toute demande avec diligence. Enfin, la modification est assortie d'une correction de la référence au nouvel arrêté de délégation qui exécute l'article 16 de l'arrêté royal du 5 mars 2015 : l'arrêté ministériel du 30 avril 2019 portant délégations de pouvoirs en matières financières au sein du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.

Articles 19 et 20 - modifiant l'article 35 La première modification de l'article, au point 1°, vise à préciser les conditions et les pièces justificatives à fournir suite à l'octroi d'une allocation de logement, diverses interprétations étant apparues.

Les conditions prévues et les justifications sont similaires à celles appliquées par Enabel.

La seconde modification, au point 2°, vise à établir plus explicitement le lien entre les dépenses et le programme. Ainsi, il est ajouté la mention « ou à la gestion » du programme, car la mention « nécessaire à l'atteinte des outcomes » faisait principalement référence à la définition des coûts opérationnels, et ne recouvrait pas explicitement la définition des coûts de gestion bien qu'ils constituent également les coûts directs. Parallèlement, et dans le prolongement d'une des modifications de l'article 34, la modification « conformément au budget et au programme approuvés » vise à remettre en évidence le caractère indissociable du programme et de son budget.

Elle permet de rappeler que les dépenses réalisées seront examinées à la fois au regard de leur nature et au regard de leur contribution à l'atteinte des résultats, donc de leur pertinence.

Au point 3°, texte en néerlandais est corrigé : le terme « openbare aanbestedingen » est remplacé par « overheidsopdrachten » afin de couvrir l'ensemble des procédures possibles en matière de marché public.

La modification du point 6°, vise à clarifier l'objet de l'annexe 4 afin de faire un lien explicite avec les coûts non-subsidiables.

En outre, l'article 35 est complété par une nouvelle mention visant à clarifier les conditions applicables aux coûts d'audits et d'évaluations externes finales du programme, qui sont de nature à pouvoir être réalisés au-delà de la période d'exécution de celui-ci, mais sous conditions. En effet, au vu de leurs objectifs, les audit finaux et les évaluations externes finales prennent place à la fin d'un programme car ils s'intéressent à la finalisation des prestations du programme. Afin de tenir compte de ces implications, il est introduit une exception permettant la prise en charge des coûts liés, sous réserve du respect de deux conditions : L'existence d'un contrat conclu pendant la période de mise en oeuvre du programme, et la finalisation des prestations avant le dépôt du dernier rapport financier, c'est-à-dire 6 mois après la fin du programme, tel que prévu à l'article 47. Dans la même logique, une seconde exception est identifiée, qui vise à la prise en charge des coûts liés au retour en Belgique pour des contrats d'expatriation de plus de 12 mois, aux mêmes conditions, en considérant que les contrats d'expatriés s'arrêtent souvent à la durée du programme mais que leur retour effectif peut être postérieur au dernier jour du contrat.

Enfin, l'article 35 est complété afin de permettre la répartition d'une dépense entre plusieurs organisations, et d'identifier les conditions générales à respecter pour ce faire. L'expérience de la mise en oeuvre des programmes de la coopération non gouvernementale a permis d'identifier plusieurs cas de figures dans lesquels une tel mécanisme trouverait sa pertinence et serait nécessaire. Par exemple : la mise en commun de coûts liés à des évaluations externes pour des programmes communs ou encore pour des évaluations externes d'outcomes menés en synergie dans le cadre de programme distincts, voire d'évaluations externes organisées en commun dans le cadre des CSC. Le mécanisme proposé permettrait d'octroyer une flexibilité adéquate, tout en respectant les prescrits en matière de justification financière et d'éligibilité des dépenses. Sa mention dans ce paragraphe rendrait explicite et assurerait la sécurité juridique de ce mécanisme jusqu'à présent repris dans la Circulaire Ministérielle relative à la justification financière et au contrôle. Concrètement, une dépense pourra être répartie et mise à charge entre plusieurs organisations, à titre de dépense d'une part et de crédit (recette) d'autre part, aux conditions cumulatives suivantes : a) les organisations concernées sont associées par le biais d'une convention de partenariat ou de collaboration, explicitant notamment : - le contexte global dans lequel prend place la répartition de dépenses entre les organisations associées ; - la portée du mécanisme de répartition (l'identification du type de coûts concernés) de répartition de dépenses entre les organisations associés ; - la description du mécanisme de répartition de dépenses, tel qu'il a été convenu par les organisations associées ; b) dans les comptabilités des organisations associées, les intitulés de la ou les dépenses d'une part, et du ou des crédits d'autre part, concerné(s) par la répartition sont retranscrit(s) de manière explicite ;c) les pièces justificatives sont conservées de la manière suivante : - la pièce justificative relative à la dépense demeure au siège de l'organisation qui l'a endossée, accompagnée de la preuve de crédits des organisations associées ; - les organisations associées conservent les pièces justificatives attestant du crédit en faveur de l'organisation qui a effectué la dépense.

Articles 21 et 22 - modifiant l'article 37 La première modification, concerne la correction du texte du 3° en néerlandais, comme pour l'article 35, afin que le terme « openbare aanbestedingen » soit remplacé par « overheidsopdrachten » afin de couvrir l'ensemble des procédures possibles en matière de marché public.

La seconde modification vise à clarifier l'objet de l'annexe 4 afin de faire un lien explicite avec les coûts non subsidiables.

La troisième modification de l'article vise à remettre plus explicitement le lien entre les dépenses et le programme. Ainsi, il est ajouté la mention « ou à l'administration » du programme, car la mention « nécessaire à l'atteinte des outcomes » faisait principalement référence à la définition des coûts opérationnels, et ne recouvrait pas explicitement la définition des coûts d'administration qui fait l'objet de l'article 37.

Article 23 - modifiant l'article 42 La modification correspond à une adaptation du texte pour inclure la mention des principes d'intégrité « morale » comme la lutte contre les abus.

Article 24 - modifiant l'article 43 La modification correspond à une correction du texte de l'article 43 en néerlandais, afin de supprimer la référence aux « doelstellingen », qui n'apparait pas dans le texte français. Cette suppression se justifie par la définition d'Ontwikkelingsresultaten à l'article 1er, 9° et d'Outcome à l'article 1er 7° qui rend le terme « doelstellingen » redondant. Article 25 - modifiant l'article 46 Il s'agit ici de supprimer un article précisant les modalités de rapportage propres à la demande groupée coordonnée par la fédération.

En effet, l'expérience du cycle de programmation 2017-2021 a permis de constater que ce rapportage n'apportait pas de réelle plus-value pour l'administration, qui dispose d'une vue plus large sur l'ensemble des programmes, par rapport à la fédération, par application de l'article 45 qui amène l'ensemble des organisations accréditées à déposer leur rapport auprès de l'administration. Les analyses ainsi réalisées par la fédération s'avéraient très partielles, tout en représentant une charge administrative non liée à son expertise propre.

Article 26 - modifiant l'article 47 La modification correspond à l'ajout d'un 7° au paragraphe 1er de l'article, afin que le rapport de justification financière comprenne désormais le ou les listings de dépenses correspondant aux coûts directs à charge de la subvention et, le cas échéant, le listing des dépenses correspondant aux coûts d'administration. L'objectif de cet ajout est de permettre à l'administration de disposer des informations nécessaires pour la préparation du contrôle du rapport financier prévu à l'article 49. Cette modification a l'avantage de n'impliquer aucune charge de travail supplémentaire pour les ACNG qui disposent d'emblée des listings complets des dépenses. Au contraire, sur base de l'article 49, § 1er, alinéa 2, également appelé à être modifié, ces ACNG étaient amenés à devoir extraire les informations ciblées, et à les transmettre à l'administration en préalable à la réalisation du contrôle proprement dit. Cela représentait une charge, en plus d'être méthodologiquement inadéquat.

Enfin, la mention d'un programme « commun à plusieurs organisations accréditées » est remplacée par la mention de « programme commun » afin de reprendre la terminologie usuelle désignant ce type de programme, tout en respectant le sens de l'article 27, § 2 de la loi, comme établi par l'article 1er, 21° de cet arrêté royal. Cette modification n'a pas d'impact sur le fait qu'un rapport financier est bien produit par chaque organisation qui a reçu une subvention conformément à l'article 23, § 1er.

Article 27 - modifiant l'article 49 La modification au § 1er correspond à la suppression de la mention « Sauf cas de force majeure, l'organisation qui a reçu une subvention fournit, dans un délai de 10 jours ouvrables après la demande de l'administration ou du tiers qu'elle a mandaté à cet effet, par courrier recommandé, le listing des dépenses correspondant aux outcomes ou aux postes budgétaires contrôlés ». Cette modification accompagne le changement apporté à l'article 47, § 1er, par l'introduction d'un 7° impliquant que le rapportage financier inclura désormais le ou les listings des coûts directs à charge de la subvention et, le cas échéant, le listing des coûts d'administration.

L'information étant désormais fournie d'emblée, il n'était pas pertinent de conserver cette mention de transmission sur demande à l'article 49.

La modification au § 2 correspond à une correction du texte en néerlandais pour le rendre cohérent avec le texte français. En effet, l'objectif n'est pas que l'administration fournisse « une vue d'ensemble » de tous les constats dressés à l'occasion des contrôles, mais bien qu'elle identifie et fasse ressortir les constats essentiels (qu'elle synthétise) et qui par nature pourront engendrer un apprentissage collectif au niveau du secteur non gouvernemental, conformément à l'esprit de l'article 42.

Article 28 - modifiant l'article 53 Il s'agit ici de supprimer les dispositions transitoires qui n'ont plus d'effet, en l'occurrence l'intégralité de l'article 53 initial.

La disposition reprise à l'article 53, § 3, 2ème alinéa est par ailleurs relocalisée à l'article 14, § 4 car cette disposition, transitoire à l'origine, a démontré sa pertinence dans le processus itératif d'amélioration des CSC au cours de leur mise en oeuvre.

Un nouveau paragraphe 1er est ajouté à l'article, dont la vocation est d'octroyer une dérogation pour la durée des programmes telle que fixée à l'article 18, § 3. Cette dérogation est complémentaire à l'ajout du paragraphe 3 de l'article 12, octroyant la possibilité au Ministre de déroger à la durée de validité d'un CSC qui est de 5 ans à compter du 1er janvier suivant sa date d'approbation. L'objectif derrière ces deux modifications est de mettre en place les conditions qui permettront aux acteurs institutionnels dont le programme est calqué sur le calendrier académique de clôturer leur programme 2017-2021 au 31 août 2022 et de démarrer le suivant au 1er septembre 2022, afin de suivre le calendrier scolaire en lieu et place du calendrier civil.

Concrètement, la dérogation prévue à l'article 53 doit permettre de prolonger les programmes 2017-2021 de ces acteurs institutionnels jusqu'au 31 août 2022, à la suite desquels pourront débuter de nouveaux programmes 2022-2027 prenant cours à compter du 1er septembre 2022. Ces nouveaux programmes, s'ils sont approuvés par la Ministre, auront une durée maximale de 5 ans conformément à l'article 18, § 3, et respecteront la durée de validité du CSC dans lequel ils s'inscrivent conformément aux articles 12, § 3 et 18, § 3. Un paragraphe 2 est également ajouté, qui vise à permettre au Ministre d'octroyer une dérogation à l'article 28, § 1er afin que les dépenses mises à charge de l'apport propre d'une organisation de la société civile puissent être inférieures à 20% des coûts directs du programme 2017-2021 de cette organisation. La mise en place de cette dérogation ciblée dans le temps vise expressément à répondre à certaines conséquences de la crise sanitaire COVID-19. En effet, suite à cette crise, les organisations de la société civile ont été impactée de manière conséquente, bien qu'inégale, sur leur capacité à récolter des fonds. Elles se voient donc en difficulté pour fournir leur apport propre pour les années 2020 et 2021. Or, si l'obligation de fournir 20% d'apport propre est maintenue, ces organisations seront amenées à ne pas réaliser certaines activités prévues afin de ne pas dépenser le subside octroyé pour respecter l'équilibre fixé à l'article 28, § 1er.

Cela représenterait un dommage significatif pour l'atteinte des résultats, pour les partenaires locaux et les bénéficiaires des programmes alors que la crise les aura déjà fragilisé. Concrètement, l'application de cette dérogation n'impliquerait aucune modification du montant total de la subvention octroyée pour le programme 2017-2021, mais la diminution de la part des dépenses imputées à l'apport propre d'une organisation aura forcément pour effet d'augmenter la proportion de dépenses à charge du subside, qui deviendra donc supérieure aux 80% stipulés à l'article 28, § 1er.

Article 29 - modifiant l'annexe 4 Point 15 : La modification porte sur l'ajout d'une précision quant aux modalités d'application du coût non subsidiable. De manière générale, les indemnités de cessation d'emploi pour le délai de préavis non-presté seront considérées comme des coûts non-subsidiables, sauf dans le cas où une disposition de la législation applicable au contexte de l'intervention l'impose. En effet, les ACNG et leurs partenaires sont tenus de se conformer aux dispositions légales applicables dans les pays d'intervention de leur programme.

Ajout de 3 coûts non-subsidiables : - Les « jetons de présence » sont ajoutés à la liste des coûts non-subsidiable. Ce type de coûts était prévu dans la liste des coûts non-subsidiables en vigueur dans les différentes règlementations applicables aux acteurs non gouvernementaux jusqu'au 31 décembre 2016.

L'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale a réduit la liste des coûts non-subsidiables de 44 à 17 en prenant notamment pour référence la liste des coûts non éligibles de l'Union Européenne. Afin d'apporter toute la clarté sur la position relative à la non prise en charge de ce type de coûts sur le subside, il a été décidé de le réintroduire dans la liste de l'annexe 4. Cette préoccupation est notamment ressortie des conséquences de l'affaire Publifin en 2017. - Les « amortissements » sont ajoutés à la liste des coûts non subsidiables car les investissements concernés par un programme sont intégralement à charge de celui-ci : les investissements capitalisés à charge du programme doivent être mis dans l'année de dépense et font par conséquent partie des coûts mis à charge du programme. Par conséquent, les amortissements doivent être explicitement exclus des coûts mis à charge du programme - Les « allocations de logement pour les propriétaires de leur logement » sont ajoutés à la liste des coûts non subsidiables afin de prévenir les situations où du personnel expatrié se verrait octroyer une allocation alors qu'il est propriétaire de son logement. L'ajout de ce coût non-subsidiable permet de clarifier une situation jusqu'alors équivoque, et permet d'accorder le régime octroyé aux expatriés employé par les ACNG au régime accordé au personnel expatrié de la fonction publique belge.

Article 30 - Ajout de l'annexe 5 Conformément à l'article 1er, 23°, afin de rendre explicite le niveau et la structuration de l'information attendus pour les postes budgétaires, les catégories qu'ils recouvrent et leur architecture seront désormais décrits sur base de modèles de tableaux budgétaires pour les coûts opérationnels et pour les coûts de gestion, compris dans une nouvelle annexe à l'arrêté royal. Elle constituera la cinquième annexe de l'arrêté royal.

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, La Ministre de la Coopération au Développement, M. KITIR 7 OCTOBRE 2021. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la Constitution, l'article 108 ;

Vu la loi du 19 mars 2013Documents pertinents retrouvés type loi prom. 19/03/2013 pub. 12/04/2013 numac 2013015084 source service public federal affaires etrangeres, commerce exterieur et cooperation au developpement Loi relative à la Coopération au Développement fermer relative à la Coopération belge au Développement, les articles 26 et 27 ;

Vu l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 29 juin 2021;

Vu l'accord du ministre du budget, donné le 6 septembre 2021 ;

Vu l'avis n° 69.886/2/V du Conseil d'Etat, donné le 25 aout 2021 en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre de la Coopération au Développement, Nous avons arrêté et arrêtons :

Article 1er.A l'article 1er de l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale, les modifications suivantes sont apportées: 1° le 8° est remplacé par ce qui suit : « 8° « l'impact » : la mesure dans laquelle l'intervention a produit, ou devrait produire, des effets importants et de vaste portée, positifs ou négatifs, intentionnels ou non ;» ; 2° au 18°, le point est remplacé par un point-virgule ;3° l'article est complété par les 19° à 23° rédigés comme suit : « 19° « le cycle de programmation » : le cycle quinquennal de mise en oeuvre des interventions de la coopération non gouvernementale ;20° « un programme individuel » : un programme introduit par une seule organisation accréditée en vertu de l'article 27, § 2 de la loi ;21° « un programme commun » : un programme introduit par plusieurs organisations accréditées en vertu de l'article 27, § 2 de la loi ;22° « la ligne budgétaire » : une forme de ventilation des coûts opérationnels qui mentionne les montants suivants : a) les montants qui sont mis à disposition de partenaires sur base d'une convention de partenariat ou d'un memorandum of understanding ;b) les montants qui sont mis à disposition d'une organisation tierce sur base d'une convention de collaboration ;c) les montants engagés par un bureau local de l'organisation demandeuse ;d) les montants engagés au niveau du siège de l'organisation demandeuse ;23° « un poste budgétaire » : une subdivision d'une rubrique budgétaire générale.Les catégories spécifiques correspondant aux postes budgétaires sont décrites à l'annexe 5. ».

Art. 2.A l'article 9 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le paragraphe 1er est remplacé par ce qui suit : « § 1er.Une organisation peut introduire une demande d'accréditation une fois par période de 5 ans, au plus tard 24 mois avant le début du prochain cycle de programmation, par envoi recommandé auprès du ministre. L'organisation envoie également une copie de l'envoi recommandé au ministre à l'administration par voie électronique. » ; 2° le paragraphe 3 est remplacé par ce qui suit : « § 3.L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 2 est organisé une fois par période de 5 ans.

Un réexamen de la performance du système de maîtrise de l'organisation visé à l'article 10, § 1er peut être organisé à tout moment pendant la période de validité de l'accréditation.

L'examen de la performance du système de maîtrise de l'organisation est réalisé par l'administration sur base d'une expertise externe.

L'administration et l'expert externe mandaté à cet effet basent leur avis sur les documents listés à l'annexe 3 et des vérifications sur site. ».

Art. 3.L'article 11 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 11.Un dialogue institutionnel est organisé entre l'organisation accréditée et l'administration, afin de faire au minimum le suivi de l'évolution de l'organisation et de son programme en cours de mise-en-oeuvre.

Le dialogue institutionnel est organisé au moins 3 fois par cycle de programmation, ainsi qu'à la demande de l'organisation accréditée ou de l'administration, avec un maximum de 5 fois par cycle de programmation. ».

Art. 4.Dans l'article 12 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le paragraphe 1er est remplacé par ce qui suit : « § 1er.Un cadre stratégique commun a une durée de validité de cinq ans à compter du 1er janvier suivant sa date d'approbation. L'entrée en vigueur des cadres stratégiques communs est le point de départ du cycle de programmation. » ; 2° l'article est complété par le paragraphe 3 rédigé comme suit : « § 3.Sur base motivée, il peut être dérogé à la durée de validité mentionnée dans le premier paragraphe, y compris à la date à laquelle le délai prend cours, dans la décision prise par le ministre telle que prévue à l'article 14, § 4, alinéa 1er. ».

Art. 5.L'article 14, § 4 du même arrêté est complété par un alinéa rédigé comme suit : « Lorsqu'un ou plusieurs éléments de ce CSC sont considérés comme faibles lors de son appréciation, l'approbation du CSC est assortie d'un parcours d'amélioration qui est suivi lors des dialogues stratégiques prévus à l'article 15, § 3, alinéa 1er. ».

Art. 6.Dans l'article 15 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° au paragraphe 3, l'alinéa 1er est remplacé par ce qui suit : « § 3.L'administration organise un dialogue stratégique avec les organisations accréditées concernées par un CSC portant au minimum sur le suivi de l'évolution du CSC et des apprentissages collectifs tirés de son opérationnalisation au sein des programmes en cours, ainsi que sur le parcours d'amélioration tel que prévu à l'article 14, § 4, alinéa 3 le cas échéant. » ; 2° un nouvel alinéa rédigé comme suit est inséré entre les alinéas 1 et 2 : « Le dialogue stratégique est organisé au moins 3 années sur 5, ainsi qu'à la demande de l'organisation référente ou de l'administration, avec un maximum de 5 fois pour la durée de validité du CSC.».

Art. 7.L'article 16 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 16.Les organisations accréditées en tant que fédération prévoient dans la demande de subvention visée à l'article 26 la couverture des coûts des CSC qui sont exposés par les organisations référentes, conformément à l'article 24, 4°.

Le budget quinquennal des coûts de personnel et de fonctionnement, dédiés à l'animation et à la coordination des CSC par les organisations référentes, est plafonné à maximum 1 équivalent temps plein pour les 5 ans par CSC approuvé, conformément au mode de calcul prévu aux articles 28, § 3 et 39.

Les fédérations présentent la répartition de ces ressources entre organisations référentes dans la demande de subvention. ».

Art. 8.A l'article 18 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le paragraphe 1er est remplacé par ce qui suit : « § 1er.Un programme individuel présente, au moment de la demande, un budget annuel moyen d'au moins 2.000.000 euros.

Un programme individuel qui ne concerne que l'éducation au développement présente, au moment de la demande, un budget annuel moyen d'au moins 750.000 euros.

Un programme commun présente, au moment de la demande, un budget annuel moyen d'au moins 100.000 euros. » ; 2° au paragraphe 4, le mot « cohérent, » est inséré entre les mots « pertinent, » et « efficace, ».

Art. 9.A l'article 20 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° au paragraphe 1er, l'alinéa 1er est remplacé par ce qui suit : « § 1er.L'organisation accréditée introduit une seule demande de subvention de programme par cycle de programmation, soit auprès de l'administration, soit auprès de la fédération dont elle souhaite intégrer la demande groupée. »; 2° le paragraphe 2 est remplacé par ce qui suit : « § 2.La demande inclut un budget précis tel que visé à l'article 27, § 2, alinéa 3, 6° de la loi, qui satisfait aux exigences suivantes : 1° les coûts opérationnels sont détaillés par outcome en précisant les lignes budgétaires et les postes budgétaires ;2° chaque ligne budgétaire des coûts opérationnels mentionne les rubriques budgétaires générales;3° les coûts de gestion sont globalisés au niveau du programme et mentionnent les rubriques budgétaires générales et les postes budgétaires;4° les coûts d'administration sont globalisés au niveau du programme et détaillent les rubriques budgétaires générales;5° le budget des coûts de structure est fixé forfaitairement à 7% des coûts directs. Lorsqu'un programme est un programme commun, son budget permet d'identifier clairement la part qui relève de chaque demandeur. ».

Art. 10.L'article 21 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : « La fédération qui introduit une demande groupée réalise une analyse objective provisoire du respect par les programmes individuels qui le composent des critères visés à l'article 27, § 2, alinéa 3 de la loi et des dispositions des articles 18 et 20.

Cette analyse comprend : 1° une description des modalités et de la procédure d'analyse;2° une analyse provisoire pour chaque programme individuel.».

Art. 11.Dans l'article 22 du même arrêté, le paragraphe 1er est remplacé par ce qui suit : « § 1er. La demande de subvention d'un programme est introduite par envoi recommandé ou par voie électronique auprès de l'administration au plus tard le 1er août de l'année qui précède l'année du début du cycle de programmation.

La demande groupée de subvention est introduite par envoi recommandé ou par voie électronique auprès de l'administration au plus tard le 15 octobre de l'année qui précède l'année du début du cycle de programmation. ».

Art. 12.Dans l'article 24 du même arrêté, alinéa 1er, 6°, le mot « provisoire » est inséré entre les mots « analyse » et « de la demande groupée ».

Art. 13.Dans l'article 25 du même arrêté, le 4° est remplacé par ce qui suit : « 4° mettre en place, coordonner et animer les plates-formes ayant un rôle de veille et de pôle d'expertise sur des thèmes appropriés et qui sont prévues par l'article 2, § 2, 3° de l'arrêté royal du 2 avril 2014 portant création d'un Conseil consultatif sur la cohérence des politiques en faveur du développement et par l'article 2, § 2, 2° de l'arrêté royal du 2 avril 2014 portant création du Conseil consultatif Genre et Développement. ».

Art. 14.Dans l'article 29 du même arrêté, au paragraphe 4, les mots « du budget approuvé » sont insérés entre les mots « coûts directs » et « . Les coûts de gestion ».

Art. 15.Dans l'article 30 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le paragraphe 2 est abrogé ;2° l'alinéa 3 du paragraphe 3 est supprimé ;3° le paragraphe 4 est remplacé par ce qui suit : « § 4.Les moyens à valoriser sont engagés comme un coût direct.

Les moyens que l'organisation introduit pour valorisation doivent avoir été décrits dans la demande de subvention. Leur mode de calcul doit reposer sur une justification objective basée sur les coûts supportés en cas de fourniture commerciale de biens ou services équivalents, diminués des amortissements éventuels.

L'organisation peut introduire une demande d'adaptation de la description des moyens à valoriser et de leur mode de calcul à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. Le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale statue sur la demande dans un délai de 60 jours à partir de la réception de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'adaptation est réputée avoir été acceptée.

Si une valorisation est demandée pour des prestations de volontariat, l'organisation et la personne volontaire doivent se conformer à toutes les dispositions de la loi du 3 juillet 2005Documents pertinents retrouvés type loi prom. 03/07/2005 pub. 29/08/2005 numac 2005022674 source service public federal securite sociale Loi relative aux droits des volontaires fermer relative aux droits des volontaires et ses arrêtés d'exécution. ».

Art. 16.L'article 31 du même arrêté est remplacé par ce qui suit: «

Art. 31.§ 1er. Les revenus complémentaires peuvent être distingués entre 4 catégories : 1° catégorie 1 : les revenus complémentaires constitués par les intérêts créditeurs positifs générés par les subsides et les revenus complémentaires qui réduisent une charge imputée au programme, tels que les récupérations de taxe ou d'assurance;2° catégorie 2 : les revenus complémentaires générés par la vente d'actifs dont l'acquisition a été mise à charge du programme, tels que du mobilier ou un véhicule;3° catégorie 3 : les revenus complémentaires générés par la vente de biens ou de services mis à charge du programme; 4° catégorie 4 : les revenus complémentaires générés par le partage de coûts, tels que les produits de sous-location d'un bâtiment dont la location est mise à charge du programme, sans préjudice du fait que la sous-location de toute nature à soi-même n'est, conformément à l'annexe 4, 12., pas éligible en tant que coût subventionné. § 2. Les revenus complémentaires du programme font l'objet de l'un ou l'autre traitement suivant : 1° soit ils sont directement déduits des coûts directs subventionnés, au prorata de la subvention;2° soit ils sont enregistrés dans la comptabilité de l'organisation subventionnée, au prorata de la subvention, de manière traçable et ce pendant une période allant du début du programme à 5 années après la fin du programme. § 3. Les revenus complémentaires peuvent constituer jusqu'à 50 % de l'apport propre du programme s'ils sont prévus explicitement dans le plan de financement du programme.

L'organisation peut introduire une demande d'adaptation des revenus complémentaires prévus dans le plan de financement à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. Le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale statue sur la demande dans un délai de 60 jours à partir de la réception de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'adaptation est réputée avoir été acceptée.

Art. 17.A l'article 32 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° au paragraphe 2, alinéa 1er, le 3° est remplacé par ce qui suit : « 3° ce rapport financier présente un solde non dépensé du programme inférieur à 25 % de la dernière tranche justifiée du programme, incluant le subside et, le cas échéant, l'apport-propre.» ; 2° au paragraphe 3, alinéa 1er, le 1° est remplacé par ce qui suit : « 1° présenter un état de dépenses qui démontre que le solde non dépensé du programme est inférieur à 25 % de la dernière tranche versée au programme, incluant le subside et, le cas échéant, l'apport-propre ;» ; 3° le paragraphe 3 est complété par un alinéa rédigé comme suit : « En dernière année du programme, l'organisation peut obtenir le paiement de la tranche en combinant un état de dépenses qui démontre le solde non dépensé du programme à date de son introduction, accompagné d'une déclaration de créance réduite de la partie du solde du programme qui dépasse le minimum à justifier prévu du paragraphe 2, alinéa 1er, 3°.Cette réduction de créance est irrévocable et constitue une diminution volontaire du budget du programme et du montant de la subvention. » ; 4° le paragraphe 4 est remplacé par ce qui suit : « § 4.En dernière année du programme, si une déclaration de créance conforme aux §§ 2 ou 3 n'est pas présentée avant le 1er juillet, une réduction de créance conformément au § 3, alinéa 3 est obligatoire.

Cette déclaration de créance réduite peut être introduite jusqu'à 90 jours avant la fin du programme. En l'absence de déclaration de créance introduite dans ce délai, l'organisation est réputée avoir renoncé de manière irrévocable à la dernière tranche. » ; 5° le paragraphe 6 est remplacé par ce qui suit : « § 6.Lorsqu'un programme est un programme commun, le respect des conditions de libération des tranches de chaque organisation est évalué au niveau de chaque organisation. ».

Art. 18.L'article 34 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : «

Art. 34.§ 1er. Les moyens sont dépensés conformément au budget et au programme approuvés. § 2. Des demandes d'ajustements budgétaires peuvent être introduites à tout moment, jusqu'à 120 jours avant la fin du programme. § 3. L'approbation des ajustements par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale n'est exigée que lorsque les modifications proposées dépassent les limites suivantes : 1° variation admise pour le total d'un poste budgétaire ou d'une ligne budgétaire, à l'intérieur d'un outcome : libre ; 2° variation admise pour le total d'une rubrique budgétaire générale, à l'intérieur d'un outcome ou des coûts de gestion : la plus grande variation entre -30 % à +30 % et € -10.000 à € +10.000 ; 3° variation admise pour le total d'un outcome à l'intérieur d'un CSC : la plus grande variation entre -20 % à +20 % et € -10.000 à € +10.000 ; 4° variation admise pour le total d'un CSC : la plus grande variation entre -10 % à +10 % et € -10.000 à € +10.000 ; 5° variation admise pour un outcome non couvert par un CSC : -100 % à + 0 %. Ces limites sont calculées sur base du budget pluriannuel initial du programme. Leur respect est vérifié par comparaison du budget pluriannuel initial avec le total des modifications. § 4. Toute modification budgétaire qui dépasse les limites visées au paragraphe 3, ou qui en provoque le dépassement, ou qui n'est pas prévue au paragraphe 3 doit être approuvée par le directeur de la direction compétente au sein de l'administration pour la coopération non gouvernementale, conformément à l'arrêté ministériel du 30 avril 2019 portant délégations de pouvoirs en matières financières au sein du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, qui statue dans un délai de 60 jours de la demande. En l'absence de réponse dans ce délai, l'ajustement est réputé avoir été accepté. ».

Art. 19.A l'article 35 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le 1° est complété par un alinéa rédigé comme suit : « Pour les allocations de logement, la pièce justificative comprend le contrat de bail signé.» ; 2° le 2° est remplacé par ce qui suit : « 2° elle est nécessaire à l'atteinte des outcomes ou à la gestion du programme, et est engagée conformément au budget et au programme approuvés, pendant la période d'exécution de celui-ci ;» ; 3° le 6° est remplacé par ce qui suit : « 6° elle n'est pas un coût non-subsidiable repris dans la liste de l'annexe 4 relative aux coûts non-subsidiables, sauf si les trois conditions suivantes sont remplies : a) la dépense ou la nature de coûts est nécessaire à l'atteinte des outcomes ou à la gestion du programme ;b) il est démontré que toute intention de fraude est exclue ;c) la dépense ou la nature de coûts a fait l'objet d'un accord explicite dans l'arrêté de subvention ou a fait l'objet d'une décision préalable favorable du Directeur général de la Direction Générale de la Coopération au Développement, pour laquelle un avis favorable de l'Inspection des Finances a été obtenu.» ; 4° l'article est complété par trois alinéas rédigés comme suit : « En dérogation de l'alinéa 1er, 2°, les coûts d'audit final et d'évaluation externe finale du programme peuvent être réalisés au-delà de la période d'exécution du programme, sous réserve de respecter les deux conditions cumulatives suivantes : 1° la dépense est couverte par un contrat préexistant à la période d'exécution ou conclu pendant la période d'exécution du programme ;2° la prestation liée à la dépense est finalisée et facturée avant la date limite d'introduction du rapport de justification financière prévu à l'article 47, § 1er. Les dépenses connexes au retour en Belgique (déménagement, tickets d'avion) suite à l'expatriation pour des contrats de plus de 12 mois peuvent également être réalisés au-delà de la période d'exécution du programme sous réserve de respecter les deux conditions cumulatives visées à l'alinéa 2.

Une dépense peut être répartie et mise à charge entre plusieurs organisations aux conditions cumulatives suivantes : 1° les organisations concernées sont associées par le biais d'une convention de partenariat ou de collaboration ;2° dans les comptabilités des organisations associées, les intitulés de la dépense concernée par la répartition sont retranscrits de manière explicite et cohérente ;3° la pièce justificative est conservée au siège de l'organisation qui l'a endossée, accompagnée de la preuve de contribution des organisations associées, et les organisations associées conservent les pièces justificatives attestant de la contribution en faveur de l'organisation qui a effectué la dépense.».

Art. 20.Dans l'article 35 de la version néerlandophone du même arrêté, le 3° est remplacé par ce qui suit : « 3° zij voldoet aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en sociale regelgeving en die van overheidsopdrachten en is conform de interne regels van de gesubsidieerde organisatie; ».

Art. 21.Dans l'article 37 de la version néerlandophone du même arrêté, le 2° est remplacé par ce qui suit : « 2° zij voldoet aan de bepalingen van de toepasselijke fiscale en sociale regelgeving en die van overheidsopdrachten en is conform de interne regels van de gesubsidieerde organisatie; ».

Art. 22.A l'article 37 du même arrêté, le 4° est remplacé par ce qui suit : « 4° elle n'est pas un coût non-subsidiable repris dans la liste de l'annexe 4 relative aux coûts non-subsidiables, sauf si les trois conditions suivantes sont remplies : a) la dépense ou la nature de coûts est nécessaire à l'atteinte des outcomes ou à l'administration du programme ;b) il est démontré que toute intention de fraude est exclue ;c) la dépense ou la nature de coûts a fait l'objet d'un accord explicite dans l'arrêté de subvention ou a fait l'objet d'une décision préalable favorable du Directeur général de la Direction Générale de la Coopération au Développement et de l'aide humanitaire, pour laquelle un avis favorable de l'Inspection des Finances a été obtenu. ».

Art. 23.Dans l'article 42 du même arrêté, à l'alinéa 2, les mots « , ainsi que les abus, » sont insérés entre les mots « corruption active ou passive » et « et pour y remédier ».

Art. 24.Dans l'article 43 de la version néerlandophone du même arrêté, les mots « en de doelstellingen » sont abrogés.

Art. 25.L'article 46 du même arrêté est abrogé.

Art. 26.A l'article 47 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées 1° au § 1er, 6°, le point est remplacé par un point-virgule ;2° le paragraphe 1er est complété par un 7° rédigé comme suit : « 7° le ou les listings des dépenses correspondant aux coûts directs à charge de la subvention et, le cas échéant, le listing des dépenses correspondant aux coûts d'administration.» ; 3° le paragraphe 3 est remplacé par ce qui suit : « § 3.Lorsque le programme est un programme commun, le rapport financier est produit par chaque organisation qui a reçu une subvention. ».

Art. 27.A l'article 49 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le paragraphe 1er est remplacé par ce qui suit : « § 1er.L'administration peut procéder à un contrôle du rapport financier, ou mandater un tiers à cet effet, dans un délai de 24 mois du dépôt de ce rapport. L'organisation donne par ailleurs accès à toutes les pièces justificatives jugées utiles par l'entité chargée de l'audit. » ; 2° le paragraphe 4 de la version néerlandophone du même arrêté est remplacé par ce qui suit : « § 4.De administratie maakt jaarlijks tegen 15 november een synthese van de bevindingen bij de controles over aan de minister. Deze synthese wordt in de bij artikel 52 beoogde NGSOC besproken. ».

Art. 28.L'article 53 du même arrêté est remplacé par ce qui suit : « § 1er. Par dérogation à l'article 18, § 3, la durée du programme d'un acteur institutionnel dont le programme est calqué sur le calendrier académique et ayant débuté au 1er janvier 2017 peut être prolongé au-delà du terme de la validité du ou des CSC dans lequel il se concentre, et se terminer au plus tard 31 août 2022. Le cas échéant, la dérogation est inscrite dans l'arrêté ministériel de subvention. § 2. Par dérogation à l'article 28, § 1er, pour les programmes 2017-2021 et sur base motivée, le Ministre peut permettre que les dépenses mises à charge de l'apport propre d'une organisation de la société civile soient inférieures à 20% des coûts directs du programme, sans que le montant total de la subvention octroyée à cette organisation ne soit modifié. ».

Art. 29.A l'annexe 4 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées : 1° le 15.est remplacé par ce qui suit : « les indemnités de cessation d'emploi pour le délai de préavis non-presté, sauf si une disposition légale l'impose » ; 2° au 17., le point est remplacé par un point-virgule; 3° l'annexe est complétée par les 18.à 20. rédigés comme suit : « 18. les jetons de présence ; 19. les amortissements.20. les allocations de logement pour les propriétaires de leur logement.».

Art. 30.Dans la même arrêté, il est inséré une annexe 5, qui est jointe en annexe 1reau présent arrêté.

Art. 31.Le ministre qui a la Coopération au Développement dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Bruxelles, le 7 octobre 2021.

PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de la Coopération au Développement, M. KITIR Annexe à l'arrêté royal du 7 octobre 2021 modifiant l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale dans l'arrêté royal du 11 septembre 2016 concernant la coopération non gouvernementale il est inséré une annexe 5 rédigée comme suit :Annexe 5 : Format de budget des programmes de la coopération non gouvernementale 1° Coûts opérationnels par outcome :

Pour la consultation du tableau, voir image

Pour la consultation du tableau, voir image PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de la Coopération au Développement, M.KITIR