3 FEVRIER 2019. - Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil

RAPPORT AU ROI Sire, Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objectif, conformément au prescrit de l'article 29, § 4, du Code civil, remplacé par l'article 4 de la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, de fixer les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil.

La loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, a pour objectif la modernisation de l'état civil, prévoit la création d'une banque de données centrale d'actes de l'état civil et la simplification des processus et des actes existants. Cet arrêté royal s'inscrit dans la mise en oeuvre de cette loi.

Le titre 2 de la loi du 18 juillet 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/07/2018 pub. 26/07/2018 numac 2018040291 source service public federal chancellerie du premier ministre Loi relative à la relance économique et au renforcement de la cohésion sociale fermer portant des dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue d'encourager les formes alternatives de résolution des litiges modernise l'ensemble de l'état civil. A cet égard, une banque de données des actes de l'état civil gérée par un Comité de gestion a été créée. Cette modernisation est entrée initialement en vigueur le 1er janvier 2019. Cette entrée en vigueur a été différée au 31 mars 2019, avec accord du Parlement voté à un moment où le Gouvernement était déjà en affaires courantes, par la loi du 21 décembre 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 21/12/2018 pub. 31/12/2018 numac 2018015683 source service public federal justice Loi portant des dispositions diverses en matière de justice fermer portant des dispositions diverses en matière de Justice. Les raisons de ce report ont été motivées comme suit : « Le développement et les préparatifs de la banque de données des actes de l'état civil (BAEC) se trouvent en phase finale. L'exécution, tant sur les plans technique que réglementaire, est presque achevée.

Toutefois, il est nécessaire de finaliser, de tester et d'approuver les applications informatiques. Il est tout aussi nécessaire de donner aux acteurs concernés suffisamment de temps afin de prendre connaissance des différents arrêtés d'exécution. Pour cette raison, il convient de reporter l'entrée en vigueur de la modernisation de l'état civil de trois mois ».

Les présents AR sont urgents (étant donné l'entrée en vigueur et la nécessité de préparer la pratique) et nécessaires (obligation de les adopter) afin de permettre l'entrée en vigueur de cette modernisation au 31 mars 2019. L'organisation de l'état civil concerne l'ordre public. L'absence de ces AR rendra complètement impossible la transition vers un environnement numérique car étant contraire à la loi. Parallèlement, les actes encore rédigés sur papier par les communes seront illégaux après cette date. Par conséquent, la continuité des services rendus aux citoyens et la sécurité juridique s'en trouvent en grand danger. Dès lors, l'entrée en vigueur de cette loi devra à nouveau être différée, ce qui est contraire à la volonté du Parlement qui a rendu un avis au moment où le Gouvernement était déjà en affaires courantes et informé de l'avancement du dossier.

Etant donné les modifications fondamentales apportées entre-temps aux règles matérielles qui entrent en vigueur en même temps que la modernisation, telles que la nouvelle législation relative à l'enregistrement des enfants sans vie, la modification du droit de filiation concernant les documents requis pour la reconnaissance d'un enfant et les clarifications à la procédure de divorce par consentement mutuel, ce nouveau report sur d'autres domaines du droit aura des conséquences très graves pour le citoyen.

Le Conseil d'Etat fait remarquer à raison que le lieu de l'établissement de l'acte devait également figurer dans l'historique.

Le lieu de l'établissement de l'acte devra toutefois déjà être complété dans la BAEC sous la rubrique « autorité qui a établi l'acte », parce qu'autrement, on ne verrait jamais clairement de quelle autorité il s'agit.

Le Conseil d'Etat observe que lorsque la modification résulte d'une décision administrative ou judiciaire, il faut également mentionner dans l'annexe 4 la date à laquelle la décision sortira ses effets, et ce, conformément à l'article 5, alinéa 2, 7°, du projet.

L'article 41, § 1er, du Code civil prévoit que, pour autant que de besoin, les actes de l'état civil mentionnent la date à laquelle le procès-verbal, la décision ou l'acte - sur la base desquels l'acte est établi - sort ses effets.

Par ailleurs, le modèle de données de la BAEC prévoit pour chaque acte deux dates, à savoir la date du fait et la date de la rédaction de l'acte.

La date de la rédaction de l'acte est toujours la date à laquelle cet acte est signé et ne peut être adaptée manuellement. Lorsque l'acte est rédigé dans un consulat situé sur un autre fuseau horaire, la date de rédaction sera fonction du fuseau horaire sur lequel ce consulat est situé. L'horodatage de la signature belge électronique sera aligné sur celui du fuseau horaire local dont le SPF Affaires étrangères se sert pour établir son calendrier.

La date du fait est en principe uniquement indiquée dans les actes de naissance, les actes de décès, les actes de mariage et les actes d'enfant sans vie (date d'accouchement). Les autres actes (adoption, reconnaissance, absence, nationalité,...) ne sont en principe pas liés à un fait concret ou à une constatation. Cela concerne par contre les faits juridiques qui produisent des effets à partir de la date d'établissement de l'acte. La date du fait dans le modèle de données de la BAEC est donc en principe la même que la date d'établissement.

Cette date sera donc aussi indiquée systématiquement dans l'acte électronique.

Dans des cas exceptionnels, il est toutefois possible que la date d'établissement diverge de la date à laquelle le fait juridique produit ses effets. Ça peut être le cas pour les actes qui ont été établis sur la base d'une décision judiciaire ou administrative étrangère.

C'est aussi le cas si un acte a été établi sur la base d'une procès-verbal qui a été établi en application de l'article 14, dernier alinéa, du Code civil. Dans ce cas, l'acte produit ses effets à partir de la date à laquelle le procès-verbal a été établi. De plus, il est également possible qu'un juge, dans sa décision judiciaire, établisse une date qui diverge de la date du jugement, de la date à laquelle la décision a autorité de chose jugée, de la date de la décision administrative ou de la date de la transcription à l'étranger.

Pour ces raisons, lorsque la date de prise d'effet diverge de la date d'établissement de l'acte, dans tous les actes aussi bien que dans les extraits et les copies, le champ « Date de prise d'effet » sera mentionné au-dessus des données administratives. Cette date sera la même que la date d'établissement de l'acte, à moins que l'officier de l'état civil lors de l'établissement de l'acte, sur la base d'une pièce annexée (une décision judiciaire ou administrative étrangère, un jugement ou un arrêt, un procès-verbal,...) ait indiqué une autre date qui peut être retrouvée dans les pièces annexées. La « Date de prise d'effet » se rapportera, dans ces cas, à la date de prise d'effet de l'adoption, de la reconnaissance, du changement de nom, ...

J'ai l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté le très respectueux et très fidèle serviteur, Le Ministre de la Justice, K. GEENS Le Ministre des Affaires étrangères, D. REYNDERS Le Ministre de l'Agenda numérique, des Télécommunications et de la Poste, chargé de la Simplification administrative, Ph. DE BACKER

Conseil d'Etat, section de législation, avis 64.472/2 du 14 novembre 2018 sur un projet d'arrêté royal `fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil' Le 18 octobre 2018, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Ministre de la Justice à communiquer un avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil'.

Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 14 novembre 2018.

La chambre était composée de Pierre Vandernoot, président de chambre, Luc Detroux et Bernard Blero, conseillers d'Etat, et Bernadette Vigneron, greffier.

Le rapport a été présenté par Pauline Lagasse, auditeur.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Pierre Vandernoot .

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 14 novembre 2018 .

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° , des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

Examen du projet Dispositif Article 2 A l'alinéa 1er, il y a lieu d'écrire « établis à partir du 1er janvier 2019 ».

Article 3 L'article 3, alinéa 1er, ne fait que reprendre le contenu du futur article 30, § 1er, du Code civil (1).

Des dispositions qui ne font que rappeler une norme supérieure, en la reproduisant ou en la paraphrasant, n'ont en principe pas leur place dans des règles d'exécution, notamment parce que la nature juridique des dispositions reproduites pourrait en devenir incertaine et que cela donne erronément à penser que l'autorité qui reproduit les règles peut les modifier.

Une autre formule consiste à compléter le rappel de la norme supérieure par la mention « Conformément à l'article ... ».

L'article 3, alinéa 1er, sera revu.

Article 4 L'article 4, 1° - à l'exception de la mention de la « nature de la décision » - et 3° à 5°, du projet se borne à reproduire en substance le contenu du futur article 41, § 1er, 5°, a), c), d) et e), du Code civil.

Des dispositions qui ne font que rappeler une norme supérieure, en la reproduisant ou en la paraphrasant, n'ont en principe pas leur place dans des règles d'exécution, notamment parce que la nature juridique des dispositions reproduites pourrait en devenir incertaine et que cela donne erronément à penser que l'autorité qui reproduit les règles peut les modifier.

Une autre formule consiste à compléter le rappel de la norme supérieure par la mention « Conformément à l'article ... ».

Par conséquent, l'article 4 sera revu.

Article 5 1. A l'article 5, alinéa 2, 1°, la section de législation s'interroge sur la pertinence de la mention relative à la date d'« inscription », dont l'annexe 4 ne fait pas état. Si la référence à cette « inscription » se justifie, l'annexe 4, qui ne se réfère qu'à la notion d'enregistrement dans la BAEC, sera complétée en conséquence. 2. Ainsi que le délégué du Ministre l'a admis, l'intention de l'auteur du projet est correctement traduite, à l'alinéa 2, 8°, par la version néerlandaise lorsqu'elle se réfère à la seule annexe 4. Cependant, l'article 5 tend précisément à définir les données qui doivent être énoncées dans l'historique d'un acte et donc par l'annexe 4. Une référence à l'annexe 4 est donc dépourvue d'utilité.Il semble par contre que les termes « visées dans les modèles en annexes » tendent à préciser les données spécifiques qui doivent être mentionnées. Si tel est bien le cas, l'intention de l'auteur du projet paraît alors consister à se référer aux annexes 1 et 2 du projet.

Le dispositif sera revu au regard de cette observation.

Annexe 1 En ce qui concerne le modèle d'extrait de l'acte de divorce, la section de législation s'est interrogée sur la raison d'être des mentions suivantes : « DIVORCE Numéro de l'acte de divorce Autorité : Lieu : Date de la décision : Date de force de la chose jugée : ».

Ces données touchent à la base sur laquelle l'acte est établi et relèvent de l'annexe 3 du projet, qui concerne les copies d'actes de l'état civil.

Interrogé à ce sujet, le délégué du Ministre a précisé ce qui suit : « De akten van de burgerlijke stand vermelden steeds de `basis opmaak akte', zie art. 41, § 1, 5° BW. Enkel afschriften vermelden inderdaad volgens het KB de `basis opmaak akte', uittreksels niet.

De Koning bepaalt de modellen van uittreksels. Gezien de informatie over de akte/beslissing tot echtscheiding in de akte zelf opgenomen staat onder de `basis opmaak akte' en het weinig nut heeft om een uittreksel van een akte van echtscheiding af te leveren zonder de informatie over de echtscheiding, beslist de Koning om deze gegevens ook in het uittreksel toe te voegen. In het afschrift staa[t] deze informatie automatisch omdat dit steeds de basis opmaak akte vermeldt ».

Ce raisonnement ne peut cependant pas être suivi.

En effet, le futur article 28, § 2, du Code civil prévoit ce qui suit : « Un extrait mentionne les données actuelles de l'acte sans l'historique de l'acte de l'état de la personne que l'acte concerne.

Une copie mentionne les données originales de l'acte et l'historique de l'état de la personne que l'acte concerne.

Les copies mentionnent, le cas échéant, la base sur laquelle l'acte est établi, conformément à l'article 41, § 1er, 5°, a) et c) [du Code civil] ».

L'habilitation conférée au Roi par le futur article 29, § 4, du Code civil ne peut se comprendre que dans les limites fixées par les autres dispositions du Code civil, en ce compris l'article 28, § 2, précité.

Cette disposition définit les notions d'« extrait » et de « copie » par référence au contenu de ces documents. Dès lors qu'il est expressément prévu que les copies mentionnent, le cas échéant, la base sur laquelle l'acte est établi et que rien de tel n'est prévu pour les extraits, il faut en déduire que le législateur n'a pas souhaité qu'une telle mention soit reprise au sein des extraits.

Par conséquent, le dispositif sera revu en conséquence.

Annexe 2 En ce qui concerne le modèle de copie conforme de l'acte de divorce, la section de législation relève que, conformément au futur article 64 du Code civil, « [l]'acte de divorce mentionne : 1° le numéro d'acte de l'acte de mariage ;2° le nom et les prénoms des personnes divorcées ». Conformément à cette disposition, il n'y a donc pas lieu de reprendre la date et le lieu de naissance de chacun des époux, pas plus que l'autorité, le lieu et la date d'établissement de l'acte de mariage.

Le modèle de copie conforme sera revu en conséquence.

Annexe 3 Conformément au futur article 41, § 1er, 5°, e), du Code civil, lorsque l'acte de l'état civil se base sur une décision judiciaire ou administrative étrangère, l'acte mentionne également la date à laquelle la décision étrangère produit ses effets.

Rien ne paraît justifier qu'une telle mention ne figure pas également dans les données relatives à la base sur laquelle repose l'acte, fixées par l'annexe 3 du projet.

Annexe 4 1. Conformément à l'article 5, alinéa 2, 4°, du projet, lorsque la modification concerne un acte, l'historique doit mentionner non seulement l'autorité qui a établi l'acte et la date de celui-ci, mais également le lieu d'établissement de cet acte. L'annexe 4 sera, dès lors, complétée en conséquence. 2. Conformément à l'article 5, alinéa 2, 7°, du projet, lorsque la modification trouve son origine dans une décision administrative ou judiciaire étrangère, l'annexe 4 doit également reprendre la date à laquelle la décision sort ses effets. L'annexe 4 sera complétée en conséquence. 3. Le futur article 33, § 1er, du nouveau Code civil prévoit que « [l]'officier de l'état civil compétent qui constate une erreur matérielle dans un acte de l'état civil, sur la base d'un acte authentique ou d'une attestation officielle, rectifie cet acte de l'état civil. [...] ».

Par conséquent, de l'accord du délégué du Ministre, il convient de compléter la liste des « bases de la modification » prévue à l'annexe 4 par une nouvelle option, à savoir « rectification par l'Officier de l'état civil ».

Le greffier, Bernadette Vigneron Le président, Pierre Vandernoot _______ Note (1) Le titre II du Code civil a été revu en profondeur par la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer `portant dispositions diverses en matière de droit civil et dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges'. 3 FEVRIER 2019. - Arrêté royal fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut.

Vu le Code civil, l'article 29, § 4, remplacé par l'article 4 de la loi du 18 juin 2018Documents pertinents retrouvés type loi prom. 18/06/2018 pub. 02/07/2018 numac 2018012858 source service public federal justice Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges fermer portant dispositions diverses en matière de droit civil et dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 3 septembre 2018 et le 21 septembre 2018 ;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 8 octobre 2018 ;

Vu l'avis 64.472 du Conseil d'Etat, donné le 14 novembre 2018, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre de la Justice et du Ministre des Affaires étrangères.

Nous avons arrêté et arrêtons : CHAPITRE 1er Contenu des modèles des extraits et copies

Article 1er.Les extraits d'actes de l'état civil sont établis conformément aux modèles en annexe 1.

Art. 2.Les copies des actes de l'état civil établis à partir du 31 mars 2019 sont établis conformément aux modèles en annexe 2.

Les données originales de l'acte sont, le cas échéant, complétées par : -la base sur laquelle l'acte est établi, visé à l'article 4, conformément au modèle en annexe 3 ; - L'historique de l'état de la personne, visé à l'article 5, conformément au modèle en annexe 4.

Art. 3.Conformément à l'article 30, § 1er, du Code civil, les copies des actes de l'état civil établis avant le 31 mars 2019 consistent en l'impression de l'acte original enregistré dans la BAEC sous forme dématérialisée (« l'image de l'acte original »), y compris les mentions marginales y apportées jusqu'au 30 mars 2019.

L'image de l'acte original est, à partir du 31 mars 2019, le cas échéant, complété par l'historique de l'état de la personne, visé à l'article 5, et ce, conformément au modèle en annexe 4.

Art. 4.Conformément à l'article 41, § 1er, 5°, du Code civil, la base sur laquelle l'acte est établi mentionne : 1° s'il s'agit d'une décision judiciaire : la nature de la décision, l'instance judiciaire, la date de la décision, la date à laquelle la décision est coulée en force de chose jugée et le numéro d'identification de cette décision ;2° s'il s'agit d'un procès-verbal : le fondement du procès-verbal et la date de celui-ci ;3° s'il s'agit d'un arrêté royal ou ministériel : la date de l'arrêté royal ou ministériel et la date de publication au Moniteur belge ;4° s'il s'agit d'un acte étranger : l'autorité, la date et le lieu d'établissement ;5° s'il s'agit d'une décision administrative ou judiciaire étrangère : l'autorité qui a pris la décision et la date de la décision.

Art. 5.L'historique de l'état de la personne, visé à l'article 28, § 2, du Code civil, se compose d'un aperçu chronologique, selon la date d'enregistrement dans la BAEC, des données modifiées de l'acte original, avec mention de la décision ou de l'acte qui est à la base de la modification.

Les données modifiées de l'acte original mentionnent : 1° la date d'enregistrement dans la BAEC ;2° la référence de la modification dans la BAEC ;3° la base de la modification : acte, décision judiciaire, arrêté royal ou décision administrative étrangère ;4° s'il s'agit d'un acte : l'autorité qui a établi l'acte, la date et le lieu d'établissement ;5° s'il s'agit d'une décision judiciaire : l'instance judiciaire qui a prononcé la décision, la date de la décision, la date à laquelle la décision est coulée en force de chose jugée et le numéro d'identification de cette décision ;6° s'il s'agit d'un arrêté royal : la date de l'arrêté royal et la date de publication au Moniteur belge ;7° s'il s'agit d'une décision administrative ou judiciaire étrangère : l'autorité qui a pris la décision et la date de la décision;8° la description de la modification et la mention des données spécifiques qui sont modifiées. CHAPITRE 2 Forme des modèles des extraits et copies

Art. 6.Les modèles en annexe contiennent toutes les mentions possibles de l'acte.

Les modèles sont établis de manière dynamique. Toutes ces mentions ne doivent pas figurer dans chaque extrait ou copie.

Les données qui sont reprises après le symbole «  » sont facultatives. Ces données ne sont mentionnées sur l'extrait ou la copie que si elles sont d'application.

Pour les données qui figurent après le symbole "o", il faut indiquer au moins une des options. Seule l'option sélectionnée doit apparaître sur la copie ou l'extrait.

Art. 7.Les extraits et copies sont établis en format A4, en police de caractères Calibri et avec la taille de caractères suivante : - la dénomination de l'acte : 14 - le numéro de l'acte et mention « copie » ou « extrait » : 12 - les autres données : 10.

Les extraits et les copies sont imprimés en format portait, à l'exception des copies des actes visés à l'article 3 lorsque l'image de l'acte original est enregistré en format paysage dans la BAEC. Le logo de la commune, du poste consulaire de carrière ou de la BAEC est mentionné dans le coin supérieur gauche de l'extrait ou de la copie.

Le sceau électronique de la BAEC est mentionné à droite sous les données de la copie ou de l'extrait, de même qu'une référence à l'adresse électronique à laquelle l'extrait délivré ou la copie délivrée peut être vérifié.

Sur les copies des actes visées à l'article 3, l'image de l'acte original est séparé de l'historique de l'état de la personne visé à l'article 5, à partir du 31 mars 2019 par un ligne horizontale.

Art. 8.Les données suivantes sont mentionnées suivant la forme indiquée dans les extraits et les copies : 1° date : jj/mm/aaaa 2° heure : hh.mm 3° numéro de l'acte : AAAA-xxxx.xxxx-cc 4° plusieurs prénoms : prénom 1, prénom 2, prénom 3, prénom [n]. CHAPITRE 3. - Modifier les modèles

Art. 9.e Ministre de la Justice peut modifier les modèles annexés au présent arrêté. CHAPITRE 4. - Entrée en vigueur et disposition finale

Art. 10.Le présent arrêté entre en vigueur le 31 mars 2019.

Art. 11.Le Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 3 février 2019.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS Le Ministre des Affaires étrangères, D. REYNDERS Le Ministre de l'Agenda numérique, des Télécommunications et de la Poste, chargé de la Simplification administrative, Ph. DE BACKER

ANNEXE 1. à l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil MODELES DES EXTRAITS

Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à notre arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS Le Ministre des Affaires étrangères, D. REYNDERS Le Ministre de l'Agenda numérique, des Télécommunications et de la Poste, chargé de la Simplification administrative, Ph. DE BACKER

ANNEXE 2. à l'arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil MODELES DES COPIES

Pour la consultation du tableau, voir image Vu pour être annexé à notre arrêté royal du 3 février 2019 fixant les modèles d'extraits et des copies d'actes de l'état civil.

PHILIPPE Par le Roi : Le Ministre de la Justice, K. GEENS Le Ministre des Affaires étrangères, D. REYNDERS Le Ministre de l'Agenda numérique, des Télécommunications et de la Poste, chargé de la Simplification administrative, Ph. DE BACKER