24 SEPTEMBRE 2007. - Arrêté ministériel organisant la comptabilité de la personnalité juridique du Centre d'Etude et de Recherches vétérinaires et agrochimiques

Le Ministre des Affaires sociales et de la Santé publique, Le Ministre du Budget, Vu l'arrêté royal du 20 juin 1997 créant le Centre d'Etude et de Recherches vétérinaires et agrochimiques en tant qu'établissement scientifique de l'Etat;

Vu l'arrêté royal du 12 novembre 1997 fixant les modalités de fonctionnement de la personnalité juridique du Centre d'Etude et de Recherches vétérinaires et agrochimiques, modifié par l'arrêté royal du 5 septembre 2005, notamment les articles 12 à 14;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 16 avril 2007, Arrêtent : CHAPITRE Ier. - Définitions

Article 1er.Dans le présent arrêté, on entend par : 1° "l'arrêté royal du 12 novembre 1997" l'arrêté suivant : - l'arrêté royal du 12 novembre 1997 fixant les modalités de fonctionnement de la personnalité juridique du Centre d'Etude et de Recherches vétérinaires et agrochimiques;2° "Ministre" : le Ministre qui a la Santé Publique dans ses attributions; 3° "Rubriques budgétaires" : les rubriques budgétaires suivantes sont d'application dans le cadre de cet arrêté ministériel : - Les frais de fonctionnement : comprennent les frais correspondant aux allocations de base 12.xx ou aux comptes 60 et 61 du plan comptable minimum normalisé déterminé par l'AR du 12.09.1983. - Les frais de personnel : comprennent les frais correspondant aux allocations de base 11.xx ou aux comptes 62 du plan comptable minimum normalisé déterminé par l'AR du 12.09.1983. - Les investissements : comprennent les frais correspondant aux allocations de base 74.xx ou aux comptes 2xx0 du plan comptable minimum normalisé déterminé par l'AR du 12.09.1983. - Les frais divers : comprennent les frais correspondant aux comptes 63, 64, 65, 66 et 67 du plan comptable minimum normalisé déterminé par l'AR du 12.09.1983. - Revenus : comprennent les revenus correspondant aux comptes 7 du plan comptable minimum normalisé déterminé par l'AR du 12.09.1983. CHAPITRE II. - Budgets

Art. 2.Le budget annuel, établi en vertu de l'article 12 de l'arrêté royal du 12 novembre 1997 et soumis au Ministre par la Commission administrative de la personnalité juridique, comprend l'évaluation de tous revenus et dépenses qui peuvent être prévus au cours de l'exercice suivant. Ces droits relèvent de l'exercice budgétaire pendant lequel ils sont juridiquement nés, quelle que soit la date de leur apurement.

Le budget rédigé sous forme du compte budgétaire, ne contient pas d'amortissements, ni de dépréciations ou provisions.

Art. 3.Le budget proposé ne doit pas nécessairement être en équilibre. Si les totaux des revenus et dépenses ne sont pas égaux, le budget indique, suivant le cas, l'origine des moyens supplémentaires ou la destination qui doit être donnée à l'excédent.

Si des crédits non-limitatifs apparaissent dans le budget, la manière dont ces crédits sont couverts doit être mentionnée clairement.

Les dépenses imputées sur les différentes rubriques du budget des dépenses doivent correspondre aux intitulés de ces rubriques budgétaires.

Les crédits limitatifs ne peuvent pas être dépassés ou transférés par rubrique budgétaire sans l'autorisation préalable du Ministre ou, à son intervention, du fonctionnaire mandaté.

Art. 4.Après approbation par le Ministre, un exemplaire du budget approuvé est renvoyé au Président de la commission administrative de la personnalité juridique.

Au cas où ce document n'a pas encore été renvoyé à l'ouverture de l'exercice, les crédits peuvent être utilisés comme ils ont été proposés. CHAPITRE III. - Comptabilité Section Ire. - Le comptable

Art. 5.Le comptable désigné en vertu de l'artic1e 11 de l'arrêté royal du 12 novembre 1997 est chargé du recouvrement des recettes et du payement des dépenses de la personnalité juridique.

Il est également responsable de la gestion quotidienne des placements et valeurs disponibles (notamment les comptes 5 du plan comptable minimum normalisé déterminé dans l'AR du 12.09.1983) et, à moins que la Commission administrative n'en décide autrement, est commis à la conservation des produits, du matériel ainsi que de tous les autres biens qui font partie du patrimoine.

Art. 6.Le comptable est justiciable de la Cour des Comptes. Il exerce ses fonctions sous la surveillance du président de la Commission administrative de la personnalité juridique envers qui il répond du travail de ses subordonnés.

Pour l'engagement et le payement des dépenses, l'autorisation du président de la Commission administrative est requise.

Avec l'accord de la Commission administrative, le Président peut déléguer à une ou plusieurs personnes le pouvoir prévu à l'alinéa précédent, pour autant que les montants ne dépassent pas euro 25.000 hors T.V.A. Section II. - Les opérations comptables

Art. 7.Toutes les opérations comptables, y compris les mouvements de fonds et fonds de tiers, doivent être justifiées par des documents probants. Ceux-ci mentionnent le montant, la rubrique budgétaire utilisée, une description de l'opération et le renvoi à l'inscription dans un des journaux prévus à l'article 12 du présent arrêté.

Les biens d'investissement portent un numéro d'inventaire et doivent être inscrits dans le livre d'inventaire; les biens destinés à la vente sont notés dans le livre de magasin.

Ces documents doivent être tenus sous forme manuscrite ou informatisée.

Art. 8.Les droits reçus au comptant sont constatés au moment de leur réception sur le compte-chèques ou sur un compte d'un organisme financier reconnu par le Ministre.

Les droits facturés sont inscrits au moment où le comptable adresse les factures aux débiteurs de la personnalité juridique. Ces factures sont établies sur base des notes de sortie, s'il s'agit de ventes de fournitures, et d'après les états de prestations pour les analyses et les recherches.

Les dépenses pour travaux, fournitures et services sont payées sur présentation, par les ayants droit, de notes, factures ou quittances.

Les dépenses au comptant sont constatées au moment de leur payement par le compte-chèques ou par un compte financier reconnu par le Ministre.

Les dettes facturées sont inscrites au moment de la réception de la facture par le comptable.

Des notes de crédit peuvent être établies à condition que la partie ayant droit soumette des documents probants.

Art. 9.Les pièces comptables sont classées dans l'ordre de leur inscription dans les différents journaux, comme prévu à l'article 12 du présent arrêté.

Pour les travaux, fournitures et services, sont annexés aux factures soit une copie des contrats, soit les bons de commande, soit le procès-verbal d'attribution du marché et de réception. A défaut de procès-verbal, le visa pour réception doit être apposé sur la facture elle-même.

Ces documents sont classés séparément, mais peuvent être retrouvés sur base du système comptable.

Les dépenses pour salaires sont appuyées par les journaux des salaires sur lesquels figurent toutes les données qui justifient ces dépenses.

Art. 10.Le payement des dépenses et le recouvrement des recettes s'effectuent par l'intermédiaire du compte chèque ou d'un organisme financier reconnu par le Ministre.

Les virements exécutés par le comptable et les chèques émis par celui-ci doivent être contresignés par le président de la Commission administrative ou, en son absence, par un membre qu'il désigne à cet effet.

Art. 11.Pour les menues dépenses courantes, une avance de caisse peut être octroyée au comptable; celle-ci peut être renouvelée avec l'accord du président de la Commission administrative après production des pièces justificatives acquittées pour les dépenses effectuées.

Ces pièces sont reprises dans un état récapitulatif avec référence aux rubriques de dépenses utilisées. Section III. - Les Ecritures

Art. 12.La comptabilité comporte : 1° - des journaux Une distinction doit ici être faite entre : * les journaux financiers : un journal séparé est nécessaire pour chaque compte financier; * le journal des droits acquis aux tiers; * le journal des droits acquis à la personnalité juridique; * le journal des opérations diverses. 2° - un grand livre Par le système de la comptabilité à parties doubles, toutes les opérations qui sont reprises dans les différents journaux sont également transcrites sur un compte du grand livre.Les inscriptions au grand livre font référence aux inscriptions dans le journal et vice-versa. 3° - un livre d'inventaire 4° - éventuellement, un livre de magasin. Ces journaux et livres doivent être tenus sous forme manuscrite ou informatisée.

Art. 13.Le grand livre contient tous les comptes qui sont nécessaires pour l'établissement du compte budgétaire, du compte de résultat et du bilan.

A chaque rubrique du budget en recettes et en dépenses correspond un compte du grand livre. Pour les rubriques de dépenses, il doit être veillé à ce que, à tout moment, le crédit encore disponible puisse être établi.

Art. 14.Tous les achats de biens d'investissement et de produits de quelque importance sont inscrits dans le livre d'inventaire. Les numéros d'inscription forment une série continue qui est gérée de façon électronique.

A la fin de l'exercice budgétaire, la valeur des biens qui apparaissent au bilan est mentionnée dans une liste détaillée, complétée d'un tableau d'amortissement y annexé.

La disparition ou la mise hors d'usage de biens durables est constatée dans un procès-verbal ou dans un autre document et inclus dans le système comptable.

Art. 15.Le livre de magasin est un compte-rendu des entrées et des sorties de produits, type par type, avec référence aux factures concernées. Le livre de magasin est tenu constamment à jour. Le solde des quantités doit correspondre, compte tenu des pertes normales, avec les réserves en magasin et avec le compte de stock figurant au bilan.

Art. 16.Les inscriptions dans les journaux sont faites, dans le cas d'une comptabilité manuscrite, dans l'ordre chronologique, sans blancs ni interlignes.

Les corrections aux inscriptions doivent être faites de façon telle que les inscriptions originelles puissent être retrouvées. Dans le cas d'une comptabilité manuscrite, la personne qui a effectué ces corrections paraphe l'inscription.

Art. 17.Les écritures pour les affaires administratives traitées au siège de la personnalité juridique sont tenues dans la langue nationale prescrite par les lois sur l'emploi des langues en matière administrative, coordonnées le 18 juillet 1966. CHAPITRE IV. - Situations de la comptabilité

Art. 18.A la fin de l'année, le compte budgétaire comprenant les rubriques budgétaires définis dans article 1 est établi sur base de l'ensemble des inscriptions portées dans les différents journaux.

Parallèlement, les amortissements et les éventuelles dépréciations sont enregistrés, les provisions sont constituées et les corrections nécessaires sont apportées.

Les soldes des différents comptes de frais et de recettes forment le compte de résultats de l'exercice. Les soldes des autres comptes constituent la base pour l'établissement du bilan; ces comptes sont c1ôturés et réouverts conformément aux règles de la comptabilité à parties doubles.

Art. 19.Le président signe les documents visés à l'article 18 après les avoir soumis à la Commission administrative qui décide de la destination ou de l'affectation du résultat. Le président les transmet au Ministre dans le délai prévu à l' artic1e 13 des arrêtés royaux du 12 novembre 1997. A ces documents est également joint le rapport de la réunion de la Commission administrative.

Art. 20.Un état complet des recettes et des dépenses est exigé : 1° chaque fois qu'une situation provisoire ou périodique de la comptabilité doit être présentée en cours de I' exercice;2° au moment où le comptable cesse définitivement ses fonctions;3° sur demande spécifique d'un membre de la Commission administrative. A la fin de l'exercice ou lorsque le comptable quitte définitivement ses fonctions, celui-ci, représenté éventuellement par ses ayants cause, rend compte de sa gestion à la Cour des Comptes. Ces redditions sont présentées dans la forme qui est habituellement utilisé pour le rapportage à la Commission administrative.

Ces comptes sont appuyés : 1° d'un procès-verbal de situation de caisse à la clôture des écritures ou au moment de la cessation des fonctions du comptable;2° du compte budgétaire qui est habituellement utilisé pour le rapportage à la Commission administrative.

Art. 21.En fin de gestion, le successeur déclare reprendre les avoirs détaillés dans les documents décrits dans article 20 du présent arrêté. Il en remet un exemplaire de sa déclaration à son prédécesseur ou à ses ayants cause. CHAPITRE V. - Contrôle

Art. 22.Sans préjudice des attributions de l'Inspection des Finances et la Cour des Comptes, la section Contrôle Interne du Service du Budget et Contrôle de gestion du Service fédéral public est chargée de la révision de la comptabilité de la personnalité juridique.

Les fonctionnaires de ce service ont, dans l'exercice de leurs fonctions, tout pouvoir d'investigation : ils peuvent se faire produire toutes les justifications qu'ils estiment nécessaires. I1s s'assurent de la consistance des moyens gérés. Ils ne peuvent toutefois pas s'immiscer dans la gestion.

En outre, un réviseur d'entreprise qui est inscrit au tableau des membres de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises (IRE), est désigné.

Sa mission consiste entre autres de : - contrôler l'utilisation des moyens financiers pour les projets de recherche qui sont financés par des bailleurs de fonds externes; - conseiller le rapport d'utilisation des moyens générés par la personnalité juridique d'une part et par les budgets d'Etat d'autre part.

Art. 23.Au moins une fois par an, la section Contrôle Interne adresse un rapport de contrôle au Ministre, au président de la Commission administrative de la personnalité juridique ainsi qu'au comptable.

Les fonctionnaires de la section Contrôle Interne signalent dès qu'ils en ont connaissance, toute situation qui est susceptible de compromettre la situation financière de la personnalité juridique.

Ils sont habilités à certifier conforme aux écritures les comptes et relevés de situation extraits des livres ou documents qu'ils sont chargés de vérifier.

Les budgets et comptes sont présentés au Ministre à leur intervention. CHAPITRE VI. - Dispositions finales

Art. 24.L'arrêté ministériel du 30 mars 1954 organisant la comptabilité de la personnalité juridique des Stations de recherches agronomiques de l'Etat est abrogé en ce qui concerne anciennement l'Institut national de Recherches vétérinaires et actuellement le Centre d'Etude et Recherches Vétérinaires et Agrochimiques.

Art. 25.Le présent arrêté produit ses effets à la date de publication dans le Moniteur belge.

Bruxelles, le 24 septembre 2007.

Le Ministre du Budget, F. VANDENBOSSCHE Le Ministre des Affaires sociales et de la Santé publique, D. DONFUT