MINISTERE DES AFFAIRES ECONOMIQUES

9 MARS 2001. - Arrêté ministériel approuvant le règlement d'ordre intérieur de l'Office de Contrôle des Assurances

Le Ministre de l'Economie, Vu la loi du 9 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 09/07/1975 pub. 23/10/2015 numac 2015000557 source service public federal interieur Loi relative au contrôle des entreprises d'assurances. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 09/07/1975 pub. 24/12/2014 numac 2014000890 source service public federal interieur Loi relative au contrôle des entreprises d'assurances. - Coordination officieuse en langue allemande fermer relative au contrôle des entreprises d'assurances, notamment l'article 34, dernier alinéa, Arrête : Article unique. Est approuvé, le règlement d'ordre intérieur de l'Office de Contrôle des Assurances, établi par son Conseil le 16 octobre 2000.

Le présent arrêté produit ses effets le 1er février 2001.

Bruxelles, le 9 mars 2001.

Ch. PICQUE

Annexe Règlement d'ordre intérieur de l'Office de Contrôle des Assurances I. Comité de Direction.

Il est créé un Comité de Direction composé du Président de l'Office, du Directeur général, du Conseiller général et des Directeurs de Division.

Le Comité de Direction a la responsabilité de traduire en stratégie la politique de l'Office telle que définie par son Conseil d'Administration. Il veille à l'unité de vue et à la collaboration entre les services.

Le principe de la collégialité dans le travail et la prise de décision est établi.

Ce principe de collégialité signifie, d'une part, que toute proposition à adresser au Conseil doit faire l'objet d'une discussion collective et que, d'autre part, tout problème de fond dont la solution constituera la jurisprudence de l'Office doit faire l'objet d'une décision commune. En outre, tout contact important avec l'extérieur qui n'a pas de caractère répétitif doit être communiqué au Comité.

Lorsqu'un consensus ne peut être dégagé, le Président prend les mesures qui s'imposent.

Dans tous les cas, les membres du Comité de Direction sont tenus à la défense exclusive des positions définies face aux entreprises contrôlées.

Les réunions du Comité de Direction sont en principe hebdomadaires. Le Président peut, pour des raisons de calendrier, supprimer au maximum deux réunions par mois.

Périodiquement, les Directeurs exposent les grandes lignes de travail de leurs directions respectives et informent le Comité des contacts qu'ils ont pris ou qu'ils vont prendre à l'extérieur.

Une fois par trimestre au moins, chaque Directeur de Division présente, pour ce qui le concerne, une analyse des objectifs atteints parmi ceux antérieurement définis, ainsi qu'une nouvelle liste de projets.

Le Président de l'Office fixe l'ordre du jour. Chaque membre du Comité a le droit de saisir celui-ci d'une question de fond ou d'un problème de fonctionnement.

En cas d'absence, le Directeur de Division se fait remplacer par un Directeur adjoint.

Au moins deux fois par an, le Comité de Direction est élargi aux Directeurs adjoints et a obligatoirement à son ordre du jour la communication interne à l'Office.

Le Comité de Direction désigne le fonctionnaire chargé du secrétariat et peut se faire assister de fonctionnaires en tant que techniciens.

Lorsqu'il siège en tant que collège intervenant dans la procédure d'évaluation du personnel, le Comité de Direction peut arrêter, à la majorité simple, une évaluation qui ne correspond pas à la cotation proposée.

II. Répartition des tâches.

A. Le Président. 1. Délégations. Sans préjudice des compétences que le Conseil lui déléguerait ultérieurement, le Président est habilité, au nom du Conseil, à : - prendre toute décision en matière d'application du statut administratif et pécuniaire du personnel, à l'exception des nominations et promotions, de l'attribution de fonctions supérieures et de la prise de mesures disciplinaires; - accorder délégation aux fonctionnaires chargés du contrôle des entreprises; - autoriser les fonctionnaires à remplir les missions à l'étranger; - autoriser les dépenses quel que soit le montant. 2. Tâches de gestion. A l'effet de veiller à la mise en oeuvre du programme d'activités arrêté par le Conseil, le Président : - convoque et préside le Comité de Direction et coordonne avec celui-ci les activités des différentes directions; - veille à l'élaboration du rapport annuel; - assure la liaison entre le Comité de Direction et le Conseil; - veille à la préparation des réunions du Conseil et à l'exécution des décisions prises.

B. La Direction générale.

Le Directeur général, Fonctionnaire dirigeant : - préside le Comité de Direction en cas d'absence du Président; - veille, avec le Président, au bon fonctionnement de l'administration de l'Office et prend à cette fin toutes dispositions utiles par ordre de service; - veille à la discipline; - veille, avec le Président, au suivi des décisions du Conseil et du Comité de Direction; - participe aux réunions de travail qui impliquent plusieurs directions; - peut être chargé par le Conseil ou par le Président des missions d'ordre général; - est habilité, au nom du Conseil, à autoriser les dépenses de moins de 250 000 BEF. (Ce chiffre est adapté suivant les fluctuations de l'indice des prix à la consommation, l'indice de départ étant 138,01).

Le Conseiller général, fonctionnaire dirigeant adjoint, assiste le Directeur général et le remplace en cas d'absence. Ils peuvent convenir entre eux d'une répartition de ces tâches.

C. Les Directeurs de Division et Directeurs adjoints.

L'Office de Contrôle comprend des directions placées chacune sous la responsabilité d'un Directeur de Division. Celui-ci est aidé par un ou plusieurs Directeurs adjoints. Le Directeur de Division et son ou ses Directeurs adjoints fixent ensemble les objectifs de leur direction en vue de la réalisation de la stratégie définie par le Comité de Direction auquel ils font rapport. Ils veillent également à ce que chaque collaborateur ait une place et un rôle clairs dans l'organisation de la direction, ainsi qu'à une utilisation optimale des compétences et du temps.

D. Le chef de la comptabilité.

Le chef de la comptabilité est habilité, au nom du Conseil, à autoriser les dépenses de moins de 100 000 BEF. (Ce chiffre est adapté suivant les fluctuations de l'indice des prix à la consommation, l'indice de départ étant 138,01).

III. Personnel carrière.

Les promotions par avancement de grade ou par accession au niveau supérieur, ainsi que les nominations par changement de grade se font conformément aux règles déterminées par le statut du personnel.

Lorsque le Conseil a déclaré un emploi vacant, cette décision est portée à la connaissance des agents qui remplissent les conditions par le Fonctionnaire dirigeant, par note de service et par affichage. Ces agents apposent leur signature sur cette note de service en y indiquant la date. Pour la vacance d'un emploi des rangs 15 ou 16, cette publication se fait par le Président.

Un exemplaire de cette note de service est envoyé par pli recommandé à la poste aux agents qui sont temporairement absents de l'Office et qui sont dans une des positions administratives leur permettant de faire valoir leurs titres à la promotion. Cette note leur est envoyée à la dernière adresse qu'ils ont communiquée.

Les agents dont il est question à l'alinéa précédent sont tenus de notifier à la direction chargée des affaires générales l'adresse du lieu de leur résidence où les propositions de nomination peuvent leur être signifiées.

Les candidatures doivent être introduites par une lettre recommandée adressée au Fonctionnaire dirigeant, à moins qu'il ne s'agisse d'un emploi des rangs 15 ou 16, auquel cas la lettre doit être adressée au Président. Cette lettre doit être déposée à la poste avant l'expiration d'un délai de dix jours qui commence à courir, soit le jour où l'agent a visé la note de service, soit le jour où le pli contenant cette note de service a été présenté par la poste à l'adresse de l'agent.

La lettre de candidature, dont il sera accusé réception, indique la date, le nom, le prénom et le grade du candidat.

Lorsque les lettres de candidature concernent une promotion par avancement de grade, ou une nomination par changement de grade à un grade du niveau I, le Conseil de direction examine les candidatures présentées dans le mois qui suit le délai fixé pour leur dépôt et rédige l'avis motivé requis dans les deux semaines qui suivent.

Le Conseil de Direction n'émet pas d'avis sur les nominations aux grades supérieurs aux grades dont la moitié des membres sont titulaires.

Cet avis est transmis à la Direction générale qui avise les candidats du nom du candidat qu'elle compte proposer.

Les candidats disposent, à leur tour, d'un délai de dix jours, prenant cours à la date de réception de la lettre dont il est question à l'alinéa précédent, pour faire connaître au Fonctionnaire dirigeant, par une lettre recommandée à la poste, leurs objections à l'égard de la proposition. Ils peuvent demander à être entendu par la Direction générale.

Si la Direction générale modifie sa proposition, la nouvelle proposition est portée à la connaissance des candidats en observant la procédure décrite ci-dessus.

Après examen des objections présentées et après avoir entendu les candidats qui en ont exprimé le désir, la Direction générale établit sa proposition définitive et la transmet au Conseil.

IV. Compétence à signer et à représenter l'Office de Contrôle.

A. Courrier et notes.

Sont habilités à signer : la correspondance portant sur les cas non tranchés par la doctrine ou celle adressée aux Ministres et Secrétaires d'Etat ou celle qui contient des dérogations à la réglementation ou des mesures importantes à l'égard des entités contrôlées : le Président ou, en cas d'absence prolongée de celui-ci, le Fonctionnaire dirigeant si cette correspondance présente un caractère d'urgence; la correspondance courante : le Directeur général, le Conseiller général et les Directeurs de Division, chacun en ce qui le concerne. En cas d'absence ou d'empêchement d'un Directeur de Division, la correspondance est signée par le Directeur adjoint. Pour des sujets bien déterminés, les Directeurs de Division peuvent donner délégation à un Directeur adjoint qu'ils désignent; lorsque, le Directeur de division et le Directeur adjoint sont absents simultanément, le Directeur peut confier la signature du courrier ordinaire à un autre membre de son service. Le Directeur de division peut également donner un pouvoir de signature à un membre de son service, aussi longtemps qu'un Directeur adjoint n'a pas été affecté à ce service. La direction générale donne son accord pour la désignation; la réception d'exploits d'huissier, de lettres recommandées à la poste, du montant de mandats postaux, d'assignations postales, de titres, quittances et toutes autres valeurs : le Directeur de Division responsable des affaires générales, son adjoint et les fonctionnaires qui auront été désignés par eux à cette fin.

B. Documents relatifs à la comptabilité.

Sont habilités à signer : les bons de commande, les contrats relatifs à une entreprise de travaux, de fourniture ou de services : - quel que soit le montant : le Président; - moins de 250 000 BEF : le Fonctionnaire dirigeant ou le Fonctionnaire dirigeant adjoint; - moins de 100 000 BEF : le chef de la comptabilité.

Ces chiffres sont adaptés suivant les fluctuations de l'indice des prix à la consommation, l'indice de départ étant 138,01; les accusés de réception de travaux et marchandises : le chef de la comptabilité ou son adjoint; les factures et déclarations de créance pour approbation, et les documents d'ordonnancement de payements : le Président, le Fonctionnaire dirigeant, le Fonctionnaire dirigeant adjoint ou le Directeur de Division responsable des affaires générales et le chef de la comptabilité; les chèques et virements C.C.P. ou bancaires : conjointement deux des personnes parmi le Président, le Directeur général, le Conseiller général, le Directeur de Division responsable des affaires générales, le chef de la comptabilité; les instructions relatives aux placements à court terme des fonds disponibles de l'Office : conjointement deux fonctionnaires parmi le Directeur général, le Conseiller général, le Directeur de division responsable des affaires générales, le chef de la comptabilité; les instructions destinées au Service central des dépenses fixes : - ordonnateur principal : le chef de la comptabilité; - ordonnateur secondaire : l'adjoint désigné par celui-ci; l'autorisation d'effectuer des prestations supplémentaires rémunérées : le Directeur général ou le Conseiller général; l'ordre de payement d'interventions décidées par le Comité du Service social : conjointement le Président et le Secrétaire de ce Comité.

C. Compétence à représenter l'Office.

Sont habilités à représenter l'Office : en matière de contrats de travail : le Président ou, en cas d'absence prolongée de celui-ci, le Directeur général; auprès des organismes dépositaires des valeurs affectées à la représentation des réserves ou provisions techniques par les entreprises d'assurances, de capitalisation et de prêts hypothécaires : les fonctionnaires de la direction ayant en charge le contrôle financier; auprès des organismes dépositaires des valeurs affectées à la représentation des réserves ou provisions techniques par les fonds de pensions : les fonctionnaires de la direction ayant en charge les fonds de pensions; pour le recouvrement des sommes dues à titres de contribution par les entreprises contrôlées, suivant les procédures fixées par l'article 37 de la loi du 9 juillet 1975Documents pertinents retrouvés type loi prom. 09/07/1975 pub. 23/10/2015 numac 2015000557 source service public federal interieur Loi relative au contrôle des entreprises d'assurances. - Traduction allemande de dispositions modificatives type loi prom. 09/07/1975 pub. 24/12/2014 numac 2014000890 source service public federal interieur Loi relative au contrôle des entreprises d'assurances. - Coordination officieuse en langue allemande fermer : le Conseiller général, le Directeur de Division responsable des affaires générales ou son adjoint; pour requérir une inscription hypothécaire sur les valeurs représentatives immobilières d'une entreprise contrôlée, sa réduction ou sa radiation : tout fonctionnaire désigné pour ce faire par le Directeur général; pour la déclaration conforme de copies : le Directeur de division responsable des affaires générales ou son adjoint.

N.B. Le présent règlement d'ordre intérieur annule et remplace le règlement du 20 octobre 1993.

Bruxelles, le 16 octobre 2000.

Le Président, Willy P. Lenaerts.

Vu pour être annexé à l'arrêté ministériel du 9 mars 2001 approuvant le règlement d'ordre intérieur de l'Office de Contrôle des Assurances.

Le Ministre de l'Economie, Ch. PICQUE